A beleza da automatização dos RH reside no facto de permitir automatizar tarefas críticas mas fortemente manuais: o tipo de trabalho monótono, repetitivo e propenso a erros.
Podem desaparecer documentos valiosos, os formulários podem ficar incompletos e as entregas podem ficar inacabadas. Mas estas podem ser histórias antigas se mudar para um processo de RH automatizado.
A automatização dos seus processos de RH conduz a:
Não é necessário acreditar na nossa palavra - temos números que o comprovam. Os estudos indicam que a automatização pode reduzir os custos administrativos em 30% para os profissionais de RH e em 49% para os empregadores.
Mas como é que a sua equipa pode aplicar a automatização dos RH para usufruir destes benefícios?
A automatização dos RH refere-se ao processo de melhorar e racionalizar as tarefas de gestão dos recursos humanos através da utilização de tecnologia, software e sistemas digitais. O seu objetivo é reduzir as tarefas manuais e repetitivas, melhorar a precisão e permitir que os profissionais de RH se concentrem em actividades mais estratégicas e de valor acrescentado.
Estas tarefas são sensíveis ao tempo e críticas, mas propensas a erros. Alguns exemplos são a gestão dos salários, a automatização de eventos de formação, a inscrição em benefícios, a integração e a gestão da assiduidade.
A automatização dos RH beneficia a sua organização por uma razão simples: libertar o tempo do seu pessoal de RH para que este se possa concentrar em questões mais complexas, como a definição de estratégias e a tomada de decisões, proporcionando melhores experiências aos candidatos e aos empregados.
De acordo com os dados de Zapier , os profissionais de RH poupam oito horas por semana com a automatização. Podem utilizar estas horas extra todas as semanas para se concentrarem no seu maior activo: os seus colaboradores.
As equipas de RH têm de passar menos tempo a realizar tarefas redundantes ou repetitivas (por exemplo, criar eventos no calendário, integrar sistemas, enviar mensagens aos empregados).
O tempo poupado com estas tarefas pode ser redireccionado para actividades de maior valor acrescentado. Por exemplo, o profissional de RH pode resolver as dúvidas dos funcionários mais rapidamente, resultando numa entrega mais rápida.
A maioria das tarefas de RH é baseada em documentos. Podem ser altamente ineficientes e morosas quando efectuadas manualmente devido a erros, problemas de arquivo ou papelada "presa".
Por outro lado, quando automatizar estas tarefas, verá um aumento imediato da produtividade e da eficiência. Acabou-se a procura de ficheiros físicos ou a procura manual de números específicos. Assim que os dados forem introduzidos no programa de automatização, a gestão de documentos será muito fácil.
Em vez disso, o departamento de RH pode concentrar-se na construção da cultura e na comunicação com as pessoas, o que, por sua vez, facilitará o desenvolvimento de toda a organização.
Os fluxos de trabalho requerem frequentemente o contributo ou a ação de outros membros da equipa e departamentos. Os atrasos nas comunicações ou os problemas de transferência podem resultar em perdas de tempo desnecessárias ou em frustração no local de trabalho.
Felizmente, a automatização dos RH facilita o encaminhamento dos itens para a pessoa certa para obter feedback, aprovação ou actualizações de estado, independentemente do departamento. Cada membro da equipa tem também uma melhor visibilidade, que é mais do que ver o estado dos pedidos e dos itens de trabalho.
A automatização dos RH reduz a dependência do trabalho manual que abre caminho a erros humanos.
Haverá menos oportunidades para erros no local de trabalho, além de que os dados de todos os departamentos, plataformas e aplicações são unificados para fornecer registos mais consistentes, eliminando a introdução repetida de dados.
Substituir o processamento em papel pela automatização dos processos de RH pode poupar-lhe algum dinheiro.
Uma vez que não tem de imprimir tantos documentos como antes - ou arquivá-los como um registo - minimiza a sua necessidade de artigos de papelaria e espaço de armazenamento. Todos os seus documentos podem ser registados e acedidos com o clique de um botão (felizmente!).
A sua organização precisa de aderir às melhores práticas de captura e gestão de dados para cumprir os regulamentos aplicáveis. O problema é que a segurança dos dados e os regulamentos de compliance estão a tornar-se mais rigorosos e muitas vezes complicados.
Mesmo os erros mais pequenos podem resultar em grandes penalizações e manchar a reputação da sua organização, levando à perda de oportunidades de negócio.
As melhores práticas de automatização de RH asseguram que todos os dados sensíveis dos candidatos e dos trabalhadores são armazenados em segurança e vão mais longe para garantir que todos os candidatos beneficiam de oportunidades iguais e são tratados de forma justa no local de trabalho.
De modo algum. O objectivo da automatização das operações de RH é ajudar os profissionais de RH a trabalhar de forma mais inteligente e a obter melhores resultados.
