Incorporación y formación: ¿Cuál es la diferencia y cómo se combinan?

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Dar la bienvenida a un nuevo miembro del equipo es un momento crucial para cualquier lugar de trabajo. Se trata de causar una primera impresión perfecta. Es como hacer un lanzamiento, pero en lugar de lanzar a los inversores, lo estás haciendo para atraer a los empleados que quieren unirse a tu organización.

También resulta ser un periodo muy delicado porque un paso en falso puede interferir en la incorporación. Por desgracia, no muchas empresas comprenden el poder de un proceso de incorporación optimizado. Como resultado, el 33% de los recién contratados empiezan a buscar un nuevo trabajo 6 meses después de ser contratados, y el 23% de ellos no duran ni un año entero.

Acompáñenos en esta revisión exhaustiva de los procesos de incorporación y formación, qué ocurre en cada fase y cómo se complementan.

✈️ ¿Qué es la incorporación de empleados?

La incorporación de un empleado es el proceso de darle la bienvenida a su puesto en la empresa. Comprende varias fases:

• Inducción
• Orientación 
• Formación

La incorporación suele empezar después de que los nuevos empleados firmen sus papeles. Les permite conocer a sus compañeros y comprender mejor los valores y la cultura de la empresa. Además, el onboarding ayuda a crear una primera impresión positiva en el recién contratado. Es como un proceso de iniciación o rito de pasaje que les prepara antes de unirse a su organización.

Objetivo principal de la incorporación

Las empresas llevan a cabo la incorporación de los empleados porque mejora el compromiso. Los empleados que se someten a programas de incorporación exhaustivos tienen más probabilidades de ser productivos que los que no lo hacen.

También permite a los nuevos empleados aprender y adaptarse a los valores, la cultura y la visión estratégica del lugar de trabajo. Además, tienen la oportunidad de interactuar con sus compañeros y desarrollar buenas relaciones laborales.

5 fases de la incorporación

1. Preembarque

La fase inicial del proceso de inducción comienza inmediatamente después de que los contratados acepten la oferta de trabajo y firmen el contrato. En esta fase, muchas empresas cometen el error de dejar a las personas completamente solas durante meses. Recomendamos enviarles al menos un vídeo o correo electrónico introductorio para salvar las distancias, por ejemplo, detallando en qué consistirá su primer día. 

Este periodo permite prepararse: tal vez vayan a trasladarse a una nueva localidad. El preembarque es el mejor momento para firmar toda la documentación necesaria, un proceso que puede ser frustrante si no se hace a tiempo. Recomendamos a RR.HH. que elabore una lista de comprobación de todos los documentos para evitar errores.

2. Orientación

Se trata de un esfuerzo de equipo: todos acuden a conocer y familiarizarse con el nuevo empleado. Conocer a gente nueva, sobre todo en una organización grande, puede resultar abrumador. Por eso es mejor que el proceso sea breve y sencillo.

La orientación es el mejor momento para:

• Presentar al candidato a su departamento y a sus colegas inmediatos.
• Educarles en los valores y la cultura de la empresa.
• Presénteles los servicios de la empresa, por ejemplo, aseos, plazas de aparcamiento, sala de descanso...
• Revisar las políticas, por ejemplo, de salud, seguros y seguridad, y
• Pasar el manual del empleado
  

3. Formación relacionada con las funciones

La tercera fase del proceso de incorporación consiste en formar al empleado en su nueva función. El departamento de RRHH o de Aprendizaje y Desarrollo suele encargarse de este proceso, dependiendo de la estructura organizativa de la empresa.

Dota al nuevo empleado de las habilidades y la confianza necesarias para desempeñar sus responsabilidades. Hay varias formas de llevar a cabo la formación, entre ellas

• Job shadowing: el candidato observa a un empleado mientras trabaja. Piense en ello como un aprendizaje.
• Seminarios web y conferencias en vídeo
• Grabaciones sonoras

4. Transición

El nuevo empleado se ha acostumbrado a la rutina y está pasando a un puesto más permanente. Este periodo dura entre tres y seis meses. Los controles frecuentes son cruciales, ya que permiten al supervisor evaluar la eficacia del proceso de incorporación.

5. 5. Desarrollo continuo

Aquí, el recluta se ha aclimatado por completo y ya puede empezar a hacer planes a largo plazo como:

• Establecer objetivos profesionales y personales
• Tablas de progresión profesional
• Planes de aprendizaje y desarrollo.

Spoiler: Este se acerca bastante a nuestra definición de "entrenamiento".

¿Quién es responsable de la incorporación?

Las pequeñas empresas prefieren dejar el proceso de incorporación en manos del departamento de RRHH. Sin embargo, las funciones suelen variar de una empresa a otra. Depende principalmente de la estructura de la organización, de los empleados y de la cultura laboral.

Otras empresas confían en el responsable de contratación para dirigir el proceso de incorporación. Por lo general, el departamento de formación y desarrollo asume esta función. Además, algunas empresas prefieren contratar a un gestor de incorporación profesional para que acompañe al empleado durante el proceso de iniciación.

