Adeus ao mau desempenho dos trabalhadores: Saiba como diagnosticar e resolver o problema de forma eficaz

Os trabalhadores com fraco desempenho estão a reduzir a produtividade e o moral da sua equipa? 

Abordar o mau desempenho é uma das responsabilidades mais importantes de um profissional de RH. Infelizmente, também pode ser uma das mais incómodas. Os empregados geralmente não gostam de críticas, o que pode levar a contendas. 

Não deixe que um desempenho medíocre se torne o novo normal. Está na altura de dizer adeus ao fraco desempenho dos trabalhadores para sempre.

Neste artigo, mostrar-lhe-emos como diagnosticar eficazmente a causa principal do mau desempenho e daremos dicas práticas para a abordar de forma a obter melhorias sem prejudicar o moral. 

Embora não exista uma forma divertida de dizer a alguém que o seu desempenho é insuficiente, aprenderá a enquadrar a conversa de uma forma positiva e útil que os funcionários apreciarão.

Diga olá a uma equipa mais produtiva e bem sucedida!

O que é o feedback negativo do desempenho?

O feedback negativo sobre o desempenho identifica as áreas em que um funcionário precisa de melhorar, normalmente no que respeita à velocidade ou à qualidade do seu trabalho. A conversa pode ser desconfortável, mas pode ser necessária para encontrar a causa principal e resolvê-la.

Tanto as chefias como os trabalhadores temem o feedback negativo sobre o desempenho. Pode destruir a moral e é frequentemente uma conversa incómoda. 

Infelizmente, pode ser inevitável quando um trabalhador está a demonstrar um mau desempenho.

Saber como dar feedback negativo de forma eficaz e com uma atitude positiva pode levar a melhores resultados e a uma conversa mais tranquila. Apesar de ser inevitável dar um feedback de mau desempenho nas operações com pessoas, há formas de o melhorar. 

Qual é a diferença entre produtividade e desempenho?

Embora relacionados, produtividade e desempenho não devem ser confundidos. 

Um trabalhador pode ter uma boa produtividade mas um mau desempenho. O contrário é improvável. 

A produtividade é geralmente uma medida de quantidade, por outras palavras, a quantidade de trabalho que um empregado completou.

Por outro lado, o desempenho depende de muitos factores, mas é mais uma medida da qualidade do trabalho. 

Um trabalhador pode produzir muito trabalho (revelando uma produtividade elevada). No entanto, se a qualidade desse trabalho for baixa, o seu desempenho pode continuar a ser fraco. 

Por outro lado, um trabalhador com baixa produtividade dificilmente conseguirá ter um bom desempenho. 

Como diagnosticar o mau desempenho

Identificar um mau desempenho pode parecer óbvio, mas há uma forma correcta e uma forma incorrecta de o fazer. Para diagnosticar correctamente o mau desempenho, é necessário medi-lo. 

Para medir o desempenho, é necessário definir expectativas e objectivos claros e, em seguida, acompanhá-los para verificar se os empregados os estão a cumprir. 

Cuidado: Sem um sistema de medição objectiva do desempenho, a administração pode cair nos maus hábitos das avaliações subjectivas. 

Tentar avaliar o desempenho sem dados que o apoiem pode dar pontos de vista incompletos e ser influenciado por traços de personalidade ou outros factores não relacionados.

Os objectivos e as expectativas são essenciais não só para que a administração possa medir o desempenho, mas também para que os empregados compreendam as suas funções. Para que uma equipa tenha um bom desempenho, lembre-se desta fórmula:

Alto desempenho = Expectativas claras x [Competência + Compromisso + Clima de apoio]

Como se pode ver, é impossível para os empregados darem o seu melhor sem expectativas claras. 

De facto, nenhuma quantidade de competência, empenho ou apoio é suficiente se um funcionário estiver confuso sobre o que fazer.

➡️ Consulte as outras oito características que compõem uma equipa de elevado desempenho.

Como é o mau desempenho

Embora toda a gente cometa erros, o mau desempenho deve ser considerado um padrão ou o facto de ficar repetidamente aquém dos objectivos ou expectativas. Sempre que possível, pode ser útil comparar o desempenho de um colaborador com o do seu par mais próximo. 

Suponha que um empregado consegue satisfazer ou exceder as expectativas enquanto outro não o faz de forma consistente. Tente determinar porquê. Pode haver um aspecto crucial que diferencie os dois, como a experiência ou a qualidade dos clientes, ou pode ser simplesmente a capacidade. Ou, melhor dizendo, falta de capacidade.

Para os trabalhadores com cargos e objectivos específicos, isto pode ser mais difícil. 