Como? A automatização cria mais oportunidades para estabelecer contactos e construir relações significativas com os outros. O mecanismo de piloto automático liberta tempo para as tarefas de RH, permitindo-lhe concentrar-se em conversas reais com os seus colaboradores, em vez de ficar atolado em tarefas administrativas redundantes. Quando automatiza os processos manuais de RH, as tarefas e consultas simples são tratadas automaticamente com pouco ou nenhum envolvimento humano.
Por outras palavras, a automatização dos RH promove e facilita a componente "humana".
Por exemplo, veja o seu processo de integração. Se a sua organização contrata novos talentos com frequência, os gestores de RH não terão de repetir o mesmo processo e procedimentos para educar os novos contratados sobre a cultura da empresa. Configure uma jornada de integração automática uma vez e reutilize-a novamente para o próximo programa de integração.
Como resultado, os gestores de RH terão mais tempo para dar as boas-vindas aos novos contratados e conhecê-los pessoalmente. Desta forma, pode reduzir a rotatividade dos trabalhadores e melhorar o seu envolvimento a longo prazo. É a derradeira solução vantajosa para todos.
Agora que já estabelecemos os benefícios da automatização dos RH, vamos discutir os processos de RH que deve automatizar.
O seu departamento de RH já está a fazer malabarismos com várias tarefas e responsabilidades. Comparativamente, enviar manualmente lembretes e notificações para garantir que todas as tarefas estão concluídas pode ser moroso e... frustrante.
O software de RH pode enviar alertas automáticos por correio electrónico à equipa de RH e aos respectivos empregados, lembrando-os dos próximos prazos, avaliações de desempenho, novas entradas e outros eventos. Desta forma, é menos provável que a equipa em geral se esqueça de datas e tarefas importantes, ao mesmo tempo que evita que os gestores de RH andem atrás das pessoas para completarem as acções.
A automatização, neste caso, ajuda a comunicação, poupa tempo e ajuda compliance , assegurando que as acções vitais são tomadas no momento adequado.
O processamento manual dos salários é um processo lento que, muitas vezes, demora horas (ou mesmo dias) e tem uma maior probabilidade de produzir erros. A utilização de sistemas de processamento de salários como o QuickBooks ou o ADP, por outro lado, automatiza o processamento de salários, o que resulta em
O recrutamento e a integração de novos empregados são duas das tarefas mais importantes dos gestores de RH. Envolvem uma grande quantidade de papelada e responsabilidades importantes.
Quando a integração e o recrutamento são manuais e baseados em papel, é necessário lidar com muitos documentos. A perda de papelada é um dos muitos problemas que podem ocorrer, uma vez que os registos são frequentemente transmitidos entre diferentes pessoas e provocam processos de contratação prolongados.
A automatização dos RH pode melhorar a experiência dos administradores, uma vez que os registos estão num sistema informático, permitindo a visibilidade entre departamentos, minimizando os erros humanos e evitando a perda de documentos.
Também reduz drasticamente o tempo de contratação, acelerando o rastreio dos candidatos e as verificações de antecedentes, se associado à análise de dados ou utilizando serviços de consultoria de análise de dados.
Esta é uma grande vantagem, tendo em conta que 57% dos candidatos a emprego perdem o interesse num emprego se o processo de contratação for longo.
Já lá vai o tempo em que a gestão do desempenho era um evento anual que determinava se os empregados eram bons no seu trabalho.
Actualmente, é um processo dinâmico que avalia regularmente o desempenho dos colaboradores, alinhando-o com os objectivos a longo e curto prazo da sua organização.
Embora a frequência esteja a aumentar, o esforço necessário para avaliar o desempenho dos empregados diminui se utilizar um sistema de automatização de RH. Pode utilizar as ferramentas de automa tização para identificar, medir e dar sugestões para melhorar o desempenho dos empregados sem o seu envolvimento activo.
A automatização também garante que os dados de cada colaborador são exactos, conduzindo a uma avaliação justa de cada colaborador.
Outras vantagens da automatização do desempenho dos trabalhadores incluem o feedback em tempo real para um desenvolvimento eficaz dos trabalhadores, a descoberta de lacunas na formação e no desenvolvimento e informações úteis sobre actividades contraproducentes.
Os recursos humanos também lidam com uma grande quantidade de dados. Infelizmente, a maioria destes dados não é utilizada devido ao grande volume que é quase impossível de classificar manualmente.
É aqui que a análise de RH entra em cena.
A análise de RH refere-se ao registo e análise de dados de RH para melhorar o desempenho da força de trabalho e o impacto das métricas vitais de RH no desempenho geral da sua organização. Eis como funciona:
O controlo da assiduidade e do horário de trabalho dos colaboradores é uma necessidade para qualquer organização. No entanto, o registo manual das horas e a marcação de presenças são formas ineficazes de gerir a assiduidade.
