La ruleta del café/almuerzo: Por qué los equipos virtuales lo necesitan y cómo organizarlo

La seguridad psicológica es la base misma de los equipos eficaces y prósperos, según un estudio de Google. Significa que los miembros del equipo trabajan mejor juntos en una cultura inclusiva, lo que solo es posible cuando todos los implicados están dispuestos a mostrar vulnerabilidad, aceptar retos, asumir riesgos y encontrar nuevas formas de innovar, así como de trabajar juntos.

Lamentablemente, cuando las plantillas se vuelven remotas o híbridas, crear y fomentar una cultura de trabajo integradora es más fácil de decir que de hacer.

El 79% de los empleados se sienten más aislados desde que trabajan a distancia, mientras que otro estudio reveló que el 70% de los trabajadores se sentían más agotados y estresados que antes de la pandemia. Acaban desarrollando una mentalidad de desvinculación, lo que conduce a niveles de productividad más bajos, más silos funcionales y mayores lagunas de conocimiento entre departamentos. A su vez, se rompe la coordinación. La cultura se resiente.

Por suerte, existen algunas formas prácticas de derribar estos muros invisibles entre equipos y departamentos, y la que hoy analizaremos es la ruleta del café o la ruleta del almuerzo.

☕ ¿Qué es una ruleta del café o del almuerzo?

La ruleta del café o la ruleta del almuerzo imita el compromiso informal que tendría lugar habitualmente en un entorno de oficina tradicional, evitando que el personal híbrido o remoto se sienta aislado de los miembros del equipo y de otros departamentos.
La idea que subyace a la celebración de una ruleta del café virtual es sencilla: nutrir y fomentar una cultura de colaboración en el lugar de trabajo.

Piense que es como tomarse una pausa para socializar con los colegas tomando un café o almorzando, creando una capa base de confianza y una sensación de seguridad entre las personas participantes.

¿Cómo funciona la ruleta del café o del almuerzo?

La ruleta del café o la ruleta del almuerzo puede realizarse de forma manual o automática. Si optas por la forma manual , tendrás que emparejar a empleados del mismo equipo o de equipos diferentes. 

Por otro lado, si utiliza servicios de software especializados, sólo tiene que introducir a sus empleados en el sistema, tras lo cual un algoritmo emparejará automáticamente a dos o más empleados para un encuentro "aleatorio" por teléfono o por pantalla.

Además, también puede establecer la frecuencia con la que sus empleados deben participar en la ruleta del café o la comida.

Más adelante hablaremos con más detalle de las formas manuales y automatizadas de organizar la ruleta del café o la ruleta del almuerzo.

🏆 Las ventajas de una ruleta de café o comida para equipos virtuales

Imagínatelo: asistes a una reunión con un compañero de trabajo al que no conoces de nada para hablar de un gran proyecto. 

¿Te sentirías cómodo compartiendo opiniones con un completo desconocido? Aunque seas la persona más franca y extrovertida, seguirá habiendo reticencias generales entre tú y el compañero de trabajo. 

Pero si su empresa contara con una política virtual para romper el hielo, como una ruleta de café o almuerzo, usted ya estaría familiarizado con el compañero de trabajo, lo que disiparía cualquier tensión o aprensión, y le permitiría a ambos empezar a colaborar eficazmente desde el primer momento.

Teniendo esto en cuenta, he aquí algunas ventajas de organizar un almuerzo o café-ruleta para su equipo virtual:

Cultura de empresa integradora y comunicativa

Con empleados que trabajan desde casa y viven en zonas horarias diferentes, mantener el nivel de comunicación interna dentro de una organización puede ser todo un reto. Una ruleta de café o almuerzo permite a los empleados ampliar su red personal y desarrollar nuevos puntos de contacto dentro de la empresa. 

Al mismo tiempo, hablar con los compañeros refuerza el clima de confianza y aporta diversión y variedad a los participantes durante toda la jornada laboral. Además, les tranquiliza saber que otros empleados consideran que su trabajo es un reto y que trabajan por objetivos idénticos o similares. Esto crea indirectamente un ambiente integrador.

