Crear confianza en equipos virtuales: 17 buenas prácticas que no debe ignorar

La confianza es el pegamento que une a los equipos, y es multidimensional: de arriba abajo, de abajo arriba y entre colegas.

Sin una confianza que vibre en todas direcciones, los equipos se desmoronan.

En el mundo descentralizado y pospandémico de hoy, hay más gente que nunca que trabaja a distancia. Gestionar equipos remotos se ha convertido en una habilidad crítica para los directivos. 

La confianza es aún más importante en los equipos remotos que en los físicos. 

¿Por qué? 

Los equipos remotos carecen de la vinculación diaria, el lenguaje corporal y la supervisión -la parte de ver que tus empleados están trabajando y no relajándose en la playa. 

Lamentablemente, la confianza de los empleados no es lo que podría ser.

Casi 4 de cada 10 empleados creen que su organización no antepone sus intereses a los beneficios.

Sólo podemos imaginar el daño a la motivación y la productividad, especialmente en equipos remotos.

Este artículo le proporcionará las herramientas necesarias para generar confianza en los equipos virtuales y aumentar así la productividad y los beneficios. Y, lo que es más importante, ¡para que la gente esté más contenta!

🖥️ Por qué es importante la confianza en los equipos virtuales

Un alto nivel de confianza en el lugar de trabajo conlleva muchas ventajas. Algunas de ellas son:

• menos estrés; 
• más energía;
• menos días de baja por enfermedad;
• mayor productividad; 
• mayores niveles de satisfacción; 
• miembros del equipo que se atreven a iniciar y asumir riesgos.

Muchas de estas cualidades pueden cultivarse de forma natural en los equipos físicos a través de las interacciones cotidianas. 

Sin embargo, cuando se crea confianza en equipos remotos, aumenta el riesgo de que los empleados se sientan aislados y sin apoyo. 

Desde el punto de vista de la gestión, es más difícil controlar las acciones. 

¿Llega tarde un empleado a una reunión porque ha tenido problemas técnicos o porque estaba holgazaneando? 

Hay menos contexto para evaluar críticamente a tus compañeros.

Añádase a la mezcla que algunos científicos creen que estamos programados para desconfiar de todo el mundo excepto de nuestros familiares más cercanos. Así que es más difícil superar esa barrera innata de desconfianza con personas a las que no ves a diario y puede que nunca hayas conocido en persona. 

Por eso es vital crear y mantener la confianza en los equipos virtuales.

🏗️ 7 Elementos esenciales para generar confianza en equipos remotos

Entonces, ¿cómo generamos confianza en los equipos virtuales? 

Tome nota de estos 7 elementos e incorpórelos para conseguir un lugar de trabajo a prueba de confianza.

Responsabilidad y fiabilidad

A nadie le gusta sentirse vigilado. Por desgracia, la microgestión es una de las formas más rápidas de acabar con la confianza. Dice que no confías en que tus empleados hagan lo que tú y el puesto les pedís.

Pero hay una delgada línea entre controlar demasiado y demasiado poco. 

Sin la responsabilidad del jefe de equipo, los empleados pueden sentirse perdidos, sin dirección y propensos a slack. 

Consejo: La comunicación regular y la comprobación del ambiente del equipo pueden ayudarle a encontrar el nivel óptimo.

Coherencia en la comunicación

Usted quiere poder esperar que sus empleados lleguen a tiempo y hagan un trabajo excelente. 

Pero si sólo le ven y oyen hablar poco de usted, se produce una desconexión que daña la confianza. 

Sus empleados pueden sentirse ignorados y como si no contribuyeran a algo significativo. 

La motivación baja. 

El remedio es una comunicación coherente. 

Consejo: Aunque no tengas mucho que decir en la reunión diaria o semanal, en lugar de cancelarla, tómate unos minutos para preguntar cómo les va el día a todos. 

Comprobarlo hará maravillas para la confianza dentro de su equipo distribuido.

Encuentro físico (si es posible)

La razón de los viajes de negocios es que conocer a alguien en persona genera confianza. Basta con haberse visto una vez para cultivar una confianza que continúa en el entorno virtual. 

Consejo: Una forma de generar confianza en los equipos remotos es organizar un meetup o un viaje de empresa. 

