Korzyści z odpowiedniego wdrażania pracowników

Po przeprowadzeniu rozmowy kwalifikacyjnej i podpisaniu listu z ofertą przez nowo zatrudnioną osobę, może Ci się wydawać, że Twoja praca jest już wykonana. Pozostaje tylko wypełnić wszystkie formalności, przekazać udokumentowane zasoby i mieć kogoś gotowego na stanowisko... prawda?

Cóż, nigdy tak nie jest.

Po uzyskaniu podpisu rozpoczyna się jeden z najważniejszych procesów personalnych w organizacji. Proces wdrażania. W tym procesie nie tylko kończysz wypełnianie przerażającej dokumentacji, ale także upewniasz się, że wprowadzenie nowego pracownika do organizacji przebiega sprawnie, jednocześnie przygotowując go na sukces.

Zwrot z takiego działania jest dość znaczący.

Ten wpis na blogu, poparty danymi i dowodami na korzyści płynące z onboardingu, sprawi, że ponownie rozważysz niektóre ze swoich procesów.

Czym jest onboarding?

Proces wdrażania pracownika to seria kroków, w których nowy pracownik jest wprowadzany w kulturę, zasady, produkty lub wszelką niezbędną wiedzę organizacji, aby odnieść sukces. Proces ten daje nowym pracownikom jasną ścieżkę do tego, co muszą osiągnąć w pierwszych miesiącach pracy.

Proces wdrażania trwa zazwyczaj 3 miesiące. Może on jednak trwać od 6 miesięcy do roku, w zależności od stanowiska, branży lub firmy.

7 korzyści płynących z dobrego procesu onboardingu

1. Wyższa retencja pracowników

Około 75% rekruterów twierdzi, że widziało, jak kandydat zmienił zdanie po podpisaniu listu motywacyjnego. Powodem tego jest najprawdopodobniej źle zaprojektowany plan wdrożenia, który pozostawia złe pierwsze wrażenie na nowych pracownikach.   

Z drugiej strony, jeśli proces onboardingu ma jasne ramy, a poszczególne kroki wprowadzają nowego pracownika od wiedzy ogólnej do konkretów, poczuje się on bardziej zaangażowany. Proces wdrażania powinien być dostosowany do aklimatyzacji pracowników w nowej organizacji i budowania zaufania od samego początku.

Co więcej, ankieta przeprowadzona wśród ponad 50 000 pracowników wykazała, że zaangażowani pracownicy są 5 razy mniej skłonni do odejścia z firmy niż ci, którzy nie są zaangażowani. Około 87% zaangaż owanych pracowników deklaruje, że zostanie w firmie.

2. Zwiększona produktywność

Nawet eksperci w swojej dziedzinie nie są pewni, co powinni zrobić pierwszego dnia. Każda osoba ma swój własny sposób robienia rzeczy. Nie można więc oczekiwać, że nowy pracownik wykona pracę w taki sam sposób, jak jeden z doświadczonych pracowników. Mogą oni używać innych metod, które nie są zgodne z wytycznymi.

Pozwalanie pracownikom na uczenie się w miarę postępów nie będzie działać, dlatego jedną z korzyści płynących z właściwego procesu wdrażania jest produktywność.

Nowi pracownicy z dłuższymi programami szkoleniowymi zdobywają biegłość w swojej roli o cztery miesiące szybciej niż ci z krótszymi programami.

3. Przyciąganie największych talentów

Według badania przeprowadzonego przez Glassdoor, 84% osób poszu kujących pracy twierdzi, że reputacja firmy jako pracodawcy jest ważna. Najlepsi kandydaci chcą pracować w najlepszych firmach, które w zamian oferują najlepszą ścieżkę kariery i szkolenia.

Jeśli pierwszym krokiem do przedstawienia firmy nowym pracownikom jest niezorganizowany i źle zaprojektowany proces wdrażania, wskaźniki rotacji rosną.

Nowi pracownicy, którzy mieli negatywne doświadczenia związane z wdrożeniem, są 2x bardziej skłonni do szukania innych możliwości. W rezultacie otrzymujesz złe recenzje na stronach z ofertami pracy, takich jak Glassdoor, Indeed i Lensa. Nie jest to idealne rozwiązanie dla employer brandingu.

