Lista de comprobación y plantilla para la formación de nuevos empleados

Si alguna vez ha empezado un nuevo trabajo, probablemente esté familiarizado con la sensación de ansiedad que precede al primer día. Como recién contratado, los primeros días, semanas e incluso meses de trabajo pueden ser estresantes y abrumadores en cuanto a información, presentaciones y formación.

Para que los nuevos empleados estén tranquilos, cree un plan de formación que describa la experiencia de incorporación ideal. Este recurso te ayuda a estructurar un plan de formación cohesionado para cada empleado con el fin de que empiecen con buen pie.

Nuestra lista de control para la formación de nuevos empleados comienza en el momento en que el empleado firma la carta de oferta y se extiende hasta su primera revisión anual del rendimiento. La guía también explica por qué es tan importante la formación de los nuevos empleados, las mejores prácticas de formación, etc.

❗️ La formación de los nuevos empleados es importante

La incorporación y formación de nuevos empleados es mucho más que asegurarse de que rellenan el papeleo y conocen a otros trabajadores.

Cuando se forma correctamente a un nuevo empleado, éste alcanza rápidamente el punto de productividad y se minimiza la carga para el resto del equipo. Al mismo tiempo, fomentarás una gran cultura de equipo y un sentimiento de satisfacción de los empleados, factores críticos para retener a los mejores. 

¿Cuál es la forma correcta de formar a los nuevos empleados? Cree una gran experiencia de incorporación en lugar de una carrera a través de una serie de tareas.

La incorporación basada en la experiencia hace que los empleados empiecen a trabajar y se sientan parte de la cultura. La incorporación y la formación deben estar estrechamente relacionadas con el trabajo que van a realizar y, al mismo tiempo, hacer que se sientan cómodos con sus nuevos compañeros y las estructuras de la empresa. 

Algunas ventajas, como los paquetes de bienvenida o el almuerzo del primer día, tampoco están de más. 

🆚 Incorporación frente a formación

Algunas empresas o directivos utilizan indistintamente los términos "incorporación" y "formación" para referirse al proceso de contratación. Aunque la incorporación y la formación se solapan en aspectos clave, hay distinciones esenciales que conviene entender antes de marcar casillas en la lista de control de la formación de nuevos empleados.

La incorporación de los empleados se centra en ayudarles a sentirse cómodos con la empresa, sus compañeros y el entorno de la oficina. La fase de incorporación comienza en el momento en que el candidato firma la oferta de trabajo y continúa durante los primeros meses de empleo.

La formación de los empleados se centra en proporcionarles las habilidades y competencias que necesitan para tener éxito en sus funciones actuales y futuras. La formación comienza durante la fase de incorporación, pero lo ideal es que nunca termine. 

Nuestra lista de comprobación para la formación de nuevos empleados combina las tareas de incorporación y formación en un solo recurso para que pueda crear una experiencia coherente con transiciones fluidas para sus empleados. 

✅ Lista de control para la formación de nuevos empleados

Nuestra lista de control para la formación de nuevos empleados comienza en el momento en que un candidato acepta una oferta de trabajo en su empresa. A partir de ese momento, depende de usted crear una primera impresión acogedora y establecer una base sólida para cada nuevo empleado.

Tras la preparación y la incorporación previa, esta lista de control le guía a través de los hitos clave del primer año de su empleado, hasta su primera revisión anual.

Preparación

La fase de preparación consiste en todo lo que hay que hacer antes del primer día de trabajo del nuevo empleado. Las tareas de preparación son principalmente elementos logísticos necesarios para que un empleado pueda acceder a su espacio de trabajo.

Al prepararse para su nueva contratación, debería: 

• Precumplimentar y enviar la documentación de las nuevas contrataciones, como el contrato, el visado de trabajo o los documentos fiscales.
• Solicite hardware, claves de acceso, llaves de oficina o cualquier otro equipo que necesite su empleado.
• Notificar la fecha de incorporación al equipo del nuevo empleado.
• Concierte reuniones introductorias o de formación con los colegas pertinentes
• Planificar un horario para el primer día y la primera semana del nuevo empleado.

Con un plan de formación bien pensado, la fase de preparación será cada vez más fácil. La preparación es también una buena manera de aprovechar la automatización en la incorporación de los empleados.

Preembarque

Unos días antes de la fecha de incorporación del nuevo empleado, se pasa a la fase previa a la incorporación. En esta fase, debes sentar las bases para un primer día emocionante y poco estresante. 

