Jak programy mentorskie poprawiają kulturę i wydajność w pracy (+ 5 kroków do stworzenia własnego)

Jak większość rzeczy w życiu, rozpoczęcie każdego nowego przedsięwzięcia jest łatwiejsze, gdy masz doświadczoną pomoc, która Cię poprowadzi. Programy mentorskie w miejscu pracy nie są wyjątkiem, a liczby to potwierdzają.

Programy mentorskie umożliwiają rozwój kompetencji i budowanie relacji w miejscu pracy, prowadząc do zwiększenia produktywności. 

Badanie przeprowadzone przez Deloitte wśród millenialsów wykazało, że pracownicy posiadający mentorów w miejscu pracy byli dwukrotnie bardziej skłonni do pozostania w firmie przez ponad pięć lat.

Tak więc programy mentorskie przynoszą dodatkowe korzyści, zwiększając wskaźniki zadowolenia pracowników, a w ślad za tym wskaźniki retencji pracowników.

Jasne jest zatem, że inwestowanie w programy mentorskie dla nowych pracowników jest tego warte.

Odkryj: 

• Jak uruchomić program mentorski w 5 krokach i
• Jak ją skalować za pomocą narzędzi programowych.

Czym są programy mentorskie?

Programy mentorskie w miejscu pracy są dokładnie tym, na co wyglądają: ustrukturyzowanymi relacjami w miejscu pracy, które pomagają pracownikom osiągnąć cele unikalne dla ich poziomu rozwoju kariery. 

Wiedzą o tym również najlepsi z najlepszych, ponieważ ponad 70% firm z listy Fortune 500 przypisuje część swojego sukcesu solidnym programom mentorskim w miejscu pracy.

Jak uruchomić program mentorski w 5 krokach?

Nie martw się, jeśli nigdy wcześniej nie projektowałeś programu mentorskiego w miejscu pracy. 

Skorzystaj z tych pięciu kroków, aby stworzyć strategię, która sprawdzi się w Twojej organizacji.

Uwaga: Skuteczne programy mentorskie zależą od jasności ról dla pracowników. A jeśli chcesz przejść na wyższy poziom, model kompetencji dla wszystkich ról organizacyjnych jest najlepszym rozwiązaniem. 

Określenie celu i przeznaczenia programu 

Nie ma sensu tworzyć listy "co i jak" dla swojego programu mentorskiego bez solidnego, dobrze zdefiniowanego "dlaczego ".

Kultura i misja firmy są zazwyczaj dobrym punktem wyjścia do znalezienia powodów. Jeśli jednak nie jesteś pewien, od czego zacząć, zacznij od zadawania pytań takich jak:

1. Czy obecne zaangażowanie pracowników jest wysokie czy niskie?
2. Które działy mają najwyższy wskaźnik rotacji?
3. Jak nasi pracownicy oceniają styl zarządzania w organizacji?
4. Jakie są zbiorowe cele pracowników w [konkretnym] dziale?
5. Jakie potrzeby szkoleniowe deklarują nasi pracownicy?

Same pytania również mogą się różnić. Chodzi jednak o to, aby upewnić się, że masz jasne cele dla swojego programu mentorskiego przed jego zaprojektowaniem. 

Wskazówka: Pamiętaj, że różni pracownicy prawdopodobnie będą mieli różne motywacje do dołączenia do programu mentorskiego. Projekt i cele programu powinny to odzwierciedlać.

Nadaj mu strukturę 

Po zdefiniowaniu i wyjaśnieniu celów programu mentorskiego, zacznij opracowywać moduły. Po raz kolejny powinieneś zadać sobie kilka kluczowych pytań, w tym:

1. Czy program jest otwarty czy tylko na zaproszenie?
2. Jeśli jest otwarty, jak ludzie mogą się zapisać?
3. Ile miejsc jest dostępnych?
4. Jak będzie wyglądał proces rejestracji?
5. Jak możemy zachęcić pracowników do rejestracji?
6. Jakiego poziomu zaangażowania powinniśmy oczekiwać od uczestników?
7. Jak dopasujemy mentorów i podopiecznych?
8. Jaki jest najlepszy sposób komunikacji między uczestnikami?
9. Jak długo potrwa program?
10. Jak będą śledzone postępy?
11. Jak będą raportowane postępy?
12. W jaki sposób program zostanie uruchomiony?

