Czy słabe wyniki obniżają produktywność i morale zespołu?
Zajmowanie się słabymi wynikami jest jednym z najważniejszych obowiązków pracownika działu HR. Niestety, może być również jednym z najbardziej niewygodnych. Pracownicy zazwyczaj nie lubią krytyki, co może prowadzić do sporów.
Nie pozwól, aby słabe wyniki stały się nową normą. Nadszedł czas, aby na dobre pożegnać się ze słabymi wynikami pracowników.
W tym artykule pokażemy, jak skutecznie zdiagnozować pierwotną przyczynę słabej wydajności i przedstawimy praktyczne wskazówki, jak zająć się nią w sposób, który doprowadzi do poprawy bez szkody dla morale.
Chociaż nie ma przyjemnego sposobu na powiedzenie komuś, że osiąga słabe wyniki, dowiesz się, jak ułożyć rozmowę w pozytywny, pomocny sposób, który docenią pracownicy.
Przywitaj się z bardziej produktywnym i odnoszącym sukcesy zespołem!
Negatywna informacja zwrotna na temat wydajności identyfikuje obszary, w których pracownik wymaga poprawy, zazwyczaj w zakresie szybkości lub jakości jego pracy. Rozmowa może być niewygodna, ale może być konieczna, aby znaleźć przyczynę i ją rozwiązać.
Zarówno kierownictwo, jak i pracownicy obawiają się negatywnych informacji zwrotnych na temat wyników. Może to zabić morale i często jest niezręczną rozmową.
Niestety, może to być nieuniknione, gdy pracownik wykazuje słabe wyniki.
Wiedza o tym, jak skutecznie przekazywać negatywne informacje zwrotne z pozytywnym nastawieniem, może prowadzić do lepszych wyników i płynniejszej rozmowy. Chociaż przekazywanie słabych informacji zwrotnych jest nieuniknione w pracy z ludźmi, istnieją sposoby, aby to poprawić.
Choć są ze sobą powiązane, produktywność i wydajność nie powinny być mylone.
Pracownik może mieć dobrą produktywność, ale słabe wyniki. Odwrotna sytuacja jest mało prawdopodobna.
Produktywność jest generalnie miarą ilości, innymi słowy, ilości pracy wykonanej przez pracownika.
Z drugiej strony, wydajność zależy od wielu czynników, ale jest bardziej miarą jakości pracy.
Pracownik może wykonywać dużo pracy (wykazując wysoką produktywność). Jeśli jednak jakość tej pracy jest niska, jego wydajność może być nadal niska.
Z drugiej strony, pracownik o niskiej produktywności prawdopodobnie nie będzie w stanie osiągać dobrych wyników.
Identyfikacja słabej wydajności może wydawać się oczywista, ale istnieje dobry i zły sposób, aby to zrobić. Aby prawidłowo zdiagnozować słabą wydajność, należy ją zmierzyć.
Mierzenie wydajności wymaga ustalenia jasnych oczekiwań i celów, a następnie śledzenia, czy pracownicy je spełniają.
Uwaga: Bez systemu obiektywnego pomiaru wydajności kierownictwo może nabrać złych nawyków subiektywnych ocen.
Próba oceny wydajności bez danych na jej poparcie może dać niekompletny punkt widzenia i być pod wpływem cech osobowości lub innych niepowiązanych czynników.
Cele i oczekiwania są niezbędne nie tylko dla kierownictwa, aby móc mierzyć wydajność, ale także dla pracowników, aby zrozumieć ich role. Aby zespół osiągał dobre wyniki, należy pamiętać o tej formule:
Wysoka wydajność = jasne oczekiwania x [kompetencje + zaangażowanie + wspierający klimat].
Jak widać, niemożliwe jest, aby pracownicy osiągali najlepsze wyniki bez jasnych oczekiwań.
W rzeczywistości żadne kompetencje, zaangażowanie czy wsparcie nie wystarczą, jeśli pracownik nie wie, co robić.