[Imagen del equipo Zavvy del viaje de incorporación] 

Reciprocidad 

La confianza en los equipos virtuales va en ambos sentidos: los directivos necesitan sentir que pueden confiar en sus equipos, y los empleados necesitan sentir que pueden contar con que su jefe tendrá en cuenta sus intereses, les proporcionará el equipo necesario y les pagará su salario a tiempo. 

La confianza también debe darse horizontalmente: cada miembro del equipo debe confiar en que los demás harán su parte del trabajo, llegarán a tiempo a las reuniones importantes, etc. 

Consejo: Compruebe el nivel de reciprocidad. 

¿Confía en sus empleados pero cree que no le corresponden? 

👀 Nota: Como directivo o jefe de equipo, tienes que tomar la iniciativa y mostrar confianza a tus empleados antes de poder esperarla a cambio. 

Transparencia 

La transparencia alimenta la confianza. 

Para fomentar la transparencia, garantice una comunicación frecuente sobre el rendimiento de los proyectos, los resultados empresariales, los cambios organizativos, etc. 

Consejo: Sus empleados apreciarán sentirse parte de la organización y no sólo un medio para alcanzar un fin.

Hablar por hablar

No se puede imponer la confianza. Tiene que surgir de dentro hacia fuera.

Piensa en cualquier relación.

Confías en la persona basándote en sus acciones a lo largo del tiempo, no en lo que dice. Por eso debes demostrar repetidamente a tu equipo que es seguro confiar. 

Entonces, ¡ellos estarán encantados de devolverle el favor! 

Relaciones interpersonales 

Volviendo a la analogía anterior, una relación laboral es como cualquier otra relación: requiere inversión para prosperar. 

Aunque la confianza no se puede imponer, sí se puede y se debe hacer un esfuerzo consciente para reforzar las relaciones interpersonales en un entorno virtual. 

A continuación veremos cómo puede ser. 

🏆 5 Beneficios de generar confianza en los equipos virtuales

1. La confianza fomenta la innovación 

En los equipos remotos y presenciales se necesita confianza para crear e innovar. Si los empleados no se sienten seguros pensando con originalidad y los jefes no confían en las soluciones nuevas y poco convencionales del equipo, la innovación se estancará. Este reto es especialmente cierto en el caso de los equipos remotos, ya que los equipos presenciales tienen la ventaja de verse unos a otros y de intercambiar microdecisiones, lo que agiliza la toma de decisiones y la innovación.

2. La confianza refuerza la moral

No subestimes el poder de los grupos. 

Para la mayoría de la gente, es más fácil estar motivado y hacer un gran trabajo entre personas centradas y trabajadoras. 

Sin embargo, la confianza puede sustituir en parte a la responsabilidad y la motivación que supone estar rodeado de compañeros. Por tanto, centrarse en fomentar la confianza en los equipos virtuales es una inversión en ética laboral.

3. La confianza es una forma sutil de responsabilidad 

Cuando confías en la gente, tienden a cumplir. 

Inevitablemente, un directivo necesita confiar más en un equipo distribuido que en uno físico. Cuando se confía en que las personas harán un gran trabajo a pesar de la distancia y de que nadie las supervise, suelen estar deseosas de demostrar su fiabilidad para disfrutar de recompensas en forma de libertad con responsabilidad. 

4. La confianza te da la energía para centrarte en las tareas relevantes

Confiar en sus empleados in situ es relativamente fácil. 

Si trabajas en la misma sala (o en una contigua), puedes vigilar que todos lleguen a tiempo, hagan su trabajo y no se vayan antes de que termine workday . Con el tiempo, habrás detectado en qué empleados puedes confiar. 

No es tan fácil para los equipos virtuales. 

No puedes ver quién está trabajando. Aunque los miembros de tu equipo estén conectados, podrían estar haciendo una tarta o limpiando sus casas. 

Saber que puede confiar en sus empleados remotos le ahorrará mucha energía que podrá emplear en tareas relevantes en lugar de intentar averiguar quién está trabajando y cuándo.

5. La confianza mejora la retención de los empleados 

Dado que la confianza es uno de los principales factores de la satisfacción de los empleados, un equipo remoto unido por la confianza dará lugar a empleados más felices. 

Y los empleados más felices tienen más probabilidades de permanecer en la organización, lo que se traduce en una menor rotación y mayores beneficios. 

