Guía de 5 pasos para la elaboración eficaz de perfiles de competencias (+ consejos para su aplicación)

Todo líder, directivo, profesional de RRHH y visionario está a la caza de "los mejores talentos".

Pero la búsqueda no es de cualquier talento. Se busca talento que encaje, que resuene, que encaje. Y ahí está el reto.

Ahí es donde entra en escena la elaboración de perfiles de competencia.

El perfil de competencias no consiste sólo en enumerar habilidades o cualificaciones. Se trata de captar la esencia, el núcleo y el ADN de una función y asignarlos a cada empleado.

En este artículo hablamos de ello:

• ¿Qué es el perfil de competencias?
• ¿Cuáles son los pasos para empezar a elaborar perfiles de competencias desde cero?
• Cómo puede beneficiarse de la elaboración de perfiles de competencias para nuestros trabajadores.
• ¿Cómo puede ayudarle Zavvy en este proceso?

🕵️‍♀️ ¿Qué es el perfil de competencias en RRHH?

El perfil de competencias se confunde a menudo con el mapa de competencias. 

El mapa de competencias consiste en definir qué competencias son necesarias para un puesto. 

Por otro lado, el perfil de competencias consiste en determinar qué competencias posee actualmente una persona. 

Un perfil de competencias es una exploración en profundidad de las competencias de un individuo. Identifica los puntos fuertes y las áreas de mejora de un empleado mediante la evaluación de sus habilidades, conocimientos y comportamientos en su puesto actual.

Entendámoslo con un ejemplo.

La organización ABC realizó un mapa de competencias para su función de desarrollador web. Les proporciona un modelo de competencias para la función con competencias básicas y técnicas, que se muestran en la primera fila de abajo.

Además, hicieron un perfil de competencias de todos los desarrolladores web comparándolo con este perfil de competencias ideal. Descubrieron en qué niveles se encuentran actualmente.  

El mapa de competencias establece puntos de referencia. El perfil de competencias evalúa a los empleados en función de estos puntos de referencia y establece expectativas claras. 

Así que ahora Emma y Frank saben que tienen que trabajar en sus habilidades Angular JS. 

‼️ Otro punto importante a tener en cuenta es que la elaboración de perfiles de competencias no es un ejercicio puntual. 

Las prioridades pueden cambiar de vez en cuando.

Retomemos el ejemplo anterior. La misma organización está cambiando hacia React JS para construir aplicaciones web, y las aplicaciones Angular JS se volverán lentamente obsoletas. Por lo tanto, hicieron el mapeo de competencias y perfiles de nuevo. Los perfiles de competencia revisados son los siguientes:

React JS es ahora una nueva entrada en el perfil, y los empleados tienen un mínimo dominio de la habilidad, pero no están a la altura de las expectativas.

La organización ABC puede planificar la formación adicional de los empleados basándose en estos perfiles revisados para una transición sin problemas.

La elaboración periódica de perfiles de competencias mantiene a las organizaciones al tanto de sus capacidades actuales y de dónde necesitan invertir.

✍️ 5 pasos para empezar a elaborar perfiles de competencias como principiante absoluto

Supongamos que está empezando a implantar un modelo de competencias en su organización. En ese caso, el primer paso es completar el mapeo de competencias. Este paso es más bien un requisito previo. 

Una vez que tenga el mapa de competencias ideal para todas las funciones, puede iniciar el proceso de elaboración de perfiles.

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Entrevistamos a Ilam Padmanabhanlíder experimentado y coach con 20 años de experiencia en el sector de los servicios tecnológicos/financieros, que compartió los pasos para empezar a elaborar perfiles de competencias desde cero.

Empiece con la información que tiene

Revisa el perfil del empleado o cualquier otro documento relevante en tus sistemas de RRHH existentes para evaluar su formación, experiencia y habilidades existentes (podría ser a través de su CV). Es un buen punto de partida en lugar de empezar con una página en blanco.

Planificar las evaluaciones de las competencias duras (Optativo) 

También puede realizar pruebas o simulaciones para evaluar las aptitudes y los conocimientos de los empleados.

Este paso es opcional, ya que puede no ser posible para todas las organizaciones, y depende totalmente de la escala y la disponibilidad de recursos o plataformas para llevar a cabo estas pruebas. 

Recoger opiniones (360)

Este paso es el núcleo del ejercicio de elaboración de perfiles de competencias. 

Recomendamos recabar opiniones de múltiples fuentes sobre el rendimiento laboral de los empleados en relación con las competencias esperadas. Incluya las opiniones de supervisores, compañeros, clientes y las autoevaluaciones de los empleados.

