¿Quiere sacar el máximo partido de sus conversaciones con los empleados?
Las reuniones individuales frecuentes y regulares deberían ser una prioridad para cualquier organización. Son un componente fundamental de la gestión eficaz de los empleados, ya que brindan oportunidades para:
Deben ser conversaciones calculadas que mantengan a los empleados comprometidos y deseosos de contribuir al éxito de su organización.
Según Mark C. Crowleyautor de Lead from the Heart, las reuniones individuales reducen el número de cartas de dimisión que llegan a las mesas de los directivos.
"Aconsejo a los directivos que celebren reuniones individuales con cada empleado cada semana. Mi gente no quiere todo eso", me responden. Sólo quieren centrarse en su trabajo'. Si piensas eso, acabarás perdiendo a todos tus empleados de alto rendimiento". ¡La gente necesita tu atención! [...] Reservar tiempo cada semana les recuerda que son importantes".
Pero muchos consideran que las reuniones 1on1 son una forma de microgestión por parte de su jefe y una pérdida de tiempo.
Por eso hay que tener muy en cuenta el orden del día, la estructura y los objetivos de las reuniones.
Hemos creado 17 plantillas de reuniones individuales. Las hemos diseñado para ayudarle a mantener conversaciones potentes y productivas con sus empleados, impulsando el crecimiento y alcanzando el éxito.
Por qué es importante: La primera reunión individual es una oportunidad para mejorar la experiencia de incorporación del nuevo empleado y hacerla menos abrumadora.
Conseguirás que el empleado se sienta bienvenido y parte de tu organización y le darás unas expectativas claras sobre cómo trabajaréis juntos.
Es esencial hacerlo bien.
El primer cara a cara es su oportunidad de sentar las bases de una relación positiva entre jefe y empleado.
Áreas que cubre el modelo de reunión individual:
Cuándo utilizarlo: Celebre la primera reunión de incorporación 1:1 durante la primera semana.
Para entonces, deberían haber completado el papeleo de incorporación y haberse familiarizado con la cultura y las políticas de la empresa.
➡️ Descargue nuestra plantilla gratuita para su primera reunión 1:1 con el nuevo miembro de su equipo.
Por qué es importante: El desarrollo de los empleados es más eficaz cuando el empleado se lo apropia.
Puede invertir en oportunidades de desarrollo que complementen la trayectoria profesional y los objetivos del empleado. Y esto fomenta el compromiso de los empleados.
Si formula las preguntas adecuadas en la conversación sobre desarrollo, descubrirá las áreas de desarrollo que debe abordar para que el empleado se sienta realizado.
Áreas que cubre el modelo de reunión individual:
Cuándo utilizarlo: En lugar de tener un calendario para las reuniones individuales de desarrollo, conviértelas en un proceso continuo.
Celebre estas reuniones siempre que los empleados se muestren dispuestos a asumir nuevas responsabilidades y retos. O cuando indiquen dificultades en el desempeño de sus funciones.
➡️ Descargue nuestra plantilla de reunión de desarrollo y empiece a entrenar a su personal para el crecimiento.
Por qué es importante: El objetivo es hacer balance del rendimiento del empleado en los últimos tres meses y realizar las mejoras oportunas en el siguiente trimestre.
Las preguntas adecuadas para la evaluación del rendimiento harán que los empleados se sinceren sobre los obstáculos que les impiden alcanzar sus objetivos y expectativas de rendimiento.
Provocarán un debate exhaustivo sobre las oportunidades de crecimiento para garantizar que el rendimiento y la carrera profesional del empleado sigan una tendencia ascendente.
Áreas que cubre la plantilla de reunión individual con el empleado:
Cuándo utilizarlo: Utilice las conversaciones trimestrales sobre rendimiento para realinear el rendimiento individual con los objetivos de la empresa.
La diferencia clave entre una revisión del rendimiento 1:1 y una evaluación tradicional es la frecuencia y el enfoque. Las evaluaciones tradicionales suelen ser anuales, formales y muy centradas en la evaluación y la calificación. Pueden verse como un boletín de notas y tienden a centrarse en el rendimiento pasado.
Por otra parte, las revisiones trimestrales individuales del rendimiento, como la que se describe en esta plantilla, son más frecuentes, conversacionales y orientadas al desarrollo. Ofrecen la oportunidad de reflexionar sobre el pasado reciente pero, lo que es más importante, de mirar hacia delante y fijar objetivos para el siguiente periodo.
Las conversaciones trimestrales sobre el rendimiento le ayudarán a mantener niveles de alto rendimiento a lo largo del año y a garantizar el pleno aprovechamiento de los puntos fuertes y las habilidades de los empleados.
