Cuadro de mando del empleado: Mejores prácticas, ejemplos y plantillas

Muchas empresas solían tener problemas con la productividad de sus empleados. Y la mayoría de los empleados estaban insatisfechos, carecían de motivación, o ambas cosas. Esto cambió con la invención del cuadro de mando.

Desde su introducción a finales de la década de 1990, muchas empresas han registrado un aumento del rendimiento y una reducción de los índices de rotación de personal. Es una herramienta dinámica que puede utilizarse a gran escala y personalizarse para cada empleado.

No sólo eso, sino que el cuadro de mando también fomenta el autodesarrollo. Acompáñenos en una revisión en profundidad de los cuadros de mando del empleado, sus ventajas y cómo crear uno. Además, hemos incluido ejemplos de tarjetas de puntuación de empleados.

💳 ¿Qué es un cuadro de mando del empleado?

Un cuadro de mando del empleado es una herramienta de gestión utilizada para supervisar el rendimiento de un empleado. Es la herramienta organizativa perfecta porque permite a las personas planificar, priorizar y ejecutar los proyectos necesarios.

Describe el papel de cada individuo y su contribución al lugar de trabajo.

Además, permite a las personas centrarse en sus funciones, mejorando así su productividad. Un cuadro de mando también contribuye al bienestar de los empleados (a través de la claridad y la afirmación) y fomenta el autodesarrollo.

¿Quién utiliza los cuadros de mando?

Los cuadros de mando del personal se utilizan ampliamente en diferentes sectores, entre ellos:

• Instituciones de enseñanza superior
• Gobiernos
• Fabricación 
• Telecomunicaciones
• Tecnologías de la información
• Bancos

🏆 Ventajas de un cuadro de mando del empleado

Da estructura a sus estrategias organizativas

Diferentes empresas tienen conjuntos únicos de métricas para medir el progreso del rendimiento individual de los empleados.

Un cuadro de mando del empleado fusiona estos enfoques en una sola unidad que pueden utilizar todos los miembros de la organización. Proporciona una estructura clara y lógica a la que se adhieren todos los empleados.

Facilita la comunicación

Un cuadro de mando facilita la comunicación y garantiza que todo el mundo trabaja por el mismo objetivo. Proporciona una estructura clara a la que los empleados pueden remitirse cuando toman decisiones importantes. Del mismo modo, facilita la gestión del rendimiento y el desarrollo de la empresa al centralizar todas las operaciones en los cuadros de mando.

Moviliza los departamentos en una unidad

Un cuadro de mando integral moviliza a todos los departamentos para que colaboren en la consecución de los objetivos de la empresa. Proporciona un marco que resume los pasos necesarios para aplicar una estrategia específica. Así, los empleados trabajan como una unidad para alcanzar los mismos objetivos de rendimiento y desarrollo.

Anima a los empleados a centrarse en su desarrollo personal

Un cuadro de mando de indicadores clave de rendimiento requiere que cada individuo esté en la cima de su juego, en el trabajo y en su vida personal.

Se anima a las personas a crear cuadros de mando personales para supervisar su rendimiento. Esto les impulsa a mejorar sus capacidades y fomenta la superación personal. 

Además, complementa prácticas de autodesarrollo como la gestión del tiempo y el establecimiento de objetivos. 

Permite a los empleados evolucionar con la industria

Un cuadro de mando permite a los empleados predecir y alinear sus prácticas con las tendencias futuras. Así, pueden adelantarse a sus competidores. Los empleados también pueden anticiparse a los retos futuros e idear soluciones antes de que afecten al desarrollo y el rendimiento.

Mejora la aplicación de las estrategias

Un plan de acción es un componente vital de un cuadro de mando integral. Proporciona el marco necesario para facilitar la ejecución de las estrategias de desarrollo.

🗂️ ¿Qué debe figurar en un cuadro de mando del empleado?

Además de la información estándar, como el nombre y la función, un cuadro de mando típico de un empleado debe contener los siguientes elementos clave:

• Indicadores de resultados (y acciones)
• Indicadores de desarrollo (y acciones)
• Valores

Objetivos

Éstos son los objetivos que persigue el individuo. 

Mapa estratégico

Un cuadro de mando del empleado debe contener una visión general de las metas y objetivos de su empresa. Esta visión de conjunto se conoce como mapa estratégico. Es beneficioso durante la planificación y ejecución de las políticas de una empresa. Su mapa estratégico debe contener cuatro perspectivas cruciales:

Finanzas

Su perspectiva financiera debe contener métricas de rendimiento de los empleados como:

• Crecimiento de los ingresos
• Retorno de la inversión
• Valor económico añadido
• Tasa de conversión
• Tasa de rebote

Pueden utilizarse para evaluar y calibrar el rendimiento del empleado en términos financieros. Pueden ser amplios o específicos y variar en función de sus objetivos generales. 