Chociaż lista ta nie jest wyczerpująca, dotyka ona podstawowych kwestii, które należy wziąć pod uwagę przy tworzeniu struktury programu mentorskiego. 

Wskazówka: Może się okazać, że będziesz musiał dostosować swój program w miarę postępów. Postaraj się jednak zaplanować jak najwięcej przed rozpoczęciem.

Dołączenie do programu 

Podobnie jak w przypadku onboardingu dla nowych pracowników, konieczne jest również wdrożenie do wewnątrzfirmowego programu mentorskiego. 

Na szczęście wdrożenie obecnych pracowników do programu mentorskiego nie powinno stanowić wyzwania. Będziesz musiał: 

• upewnić się, że interesariusze firmy są na pokładzie; 
• wyjaśnić pracownikom cele programu i korzyści z niego płynące; 
• przygotować zasoby i materiały dla programu, oraz 
• skupienie się na tym, aby program był jak najbardziej dostępny dla wszystkich uczestników.

Gdy to wszystko zostanie zrobione, możesz rozpocząć proces dopasowywania.

Dopasuj uczestników 

Masz już zorganizowany i gotowy do działania program mentorski. Co teraz? 

Kolejnym ważnym krokiem jest dopasowanie mentorów do ich podopiecznych.  

Znalezienie odpowiedniego dopasowania może być łatwiejsze, jeśli masz stosunkowo małą firmę, w której większość ludzi się zna. Jeśli jednak robisz to dla dużej korporacji, będziesz miał duże zadanie.

Możesz rozważyć umożliwienie pracownikom samodzielnego dopasowania. 

Poproś pracowników o nominowanie kilku potencjalnych mentorów, a następnie wybierz najlepszego dla nich. Doprowadzi to do większej satysfakcji, ponieważ sami pracownicy mają coś do powiedzenia, zmniejszając obciążenie administracyjne związane ze znajdowaniem i nominowaniem mentorów bez żadnego wkładu. 

Inną opcją jest przeprowadzenie administracyjnego dopasowania bez pytania o opinie pracowników. Administracyjne przeprowadzenie procesu nominacji usprawniłoby ten proces. Nie trzeba już prosić o opinie pracowników, kompilować danych i podejmować działań następczych. 

Nawet jeśli chcesz wybrać drogę administracyjną, nie powinieneś tonąć w pracy ręcznej i arkuszach kalkulacyjnych. Naszą sugestią jest skorzystanie z dopasowanych ankiet.

Stworzyliśmy ankiety onboardingowe, które można szybko dostosować do partnerstw mentorskich.

Śledź swój sukces 

Wskazówka: Nie ma sensu projektować kompleksowego programu mentorskiego, jeśli nie zamierzasz mierzyć jego postępów. 

Chociaż istnieje wiele wskaźników, które można śledzić, dwie główne rzeczy, na które należy zwracać uwagę to: 

• rozwój osobisty podopiecznych (np. czy osiągają swoje cele w programie itp.) oraz 
• czy osiągnięto kluczowe wskaźniki wydajności związane z działalnością.

Wskaźniki te powiedzą ci, czy program działa dla podopiecznych i twojej organizacji.

Większość firm preferuje przeprowadzanie ankiet po zakończeniu programu w celu zebrania tych danych. Można jednak również wykorzystać dane zebrane przez dział HR (np. wskaźniki awansów, wskaźniki retencji itp.) lub oprogramowanie do zbierania opinii, które umożliwia gromadzenie innych ważnych informacji.

3 Rodzaje programów mentoringu w miejscu pracy

W zależności od infrastruktury firmy, możesz napotkać różne rodzaje programów mentorskich. Chociaż poniższa lista jest daleka od wyczerpującej, porusza niektóre z najczęstszych przykładów.