4. Redukcja stresu

Jeśli nie masz odpowiedniego procesu wdrażania, gdy nowi pracownicy nie wiedzą, co robić, będą szukać menedżerów lub współpracowników, aby zadać im pytania dotyczące procesów. Procesów, które powinny być nauczone podczas procesu wdrażania.

Nic dziwnego, że menedżerowie i współpracownicy mają już swoje własne obowiązki i nie mają czasu na uczenie nowych pracowników ogólnych procedur.

Doszło do tego, że 40% nowych pracowników twierdzi, że uzyskanie odpowiedzi od działu HR na ich pytania zajmuje zbyt dużo czasu.

5. Połączona kultura firmy

Kolejną korzyścią z właściwego procesu wdrażania jest posiadanie pracowników, którzy są świadomi wartości i kultury firmy. Wyjaśniając to od samego początku, ustalasz standardy postępowania i zapewniasz swoim pracownikom lepsze doświadczenia.

Jeśli jedną z filozofii Twojej firmy jest "jakość ponad czas", wiesz, że pracownicy będą koncentrować się na dostarczaniu wysokiej jakości pracy, nie zwracając uwagi na czas, jaki to zajmuje. Działa to w ten sam sposób, jeśli nie tolerujesz niedotrzymywania terminów.

6. Zachowanie wiedzy

Jeśli wyślesz wszystkie dokumenty dotyczące procedur nowemu pracownikowi, mając nadzieję, że przeczyta je raz i następnego dnia będzie gotowy do ich zastosowania, możesz się zdziwić.

Uczenie się jest procesem, w którym czytanie jest skuteczne w zaledwie 5%, podczas gdy ćwiczenie daje 75% retencji wiedzy.

Właśnie dlatego dłuższe i właściwe procesy wdrażania działają lepiej. Dają one pracownikom szansę na naukę, popełnianie błędów i doskonalenie tego, czego się nauczyli. Zapobiega to również byciu organizacją, która wysyła mnóstwo dokumentów lub procesów, a następnie nie przestrzega własnych wytycznych.

‍7. Zrozumienie procedur i celów organizacyjnych

Jeśli pracownicy nie zostaną odpowiednio przeszkoleni w zakresie procedur organizacyjnych, nie będą wiedzieli, kogo zapytać lub gdzie się udać, aby uzyskać odpowiedzi na swoje pytania w procesie, który może wydawać się prosty dla bardziej przyzwyczajonych pracowników.

A jeśli pracownicy nie wiedzą, jak ich praca wpływa na cele organizacji, nie będą mieli silnego poczucia celu. 

Badania wykazały, że pracownicy są o 54% bardziej zmotywowani przez silny cel, aby dać z siebie wszystko w pracy.

Dzięki odpowiedniemu procesowi wdrażania pracownicy mogą poznać wszystkie cele i procedury organizacyjne. Jest to również korzystne dla Ciebie, ponieważ zwiększa produktywność i morale pracowników.

⚙️ 5 Korzyści z używania oprogramowania onboardingowego dla nowych pracowników

Posiadanie dobrego procesu onboardingu z pewnością daje wiele korzyści. Sposobem na zwiększenie jego skuteczności jest jednak wykorzystanie oprogramowania onboardingowego do automatyzacji (części) procesu onboardingu, dzięki czemu nie wymaga on tak wielu powtarzalnych czynności.

1. Oszczędność pracy ręcznej

Dobrze przeprowadzony onboarding oznacza dbanie o wiele rzeczy jednocześnie. Dla każdego nowego pracownika.

Kilka przykładów:

• Wprowadzanie nowych pracowników we wszystkie narzędzia,...
• Przydzielanie i śledzenie zadań dla IT, współpracowników, menedżerów,...
• Wprowadzanie nowych pracowników w kwestie zgodności i śledzenie ich ukończenia
• Planowanie wydarzeń, takich jak orientacja, wprowadzenie założycieli,...
• Zapoznanie pracowników z najlepszymi praktykami
• i wiele, wiele, (wiele) więcej

Nasi przyjaciele z Storyblok skrócili czas ręcznego wdrażania z ponad 15 godzin tygodniowo do 30 minut. To 2,448 €, które oszczędzają każdego miesiąca.

