Dlaczego posiadanie bazy wiedzy zespołu jest ważne dla zwiększenia produktywności nowych pracowników?

Nowi pracownicy są siłą napędową każdej organizacji, ale szybkie i skuteczne wdrożenie ich do pracy może być wyzwaniem.

Ale czy kiedykolwiek czułeś się sfrustrowany czasem i zasobami potrzebnymi do wdrożenia nowych pracowników?

Czy zdarza Ci się odpowiadać w kółko na te same pytania? Albo zauważasz, że nowi pracownicy mają trudności ze znalezieniem informacji potrzebnych do wykonywania swojej pracy?

Jeśli tak, to nie jesteś sam. 

Silosy wiedzy mogą tworzyć luki informacyjne, sprawiając, że nowi pracownicy mają trudności ze znalezieniem informacji potrzebnych do wykonywania swojej pracy. 

Rezultat? Dłuższy czas wdrożenia, niższa produktywność i wyższe wskaźniki rotacji.

Ale co by było, gdyby istniał sposób na rozbicie tych silosów wiedzy i zapewnienie nowym pracownikom scentralizowanego repozytorium informacji, do których mogą uzyskać szybki i łatwy dostęp? 

W tym miejscu pojawia się baza wiedzy zespołu. 

Tworząc kompleksową bazę wiedzy, możesz zapewnić nowym pracownikom dostęp do informacji, których potrzebują, aby być produktywnymi od pierwszego dnia pracy. Skracając czas i wysiłek, jaki nowi pracownicy muszą poświęcić na wyszukiwanie informacji, można pomóc im szybciej wdrożyć się do pracy i zwiększyć ich produktywność.

Wygrana-wygrana. 

Odkryj:

• Jak szybki dostęp do wiedzy zwiększa produktywność.
• Niezbędne elementy przyjaznej dla użytkownika bazy wiedzy.
• Wskazówki dotyczące konfigurowania i utrzymywania bazy wiedzy.
• Jak oprogramowanie onboardingowe może pomóc w pełni wykorzystać bazę wiedzy. 

Czym jest baza wiedzy zespołu?

Baza wiedzy to scentralizowane repozytorium informacji, które przechowuje, organizuje i zarządza istotnymi informacjami związanymi z określonym tematem, produktem lub organizacją. 

Jego głównym celem jest zapewnienie użytkownikom łatwego dostępu do istotnych i dokładnych informacji, umożliwiając im: 

1. Znajdź odpowiedzi na ich pytania. 
2. Rozwiązywanie problemów.
3. Głębsze zrozumienie tematu.

Dobrze zbudowana baza wiedzy zawierałaby różne rodzaje treści:

• Standardowe procedury operacyjne (SOP);
• przewodniki krok po kroku;
• dokumenty najlepszych praktyk;
• instrukcje rozwiązywania problemów;
• Najczęściej zadawane pytania;
• samouczki; 
• przepływy pracy.

Posiadanie miejsca, w którym można znaleźć informacje, może ułatwić i przyspieszyć pracę, ale źle zorganizowane informacje marnują czas wszystkich na szukanie rzeczy .

Nie potrzebujesz więc tylko miejsca do wyrzucania informacji. 

Zamiast tego potrzebujesz miejsca do przechowywania informacji w przyjazny dla użytkownika i niezawodny sposób.

Przykład bazy wiedzy zespołu: Airbnb

Airbnb oferuje świetny przykład bazy wiedzy.

Stworzyli "Repozytorium wiedzy", aby "umożliwić wszystkim pracownikom podejmowanie decyzji opartych na danych, dać każdemu możliwość korzystania z eksperymentów w celu prawidłowego pomiaru wpływu ich decyzji i przekształcenia spostrzeżeń na temat preferencji użytkowników w produkty danych, które poprawiają wrażenia z korzystania z Airbnb". AirbnbEng.

Ich baza wiedzy opiera się na pięciu podstawowych filarach:

• Powtarzalność (wyniki każdego projektu mogą być konsekwentnie odtwarzane bez rozbieżności);
• Jakość (zapewniona przez weryfikację przed publikacją);
• Konsumowalność (skupienie się na przejrzystości treści i jednolitym stylu);
• Odkrywczość (skupienie się na doświadczeniu użytkownika);
• Uczenie się (umożliwienie czytelnikowi uczenia się na podstawie pracy innych).

