Las mejores preguntas de control para las reuniones: Cómo crear vínculos más fuertes con su equipo

Los equipos no son sólo tareas y plazos. Son ecosistemas que prosperan gracias a la compenetración y el entendimiento. Y para los directivos, líderes o cualquiera que dirija el barco, conocer a su tripulación es crucial. 

Pero las reuniones no son del agrado de todo el mundo, sobre todo cuando se trata de sesiones individuales. 

Entonces, ¿cómo iniciar diálogos que generen profundidad, comprensión, realidad y conexión? Ese es el arte de las preguntas de control.

Para quienes buscan transformar las reuniones en crisoles de ideas, para quienes aspiran a conocer a su equipo más allá de las hojas de cálculo, éste es su kit de herramientas. 

🗣️ ¿De qué se habla en un check-in?

Realizar check-ins es una excelente oportunidad para ponerse al día y conectar con sus empleados. 

Las conversaciones pueden ir desde el establecimiento de relaciones con los compañeros, la puesta al día o el progreso de los proyectos, la revisión de metas y objetivos, la presentación de informes sobre el rendimiento de los empleados y el ofrecimiento de apoyo cuando sea necesario.  

"Un directivo está ahí para ayudar a eliminar los obstáculos y contribuir al éxito de los miembros del equipo. Por lo tanto, el objetivo principal de una reunión individual debe ser exponer lo que se interpone en el camino, ayudar a encontrar una solución y comprobar que se han eliminado los obstáculos anteriores". Henry O'Loughlin de Buildremote.

📅 Preguntas de control para las reuniones semanales

Preparar preguntas de control para las reuniones semanales puede ser una buena forma de evaluar las prioridades del equipo y los contratiempos de la semana anterior, así como de establecer expectativas para la semana siguiente. 

Cuando organice reuniones individuales con los miembros de su equipo, es importante hablar de su carga de trabajo actual para poder ofrecerles apoyo cuando lo necesiten. 

Las preguntas de control para las reuniones semanales pueden incluir: 

Resumen de la semana anterior:

• ¿Cuáles son tus prioridades y las de tu equipo de la semana anterior? 
• ¿De qué logros de la semana pasada se siente más orgulloso?
• ¿Qué tarea concreta le ha mantenido preocupado desde la semana pasada? 
• ¿Qué retos y contratiempos ha encontrado? En caso negativo, ¿qué riesgos potenciales prevé que puedan obstaculizar su progreso? 

Apoyo o recursos necesarios del equipo:

• Utilizando un porcentaje, ¿cuál es su carga de trabajo en este momento? 
• ¿Cómo podemos ayudarle a garantizar el éxito de su proyecto? 
• ¿Qué recursos o apoyo necesita para seguir adelante?

Proyectos o tareas en curso para la semana en curso:

• ¿Qué próximos proyectos o tareas quiere realizar esta semana? 
• ¿Qué ha aprendido de nuestro último encuentro que pueda aplicar en el futuro? 

➡️ ¿No sabe cómo empezar? Descárgate esta plantilla semanal para tu próxima reunión. 

➡️ Empieza a pensar en el futuro para potenciar a tu equipo. Utiliza nuestra plantilla mensual para una reunión de control productiva. 

🤝 Preguntas de control de la relación

Las preguntas de control de las relaciones pueden ser una excelente forma de comprender mejor a sus empleados. Hacerlo les permite fomentar una comunicación transparente y abierta sobre sus sentimientos acerca de la dirección y el lugar de trabajo. 

Las preguntas de control de la relación pueden ser las siguientes: 

Recabar la opinión de los empleados:

• ¿Qué es lo que más le gusta de nuestra relación de trabajo?
• ¿Hay algo que le gustaría cambiar en nuestra relación de trabajo?
• ¿Cumplo sus expectativas como gestor?
• ¿Qué mejoras en nuestra dinámica quiere recomendar?  
• En una escala del 1 al 10 (siendo 10 el más alto), ¿cuál cree que es nuestro nivel de confianza mutua? 

Evaluar los planes de carrera de los empleados dentro de la empresa:

• ¿Está satisfecho con su puesto actual? 
• ¿Cuáles son sus triunfos recientes, tanto personales como profesionales?
• ¿Cree que va por buen camino en su carrera profesional? 
• ¿Qué apoyo necesita para alcanzar sus objetivos profesionales? 

