Progettare un sistema di performance per la vostra piccola impresa in 5 semplici passi

L'aumento dell'inflazione, il caos della catena di approvvigionamento, la carenza di manodopera e l'aumento delle bollette energetiche: cos'hanno in comune tutte queste cose?

Uno studio di Goldman Sachs del 2022 ha rivelato che il 91% delle PMI sta lottando contro l'impatto del clima economico sui rispettivi settori. 

Quindi, con tante perturbazioni esterne, è comprensibile che i leader delle piccole imprese spesso trascurino argomenti interni alle risorse umane, come la gestione delle prestazioni. 

Quando l'organico è inferiore a 25 dipendenti, si può avere la sensazione che "ognuno non dovrebbe sapere cosa dovrebbe fare e se è bravo a farlo?". 

Ma avere un sistema di performance è un modo sicuro per garantire che tutti lavorino verso obiettivi comuni e individuino le aree di miglioramento. 

Questa guida approfondisce i vantaggi della creazione di sistemi di gestione delle prestazioni per le PMI, fornendo anche consigli su come creare il vostro da zero. 

Includiamo anche le opinioni di esperti proprietari di piccole imprese che comprendono le sfide della gestione delle prestazioni senza un team dedicato alle risorse umane.

📈 Che cos'è un sistema di gestione delle prestazioni?

Un sistema di gestione delle prestazioni è un approccio strutturato allo sviluppo e alla gestione delle prestazioni dei dipendenti all'interno di un'organizzazione. Una volta impostato, misurerà il grado di raggiungimento degli obiettivi da parte dei dipendenti e scoprirà eventuali aree di miglioramento.

Un sistema di gestione delle prestazioni efficace comprende una miscela di: 

• feedback strategico; 
• pratiche semplificate; 
• flussi di lavoro automatizzati;
• Strumenti HR a supporto di quanto sopra.

➡️ Tutti i dettagli nella nostra guida completa alla creazione di un sistema di gestione delle prestazioni.

🏢 Quali sono le sfide della gestione delle prestazioni nelle piccole imprese? 

Quando pensiamo alla gestione delle prestazioni, potremmo immaginare grandi istituzioni aziendali che seguono procedure rigide e burocratiche per valutare i dipendenti per il precedente ciclo di valutazione delle prestazioni. 

Ma se la vostra piccola impresa impiega solo una manciata di dipendenti, può essere difficile seguire qualcosa di altrettanto rigido. 

Questo perché le PMI spesso hanno: 

• Nessun team dedicato alle risorse umane.
• Nessuna risorsa.
• Nessun processo documentato per le risorse umane.

Nessun team HR dedicato

Nelle startup o nelle PMI, la responsabilità delle risorse umane è spesso affidata a un fondatore o a un leader aziendale che non ha alcuna esperienza precedente nella gestione delle persone, ma che indossa più cappelli contemporaneamente. 

Essere innovativi o altamente qualificati nella raccolta di capitali non significa necessariamente essere in grado di gestire le prestazioni dei dipendenti. 

Inoltre, quando l'organizzazione cresce e le responsabilità delle risorse umane sono distribuite tra più personale non HR, possono esserci enormi variazioni nel modo in cui ciascuno gestisce le persone. 

Nessuna risorsa 

Le piccole imprese in genere non hanno tempo e denaro da dedicare a qualsiasi area delle risorse umane, compresa la gestione delle prestazioni. 

Sylvain Roy, CEO e fondatore di una soluzione tecnologica per le risorse umane Folksci racconta:

"Organizzare le valutazioni delle prestazioni è un processo che richiede molto tempo, ed è particolarmente impegnativo impostare revisioni regolari delle prestazioni nelle PMI, dove spesso mancano le risorse e il tempo necessari per ottimizzare le pratiche di gestione delle prestazioni."

Se un'azienda non dispone di competenze interne, il passo naturale è l'outsourcing. 

