Como os programas de tutoria melhoram a cultura e o desempenho no trabalho (+ 5 passos para criar o seu)

Como a maioria das coisas na vida, começar um novo empreendimento é mais fácil quando se tem ajuda experiente para o orientar. Os programas de tutoria no local de trabalho não são excepção, e os números provam-no.

Os programas de tutoria permitem o desenvolvimento de competências e a criação de relações no local de trabalho, conduzindo a um aumento da produtividade. 

Um inquérito da Deloitte aos millennials descobriu que os trabalhadores com mentores no local de trabalho tinham duas vezes mais probabilidades de permanecer na empresa por mais de cinco anos.

Assim, os programas de mentoria trazem benefícios acrescidos, aumentando as taxas de satisfação dos trabalhadores, com as taxas de retenção de trabalhadores a seguirem o mesmo caminho.

É claro, portanto, que vale a pena investir em programas de mentoria para novos contratados.

Descobrir: 

• Como lançar um programa de mentoria em 5 passos e
• Como o dimensionar com o poder das ferramentas informáticas.

O que são programas de mentoria?

Os programas de mentoria no local de trabalho são exactamente o que parecem: relações estruturadas no local de trabalho que ajudam os colaboradores a atingir objectivos específicos ao seu nível de desenvolvimento de carreira. 

As melhores das melhores também o sabem, uma vez que mais de 70% das empresas da Fortune 500 atribuem parte do seu sucesso a programas sólidos de mentoria no local de trabalho.

🛠 Como lançar um programa de mentoria em 5 passos

Não se preocupe se nunca concebeu um programa de mentoria no local de trabalho. 

Utilize estes cinco passos para criar uma estratégia que funcione bem para a sua organização.

Nota: Os programas de mentoria eficazes dependem da clareza das funções dos seus empregados. E se quiser passar ao nível seguinte, um modelo de competências para todas as funções organizacionais é o caminho a seguir. 

Definir o objectivo e a finalidade do programa 

Não faz sentido criar uma lista de "o quê" e "como" para o seu programa de mentoria sem um motivo sólido e bem definido .

A cultura e a missão da sua empresa são normalmente um bom ponto de partida para encontrar os seus porquês. Mas se não tiver a certeza por onde começar, comece por fazer perguntas como:

1. O empenho actual dos trabalhadores é elevado ou baixo?
2. Que departamentos registam as taxas de rotação mais elevadas?
3. Como é que os nossos funcionários se sentem em relação aos estilos de gestão dentro da organização?
4. Quais são os objectivos colectivos dos trabalhadores de um departamento [específico]?
5. Que necessidades de formação declaram os nossos empregados?

As próprias perguntas também podem variar. No entanto, o importante é garantir que tem objectivos claros para o seu programa de tutoria antes de o conceber. 

Dica: Lembre-se de que diferentes funcionários terão provavelmente diferentes motivações para aderir a um programa de mentoria. A concepção e os objectivos do seu programa devem reflectir isso mesmo.

Dar-lhe estrutura 

Depois de definir e clarificar os objectivos do seu programa de mentoria, comece a desenvolver os módulos. Mais uma vez, deve colocar a si próprio várias questões-chave, incluindo:

1. O programa é aberto ou só para convidados?
2. Se está aberto, como é que as pessoas se podem inscrever?
3. Quantos lugares estão disponíveis?
4. Como será o processo de inscrição?
5. Como podemos incentivar os empregados a inscreverem-se?
6. Que nível de empenhamento devemos esperar dos participantes?
7. Como é que vamos fazer corresponder mentores e mentorandos?
8. Qual é a melhor forma de os participantes comunicarem uns com os outros?
9. Qual é a duração do programa?
10. Como é que os progressos serão acompanhados?
11. Como é que os progressos serão comunicados?
12. Como é que o programa vai ser lançado?

Embora esta lista não seja exaustiva, aborda os aspectos essenciais a ter em conta na estruturação de um programa de mentoria. 

Sugestão: Pode descobrir que terá de ajustar o seu programa à medida que avança. Ainda assim, tente ter tudo planeado antes de começar.

A bordo do seu programa 

Tal como precisa de integrar as novas contratações, também precisa de integrar o seu programa de mentoria dentro da empresa. 