"Najbardziej zaskoczyło mnie to, że można zautomatyzować tak wiele bez poświęcania doświadczenia. Wysyłamy ludziom zadania, które można śledzić, angażujące treści, zabawne przypomnienia za pośrednictwem Slack i łączymy ich ze znajomymi z onboardingu. Wszystko za pomocą jednego kliknięcia". Markus Schwarz, People Experience Manager w Storyblok.

Zamiast ręcznie wprowadzać wszystkich nowych pracowników w procesy firmy co tydzień i powtarzać w kółko te same rzeczy, główną "pracą", którą teraz wykonują, jest nieformalna 30-minutowa rozmowa z każdym.

Wszystko inne dzieje się za jednym kliknięciem.

➡️ Szczegółowe informacje na temat tego, jak udało im się to osiągnąć, można znaleźć w pełnym studium przypadku tutaj.

2. Pracownicy mają spójne doświadczenie

Nowi pracownicy nie będą musieli przeglądać wszystkich wiadomości e-mail w poszukiwaniu jednego, kolejnego zadania. Kolejną zaletą oprogramowania onboardingowego jest to, że dzięki przyjaznemu dla użytkownika interfejsowi struktura procesu onboardingu staje się bardziej przejrzysta i łatwiej do niej wrócić.

Po przeprowadzeniu studium przypadku Alasco, ogólne doświadczenie pracowników poprawiło się, a nowi pracownicy ocenili proces wdrażania na 4,7/5. To, co nowi pracownicy cenili najbardziej, to:

• Przejrzysta struktura oprogramowania za pomocą portalu kandydata
• Bogata mieszanka angażujących formatów (z narzędziami takimi jak Loom, Google Drive, Slack i Youtube)
• Widoczny postęp, ponieważ przy każdej przypisanej podróży znajduje się mały "spis treści".

Wszystko to przyczyniło się do tego, że nowi pracownicy mieli przyjemne i łatwe doświadczenie w procesie wdrażania.

3. Pomocne zasoby dostosowane do roli

Proces onboardingu to zazwyczaj jedna ogólna struktura zadań i dokumentacji do wypełnienia. Oznacza to, że jest taki sam dla każdej roli. Jednak dzięki oprogramowaniu onboardingowemu można uzyskać korzyści w postaci bardziej spersonalizowanej podróży.

Pracownicy są automatycznie przypisywani do odpowiednich podróży zgodnie z ich rolą.

Niektóre role wymagają znacznie więcej informacji, podczas gdy inne potrzebują podstawowych informacji, aby szybko rozpocząć pracę. Podróż dostosowana do ról pracowników może zwiększyć ich produktywność i pomóc zaoszczędzić czas. 

A rzeczy, których możesz potrzebować w swojej roli, mogą się znacznie różnić:

• Programiści mogą potrzebować niewielkich ćwiczeń w kodowaniu;
• Menedżerowiesprzedaży mogą potrzebować odgrywania ról i obserwacji pracy;
• Marketerzy muszą bardziej skupić się na wytycznych dotyczących marki;
• itp.

W sprzedaży zwrot z inwestycji jest szczególnie łatwy do obliczenia: Im szybciej ludzie stają się produktywni, tym szybciej generują rzeczywiste przychody dla firmy.

W powyższym przykładzie Alasco, zespół skrócił czas produktywności o połowę.

4. Łatwiejsze wdrażanie pracowników zdalnych

Pandemia wyznaczyła nowe standardy tego, jak ludzie wolą teraz pracować. Dlatego Storyblok rozwinęła się jako firma w pełni zdalna, ale mimo to była zaangażowana w tworzenie ludzkich więzi i bycie naprawdę przyjaznym dla nowych pracowników zdalnych.

Zorganizowali proces z interakcją międzyludzką, upewniając się, że:

• Nowi pracownicy poznają założyciela i innych członków zespołu.
• Pracownicy czuliby się mile widziani dzięki rozmowom przy kawie, a nawet kumplom onboardingowym
• I aby pracownicy czuli się włączeni w 30-minutową rozmowę ze swoim menedżerem ds. wdrażania. 

W rezultacie nowi pracownicy wystawili Zavvy ocenę 9/10 jako oprogramowaniu wdrożeniowemu i otrzymali pozytywne recenzje.