W jaki sposób wiedza jest powiązana z produktywnością?

Produktywność jest miarą wydajności pracowników, która odnosi się do wyników, jakie pracownik może wygenerować w określonych ramach czasowych . Produktywność mierzy, jak wydajnie i skutecznie pracownicy mogą wykonywać zadania, realizować projekty lub produkować towary i usługi.

Prostym sposobem myślenia o produktywności jest stosunek wyników do nakładów. Im wyższa wydajność w porównaniu do nakładów, tym wyższa produktywność. 

Wiedza ma kluczowe znaczenie dla produktywności, ponieważ umożliwia pracownikom

• Pracuj wydajniej i skuteczniej. 
• Identyfikacja problemów. 
• Generowanie nowych pomysłów. 

Firmy, które inwestują w rozwój wiedzy pracowników, mogą być lepiej przygotowane do konkurowania w swojej branży. Gdy pracownicy mają wiedzę i umiejętności wymagane do wyprzedzenia konkurencji, mogą pomóc firmie w utrzymaniu przewagi konkurencyjnej, prowadząc do zwiększenia wydajności i wzrostu.

W tym miejscu pojawia się baza wiedzy (KB).

🏆 7 korzyści z wewnętrznej bazy wiedzy dla nowych pracowników

1. Szybki dostęp do informacji

Baza wiedzy zespołu powinna być miejscem, w którym nowi pracownicy mogą znaleźć wszystko, co muszą wiedzieć o konkretnym zagadnieniu w ciągu kilku sekund lub minut. 

Eliminuje to konieczność dzwonienia do współpracowników w celu zadawania pytań lub wysyłania do nich wiadomości e-mail, a następnie oczekiwania na odpowiedź. 

2. Dostęp do know-how doświadczonych kolegów

Nowo zatrudnieni pracownicy mogą mieć wiele pytań, ale mogą czuć się niekomfortowo, zadając je. Rezultat? Długi czas wdrożenia nowego pracownika do pracy, co przekłada się na straty finansowe. 

Na drugim końcu znajdują się doświadczeni pracownicy, którzy dużo wiedzą, ale ta wiedza tylko im pomaga. Jeśli przeniosą się gdzie indziej lub opuszczą firmę, wiedza ta odejdzie razem z nimi. 

Baza wiedzy zespołu gwarantuje, że wiedza pozostanie nawet po odejściu kluczowego pracownika.

Ponadto pomaga zautomatyzować komunikację biznesową w firmie. 

3. Zwiększone zaangażowanie pracowników

Pracownicy, którzy czują się zaangażowani w swoją pracę, pozostają w jednej firmie dłużej i wykonują pracę wyższej jakości niż ich niezainteresowani koledzy. 

Według badacza efektywności organizacyjnej, Edwarda Lawlera, istnieją cztery elementy budowania systemu pracy o wysokim zaangażowaniu: 

• Władza: Ludzie cieszą się możliwością podejmowania decyzji, które są ważne dla ich pracy i jakości ich życia zawodowego.  
• Informacje: Dane o przychodach organizacji, kosztach, rentowności, wynikach i opiniach klientów, umożliwiające pracownikom podejmowanie skutecznych decyzji.
• Wiedza: Oferowanie możliwości rozwijania istniejących i zdobywania nowych umiejętności poprzez zaangażowanie w szkolenia i rozwój. 
• Nagrody: Nagradzanie pracowników za wysiłek włożony w poprawę wyników organizacji.

Te cztery elementy zapewnią wysokie zaangażowanie: pracownicy, którzy bardziej dbają o swoją pracę i wkładają więcej wysiłku, aby pomóc firmie odnieść sukces.

4. Spójność: Wszyscy pracownicy mają taką samą wiedzę na temat produktu/usługi.

Spójność jest niezbędna dla sukcesu firmy. Kiedy więc różne działy lub zespoły działają w silosach i polegają na wielu (niespójnych) źródłach informacji, jest to widoczne dla klientów. 

Najprostszy przykład: przedstawiciel handlowy podczas sprzedaży powiedział, że produkt może zrobić XYZ , ponieważ źle zrozumiał najnowszą wersję produktu. 