📈 Preguntas de control del rendimiento en las reuniones

Puede aprovechar las reuniones de control con sus subordinados directos para compartir opiniones sobre su rendimiento y trabajar juntos para alcanzar metas y objetivos específicos en el lugar de trabajo. Esta puede ser una excelente oportunidad para celebrar una reunión de revisión del rendimiento en la que hablar de las lagunas en los conocimientos y los logros actuales, así como de las aclaraciones sobre la función si fuera necesario. 

Las preguntas de control del rendimiento pueden ser las siguientes

Realización de una tarea o proyecto: 

• ¿Qué tarea concreta te ha ayudado a dar un paso adelante esta semana? 
• ¿Puede compartir el informe de su último proyecto? 
• En caso afirmativo, ¿cuál ha sido la tarea más difícil a la que se ha enfrentado durante este proyecto? 
• Si se retrasa, ¿qué cree que se puede hacer para avanzar? 
• ¿Qué objetivos a corto y largo plazo le gustaría compartir para lograr el éxito de este proyecto? 
• ¿Cómo trabaja para alcanzar sus objetivos? 
• ¿Hay logros notables sobre sus tareas o proyectos actuales que le gustaría compartir? 

Rendimiento global del empleado: 

• ¿Cómo se siente en su puesto de trabajo actual? 
• ¿Cuáles son sus puntos fuertes y débiles como empleado? 
• ¿Cree que aprovecha al máximo sus puntos fuertes?
• ¿Cómo se esfuerza por superar sus puntos débiles? 
• ¿Hacia dónde ve progresar su función en los próximos 1/3/5 años?
• ¿Hay oportunidades específicas de formación o desarrollo en las que quiera que le apoyemos? 

👩‍⚕️ Preguntas de control de salud mental

La salud mental ha sido una de las principales preocupaciones de la mayoría de los empleados, ya que puede afectar a su rendimiento en el trabajo. De hecho, según un estudio, el 92% de los empleados se enfrentan a problemas de salud mental que repercuten en su trabajo. 8 de cada 10 empleados tienen en cuenta el apoyo a la salud mental a la hora de elegir empresa. Esto significa que hacer preguntas relacionadas con la salud mental durante las entrevistas es una buena manera de ofrecerles el apoyo que necesitan.

Algunas de las preguntas del chequeo de salud mental deberían incluir: 

• En una escala del 1 al 5 (siendo 5 el más alto), ¿cuál es su nivel actual de estrés? 
• ¿Qué le estresa? 
• ¿Qué le produce ansiedad y con qué frecuencia?
• ¿Estás contento con tu trabajo? ¿Qué le gustaría cambiar para ser más feliz? 
• ¿Qué le mantiene motivado en el trabajo y en la vida en general? 
• ¿Qué le mantiene inspirado en el trabajo y en la vida en general? 
• ¿Cómo gestionas tus emociones? 
• ¿Qué le ayuda a mantener la productividad y la concentración en el trabajo? 
• ¿Cuáles son las cosas por las que estás agradecido?
• ¿Qué hace en su tiempo libre para relajarse? 
• ¿Cómo practica el autocuidado? 

😊 Preguntas de registro divertidas

Algunas reuniones no tienen por qué ser necesariamente serias. A veces, mantener las cosas a la ligera al principio puede ser un gran rompehielos para hacer que los empleados se sientan cómodos abriéndose sobre sus sentimientos en el trabajo. 

Algunas preguntas divertidas para romper el hielo durante las reuniones pueden ser: 

• ¿Qué es lo primero que ha pensado al levantarse hoy?
• ¿Qué le gustaría compartir con nosotros? 
• ¿Qué hay de interesante en su historia familiar? 
• ¿Cuál es su talento secreto? 
• Si pudiera elegir cualquier superpoder, ¿cuál sería y por qué? 
• Si pudiera decirle una cosa al mundo entero ahora mismo, ¿qué le diría? 
• ¿Cuál es su película favorita y por qué? 
• ¿Cuál es el destino de sus sueños?
• De todos los lugares en los que ha estado, ¿cuál es su destino favorito y por qué? 
• Si existen los viajes en el tiempo, ¿desea viajar al pasado o al futuro? 

🖥️ Preguntas de control para reuniones virtuales

El reto de las reuniones virtuales es conseguir que el equipo remoto escuche y se concentre. Por eso hay que hacerlas tan atractivas como las reuniones presenciales. Para ello, garantice el mismo nivel de compromiso para que sus empleados se sientan cómodos compartiendo durante sus check-ins. Puedes hacerles preguntas divertidas para romper el hielo o pedirles que escriban respuestas por escrito que podáis comentar durante la reunión.