Los equipos remotos carecen de las interacciones cotidianas que generan confianza de forma natural, por lo que invertir en forjar confianza repercutirá positivamente en la retención de empleados de los equipos remotos.

😞 5 errores que cometen las organizaciones cuando intentan generar confianza virtualmente

1. No centrarse en generar confianza desde el principio 

La confianza es menos tangible que, por ejemplo, los ingresos del primer trimestre. Como no es evidente medirla, puede ser tentador pasarla por alto. 

Pero si no se crea confianza desde el principio, pueden surgir malentendidos innecesarios. Pero tener que resolver malentendidos hará más difícil establecer la confianza de cara al futuro. 

2. Ser imprevisible o contradictorio 

Si prometes enviar por correo electrónico a todo el mundo las notas de la reunión y no pasa nada, la confianza se resentirá. 

Del mismo modo, decir a sus empleados que no tienen que presentarse un día, para luego preguntarles por qué no lo han hecho al día siguiente, dañará la confianza. 

Consejo: sea coherente y haga saber a sus empleados lo que espera de ellos. 

3. Apresurarse

Roma no se construyó en un día: lo mismo ocurre con la confianza en los equipos remotos. 

Así que permita que la confianza se desarrolle de forma natural como resultado de acciones repetidas y coherentes. Y absténgase de juzgar a la gente si tiene una buena dosis de sospecha antes de que alguien haya demostrado ser digno de confianza. 

4. Asumir que la confianza se producirá de forma natural 

Aunque el punto anterior es válido, es crucial no desviarse demasiado hacia el otro extremo del espectro. La confianza no es sólo el resultado del tiempo, sino del comportamiento fiable a lo largo del tiempo. 

Su equipo confiará en usted si demuestra una y otra vez que sus acciones concuerdan con sus palabras. 

Sin embargo, la confianza se resentirá si pospones las reuniones y prometes cosas que nunca suceden. Generar confianza en los equipos virtuales es una habilidad que puede aprenderse y perfeccionarse. 

Sin embargo, descuidarlo no hará que surja por arte de magia.

5. Suponiendo que todo el mundo vea la confianza como tú la ves

Según la percepción y las experiencias previas, cada cual ve la confianza de forma diferente. Por eso, en lugar de asumir una definición estándar, es esencial llegar a un consenso. Una forma es debatir en grupo qué es la confianza, cómo crearla y qué hacer en caso de falta de confianza. 

🤝 9 comportamientos que generan confianza en los equipos virtuales

1. Comunicar en exceso

Su equipo no tiene acceso a la misma información que usted. Por eso es vital comunicar lo que ocurre dentro de la organización. Para generar confianza en los equipos remotos, prefiere sobrecomunicar en lugar de omitir detalles esenciales que hacen que la gente se sienta excluida. 

2. Promover la claridad, la transparencia y la vulnerabilidad 

La confianza requiere valentía y vulnerabilidad. Y tú tienes que ser el primero. Da ejemplo de transparencia y franqueza. 

Otra cosa que ayuda a reforzar la confianza es la claridad de funciones: asegurarse de que los empleados son conscientes y comprenden plenamente lo que se espera de ellos. 

3. Invertir en relaciones 

Invierta tiempo en construir y fortalecer relaciones más allá de lo transaccional. Puede conseguirlo mediante conversaciones triviales y actividades de creación de equipos.

4. Ofrecer flexibilidad 

Demuestre confianza en su equipo ofreciéndole horarios flexibles y contando con sus miembros para completar el trabajo y entregarlo a tiempo. 

5. Fomentar el intercambio de conocimientos 

El intercambio de conocimientos es beneficioso para todos: permite a su equipo interactuar y mejorar sus conocimientos, lo que permite que las relaciones se formen orgánicamente.

6. Liderazgo rotativo 

Estar en una posición de liderazgo significa asumir más responsabilidad, y la responsabilidad influye positivamente en la confianza. Por lo tanto, si es posible, opere con un programa de liderazgo rotativo. 

7. Indicaciones no verbales

Los equipos virtuales se pierden importantes señales del lenguaje corporal que contribuyen a generar confianza en el lugar de trabajo. Una forma de compensarlo es asegurarse de que os veis lo máximo posible, dejando la cámara encendida durante las videollamadas. 