Cliente

Los consumidores son la columna vertebral de cualquier empresa. Por lo tanto, debe tenerlos en cuenta a la hora de crear un cuadro de mando del empleado. Debe contener diversas métricas de los clientes, como:

• Satisfacción del cliente
• Conocimiento de la marca
• Fidelidad de los clientes
• Precisión del pedido
• Tiempo medio de respuesta

Estas medidas le ayudan a comprender a su clientela, lo que le permite atender mejor sus necesidades.

Interno

La perspectiva interna de un cuadro de mando se centra en la organización de la empresa. Mide la eficiencia de sus procesos internos y su eficacia para alcanzar sus objetivos.

Además, la perspectiva interna identifica las áreas que no funcionan con la máxima eficacia, lo que permite a los equipos realizar los ajustes necesarios. Estas variables incluyen:

• Tiempo de inactividad de la máquina
• Errores en productos y servicios
• Tiempo de inactividad programado
• Exactitud del inventario
• Auditorías fallidas

Aprendizaje y crecimiento 

Esta perspectiva se centra en la capacidad organizativa de su empresa. Tiene en cuenta las competencias, la tecnología y los conocimientos necesarios para el buen funcionamiento de los procesos internos. Estas habilidades también son vitales para garantizar que los consumidores obtengan valor por su dinero, mejorando así la satisfacción del cliente.

El aprendizaje y el crecimiento pueden variar en función de sus objetivos estratégicos. Incluye métricas como:

• Índice de rotación
• Tiempo dedicado a la formación de los empleados
• Tiempo dedicado a la formación en Atención al Cliente
• Retención de empleados
• Horas facturables.

Métricas 

Las métricas se utilizan para seguir y medir el crecimiento de una empresa. Son esenciales para comparar el progreso de una organización con sus objetivos y eliminar cualquier práctica que pueda impedirlo.

A continuación se ofrecen ejemplos de indicadores del cuadro de mando:

Métricas de marketing

1. Tasa de conversión
2. Tráfico del sitio web
3. Enlaces de retroceso
4. Coste de adquisición de clientes
5. Seguidores en las redes sociales.

Métricas de ventas

1. Ingresos medios por cliente
2. Tasa de retención de clientes
3. Rendimiento del producto
4. Ingresos por ventas
5. Tiempo de respuesta.

Métricas financieras

1. Flujo de caja
2. Capital circulante
3. Beneficio bruto
4. Ingresos netos
5. Ratio deuda/fondos propios

Métricas de RRHH

1. Tasa de rotación de empleados
2. Satisfacción de los empleados
3. Ingresos por empleado
4. Coste por alquiler
5. Tasa de absentismo

📝 Cómo crear un cuadro de mando de indicadores clave de rendimiento

Organizar entrevistas y decidir los participantes

El primer paso para crear un cuadro de mando de indicadores clave de rendimiento es entrevistar a los empleados para conocer su opinión sobre los objetivos de la empresa. A continuación, obtén sus sugerencias sobre qué plan de acción se ajusta a los valores del lugar de trabajo.

Fijar objetivos estratégicos

Los objetivos estratégicos señalan lo que quiere que consiga su empresa. Todos los miembros de la organización deben tener también presentes estos objetivos. Además, los objetivos deben estar en consonancia con los valores de la empresa.

Incorporar un mapa estratégico 

Ningún cuadro de mando integral está completo si no incorpora un mapa estratégico. El mapa consta de las cuatro perspectivas mencionadas anteriormente: financiera, interna, del cliente y de aprendizaje y crecimiento.

Crear una lista de métricas del cuadro de mando

Las métricas se utilizan para medir la productividad de una empresa. Existen en diferentes categorías, cada una de ellas adaptada a las distintas divisiones de una organización. Estas divisiones incluyen:

• Finanzas
• Ventas
• Marketing
• Rendimiento

Proporcionan una proyección clara de la eficacia de sus estrategias en relación con sus objetivos. También ponen de manifiesto los fallos de los procesos organizativos, lo que permite a los miembros del equipo realizar los ajustes necesarios.

Elija un formato adecuado

Los cuadros de mando de los empleados se presentan en varios formatos, desde digitales hasta impresos. Algunas empresas prefieren versiones digitales como PDF y Excel porque no ocupan demasiado espacio y permiten el acceso remoto. Sin embargo, el formato impreso puede suponer un problema de almacenamiento, ya que el papeleo abulta a medida que se acumula. 