Intercambio informal de diálogo y puntos de vista 

Organizar una ruleta de café o almuerzo fomenta un intercambio informal de diálogo y puntos de vista, lo que permite a los participantes sentirse más cómodos y seguros en presencia de los demás. Elimina las barricadas formales invisibles, lo que, a su vez, construye relaciones dinámicas para facilitar un mayor progreso mediante el intercambio de conocimientos en el contexto del funcionamiento cotidiano, así como de futuros proyectos.

Fomentar las relaciones humanas

Como ya se ha mencionado, organizar una ruleta de café o almuerzo ayuda a fomentar las relaciones humanas en su empresa. Además, rompe las barreras de comunicación y fomenta el intercambio de ideas entre departamentos y fronteras jerárquicas, eliminando la mentalidad de silo o pensamiento inconexo.

Además, formar equipos al azar infunde en los empleados el entusiasmo por conocer gente nueva y entablar conversaciones genuinas y atractivas. Esto puede conducir a una mejor cooperación en equipo y, lo que es más importante, a un crecimiento positivo de las relaciones con los compañeros.

Redes internas

Por lo general, cuando mencionamos la creación de redes, nos referimos a la conexión con personas ajenas a la empresa. Y aunque esto es muy importante para acceder a oportunidades y conocimientos que tal vez no encontrarías por tu cuenta, la creación de redes dentro de tu empresa es igualmente importante.

Fast Company define el networking interno como "tender la mano y conectar con colegas dentro de tu organización, aunque tu trabajo no te exija hacerlo."

Cuando te relacionas continuamente con personas de tu propia empresa, estableces relaciones y compenetración y cultivas un entorno de confianza y respeto mutuos. Todo ello conduce a una mayor productividad y a una mejor experiencia laboral en general.

Organizar una ruleta de café o almuerzo es uno de los trucos de networking interno más sencillos. Para crear relaciones más sólidas entre oficinas, los empleados pueden compartir información sobre proyectos actuales o futuros, hablar de la familia y los amigos u otros temas aleatorios.

Mantener conversaciones empáticas que importen

El 89% de los responsables de RR.HH. coinciden en que la empatía es fundamental en un entorno híbrido, y los cafés y almuerzos virtuales pueden fomentar la empatía entre los empleados. 

Estas sesiones de ruleta pueden estimular conversaciones significativas en las que los participantes debatan abiertamente sobre el fracaso y el éxito. Piénsalo como la creación de una definición más sostenible del éxito, en la que, en lugar de glorificar el agotamiento, los empleados comprendan el valor de la empatía, la colaboración, la creación de equipos y la resiliencia.

¿Cómo fomentar conversaciones significativas?

En Zavvy, hay una plantilla para eso.

En general, recomendamos crear un entorno seguro y proponer temas concretos para que la gente comparta sus "mejores momentos" y sus "peores momentos" del pasado. Te sorprenderá lo rápido que la conversación alcanzará un nivel mucho más profundo que el de las pequeñas charlas cotidianas.

En pocas palabras, las ruletas de café y almuerzo fomentan un futuro inclusivo reuniendo a los empleados y transformando la experiencia del trabajo a distancia e híbrido.

Además, no tiene por qué fiarse de nuestra palabra: tenemos hechos que lo demuestran.

La empresa de ciencia de datos Profusion creó un sistema de ruleta del café que emparejaba automáticamente a los empleados para un encuentro virtual informal. Una encuesta reveló que:

• El 72% de los empleados experimentó una mejora de la moral
• El 63% de los empleados se sienten menos aislados o infelices
• El 96% de los empleados se sienten más comprometidos con la empresa cuando trabajan a distancia.
• El 61% sabía mejor en qué consistía el trabajo de sus compañeros.

La idea de la ruleta del almuerzo se le ocurrió a David Thompson, científico reconvertido en estratega de redes sociales, mientras trabajaba en el ejército estadounidense del fabricante farmacéutico Boehringer Ingelheim (BIPI).