Mentoring rówieśniczy 

Większość firm posiada programy mentoringu rówieśniczego, w ramach których nowi pracownicy otrzymują mentoring od długoletnich pracowników, którzy mogą odpowiedzieć na ich pytania i wątpliwości. 

Programy mentoringu rówieśniczego mają największy sens dla nowych pracowników, ponieważ mogą oni szybciej zintegrować się z ramami firmy, rozwijając organiczną relację z obecnym pracownikiem.

Mentoring kariery 

Niektóre firmy idą o krok dalej i oferują swoim pracownikom mentoring i rozwój kariery.

Podczas projektowania programów mentorskich, które mają pomóc pracownikom w osiągnięciu ich celów zawodowych, powinny one obejmować następujące elementy:

• grupowe i indywidualne sesje coachingowe, 
• warsztaty z przywództwa i 
• plan rozwoju zawodowego.

Mentoring życiowy 

Ponieważ zdrowie psychiczne w miejscu pracy staje się coraz bardziej istotne, niektóre firmy oferują obecnie swoim pracownikom "mentoring życiowy" lub coaching życiowy. Life mentoring może pomóc pracownikom w ustaleniu priorytetów ich codziennych i długoterminowych zobowiązań, zwłaszcza przy podejmowaniu decyzji, w jaki sposób ich kariera będzie łączyć się z innymi obowiązkami.

🏆 4 Korzyści z posiadania mentorów w miejscu pracy

Chociaż nie ma prawie żadnych wad posiadania dobrego mentora w miejscu pracy, z pewnością istnieje kilka znaczących zalet.

Pozytywna kultura firmy 

Być może najlepszą korzyścią w świecie biznesu po COVID, programy mentorskie mogą wspierać pozytywną kulturę firmy - nawet zdalnie.

Na przykład 91% respondentów tego badania stwierdziło, że są zadowoleni ze swojej pracy, ponieważ mają mentora w swojej firmie.

Ta przekonująca statystyka podkreśla, jak skuteczne mogą być programy mentorskie.

Zoptymalizowany onboarding 

Jeśli jest jedna rzecz, którą możemy docenić w Zavvy, to jest to solidna strategia wdrażania.

Solidny program mentorski może znacznie wzmocnić obecny proces onboardingu poprzez wykorzystanie talentów wewnątrz firmy. 

Wskazówka: poświęcisz mniej czasu na edukowanie mentorów w zakresie misji i celów programu, ponieważ będą oni już zaznajomieni z kulturą firmy.

Możliwości mentoringu odwrotnego

Myliłbyś się sądząc, że relacja mentor-podopieczny przebiega tylko w jedną stronę. 

Jedną z najlepszych (i być może najmniej oczekiwanych) korzyści programów mentorskich jest to, że pozwalają one na dwukierunkowy rozwój. 

Wskazówka: Jeśli chcesz wspierać kulturę firmy, która promuje uczenie się przez doświadczenie lub boczny styl przywództwa, programy mentorskie mogą pomóc ci to osiągnąć.

Zmniejszone koszty ogólne

Jeśli zorientowana na rozwój kultura pracy i usprawniony proces wdrażania nie są wystarczające, aby Cię przekonać, weź pod uwagę pieniądze, które zaoszczędzisz na kosztach szkoleń. 

Wskazówka: Projektując program mentorski, który wykorzystuje obecne talenty, można obniżyć koszty i rozwinąć wyróżniających się pracowników w firmie.

To tylko kilka korzyści, jakie program mentorski może zaoferować Twojej organizacji. 

Porozmawiajmy teraz trochę więcej o tym, jak z powodzeniem uruchomić jedną z nich.

➡️ Zbuduj skalowalny program mentorski z Zavvy

Gdy program mentorski jest skalowalny, jego konstrukcja pozwala na zaspokojenie rosnących potrzeb firmy.

Innymi słowy, skalowalny program mentorski może zaspokoić potrzeby całej organizacji, a nie tylko wybranych działów. 