Cuando realice entrevistas, le resultará más fácil disponer de una copia física o digital del cuadro de mando de los KPI. De este modo, podrás teclear la información y almacenarla inmediatamente.

Elabore un sistema de clasificación (opcional)

Clasificar a las personas en función de su rendimiento no sienta bien a todo el mundo. A veces, una clasificación puede causar frustración. Por otro lado, la realidad suele ser que nos manejamos con métricas empresariales y siempre hay resultados detrás.

Algunos sugieren rellenar el cuadro de mando sólo con una descripción, no con un valor numerado. Aunque ambas cosas pueden tener sentido, te pedimos que tomes esta decisión conscientemente.

El sistema de clasificación debe tener en cuenta lo siguiente:

• Rendimiento
• Desarrollo
• Valores

Los más comunes son los valores comprendidos entre 1-3 y 1-5.

Puede utilizar una escala numérica o una que dependa de distintas variables. Además, deberá acordar el sistema de puntuación durante las entrevistas con sus empleados.

Puede utilizar las aportaciones recogidas en las sesiones para desarrollar una escala de medición significativa. El sistema de puntuación mantiene motivados a los empleados al darles un objetivo. También garantiza la igualdad y fomenta la responsabilidad.

Diseñar un plan de acción

Un plan de acción en su cuadro de mando proporciona una estructura clara y delega funciones en los empleados según sus puntos fuertes. También permite un seguimiento y una evaluación continuos. Por último, un plan de acción permite a los jefes de equipo identificar y resolver posibles retos.

Ejecutar los planes

Esta etapa consiste en ejecutar las estrategias y medidas de las etapas anteriores. Cada empleado debe desempeñar sus funciones de acuerdo con los objetivos estratégicos y de desarrollo. 

Evaluar continuamente

Revise periódicamente los cuadros de mando de los empleados para asegurarse de que están en consonancia con sus objetivos estratégicos. También permiten a los jefes de equipo mejorar continuamente sus prácticas para obtener un rendimiento aún mayor.

La frecuencia de las evaluaciones depende del proceso de organización de la empresa, pero normalmente debería ser semanal o mensual. Organice sesiones en las que los empleados puedan compartir y ofrecer comentarios sobre cómo mejorar sus puntos débiles.

🗃️ Plantillas que puede utilizar 

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📣 Cómo implantar un cuadro de mando

Defina su ciclo de revisión (frecuencia)

Un cuadro de mando de empleados requiere una evaluación continua para que funcione eficazmente. Involucre a sus empleados a la hora de idear un ciclo de revisión. Anímeles a compartir sus resultados a través de foros abiertos para seguir aportando ideas y soluciones que mejoren su rendimiento.

Involucrar a los empleados y recordarles sus objetivos a lo largo del camino

Los directivos y jefes de equipo deben recordar con frecuencia a los empleados sus objetivos. Los controles continuos les mantienen motivados y les ayudan a resolver posibles problemas.

Puede implicar y recordar fácilmente a los empleados sus objetivos con nuestra plantilla Goal Companion en Zavvy.

Diseñar un plan de acción

Se trata de una lista de comprobación en la que se detallan los pasos necesarios para alcanzar los objetivos estratégicos de su empresa. Es un componente vital en la creación de un cuadro de mando del empleado porque facilita el seguimiento del progreso. También mejora la cooperación al destacar el papel de cada persona.

El plan de acción debe contener:

• Un objetivo claramente definido
• Una lista concisa de los pasos a seguir
• Plazos y plazos de ejecución
• Jefes de equipo de proyecto para garantizar el buen funcionamiento
• Hitos para mantener motivados a los equipos
• Recursos para la realización de tareas
• Evaluación periódica

¿Qué es un elemento de acción?

Un elemento de acción es una tarea específica que debe completarse en un plazo determinado. Suele asignarse a una sola persona. Un elemento de acción responde a tres preguntas:

• ¿A quién?
• ¿Cómo?
• ¿Cuándo?
  

Ayuda a mejorar el rendimiento general, ya que cada persona define claramente su tarea. Los directivos asignan puntos de acción durante las reuniones de personal.

Cómo definir los elementos de acción

1. Tenga un objetivo claro en mente. Un elemento de acción claramente definido minimiza los errores.
2. Asigna una fecha límite. Una fecha límite ayuda a los empleados a distribuir su tiempo y sus recursos adecuadamente.
3. Asigne un empleado. La persona debe tener los conocimientos necesarios para realizar la tarea.
4. Proporcionar los recursos necesarios. Por ejemplo, material de oficina o finanzas. 