➡️ Descargue nuestra plantilla de reunión trimestral de control del rendimiento.
➡️ Además, eche un vistazo a nuestra plantilla de formulario de evaluación del rendimiento para sus revisiones tradicionales.
Por qué es importante: Centrarse en la planificación de la carrera profesional en reuniones individuales ayuda a los empleados a alinear sus metas personales y profesionales con los objetivos de la organización.
Hemos diseñado esta plantilla para fomentar un entorno de apoyo que anime a los empleados a asumir un papel activo en el desarrollo de su carrera, impulsando el éxito a largo plazo tanto del empleado como de la organización.
Áreas que cubre la plantilla: Nuestra agenda de reuniones de planificación de carrera cubre aspectos clave del desarrollo de carrera, incluyendo:
Cuándo utilizar esta plantilla: Utilícela para reuniones individuales periódicas con los empleados (por ejemplo, trimestral o semestralmente) para hablar de sus aspiraciones profesionales, identificar oportunidades de crecimiento y ofrecer orientación para alcanzar sus objetivos profesionales.
➡️ Descarga gratis nuestra plantilla de debate profesional con el jefe.
Por qué es importante: Las revisiones semanales periódicas ayudan a mantener una comunicación abierta entre directivos y empleados, garantizando que las tareas y metas se alinean con los objetivos de la organización.
Esta plantilla fomenta el apoyo y la retroalimentación continuos, lo que aumenta el compromiso, la productividad y la satisfacción laboral de los empleados.
Áreas que cubre la plantilla: Nuestra plantilla de agenda de revisiones semanales cubre:
También hemos añadido algunos consejos útiles para los directivos, como ayudar a los empleados a dividir los proyectos más grandes en tareas más pequeñas y manejables y dedicar tiempo a reconocer los logros y resultados de la semana anterior.
Cuándo utilizar esta plantilla: Utilízala en las reuniones semanales individuales con los empleados para mantener una comunicación regular, ofrecerles apoyo y asegurarte de que sus tareas y objetivos van por buen camino y están alineados con los objetivos de la organización.
➡️ Descargue gratis nuestra plantilla de reunión semanal de empleados.
Por qué es importante: Establecer los objetivos profesionales adecuados facilita la retroalimentación constructiva continua.
La conversación es también una oportunidad para ayudar a los empleados a entender cómo su trabajo contribuye a la situación general.
Celebrando reuniones individuales para fijar objetivos, unís vuestras mentes para crear objetivos que lo sean:
¿Le suena? Pues porque somos firmes partidarios del marco SMART.
Áreas que cubre la plantilla para la reunión individual de fijación de objetivos:
Cuándo utilizarlo: Las conversaciones sobre objetivos deben ser continuas, no un evento puntual.
Mantenga estas conversaciones para alinear los objetivos de los empleados y de la organización y para medir los progresos.
En estas situaciones, puede celebrar reuniones individuales para fijar objetivos.
➡️ Descargue nuestra plantilla de fijación de objetivos y empiece a planificar el rendimiento de su equipo.
📈 Aquí tienes algunos recursos adicionales que puedes utilizar: nuestra guía para establecer objetivos de rendimiento eficaces para los empleados, 35 ejemplos de objetivos SMART para empleados y 15 ejemplos de objetivos SMART específicos para directivos.
Por qué es importante: De forma similar a las reuniones semanales y bimensuales, el objetivo es promover una comunicación abierta para abordar incertidumbres, eliminar obstáculos y mantener el compromiso de los empleados.
Nota: Las reuniones mensuales son un buen momento para debatir los avances en proyectos u objetivos a largo plazo, mientras que las reuniones semanales pueden centrarse más en actualizaciones de tareas específicas y en abordar cualquier necesidad u obstáculo inmediato.
Estas reuniones ayudan a los directivos a apoyar a los empleados en la consecución de los objetivos mensuales y a desarrollar sus capacidades mediante una retroalimentación continua.
Temas de conversación en la plantilla de la reunión individual:
Cuándo utilizarlo: Recomendamos celebrar reuniones individuales mensuales con los empleados de todos los niveles. Utilízalas para alinear los objetivos de los empleados con los objetivos generales de la empresa.
Si opta por mantener conversaciones mensuales cara a cara en lugar de reuniones semanales o bimensuales, utilice canales como Slack para mantener abierta la comunicación entre las reuniones.
➡️ Obtenga acceso gratuito a nuestra plantilla de Microsoft Word para el formulario mensual de empleados.
Por qué es importante: Las reuniones de revisión de la retribución no solo tienen que ver con lo que se comunica, sino también con cómo se comunica.
Los empleados deben salir de la reunión sintiéndose informados, positivos, escuchados y apreciados.