Nalguns casos, as expectativas podem ter de ser reconsideradas e ajustadas. Por exemplo, pode tornar-se evidente que os objectivos iniciais eram irrealistas, o que uma conversa com o empregado pode ajudar a revelar. 

Se concluir que um trabalhador não consegue corresponder às expectativas razoáveis, isso pode ser considerado um mau desempenho. 

No entanto, os problemas de desempenho não são necessariamente um reflexo das capacidades de um trabalhador. 

Outras causas que deve considerar são:

• formação insuficiente;
• falta de experiência;
• apoio inadequado;
• uma carga de trabalho demasiado pesada;
• uma tarefa invulgarmente difícil.

Deve falar com o trabalhador para determinar se alguma destas razões está na origem de um desempenho inadequado. 

Sugestão n.º 1: Uma boa altura para o fazer é durante uma avaliação de desempenho regularmente agendada.

Sugestão n.º 2: Apresente os dados que mostram o fraco desempenho do funcionário e discuta a razão pela qual ele não atingiu as expectativas.

Dica #3: Não se esqueça de fazer um brainstorming sobre o que pode fazer para mudar isso.

6 Exemplos de mau desempenho

Os padrões de desempenho podem ser muito diferentes consoante o tipo de emprego e a empresa. No entanto, eis alguns exemplos gerais de mau desempenho.

Não cumprir os deveres profissionais

Como já foi referido, a definição de objectivos e expectativas claros é fundamental para diagnosticar o mau desempenho. 

Se os empregados estão cientes dos seus deveres e expectativas profissionais, mas não os cumprem repetidamente, estão a ter um desempenho insuficiente.

Má gestão do tempo

Uma má gestão do tempo pode levar um trabalhador a não corresponder às expectativas. No entanto, também pode ser um sinal de mau desempenho por si só. 

Suponhamos que um trabalhador mostra que utiliza sistematicamente mal o seu tempo de trabalho. Nesse caso, trata-se de uma forma corrigível de mau desempenho.

Baixa satisfação do cliente

Nas funções em que os trabalhadores têm de lidar com os clientes, devem tratá-los de forma prestável e profissional. 

A baixa satisfação do cliente é um indicador de mau desempenho ou simplesmente indica uma falta de competências pessoais.

Profissionalismo insatisfatório

O profissionalismo é uma faceta essencial da maioria das empresas. Inclui um comportamento correcto perante clientes, clientes e até colegas de trabalho. 

Se houver queixas repetidas ou falhas que não reflictam as normas da empresa, terá de intervir.

Cooperação e comunicação inadequadas

Nalguns contextos, uma cooperação ou comunicação inadequada pode causar um mau desempenho de todo um departamento ou empresa. 

Suponhamos que um trabalhador falhou várias vezes na sua capacidade de comunicação ou de trabalho em equipa. Nesse caso, é provável que isso afecte o seu desempenho e o da sua equipa.

Baixa produtividade

Uma baixa produtividade pode conduzir directamente a um fraco desempenho. Mesmo os trabalhadores com uma formação de qualidade e competências sólidas serão afectados no seu rendimento se a sua produtividade for baixa. 

A baixa produtividade pode resultar de uma má gestão do tempo, de processos ineficazes ou da falta de motivação. 

Felizmente, é possível resolver muitos destes casos de mau desempenho com feedback.

Como fazer uma avaliação de desempenho negativa de uma forma positiva

A apresentação eficaz de feedback sobre o fraco desempenho requer tacto e uma estratégia virada para o futuro. Esta conversa pode ser desconfortável para ambas as partes, por isso, faça tudo o que estiver ao seu alcance para introduzir positividade na conversa. 

Equilibrar o feedback negativo com o feedback positivo é uma boa estratégia para fazer críticas sem prejudicar o moral. Além disso, não se esqueça de fundamentar o feedback negativo com dados. 

Sugestão: A partilha de exemplos concretos fará com que a conversa pareça menos um ataque pessoal e mais uma observação objectiva.

➡️ Veja estes exemplos para aprender a dominar o feedback negativo dos empregados.

Também é importante enquadrar uma avaliação de desempenho negativa como uma oportunidade para melhorar, e não apenas como uma advertência. Faça um diagnóstico das raízes do mau desempenho, juntamente com soluções para resolver o problema. Esta abordagem virada para o futuro tornará óbvio o seu desejo de ajudar e, com sorte, tornará o funcionário mais cooperante.

➡️ Saiba como transformar uma avaliação de desempenho negativa numa oportunidade para melhorar com estes exemplos de feedback construtivo.