➡️ Sprawdź pozostałe osiem cech, które składają się na wydajny zespół.
Chociaż każdy popełnia błędy, słabe wyniki powinny być traktowane jako wzorzec lub powtarzające się niespełnianie celów lub oczekiwań. Jeśli to możliwe, pomocne może być porównanie wyników jednego pracownika z wynikami najbliższego odpowiednika.
Załóżmy, że jeden pracownik jest w stanie spełnić lub przekroczyć oczekiwania, podczas gdy inny konsekwentnie tego nie robi. Spróbuj ustalić dlaczego. Może istnieć kluczowy aspekt różnicujący te dwie osoby, taki jak doświadczenie lub jakość klientów, lub może to być po prostu umiejętność. Lub, lepiej powiedzieć, brak umiejętności.
W przypadku pracowników o wyjątkowych stanowiskach i celach może to być trudniejsze.
W niektórych przypadkach oczekiwania mogą wymagać ponownego rozważenia i dostosowania. Na przykład może okazać się, że początkowe cele były nierealistyczne, co może pomóc ujawnić rozmowa z pracownikiem.
Jeśli dojdziesz do wniosku, że pracownik nie jest w stanie spełnić rozsądnych oczekiwań, może to oznaczać słabe wyniki.
Problemy z wydajnością niekoniecznie są jednak odzwierciedleniem umiejętności pracownika.
Inne przyczyny, które należy wziąć pod uwagę to:
Powinieneś porozmawiać z pracownikiem, aby ustalić, czy którykolwiek z tych powodów powoduje nieodpowiednie wyniki.
Wskazówka nr 1: Doskonałym momentem na przeprowadzenie takiej oceny jest regularny przegląd wyników.
Wskazówka nr 2: Przedstaw dane pokazujące słabe wyniki pracownika i przedyskutuj, dlaczego nie spełniają one oczekiwań.
Wskazówka nr 3: Nie zapomnij o burzy mózgów na temat tego, co możesz zrobić, aby to zmienić.
Standardy wydajności mogą wyglądać bardzo różnie dla różnych typów stanowisk i firm. Poniżej przedstawiamy jednak kilka ogólnych przykładów słabych wyników.
Jak wspomniano powyżej, ustalenie jasnych celów i oczekiwań jest kluczem do zdiagnozowania słabych wyników.
Jeśli pracownicy są świadomi swoich obowiązków i oczekiwań, a mimo to wielokrotnie ich nie spełniają, oznacza to, że osiągają słabe wyniki.
Słabe zarządzanie czasem może spowodować, że pracownik nie spełni oczekiwań. Może być jednak również oznaką słabej wydajności samej w sobie.
Załóżmy, że pracownik konsekwentnie źle wykorzystuje swój czas w pracy. W takim przypadku jest to możliwa do skorygowania forma słabej wydajności.
Na stanowiskach, na których pracownicy mają do czynienia z klientami, muszą traktować ich w sposób pomocny i profesjonalny.
Niski poziom zadowolenia klientów jest wskaźnikiem słabej wydajności lub po prostu wskazuje na brak umiejętności personalnych.
Profesjonalizm jest istotnym aspektem większości firm. Obejmuje on właściwe zachowanie wobec klientów, kontrahentów, a nawet współpracowników.
W przypadku powtarzających się skarg lub braku zgodności ze standardami firmy, konieczna będzie interwencja.
W niektórych sytuacjach nieodpowiednia współpraca lub komunikacja może powodować słabe wyniki całego działu lub firmy.
Załóżmy, że pracownik wielokrotnie zawiódł w zakresie komunikacji lub pracy zespołowej. W takim przypadku prawdopodobnie wpłynie to na wydajność jego i jego zespołu.
Niska produktywność może bezpośrednio prowadzić do słabych wyników. Nawet pracownicy z wysokiej jakości szkoleniami i wysokimi umiejętnościami ucierpią, jeśli ich produktywność będzie niska.
