Υπάρχει όμως ένας καλύτερος τρόπος για να απλοποιήσετε αυτές τις εργασίες - ένας τρόπος που εγγυάται αποτελεσματικότητα, ποιότητα και μια πιο ομαλή εμπειρία νέων προσλήψεων. Η γλυκιά συμφωνία που συζητάμε είναι: αυτοματοποιημένες διαδικασίες onboarding, οι οποίες προσφέρουν συνέπεια, χρονική αποτελεσματικότητα και βελτιωμένη εμπειρία για την υποδοχή και τη διατήρηση νέων εργαζομένων, ανεξάρτητα από το αν εργάζονται σε υβριδικό ή απομακρυσμένο περιβάλλον.
Για να σας βοηθήσουμε να ξεκινήσετε με την αυτοματοποίηση του onboarding, παραθέτουμε μερικές συμβουλές και στρατηγικές που πρέπει να έχετε κατά νου.
Η αυτοματοποίηση της εισαγωγής υπαλλήλων αφορά τη δημιουργία μιας δομημένης εμπειρίας που καθοδηγεί τους νέους υπαλλήλους σας σε κάθε βήμα του προγράμματος εισαγωγής - χωρίς καμία χειροκίνητη προσπάθεια. Απαιτεί μια εφάπαξ ρύθμιση για διαδικασίες όπως η εκπαίδευση των νέων προσλήψεων, η αποστολή υπενθυμίσεων, η σύνδεσή τους με συναδέλφους και πολλά άλλα.
Η μετάβαση από τη χειροκίνητη ένταξη στην αυτοματοποιημένη ένταξη βοηθά το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού σας να εξοικονομήσει χρόνο, αλλά επηρεάζει επίσης θετικά την πρώτη εντύπωση που έχουν τα νέα ταλέντα για τον οργανισμό σας. Με τέτοια αυξημένα οφέλη, πολλοί προσληφθέντες θεωρούν την αυτοματοποίηση ως μια πιο εξατομικευμένη, καλόπιστη επιλογή για να λάβουν βοήθεια για τα θέματά τους.
Πολλοί οργανισμοί, ακόμη και σήμερα, ακολουθούν χειροκίνητες, βαρείς με έγγραφα διαδικασίες για κρίσιμες ροές εργασίας. Αυτό επιβραδύνει σημαντικά το χρόνο παραγωγικότητας των νέων υπαλλήλων και τη συνολική ανάπτυξη. Ακολουθούν μερικές ακόμη προκλήσεις που αντιμετωπίζονται κατά τη χειροκίνητη εισαγωγή:
Από τη θετική πλευρά, οι αυτοματοποιημένες διαδικασίες εισαγωγής είναι εξοπλισμένες με πληροφορίες που προωθούν την αυτοεξυπηρετούμενη υποστήριξη. Θα εξετάσουμε προσεκτικά καθένα από αυτά τα οφέλη και μερικά ακόμη, αργότερα σε αυτό το άρθρο. Όμως, παραθέτουμε εν συντομία μερικά από τα κορυφαία οφέλη:
Το πρώτο βήμα για να καλωσορίσετε τους νέους υπαλλήλους στον οργανισμό σας είναι να τους δώσετε την καλύτερη δυνατή εμπειρία εισαγωγής. Για να μεγιστοποιήσουν την επιτυχία της, οι οργανισμοί σήμερα, εισάγουν αυτοματισμούς στο onboarding τους που προσφέρουν μια ικανοποιητική και ενημερωτική εμπειρία. Μάθετε πώς να σχεδιάζετε μια ισχυρή ροή εργασίας για την εισαγωγή με το Zavvy.Η SHRM συνιστά στους οργανισμούς να ακολουθούν τα τέσσερα C μιας αυτοματοποιημένης διαδικασίας εισαγωγής:
Η ψηφιοποίηση του onboarding είναι μόνο η αρχή.Πρέπει να αυτοματοποιήσετε τις διαδικασίες για να επωφεληθείτε από τα οφέλη του. Ακολουθούν ορισμένοι τρόποι για να συμπεριλάβετε την αυτοματοποίηση στην εισαγωγή σας με τη Zavvy:
Με μια αυτοματοποιημένη διαδικασία επιβίβασης, μπορείτε να ξεκινήσετε τη διαδικασία τεκμηρίωσης ακόμη και πριν από την πρώτη ημέρα του νέου σας υπαλλήλου. Αυτό τους δίνει την ευκαιρία να αφιερώσουν περισσότερο χρόνο σε συστάσεις, συζητήσεις 1:1 και στην οικοδόμηση δεσμών με τους συναδέλφους τους. Ανατρέξτε στη λίστα ελέγχου για απομακρυσμένους ή υβριδικούς εργαζόμενους και στον οδηγό μας για την εισαγωγή ειδικών σε θέματα επιτυχίας πελατών.
