9 Box Performance Review: ¿Merece la pena?

¿Poner a sus empleados en una caja puede ayudar a evaluar su rendimiento?

McKinsey desarrolló el sistema de evaluación del rendimiento de las 9 cajas como herramienta para los directivos. Desde entonces ha evolucionado hasta convertirse en una herramienta muy utilizada por los departamentos de RRHH para:

• Determinar la solidez de su reserva de talentos.
• Asignar recursos.
• Evaluar las trayectorias profesionales dentro de la empresa. 

Como todos los demás sistemas de evaluación del rendimiento, la parrilla de 9 casillas tiene pros y contras. 

Al final de este artículo: 

• Sepa si la evaluación del rendimiento de 9 casillas se adapta a su equipo, teniendo en cuenta sus pros y sus contras. 
• Su impacto potencial en su estrategia de gestión del talento.
• Si debe recurrir a otros métodos de evaluación del rendimiento, como las revisiones del rendimiento 360 y los cuadros de mando integral.

📈 ¿Qué es una evaluación del rendimiento de 9 casillas?

Una evaluación del rendimiento de 9 casillas es un sistema para evaluar el rendimiento y el potencial de los empleados. Es un tipo de evaluación de los empleados que tiene en cuenta el rendimiento actual y el potencial futuro.

La cuadrícula de 9 casillas se divide en tres niveles de rendimiento (bajo, medio y alto) y tres niveles de potencial (bajo, medio y alto), lo que da lugar a nueve combinaciones.

La casilla inferior izquierda significa bajo rendimiento y bajo potencial, mientras que la superior derecha denota alto rendimiento y alto potencial. 

Los directivos colocan a los empleados en una de estas casillas en función de los resultados de sus evaluaciones de rendimiento y del potencial percibido de crecimiento futuro.

Uno pensaría que, idealmente, un empresario querría tener a todos los empleados en la casilla superior derecha: alto rendimiento y alto potencial. 

Sin embargo, es importante recordar que esas personas (comúnmente llamadas all-stars) están ávidas de ascensos. Por lo tanto, debe disponer de puestos de responsabilidad. 

Por ello, podría ser mejor tener una mezcla entre estrellas y jugadores de alto rendimiento con un potencial medio, conocidos como jugadores básicos.

Las nueve categorías son:

• Bajo rendimiento, bajo potencial: Malas contrataciones
• Bajo rendimiento, potencial medio: Arriba o fuera dilemas
• Bajo rendimiento, alto potencial: Diamantes en bruto
• Rendimiento medio, potencial bajo: Amoladoras hacia arriba o hacia fuera
• Alto rendimiento, bajo potencial: Caballos de batalla
• Rendimiento medio, potencial medio: Jugadores principales
• Alto rendimiento, potencial medio: Alto rendimiento
• Rendimiento medio, potencial alto: Potenciales altos
• Alto rendimiento, alto potencial: Todas las estrellas

En los extremos, encontramos malas contrataciones y estrellas.

Las malas contrataciones pueden sonar duras, pero le dan información sobre dónde tiene que mejorar el proceso de contratación. Normalmente querrá invertir menos en estos empleados, ya que otras contrataciones ofrecen un mayor retorno de la inversión.

Al tener bajo rendimiento y bajo potencial, suelen arrastrar al equipo: 

• su rendimiento, lo que requiere que otros miembros del equipo limpien el desorden;  
• su moral. 

Sin embargo, también es posible que desee examinar por qué tienen un bajo rendimiento y un bajo potencial. Puede que haya un problema personal más profundo del que no seas consciente.

Las estrellas son los futuros líderes de su organización: 

• Son las personas en las que más quieres invertir. 
• Su rendimiento es superior y están ansiosos por ascender, por lo que es importante identificar vías de crecimiento claras e invertir en su evolución.

Las contrataciones con un rendimiento moderado y un potencial moderado son sus jugadores principales.

🚨 Es esencial evaluar el rendimiento como parte de un sistema de gestión del rendimiento más amplio. Dicho sistema de gestión también incorpora el aprendizaje y el desarrollo.