🔥 Cómo motivar a tus empleados para que rindan más

Aunque el rendimiento no es el único KPI que debe tener en cuenta, es un componente clave de los cuadros de mando. He aquí algunas formas de mejorarlo mediante la motivación.

Ofrecer incentivos

Considere la posibilidad de introducir recompensas, como bonificaciones, cada vez que un empleado alcance sus objetivos en su tarjeta de puntuación. Estas muestras de agradecimiento mantendrán al personal enérgico y centrado en sus objetivos.

He aquí algunas ideas para su programa de incentivos:

• Descuentos para empleados
• Viajes de vacaciones pagados
• Comisión adicional
• Participación en los beneficios.
  

Renueve su lugar de trabajo

Un buen entorno de trabajo puede impulsar considerablemente a sus trabajadores y clientes. Asegúrese de que las oficinas estén limpias y bien iluminadas, con ventilación suficiente. Invierte en aire acondicionado o grandes ventanas si tu presupuesto no da para tanto.

Además, consiga escritorios y sillas cómodos para su personal, preferiblemente ortopédicos. Pasar muchas horas encorvado frente al ordenador puede provocar dolores de espalda y otros problemas relacionados con la columna vertebral. Por último, asegúrese de que los equipos funcionan con eficacia. Un mantenimiento regular aumenta su eficacia y vida útil. 

Reconocer sus esfuerzos

Puede ser un simple mensaje de felicitación o un reconocimiento en su próxima reunión general. Reconocer cuando un trabajador lo hace bien aumenta su rendimiento y su autoestima. 

Les hace sentirse vistos y validados, cualidades que hacen que el lugar de trabajo sea sano y divertido. El feedback positivo también aumenta la satisfacción laboral y disminuye la rotación de personal.

Autonomía de los trabajadores

 La autonomía de los empleados es esencial para mejorar su rendimiento. Nadie quiere un jefe que le microgestione constantemente. Además, los estudios demuestran que la independencia en el trabajo aumenta la satisfacción laboral y fomenta la creatividad.

Puede fomentar la autonomía dando a sus trabajadores espacio para explorar nuevas ideas. Por ejemplo, fomente foros abiertos durante las reuniones en los que todos los miembros puedan contribuir.

Fomentar la colaboración

"Solos, podemos hacer muy poco; juntos, podemos hacer mucho". Helen Keller.

La colaboración es vital para el éxito de cualquier lugar de trabajo. Los empleados que trabajan en equipo terminan antes los proyectos. También es probable que resuelvan los problemas con más rapidez que los que trabajan individualmente.

Programe descansos frecuentes

Los estudios han demostrado que las pausas breves y frecuentes durante la jornada laboral aumentan la productividad y potencian la motivación de los empleados. Además, estas pausas reducen la fatiga y el agotamiento, factores que afectan negativamente al rendimiento.

También rompen la monotonía del trabajo, dando a los empleados tiempo para descomprimirse. Del mismo modo, las pausas frecuentes estimulan la creatividad de tus empleados.

➡️ Últimas palabras

Un cuadro de mando del empleado es perfecto para mejorar el rendimiento en el lugar de trabajo. Es una herramienta polifacética que no solo impulsa la productividad, sino que también fomenta el autodesarrollo.

Crear un cuadro de mando de KPI no tiene por qué ser difícil:

1. Concierte entrevistas para saber qué incluir.
2. Haz una lista de los objetivos estratégicos y las métricas que te gustaría alcanzar. Incluye rendimiento, desarrollo y valores.
3. Puede tener su cuadro de mando en varios formatos, incluidos PDF y Excel. Pero cíñete a uno solo.
   

También necesitarás un plan de acción para el seguimiento de los objetivos. Por último, evalúa tus progresos con frecuencia para asegurarte de que sigues por el buen camino. Te recomiendo que crees hoy mismo cuadros de mando en tu lugar de trabajo para mejorar el rendimiento.

❓ Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre cuadros de mando y cuadros de mando?

Un cuadro de mandos es un conjunto de información visual, como tablas y gráficos, que se utiliza para hacer un seguimiento del rendimiento de una empresa. Proporciona resultados rápidos y precisos de las actividades operativas de una organización.

Por otro lado, los cuadros de mando son herramientas diseñadas para gestionar el rendimiento de una organización en relación con sus objetivos. Se utilizan para hacer un seguimiento de los KPI y se actualizan periódicamente, normalmente una vez al mes.