As modernas ferramentas de controlo de assiduidade permitem aos RH monitorizar, acompanhar e registar automaticamente as horas de trabalho e os detalhes de assiduidade dos empregados. Este sistema pode tornar todo o processo fácil e sem complicações. Depois de utilizar este sistema, os dados serão compilados e estarão prontos para o processamento de salários.
A automatização dos RH ajuda a eliminar a papelada física e a tornar a actividade dos RH mais eficaz e isenta de erros. Assim, ter a ferramenta de automatização de RH correcta pode ajudar a automatizar estas tarefas e fazer uma grande diferença.
Como já foi referido, o objectivo da automatização dos processos de RH é facilitar a vida dos gestores e profissionais de RH e garantir melhores resultados - não substituí-los. Afinal de contas, o toque humano é a especialidade dos RH.
Mas onde é que se deve traçar a linha?
Nunca se pode substituir o elemento humano quando se trata do desenvolvimento e da liderança da sua força de trabalho. Os RH têm um papel fundamental na resposta a questões complexas sobre benefícios, em conversas significativas, no fornecimento de feedback e na resolução de queixas e dúvidas dos colaboradores.
As interacções individuais eficazes com os empregados são o que distingue um local de trabalho. A tecnologia é apenas mais uma ferramenta na caixa de ferramentas dos RH - uma ferramenta que deve ser aproveitada para libertar o seu tempo e concentrar-se em tarefas que requerem ou são melhoradas por conversas humanas.
Aqui, discutiremos exemplos reais e estudos de casos para o ajudar a compreender como as empresas adoptam a automatização dos processos de RH e alcançam marcos significativos.
Era suposto ser apenas mais um processamento de salários para a FuelCell Energy quando o gestor de salários da empresa se apercebeu que cada empregado ia receber o salário de outra pessoa.
A directora de RH da FuelCell Energy, Sandi Mauro, juntamente com a sua pequena equipa, tinha compilado folhas de cálculo Excel com números actualizados de compensação dos trabalhadores para a força de trabalho de 600 pessoas. Infelizmente, uma das folhas de cálculo foi classificada incorrectamente, o que levou a que os veteranos fossem pagos como novas contratações, os trabalhadores de base como quadros superiores - foi o caos total.
Embora Mauro tenha conseguido evitar a crise interrompendo o processamento dos salários um dia antes de serem processados, o incidente solidificou a necessidade de melhores controlos sobre os processos de planeamento das remunerações.
Antes, também havia problemas. O processamento manual dos salários dá frequentemente origem a erros e não havia transparência na forma como os salários dos empregados eram calculados.
Foi nesta altura que a FuelCell Energy decidiu investir no software de automatização SR. 90 dias depois, os resultados eram claros, o software:
O Gabinete do Xerife do Condado de Osceola enfrentou uma escassez de agentes da polícia a nível nacional. Como resultado, o departamento sabia que precisava de uma alternativa eficaz para o seu processo de recrutamento baseado em papel, que muitas vezes levava à perda de formulários, a várias pilhas de papelada e a uma comunicação deficiente entre departamentos e candidaturas.
Foi nessa altura que a equipa implementou a automatização dos RH numa avaliação em linha antes da contratação.
No primeiro ano de implementação, o Gabinete do Xerife do Condado de Osceola aumentou os seus esforços de recrutamento de 446 candidaturas em 2012 para 1.305 candidaturas em 2013. Mais importante ainda, o departamento encontrou candidatos de melhor qualidade e preencheu as vagas mais rapidamente.
De um modo geral, a automatização do recrutamento permitiu ao Sheriff's Office efectuar verificações de antecedentes sem papel e enviar e-mails automáticos aos candidatos para os informar sobre o estado das suas candidaturas. A poupança de $2.000 em material de escritório é outra cereja no topo do bolo para eles.
Alasco tinha planos ambiciosos em linha com a sua missão de ajudar os proprietários de imóveis a maximizar o ROI: a empresa planeava aumentar a sua força de trabalho em quase 60%, adaptando-se a um modelo de trabalho híbrido.
Inicialmente, a integração não era um grande problema. Os novos contratados eram apresentados pessoalmente aos tópicos essenciais pelos superiores e recebiam instruções pormenorizadas por correio electrónico para que as primeiras semanas fossem confortáveis.
As coisas mudaram quando a Alasco teve de se tornar remota. Tornou-se mais difícil para a empresa em rápido crescimento proporcionar virtualmente aos novos contratados a mesma experiência de integração de alta qualidade. Isto era algo que eles queriam continuar a fazer.