Los empleados suficientemente compensados tienen altos niveles de satisfacción y motivación en el trabajo.
Áreas que cubre el modelo de reunión individual:
Cuándo utilizarla: El momento depende en gran medida de la política de retribución de tu empresa.
La mayoría de las empresas celebran reuniones de revisión de la retribución anual o bianualmente.
Algunos celebran la conversación en el aniversario de un empleado.
➡️ Descargue esta plantilla gratuita de reunión de revisión de la remuneración.
💡 También hemos preparado una guía detallada sobre cómo mantener conversaciones sobre retribución con los empleados. Consúltala antes de la reunión.
Por qué es importante: Las conversaciones de coaching empoderan a los empleados y refuerzan sus puntos fuertes. Además, son una oportunidad para explorar y abordar los retos que obstaculizan su rendimiento.
El coaching eficaz fomenta el pensamiento independiente. Crea autoconciencia y anima a los empleados a responsabilizarse de sus acciones, su desarrollo profesional y su éxito.
Áreas que cubre la plantilla de reunión individual con el empleado:
Cuándo utilizarlo: Recomendamos mantener conversaciones de coaching cada dos semanas. Unas conversaciones de coaching más frecuentes producirán mejores resultados en el empleado.
Por qué es importante: Tenga en cuenta que no estamos hablando de una conversación estándar de evaluación del rendimiento. Es una oportunidad para reflexionar sobre el año pasado -los proyectos, las victorias, las derrotas, las oportunidades perdidas y los aprendizajes- y planificar las prioridades para el año siguiente.
Acordar un plan de acción que ayude al empleado a mejorar sienta las bases para un año fructífero.
Áreas que cubre el modelo de reunión individual:
Cuándo utilizarlo: Celebrar reuniones individuales de fin de año al final del cuarto trimestre. Reflexione sobre el trabajo, los proyectos y los acontecimientos de los últimos 12 meses.
➡️ Descargue el modelo de reunión de fin de año.
Por qué es importante: Las reuniones individuales con los empleados que abandonan la empresa deben formar parte de la lista de verificación de la incorporación.
Estas reuniones pueden proporcionar información sobre las áreas en las que su organización se está quedando corta. Puede utilizar estos conocimientos para optimizar la experiencia de los empleados e impulsar la retención.
Además, crea un proceso de salida positivo que preserva sus oportunidades de establecer contactos y su reputación.
Áreas que cubre la plantilla de reunión individual con el empleado:
Cuándo utilizarla: Utilice esta plantilla de reunión de incorporación con cada uno de sus empleados salientes. Dará lugar a un ciclo de aprendizaje y mejora.
➡️ Descargue el modelo de reunión de incorporación.
Por qué es importante: Las conversaciones frecuentes con los empleados permiten tomar el pulso a la experiencia de los empleados.
Facilita una cultura de comunicación y crea relaciones de confianza entre empleados y directivos en las que ambas partes se mantienen informadas.
Áreas que cubre el modelo de reunión individual:
Cuándo utilizarla: Puedes utilizar esta agenda para reuniones más ad hoc, cuando no tengas un ritual recurrente de uno a uno.
También son útiles a la hora de desarrollar una relación de confianza y proporcionar orientación adicional a los nuevos empleados.
➡️ Descargue la plantilla de reunión semanal individual.
Por qué es importante: Las conversaciones bimensuales productivas hacen que los empleados se sientan plenamente respaldados en sus funciones.
Usted puede aclarar cualquier confusión entre compañeros de equipo en relación con los proyectos, aclarar expectativas y compartir opiniones.
También es una oportunidad para alinear los planes de los empleados con tareas o proyectos cruciales.
Temas clave que cubre la plantilla de reunión individual:
Cuándo utilizarlo: Si en tu calendario no caben las reuniones semanales uno a uno, bastará con reuniones bimensuales.
Le ayudarán a mantenerse en contacto con los progresos de sus empleados y a abordar los problemas en una fase temprana, antes de que se conviertan en obstáculos importantes para el rendimiento.
➡️ Descargue ahora la plantilla de reunión bimensual individual.
Por qué es importante: Una reunión de nivel intermedio es aquella en la que los altos directivos se reúnen con empleados no directivos sin mandos intermedios. No se trata de una revisión del rendimiento, sino de una oportunidad para establecer una buena relación, recabar opiniones y conocer mejor la dinámica del equipo y las aspiraciones del empleado.
Las conversaciones a nivel de saltos ayudan a la alta dirección de la organización a comprender y abordar mejor los retos, fomentar la confianza e impulsar cambios positivos en toda la organización.