Una vez, no encontró a nadie con quien almorzar. Así que, junto con su colega Christopher Tan, construyó un prototipo y envió invitaciones a un selecto grupo de compañeros.

A las 12 horas de ponerse en marcha en la empresa, la aplicación tuvo un gran éxito. En siete semanas, la aplicación emparejó a más de 350 personas para salir a comer. Tan descubrió que la ruleta de los almuerzos producía emparejamientos inesperados (por ejemplo, la aplicación emparejó al CEO de BIPI con un joven miembro del equipo de marketing de la marca) que a menudo daban lugar a conversaciones imprevistas y mejoraban la colaboración.

📝 ¿Cómo organizar una comida o una ruleta de café?

A continuación, hemos creado un resumen paso a paso para guiarle en el proceso.

Paso 1: Prepare una hoja de cálculo con la información sobre los miembros de su equipo. Debe incluir el nombre completo de todos nuestros empleados, sus departamentos, ID de correo electrónico, números de teléfono, etc. 

Consejo: Incluya el menor número de detalles posible para evitar una carga de trabajo innecesaria.

Paso 2: Establezca las reglas básicas. ¿Cómo quiere emparejar a sus empleados? ¿Quiere emparejarlos únicamente con empleados de otros departamentos? ¿O le parece bien que los empleados del mismo equipo se reúnan para comer o tomar un café? 

Recuerde que no hay una respuesta correcta o incorrecta. Piensa en tus relaciones actuales con los empleados y toma tu decisión.

Paso 3: Basándose en sus normas, empiece a emparejar aleatoriamente a los empleados con otros empleados. Asegúrate de anotar correctamente los emparejamientos para evitar malentendidos y falta de comunicación.

Paso 4: Envía correos electrónicos a los empleados participantes con más información sobre la ruleta virtual de café o almuerzo. Cuando envíes los correos, intenta incluir a los demás participantes para que todos estén al tanto de cuándo y dónde tendrá lugar la cita de la ruleta.

Asegúrese de enumerar todos los detalles necesarios, como el motivo por el que se organiza la ruleta, un breve fragmento de por qué es bueno el emparejamiento, la fecha límite para hacer la ruleta, etc.

Paso 5: Haz una lista de preguntas para la "ruleta del café en el trabajo". Piensa en preguntas que puedan ayudar a los empleados participantes a romper el hielo y garantizar una conversación fluida. Aunque puedes añadir preguntas divertidas y desenfadadas, también querrás incluir preguntas perspicaces y reveladoras que construyan mejores relaciones laborales.

Estos son nuestros favoritos:

• ¿Qué haría si no estuviera en su trabajo actual? 
• Si tuviera que describir la versión infantil de sí mismo en una palabra, ¿cuál sería?
• ¿Cuándo es más feliz?
• Rellena el espacio en blanco: Si me conocieras de verdad, sabrías que yo ___.
• ¿Qué característica admira más en los demás y por qué?
• ¿Qué cambiarías si gobernaras el mundo en tu primer día?
• ¿Cómo describiría su día perfecto?

¿Has completado tu lista? Estupendo. Pasemos al siguiente paso.

Paso 6: Envíe amistosos correos electrónicos record atorios a los participantes a intervalos predeterminados. Por ejemplo, puedes enviar correos electrónicos recordatorios un día antes de la reunión programada, cinco días antes de la fecha decidida o una semana antes de la fecha límite de la ruleta.

Paso 7: Después de la sesión de ruleta, vuelva a enviar un correo electrónico a los participantes para pedirles su opinión. Este es un paso muy crítico que puede darte mucha información sobre el proceso de lo que está funcionando y lo que no, cómo está afectando a tu empleado, cómo puedes mejorar y hacerlo más conveniente para los participantes.

Repita el proceso al cabo de un mes, o en el plazo que considere más adecuado para sus empleados. Para que las ruletas de café o almuerzo funcionen, hay que ser constante. Es un proceso que lleva tiempo, pero merece la pena.