• Comprueba cómo se siente el nuevo empleado en su primer día // Encuentra aquí consejos para tu mensaje de bienvenida
• Proporcionar información sobre cómo informar a su jefe, ya sea en persona o en línea.
• Confirmar que se ha completado toda la documentación de las nuevas contrataciones y las solicitudes de equipamiento.
• Ofrezca contenidos de fondo sobre la cultura de su empresa, beneficios y políticas laborales, etc.
• Envíe un paquete de bienvenida con una nota personal y pequeños regalos o tentempiés
• Asigne un compañero de incorporación y prepárelo para la tarea
  

Ofrecer un poco de apoyo contribuye en gran medida a causar una buena primera impresión a su nuevo empleado. Pueden presentarse el primer día con la seguridad de que tendrán lo que necesitan para hacer su trabajo. 

Primer día

La mayoría de la gente piensa que la incorporación y la formación de los nuevos empleados comienza el primer día. Pero en el momento en que un nuevo empleado pone un pie en su oficina, ya debería tener algunas de sus orientaciones y estar listo para sumergirse en el conocimiento de la oficina. 

Esa es la ventaja del preembarque. 

El primer día de trabajo de un recién contratado debe ser un día de celebración. Para fomentarlo, esto es lo que hay que hacer el primer día de trabajo: 

• Preséntelos a su equipo y anúncieles su llegada a la empresa por correo electrónico o mejor: un mensaje instantáneo como Slack
• Reserva tiempo para una comida o un café con el equipo el primer día.
• Proporciónales todo el equipo de trabajo y dales tiempo para instalarlo.
• Presénteles a su mentor o compañero de incorporación para que le hagan preguntas

No tiene por qué contárselo todo a sus nuevos empleados el primer día. En su lugar, céntrate en crear un ambiente acogedor y ayudar al empleado a sentirse cómodo.

Estrategias como la asignación de compañeros de incorporación hacen que los empleados se sientan más bienvenidos y aceleran la productividad: Microsoft descubrió que 56% de los nuevos empleados que se reunieron con un compañero de incorporación sólo una vez en los primeros 90 días sintieron que empezaban a ser productivos más rápidamente.

Esa respuesta alcanzó un máximo del 97% entre los recién contratados que se reunieron con un compañero de incorporación más de ocho veces en los primeros 90 días, es decir, menos de una vez a la semana. 

Primera semana

Es fácil sobrecargar de información a los nuevos empleados en su primer día. No te sientas presionado a repasar a toda prisa todas y cada una de las políticas de la empresa antes de las 17:00 del primer día solo para decir que lo has hecho. 

En su lugar,tómese una semana laboral completa para aclimatar al empleado a la empresa, a su equipo y a su función.

Intente completar estos puntos al final de la primera semana: 

• Crear un plan de 30-60-90 días en colaboración con su jefe 
• Asignarles su primera tarea o proyecto
• Revisar la legislación compliance, las políticas de la empresa y la logística de RR.HH., como las bajas por enfermedad.
• Diríjalos a los materiales de formación relacionados con la herramienta
• Organizar reuniones de networking o conversaciones 1:1 con homólogos
  

Más de la mitad de las empresas dan por finalizado su proceso de incorporación tras la primera semana, pero en este plan de formación de nuevos empleados aún queda mucho camino por recorrer. (Eso es bueno).

La primera semana de un nuevo empleado debe ser una mezcla de orientación en el entorno de la oficina y formación en habilidades relacionadas con el puesto. Al ofrecer oportunidades tempranas de experimentar el puesto y recibir feedback, los nuevos empleados pueden ponerse al día con sus responsabilidades más rápidamente que antes.

A medida que avanzan la incorporación y la formación, las tareas del empleado empezarán a centrarse más en su función y menos en la empresa en general. Esta lenta transición prepara a los empleados para el éxito a largo plazo. 

30-60-90 días

Durante los primeros 90 días en los que un empleado trabaje en su empresa, realice comprobaciones periódicas para medir los progresos en el plan de 30-60-90 días creado en la primera semana. 

Un plan de 30-60-90 días es un miniplan de desarrollo de empleados centrado en conseguir rápidamente que el nuevo empleado sea productivo. Proporcionará formación específica para la empresa y el puesto, abordará cualquier carencia de competencias y determinará el primer proyecto del nuevo empleado. 

Tendrá que personalizar estos planes para cada empresa, equipo y empleado. No obstante, puede utilizar estos elementos como guía general para la formación de los nuevos empleados durante los primeros 90 días. 