AAlasco utiliza o software de integração da Zavvypara automatizar (e acelerar) a integração, ajudando a empresa a reduzir para metade o volume de trabalho manual e a criar processos internos estruturados para proporcionar uma experiência rica e diversificada para além dos tradicionais e-mails.
Os novos funcionários também adoram esta experiência nova e melhorada. Eles classificaram a sua experiência de contratação com Zavvy com um impressionante 4,7 de 5 estrelas.
Nesta secção, compilámos uma lista restrita de ferramentas de automatização de RH para o ajudar a começar a automatizar as tarefas administrativas diárias de RH.
Quer levar a experiência dos colaboradores para outro nível? Utilize Zavvy para mapear percursos consistentes dos colaboradores e estabelecer as bases para relações duradouras desde o início.
A Zavvy trata de tudo: integração, formação e desenvolvimento dos funcionários, ciclo de feedback e avaliação do desempenho e programas de ligação para cultivar uma cultura de trabalho harmoniosa e envolvente.
Além disso, também pode utilizar o criador de fluxos de trabalho do Slack com o Zavvy para criar a sua própria automatização de fluxos de trabalho e melhorar a eficiência da integração.
Não tem tempo para criar a viagem de raiz?
Não se preocupe. O Zavvy oferece modelos pré-fabricados que pode personalizar com base nas suas necessidades e um poderoso assistente de IA pronto a assumir as tarefas mais demoradas, como a criação de quadros de carreira.
Além disso, a nossa equipa de apoio irá ajudá-lo em cada passo até que esteja confiante para gerir tudo sozinho.
Vamos analisar brevemente as últimas tendências de automatização de RH para o ajudar a criar uma estratégia de automatização actualizada para a sua organização.
Muitas empresas importantes como o Twitter, Shopify, Facebook e Slack adoptaram e valorizaram o trabalho a partir de casa. Esta mudança faz sentido, considerando que 65% dos trabalhadores preferem continuar a trabalhar a partir de casa após a COVID.
Tendo isto em mente, os departamentos de RH têm de se adaptar a esta realidade e criar fluxos de trabalho e estratégias que apoiem uma cultura de trabalho totalmente remota ou híbrida.
O recrutamento pode ser um processo repetitivo e moroso, o que faz dele a área perfeita para automatizar. Ainda assim, as empresas estão actualmente a automatizar apenas 6% de todas as tarefas de recrutamento.
Podemos esperar que mais tarefas relacionadas com o recrutamento se tornem automatizadas nos próximos anos, especialmente com os recentes avanços na IA e nas ferramentas de RH.
Por exemplo, o processo de recrutamento pode ser simplificado através da utilização de ferramentas de automatização do LinkedIn, como o Linked Helper, e este é apenas um de muitos exemplos.
Os recursos humanos na era digital estão a tornar-se cada vez mais exigentes e complexos. Para acompanhar o ritmo, as empresas vão aplicar a automatização da IA em muitas áreas, incluindo a integração, a formação e o recrutamento.
Isto permitirá aos RH antecipar pedidos de informação e problemas, fornecer uma abordagem mais personalizada, minimizar tarefas repetitivas, concentrar-se mais em tarefas que requerem um toque humano e garantir a disponibilidade 24 horas por dia, 7 dias por semana, através de chatbots alimentados por IA.
A principal ideia subjacente à formação dos trabalhadores é aumentar a produtividade do pessoal. Com as forças de trabalho a tornarem-se remotas, é apenas uma questão de tempo até que a formação dos trabalhadores siga o exemplo e se torne online.
Espera-se que as empresas recorram a plataformas de aprendizagem automatizada em linha e a workshops para proporcionar aos empregados oportunidades de aprendizagem para desenvolverem e melhorarem as suas competências.
Nos últimos anos, muitas empresas implementaram software de processamento de salários para automatizar vários processos, desde o envio de facturas até ao envio de pagamentos directamente para as contas bancárias dos empregados.
O tempo poupado pode ser mais bem empregue em conversas individuais significativas e na orientação dos empregados para o sucesso. Evitar o erro humano no processamento de pagamentos, que é dispendioso em termos de dinheiro e tempo, é outra vantagem significativa.
As empresas estão a ser cada vez mais pressionadas para proporcionar experiências excepcionais aos colaboradores, na sequência da Grande Demissão e do abandono silencioso. Através da automatização dos RH, pode criar fluxos de trabalho unificados para melhorar os percursos dos candidatos e dos colaboradores e dar prioridade ao maior ativo da sua empresa: os seus colaboradores.
Zavvy não é apenas uma ferramenta de automatização de RH. É o seu parceiro para criar excelentes experiências para os funcionários.
Com a Zavvy, irá automatizar os seus processos, elevar as suas práticas de RH e capacitar a sua equipa para se concentrar no que realmente importa - os seus colaboradores:
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