Kiedy przyszło do faktycznego użycia, klientowi nie udało się go uruchomić. Zwraca się więc do działu obsługi klienta, ale agent twierdzi, że funkcja XYZ nie istnieje. Następnie zwraca się do działu wsparcia technicznego - i słyszy, że funkcja istnieje. Jest ona jednak częścią innego pakietu o innych wymaganiach technicznych. 

Można było łatwo uniknąć tego chaotycznego, niespójnego doświadczenia, gdyby aktualna baza wiedzy skoncentrowana na produktach była dostępna dla wszystkich działów. 

5. Lepsze wdrażanie i szkolenia

Onboarding może wpłynąć na doświadczenie nowych pracowników i na to, czy dana osoba pozostanie w firmie.

Dobrze zaplanowany proces i baza wiedzy mogą uprościć i usprawnić proces wdrażania. 

Oto kilka elementów, które warto uwzględnić w bazie wiedzy zespołu, aby wspomóc proces wdrażania pracowników:

• protokoły bezpieczeństwa firmy; 
• wprowadzenie do struktury i obowiązków różnych działów w organizacji; 
• wprowadzenie do podziału stanowisk i ścieżek kariery w firmie;
• przegląd kultury informacji zwrotnej i systemu zarządzania wydajnością.

6. Usprawnione procesy prowadzące do oszczędności czasu i zwiększenia wydajności pracowników

45% pracowników spędza zbyt dużo czasu na poszukiwaniu odpowiednich, aktualnych informacji. A 39% spędza zbyt dużo czasu na poszukiwaniu odpowiednich osób, które mogłyby pomóc w rozwiązaniu problemu biznesowego.

Dzięki scentralizowaniu zasobów, takich jak poradniki, dokumenty z najlepszymi praktykami i techniki rozwiązywania problemów, nowi członkowie zespołu spędzą mniej czasu na szukaniu odpowiedzi, a więcej na wykonywaniu swojej pracy. 

7. Uprawnieni pracownicy zdalni

Jeszcze przed pandemią COVID-19 praca zdalna stawała się trendem.

Wśród wyzwań, które się z tym wiążą, komunikacja i współpraca zajmują 20%, zgodnie z raportemBuffer" State of Remote Work ".

Środowiska zdalne sprawiają, że potrzeba dzielenia się wiedzą jest oczywista, a każdy dział wnosi swój wkład i współpracuje w tym samym miejscu. 

Gdy zespoły mają swoje silosy wiedzy, padają ofiarą syndromu "poza zasięgiem wzroku, poza zasięgiem umysłu" dla każdego spoza tych zespołów.

Wyobraź sobie zdalny zespół rozproszony po różnych kontynentach i strefach czasowych. Czy możesz sobie pozwolić na to, by pracownik w Australii był zablokowany, dopóki nie otrzyma odpowiedzi od kogoś w Kanadzie? 

Dobra baza wiedzy zespołu pomaga rozwiązać taką sytuację.

🕵️‍♀️ Niezbędne funkcje wewnętrznej bazy wiedzy

Istnieje kilka kluczowych funkcji, które są ważne dla bazy wiedzy zespołu:

• Szybkie ładowanie informacji w ciągu kilku sekund od rozpoczęcia wyszukiwania. 
• Potężna wyszukiwarka zdolna do pracy z błędnie napisanymi słowami, dwuwyrazowymi wyszukiwanymi hasłami zamiast trzech, niejasnymi frazami dla wyszukiwanych haseł i nie tylko. 
• Tagi, słowa kluczowe i inne metody etykietowania działające równolegle z metodą struktury podstawowej. 
• Biblioteki multimedialne i wieloformatowe , takie jak teksty, obrazy i filmy.
• Wersje, wycofywanie i inne funkcje edycji umożliwiające tworzenie, aktualizowanie lub przywracanie informacji w celu zapobiegania utracie zawartości.
• Centrum edukacyjne dla pracowników: jedno miejsce, w którym można znaleźć filmy edukacyjne, kursy szkoleniowe i warsztaty, a także aktualizacje dotyczące nowych możliwości i zmian w istniejących materiałach. 

