Colaboración virtual 101: los mejores consejos y herramientas para trabajar en equipo sin fisuras

A medida que los equipos se dispersan por ciudades, países y husos horarios, el concepto de "trabajo en equipo" experimenta un cambio sísmico. 

En un mundo en el que "espacio de oficina" puede significar una mesa de cocina, un café o una playa, la capacidad de colaborar virtualmente no es sólo una habilidad; es un superpoder que ayuda a su organización a prevenir:

• falta de alineación entre los equipos;
• barreras de comunicación;
• falta de competencia técnica del personal;
• caos operativo. 

Este artículo lo hará: 

• Discuta los obstáculos habituales de la colaboración virtual. 
• Le presentamos las principales herramientas que están revolucionando el trabajo a distancia. 
• Comparta estrategias de eficacia probada de equipos que han dominado el juego de la colaboración virtual.

🤝 ¿Qué es la colaboración virtual?

La colaboración virtual es una forma de trabajo en equipo entre los miembros de un equipo en un entorno digital organizado y realizado por medios mediados por la tecnología para llevar a cabo las tareas diarias. 

Gracias a la tecnología, la colaboración virtual permite a las personas coordinarse, compartir información y realizar tareas de forma colectiva, independientemente de su ubicación geográfica. 

Este enfoque es cada vez más frecuente debido al aumento del trabajo a distancia, los equipos globales y el continuo avance de las tecnologías de colaboración.

Los elementos clave de la colaboración virtual incluyen: 

• videoconferencia; 
• herramientas de gestión de proyectos en línea; 
• almacenamiento en la nube; 
• plataformas de mensajería en tiempo real. 

🏆 3 Principales ventajas de la colaboración virtual 

Acceso a una reserva de talento diversa

Las colaboraciones virtuales permiten a las empresas contratar empleados con diversas habilidades, conocimientos e intuición sin barreras geográficas. El acceso a una reserva mundial de talento aporta más innovación e ideas, mejorando su plantilla. 

Neal Taparia, fundador de Solitaried, explica : "Cuando empezamos, no teníamos presupuesto para contratar a los mejores talentos de nuestro mercado local. Sin embargo, pudimos encontrar los mejores talentos no a distancia, lo que ha supuesto una diferencia clave para nuestro negocio."

Mejora de la productividad 

La colaboración en línea permite a los empleados dar lo mejor de sí mismos al tiempo que atiende a su responsabilidad personal. Los empleados pueden programar el trabajo en sus horas más productivas y completar las tareas más rápidamente. 

Además, las herramientas de colaboración virtual automatizan las tareas redundantes y liberan el tiempo de sus trabajadores para que puedan centrarse en lo importante. El resultado es una mejora del rendimiento de los empleados y un aumento de la productividad.

Ahorre tiempo y dinero

La colaboración virtual ahorra tiempo de desplazamiento a los puestos de trabajo in situ. Los empleados pueden planificar su jornada tranquilamente sin preocuparse de sortear el tráfico y empezar a trabajar con energía. 

Además, las herramientas de colaboración en línea facilitan la planificación y gestión de reuniones con las partes interesadas, estén donde estén. 

Las organizaciones también gastan menos en recursos como oficinas, salas de reuniones y equipos in situ, lo que reduce los gastos generales y aumenta los beneficios. 

😟 5 Desafíos comunes en la colaboración virtual

Barreras de comunicación

Uno de los principales requisitos para crear un equipo de éxito es una comunicación clara. Pero los equipos virtuales se enfrentan a barreras de comunicación que a menudo dificultan el flujo de trabajo. 

La falta de interacciones cara a cara y de señales no verbales suele dar lugar a malentendidos entre compañeros de equipo. La comunicación escrita puede sacarse de contexto o malinterpretarse, lo que complica la sinergia entre los empleados.

Las oportunidades de colaboración en tiempo real también son limitadas en los equipos virtuales. Las personas que trabajan desde zonas horarias distintas suelen tener que esperar la correspondencia de sus compañeros, lo que repercute en la productividad.  

Además, la colaboración virtual se basa en gran medida en herramientas digitales, y cualquier problema técnico puede comprometer la comunicación en tiempo real. 