8. Ofrecer comentarios constructivos 

La honradez refuerza la confianza. 

Será más fácil que sus empleados confíen en usted -y en los demás- si saben que recibirán comentarios sinceros y constructivos sobre su trabajo. Por desgracia, dar una opinión negativa sin sugerencias de mejora puede provocar resentimiento, menor productividad y confusión. 

Es posible que sus empleados no sepan cómo mejorar. 

💡 ¿El bajo rendimiento de los empleados te está dando quebraderos de cabeza?

Aprenda a diagnosticarlo y abordarlo eficazmente. Tu gente y tu organización te agradecerán que gestiones el bajo rendimiento de forma proactiva y solidaria. 

9. Establecer y compartir objetivos comunes 

Tener objetivos comunes por los que trabajar ayuda a todos a sentirse conectados. Y la conexión es un ingrediente crucial de la confianza. 

Responsabilizarse mutuamente es más fácil cuando las expectativas de cada uno están claramente definidas. 

💡 17 Buenas prácticas para generar confianza en equipos virtuales

1. Fomentar el uso de herramientas de colaboración adecuadas

Las herramientas de colaboración facilitan saber quién hace qué. Ahorran un tiempo precioso al eliminar las idas y venidas innecesarias. 

Herramientas de comunicación como Slack o Workplace con mensajería directa favorecen una comunicación rápida y frecuente. Por tanto, requieren un menor grado de formalidad que escribir un correo electrónico. 

2. Invertir en el bienestar de los empleados 

El bienestar de los empleados es uno de los principales factores "blandos" de la confianza. Cuando los empleados perciben que te preocupas por su bienestar, son más propensos a corresponder a la confianza. 

💡 Descubre 25 estadísticas sobre el bienestar de los empleados que todo directivo debe conocer y cinco consejos extra para fomentar el bienestar de los empleados.

3. Promover la conciliación de la vida laboral y familiar 

Promover unos límites saludables entre la vida laboral y personal demuestra a sus empleados que usted se preocupa por ellos. Sabrán que piensa en lo mejor para ellos, lo que facilitará que confíen en usted. 

4. Asegúrese de que todo el mundo está de acuerdo con la misión y la visión de la organización.

Conseguir que todos los miembros del equipo estén de acuerdo con la misión y la visión crea un sentimiento de unidad y un propósito compartido. 

5. Crear normas y procedimientos operativos estándar

Las normas y rutinas de los procedimientos operativos aumentan la claridad. Y la claridad es un factor crítico de la confianza en los lugares de trabajo remotos.

6. Priorice la incorporación más de lo habitual

La incorporación siempre es importante, y más aún en equipos remotos. Ya hemos explicado que la confianza es un concepto multidimensional y que un software de incorporación como Zavvy se ocupa de la parte práctica y humana de la confianza.

🙌 Descubre 47 formas de impulsar el compromiso de los empleados remotos.  

7. Tener una política funcional de trabajo desde casa

La política de trabajo desde casa debe establecer las horas de trabajo, la presentación de informes, las directrices de comunicación, el uso de la tecnología y la etiqueta de las reuniones virtuales. 

➡️ Consigue en Zavvy un modelo de política de trabajo desde casa listo para usar.

8. Conocerse virtualmente 

Conocerse es una de las piedras angulares de la confianza. Cree un canal de chat específico para conversaciones no relacionadas con el trabajo en el que la gente pueda compartir GIF divertidos y mantener el equivalente virtual de las charlas de café. Planifique actividades en línea para unir al equipo.

El objetivo de las ruletas de café es facilitar las charlas y la creación de vínculos durante las pausas para comer. 

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Cada persona recibe un interlocutor con el que puede mantener una videollamada. 

El objetivo es mantener una charla informal sobre temas no relacionados con el trabajo. Después, habrá menos barreras para confiar en los demás a la hora de colaborar o pedir ayuda. 

✊ Zavvy le ayuda a automatizar la asignación de ruletas de café. 

Un concepto similar es el paseo y charla, exclusivo de Zavvy. Durante un paseo y charla, se empareja a dos compañeros y se les pide que concierten una cita para dar un paseo de 45 minutos al aire libre. 