❗️ Pero... también hay una forma MUCHO más cómoda de organizar una ruleta virtual del café o del almuerzo: la automatización.

⚙️ Cómo automatizar una ruleta de café o almuerzo a través de Slack o Microsoft Teams con Zavvy

Entendemos que los empleados son su mayor activo y ofrecemos soluciones prácticas para impulsar la productividad y la retención del equipo. 

Teniendo esto en cuenta, hemos creado nuestra solución Programas de Conexión para ayudarle a desarrollar conexiones significativas con su gente. Puedes utilizar nuestra solución para conectar automáticamente a tus compañeros en encuentros informales o reuniones a pie para estimular conversaciones que generen un mayor espíritu de equipo y mejoren la salud mental.

Aquí tienes un rápido resumen de cómo puedes utilizar la plantilla "Conversaciones que importan" de Zavvy para organizar una ruleta de café o almuerzo:

Paso 1: Después de iniciar sesión en su cuenta Zavvy, vaya a plantillas y haga clic en Conectar Slack para la Slack opción de integración.

Paso 2: Haga clic en Plantillas. Aquí verá nuestras plantillas para varias categorías, cada una de las cuales ha sido diseñada con esmero. Por ejemplo, hay plantillas para

• Reuniones informales (ruleta del café)
• Walk & Talk (animar a la gente a dar un paseo durante el diálogo)
• Conversaciones que importan (fomentar conversaciones significativas)

Para organizar una rutina más significativa, desplázate hacia abajo y haz clic en Conversaciones que importan en la sección Trabajo híbrido/remoto.

En esta sección encontrará una breve introducción y una explicación más detallada sobre el propósito de esta plantilla personalizable.

Este programa le ayudará a garantizar una comunicación sana y a desarrollar una cultura de trabajo empática en la que los empleados se sientan cómodos y tengan un sentimiento de pertenencia.

Paso 3: Este es el aspecto de la plantilla Conversaciones que importan:

Puedes personalizar la plantilla a tu gusto. Por ejemplo, puedes cambiar el título a "La ruleta del café" o "La ruleta del almuerzo", añadir una miniatura, una descripción, etc. Si te desplazas hacia abajo, verás un montón de opciones más.

Puede decidir los ajustes como quiera y en función de los horarios de sus empleados. 

Consejo de Zavvy: La única manera de tener éxito organizando ruletas de café o ruletas de almuerzo es garantizar la constancia. Aprovecha nuestra opción Repetir y programa sesiones de ruleta cada semana o cada dos semanas para maximizar los resultados.

Paso 4: Desplázate hacia arriba y haz clic en la pestaña Constructor de la barra de menú superior. Verás la lista de temas sobre los que pueden hablar los empleados participantes para estimular conversaciones significativas.

Para orientar mejor a los empleados, puede añadir los elementos de contenido que desee, ya sea una pregunta o una afirmación.

Paso 5: A continuación, personaliza el mensaje que quieres enviar a los empleados que coincidan en la ruleta de Zavvy. Para ello, haga clic en la opción Actividad de grupo.

Zavvy creará automáticamente un canal Slack para los empleados emparejados y enviará tu mensaje finalizado para esta etapa.

Paso 6: Haz clic en la pestaña Asignar de la barra de menú superior. Aquí, como su nombre indica, asignarás diferentes empleados para poner en marcha la ruleta.

Zavvy creará automáticamente un canal Slack para los empleados emparejados y enviará tu mensaje finalizado para esta etapa.

Paso 6: Haz clic en la pestaña Asignar de la barra de menú superior. Aquí, como su nombre indica, asignarás diferentes empleados para poner en marcha la ruleta.

Hay dos maneras de hacerlo:

1. En primer lugar, puede asignar empleados manualmente haciendo clic en la opción Asignar cohorte manualmente y, a continuación, buscando los miembros que desea emparejar para la sesión.