Felizmente, integrar os actuais funcionários num programa de mentoria não deve ser um desafio. É necessário: 

• certificar-se de que as partes interessadas da empresa estão de acordo; 
• esclarecer os objectivos e benefícios do programa aos seus empregados; 
• preparar recursos e materiais para o programa, e 
• O objectivo é manter o programa tão acessível quanto possível a todos os participantes.

Depois de tudo isto, pode começar o processo de correspondência.

Combine os seus participantes 

Então, tem o seu programa de mentoria estruturado e pronto a funcionar. E agora? 

O próximo grande passo é fazer corresponder os seus mentores aos seus mentorandos.  

Encontrar o par certo pode ser mais fácil se tiver uma empresa relativamente pequena onde a maioria das pessoas se conhece. No entanto, terá uma grande tarefa se estiver a fazer isto para uma grande empresa.

Pode considerar permitir que os seus empregados se auto-combinem. 

Peça aos seus empregados para nomearem alguns possíveis mentores e depois seleccione o melhor para eles. Isto conduzirá a uma maior satisfação, uma vez que os próprios empregados têm uma palavra a dizer, reduzindo a carga administrativa de encontrar e nomear mentores sem qualquer contributo. 

Outra opção é efectuar uma correspondência administrativa sem pedir a opinião dos trabalhadores. Executar o processo de nomeação administrativamente simplificaria o processo. Deixaria de ser necessário solicitar a participação dos trabalhadores, compilar os dados e fazer o acompanhamento. 

Mesmo que queira seguir a via administrativa, não se deve afogar em trabalho manual e folhas de cálculo. A nossa sugestão é utilizar inquéritos de correspondência.

Criámos inquéritos de correspondência de integração buddy , que podem ser rapidamente adaptados para parcerias de tutoria.

Acompanhe o seu sucesso 

Dica: Não vale a pena conceber um programa de tutoria abrangente se não for possível medir o seu progresso. 

Embora existam muitas métricas que pode acompanhar, os dois principais aspectos a ter em conta são: 

• o desenvolvimento pessoal dos mentorados (por exemplo, se estão a atingir os seus objectivos para o programa, etc.) e 
• se atingiu os seus KPIs relacionados com a actividade.

Estas métricas dir-lhe-ão se o programa funciona para os mentorados e para a sua organização.

A maioria das empresas prefere administrar inquéritos pós-programa para recolher estes dados. No entanto, também pode utilizar dados recolhidos pelos RH (ou seja, taxas de promoção, taxas de retenção, etc.) ou software de feedback que lhe permita recolher outras informações importantes.

3 Tipos de programas de mentoria no local de trabalho

Dependendo da infra-estrutura da sua empresa, poderá encontrar diferentes tipos de programas de mentoria. Embora a lista abaixo esteja longe de ser exaustiva, aborda alguns dos exemplos mais comuns.

Mentoria entre pares 

A maioria das empresas tem programas de mentoria entre pares, em que os novos contratados recebem orientação de funcionários mais antigos que podem responder às suas perguntas e preocupações. 

Os programas de mentoria entre pares fazem mais sentido para as novas contratações, uma vez que podem integrar-se mais rapidamente na estrutura da empresa, desenvolvendo uma relação orgânica com um funcionário actual.

Orientação profissional 

Algumas empresas vão mais longe e oferecem orientação e desenvolvimento de carreira aos seus empregados.

Ao conceber programas de tutoria para ajudar os empregados a atingir os seus objectivos profissionais, estes devem incluir o seguinte:

• sessões de coaching em grupo e individuais, 
• workshops de liderança, e 
• um plano de desenvolvimento profissional.

Mentoria de vida 

À medida que a saúde mental no local de trabalho se torna cada vez mais relevante, algumas empresas oferecem actualmente "orientação para a vida", ou coaching para a vida, aos seus empregados. A orientação para a vida pode ajudar os empregados a dar prioridade aos seus compromissos diários e a longo prazo, especialmente quando decidem como é que a sua carreira se vai integrar nas suas outras obrigações.

🏆 4 Benefícios de ter mentores no local de trabalho

Embora não haja praticamente nenhuma desvantagem em ter um bom mentor no local de trabalho, há certamente algumas vantagens significativas.

Uma cultura de empresa positiva 

Talvez o melhor benefício num mundo empresarial pós-COVID, os programas de orientação podem promover uma cultura empresarial positiva - mesmo à distância.