5. Śledzenie realizacji zadań

Zamiast sprawdzać bezpośrednio z każdym nowo zatrudnionym pracownikiem, czy wykonał już swoją papierkową robotę lub przydzielone zadania, co jest czasochłonne. Możesz zalogować się na konto menedżera w dowolnym oprogramowaniu onboardingowym i sprawdzić, czy zadanie zostało oznaczone jako ukończone.

Ponadto oprogramowanie onboardingowe sprawia, że doświadczenie jest płynne i spójne, ponieważ postępy nowego pracownika są zapisywane. Dzięki temu pracownicy mogą wrócić do swoich kont, kiedy tylko chcą i zacząć od miejsca, w którym skończyli.

Jak wygląda dobry proces wdrażania?

Dobry proces onboardingu rozpoczyna się od planu 30-60-90 dni, który został tak nazwany, ponieważ zasadą jest, że onboarding pracownika powinien trwać minimum trzy miesiące (90 dni). Składa się on z trzech faz, przez które przejdziemy.

Etap 1: Pierwsze 30 dni

Ten etap polega na poznaniu kultury i procedur wewnątrz organizacji oraz produktów. Charakteryzuje się przez:

• Wprowadzenie z członkami zespołu i menedżerem
• Omówienie oprogramowania i innych narzędzi, z których będzie korzystał kandydat
• Przydzielanie partnera wdrożeniowego
• Wyznaczanie celów i oczekiwań na pierwsze 30 dni
• Otrzymuj informacje zwrotne co tydzień

Celem jest zaaklimatyzowanie nowego pracownika i sprawienie, by poczuł się bardziej zaangażowany w pracę w firmie. Pomaga to również w zatrzymaniu pracowników, ponieważ widzą, że poświęcasz czas, aby ich oprowadzić i nie spieszysz się, pozwalając im uczyć się na bieżąco.

Etap 2: 60 dni

To właśnie tutaj odbywa się szkolenie. Teraz, gdy pracownik jest już bardziej przyzwyczajony do narzędzi i współpracowników, nadszedł czas, aby przydzielić mu bardziej rozbudowane projekty. Pracownicy będą bardziej niezależni w swoich dostawach, ale nadal będą współpracować ze starszymi pracownikami w ramach wspólnych projektów.

Oto, czego można się spodziewać po etapie szkolenia:

• Sprawdzanie celów wyznaczonych na pierwsze 30 dni
• Wyznaczanie celów na pierwsze 60 dni
• Przydzielanie większych zadań (większa odpowiedzialność)
• Uczestnictwo w spotkaniach projektowych
• Otrzymywanie informacji zwrotnych co tydzień

Na etapie szkolenia chcesz monitorować, czy nowy pracownik poradzi sobie z nowymi obowiązkami, które zostały mu przydzielone. Jest to również miejsce, w którym sprawdzasz, czy będzie potrzebował więcej czasu, aby przyzwyczaić się do niektórych procesów. Lub jeśli trzeba będzie egzekwować wiedzę o firmie lub uzupełnić pewne luki.

Etap 3: 90 dni

Na tym ostatnim etapie dajesz swoim nowym pracownikom więcej samodzielnej pracy i niewiele wskazówek.

Tak wygląda ostatni miesiąc:  

• Sprawdzanie celów wyznaczonych na pierwsze 60 dni
• Wyznacz cele na pierwsze 90 dni
• Przydzielanie kompletnych projektów (pracownicy będą ponosić pełną odpowiedzialność za wynik)
• Nowi pracownicy mogą proponować rozwiązania
• Uzyskaj informacje zwrotne na temat szczegółów, którymi należy się zająć
• Sprawdzanie celów wyznaczonych na pierwsze 90 dni

Najważniejszym punktem tego etapu jest sprawdzenie, czy nowy pracownik jest gotowy na pełną autonomię. Ustawiasz go na sukces, powiadamiając go o celach na następne sześć miesięcy.

🔓 Odblokuj wszystkie korzyści związane z wdrożeniem za pomocą jednego kliknięcia

Jeśli chcesz uzyskać wszystkie te korzyści, nie tonąc w złożoności, sprawdź nasze intuicyjne, ale potężne rozwiązanie onboardingowe.

Dzięki Zavvy możesz zbudować unikalną i motywującą podróż dla swoich nowych pracowników i dostarczać doświadczenia za pomocą jednego kliknięcia.

Zarezerwuj bezpłatną wersję demonstracyjną, aby zobaczyć ją w akcji.