Por ejemplo, es natural que un empleado que no ha recibido la formación adecuada evolucione más lentamente que alguien formado recientemente.

🙌 Ventajas de utilizar la cuadrícula de 9 casillas para evaluar el rendimiento

¿Cuáles son las ventajas de utilizar la tabla de 9 casillas para evaluar el rendimiento? 

• Es una forma estandarizada de evaluar a un empleado en su puesto actual. Las evaluaciones estandarizadas facilitan la comparación entre empleados que, por ejemplo, los comentarios escritos. 
• Simplifica la identificación de empleados de alto potencial y líderes potenciales. Cuando alguien tiene un alto potencial de crecimiento, querrás asegurarte de que hay un siguiente paso lógico dentro de la organización para no perder al empleado en favor de un competidor.  
• Si su empresa aplica presupuestos proporcionales a las puntuaciones de rendimiento individuales, la cuadrícula de 9 casillas ayuda a orientar la distribución de los fondos. Por ejemplo, un trabajador con un rendimiento moderado recibiría menos formación que uno con un rendimiento alto. 
• Permite mejorar la planificación de la sucesión. 

💡 Para obtener información más detallada, echa un vistazo a nuestro artículo sobre cómo utilizar la cuadrícula de 9 casillas para la planificación de la sucesión.

La revisión del rendimiento de 9 casillas puede fomentar el desarrollo de los empleados. El desarrollo de los empleados adopta una perspectiva más a largo plazo sobre el crecimiento del empleado dentro de la organización. Lea más sobre los programas de desarrollo de empleados en nuestro artículo. 

🙅 Contras de usar la cuadrícula de 9 casillas para evaluar el rendimiento

Simplificación excesiva del rendimiento de los empleados

El rendimiento de los empleados es un tema complejo. Encontrar el punto óptimo es todo un reto: 

• Por un lado, ser demasiado detallado en las evaluaciones entraña el riesgo de perder objetividad.
• Mientras tanto, ser demasiado superficial significa perder precisión. 

Mientras que el tradicional rendimiento de 9 casillas utiliza nueve casillas, algunas organizaciones utilizan 16 casillas para retar a los directivos a elegir por encima o por debajo de la media.

Posibilidad de sesgo

Los prejuicios inconscientes pueden dar a los grupos privilegiados una ventaja injusta en el lugar de trabajo y en las evaluaciones de rendimiento. 

Por ejemplo, los jefes pueden considerar que los empleados extrovertidos o que expresan entusiasmo por su trabajo rinden más que sus colegas callados. Pero ser extrovertido no equivale a un mayor rendimiento. 

Limitaciones a la hora de abordar situaciones únicas de los empleados

Etiquetar a alguien como "mal contratado" puede ser acertado desde el punto de vista del rendimiento y el potencial. Sin embargo, no tiene en cuenta al ser humano ni las razones que subyacen a su comportamiento. 

Por ejemplo, una persona que normalmente rinde mucho puede distraerse si se enfrenta a problemas personales que su jefe desconoce. Por tanto, antes de sacar conclusiones precipitadas y suponer que está relacionado con la baja moral, es esencial examinar los factores que subyacen a una "mala contratación". 

Dificultades para evaluar con precisión el potencial

Evaluar con precisión el potencial es especialmente cuestionable cuando un único directivo realiza la evaluación y la clasificación. 

A menudo, los directivos no tienen una visión completa del rendimiento diario de cada individuo. Por este motivo, muchas empresas han optado por las evaluaciones 360, en las que cada empleado recibe información y comentarios del jefe de equipo y del director. 

Este tipo de evaluación ofrece una imagen más precisa y justa de cada persona.

Riesgo de desmotivación de los empleados

Nadie quiere ser un mal contratado ni acabar en las categorías inferiores. Además, cada uno se toma las críticas a su manera:

• Las personas de alto rendimiento pueden entusiasmarse con los comentarios constructivos.
• Las personas con bajo rendimiento pueden desanimarse y caer en la tentación de abandonar. 
• Alguien puede tener un alto rendimiento pero un bajo potencial. Como su moral es alta y están dando lo mejor de sí mismos, podrían sentirse desmotivados al saber que la empresa no ve potencial en ellos.