Ad esempio, nel caso della gestione delle prestazioni delle risorse umane, la formazione esterna potrebbe guidare i rappresentanti delle risorse umane su come effettuare valutazioni efficaci delle prestazioni. 

Ma questa strategia si basa ancora una volta su due elementi che sappiamo già essere scarsi nelle PMI: 

• Tempo: quanti giorni lavorativi occorrono per la formazione? 
• Denaro: qual è il costo della formazione?

Nessun processo HR documentato 

Le piccole imprese sono organiche per natura, seguono il loro istinto o, oseremmo dire, volano anche sulla sedia dei pantaloni per rimanere a galla. 

In "Gestione delle risorse umaneBrian S Klaas et al. descrivono come la conoscenza delle risorse umane nelle PMI tenda a essere tacita, informale e non documentata.

In confronto, le grandi aziende seguono processi meccanici per razionalizzare il processo decisionale in materia di risorse umane.

L'argomentazione è che le piccole imprese si stanno perdendo un approccio più strutturato che ha "il potenziale per migliorare la qualità del processo decisionale in materia di risorse umane e anche il modo in cui le decisioni in materia di risorse umane vengono percepite".

🔍 5 motivi per cui le piccole imprese hanno bisogno di un sistema di gestione delle prestazioni 

In uno studio britannico di Capterra, il 45% delle PMI ha rivelato di non utilizzare software per le risorse umane, compresi gli strumenti di gestione delle performance organizzative, per supportare i propri processi. 

🤔 Perché? 

Il budget è certamente un aspetto da tenere in considerazione, ma c'è anche l'errata convinzione che la tecnologia sia eccessiva per i piccoli lavoratori .

Se rientrate in questa categoria, date un'occhiata a questi cinque motivi convincenti per cui qualsiasi azienda di qualsiasi dimensione può trarre notevoli vantaggi dall'utilizzo di un sistema di gestione delle prestazioni strutturato, che comprenda anche la tecnologia di supporto. Esatto, anche se avete solo una manciata di dipendenti. 

Fornire una visione strategica a lungo termine 

Un approccio non strutturato alle risorse umane può essere piuttosto limitante per le PMI, costringendo i team interni ad assumere un atteggiamento reattivo, a spegnere gli incendi e a farsi distrarre dalla prossima questione urgente. 

Nella rivista "International Journal of Production ResearchFredrickson e Mitchell sottolineano che il perseguimento di priorità a breve termine porta a una visione a breve termine, impedendo alle aziende di diventare un'organizzazione orientata al futuro. 

Al contrario, i sistemi di gestione delle prestazioni offrono il potenziale per essere più efficienti, strutturati e mirati, con benefici di vasta portata.

Allineare i dipendenti agli obiettivi aziendali 

Una brutta notizia per i proprietari di aziende: Il 54% dei leader ritiene che lo 0-40% dei dipendenti non conosca a memoria i valori fondamentali dell'azienda. 

I dipendenti senza una mentalità da "stella polare" non saranno in grado di allineare i propri obiettivi personali con quelli aziendali. 

I sistemi di gestione delle prestazioni possono fornire questo quadro di riferimento, assicurando che tutti siano sulla stessa pagina.

Consentire la comunicazione con i dipendenti 

Le valutazioni delle prestazioni consentono ai dipendenti di partecipare a un dialogo aperto e bidirezionale in cui forniscono un feedback prezioso al proprio manager e spiegano eventuali ostacoli che si trovano ad affrontare. 

Matthew Ramirez, fondatore e CEO di Rephraselydescrive perché questo è fondamentale per le PMI:

"Molti dipendenti delle piccole imprese sono riluttanti a esprimere la loro insoddisfazione per paura di essere considerati sleali o che i loro manager prendano le loro lamentele come un segno che non sono pienamente impegnati nell'organizzazione.