Niska produktywność może wynikać ze złego zarządzania czasem, nieefektywnych procesów lub braku motywacji.
Na szczęście wiele z tych przypadków słabej wydajności można rozwiązać za pomocą informacji zwrotnej.
Skuteczne przekazywanie informacji zwrotnych na temat słabych wyników wymaga taktu i strategii na przyszłość. Ta rozmowa może być niewygodna dla obu stron, więc zrób wszystko, co w twojej mocy, aby nadać jej pozytywny charakter.
Równoważenie negatywnych informacji zwrotnych z pozytywnymi jest dobrą strategią przekazywania krytyki bez szkody dla morale. Należy również pamiętać o poparciu negatywnych opinii danymi.
Wskazówka: Dzielenie się konkretnymi przykładami sprawi, że rozmowa będzie mniej przypominać osobisty atak, a bardziej obiektywną obserwację.
➡️ Sprawdź te przykłady, aby dowiedzieć się, jak radzić sobie z negatywnymi opiniami pracowników.
Ważne jest również, aby negatywna ocena wyników była okazją do poprawy, a nie tylko upomnieniem. Zdiagnozuj przyczyny słabych wyników, wraz z rozwiązaniami, jak rozwiązać problem. Takie przyszłościowe podejście sprawi, że chęć pomocy będzie oczywista i, miejmy nadzieję, sprawi, że pracownik będzie bardziej skłonny do współpracy.
➡️ Dowiedz się, jak zmienić negatywną ocenę pracy w okazję do poprawy, korzystając z poniższych przykładów konstruktywnych informacji zwrotnych.
W związku z tym, że informacje zwrotne na temat słabych wyników koncentrują się na produktywności, zaproponuj przegląd procesów pracownika i poszukaj sposobów na zwiększenie ich wydajności.
Wskazówka: Powinieneś zasugerować pomocne sposoby na zwiększenie produktywności pracownika, a nie tylko kazać mu przyspieszyć.
Oto kilka innych przykładów skutecznych sposobów przekazywania negatywnych informacji zwrotnych:
"Wydajność w ostatnim kwartale była zauważalnie niższa niż w poprzednich dwóch. Czy coś się zmieniło, co utrudnia lub spowalnia proces? Chętnie przeanalizuję z tobą kilka z nich i poszukam łatwiejszych metod, które pozwolą ci zaoszczędzić czas i wysiłek".
"Twoja praca przy ostatnim projekcie była naprawdę solidna, ale niektórzy członkowie zespołu mieli wrażenie, że pod koniec byli w niewiedzy. Rozumiem, że chciałeś skupić się na swoich zadaniach, aby dotrzymać terminu, ale twoja powolna reakcja na e-maile spowodowała opóźnienia dla innych członków zespołu. Czy w przyszłości mógłbyś spróbować nadać priorytet odpowiadaniu na e-maile przynajmniej na początku i na końcu każdego dnia pracy? Dla firmy lepiej byłoby poprosić o przedłużenie terminu niż ignorować innych członków zespołu".
"Chociaż nie jest to komentarz na temat twoich wyników jako takich, jest pewna kwestia, którą chcielibyśmy omówić. Wygląda na to, że ostatnio rozpraszały cię osobiste rozmowy w pracy. Chociaż zachęcamy do interakcji i nawiązywania więzi ze współpracownikami, nieprofesjonalne jest prowadzenie osobistych rozmów, gdy klienci i współpracownicy czekają na twoją pomoc. Kiedy jesteś aktywny w kontaktach z klientami, świetnie sobie radzisz. Chcielibyśmy, abyś przedkładał to nad osobiste rozmowy, które mogą poczekać na później".
Jak widać, w każdym z tych przykładów ton jest przyjazny i wspierający tam, gdzie to możliwe, choć trudno jest całkowicie ukryć negatywny wydźwięk identyfikacji słabych wyników.