La única norma es no hablar de trabajo. Puedes imaginarte el potencial aumento de confianza después de esos 45 minutos. Y todo ello con el movimiento diario, que ayuda a reducir el estrés y aumenta el bienestar. 

👯🏿 Descubra todas nuestras plantillas de viajes de conexión.

9. Crear un entorno de trabajo colaborativo

Un entorno de trabajo colaborativo permite saber quién hace qué. Saberlo favorece la confianza.

10. Deje muy claras sus intenciones (incluido el establecimiento de objetivos claros)

Tu mensaje se diluye con la distancia. Es como oír a alguien que habla desde el otro lado de un valle es más difícil que oír a alguien que está a tu lado. 

Los objetivos claros ayudan a mover a su equipo en una dirección, creando conexión y aumentando la confianza.

🎯 Hemos creado una guía para aprender a establecer objetivos de rendimiento eficaces para los empleados: incluye 33 ejemplos basados en habilidades. 

11. Mantener a los empleados al corriente de las novedades de la empresa

Las actualizaciones periódicas de la empresa -sobre las buenas y no tan buenas noticias- ayudan a generar confianza en los equipos remotos. 

Nuestro cliente, Data Guard, utiliza Zavvy para compartir actualizaciones en toda la empresa. Su equipo de marketing de productos envía una breve jornada de formación mensual en la que se destacan las actualizaciones de los productos. De este modo, todo el mundo está siempre al tanto de los cambios, lo que es especialmente importante para el equipo de ventas. 

12. Promover la rendición de cuentas

Cuando las personas son responsables de sus tareas y resultados, se comprometen más. Al igual que la confianza fomenta el compromiso, el compromiso fomenta la confianza, creando una espiral positiva.

13. Fomentar el crecimiento de los empleados

Invertir en el crecimiento de tus empleados ayuda a generar confianza en los equipos virtuales. Todo el mundo quiere crecer, evolucionar y sentir que se concede su deseo de aprender más.

Consejo: invierta en software para conseguir un proceso de crecimiento profesional más fluido que no requiera reinventar la rueda para cada nueva contratación. 

14. Proporcionar un foro abierto para compartir conocimientos y debatir ideas

Ya hemos mencionado que la confianza es necesaria para la innovación. Si sus empleados saben que se confía en su buen juicio, cultivarán el valor para tomar decisiones más audaces. Un foro abierto en el que las ideas y los conocimientos fluyan libremente ayuda a difundir el entusiasmo por la creación y la innovación. 

15. Permitir la tutoría

La tutoría ayuda a crear relaciones profundas y significativas que fomentan la confianza. Permite compartir conocimientos de forma natural y estimula la innovación y la creatividad. 

💡 Más información sobre la tutoría híbrida y qué tener en cuenta en la tutoría virtual.

16. Cultivar prácticas de retroalimentación constructiva

Los comentarios constructivos ayudan a generar confianza, ya que forman parte de la transparencia. Sus empleados pueden relajarse cuando saben que sus compañeros y líderes les ayudarán a superar sus deficiencias y les indicarán las áreas de desarrollo. Este enfoque conducirá a una mentalidad de crecimiento en lugar de ser una fuente de resentimiento creciente. 

17. Contratar a las personas adecuadas

Cuando las personas que contrate estén motivadas para trabajar en un entorno remoto y potencialmente ya estén acostumbradas a ello, les resultará más natural confiar. 

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Con Zavvy, generar confianza en tus equipos virtuales se convierte en un juego de niños. Nuestros diferentes productos cubren y automatizan todos los aspectos mencionados en este artículo.

Genere confianza desde el primer día con sus nuevos empleados a través de nuestro popular software de incorporación de empleados. El software se encarga de todas las partes de la experiencia de incorporación para que puedas centrarte en estar (virtualmente) presente con tu nuevo empleado en lugar de estresarte por cosas que no funcionan. 

Nuestro software de feedback 360 le ayuda a escuchar las voces de sus empleados y proporciona un marco para el feedback multidireccional.

El crecimiento profesional es otro factor crítico de la confianza. Cree una cultura de crecimiento en sus equipos virtuales mediante el software de trayectoria profesional.

Por último, la importancia de las conexiones es algo que ya hemos mencionado en varias ocasiones. Así que, una vez más, le tenemos cubierto. Construye relaciones significativas a través de nuestros programas de conexión.

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