Cultura y cohesión de equipo

En las colaboraciones virtuales, los empleados suelen necesitar una visibilidad clara del trabajo de los demás. Esto provoca una falta de confianza y una menor cohesión del equipo, lo que afecta a su cultura interna de trabajo. También puede deberse a diferencias culturales, de estilos de comunicación y de ética laboral.

La cultura de la empresa puede parecer dispersa o desconectada, ya que la colaboración virtual necesita más señales no verbales o tiempo de interacción informal. Debido a estas lagunas y a la falta de camaradería, es posible que la gente no tenga un sentimiento de pertenencia. La formación en sensibilidad cultural y las actividades de creación de equipos son imprescindibles para una dinámica de equipo sólida. 

Límites profesionales

Las difusas líneas que separan el trabajo de la vida privada pueden repercutir negativamente en el bienestar y el compromiso de los empleados.

Los equipos virtuales distribuidos por todo el mundo suelen tener dificultades para imponer límites de trabajo. Los empleados suelen trabajar con horarios diferentes. La necesidad de información rápida puede hacer que reciban llamadas o consultas de compañeros fuera de su horario de trabajo.

En consecuencia, se necesitan límites profesionales para mantener un equilibrio óptimo entre la vida laboral y personal y evitar el agotamiento.

Distracciones

Los equipos remotos suelen trabajar desde distintos lugares. La falta de disciplina en las oficinas y las distracciones de las ubicaciones remotas pueden suponer un reto para la productividad general de la organización.

Por ejemplo, los empleados que trabajan desde casa pueden tener cerca a familiares o compañeros de piso. El ruido y las interrupciones inevitables de un hogar normal pueden reducir la productividad del empleado. 

Falta de estructura

Otro reto predominante en las colaboraciones virtuales es la falta de una estructura definida. Los empleados que trabajan con diversos horarios desde distintos lugares dificultan a la empresa el establecimiento de normas específicas. 

La eficiencia operativa se resiente sin una estructura adecuada. Sus empleados remotos deben comprender las expectativas de trabajo y rendimiento y sentirse vinculados al equipo. Esto puede provocar la falta de compromiso y reducir la productividad.

🧰 Las 14 mejores herramientas y plataformas de colaboración virtual

Además de estrategias eficaces, las herramientas y plataformas de colaboración virtual también son necesarias para agilizar el proceso. Aquí tienes algunas plataformas que puedes tener en cuenta para obtener los mejores resultados: 

Recursos humanos

Zavvy

Características principales:

• Sistema de retroalimentación de 360°;
• flujos de trabajo de incorporación atractivos para implicar y formar a todos sus nuevos empleados;
• integraciones con herramientas populares de recursos humanos y productividad
• Coach de IA para ayudar a su personal a desarrollar planes de crecimiento personalizados. 

Precios: Zavvy es la suite todo en uno más asequible para todo lo relacionado con la habilitación de personas, a partir de 4 $/usuario/mes.

Además, nuestros precios se ajustan a sus necesidades, sin hacerle pagar por módulos que no desea.

Comunicación

Slack

Características principales:

• Generador virtual de flujos de trabajo
• Canales de comunicación ilimitados para una colaboración global
• Mensajería instantánea 

💸 Precios: Slack ofrece paquetes desde 7,25 $/usuario/mes.

Zoom

Características principales:

• Creación y programación de reuniones
• Chat, anotaciones, pizarras y salas de reuniones.

💸 Precios: Los paquetes de Zoom empiezan a partir de 149,90 $/año/usuario.

Google Meet

Características principales:

• Reuniones y programación instantáneas
• Fondos virtuales y efectos visuales
• Chats durante las reuniones

💸 Precios: Google Meet ofrece paquetes desde 6$/usuario/mes.

Gestión de productos

Asana

Características principales:

• Análisis e informes basados en IA
• Generador de flujos de trabajo
• Integración de aplicaciones

💸 Precios: Asana ofrece suscripciones a partir de 10,99 $/usuario/mes. 

Trello

Características principales:

• Tableros de proyectos
• Plantillas
• Integraciones y plug-ins

💸 Precios: Trello ofrece paquetes a partir de 5 $/usuario/mes. 

ClickUp

Características principales:

• Cuadro de mandos completo
• Análisis e informes basados en IA

💸 Precios: ClickUp ofrece suscripciones a partir de 5 $/usuario/mes.