Wskazówka: Oferując wsparcie i pozytywne informacje zwrotne, aby zrównoważyć negatywne opinie, możesz utrzymać ogólny ton rozmowy neutralny, aby nie zaszkodzić morale i utrzymać otwartość pracownika na komentarze Twoje i innych.
Dlaczego menedżerowie słabo radzą sobie z przekazywaniem pracownikom informacji zwrotnych na temat ich wyników?
Często sprowadza się to do trzech głównych czynników: czasu, lokalizacji i działań następczych.
Zalecanym momentem na przekazanie negatywnej informacji zwrotnej na temat słabych wyników jest krótki czas po powiązanym wydarzeniu lub podczas kolejnego zaplanowanego przeglądu. Celem jest pomoc pracownikowi w dokładnym zapamiętaniu okazji, co pozwoli mu na jak najdokładniejsze przypomnienie sobie powiązanych czynników.
Ważne jest również miejsce przekazywania informacji zwrotnej. Informacje zwrotne dotyczące słabych wyników powinny być przekazywane wyłącznie na osobności i najlepiej w neutralnym miejscu. Dobrym miejscem są regularne przeglądy we wspólnej sali konferencyjnej. Unikaj mówienia o słabych wynikach pracownika w miejscach, w których inni pracownicy mogliby to podsłuchać.
Wskazówka: Najlepszą praktyką jest zorganizowanie prywatnego spotkania w cztery oczy.
Wreszcie, przekazywanie informacji zwrotnej na temat słabych wyników jest procesem.
Zidentyfikowanie problemu to dopiero pierwszy krok. Następnie należy znaleźć rozwiązania i współpracować z pracownikiem w celu ich osiągnięcia.
Jak omówiono w równaniu wcześniej w tym artykule, oto bliższe spojrzenie na składniki wysokiej wydajności i wskazówki dotyczące zastosowania tych czynników do pracownika osiągającego słabe wyniki.
➡️ Sprawdź 17 innych metod poprawy wydajności pracowników w Twojej organizacji.
Bez jasnych i osiągalnych celów wydajnościowych pracownicy będą mieli większe trudności z odniesieniem sukcesu w swoich rolach.
Jeśli pracownik osiąga słabe wyniki, jedną z pierwszych rzeczy, które można zrobić, jest sprawdzenie jego celów wydajnościowych, aby upewnić się, że są one łatwe do zrozumienia i rozsądne do osiągnięcia.
Wskazówka #1: Zbyt wysokie cele wydajnościowe będą wyzwaniem nawet dla najbardziej kompetentnych pracowników, prowadząc do frustracji i poczucia niesprawiedliwości.
Wskazówka nr 2 : Podobnie, zbyt niskie cele wydajnościowe nie motywują pracowników do bycia wydajnymi, co może prowadzić do poczucia znudzenia brakiem wyzwań.
Jasne i rozsądne cele wydajnościowe (wraz z odpowiednim szkoleniem) są korzystne dla promowania wysoce wydajnych pracowników.
W przypadku pracowników, którzy nie osiągają jasnych i rozsądnych celów w zakresie wydajności, kluczowe znaczenie ma wspieranie ich zdolności do poprawy.
Przekazywanie informacji zwrotnych o słabych wynikach bez oferowania jakichkolwiek rozwiązań w zakresie zmian może sprawiać wrażenie, że firma nie chce inwestować w sukces pracowników, pozostawiając ich samych sobie, aby się poprawili lub ponieśli konsekwencje.
Aby uzyskać inspirację, zapoznaj się z naszym szablonem planu poprawy wydajności.
Jeśli istnieją oczywiste sposoby, w jakie pracownik może poprawić swoje wyniki, zasugeruj je.
Jeśli problem jest szczególnie złożony, rozpocznij dialog, pytając pracownika, czy ma jakieś pomysły na to, co go powstrzymuje lub jak poprawić jego sytuację.