Por exemplo, 91% dos inquiridos neste inquérito afirmaram estar satisfeitos com o seu trabalho porque têm um mentor na sua empresa.

Este dado estatístico realça a eficácia dos programas de mentoria.

Integração optimizada 

Se há uma coisa que podemos apreciar aqui em Zavvy, é uma estratégia de integração sólida.

Um programa de mentoria sólido pode reforçar consideravelmente o seu actual processo de integração, utilizando talentos internos da empresa. 

Dica: Passará menos tempo a educar os mentores sobre a missão e os objectivos do programa, uma vez que eles já estarão familiarizados com a cultura da sua empresa.

Oportunidades de tutoria inversa

Engana-se quem pensa que a relação mentor-mentorando só tem um sentido. 

Um dos melhores (e talvez menos esperado) benefícios dos programas de mentoria é o facto de permitirem um crescimento bidireccional. 

Sugestão: Se pretende fomentar uma cultura empresarial que promova a aprendizagem experimental ou um estilo de liderança lateral, os programas de mentoria podem ajudá-lo a atingir esse objectivo.

Redução das despesas gerais

Se uma cultura de trabalho orientada para o crescimento e um processo de integração simplificado não forem suficientes para o convencer, considere o dinheiro que irá poupar em custos de formação. 

Sugestão: Quando concebe um programa de mentoria que utiliza os talentos actuais, pode reduzir os custos e desenvolver colaboradores de destaque na sua empresa.

Estes são apenas alguns dos benefícios que um programa de mentoria pode oferecer à sua organização. 

Vamos agora falar um pouco mais sobre como lançar um com sucesso.

➡️ Crie um programa de mentoria escalável com a Zavvy

Quando um programa de mentoria é escalável, a sua concepção permite responder às necessidades crescentes da empresa.

Por outras palavras, um programa de orientação escalável pode satisfazer as necessidades de toda uma organização e não apenas de departamentos seleccionados. 

Da ideia à execução, podemos ajudá-lo a criar um programa de mentoria sólido que desenvolva os funcionários em todas as fases das suas carreiras. 

Utilizar fluxos de trabalho de mentoria no local de trabalho

Zavvy permite-lhe criar um fluxo de trabalho para todo o programa em simultâneo. 

Por exemplo, pode utilizar a função de envio automático de mensagens para partilhar informações importantes com mentores e mentorandos: 

• lembretes de reuniões, 
• tópicos de discussão, e 
• outros memorandos importantes. 

Zavvy permite-lhe enviar estas mensagens automatizadas através de todas as principais plataformas de comunicação empresarial, como Slack e Microsoft Teams.

⚙️ Automatizar sempre que possível 

Pode mesmo programar o software para automatizar as correspondências entre mentor e mentorando. 

Pode sempre rever e ajustar as correspondências automáticas posteriormente para garantir as melhores correspondências. 

Também pode testar possíveis correspondências criando um banco de tópicos de discussão antes da correspondência. Facilitará aos mentores e mentorandos a realização de alguns quebra-gelos para dar início ao processo. Também pode automatizar esta fase, por exemplo, criando automaticamente canais personalizados em Slack .

Medir o progresso 

Naturalmente, o factor decisivo para a eficácia do seu programa de tutoria é a forma como acompanha o progresso do programa. 

Continue a medir os KPIs ao longo do programa para ver quais as áreas do seu programa que estão a atingir os objectivos e quais as que precisam de ser ajustadas.

Se estiver interessado em conceber um programa de orientação que faça crescer e reforce a sua organização, deixe-nos ajudar. 

➡️ O nosso software de desenvolvimento de colaboradores oferece criação e gestão de estruturas para processos de desenvolvimento, conceção de cursos para programas de mentoria de colaboradores e muito mais. Para além disso, podemos ajudar as empresas a cultivar culturas de trabalho sólidas, quer sejam presenciais ou à distância. 

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Perguntas frequentes sobre o programa de tutoria no local de trabalho

Segue-se uma lista de algumas das perguntas mais frequentes sobre programas de mentoria no local de trabalho.

Como é que sei se a minha empresa ou organização precisa de um programa de mentoria?

Embora não exista uma lista objectiva de sinais reveladores, existem alguns sinais de oportunidades de crescimento. 

Por exemplo, uma baixa retenção de novos contratados ou taxas de promoção lentas podem indicar a necessidade de um desenvolvimento profissional mais individualizado entre os seus colaboradores. Um programa de mentoria no local de trabalho pode ajudá-lo a promover o desenvolvimento das pessoas.

