Η εισαγωγή νέων υπαλλήλων απαιτεί να σκεφτείτε τον προσανατολισμό ενός νέου υπαλλήλου στην εταιρεία και την εκπαίδευση βάσει ρόλων που θα χρειαστεί για να φτάσει γρήγορα στην παραγωγικότητα.
Με τόσες πολλές απαιτήσεις που καλύπτουν τμήματα, ομάδες και ρόλους, είναι εύκολο να ξεφύγουν οι εργασίες εισαγωγής. Σε αυτό το σημείο έρχεται η ροή εργασίας για την εισαγωγή.
Όταν αναπτύσσετε μια ροή εργασίας για την εισαγωγή, δημιουργείτε μια συνεκτική εικόνα κάθε εργασίας που πρέπει να ολοκληρώσει ένας νέος υπάλληλος κατά τους πρώτους έξι μήνες έως ένα χρόνο εργασίας. Από τα χαρτιά πριν από την εισαγωγή μέχρι την πρώτη ετήσια αξιολόγησή τους, θα έχετε μια δομημένη και συνεπή διαδικασία ένταξης για όλους τους νεοπροσληφθέντες.
Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε περισσότερα σχετικά με το πώς μια ροή εργασίας εισαγωγής μπορεί να βελτιώσει την παραγωγικότητα του οργανισμού σας και πώς μπορείτε να δημιουργήσετε μια ροή εργασίας εισαγωγής μόνοι σας.
Η εισαγωγή των εργαζομένων είναι η εξοικείωση των νέων υπαλλήλων με την εταιρεία και το ρόλο τους.
Η αποτελεσματική εισαγωγή διαρκεί τουλάχιστον τρεις μήνες και έως και ένα έτος. Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, οι νέοι εργαζόμενοι υποβάλλονται σε εταιρικό προσανατολισμό, εκπαίδευση βάσει ρόλων και άλλα, πριν από τη μετάβαση στη συνεχή ανάπτυξη.
Η διαδικασία εισαγωγής αναφέρεται σε όλα όσα θα περάσει ο νέος σας υπάλληλος τους πρώτους έξι έως δώδεκα μήνες στην εταιρεία σας.
Οι περισσότεροι οργανισμοί χωρίζουν τη διαδικασία εισαγωγής σε διακριτά στάδια, με συγκεκριμένους στόχους που αντιστοιχούν σε κάθε στάδιο. Καθώς ο νέος σας υπάλληλος κινείται κατά τη διάρκεια του onboarding, θα εκπληρώνει τα απαραίτητα ορόσημα για κάθε φάση.
Μπορείτε να προσαρμόσετε τις φάσεις της διαδικασίας εισαγωγής στις ανάγκες της εταιρείας σας. Πολλοί οργανισμοί διαιρούν τη διαδικασία εισαγωγής τους ανάλογα με το χρονικό διάστημα μετά την πρόσληψη. Ο παρακάτω κατάλογος προσφέρει μια σύντομη επισκόπηση των κύριων φάσεων της εισαγωγής και των στόχων για κάθε τμήμα.
Προσαρμόστε τη διαδικασία εισαγωγής σύμφωνα με τις ανάγκες της επιχείρησής σας και των τμημάτων της. Για παράδειγμα, μπορεί να επιλέξετε να δώσετε έμφαση στην εκπαίδευση βάσει ρόλων νωρίτερα για την εισαγωγή στις πωλήσεις, ενώ οι αντιπρόσωποι της εξυπηρέτησης πελατών μπορεί να αφιερώσουν περισσότερο χρόνο για να αναπτύξουν τις γνώσεις τους σχετικά με το προϊόν.
Μια διαδικασία και μια ροή εργασιών μοιάζουν πολύ, επειδή οργανώνουν τις πολύπλοκες ανάγκες σε εύπεπτες εργασίες, αλλά οι δύο όροι δεν είναι εναλλάξιμοι.
Μια διαδικασία εισαγωγής συγκεντρώνει όλα τα κομμάτια του παζλ της εισαγωγής σας. Καλύπτει τα πάντα, από τη γραφειοκρατία πριν από την εισαγωγή μέχρι την κοινωνική ενσωμάτωση του νέου σας μισθωτή στη συνέχεια.