Wskazówka: Możesz również rozważyć zorganizowanie programu coachingu lub mentoringu. Coaching wydajności może dać ci cenny wgląd w trudności, z którymi się borykają, a których możesz nie być świadomy.
Oprócz wglądu w trudności lub przeszkody stojące na ich drodze, porozmawiaj z pracownikiem o jego poziomie satysfakcji z pracy i motywacji na swoim stanowisku. Te dwie rzeczy są prawdopodobnie powiązane i mogą również zależeć od wyników pracownika.
Na przykład, pracownik niezadowolony ze swojego stanowiska może nie mieć motywacji do dążenia do wysokiej wydajności. Zmiana kwalifikacji i zapewnienie nowych celów do osiągnięcia może być wszystkim, czego potrzeba, aby rozpalić ogień pod pracownikiem i zwiększyć jego wydajność w pracy.
Oceny 360 stopni to nowy, rewolucyjny sposób śledzenia wydajności pracowników i przekazywania informacji zwrotnych. Zamiast stresujących corocznych przeglądów między pracownikiem a kierownictwem, oceny 360 stopni ankietują wielu współpracowników, aby uzyskać więcej opinii i spostrzeżeń.
Metoda ta pozwala na ciągłe dostarczanie pracownikom informacji zwrot nych z różnych źródeł, w tym z góry i z dołu. W ten sposób recenzje nie są jednostronne, a pracownik będzie bardziej skłonny zaakceptować wyniki, ponieważ przekazuje je innym.
Zwłaszcza jeśli nie wdrożyłeś 360-stopniowej informacji zwrotnej, musisz być przygotowany na różne reakcje pracowników otrzymujących słabe informacje zwrotne podczas oceny wyników pracy. Istnieje duża szansa, że niektórzy pracownicy zareagują obronnie.
Reakcja ta często wynika z obawy, że niskie wyniki zagrażają ich pracy.
Możesz jednak złagodzić te obawy, komunikując swoją gotowość i chęć pomocy w poprawie ich wyników.
Mimo to niektórzy pracownicy mogą zareagować negatywnie. Mogą na przykład uważać, że krytyka jest niesprawiedliwa, nieuzasadniona lub nieprawidłowa. Dlatego ważne jest, aby mieć dane na poparcie wszelkich słabych ocen wydajności.
Wskazówka: Dobrym pomysłem jest również zrównoważenie negatywnych komentarzy pozytywnymi informacjami zwrotnymi.
Celem jest dostarczenie konstruktywnej krytyki przy minimalnym wpływie na morale.
Zavvy oferuje wszystkie narzędzia i szkolenia potrzebne do zapewnienia wysokiej wydajności pracowników. Oprócz wskazówek i przewodników, takich jak te znalezione w tym artykule, nasze oprogramowanie do zbierania opinii 360 stopni może całkowicie zmienić sposób przeprowadzania ocen wydajności.
Zamiast obawiać się regularnych spotkań z kierownictwem w celu omówienia swoich wyników, pracownicy mogą otrzymywać ciągłe informacje zwrotne od członków zespołu i współpracowników na temat tego, w jakich obszarach się wyróżniają i co można poprawić.
Ten zdecentralizowany system informacji zwrotnej jest bardziej sprawiedliwy, wydajny i skuteczny niż tradycyjne metody.
Może ci się wydawać, że zmiana metod zbierania opinii i recenzji nie jest warta zachodu, ale gdy już to zrobisz, będziesz się zastanawiać, dlaczego tak długo zwlekałeś. Nasze oprogramowanie sprawia, że jest to niezwykle łatwe:
Zautomatyzowany proces gromadzi informacje zwrotne od wybranych pracowników (anonimowo lub nie), aby zapewnić dane na temat ich poziomu wydajności i innych czynników, które chcesz zbadać.
Aby dowiedzieć się więcej, umów się na bezpłatną prezentację już dziś.
.png)
.png)