Όσο λιγότερο χρόνο ξοδεύουν για τη διεκπεραίωση της γραφειοκρατίας, τόσο περισσότερο χρόνο θα έχουν για να επικεντρωθούν στην εργασία τους. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εργαλεία όπως το DocuSign, το Box και άλλα λογισμικά για να δημιουργήσετε πακέτα καλωσορίσματος με όλα τα έγγραφα - εγχειρίδια συμβάσεων εργαζομένων, πολιτικές κ.λπ. Μπορούν να τα εξετάσουν πολύ νωρίτερα και να ξεκαθαρίσουν όλες τις αμφιβολίες πριν αρχίσουν να εργάζονται.
Μια αυτοματοποιημένη διαδικασία εγγραφής σάς επιτρέπει να συλλέγετε αυτόματα όλα τα απαραίτητα δεδομένα των νέων εργαζομένων. Μιλάμε για τη μισθοδοσία τους, τις εκκρεμείς και συσσωρευμένες άδειες διακοπών, τη θέση εργασίας τους κ.λπ.
Η αυτόματη ενημέρωση αυτών των πληροφοριών σε οποιοδήποτε από τα συστήματα καταγραφής σας, όπως το ERP ή οποιοδήποτε λογιστικό λογισμικό, εξαλείφει το ανθρώπινο λάθος. Σας δίνουν τη δυνατότητα να δημιουργείτε ακριβείς αναφορές εργαζομένων σχετικά με τα δημογραφικά τους στοιχεία, τον αριθμό των εργαζομένων και το ιστορικό των θέσεων εργασίας τους κατά παραγγελία.
Η αυτοματοποίηση των πληρωτέων λογαριασμών συμπληρώνει την αποδοτικότητα με την αυτοματοποίηση των οικονομικών διαδικασιών, τη διασφάλιση της ακριβούς καταγραφής και διαχείρισης των εξερχόμενων πληρωμών και την ενίσχυση της συνολικής διαφάνειας στις οικονομικές ροές εργασίας του οργανισμού σας.
Το 40% των νεοπροσληφθέντων δηλώνει ότι η απάντηση από το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού διαρκεί πολύ. Αυτό συμβαίνει όταν οι ομάδες ανθρώπινου δυναμικού είναι πολύ απασχολημένες με τη διαχείριση γραφειοκρατίας και περιττών διοικητικών εργασιών, οι οποίες εκτελούνται αργά και αφήνουν την ομάδα σας ευάλωτη στο να κάνει σημαντικά λάθη
Η αυτοματοποίηση αυτών των διαδικασιών θα απελευθερώσει το χρόνο τους, ώστε να μπορούν να επικεντρωθούν σε αυτό που πραγματικά έχει σημασία: την προσέγγιση και το να είναι μια χρήσιμη πηγή για τα νέα ταλέντα.
Η αυτοματοποίηση επιτρέπει στους διευθυντές ανθρώπινου δυναμικού σας να δεσμεύουν περισσότερο χρόνο για σημαντικές εργασίες, όπως η απάντηση σε ερωτήσεις νέων ταλέντων, ο συντονισμός περισσότερης εξερχόμενης επικοινωνίας και η δημιουργία μιας βιβλιοθήκης Συχνών Ερωτήσεων.