Μια ροή εργασίας για την εισαγωγή αποσταθεροποιεί τη διαδικασία εισαγωγής σας σε μια σειρά συγκεκριμένων εργασιών που πρέπει να ολοκληρώσει κάθε νέος υπάλληλος. Μοιάζει περισσότερο με έναν κατάλογο ελέγχου στοιχείων ενεργειών, ενώ η διαδικασία εισαγωγής προσφέρει μια υψηλότερου επιπέδου άποψη αυτού του χρόνου.
Με άλλα λόγια, μια ροή εργασίας εισαγωγής έχει σχεδιαστεί για την ολοκλήρωση συγκεκριμένων ενεργειών ή εργασιών. Η διαδικασία εισαγωγής σκιαγραφεί τους ευρύτερους στόχους της εισαγωγής γενικά.
Η ροή διαδικασίας είναι μια λεπτομερής απεικόνιση όλων όσων εμπλέκονται στη συγκεκριμένη διαδικασία. Ξεπερνά τα στοιχεία δράσης και περιλαμβάνει, μεταξύ άλλων, τα ενδιαφερόμενα μέρη, τους καταλόγους πόρων και τα υλικά.
Ρίξτε μια ματιά σε αυτό το παράδειγμα ροής της διαδικασίας εισαγωγής με βάση τον κατάλογο ελέγχου εισαγωγής νέων εργαζομένων της Zavvy:
Η ανάπτυξη της ροής της διαδικασίας εισαγωγής σας στην αρχή μπορεί να είναι ένα μεγάλο έργο. Θα πρέπει να σκεφτείτε όλα όσα χρειάζεται ένας νέος υπάλληλος για να πετύχει στην εταιρεία σας.
Μην πτοηθείτε, όμως. Αξίζει τον κόπο να δημιουργήσετε μια διαδικασία onboarding για τον οργανισμό σας. Μόλις δημιουργήσετε τη βασική γραμμή της διαδικασίας σας, μπορείτε να την ενημερώνετε και να την επεκτείνετε καθώς η επιχείρησή σας αναπτύσσεται.
Η δημιουργία της ροής εργασίας σας για την εισαγωγή θα είναι παιχνιδάκι με μια λεπτομερή ροή της διαδικασίας εισαγωγής. Πρόκειται ουσιαστικά για μια ενιαία πηγή αλήθειας για τη ροή εργασίας της πρόσβασής σας.
Είστε έτοιμοι να δημιουργήσετε τη ροή εργασίας σας για την εισαγωγή; Ακολουθήστε αυτά τα βήματα και τις συμβουλές για να σκιαγραφήσετε τη διαδικασία εισαγωγής και να τη μετατρέψετε σε μια ισχυρή ροή εργασίας εισαγωγής για την επιχείρησή σας.
Πρώτα απ' όλα: βρείτε ή δημιουργήστε έναν κατάλογο με όλα όσα πρέπει να κάνει ή να βιώσει ένας νέος υπάλληλος στο πλαίσιο της εισαγωγικής διαδικασίας.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον κατάλογο ελέγχου της Zavvy για την εισαγωγή νέων υπαλλήλων για να σχεδιάσετε τη δική σας διαδικασία.
Φροντίστε να λάβετε υπόψη σας τις εργασίες που θα πρέπει να αναλάβετε πριν από την πρώτη ημέρα του νέου μισθωτή, καθώς και τις κοινωνικές εργασίες, όπως οι συστάσεις.
Σε αυτό το σημείο, ο κατάλογος ελέγχου σας δεν χρειάζεται να είναι ιδιαίτερα οργανωμένος. Τούτου λεχθέντος, όσο περισσότερες λεπτομέρειες μπορείτε να προσθέσετε σε κάθε στοιχείο, τόσο πιο εύκολα θα μετατρέψετε έναν απλό κατάλογο ελέγχου σε μια ολοκληρωμένη διαδικασία και ροή εργασίας εισαγωγής .
Να θυμάστε ότι ο προκαταρκτικός κατάλογος ελέγχου για την εισαγωγή είναι απλώς ένα σημείο εκκίνησης. Τα επόμενα βήματα θα σας βοηθήσουν να οργανώσετε τον κατάλογο ελέγχου σας σε μια ροή εργασίας.