Od pomysłu do realizacji, możemy pomóc w stworzeniu solidnego programu mentorskiego, który rozwija pracowników na wszystkich etapach ich kariery. 

Korzystanie z przepływów pracy mentoringu w miejscu pracy

Zavvy umożliwia jednoczesne tworzenie przepływu pracy dla całego programu. 

Możesz na przykład skorzystać z funkcji automatycznego wysyłania wiadomości, aby udostępnić ważne informacje zarówno mentorom, jak i podopiecznym: 

• przypomnienia o spotkaniach, 
• tematy dyskusji oraz 
• inne ważne notatki. 

Zavvy umożliwia wysyłanie tych zautomatyzowanych wiadomości na wszystkie główne korporacyjne platformy komunikacyjne, takie jak Slack i Microsoft Teams.

⚙️ Automatyzacja wszędzie tam, gdzie jest to możliwe 

Możesz nawet posunąć się do zaprogramowania oprogramowania, aby zautomatyzować dopasowania mentor-podopieczny. 

Zawsze możesz później przejrzeć i dostosować automatyczne dopasowania, aby zapewnić optymalne dopasowanie. 

Możesz także przetestować możliwe dopasowania, tworząc bank tematów dyskusji przed dopasowaniem. Ułatwi to mentorom i podopiecznym przełamanie lodów, aby wszystko się zaczęło. Możesz również zautomatyzować ten etap, na przykład automatycznie tworząc niestandardowe kanały Slack .

Mierzyć postępy 

Oczywiście czynnikiem decydującym o tym, jak skutecznie skalujesz swój program mentorski, jest to, jak dobrze śledzisz jego postępy. 

Kontynuuj pomiary wskaźników KPI w trakcie trwania programu, aby zobaczyć, które obszary programu osiągają cele, a które wymagają dopracowania.

Jeśli jesteś zainteresowany zaprojektowaniem programu mentorskiego, który rozwinie i wzmocni twoją organizację, pozwól nam pomóc. 

➡️ Nasze oprogramowanie do rozwoju pracowników oferuje tworzenie ram i zarządzanie procesami rozwoju, projektowanie kursów dla programów mentorskich dla pracowników i nie tylko. Co więcej, możemy pomóc firmom kultywować solidne kultury pracy, zarówno osobiście, jak i zdalnie. 

Skorzystaj z bezpłatnej 30-minutowej wersji demonstracyjnej, aby zobaczyć wszystko w akcji.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące programu mentoringu w miejscu pracy

Poniżej znajduje się lista najczęściej zadawanych pytań dotyczących programów mentorskich w miejscu pracy.

Skąd mam wiedzieć, czy moja firma lub organizacja potrzebuje programu mentorskiego?

Chociaż nie ma obiektywnej listy znaków ostrzegawczych, istnieje kilka sygnałów świadczących o możliwościach rozwoju. 

Na przykład, niski wskaźnik retencji nowych pracowników lub powolne tempo awansów mogą wskazywać na potrzebę bardziej zindywidualizowanego rozwoju zawodowego wśród pracowników. Program mentoringu w miejscu pracy może pomóc w promowaniu rozwoju pracowników.

Jeśli szukasz bardziej konkretnych obszarów, na których możesz się skupić, rozważ najpierw przeprowadzenie ankiety pracowniczej. 

Dokładna wiedza na temat tego, które obszary chcieliby poprawić pracownicy, może pomóc w zaprojektowaniu i ustrukturyzowaniu programu mentoringu.

Czy kierownicy działów mogą być mentorami?

Każdy starszy pracownik w firmie może technicznie pełnić rolę mentora. 

Kluczem jest ustanowienie tych relacji jako bezpiecznych przestrzeni dla podopiecznych, aby mogli być transparentni co do swoich celów zawodowych i postępów. 

Łączenie w pary pracowników pracujących w tych samych lub nawet sąsiadujących ze sobą działach może prowadzić do konfliktu interesów, który później może być niekorzystny dla obu stron. 