Se estiver à procura de áreas mais específicas, considere a possibilidade de administrar primeiro um inquérito de pulso aos empregados. 

Saber exactamente quais as áreas que os seus empregados gostariam de ver melhoradas pode ajudá-lo a conceber e estruturar o seu programa de mentoria.

Os directores de departamento podem ser mentores?

Qualquer funcionário sénior da sua empresa pode, tecnicamente, servir de mentor. 

A chave é estabelecer estas relações como espaços seguros para que os mentorados sejam transparentes quanto aos seus objectivos e progressos profissionais. 

A junção de funcionários que trabalham no mesmo departamento, ou mesmo em departamentos adjacentes, pode criar um conflito de interesses que mais tarde prejudica ambas as partes. 

Além disso, não são muitos os trabalhadores que se sentem à vontade para partilhar as suas preocupações no local de trabalho com um funcionário mais antigo com quem trabalham de perto. 

Por conseguinte, pode ser necessário ser criativo ao estabelecer parcerias entre mentores e seus mentorandos. 

Dica: Para minimizar o risco destes conflitos, opte por mentores de programas que não tenham ninguém no programa a responder perante eles (directa ou indirectamente). Se isto for inevitável, junte mentores com mentorandos que trabalhem em departamentos com os quais não interagem muito. 

Quanto mais forte for o sentimento de segurança psicológica dos mentorados, maior será a probabilidade de atingir os objectivos do programa.

O que é que faz um bom mentor coincidir?

Há três elementos essenciais a ter em conta quando se faz a correspondência entre mentorandos e mentores. Antes de mais, tem de haver um interesse mútuo. O mentorando quer aprender sobre uma característica/ferramenta/tópico importante e o mentor tem a informação e está disposto a ensiná-la. 

Em segundo lugar, o mentorado e o mentor devem ter objectivos comuns ou complementares. Por exemplo, não é aconselhável juntar um funcionário com uma área de especialização em RH para orientar um analista de marketing júnior. 

No entanto, podem existir cenários em que o departamento ou a equipa não é essencial. Por exemplo, pode considerar a possibilidade de associar um chefe de equipa como mentor de um colaborador com elevado desempenho e potencial de liderança.

Em terceiro lugar, o feedback construtivo e a comunicação aberta devem estar no centro da relação mentor-mentorando. Os mentorandos devem estar abertos a ouvir críticas construtivas e os mentores devem sentir-se à vontade para as oferecer. 

Qual é a diferença entre um buddy e um mentor?

É importante notar também que os programas de mentoria são diferentes dos sistemasbuddy . 

O seu programa de mentores fará corresponder funcionários de nível inferior a funcionários de nível superior para orientação e desenvolvimento da carreira.

O seu programa buddy irá fazer corresponder funcionários recém-contratados com funcionários mais antigos para facilitar o seu início na empresa. O foco é a aclimatação social e cultural.

Tenha isto em mente quando conceber e desenvolver o programa de tutoria da sua organização.

A tutoria não é mais eficaz quando acontece de forma orgânica?

É inegável o valor que uma relação orgânica entre mentor e mentorando pode acrescentar à vida profissional de ambos os participantes. Mas mesmo assim, os programas de mentoria no local de trabalho podem melhorar significativamente a comunicação e o funcionamento a todos os níveis da sua organização.

Há muitas vantagens que um programa de tutoria pode oferecer à sua empresa, tais como

• aumentar a produtividade; 
• colmatar as lacunas de competências; 
• desenvolver os actuais trabalhadores para funções mais elevadas.

Qual é a melhor altura para implementar um programa de mentoria no local de trabalho?

A verdade é que nunca é demasiado cedo para começar a desenvolver os seus empregados através de um programa de mentoria no local de trabalho. 

Idealmente, esta tutoria deve começar sempre que um empregado inicia uma nova função na sua empresa. 

Avaliar os objectivos profissionais e os planos de desenvolvimento de um novo contratado. Pode fazê-lo no final da integração com um inquérito de integração. Ou pode incentivar os gestores a serem proactivos e a discutirem o desenvolvimento em reuniões individuais.

No entanto, outros pontos de controlo da carreira podem exigir um desenvolvimento adicional, por exemplo, quando se considera a possibilidade de uma promoção.

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