Productividad, colaboración e intercambio de archivos

Espacio de trabajo de Google

Características principales:

• Incluye todas las herramientas de Google, como Gmail, Meet, Sheets, Docs, etc. 
• Un sinfín de integraciones de aplicaciones, como la suite de convertidores de documentos Xodo.

Precios: Google Workspace tiene un precio inicial de 7,20 $/usuario/mes.

Mesa de aire

Características principales:

• Generador de flujos de trabajo personalizados
• Plantillas de ofertas

💸 Precios: Los paquetes de Airtable empiezan a partir de 10$/usuario/mes.

Notion

Características principales:

• Calendario compartido del equipo
• Priorización y programación de tareas

💸 Precios: Notion ofrece suscripciones a partir de 10 $/usuario/mes.

Para equipos técnicos

Jira 

Características principales:

• Tableros Scrum y Kanban
• Autoasignación y arrastrar y soltar
• Informes basados en IA
• Hay muchos complementos disponibles en Atlassian Marketplace para ampliar las funciones y agilizar el proceso (por ejemplo, las plantillas de Jira de AppLiger).

💸 Precios: Jira ofrece paquetes a partir de 77,50 $/mes.

Seguimiento y gestión del tiempo

Toggl 

Características principales:

• Integración con los calendarios de Google y Outlook
• Seguimiento offline 

💸 Precios: Toggl ofrece suscripciones a partir de 13,35 €/usuario/mes. 

Todoist

Características principales:

• Niveles de prioridad y recordatorios
• Cuadros de mando personalizados
• Visualización de la productividad e historial de actividades

💸 Precios: Todoist ofrece paquetes desde $4/mes.

Timedoctor

Características principales:

• Control de los empleados
• Hojas de horas y nóminas en línea
• Alertas de distracción

💸 Precios: Las suscripciones a Timedoctor cuestan a partir de 8,4 $/usuario/mes.

Todas estas herramientas son estupendas para permitir una colaboración más fluida. Pero aquí está el truco: las herramientas por sí solas no harán que se produzca la magia. 

Detrás de todo equipo virtual de éxito hay una cultura de comunicación abierta, confianza y compromiso con los objetivos comunes. 

Se trata de dominar la mezcla de comunicación asíncrona y síncrona, comprender los matices del lenguaje corporal digital y fomentar un entorno en el que cada ping, mensaje o videollamada añada valor.

💡 Los 6 mejores consejos para una colaboración virtual eficaz

He aquí los pasos que debe dar para implantar una colaboración virtual eficaz en su organización.

Establecer metas y objetivos claros

Establezca metas y objetivos claros para mantener la coherencia estructural en todos los departamentos. Su objetivo final es mantener a sus trabajadores centrados en una dirección unificada y mejorar la alineación entre los equipos presenciales y virtuales. 

Establezca objetivos de colaboración virtual utilizando el marco SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, and Time-bound). Cada tarea asignada debe estar alineada con los objetivos empresariales a corto y largo plazo y tener plazos alcanzables. 

Comunique sus expectativas desde las fases iniciales del proceso de incorporación del empleado. Explica sus funciones, deberes y cómo contribuyen al crecimiento de la empresa. 

Establecer normas adecuadas para los equipos virtuales como:

• Disponibilidad requerida
• Tiempo de respuesta previsto
• Frecuencia de las reuniones
• Asistencia obligatoria a las reuniones

Implique a su equipo en el proceso. Pídales su opinión, sus ideas y sus comentarios sobre los objetivos de la colaboración virtual.

Como resultado, fomentará la autonomía y la responsabilidad y le ayudará a fijar objetivos pertinentes y alcanzables.

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Establecer canales de comunicación claros

Como ya se ha dicho, el principal escollo de la colaboración virtual es la barrera de la comunicación. 

Para contrarrestarlo, debe disponer de canales de comunicación eficaces. 

Dado que los equipos virtuales se comunican entre sí electrónicamente, es crucial elegir las herramientas de comunicación adecuadas. Pueden: 

• Facilitar información rápida. 
• Minimice la posibilidad de que los empleados se pierdan actualizaciones esenciales.
• Garantizar la alineación mediante el seguimiento de los progresos. 
• Ubicación cercana y disparidad de horarios.
• Mejore las reuniones virtuales con una conectividad fluida.