🚴 ¿Qué es la formación de los empleados?

La formación de empleados se refiere al proceso de enseñar a un empleado el funcionamiento interno de la empresa, y especialmente su función. Forma parte del proceso general de incorporación, aunque se produce en una fase mucho más tardía.

La formación de los empleados comienza unas semanas después de que el nuevo empleado se haya aclimatado al nuevo entorno y haya cogido el tranquillo a las cosas. Suele durar entre unas semanas y seis meses.

Naturalmente, puede que al empleado le cueste un poco acostumbrarse a los nuevos sistemas; por eso las empresas recurren a la formación de incorporación. No solo agiliza el proceso, sino que también acelera el ritmo de aclimatación.

Objetivo principal de la formación de los empleados

Un programa de formación es esencial para la productividad. Un recluta que recibe formación tiene más probabilidades de ser productivo que uno que no la recibe. Esto se debe a que la formación les permite empezar a trabajar con rapidez.

¿Por qué debe dar prioridad a la formación inicial de los nuevos empleados? En primer lugar, la formación les enseña las habilidades y conocimientos necesarios para su función, lo que garantiza un aumento de la productividad y el compromiso de los empleados. De este modo, el nuevo empleado puede aprovechar al máximo sus habilidades para maximizar su potencial.

Otra razón por la que las empresas imparten formación a sus empleados es para minimizar la insatisfacción laboral. Empezar un nuevo trabajo puede ser angustioso, sobre todo cuando no entiendes bien lo que se espera de ti.

Así que el entrenamiento minimiza la ansiedad y la frustración enseñando a los reclutas todo lo necesario para funcionar al 100%. Otras razones son:

• Mejorar la retención de los empleados. Los empleados que no reciben formación tienen más probabilidades de abandonar en el primer año.
• Ayuda a la aclimatación.

¿Quién es responsable de la incorporación y la formación?

El papel de los programas de formación de empleados depende en gran medida del tamaño de la organización. En las empresas más pequeñas, suele ser competencia del equipo de RRHH y se coordina con la dirección de personal. 

Con el aumento del tamaño de las empresas y los subdepartamentos adicionales dentro de operaciones de personal, la incorporación se sitúa principalmente dentro de aprendizaje y desarrollo. A veces, sin embargo, los responsables de contratación se sienten especialmente responsables de ella como parte crucial de la experiencia del candidato. 

A veces, los equipos de operaciones, de incorporación o de experiencia de los empleados son los que más se centran en este período crucial.

🆚 Incorporación frente a formación

La incorporación de un nuevo empleado a una empresa es un proceso que suele constar de cinco fases. El proceso suele constar de cinco etapas y comienza inmediatamente después de que el contratado firme su contrato.

Lo ideal es que la incorporación dure unos meses después de que el empleado empiece a trabajar a pleno rendimiento.

La incorporación es vital para la integración sin fisuras de un nuevo miembro en una organización. Les proporciona los conocimientos y habilidades necesarios para ayudarles a encajar en su nuevo papel. También es esencial para la productividad y aumenta las tasas de retención de empleados.

Por otro lado, la formación se refiere a proporcionar educación a los nuevos empleados. Es un proceso continuo que continúa mucho después de que empiecen su nuevo trabajo. La formación mantiene a los empleados al día de las nuevas tendencias y habilidades para su función concreta.

Piénsalo así: la incorporación es un proceso que se pone en marcha una vez, con un comienzo y un final claros (normalmente en torno al final del periodo de prueba).

La formación es el proceso continuo de desarrollo de las propias capacidades.

Hay una intersección entre ambas: perfeccionar las competencias relacionadas con el puesto en el marco de la incorporación también puede considerarse formación.

📈 9 Buenas prácticas para combinar la incorporación y la formación

📊 1. Hacer que la formación sea continua

Haga de la formación un proceso continuo introduciendo una cultura de aprendizaje en su organización. El departamento de Aprendizaje y Desarrollo puede desarrollar oportunidades para los empleados tales como

• Talleres
• Cursos cortos, y
• Conferencias.

⏱ 2. Establecer rituales de formación desde el principio durante la incorporación

El mejor momento para empezar la formación es inmediatamente después de la orientación. Esto se debe a que es más probable que los empleados retengan los hábitos cuando los establecen desde el principio.

❓ 3. Establece controles frecuentes y recoge opiniones

El feedback es vital tanto para la incorporación como para la formación. Querrá que el nuevo empleado se aclimate sin dificultades. Establezca un calendario semanal o quincenal para que el nuevo empleado informe al supervisor. 

La integración de Zavvy en Slack le permite automatizar el proceso de retroalimentación enviando recordatorios y encuestas de pulso en piloto automático.

Las comprobaciones frecuentes permiten abordar cualquier posible problema para que la experiencia sea más fluida. 

✅ 4. Crear una lista de control de incorporación

Piense en una lista de control de incorporación como una lista de tareas pendientes. Crea un Google Doc con casillas de verificación con todos los pasos y procesos necesarios para toda la operación. A continuación, asegúrate de compartirla con el contratado y el supervisor para lograr la máxima transparencia. 