Para que las reuniones virtuales resulten atractivas, puedes añadir algunas preguntas de control:

• ¿Qué es lo mejor de trabajar a distancia? 
• ¿Cuál es el espacio favorito de su despacho en casa? 
• ¿Qué te gustaría cambiar de tu oficina en casa? 
• ¿Cómo pasa su día libre? 
• ¿Cómo se establecen límites fuera del horario laboral cuando se trabaja a distancia? 
• ¿Qué le gustaría cambiar de la idea de trabajar a distancia?
• ¿Es tan productivo trabajando desde casa como en una oficina?
• ¿Qué le facilitaría el trabajo? 
• ¿Qué dificultades encuentra a la hora de gestionar las distracciones? 
• ¿Cómo prevenir el agotamiento?
• ¿Le agotan las reuniones virtuales de equipo? ¿Cómo gestionarlo?
• ¿Qué herramientas remotas le ayudarán? ¿Son suficientes los recursos y herramientas actuales? 

🗣️ ¿Por qué son importantes los check-ins? 

Mejorar la colaboración en equipo

Cuando existe una comunicación regular entre los miembros de su equipo, resulta más fácil delegar o trabajar juntos en una tarea. También es más fácil que tú y tus compañeros interactuéis y estrechéis lazos en el trabajo, lo que puede ayudar a fomentar la colaboración en equipo. 

Fijación de metas y objetivos empresariales e individuales

Durante las reuniones de control, los directivos pueden aprovechar para hablar de los nuevos objetivos y hacer una lluvia de ideas sobre cómo alcanzarlos juntos.

Hacer esto puede ayudar a los empleados a saber a qué dar prioridad.

Además, cuando se reúnen con regularidad, puede hacer un seguimiento de los progresos y ayudar a encaminarlos en la dirección correcta.

Identificar oportunidades para resolver juntos un problema

Una de las habilidades que deben poseer los directivos es aprender a identificar posibles retos que afecten a la calidad o la productividad de un proyecto en el que esté trabajando el equipo. Las reuniones de control con los compañeros abren el debate sobre los posibles riesgos o retos de determinadas tareas. 

Crear un sentido de la responsabilidad

Las reuniones de control permiten a los empleados compartir información actualizada sobre el progreso de cada proyecto y abrir un debate para su evaluación. De este modo, los empleados se sienten responsables de sus proyectos y pueden sentirse más motivados para esforzarse y obtener resultados de calidad. 

🤩 Cómo mejorar la productividad de las reuniones y el compromiso de los participantes con preguntas de control: 6 Consejos útiles

Las reuniones de control son vitales para fomentar la colaboración, la comunicación y la alineación del equipo. Sin embargo, mantener la productividad de la reunión y hacer que los empleados participen es todo un reto.

He aquí algunos consejos prácticos que le ayudarán a mejorar sus preguntas de facturación.

Establecer una agenda clara

Tanto si se trata de comprobar su rendimiento, un proyecto o tarea, o simplemente de hacer un chequeo general, establecer el propósito de la reunión al principio de la llamada puede ayudar a fijar las expectativas y evitar que la discusión se desvíe. 

➡️Come a sus reuniones 1:1 preparado. Aquí tienes algunas plantillas de reuniones individuales que te ayudarán a mantenerlas estructuradas y organizadas. 

Empiece con preguntas sencillas

Siempre es buena idea empezar con una pregunta sencilla sobre cómo se siente para iniciar la conversación a nivel personal. A continuación, pregúntales si necesitan apoyo en el trabajo para establecer una buena relación y que se sientan atendidos. 

Recuerde dejar que el empleado dirija la conversación para que pueda discutir libremente con usted cualquier posible problema. ‍

"Para mantener la participación de los empleados en estas reuniones, es importante comenzar la reunión de forma informal y estar abierto a compartir anécdotas personales o utilizar historias para mostrar empatía o compasión. Mantente abierto y empático a las situaciones que puedan surgir en las revisiones de rendimiento y escucha activamente". Jarir Mallah, especialista en RRHH y responsable de contratación de Ling App.

Formular preguntas abiertas

La mejor manera de fomentar la participación es dejar preguntas abiertas que puedan abrir debates, opiniones, puntos de vista o experiencias.