• Asignar sesiones de microaprendizaje relacionadas con las funciones para introducir y reforzar las competencias.
• Seguir ofreciendo oportunidades de trabajo en red y colaboración
• Crear un plan de desarrollo profesional a largo plazo
  

Algunas organizaciones deciden finalizar formalmente el proceso de incorporación después de 90 días, mientras que otras pueden continuar durante unas semanas o meses más. Esto dependerá de la complejidad de la función y de su organización. 

Echa un vistazo a la plantilla de lista de comprobación de incorporación de empleados de Zavvy, actualizada para el trabajo remoto e híbrido, para empezar a crear tu propio plan de formación de nuevos empleados. Ofrece una visión completa de los primeros 90 días de una nueva contratación y recursos para seguir desarrollando a los empleados después de ese periodo. 

Revisión semestral

Aunque puede optar por finalizar la incorporación a los 90 días, la formación de los empleados nunca termina. Consulte a los recién contratados después de sus primeros seis meses para ver cómo se están adaptando a la oficina y a su puesto. 

Si su empresa tiene un periodo de prueba para los nuevos empleados, es habitual que éste termine a los seis meses. Incluso si no tiene un periodo de prueba formal, una revisión a los seis meses es aconsejable para mantener la formación de los nuevos empleados en el buen camino. 

He aquí algunas cosas que puede hacer cuando su nuevo empleado cumpla seis meses: 

• Revisar el progreso de su plan personalizado de desarrollo de los empleados
• Ajustar el plan en función de los nuevos objetivos identificados o de las carencias de competencias.
• Asignar, en caso necesario, otros itinerarios de formación o desarrollo
• Seguir fomentando la creación de redes y ofrecer recursos a los empleados
• Recopilar opiniones de los empleados sobre el proceso de incorporación
  

En esta comprobación, preste especial atención a si su nuevo empleado está alcanzando la plena productividad. Los sistemas de incorporación manuales y basados en papel pueden retrasar la plena productividad de los nuevos empleados hasta ocho meses, pero con esta lista de comprobación para la formación de nuevos empleados, el tiempo de productividad debería ser mucho menor. 

Medir el tiempo que se tarda en alcanzar la productividad es una buena manera de controlar la eficacia de su plan de formación de nuevos empleados.  

Revisión anual

Cuando un empleado se acerca a su primer aniversario en la empresa, probablemente ya no lo consideres un recién contratado. La primera revisión revisión anual de rendimiento o desarrollo puede servir como el final de la formación de los nuevos empleados y el comienzo de su desarrollo continuo.

Es esencial desarrollar un proceso que satisfaga las necesidades empresariales y de mano de obra de su empresa. Para prepararse para futuras rotaciones u otros cambios en la empresa, necesitará una lista de empleados bien elaborada y preparada para cubrir las posibles carencias. 

A continuación le indicamos cómo puede incorporar estos objetivos en la parte final de su plantilla de formación para nuevos empleados: 

• Comparar las aptitudes de un empleado con el modelo de competencias de su función.
• Proponer soluciones de desarrollo para las carencias de competencias nuevas o existentes.
• Seguir reforzando la formación anterior mediante microaprendizaje
• Pregunte al empleado sobre su experiencia hasta el momento y sus objetivos de cara al futuro.

Recuerde que la retención de los empleados depende cada vez más de que se les ofrezcan oportunidades de crecimiento profesional y desarrollo continuo. Tenga en cuenta que el 94% de los empleados afirman que permanecerían más tiempo en una empresa si se les ofrecieran más oportunidades de aprendizaje. 

Para ello, mantenga abiertas las líneas de comunicación con todos sus empleados, independientemente de su antigüedad. Sabrás qué oportunidades están buscando y cómo podrían alinearse con las necesidades presentes o futuras de la organización. 

📝 Buenas prácticas para la formación de nuevos empleados

Cuando elabore la lista de comprobación para la formación de los nuevos empleados, tendrá que tener en cuenta algunas de las mejores prácticas. Estos conceptos pueden ayudarle a establecer una base sólida para la incorporación y la formación que será útil para su organización a medida que crezca. 

Aproveche las herramientas de automatización

Lo primero es lo primero: todo lo relacionado con la formación y la incorporación de nuevos empleados es más fácil cuando se puede utilizar la automatización. 

Desde la cumplimentación previa del papeleo hasta el seguimiento del progreso de la formación, la automatización puede ahorrarle mucho tiempo a usted y a sus nuevos empleados, a la vez que crea una experiencia de incorporación excelente.