De este modo, te asegurarás de no olvidar nada y crearás una experiencia estructurada y coherente. 

👩👩👨 5. Involucra a todo el equipo

La inducción y la incorporación suelen ser un asunto de equipo. Se trata de que los nuevos empleados se sientan cómodos con sus compañeros y con la organización. Los eventos (virtuales) de la empresa son una buena forma de socializar al empleado con el resto del personal. 

Si quieres más ideas innovadoras, hemos reunido 17 formas interesantes de hacer que la incorporación sea divertida. Echa un vistazo para crear una gran cultura de equipo desde el primer día.

También puede crear tradiciones de incorporación para dar la bienvenida a los nuevos empleados. Por ejemplo, la integración de nuestra automatización Meetup Ritual acorta distancias entre el nuevo empleado y el resto del equipo organizando cafés o comidas patrocinadas por la empresa. 

🔀 6. Diversifica tus técnicas de entrenamiento

Existen innumerables métodos de formación. El aprendizaje en línea es un buen ejemplo. Es cómodo, de fácil acceso y se adapta a todo el mundo, incluso a los empleados remotos.

Hemos reunido algunos métodos de desarrollo de empleados bastante innovadores para que sirvan de inspiración.

📝 7. Proporcionar estructura durante las etapas iniciales

La idea es proporcionar toda la estructura posible al nuevo empleado durante las etapas iniciales. De ese modo, sienta un precedente de lo que se espera de ellos. También les ayudará a adaptarse más rápido al nuevo entorno. 

Cuanto más comprometidos estén sus empleados durante el proceso de incorporación, más productivos serán. Darles una sensación de estructura refuerza su confianza y ayuda a calmar cualquier "nerviosismo de novato".

Formas de ofrecer un proceso de incorporación estructurado:

• Comprender sus retos
• Impulsar su aprendizaje
• Incluir proyectos de grupo
• Oriénteles
• Automatizar cuando sea necesario

⚙️ 8. Automatizar el proceso

Llevar a cabo iniciativas de incorporación y formación completas, ricas y acogedoras puede suponer un gran esfuerzo manual. He aquí algunos consejos para automatizar partes del proceso de incorporación desde el momento en que un empleado se une a su empresa. De este modo, el recién contratado podrá centrarse en establecer contactos con sus compañeros, en lugar de agobiarse con papeleo innecesario. Un software de incorporación como el de Zavvy te permite incluso automatizarlo todo, desde las invitaciones a los usuarios hasta los programas de amigos.

📜 9. Empezar con el papeleo

Cuanto antes presente toda la documentación necesaria, antes podrá empezar su nueva contratación. Esta fase es fundamental porque es probable que se produzcan errores. 

Puede tratarse de PIN incorrectos o nombres mal escritos. Recomendamos iniciar este proceso inmediatamente después de que el recrpuit firme su contrato formal.

➡️ Zavvy: su atajo hacia experiencias estelares de incorporación y formación

Aunque la incorporación es un proceso global de integración de los nuevos empleados en su organización, la formación es una parte esencial del mismo. La formación de los empleados se personaliza en función de sus funciones, dotándoles de las habilidadesque necesitan para rendir al máximo.

Por ejemplo, puede ofrecer clases exclusivas de programación a un desarrollador de software junior. O apuntar a tu jefe de producto a un curso de entrenamiento para que adquiera conocimientos técnicos básicos. 

El objetivo no es únicamente formar a los empleados y dejarlos tranquilos. Por el contrario, hay que darles una razón para creer en la empresa, en la oferta y, lo que es más importante, motivarles. Esto se consigue durante el proceso de incorporación, proporcionando información estructurada, apoyando el crecimiento de los empleados y mejorando sus experiencias. 

Nuestra plataforma de desarrollo del talento todo en uno es su primer paso para capacitar a su personal para que tenga éxito en sus funciones e involucrarlo profundamente en sus procesos organizativos.

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📖 Bonus: Términos relacionados que debes conocer

A continuación hemos reunido algunos términos clave relacionados con ambos, para que siempre pueda participar en la conversación.

Inducción

La inducción se refiere al proceso de familiarizar a un nuevo empleado con su función y la organización.

Perfeccionamiento

Es el proceso de dotar a un empleado de competencias adicionales para mejorar su rendimiento.

Reembarque

También se conoce como reincorporación y se refiere al proceso de iniciar, orientar y formar a un empleado tras una ausencia prolongada.

Tras la pandemia, el reingreso también se ha convertido en un problema para las empresas que vuelven al trabajo en oficina.

¿Por qué?

• Para los nuevos empleados que se incorporaron a la empresa en esa época y que nunca habían recibido formación en persona
• Educar a todos los empleados sobre (la a menudo nueva) política de trabajo híbrido.

Offboarding

Es el proceso que implica la ruptura de los lazos profesionales entre una empresa y su empleado una vez que éste abandona la organización. 

Preembarque

Antes de que el trabajador empiece a trabajar: justo después de firmar el contrato de trabajo.