Para mitigar estos inconvenientes, algunas empresas sólo comparten con sus empleados la puntuación de rendimiento, no la puntuación potencial.

🏆 6 Buenas prácticas para utilizar la cuadrícula de 9 casillas en la gestión del rendimiento

Si ha sopesado los pros y los contras y ha llegado a la conclusión de que la revisión del rendimiento de 9 cajas es el camino a seguir, la pregunta sigue siendo: ¿cómo puede sacar el máximo partido a este modelo?

A. Establecer criterios y métodos de evaluación claros

El directivo debe saber qué se entiende por rendimiento bajo, medio y alto, y por potencial. Los criterios exactos dependen de los valores de la empresa, los recursos y las funciones evaluadas. 

Consejo: el software de evaluación del rendimiento Zavvy le permite diseñar evaluaciones del rendimiento en función de sus necesidades. 

B. Formar a los directivos en el uso eficaz

Otra clave es formar al equipo directivo y a los mandos intermedios en el uso de la cuadrícula de 9 casillas. 

El significado de "potencial" y "rendimiento" puede parecer de sentido común, pero puede interpretarse de forma diferente, lo que da lugar a evaluaciones incoherentes entre los directivos. 

Consejo: aclare qué representa cada casilla para su organización y mantenga actualizada la documentación para que sus directivos puedan consultarla. 

La segunda parte de la revisión del rendimiento de las 9 casillas consiste en crear un plan de acción para cada empleado en función de su puntuación. 

¿Recompensa con regularidad a los empleados de alto rendimiento? 

¿Y crear planes para quienes tienen problemas de rendimiento? 

C. Revisar y actualizar periódicamente el proceso

A medida que su personal crece, sus procesos deben seguirle el ritmo. Por tanto, antes de cada evaluación, revise los criterios de cada una de las nueve casillas. 

¿Está evaluando adecuadamente el potencial de crecimiento de cada empleado? 

¿Han recibido sus empleados formación y desarrollo de modo que hayan cambiado las expectativas de rendimiento?

¿Son conscientes sus directivos de los cambios en los criterios de rendimiento?

Estas son algunas preguntas para comprobar que su marco de evaluación del rendimiento de 9 cajas está actualizado.

D. Incorporar la opinión de los empleados

Como ya se ha dicho, los directivos suelen carecer de información detallada sobre el rendimiento diario de un empleado. 

Para ofrecer una retroalimentación más completa, puede incluir la retroalimentación de los compañeros en el paso de la evaluación del rendimiento que ayuda a determinar en qué casilla se colocará al empleado. 

Esta adición creará un híbrido entre la retroalimentación de 360 y la revisión del rendimiento de 9 casillas.

E. Garantizar la confidencialidad y la transparencia

Normalmente, los resultados de la evaluación del rendimiento quedan entre el directivo y el empleado. Los empleados pueden sentirse más cómodos hablando de sus resultados en privado con el jefe que durante una reunión de equipo. 

Transparencia significa hacer inventario y examinar las prácticas de gestión del talento que pueden haber hecho que una persona acabe en una de las casillas inferiores.

¿Cómo puedo minimizar los prejuicios y garantizar la imparcialidad utilizando la evaluación del rendimiento de 9 casillas? 

A la hora de evaluar el rendimiento para determinar en cuál de las 9 casillas encajará su empleado, céntrese en la gestión del rendimiento más que en la mera medición de los KPI. Mientras que estos últimos solo comparan los resultados de los empleados con los objetivos, la gestión del rendimiento adopta una postura más amplia e incluye aspectos como:

• retroalimentación;
• planes de acción;
• proporcionar a los empleados las herramientas que necesitan para evolucionar.

La concienciación es el primer paso para el cambio, pero no es suficiente. 