Por ejemplo, en lugar de preguntar: "¿Cree que este plan es bueno?", pregunte: "¿Cuáles son los pros y los contras de este plan?" o "¿Qué le gustaría cambiar de este plan?". Esto despierta la curiosidad y el pensamiento crítico, permitiendo que sus empleados se sientan valorados al ser escuchados.

Celebre las pequeñas y grandes victorias

Durante sus revisiones, asegúrese de dedicar tiempo a reconocer y apreciar los pequeños y grandes logros.

Exprese su gratitud a los miembros de su equipo por compartir sus ideas, celebre sus logros y reconozca sus puntos fuertes. Esto le permite fomentar la participación y hacer que los empleados tomen la palabra durante las reuniones para hacer preguntas y ofrecer recomendaciones o sugerencias. 

Seguimiento de los progresos y ajustes en caso necesario

Supervise constantemente la eficacia de sus reuniones de control y realice los ajustes necesarios en el orden del día, la frecuencia, el formato o las preguntas para que sean más productivas y eficaces. Mantener el pulso de las preferencias de los empleados alineará más sus reuniones de check-in con sus objetivos.

Recabar opiniones y recapitular 

Permita que los miembros de su equipo compartan cómo se pueden mejorar las reuniones de control. Compruebe los patrones de las reuniones 1 a 1 y aplique cambios basados en sus sugerencias. De este modo, las reuniones serán más atractivas y eficaces.

➡️ Mejorar las reuniones de control con Zavvy

Estructurar reuniones de control eficaces puede ayudarle a establecer mejores conexiones con sus empleados. La clave está en formular las preguntas de control adecuadas que impulsen la coherencia y la responsabilidad, haciendo que las reuniones sean más atractivas y dinámicas.  

Zavvy puede ayudarte a organizar reuniones productivas: 

• Creación automática de eventos de calendario para todos los participantes en las reuniones.
• Establecer diferentes tipos de controles con el mismo empleado (por ejemplo, controles de rendimiento, conversaciones sobre desarrollo, etc.).
• Crear preguntas de pulso en las reuniones para comprobar los bloqueos, la carga de trabajo, el bienestar de los empleados, etc.
• Establezca una agenda de colaboración que usted y los miembros de su equipo puedan acordar debatir antes de las reuniones 1:1 para garantizar la alineación.
• Guardar elementos de acción que pueda seguir y priorizar durante su próximo control.
• Grabación de notas privadas para ayudarle a evaluar y mejorar continuamente los check-ins.

El software de reuniones individuales de Zavvy, impulsado por IA, le ayuda a transformar las reuniones aburridas e improductivas en reuniones de check-in estructuradas, organizadas e interactivas que pueden ayudar a involucrar a los miembros del equipo e impulsar el rendimiento de la empresa.

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❓ Preguntas frecuentes

¿Qué tipo de preguntas de control son adecuadas para los distintos tipos de reuniones?

Ya se trate de reuniones 1:1 o de reuniones de grupo, las preguntas de control adecuadas dependerán del orden del día de la reunión. Las preguntas de control sobre las relaciones y la salud mental son ideales para las reuniones 1:1, mientras que las preguntas de control sobre el rendimiento suelen utilizarse en las reuniones de grupo. Las preguntas de control divertidas también pueden servir para romper el hielo en las reuniones 1:1 o de grupo.

➡️ ¿Te preguntas cómo puedes hablar eficazmente con el equipo sobre su jefe? Pruebe con estas preguntas para saltarte las reuniones y mantener el debate. 

¿Cómo se hace una buena reunión de control? 

Establecer un orden del día claro puede ayudar a que las reuniones de control sean productivas y atractivas. Comience la reunión con preguntas informales y deje espacio para compartir anécdotas personales. Además, muestre empatía por las ideas adicionales que puedan compartir. En última instancia, la clave está en escuchar activamente para comprender mejor las preocupaciones de los empleados. 

¿Cómo pregunta sobre los planes de carrera del empleado?

Es esencial evaluar los objetivos profesionales de sus empleados para poder ofrecerles el apoyo que necesiten. Sus preguntas deberían:

• Sea abierto para provocar una buena dosis de introspección.
• Ayude a identificar objetivos profesionales ambiciosos fomentando una comunicación abierta y honesta sobre sus planes. 
• Alinee sus objetivos personales con los de la empresa para que pueda ayudarles a alcanzarlos. 

Formular las preguntas adecuadas en una conversación sobre desarrollo puede ayudarle a evaluar el nivel de conocimientos y aptitudes de su empleado para identificar oportunidades de liderazgo en el futuro.