La siguiente plantilla de reunión individual es una guía para que los altos directivos mantengan una conversación directa y significativa con los empleados no directivos.
Con esta plantilla, puede hacer que sus reuniones a saltos de nivel sean más estructuradas, productivas y beneficiosas tanto para usted como para sus empleados.
Puntos esenciales que cubre nuestra plantilla de reunión individual a nivel de saltos:
Cuándo utilizarlo: Mantenga una reunión individual con cada empleado mensualmente o al menos cada trimestre. Te ayudará a conocer y resolver con prontitud cualquier disfunción dentro de la organización.
➡️ Descargue ahora la plantilla de la reunión 1:1 de nivel intermedio.
Haga suya la plantilla con estas preguntas adicionales para la reunión de nivel intermedio.
Por qué es importante: La transición de un periodo de prueba a un puesto permanente es un momento clave en la carrera de un empleado. La reunión de fin del periodo de prueba brinda la oportunidad de dar y recibir opiniones, abordar preocupaciones y establecer expectativas claras para el futuro.
Esta plantilla le guiará en la realización de una revisión de fin de periodo de prueba eficaz que fomente el diálogo abierto y el entendimiento mutuo.
Áreas que cubre el modelo de reunión individual:
Cuándo utilizarla: Una reunión individual de revisión del periodo de prueba debe tener lugar al final del periodo de prueba, normalmente entre tres y seis meses después de la fecha de contratación.
➡️ Descarga el modelo de reunión de fin de periodo de prueba.
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Por qué es importante:
Hasta ahora hemos hablado de las reuniones individuales entre superiores y subordinados. Pero una conversación entre compañeros del mismo nivel puede ser útil:
Una reunión entre iguales productiva debería mejorar los planteamientos de trabajo de ambos participantes.
Áreas que cubre el modelo de reunión individual:
Cuándo utilizarla: Las reuniones individuales entre compañeros no tienen por qué ser tan frecuentes como otras reuniones entre jefes y empleados. Pero no querrás que pase demasiado tiempo sin mantener una conversación con tus compañeros. Lo ideal es una vez al mes o cada dos meses.
➡️ Descarga ahora la reunión 1:1 entre iguales.
Por qué es importante: Incorporar el bienestar en las reuniones personales normaliza la salud mental en el lugar de trabajo. Además, crea un espacio en el que los empleados pueden ser vulnerables.
Dar prioridad al bienestar es especialmente importante entre los trabajadores a distancia, donde la línea que separa el trabajo del hogar a menudo no está clara. Evita el desequilibrio entre trabajo y vida privada que causa agotamiento y reduce la productividad.
Además, estas reuniones son una oportunidad para recoger opiniones individuales sobre los pasos que puede dar para mejorar el bienestar general de sus empleados.
Áreas que cubre la plantilla de reunión individual con el empleado:
Cuándo utilizarlo: Los trabajadores de hoy en día esperan que las organizaciones les proporcionen apoyo y asistencia adecuados que demuestren que se toman en serio los problemas de salud mental.
En consonancia con estas expectativas, convierta las entrevistas personales sobre bienestar en algo habitual en su lugar de trabajo, por ejemplo semanalmente. Entonces, puedes idear algo como "Miércoles de bienestar".
Es fundamental encuestar periódicamente a los trabajadores a distancia y hacer un seguimiento de su bienestar.
➡️ Descargue la plantilla de reunión individual centrada en el bienestar.
🧘 Para comprobar el bienestar en toda la empresa, utilice esta plantilla de encuesta para evaluar el bienestar psicológico en el trabajo.
Las reuniones individuales son reuniones de empleados, no de directivos. Por tanto, el empleado debe hablar el 90% del tiempo.
Informa al empleado de los temas de conversación con antelación. Así podrá reflexionar sobre los temas que vais a tratar y preparar las áreas que le gustaría que se trataran en la reunión.
Siga esta estructura para sus reuniones individuales:
Estas son algunas de las preguntas que deberías plantearte en las reuniones individuales para crear conversaciones significativas que vayan más allá de las actualizaciones de estado.
Si quieres inspirarte, consulta nuestra colección de más de 100 preguntas adicionales para reuniones cara a cara, que te ayudarán a mantener conversaciones interesantes y motivadoras.
Estas plantillas de reuniones individuales facilitarán una cultura de retroalimentación y colaboración continuas en su organización.
Le ayudarán a abordar los retos que afectan al rendimiento de los empleados, lo que aumentará la agilidad y mejorará el rendimiento.
Para obtener resultados aún mejores, utilice el software de reuniones individuales de Zavvy para crear reuniones individuales estructuradas que impulsen la alineación y la responsabilidad.
Tendrás un lugar central donde podrás:
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