Un sistema di gestione delle prestazioni può aiutare a risolvere questi problemi dando ai dipendenti uno spazio sicuro per esprimere le loro preoccupazioni e consentendo ai manager di agire per affrontare la loro insoddisfazione". 

Promuovere il coinvolgimento dei dipendenti 

I check-in regolari stimolano la crescita dei dipendenti e offrono l'opportunità di legare i premi e i compensi alle prestazioni. 

La definizione di obiettivi di performance chiari motiva i dipendenti a dare il meglio di sé nel lavoro e aumenta i tassi di fidelizzazione. 

WorkdayEmployee Expectations Report 2022 collega chiaramente le conversazioni sulla crescita e le decisioni sulla retention. 

Il rapporto chiarisce che: "con molte persone che lasciano le loro organizzazioni per trovare nuove opportunità, sembra che coloro che hanno deciso di rimanere abbiano mostrato un rinnovato interesse a discutere i propri piani di crescita".  

Lucjan Suski, CEO e co-fondatore di Surfer SEO, illustra l'approccio alle valutazioni delle prestazioni basato sugli obiettivi, per favorire l'impegno e la produttività dei dipendenti.

"Come co-fondatore di una startup di successo, capisco l'importanza della gestione delle prestazioni per la valutazione dei dipendenti. Il nostro approccio si basa sul framework OKR. Questo garantisce che ogni dipendente abbia obiettivi chiari e misurabili e risultati chiave per il proprio ruolo.

I dipendenti devono aggiornare i loro progressi rispetto a questi obiettivi almeno una volta al mese. Gli incontri individuali hanno luogo ogni due settimane, il che ci consente di fornire un feedback sui progressi compiuti e di contribuire alla definizione di obiettivi raggiungibili per il futuro.

Questo approccio è stato estremamente vantaggioso per il nostro team: non solo ci ha aiutato a garantire alti livelli di produttività in tutti i settori, ma ha anche dato ai dipendenti una maggiore chiarezza su ciò che ci si aspetta da loro, consentendo loro di appropriarsi dei propri piani di sviluppo e di gestire meglio la propria progressione di carriera all'interno dell'azienda".

Promuovere la chiarezza sui problemi di performance 

Se i vostri dipendenti non capiscono cosa vi aspettate da loro, come potete aspettarvi che raggiungano l'obiettivo? 

Forse hanno bisogno di capire cosa devono raggiungere per ottenere una promozione o un aumento di stipendio.

O che ora vedete il loro persistente ritardo come un problema di performance, perché ha un impatto sul morale del team. 

I sistemi di gestione delle prestazioni forniscono ai manager standard chiari e coerenti sulle prestazioni, facilitando l'identificazione delle aree di miglioramento e la comprensione degli obiettivi da parte dei dipendenti.

Michael Nemeroff, CEO e co-fondatore di Rush Order Tees, un'azienda di abbigliamento a conduzione familiare, ci dice che la gestione delle prestazioni è stata "ugualmente utile per i dipendenti che avevano prestazioni insufficienti, prestazioni a livelli attesi o prestazioni elevate.

Questo sistema ci permette di monitorare le prestazioni dei dipendenti per periodi più lunghi, con dati a supporto. Questo ci ha aiutato a fornire ai dipendenti un supporto migliore in base alle loro valutazioni delle prestazioni". 

➡️ Per ulteriori informazioni su come migliorare la gestione delle prestazioni, consultate il sito.

🪜 5 passi per costruire un sistema di performance dei dipendenti per la vostra piccola impresa

Siete pronti a lanciare il vostro sistema di gestione delle prestazioni? 

Ecco cinque passi per creare un team ad alte prestazioni per la vostra piccola impresa. 

Chiarire i ruoli e le competenze 

Prima di iniziare la revisione dei dipendenti, è bene chiarire i loro ruoli e le loro responsabilità. 

Utilizzate un software per i percorsi di carriera per creare requisiti chiari per ogni ruolo del vostro team.