Οι εργοδότες σήμερα σχεδιάζουν προσαρμοσμένα πακέτα υποδοχής για να διατηρήσουν τα νέα ταλέντα. Και η αυτοματοποίηση παίζει σημαντικό ρόλο στη δημιουργία του τέλειου εταιρικού πακέτου. Δείτε πώς: Η χρήση αυτοματοποιημένων συστημάτων, όπως οι φόρμες ιστού, σας επιτρέπει να συλλέγετε πληροφορίες για τους εργαζόμενους, όπως το μέγεθος των ρούχων, τα προτιμώμενα στυλ, την προσαρμογή στον εξοπλισμό γραφείου και πολλά άλλα.
Με αυτόν τον τρόπο εξασφαλίζετε ότι είστε καλά προετοιμασμένοι εκ των προτέρων για την πρώτη ημέρα του νέου σας υπαλλήλου. Όλα τα δώρα και τα πακέτα μπορούν να παραδοθούν απρόσκοπτα για να δημιουργήσουν μια διαρκή πρώτη εντύπωση.
Υπάρχει λόγος για τον οποίο το 72% των εργαζομένων δηλώνουν ότι οι συζητήσεις 1:1 με τους διευθυντές τους αποτελούν σημαντικό μέρος της διαδικασίας εισαγωγής. Τους βοηθά να δημιουργήσουν σαφήνεια σχετικά με τον ρόλο τους, να οικοδομήσουν ουσιαστικές σχέσεις και να θέσουν τις προσδοκίες.
Η αυτοματοποίηση της εισαγωγής διευκολύνει αυτό, προγραμματίζοντας αυτόματα ξεναγήσεις στα γραφεία, συνεδρίες προσανατολισμού και κατάρτισης, επαγγελματική φωτογράφιση και άλλες εργασίες νέων υπαλλήλων.
Η προσφορά ενός γενναιόδωρου πακέτου παροχών έχει καταστεί απαραίτητη για την προσέλκυση και τη διατήρηση νέων ταλέντων. Σύμφωνα με την έρευνα εμπιστοσύνης στην απασχόληση του 2015 της Glassdoor, περίπου το 60% των ανθρώπων αναφέρει ότι οι παροχές και τα προνόμια είναι σημαντικός παράγοντας για το αν θα αποδεχτούν μια προσφορά εργασίας.
Γνωρίζοντας αυτό, είναι σημαντικό να στέλνετε αυτοματοποιημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους νεοπροσληφθέντες κατά την πρώτη τους ημέρα εξηγώντας το πακέτο παροχών σας. Αυτό περιλαμβάνει οδηγίες σχετικά με το πώς να κάνουν χρήση των εταιρικών εκπτώσεων, των παροχών μετακίνησης, των προγραμμάτων υγείας και οδοντιατρικής περίθαλψης, των προνομίων μέλους - όλα όσα προσφέρει η εταιρεία σας.
Παρόλο που αυτά τα προγράμματα μπορεί να έχουν διαφορετικά συστήματα διαχείρισης, μια αυτοματοποιημένη διαδικασία μπορεί να τα φέρει όλα κάτω από μια πλατφόρμα για να κάνει την εισαγωγή των εργαζομένων ευκολότερη.
Η έγκαιρη λήψη ανατροφοδότησης από τους εργαζομένους θα σας δώσει ανεκτίμητες πληροφορίες σχετικά με το υπάρχον πρόγραμμα εισαγωγής σας. Αυτοματοποιήστε αυτή τη διαδικασία στέλνοντας έρευνες στους νεοπροσληφθέντες κατά την ολοκλήρωση της πρώτης ημέρας, της 30ής ημέρας ή της 90ής ημέρας του προγράμματος εισαγωγής σας.
Αυτό όχι μόνο σας βοηθά να παρέχετε μια απρόσκοπτη εμπειρία, αλλά σας επιτρέπει επίσης να εντοπίζετε τυχόν σφάλματα που αντιμετωπίζουν οι υπάλληλοί σας. Πολλές εταιρείες χρησιμοποιούν σήμερα λογισμικά AI που υπερέχουν στην πρόβλεψη, τον εντοπισμό και την αντιμετώπιση προβλημάτων ακόμη και πριν αυτά εμφανιστούν.