Tomemos como ejemplo Covid Moonshot. Fue un proyecto mundial en el que participaron más de 150 investigadores que trabajaron juntos para desarrollar una píldora que pudiera ayudar a combatir el coronavirus. El equipo utilizó herramientas de colaboración en línea para realizar experimentos y analizar datos. Como resultado, el proyecto logró avances impresionantes en la identificación de compuestos críticos que mostraban una excelente actividad antivírica contra el virus. 

Además de utilizar herramientas de comunicación, aquí tienes algunos pasos más para agilizar una comunicación eficaz en colaboraciones a distancia:

• Programe actualizaciones periódicas para mantener informados a todos los miembros del equipo y practicar la transparencia.
• Sea coherente con los canales de comunicación y la frecuencia. Por ejemplo, puedes utilizar servicios de telefonía empresarial para mantenerte en contacto tanto con tu equipo como con tus clientes.
• Sea diligente con la evaluación del rendimiento y el reconocimiento. 
• Celebrar reuniones periódicas individuales.

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Cultivar sólidas relaciones de equipo

El éxito de tus proyectos y el crecimiento general de la empresa dependen de lo bien que cuides al equipo y los vínculos internos. Unas relaciones de equipo sólidas en las colaboraciones a distancia establecen la confianza, mejoran la cultura del lugar de trabajo, impulsan la satisfacción de los empleados y aumentan la productividad.

Para crear compenetración en los equipos virtuales, tome las siguientes medidas: 

• Mantenga un segmento en las reuniones virtuales para que sus empleados conecten sobre intereses personales. 
• Establece chats de grupo en plataformas de mensajería instantánea para ayudar a los empleados a estrechar lazos más allá de las obligaciones profesionales.
• Cree una sala de descanso virtual.  
• Empareje a miembros del equipo que no interactúan mucho para un proyecto. 

Organice actividades de creación de equipos para fortalecer las relaciones en el lugar de trabajo. Aquí tienes algunas ideas para fomentar el compromiso de los equipos virtuales: 

• almuerzos virtuales mensuales;
• juegos interactivos como charadas, pictionary, show and tell;
• sesiones virtuales de intercambio de ideas;
• sesiones de yoga en línea y otras iniciativas de bienestar en grupo.

Consejo: También puede organizar eventos sociales virtuales para levantar la moral y fomentar relaciones significativas en el lugar de trabajo. 

Establecer flujos de trabajo y procesos estructurados

La colaboración virtual se nutre de claridad y organización. Sin la presencia física de los compañeros de equipo para aclarar dudas o proporcionar retroalimentación instantánea, una estructura bien definida se vuelve crucial. Además, los flujos de trabajo y procesos estructurados garantizan que todo el mundo esté en sintonía, lo que reduce la probabilidad de errores de comunicación y solapamientos. He aquí algunos pasos que deberías tener en cuenta:

• Audite sus recursos existentes y evalúe el flujo de trabajo actual. 
• Enumere las tareas en función de su importancia y urgencia. 
• Comprender el alcance, la dificultad y el calendario de cada una de ellas.  
• Divida cada tarea en pequeños pasos y asigne plazos realistas. 
• Asigne funciones en función de las partes interesadas de cada tarea. 
• Construya diagramas de flujo de trabajo para visualizar el proceso. 
• Utilice plataformas con cuadros de mando completos para supervisar los progresos. 
• Recopile los comentarios de los empleados sobre el nuevo flujo de trabajo y realice las mejoras oportunas. 

Por ejemplo, imaginemos que un equipo de marketing lanza una nueva campaña en línea. Un flujo de trabajo de marketing estructurado podría empezar con los creadores de contenidos redactando el material de la campaña. Una vez terminado, podrían utilizar una herramienta de colaboración para notificar al equipo de diseño gráfico que añada elementos visuales. Una vez diseñado, el proyecto podría pasar al equipo de análisis para integrar mecanismos de seguimiento.

Cada paso tendría unas directrices claras, unos plazos y un personal designado, lo que garantizaría que la campaña progresara sin problemas y sin que ningún miembro se sintiera perdido o abrumado.

Del mismo modo, un equipo de ventas se beneficiará de los paneles de Salesforce, que les permitirán realizar un seguimiento de los clientes potenciales, analizar el crecimiento de los ingresos u optimizar la captación de clientes.