La multiplicidad de puntos de vista garantizará una evaluación más completa de las competencias de un empleado.

💡 Consejo: Llevar a cabo un feedback 360 es vital para mantener los perfiles actualizados. Una forma de asegurarse de que se realiza con regularidad es acoplar este feedback a las revisiones de rendimiento. Y más si las vinculas a las competencias.

➡️ Aprenda a realizar una evaluación del rendimiento basada en las competencias y obtenga más de 15 preguntas de ejemplo. 

Programar una reunión de calibración

La revisión basada en las competencias podría ser un nuevo ejercicio para directivos y empleados.

Es bueno celebrar una reunión de calibración en la que todos los revisores se reúnan y discutan en función de qué parámetros evaluaron las competencias. Aporta un enfoque estandarizado a la evaluación y supera los sesgos. 

Discutir los resultados y los próximos pasos con los empleados

El último paso es celebrar una reunión de revisión con los empleados. El objetivo de la reunión es debatir la situación actual del empleado y las competencias en las que debe trabajar para obtener buenos resultados. Los directivos pueden asignar planes de desarrollo específicos para ayudar a los empleados a mejorar estas competencias. 

🌟 Aprenda a crear planes de desarrollo de competencias para una plantilla más fuerte.

🏆 5 Ventajas dela elaboración eficazde perfiles de competencias

El proceso de elaboración de perfiles de competencias ayuda en todas las áreas clave de la gestión del talento. He aquí cómo.

Contratación eficaz

El perfil de competencias le permite tomar mejores decisiones de contratación al ver si un empleado encaja en el perfil ideal para el puesto. En primer lugar, una descripción del puesto con las competencias esperadas establece claramente los requisitos. Además, las preguntas de la entrevista basadas en las competencias pueden ayudar a evaluar si un candidato encaja en el puesto. 

Iniciativas específicas de aprendizaje y desarrollo

Con una evaluación en la mano sobre el nivel en que se encuentran los empleados para cualquier competencia, es fácil para los directivos y los equipos de aprendizaje y desarrollo (L&D) asignar formación específica basada en competencias a los empleados.

Mejora de la gestión del rendimiento

El perfil de competencias establece expectativas claras tanto para los empleados como para los directivos. 

"En ningún momento un empleado debe 'preguntarse' qué se espera de él, ni sorprenderse en el momento de la revisión", afirma Marla J. Albertiecoach de directivos. ‍

Los directivos también tienen un punto de referencia para medir a los empleados. 

Mejor planificación de la sucesión

Disponer de perfiles de competencias de todos los empleados facilita la planificación de la sucesión en los puestos críticos.

Por ejemplo, cuando Amazon planificó la sucesión de su CEO, hizo un seguimiento de las habilidades que la empresa necesitaría en un futuro CEO. Tras una preselección basada en esas aptitudes, eligieron a Andy Jassy. 

Recompensas efectivas

Este es otro beneficio infrautilizado en el que las organizaciones pueden planificar recompensas más significativas en función del desarrollo de competencias. 

Por ejemplo, Swati Sinhaestratega de RRHH, nos cuenta que en su empresa todos los empleados reciben una lista de competencias funcionales y de comportamiento (en función de su puesto). Recompensan a los empleados por alcanzar cualquier hito de aprendizaje y por desarrollar estas competencias críticas. 

➡️ Zavvy: Su ventanilla única para todo lo relacionado con la competencia

Con Zavvy, puede integrar las competencias en todas las áreas principales de la gestión del talento. Idealmente, la implementación de un modelo de competencias se parecerá a esto:

1. Identifique todas las competencias relevantes para su organización.

2. Elaborar un mapa de competencias para todas las funciones.

3. Programe evaluaciones por competencias para sus empleados.

4. 4. Completar el perfil de competencias de todos los equipos.

5. Planificar el aprendizaje basado en las competencias para un mayor crecimiento y desarrollo de las competencias de los empleados.

Veamos cómo puedes implementar cada paso con Zavvy.

🌟 Definir las competencias departamentales y de toda la empresa.

Señale todas las competencias relevantes para su organización:

• núcleo;
• ‍funcional;
• técnica;
• ‍competencias de liderazgo.

Se trata de una gran tarea, así que asegúrese de contar con la ayuda de las principales partes interesadas de todos sus departamentos y del equipo directivo.