Com o seu feedback de mau desempenho centrado na produtividade, ofereça-se para rever os processos do empregado e procure formas de os tornar mais eficientes. 

Sugestão: Deve sugerir formas úteis de melhorar a produtividade do trabalhador em vez de lhe dizer apenas para acelerar.

Eis alguns outros exemplos de formas eficazes de dar feedback negativo sobre o desempenho:

"A sua produção no último trimestre foi visivelmente inferior à dos dois anteriores. Houve alguma alteração que esteja a tornar as coisas mais difíceis ou a atrasar o seu processo? Teria todo o gosto em rever alguns processos consigo para procurar métodos mais fáceis que lhe poupem tempo e esforço."

"O seu trabalho foi muito sólido no último projecto, mas alguns membros da sua equipa sentiram que estavam às escuras perto do fim. Compreendo que se queria concentrar nas suas tarefas para cumprir o prazo, mas a sua lentidão na resposta aos e-mails causou atrasos a outros membros da equipa. No futuro, poderia tentar dar prioridade à resposta a mensagens de correio electrónico, pelo menos no início e no fim de cada dia de trabalho? Seria melhor para a empresa pedir uma prorrogação do que ignorar os outros membros da equipa."

"Embora não se trate de um comentário sobre o seu desempenho, por si só, há um assunto que gostaríamos de discutir. Parece que ultimamente tem andado distraído com algumas conversas pessoais no trabalho. Embora o encorajemos a interagir e a criar laços com os seus colegas de trabalho, não é profissional manter conversas pessoais quando os clientes e os colegas de trabalho estão à espera da sua ajuda. Quando está activo com os clientes, o seu desempenho é excelente. Gostaríamos que desse prioridade a isso em vez de conversas pessoais que podem esperar até mais tarde."

Como se pode ver, em cada um destes exemplos, o tom é amigável e de apoio sempre que possível, embora seja difícil enterrar completamente a negatividade subjacente à identificação de um mau desempenho. 

Sugestão: Ao oferecer apoio e feedback positivo para contrabalançar o feedback negativo, pode manter o tom geral da conversa neutro para não prejudicar o moral e manter o empregado receptivo aos seus comentários e aos dos outros.

💡 3 coisas a ter em conta quando se dá um feedback de mau desempenho

Porque é que os gestores não conseguem dar feedback sobre o desempenho dos seus empregados? 

Muitas vezes, tudo se resume a três factores principais: o momento, o local e o acompanhamento.

A altura recomendada para dar feedback negativo sobre o mau desempenho é logo após um evento relacionado ou na revisão programada seguinte. O objectivo é ajudar o empregado a recordar a ocasião com clareza, permitindo-lhe fornecer uma lembrança mais precisa dos factores relacionados. 

O local onde o feedback é partilhado também é importante. O feedback sobre o mau desempenho só deve ser dado em privado e, idealmente, num local neutro. As avaliações regulares numa sala de conferências partilhada são um bom local. Evite falar sobre o mau desempenho de um funcionário num local onde outros funcionários possam ouvir. 

Sugestão: Uma boa prática é marcar uma reunião privada e individual.

Por último, dar feedback sobre o mau desempenho é um processo. 

A identificação de um problema é apenas o primeiro passo. Depois disso, é necessário encontrar soluções e trabalhar com o empregado para as concretizar.

📈 5 dicas para melhorar o baixo desempenho dos funcionários

Tal como discutido na equação apresentada anteriormente neste artigo, eis um olhar mais atento sobre os componentes do elevado desempenho e dicas para aplicar esses factores a um funcionário com fraco desempenho.

➡️ Consulte 17 outros métodos para melhorar o desempenho dos trabalhadores na sua organização.

1. Definir objectivos de desempenho claros

Sem objectivos de desempenho claros e exequíveis, os trabalhadores terão mais dificuldade em ser bem sucedidos nas suas funções. 

Se um empregado tem um desempenho insuficiente, uma das primeiras coisas a fazer é rever os seus objectivos de desempenho para garantir que são fáceis de compreender e razoáveis de alcançar. 

Dica n.º 1: Os objectivos de desempenho definidos a um nível demasiado elevado serão difíceis de alcançar, mesmo para os trabalhadores mais competentes, o que conduzirá à frustração e a sentimentos de injustiça. 

Dica #2: Da mesma forma, objectivos de desempenho demasiado baixos não motivam os empregados a serem eficientes, o que pode levar a sentimentos de aborrecimento com a falta de desafios. 

Objectivos de desempenho claros e razoáveis (com formação suficiente) são benéficos para promover funcionários altamente eficientes.