Con una formación adecuada en liderazgo, sus directivos serán conscientes del papel perjudicial del sesgo inconsciente y de cómo evitar evaluaciones injustas.

Consejo: Las reuniones de calibración son otra buena forma de que los directivos se reúnan con sus colegas y discutan posibles sesgos y definiciones del rendimiento de la organización. 

🕵️‍♀️ 4 Alternativas a la revisión del rendimiento de la parrilla de 9 casillas

Como hemos visto, la revisión del rendimiento en 9 casillas tiene sus ventajas, como la sencillez. Pero eso puede ir en detrimento de la precisión. Y dado que las evaluaciones del rendimiento desempeñan un papel fundamental en la capacitación y la motivación de los empleados, merece la pena encontrar la opción óptima para tu equipo. 

Gestión continua del rendimiento (y retroalimentación)

Una evaluación del rendimiento de 9 casillas suele tener lugar una o dos veces al año. Eso significa que, entre una evaluación y otra, el empleado no recibe feedback. Supongamos que mejora drásticamente la semana siguiente a la evaluación. No recibirán un feedback positivo -y puede que la dirección no les tenga en cuenta para un ascenso- hasta casi un año después.

Con la retroalimentación continua de los empleados, evaluaría el rendimiento continuamente, lo que es más justo y aumenta la motivación para mejorar de inmediato.

🔬 Consulta un análisis más detallado de la evaluación del rendimiento frente al feedback continuo. Te ayudaremos a encontrar el mejor enfoque para tu equipo, lo que podría significar combinar ambos métodos. 

Evaluaciones de rendimiento de 360 grados

Una perspectiva de 360 grados en el proceso de revisión significa que todos evalúan a todos. 

Más concretamente, los empleados reciben evaluaciones de sus compañeros de equipo, del jefe de equipo y del director. Las evaluaciones con varios evaluadores permiten obtener información más completa, menos sensible a los prejuicios y a la relación del empleado con el jefe. 

Con una evaluación del rendimiento de 360 grados, la información procede de evaluadores de toda la jerarquía de la organización. (Los valores atípicos pueden eliminarse para obtener una imagen precisa).

OKRs (Objetivos y Resultados Clave)

Los Objetivos y Resultados Clave (OKR) son un marco de fijación de objetivos y gestión del rendimiento que se centra en el establecimiento, el seguimiento y la consecución de objetivos ambiciosos.

Los OKR son un elemento clave para la forma en que se realizan las evaluaciones del rendimiento de los empleados en Google.

Al principio de cada trimestre, los altos ejecutivos fijan los objetivos de la empresa para los tres meses siguientes. Esto ayuda a cada empleado a ver las prioridades para el próximo periodo y cómo sus tareas individuales pueden contribuir a alcanzar esos objetivos. Es un método positivo y previsor que estimula la motivación. 

En Google, los OKR deben suponer un reto: 

• Alcanzar el 70% de los objetivos se considera bueno.
•  Alcanzar el 100% se considera un "fracaso", lo que significa que el equipo ejecutivo debe fijar objetivos más ambiciosos en el próximo periodo. 

La intención es utilizar los objetivos de estiramiento como una zanahoria para el crecimiento futuro.

Los OKR ofrecen una alternativa más dinámica y orientada a los objetivos que la revisión del rendimiento de 9 casillas, centrándose en el establecimiento y la consecución de objetivos ambiciosos que se alineen con la misión y la estrategia de la organización.

Al implantar los OKR, las organizaciones pueden promover la transparencia, la colaboración y la mejora continua en sus procesos de gestión del rendimiento.

Cuadro de mando del empleado

Un cuadro de mando del empleado es otro método de evaluar el rendimiento de los empleados. Para ello, se analizan distintos parámetros y se les asigna una puntuación, normalmente entre 1 y 5. 

Las cualidades revisadas pertenecen a una de estas categorías: rendimiento, desarrollo y valores. 

Un cuadro de mando es fácil de revisar periódicamente. Sirve de base a los planes de acción para mejorar el rendimiento.