2. En segundo lugar, puede ahorrarse mucho tiempo automatizando el emparejamiento de los empleados. 

Configure el campo de asignación de activadores en función de sus preferencias (por ejemplo, si desea que todos sus empleados formen parte de la ruleta del café o sólo los empleados de un departamento específico). Una vez seleccionadas las opciones, haz clic en Activar automatización.

👬 ¡Y ya está! Zavvy tomará el relevo a partir de aquí e informará (y recordará) a los empleados participantes que se reúnan con sus compañeros de trabajo para comer o tomar una taza de té. Todo automatizado y a través de Slack, MS Teams, o correo.

📱 Aplicación de la ruleta del café en la vida real: Hootsuite

Hootsuite pasó de ser una startup a una gran empresa global en poco tiempo. Pero aunque la dirección apreciaba el rápido crecimiento, también quería conservar la cultura empresarial de Hootsuite.

Inspirándose en programas como Mixer, Ten Thousand Coffees e Innovate Brew, la empresa decidió comprobar si el café podía ayudar a los Owls (así se llama a los empleados de Hootsuite) a conectar mejor entre sí. 

Aunque Noel Palin cubre la iniciativa #randomcoffee de Hootsuite con más detalle en su publicación de LinkedIn, lo esencial es que la empresa diseñó un programa de ruleta del café y obtuvo unos resultados increíbles.

La ruleta de Hootsuite empezó con hojas de cálculo y correos electrónicos de Google, pero pronto la dirección escribió un algoritmo para automatizar el emparejamiento de empleados de distintos departamentos.

Hootsuite recibió una respuesta abrumadoramente positiva por parte de los empleados, que se mostraron entusiasmados, con una colaboración mejorada y unas relaciones interdepartamentales más sólidas.

🚀 Aplicación de la ruleta de la comida de la vida real: Kickstarter

En un intento de dinamizar su cultura, Kickstarter creó un creativo programa de almuerzos-ruleta para que grupos diversos y aleatorios de sus empleados se conocieran durante el almuerzo.

Al principio, la directora de la oficina de Kickstarter, Shannon Ferguson, asumió toda la responsabilidad de organizar la ruleta de los almuerzos y hacer empleados al azar. Sin embargo, a medida que Kickstarter crecía, también lo hacía el reto de esta tarea.

Para echar una mano a Ferguson, Fred Benenson, responsable de datos de Kickstarter, trabajó con Brandon Williams, empleado de Kickstarter, en la creación de un algoritmo estándar para automatizar el programa de la ruleta del almuerzo de la empresa. Gracias a ellos, el emparejamiento de comidas se eligió totalmente al azar, respetando las reglas de emparejamiento de comidas de Ferguson:

1. Nunca incluyas a tres personas que hayan comido juntas alguna vez
2. No más de un ejecutivo 
3. Nadie puede estar en la misma subespecialidad dentro de Kickstarter

Se puede decir que la Ruleta del Almuerzo fue un éxito. Más información sobre el proceso de desarrollo del algoritmo aquí.

➡️ Vinculación de los empleados en piloto automático

Las tecnologías sociales han transformado completamente nuestras vidas, tanto amenazando como mejorando la colaboración y la intimidad como nunca antes. El concepto de organizar una ruleta del café o del almuerzo comparte el mismo espíritu: las empresas pueden aplicar la tecnología para acercar a sus empleados en la vida real, construyendo relaciones más sólidas y sanas y facilitando una colaboración rápida/eficaz.

"La sensación de exclusión era palpable y mortificante"

- dijo Thompson, de BIPI, cuando le preguntaron por qué se le ocurrió la idea de una aplicación web que emparejara al azar a personas de toda la organización para comer. Zavvy garantiza que tus empleados nunca se sientan como Thompson. 

Con nuestros Programas de Conexión, puede automatizar la organización de una ruleta de café o almuerzo de la forma más sencilla posible. Presenta a los empleados a través de Slack o Microsoft Teams y observa cómo estrechan lazos en simples charlas de café o almuerzo, reuniones a pie o conversaciones en profundidad. Consigue una demo ahora mismo para verlo en acción.