2. Oferecer apoio para melhorar o desempenho

Para os trabalhadores que não conseguem atingir objectivos de desempenho claros e razoáveis, é vital apoiar a sua capacidade de melhorar. 

Dar um feedback de mau desempenho sem oferecer quaisquer soluções para a mudança pode dar a impressão de que a empresa não está disposta a investir no sucesso dos trabalhadores, deixando-os por sua conta para melhorarem ou sofrerem as consequências. 

Para se inspirar, consulte o nosso modelo para um plano de melhoria do desempenho.

Se houver algumas formas óbvias de melhorar o desempenho de um funcionário, sugira-as. 

Se o problema for particularmente complexo, abra um diálogo perguntando ao trabalhador se tem alguma ideia sobre o que o está a impedir ou como melhorar a sua situação. 

Sugestão: Pode também considerar a possibilidade de organizar um programa de formação ou de tutoria. O coaching de desempenho pode dar-lhe uma visão valiosa das dificuldades com que se deparam e que pode desconhecer. 

3. Recolher as opiniões dos trabalhadores sobre a sua motivação e satisfação profissional

Para além de informações sobre as dificuldades ou obstáculos que se colocam no seu caminho, fale com o empregado sobre o seu nível de satisfação no trabalho e motivação no seu cargo. Estes dois factores estão provavelmente relacionados e podem também depender do desempenho do trabalhador. 

Por exemplo, um trabalhador insatisfeito com a sua posição pode não ter o ímpeto ou a motivação para se esforçar por atingir um elevado desempenho. A requalificação e a definição de novos objectivos de trabalho podem ser tudo o que é necessário para estimular um trabalhador e melhorar o seu desempenho profissional. 

4. Implementar avaliações de desempenho a 360 graus

As avaliações de desempenho a 360 graus são uma nova e revolucionária forma de acompanhar o desempenho dos trabalhadores e de lhes dar feedback. Em vez de avaliações anuais stressantes entre um funcionário e a direcção, as avaliações a 360 graus sondam vários colegas de trabalho para obter mais opiniões e conhecimentos.  

Este método permite-lhe fornecer continuamente feedback aos colaboradores a partir de várias fontes, incluindo feedback ascendente e descendente. Desta forma, as avaliações não são unilaterais e é mais provável que o empregado aceite os resultados, uma vez que os fornece a outros.

5. Estar preparado para reacções defensivas

Especialmente se não tiver implementado o feedback de 360 graus, tem de estar preparado para várias reacções dos empregados que recebem um feedback fraco durante as avaliações de desempenho. É muito provável que alguns trabalhadores tenham uma reacção defensiva. 

Esta reacção resulta frequentemente do receio de que as suas baixas pontuações ponham em risco o seu emprego. 

No entanto, pode aliviar esses receios, comunicando a sua vontade e desejo de os ajudar a melhorar o seu desempenho. 

Mesmo assim, alguns funcionários podem reagir negativamente. Por exemplo, podem sentir que a crítica é injusta, injustificada ou incorrecta. Por isso, é essencial dispor de dados que sustentem as críticas de mau desempenho. 

Dica: É também uma boa ideia equilibrar, tanto quanto possível, os comentários negativos com o reforço de feedback positivo. 

O objectivo é fazer uma crítica construtiva com um efeito mínimo no moral.

➡️ Permitir uma força de trabalho de elevado desempenho com Zavvy

Zavvy tem todas as ferramentas e a formação de que necessita para permitir uma força de trabalho de elevado desempenho. Para além de dicas e guias como os encontrados neste artigo, o nosso software de feedback de 360 graus pode mudar completamente a forma como lida com as avaliações de desempenho.

Em vez de os empregados temerem as reuniões regulares com a administração para discutir o seu desempenho, podem receber feedback constante dos membros da equipa e dos colegas de trabalho sobre as áreas em que se destacam e as que podem ser melhoradas. 

Este sistema de feedback descentralizado é mais justo, mais eficiente e mais eficaz do que os métodos tradicionais. 

Pode pensar que não vale a pena mudar os seus métodos de feedback e avaliação, mas quando o fizer, vai perguntar-se porque esperou tanto tempo. O nosso software torna-o extremamente fácil: 

• Efectuar revisões de 360 graus. 
• Gerir os resultados. 
• Utilize esses dados para produzir resultados significativos para o desempenho, a liderança e a progressão na carreira dos seus colaboradores.

O processo automatizado recolhe o feedback dos colaboradores que selecciona (anonimamente ou não) para fornecer dados sobre o seu nível de desempenho e outros factores que pretende explorar. 

Para saber mais, marque uma demonstração gratuita hoje mesmo.