Además, ofrece una evaluación detallada del rendimiento desglosado en diferentes áreas, lo que facilita ver en qué hay que centrarse, ya que hay muchos factores detrás del rendimiento.

➡️ Habilitar el potencial y el rendimiento con Zavvy

En última instancia, depende de usted decidir si la tabla de 9 casillas es adecuada para que su organización alcance los objetivos de rendimiento de los empleados. 

Con Zavvy, puede adaptar fácilmente nuestro software de evaluación del rendimiento a sus necesidades específicas. 

Gracias a la función integrada de análisis de comentarios, puede activar fácilmente una cuadrícula de 9 casillas en Zavvy. 

Lo mejor de todo es que tiene un poder de personalización total:

• También puede personalizar la cuadrícula de 9 casillas y convertirla en 16 casillas o lo que mejor se adapte a su organización. 
• Y puede editar las escalas de valoración en la plantilla de 9 casillas.
• Puedes personalizar completamente los ejes X e Y de tu cuadrícula de 9 casillas (con preguntas de compañeros, jefes o autoevaluaciones).

Lo bueno de Zavvy es que ofrecemos soluciones de seguimiento para gestionar realmente el rendimiento y no limitarnos a evaluarlo.

🌱 Nuestro software de desarrollo de empleados le ayuda a crear planes de crecimiento profesional para líderes y colaboradores individuales. Tus empleados también pueden añadir objetivos de rendimiento futuros.

📅 El software de reuniones individuales facilita las conversaciones de desarrollo y los controles de rendimiento para equipos remotos.

📚Finalmente, nuestra biblioteca de cientos de recursos de aprendizaje de docenas de proveedores le ayudará a cubrir las lagunas de conocimientos.

Reserva hoy mismo una demostración y descubre las funciones por ti mismo.

❓ Preguntas frecuentes

¿Qué es un proceso de revisión de 9 cajas?

Un proceso de revisión de 9 casillas es un sistema de evaluación del rendimiento de los empleados. El sistema consta de nueve casillas, cada una de las cuales representa una combinación de una puntuación de rendimiento y una puntuación potencial. 

Cada empleado se coloca en una de las nueve casillas en función de los resultados del proceso de revisión. 

El proceso de revisión consta de 2 partes: evaluación del rendimiento actual y del potencial futuro. La forma exacta de evaluar el rendimiento y el potencial depende de los procesos de revisión dentro de la empresa y de las métricas pertinentes.

¿Cómo puede la cuadrícula de 9 casillas mejorar la gestión del rendimiento de los empleados?

Una cuadrícula de 9 casillas visualiza el valor de cada empleado para la empresa y la jerarquía interna entre los empleados. 

La herramienta de las 9 casillas permite gestionar el rendimiento de los empleados, ya que cada una de las nueve casillas requiere un tipo de plan de acción ligeramente distinto. 

Por ejemplo, en el caso de los empleados con alto rendimiento y potencial, es esencial garantizar que se sientan retados en su puesto actual y que puedan ver una clara vía de crecimiento. 

En el caso de las personas con bajo rendimiento y escaso potencial, hay que centrarse en por qué el empleado no rinde como se espera de él, si se puede hacer algo para aumentar su motivación o si ha llegado el momento de tomar una decisión difícil.

¿Cómo utilizo la cuadrícula de 9 casillas para identificar a los empleados de alto potencial? 

Cualquiera que se encuentre en la fila superior es un empleado de alto potencial con diversos grados de rendimiento. 

Si están en la columna de la izquierda, su potencial es alto, pero su rendimiento es bajo. Estas personas suelen tener muchas ganas de aprender, pero aún no son capaces de aportar valor a la empresa.

Un ejemplo de ello son los recién licenciados universitarios. 

Otro ejemplo es cuando su empresa no comunica y documenta las responsabilidades de las funciones, de modo que el empleado no comprende las expectativas de las funciones y el rendimiento.

Es importante ser transparente con estos empleados y decirles que estás contento con su potencial, pero que esperas que mejoren su rendimiento.