Χωρίστε τις εργασίες του καταλόγου ελέγχου σας ανά χρονικό πλαίσιο. Αν χρησιμοποιήσατε τον κατάλογο ελέγχου που μπορείτε να κατεβάσετε και που συνδέεται παραπάνω, θα έχετε ήδη μια αίσθηση του πότε πρέπει να πραγματοποιηθεί κάθε στοιχείο κατά την εισαγωγή.
Κοιτάξτε κάθε εργασία στον κατάλογό σας και σκεφτείτε τα εξής:
Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε ένα εργαλείο οπτικοποίησης για να δημιουργήσετε μια συνεκτική εικόνα ολόκληρης της διαδικασίας εισαγωγής. Η ροή της διαδικασίας σας θα πρέπει να δηλώνει οπτικά το χρονικό πλαίσιο για κάθε εργασία και ποιος είναι υπεύθυνος για την ολοκλήρωσή της.
Ένα εργαλείο ροής διαδικασιών όπως το Miro είναι εξαιρετικά χρήσιμο εδώ. Με ένα από αυτά, μπορείτε πιο εύκολα να σχεδιάσετε σχέσεις και εξαρτήσεις μεταξύ των εργασιών. Χρησιμοποιήστε βέλη για να δηλώσετε τη σειρά των εργασιών, ειδικά όταν αυτές μετακινούνται μεταξύ τμημάτων.
Ακόμα και αν δεν είχατε μέχρι τώρα μια επίσημη διαδικασία εισαγωγής, πιθανόν να έχετε σημαντικές πληροφορίες για τους νεοπροσληφθέντες σε διάφορα σημεία του χώρου εργασίας σας.
Με τη διαδικασία εισαγωγής σας να έχει δημιουργηθεί στο εργαλείο απεικόνισης, ήρθε η ώρα να συγκεντρώσετε αυτά τα υλικά και να τα συσχετίσετε με το σωστό μέρος της ροής εργασίας εισαγωγής σας.
Ακολουθούν μερικοί τύποι υλικού για την εισαγωγή που πρέπει να αναζητήσετε:
Είναι εύκολο να καταλάβει κανείς γιατί το υλικό για την εισαγωγή χάνεται μεταξύ των διαφόρων τμημάτων ή προϊσταμένων. Η διαδικασία εισαγωγής είναι πολύπλευρη και συχνά απαιτεί πολλά άτομα για να εγκλιματιστεί πλήρως ο νέος υπάλληλος.
Η συγκέντρωση αυτών των πόρων σας δίνει μια ενιαία εικόνα ολόκληρης της διαδικασίας εισαγωγής. Μόλις οργανώσετε αυτά τα υλικά στη ροή της διαδικασίας σας, είστε σχεδόν έτοιμοι να δημιουργήσετε τη ροή εργασίας σας για την εισαγωγή.
Το λογισμικό σας για την εισαγωγή θα διαθέτει πλήθος χαρακτηριστικών για τη βελτίωση της ροής εργασίας σας, αλλά μπορεί να μπορείτε να ενσωματώσετε και συμπληρωματικά εργαλεία για να βελτιώσετε την εισαγωγή σας.
Για παράδειγμα, η Zavvy προσφέρει ενσωμάτωση με εργαλεία ανταλλαγής μηνυμάτων όπως το Slack και πλατφόρμες people ops όπως το BambooHR. Το Zapier API σας επιτρέπει να δημιουργήσετε ακόμη περισσότερες συνδέσεις με τα εργαλεία που ήδη χρησιμοποιείτε.
Επιλέξτε ενσωματώσεις που θα βελτιώσουν πραγματικά την εμπειρία της εισαγωγής των νέων υπαλλήλων. Διαφορετικά, απλά προσθέτετε ένα ακόμη εργαλείο που όλοι πρέπει να ρυθμίσουν χωρίς πραγματικό λόγο.
Τα εργαλεία ανταλλαγής μηνυμάτων όπως το Slack είναι ιδιαίτερα ισχυρά. Φέρνουν τη ροή εργασίας για την εισαγωγή στην πλατφόρμα όπου η ομάδα σας ξοδεύει τον περισσότερο χρόνο. Άλλα εργαλεία μπορούν να σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε αυτοματισμούς ή να εξοικονομήσετε χρόνο με την εισαγωγή δεδομένων.