7 praktycznych wskazówek dotyczących tworzenia i utrzymywania skutecznej bazy wiedzy

1. Organizacja treści: Ustrukturyzuj swoją bazę wiedzy, aby ułatwić użytkownikom znajdowanie i uzyskiwanie dostępu do potrzebnych informacji. Użyj kategorii, podkategorii i tagów, aby pogrupować powiązane treści.
2. Dbaj o aktualność: Regularnie przeglądaj i aktualizuj treść, aby upewnić się, że jest dokładna i aktualna. 

Wskazówka: Wyznacz członka zespołu lub grupę odpowiedzialną za utrzymanie i aktualizację bazy wiedzy.

1. Używaj jasnego i zwięzłego języka: Pisz treści używając prostego, łatwego do zrozumienia języka. Unikaj żargonu i terminów technicznych, które mogą dezorientować użytkowników. Używaj wizualizacji, takich jak obrazy i diagramy, aby pomóc zilustrować złożone koncepcje.
2. Zbieraj opinie: Zachęcaj użytkowników do przekazywania opinii na temat zawartości i użyteczności bazy wiedzy. 

Wskazówka: Wykorzystaj opinie pracowników, aby zidentyfikować obszary wymagające poprawy i dokonać niezbędnych aktualizacji.

1. Monitorowanie użytkowania: Śledź zachowanie użytkowników i analizy, aby zrozumieć, w jaki sposób pracownicy korzystają z bazy wiedzy. Identyfikuj popularne treści, trendy wyszukiwania i potencjalne luki w informacjach.
2. Promuj swoją bazę wiedzy: Upewnij się, że pracownicy znają bazę wiedzy i jej zalety. Włącz ją do materiałów szkoleniowych i promuj za pośrednictwem wewnętrznych kanałów komunikacji.
3. Integracja z innymi narzędziami: Połącz swoją bazę wiedzy z różnymi narzędziami i platformami używanymi przez organizację, takimi jak zarządzanie projektami, obsługa klienta lub narzędzia komunikacyjne.

Zwiększ produktywność nowych pracowników dzięki Zavvy

Korzystanie z oprogramowania onboardingowego może pomóc nowemu pracownikowi uzyskać dostęp do dobrze prosperującej bazy wiedzy. 

Oto jak Zavvy może pomóc:

1. Centralizacja informacji: Przechowuj i organizuj wszystkie istotne dokumenty, przewodniki i zasoby w scentralizowanej lokalizacji, ułatwiając nowym pracownikom dostęp do wszelkich niezbędnych informacji.
2. Automatyzacja dostarczania treści: Automatycznie dostarczaj odpowiednie treści nowym pracownikom w oparciu o ich rolę, dział lub ścieżkę szkoleniową. Możesz dostosować, czy cała zawartość powinna zostać odblokowana pierwszego dnia, czy też zdecydować się na dostarczanie etapowe, każdy krok odblokowując na określonym etapie podróży wdrożeniowej. Drugie podejście zapewnia, że pracownicy otrzymują właściwe informacje we właściwym czasie podczas procesu wdrażania.
3. Śledzenie postępów: Śledź postępy nowych pracowników w zakresie zawartości bazy wiedzy, pomagając zidentyfikować luki w zrozumieniu lub obszary, w których mogą potrzebować dodatkowego wsparcia.
4. Dostosowywanie ścieżek szkoleniowych: Możliwość tworzenia niestandardowych ścieżek szkoleniowych dostosowanych do konkretnych potrzeb i celów każdego nowego pracownika.
5. Zachęcanie do współpracy: Zavvy zawiera funkcje, które promują współpracę i dzielenie się wiedzą między członkami zespołu, pomagając wspierać kulturę ciągłego uczenia się i doskonalenia. Jeden z naszych klientów wykorzystuje Zavvy do organizowania dni badawczych, podczas których nowi pracownicy są automatycznie łączeni w pary i przydzielani do tematów, które muszą zbadać i nad którymi muszą współpracować. To świetny sposób na budowanie relacji w pracy, zapoznawanie się z wiedzą o domenie i dzielenie się wiedzą z rówieśnikami.

Odkryj korzyści płynące z oprogramowania onboardingowego i wspierającego Zavvy w bezpłatnej wersji demonstracyjnej .