Estas son algunas de las formas en que puede utilizar la automatización en la formación de nuevos empleados: 

La solución de incorporación de Zavvy incluye estas herramientas de automatización junto con otras funciones para apoyar su lista de control de formación de nuevos empleados. 

Desarrollar un marco de formación coherente

La automatización facilita la estandarización de la formación de nuevos empleados en toda la empresa. El equipo de People Ops puede crear un amplio marco de formación para la organización, en el que se describan los principales objetivos, resultados y herramientas de cada fase. 

Aunque sin duda es necesario cierto nivel de personalización (más adelante hablaremos de ello), un marco estándar es enormemente beneficioso para su empresa a largo plazo. 

Esencialmente, está imaginando la experiencia del nuevo empleado de principio a fin. Esta es la base de la cultura de su empresa y del éxito de sus nuevos empleados. 

Seguimiento del progreso de la formación de los nuevos empleados

Después de invertir tanto tiempo en desarrollar un proceso de formación para los nuevos empleados, querrá asegurarse de que funciona. Para ver qué tipo de resultados está obteniendo, realice un seguimiento del progreso en su plataforma de incorporación de empleados. 

Este tipo de seguimiento le ayuda a ver el progreso a nivel individual, de departamento o de toda la empresa. Puede ver qué empleados necesitan un poco más de estímulo para participar plenamente en la formación y el desarrollo. O bien, puede medir sus tasas de compromiso, los resultados de productividad y otras métricas de éxito de la formación. 

📈 Cómo Alasco redujo a la mitad el tiempo de productividad con Zavvy

Veamos el plan de formación de nuevos empleados en acción. Alasco Una empresa de software inmobiliario tuvo que automatizar su proceso de incorporación cuando su base de empleados creció un 67% en un solo año.

Antes, los nuevos empleados pasaban por un detallado proceso de incorporación manual que duraba unas cuatro semanas. Las intensas reuniones introductorias ofrecían una visión completa de la empresa, y los correos electrónicos de seguimiento y las listas de comprobación se encargaban de muchos aspectos logísticos. 

Sin embargo, a medida que Alasco crecía, se hizo evidente que muchas tareas de incorporación se quedaban en el tintero. Así que recurrieron a la plataforma de capacitación de empleados de Zavvy para automatizar el proceso y crear una experiencia de incorporación cohesiva para todos los empleados. 

Trasladar el proceso de formación de los nuevos empleados a Zavvy permitió disponer de una estructura única para todas las funciones y, al mismo tiempo, realizar introducciones y formación específicas para cada equipo y función.

¿Lo mejor de todo? 

Alasco reducir ala mitad el tiempo necesario para que los nuevos empleados sean productivos, con una media de dos semanas antes de que se sientan cómodos en su puesto. 

➡️ Lea el estudio completo aquí

❓ Preguntas frecuentes

¿Puedo automatizar la lista de control para la formación de nuevos empleados? 

Una lista de comprobación exhaustiva de la formación de los nuevos empleados puede suponer mucho trabajo si se hace manualmente. Pero puedes acelerar el proceso mediante la automatización con una plataforma de capacitación de empleados como Zavvy.

La automatización de la lista de control de incorporación acelera todo el proceso. El nuevo empleado será productivo más rápidamente y aliviará la carga de la incorporación manual de los gestores y el equipo de People Ops.

¿Cómo es un proceso de incorporación ideal? 

Un proceso de incorporación ideal se parece más a una experiencia de bienvenida que a un largo proceso de papeleo y presentaciones. Con las soluciones personalizadas y automatizadas de incorporación de empleados, puede crear un marco de incorporación que sea coherente en toda la empresa y, al mismo tiempo, proporcione la información y el apoyo exclusivos que necesita cada persona. 

¿Qué debo incluir en una lista de control para la formación de nuevos empleados? 

Una lista de control de la formación de los nuevos empleados debe ofrecer una visión completa del recorrido de un empleado desde el momento en que acepta la oferta hasta sus primeros 90 días con la empresa.

Piensa en los elementos logísticos, como el papeleo y la configuración informática, y en la experiencia más amplia, como conocer a nuevos compañeros y la cultura de la oficina. 

¿En qué se diferencia la incorporación de la formación para nuevos empleados? 

La incorporación ayuda a los empleados a aclimatarse a su nuevo entorno de trabajo durante los primeros meses en su puesto. La formación enseña o refuerza las habilidades relacionadas con el puesto durante el tiempo que el empleado lleva en la organización.