Fomentar la participación activa y el compromiso

Los empleados virtuales suelen rehuir participar activamente en proyectos de colaboración. Para evitarlo, crea una cultura de comunicación abierta en el lugar de trabajo. 

Demuestre que su equipo puede compartir ideas con franqueza, hacer críticas y hablar de los retos a los que se enfrentan, aunque trabajen a distancia. Permitir un intercambio abierto de ideas, puntos de vista y opiniones fomenta el compromiso de los empleados y los motiva.

Fomente la escucha activa y la empatía. Si ves que interrumpen a un empleado, intervén y dale otra oportunidad de hablar. 

Damian Grabarczyk, cofundador de PetLab Co., comparte algunas de las actividades de su empresa para fomentar el compromiso de los empleados:

‍"Creamos eventos, concursos y actividades para ayudar a construir relaciones efectivas entre los empleados remotos y los internos, lo que, a su vez, puede fomentar la participación activa. Por ejemplo, PetLab Co. celebra cada dos semanas un Lunch and Learn, en el que distintos compañeros y departamentos pueden mostrar lo que hacen, sus victorias y sus planes de futuro, ya sea en la oficina o virtualmente. También es la oportunidad de debatir otros temas importantes, como la salud mental, el colectivo LGBTQ+ y el apoyo financiero personal. Estas sesiones dan a las personas y a los equipos la oportunidad de relacionarse entre sí".

Hacer hincapié en la gestión del tiempo y la productividad

Los equipos virtuales suelen tener dificultades para utilizar sus horas con criterio. Para evitarlo, utilice estrategias de gestión del tiempo. De este modo, tus equipos remotos se mantendrán centrados y productivos sin sufrir agotamiento. 

Aquí tienes algunas técnicas que puedes utilizar: 

• Timeboxing: En esta técnica, los individuos asignan un tiempo fijo a una actividad planificada. Esta técnica ayuda a los equipos a hacer malabarismos con múltiples tareas importantes sin comprometer la calidad ni el plazo de entrega. 
• Técnica Pomodoro: Este método consiste en sesiones de 25 minutos de trabajo concentrado seguidas de pausas de cinco minutos. Los empleados pueden hacer pausas más largas, de 15 a 30 minutos, después de cuatro intervalos de trabajo consecutivos.
• Análisis de Pareto: Esta técnica evalúa los problemas que compiten entre sí, mide el impacto de solucionarlos y permite centrarse en las soluciones más beneficiosas.

➡️ Capacite a sus equipos en cualquier momentoy lugar con Zavvy

No es del todo posible reproducir la chispa de la conexión humana cara a cara. Pero la colaboración virtual no tiene por qué ser un compromiso. También puede ser un catalizador del crecimiento. 

Aunque reproducir las conexiones en persona puede ser un reto, Zavvy te permite superar los obstáculos del trabajo a distancia y fomentar una colaboración significativa.

Zavvy puede ayudarle a conseguir una colaboración a distancia eficaz: 

• Una colaboración a distancia eficaz depende de una comunicación abierta. Zavvy facilita reuniones regulares 1:1 y bucles de retroalimentación, cerrando la brecha entre los miembros del equipo y los gerentes. La retroalimentación constructiva, la orientación y la alineación de prioridades se vuelven fluidas, creando un entorno virtual cohesivo.
• 🧑‍🎓 El conocimiento es un potente catalizador de la colaboración. Los itinerarios de formación de Zavvy permiten a los equipos contribuir, acceder y colaborar sin problemas en la información. Impulse sus proyectos con experiencia colectiva y asegúrese de que las fronteras físicas no limitan la colaboración.
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• 🎯 Establece metas y objetivos SMART que alineen a los equipos hacia el éxito. Nuestra plataforma garantiza claridad, responsabilidad y un propósito compartido, impulsando los esfuerzos de colaboración incluso a kilómetros de distancia.

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Biografía del autor: Mehdi Hussen es un consultor de marketing SaaS y crecimiento orgánico. Ayuda a las empresas SaaS a impulsar el crecimiento orgánico y la captación de clientes a través de SEO y estrategias de marketing de contenidos basadas en datos. Mehdi dedica su tiempo libre a reflexionar sobre estrategias de crecimiento de startups, productividad personal y trabajo remoto. Conéctatecon él a través de Twitter o LinkedIn.