Collegare le competenze specifiche del ruolo a ciascuna garanzia: 

• Chiarezza: non c'è spazio per interpretazioni errate sui compiti o sulle responsabilità. 
• Progressione: date ai vostri dipendenti un motivo per restare offrendo trasparenza. Il vostro team capirà come progredire nella propria carriera, passando dai livelli junior a quelli medi e senior. 
• Coinvolgimento: vedete la motivazione salire alle stelle mentre guidate il vostro team verso i loro obiettivi professionali.
• Significato: collegare le schede di ruolo ai piani di crescita e alle valutazioni delle prestazioni. 

Non avete ancora un quadro di riferimento per la carriera? Non c'è da preoccuparsi. Zavvy offre modelli di competenze a cui ispirarsi.

Decidere chi fornirà un contributo oggettivo 

Ora entriamo nel vivo dell'organizzazione di una valutazione delle prestazioni. Dovrete decidere chi deve condurre la valutazione. 

Si tratterà di una soffocante valutazione annuale delle prestazioni in cui il manager parla e il diretto interessato ascolta? 

Oppure siete alla ricerca di qualcosa di più moderno e fattibile, che preveda un ricco feedback da più punti di vista? 

Nel suo libro "Le regole del lavoroLaszlo Bock, ex vicepresidente senior di People Operations di Google, esprime il suo punto di vista:

"Anche se siete una piccola azienda, avrete risultati migliori e dipendenti più felici se le valutazioni si basano su una discussione di gruppo piuttosto che sui capricci di un singolo manager".

Noi di Zavvy consigliamo anche di condurre una valutazione delle prestazioni a 360 gradi che incorpori feedback significativi provenienti da diverse fonti, tra cui i seguenti (a seconda dei casi): 

• dirigenti;
• pari;
• rapporti diretti; 
• autovalutazione;
• partner commerciali; 
• clienti. 

Con il software di feedback a 360 gradi di Zavvy è possibile raccogliere informazioni significative e obiettive dai valutatori nominati. Inoltre, i vostri manager e amministratori possono controllare completamente i tipi di domande, le scadenze e le impostazioni di visibilità. 

Ad esempio, potreste preferire la raccolta di feedback in forma anonima. Tuttavia, a seconda delle dimensioni del vostro team, potrebbe essere più sensato raccogliere feedback aperti e discuterli in modo trasparente.

Formare i revisori e i recensori

Se la gestione delle prestazioni è una novità assoluta per il personale e i leader, tutti devono essere in sintonia con il nuovo approccio. Zavvy semplifica questo allineamento offrendo percorsi di formazione. 

Il nostro programma di formazione per manager si avvale di una serie di trigger, consigli e suggerimenti automatici, forniti "just in time" per aiutare i manager nel periodo precedente, durante e successivo alle valutazioni delle prestazioni.

Allo stesso modo, il nostro sistema di gestione dell'apprendimento consente alle piccole imprese di lanciare programmi di formazione coinvolgenti e di gestirli con il pilota automatico. 

🤖 La funzione di automazione vi garantisce di fornire il vostro innovativo formato di corso alle persone giuste al momento giusto .

Identificare le carenze di competenze 

Mettete la vostra organizzazione al riparo dal futuro e risparmiate sul reclutamento esterno aggiornando regolarmente la vostra forza lavoro. 

Suggerimento n. 1: iniziate a identificare le lacune di competenze nella vostra formazione.

Suggerimento n. 2: un rapporto di LinkedIn evidenzia le competenze più richieste che rafforzeranno il vostro capitale umano, tra cui la comunicazione e la capacità di risolvere i problemi. 

Il problema delle competenze, però, è che cambiano continuamente e voi dovrete adattare le vostre competenze interne per stare al passo. 

È qui che il software di matrice delle competenze di Zavvy vi offre un vantaggio competitivo. 