⚠️ ¿Atascado en una página en negro, preocupado por escribir largas explicaciones de cada competencia? Con Zavvy AI, puedes definir cada competencia con descripciones específicas para cada función y cada nivel. 

🗺️ Mapa de competencias

Ahora es el momento de asignar las competencias a los departamentos.

Con Zavvy, usted obtiene una colección de competencias en la base de datos de competencias para comenzar con el viaje de mapeo. Nunca se parte de una página en blanco.

Uno de nuestros expertos le guiará a lo largo de todo el proceso de mapeo de competencias. Para que nunca tenga que hacerlo todo solo. 

📈Evaluaciones de competencias 

El paso principal de la elaboración de perfiles de competencias es la realización de revisiones de competencias. 

Paso 1: Empieza a crear un ciclo de feedback. Ponle un nombre y añade una descripción. 

Paso 2: Elija los revisores de la lista: uno mismo, compañeros, ascendentes y descendentes. 

Paso 3: Definir las preguntas de evaluación.

Paso 4: Seleccione la pequeña casilla de verificación que vincula el modelo de competencias al formulario de calificación.

Por ejemplo: "¿Hasta qué punto diría que cumple las expectativas de su función?".

Por ejemplo, un desarrollador web tiene cinco competencias establecidas para el rol: Angular JS, Github, Creatividad, Trabajo en equipo y Comunicación.

A continuación, seleccionando la opción, esta pregunta puede formularse cinco veces. (Pero tiene la libertad de elegir qué competencias incluir para preguntas concretas).

• ¿Hasta qué punto diría que cumple las expectativas de su función por competencia en Angular JS?
•  ¿En qué medida dirías que cumples las expectativas de tu función según la competencia de Github?
•  ¿En qué medida diría que cumple las expectativas de su función por competencia de Creatividad?
•  ¿Hasta qué punto diría que cumple las expectativas de su función por competencia de Trabajo en equipo?
•  ¿En qué medida diría que cumple las expectativas de su función por competencia de Comunicación?

Realice este cambio en todas las revisiones: propia, de compañeros, ascendente y descendente. 

🏃 Puedes saltarte estos pasos partiendo de una plantilla de Zavvy.

Paso 5: Definir la configuración de anonimato.

¿Pueden los revisores ver quién puede ver sus respuestas?

Además, añade una opción para que los evaluadores puedan ver más detalles sobre el evaluado, como los planes de crecimiento. Este contexto les ayuda a evaluar mejor.

Paso 6: Defina cuándo comenzará la revisión. Puede añadir una fecha específica si es la primera vez que realiza el perfil.

Paso 7: Definir los plazos del proceso: selección de los compañeros, revisión de los escritos y revisión final del debate.

Paso 8: Active el ciclo. Ya está listo para funcionar. 🎊

📃 Perfiles de competencias

Los perfiles de competencias se generan automáticamente al final de cada ciclo de evaluación. Obtendrá perfiles actualizados de todos los evaluados.

🌟 No se requieren clics, configuraciones ni aprobaciones adicionales.

Y lo mejor es que no sólo obtendrá perfiles de competencias individuales. También puede obtener información a nivel de equipo, departamento o de toda la organización. Todo lo que tienes que hacer es jugar con los filtros.

🌱 Aprendizaje basado en competencias

Por último, Zavvy también ofrece una amplia LXP que puede ayudarte a crear cursos personalizados y dar acceso a más de 10000 cursos, libros, vídeos, eventos y artículos.

Así, sus empleados tienen todos los recursos a su alcance para mejorar sus perfiles de competencias.

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❓ Preguntas frecuentes

¿Para qué sirve un perfil de competencias? 

Un perfil de competencias es una descripción detallada de las aptitudes y los atributos personales necesarios para desempeñar una función concreta. Al conocer en profundidad las competencias de un individuo, las organizaciones pueden tomar decisiones más informadas en materia de colocaciones, ascensos y formación, lo que conduce a una mejor alineación entre las capacidades de los empleados y las necesidades de la organización.

¿Cuál es la diferencia entre perfil del puesto y perfil de competencias?

Un perfil de puesto describe las responsabilidades, tareas y deberes específicos de un puesto concreto. Describe lo que hay que hacer en un puesto. Por otro lado, el perfil de competencia describe las habilidades, conocimientos y comportamientos que una persona debe poseer para desempeñar con éxito su trabajo. Todo líder, directivo, profesional de RRHH y visionario está a la caza de "los mejores talentos". Pero la caza no es de cualquier talento. Se busca el talento que encaje, que resuene, que encaje. Y ahí radica el reto.