Η αυτοματοποίηση δεν είναι μια νέα έννοια, αλλά με το Zavvy μπορείτε να αυτοματοποιήσετε την εισαγωγή των εργαζομένων. Όλοι μας είχαμε την εμπειρία μας με αυτοματοποιημένες υπενθυμίσεις και chatbots. Όμως, η παροχή μιας διαισθητικής εμπειρίας εισαγωγής απαιτεί κάτι περισσότερο από αυτό. Πρέπει να επικοινωνήσετε με τους ανθρώπους σας για να μάθετε τι λείπει, τι μπορεί να αυτοσχεδιαστεί ή να απλοποιηθεί για να παραδώσετε μια υγιή εμπειρία onboarding.
Στο λογισμικό υποδοχής υπαλλήλων της Zavvy, τα πρότυπά μας έχουν σχεδιαστεί ακριβώς για να εκπληρώνουν τους στόχους της υποδοχής σας. Μπορείτε είτε να δημιουργήσετε το δικό σας μέσα σε λίγα λεπτά, είτε να επιλέξετε από την προσεκτικά επιμελημένη γκάμα προτύπων που διαθέτουμε. Είναι εύχρηστα, προσαρμόσιμα και σας επιτρέπουν να παρέχετε ταχύτερες λύσεις στους υπαλλήλους σας - χωρίς να θυσιάζετε μια εξαιρετική εμπειρία.
Ακολουθούν ορισμένες συνήθεις εφαρμογές των εργαλείων onboarding της Zavvy:
Η προεπιλογή αρχίζει λίγες ημέρες/εβδομάδες πριν ο νέος υποψήφιος αναλάβει τον ρόλο του.
Μόλις ο υπάλληλός σας αποδεχτεί την προσφορά εργασίας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την πλατφόρμα μας για να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία πρόσληψης του υπαλλήλου για ενέργειες όπως:
Μάθετε περισσότερα για το λογισμικό μας για την προεπιβίβαση εδώ.
Εφαρμογές επικοινωνίας όπως Slack, Teams, Notion, κ.λπ. έχουν καταστήσει δυνατή την εργασία από απόσταση. Αυτοματοποιήστε και βελτιστοποιήστε τη διαδικασία επικοινωνίας σας, συνδέοντας τους ανθρώπους ανεξάρτητα από το πού βρίσκονται.
Συνδέοντας εφαρμογές όπως το Microsoft Teams ή το Slack μπορείτε εύκολα:
Από την άλλη πλευρά, υπάρχει το περιεχόμενο που μπορεί να έχετε ήδη. Μιλάμε για εταιρικά βίντεο, έγγραφα και πολλά άλλα.
Αυτοματοποίηση σημαίνει επίσης ενσωμάτωση περιεχομένου από διαφορετικές πηγές σε ένα κεντρικό σημείο.
Και ναι, μπορείτε επίσης να ενσωματώσετε τα διασκεδαστικά σας GIF, εικόνες και emojis.
Διευκολύνετε το άγχος των πρώτων εβδομάδων της πρόσληψής σας, περνώντας ποιοτικό χρόνο μαζί τους σε ένα γεύμα ή ένα φλιτζάνι καφέ. Αυτό μπορεί να γίνει αυτοπροσώπως ή εικονικά μέσω του Microsoft Teams/Zoom.
Συνδέστε αυτόματα συναδέλφους για περιστασιακές συναντήσεις ή συναντήσεις με τα πόδια για να καλλιεργήσετε ισχυρότερες σχέσεις στον χώρο εργασίας και να κάνετε ένα διάλειμμα από την οθόνη. Οι συνεδρίες οδηγούν σε ουσιαστικές συζητήσεις που μπορούν να βελτιώσουν το ομαδικό πνεύμα, την παραγωγικότητα και την ψυχική υγεία.
Χρησιμοποιήστε τα πρότυπά μας για να αυτοματοποιήσετε αυτή τη διαδικασία για ολόκληρη την ομάδα σας. Δείτε πώς:
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με αυτά τα προγράμματα, ελέγξτε τα προγράμματα σύνδεσης.
Τα κουίζ είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να κάνετε τη μάθηση εύκολη και διασκεδαστική.