Ponadto, niewielu pracowników czuje się komfortowo dzieląc się swoimi obawami związanymi z miejscem pracy z pracownikiem wyższego szczebla, z którym blisko współpracują. 

W rezultacie może być konieczne wykazanie się kreatywnością podczas łączenia mentorów z ich podopiecznymi. 

Wskazówka: Aby zminimalizować ryzyko takich konfliktów, wybierz mentorów programu, którzy nie mają nikogo w programie, kto by im odpowiadał (bezpośrednio lub pośrednio). Jeśli jest to nieuniknione, połącz mentorów z podopiecznymi, którzy pracują w działach, z którymi nie mają zbyt wielu interakcji. 

Im silniejsze poczucie bezpieczeństwa psychicznego podopiecznych, tym większe prawdopodobieństwo osiągnięcia celów programu.

Co sprawia, że mentor jest dobrym partnerem?

Podczas dopasowywania podopiecznych i mentorów należy wziąć pod uwagę trzy zasadnicze elementy. Przede wszystkim musi istnieć wzajemne zainteresowanie. Podopieczny chce dowiedzieć się o kluczowej funkcji/narzędziu/temacie, a mentor posiada informacje i jest gotów ich nauczyć. 

Po drugie, podopieczny i mentor powinni mieć wspólne lub uzupełniające się cele. Przykładowo, nie warto łączyć w pary pracownika specjalizującego się w HR w celu mentorowania młodszego analityka marketingowego. 

Mogą jednak istnieć scenariusze, w których dział lub zespół nie jest niezbędny. Na przykład można rozważyć dopasowanie lidera zespołu jako mentora do pracownika o wysokiej wydajności i potencjale przywódczym.

Po trzecie, konstruktywna informacja zwrot na i otwarta komunikacja muszą być podstawą relacji mentor-podopieczny. Podopieczni powinni być otwarci na konstruktywną krytykę, a mentorzy powinni czuć się komfortowo, oferując ją. 

Jaka jest różnica między kumplem a mentorem?

Warto również zauważyć, że programy mentorskie różnią się od systemów kumpelskich. 

Twój program mentorski połączy pracowników niższego szczebla z pracownikami wyższego szczebla w celu mentoringu i rozwoju kariery.

Twój program buddy dopasuje nowo zatrudnionych pracowników do starszych stażem pracowników, aby ułatwić im start w firmie. Nacisk kładziony jest na aklimatyzację społeczną i kulturową.

Należy o tym pamiętać podczas tworzenia koncepcji i rozwijania programu mentorskiego w organizacji.

Czy mentoring nie jest najbardziej skuteczny, gdy odbywa się organicznie?

Nie da się zaprzeczyć wartości, jaką organiczna relacja mentor-podopieczny może wnieść do życia zawodowego obu uczestników. Mimo to, programy mentorskie w miejscu pracy mogą znacznie poprawić komunikację i funkcjonowanie na wszystkich poziomach organizacji.

Istnieje wiele korzyści, jakie program mentorski może zaoferować Twojej firmie, takich jak

• zwiększenie wydajności; 
• uzupełnianie luk w umiejętnościach; 
• rozwój obecnych pracowników na stanowiska wyższego szczebla.

Kiedy najlepiej wdrożyć program mentoringu w miejscu pracy?

Prawda jest taka, że nigdy nie jest za wcześnie, aby zacząć rozwijać swoich pracowników poprzez program mentorski w miejscu pracy. 

Najlepiej byłoby, gdyby taki mentoring rozpoczynał się za każdym razem, gdy pracownik rozpoczyna pracę na nowym stanowisku w firmie. 

Oceń cele zawodowe i plany rozwoju nowego pracownika. Możesz to zrobić pod koniec wdrożenia, wypełniając ankietę wdrożeniową. Możesz też zachęcić menedżerów do proaktywności i omawiania rozwoju podczas indywidualnych spotkań.

Jednak inne punkty kontrolne kariery mogą wymagać dodatkowego rozwoju, na przykład przy rozważaniu awansu pracowników.

‍