Fornisce una panoramica visiva completa delle matrici delle competenze per ruoli, reparti o per l'intera azienda, per comprendere meglio i punti di forza e le opportunità.

Attuare piani di crescita continua 

Le valutazioni delle prestazioni efficaci non si limitano a riflettere, ma guardano avanti. Zavvy Il software di valutazione delle prestazioni dell'azienda vi aiuta a creare piani di crescita individuali e di gruppo che si basano sui punti di forza dei vostri dipendenti, rimanendo allineati con la strategia della vostra organizzazione. 

Non solo potrete monitorare le tendenze delle prestazioni e le storie di successo, ma permetterete a tutti di raggiungere il loro pieno potenziale. Metterete i vostri dipendenti alla guida del loro sviluppo e darete loro le chiavi. 

➡️ Collaborate con Zavvy per creare un sistema di performance per la vostra piccola impresa

Se siete pronti a creare un sistema moderno e interattivo per la vostra piccola impresa, contattate il nostro team di Zavvy per saperne di più sul software di valutazione delle prestazioni che offriamo. Possiamo aiutarvi a iniziare a creare un sistema innovativo: 

• 📈 Recensioni sulle prestazioni
• 🧭 Percorsi di carriera 
• 🧰 Matrici di competenze
• 💪 Viaggi di formazione 
• 🎯 Gestione degli obiettivi

Registratevi oggi stesso per una demo gratuita di Zavvy per esplorare la nostra suite completa di strumenti e creare un sistema di performance coinvolgente di cui essere orgogliosi.

❓ FAQ

Avete ancora domande scottanti su come impostare un sistema di gestione delle prestazioni per la vostra piccola impresa? O anche se dovreste farlo? Abbiamo pensato a voi. 

Un sistema di gestione delle prestazioni funziona per una piccola impresa?

Sì, assolutamente. Un sistema di gestione delle prestazioni ben progettato può aiutare le aziende di tutte le dimensioni a massimizzare le prestazioni del proprio team. A seconda delle dimensioni della vostra azienda, dovrete adattare la portata del vostro sistema di gestione delle prestazioni; ad esempio, le aziende più piccole potrebbero preferire check-in regolari e riunioni 1:1 rispetto a revisioni più formali.

Quali sono i metodi di valutazione delle prestazioni per le PMI e le startup?

Le valutazioni delle prestazioni possono avere molte forme e dimensioni, quindi è importante trovare l'approccio giusto per la propria azienda. Alcuni metodi popolari per le piccole e medie imprese includono: 

• Feedback a 360 gradi: prevede un feedback da più fonti da parte di manager, colleghi e diretti. 
• Autovalutazione dei dipendenti: consentire ai valutati di valutare le proprie prestazioni e di condividere i propri pensieri con il responsabile della revisione. 
• Liste di controllo delle prestazioni: utilizzano un elenco predefinito di criteri e domande per misurare le prestazioni.

Come possono i leader delle piccole imprese garantire l'adozione del processo di gestione delle performance? 

Siete preoccupati che i dipendenti della vostra piccola impresa siano troppo occupati per impegnarsi a fondo nel vostro sistema di gestione delle prestazioni? 

Tomek Mlodzi, CEO di PhotoAiDrivela l'importanza di comunicare le proprie aspettative alla forza lavoro.

"Uno degli aspetti principali che ho trovato importanti nell'implementazione di un sistema di questo tipo è assicurarsi che sia chiaro e facile da capire. Quando i dipendenti comprendono il processo e ciò che ci si aspetta da loro, è più probabile che lo accettino e che si impegnino attivamente per migliorare le loro prestazioni." 

Infine, ricordate che la gestione delle prestazioni non è mai un processo "imposta e dimentica". 

Stabilite degli obiettivi per il vostro processo e rivedeteli regolarmente per assicurarvi che stiate raggiungendo i vostri obiettivi.