Οι έρευνες αποτελούν μια ισχυρή στρατηγική για τη βελτίωση του προγράμματος εισαγωγής σας. Σας επιτρέπουν να κατανοήσετε πώς βλέπουν και πώς αποδίδουν οι υπάλληλοί σας κατά τη διάρκεια των διαδικασιών εισαγωγής. Μπορείτε επίσης να μάθετε και άλλες πληροφορίες για τους εργαζομένους μέσω των ερευνών για να προετοιμάσετε ένα προσαρμοσμένο εταιρικό σάκο.
Ένα πρόγραμμα "φίλου" είναι ακριβώς αυτό που ακούγεται - η ανάθεση σε έναν υφιστάμενο υπάλληλο να υποδέχεται και να προσανατολίζει τους νέους υπαλλήλους στον οργανισμό σας.
Τα "φιλαράκια" βοηθούν τους νεοπροσληφθέντες να εξοικειωθούν με όλες τις βασικές πληροφορίες, ενώ παράλληλα μοιράζονται μη δομημένες γνώσεις για θέματα όπως η κουλτούρα του χώρου εργασίας, οι πολιτικές της εταιρείας, τα προνόμια και οι παροχές και πολλά άλλα.
Με το Zavvy, μπορείτε να κάνετε τα προγράμματα onboarding buddy ένα κεντρικό μέρος της διαδικασίας onboarding.
Όταν σκέφτεστε την αυτοματοποίηση, η φυσική σας σκέψη είναι αν μας απομονώνει από τους άλλους ανθρώπους. Σε αντίθεση με τη δημοφιλή πεποίθηση, η αυτοματοποίηση δεν μας απομονώνει από τις ανθρώπινες αλληλεπιδράσεις. Στην πραγματικότητα, δημιουργεί περισσότερες ευκαιρίες για τους ανθρώπους να συνδεθούν και να οικοδομήσουν σχέσεις.
Λοιπόν, σε αντίθεση με τη δημοφιλή πεποίθηση, η αυτοματοποίηση στην πραγματικότητα δημιουργεί περισσότερες ευκαιρίες για τους ανθρώπους να συνδεθούν και να οικοδομήσουν σχέσεις. Όταν αυτοματοποιείτε τη διαδικασία εισαγωγής, τα περισσότερα απλά ερωτήματα και καθήκοντα διεκπεραιώνονται αυτόματα, ανεξάρτητα από το αν εργάζονται σε υβριδικό ή απομακρυσμένο περιβάλλον.
Η αυτοματοποίηση απελευθερώνει το χρόνο της ομάδας σας από περιττές διοικητικές εργασίες, ώστε να μπορείτε να αφιερώσετε τον πολύτιμο χρόνο σας σε πραγματικές συνομιλίες αντί για επαναλαμβανόμενες παρουσιάσεις ή χειροκίνητες προσκλήσεις. Σας επιτρέπει να επικεντρωθείτε σε αυτό που έχει μεγαλύτερη σημασία: τους ανθρώπους.
Όταν είστε διευθυντής ανθρώπινου δυναμικού ενός αναπτυσσόμενου οργανισμού, οι επαναλαμβανόμενες δραστηριότητες εισαγωγής, όπως η τεκμηρίωση, η αποστολή υπενθυμίσεων και η αντιμετώπιση κοινών ερωτήσεων, αρχίζουν να μοιάζουν με ένα αυξημένο σύνολο αρμοδιοτήτων. Στην κούρσα της εξοικονόμησης χρόνου, αρχίζουν να εμφανίζονται ασυνέπειες και η εμπειρία των νέων υπαλλήλων σας δέχεται πλήγμα.
Όταν αυτοματοποιείτε την εισαγωγή σας με το Zavvy, οι νέοι υπάλληλοί σας θα είναι πιο παραγωγικοί μέσα στις πρώτες εβδομάδες εργασίας τους. Θα ξοδεύουν λιγότερο χρόνο για την αρχειοθέτηση εγγράφων και θα αφιερώνουν περισσότερο χρόνο για να γνωρίσουν τους συναδέλφους τους σε καφέ, σε ξεναγήσεις στο γραφείο ή σε ενδιάμεσες συναντήσεις.
Προγραμματίστε ένα demo με έναν από τους ειδικούς μας και δείτε το εργαλείο ροής εργασίας αυτοματοποιημένης εισαγωγής σε λειτουργία!
.png)
.png)