Χρησιμοποιήστε τη ροή της διαδικασίας εισαγωγής ως σημείο αναφοράς για τη δημιουργία της ροής εργασίας στο λογισμικό σας. Εάν έχετε αναπτύξει μια λεπτομερή ροή διαδικασιών, μπορείτε να δημιουργήσετε τη ροή εργασιών της πρόσβασής σας γρήγορα και εύκολα ακολουθώντας αυτό το σχέδιο.
Ξεκινήστε με τη φάση προ-επιβίβασης, καθώς χτίζετε τη ροή εργασιών χρονολογικά. Θυμηθείτε να συμπεριλάβετε εργασίες όχι μόνο για τον νέο υπάλληλο, αλλά και για τον άμεσο προϊστάμενό του και τους συναδέλφους του.
Κάθε βήμα της ροής εργασίας για την εισαγωγή θα πρέπει να περιλαμβάνει:
Μπορείτε να εξαρτήσετε τα βήματα από ένα προηγούμενο ή να τα στείλετε με βάση την ημέρα πρόσληψης του νέου μισθωτού (π.χ. Ημέρα 1, Ημέρα 30).
Μόλις ένας νέος υπάλληλος ολοκληρώσει το ταξίδι της εισαγωγής, μπορείτε να αναθέσετε αυτόματα και τα ταξίδια συνεχούς κατάρτισης και ανάπτυξης.
Όταν χτίζετε τη ροή εργασιών της εισαγωγής σας σε ένα ειδικό λογισμικό, δημιουργείτε μια συνεκτική εικόνα των πάντων στη διαδικασία. Δεδομένου ότι όλα βρίσκονται σε μια ενιαία πλατφόρμα, είναι εύκολο να δημιουργήσετε συνδέσεις μεταξύ των άλλοτε ξεχωριστών τμημάτων της διαδικασίας εισαγωγής.
Με τις δυνατότητες αυτοματοποίησης ροής εργασιών σε μια πλατφόρμα όπως η Zavvy, μπορείτε να δημιουργήσετε μια ροή εργασιών εισαγωγής που ουσιαστικά λειτουργεί μόνη της. Ακολουθούν μερικά μόνο από τα πράγματα που μπορείτε να κάνετε με την αυτοματοποίηση της εισαγωγής:
Ελέγξτε αυτή την άποψη ορισμένων επιλογών αυτοματοποίησης στο λογισμικό ροής εργασίας της Zavvy:
Η αυτοματοποίηση της ροής εργασιών για την εισαγωγή σάς βοηθά να κλιμακώσετε τη διαδικασία καθώς η εταιρεία σας μεγαλώνει. Αποκτάτε επίσης χρήσιμα δεδομένα και πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο οι νέες προσλήψεις εξελίσσονται κατά τη διαδικασία εισαγωγής.
Η εισαγωγή νέων υπαλλήλων μπορεί να είναι μια πολύπλοκη διαδικασία, αλλά μπορεί να γίνει ένα από τα πιο ομαλά τμήματα του οργανισμού σας με μια ροή εργασίας εισαγωγής.
Η συστηματική προσέγγιση του onboarding με τη δημιουργία μιας ροής διαδικασιών σάς βοηθά να δημιουργήσετε μια άποψη από το μάτι του πουλιού για όλα τα πράγματα που αφορούν το onboarding. Με τα πάντα σε ένα μέρος, είναι ευκολότερο να δημιουργήσετε την ολοκληρωμένη ροή εργασίας για την εισαγωγή που θα φέρει πραγματικά αποτελέσματα.
Το λογισμικό ροής εργασίας για την εισαγωγή, όπως το Zavvy, προσθέτει ακόμη περισσότερα οφέλη. Μπορείτε να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία εγγραφής για να διατηρήσετε την κίνηση των πραγμάτων ακόμα και όταν κλιμακώνεστε. Οι ενσωματώσεις εργαλείων επιταχύνουν ακόμη περισσότερο την εργασία σας, παρέχοντας το σωστό μέρος του ταξιδιού εισαγωγής στο σωστό μέσο τη σωστή στιγμή.
➡️ Ελέγξτε το Zavvy σήμερα για να εκτελέσετε ισχυρές ροές εργασίας επιβίβασης με αυτόματο πιλότο.
.png)
.png)
