Anställer en Onboarding Manager/Specialist: Ansvar och egenskaper att leta efter

I sitt dokument Onboarding Nya anställda: Maximering av framgångidentifierade författaren Tayla Bauer fyra olika nivåer av onboarding (de fyra C:na):

• Compliance är den lägsta nivån och innebär att man lär nyanställda om juridiska och policyrelaterade frågor.
• Förtydligande handlar om att säkerställa att de nya medarbetarna förstår sina arbetsuppgifter och vad som förväntas av dem.
• Kultur fokuserar på att exponera nyanställda för organisationens värderingar och normer.
• Connection syftar på de viktiga interpersonella relationer och informationsnätverk som nya medarbetare måste bygga upp.
  

I vilken utsträckning varje organisation utnyttjar de fyra C:na i onboarding avgör hur effektiv dess övergripande strategi är onboarding . Ju effektivare onboarding -strategin är, desto lägre är personalomsättningen och desto högre är produktiviteten.

Det finns en hake: Det är svårt att se till att du utnyttjar alla fyra K:n på ett effektivt sätt.

Eftersom det är mycket som står på spel behöver du en person som är tillräckligt kompetent för att göra jobbet - någon som förstår dina anställdas sinnesstämning, vet hur man får dem att känna sig bekväma och kan utföra alla uppgifter som krävs för att lyckas med onboarding.

Den personen är en chef för HR onboarding .

Hur exakt kan den här personen hjälpa ditt team? Låt oss ta en närmare titt.

👤 Vem är en onboarding manager?

En onboarding -chef, även kallad onboarding -specialist, ansvarar för att organisera, effektivisera och övervaka de anställda onboarding i en organisation. 

Deras främsta uppgift är att få nyanställda att känna sig bekväma med företaget, och att få dem att gå från nybörjare till en uppskattad del av familjen.

Den här artikeln fokuserar på arbetsbeskrivningen och rollen för en specialist på onboarding . Fortsätt läsa för att få veta hur ditt företag kan dra nytta av att anställa en onboarding manager.

(Och om du är intresserad av skillnaderna mellan specialister på customer onboarding ska du hoppa till slutet av den här artikeln).

🛠 Vad gör en onboarding manager?

Chefen för HR onboarding har det fulla ansvaret för medarbetarna onboarding, övervakar nya medarbetare och tar upp verksamheten så snabbt och effektivt som möjligt för att öka drivkraften i företagets mål.

På Zavvy anser vi att varje bra onboardingprocess har minst två steg: preboarding och onboarding.

Preboarding handlar om att skicka välkomstpaket och planera ett virtuellt möte för att göra de nyanställda bekanta med sina chefer. De bör också få tillgång till viktig kontoinformation och system för att göra deras första dag enkel och mindre stressig.

När det gäller onboarding kan hela processen ta över tre månader. Det handlar om att mäta de anställdas prestationer mot specifika tidsramar(30-60-90-dagars-planen onboarding ), nämligen den första dagen, den första veckan, de första 30 dagarna, de första 60 dagarna och de första 90 dagarna, för att göra dem fullt produktiva snabbare.

Föreståndaren för onboarding tar fullt ansvar för både preboarding och onboarding. 

onboarding -chefen övervakar rutiner både före och efter anställning av nya medarbetare, planerar utbildning för nyanställda, skapar företagets policyer och anställningsdokument och hjälper nyanställda att anpassa sig till arbetsmiljön. Allt medan de följer gällande arbetslagstiftning.

Så här ser den typiska arbetsbeskrivningen för en onboarding -specialist ut:

• Skapa företagspolicyer och handböcker för anställda
• Planera och genomföra introduktionsevenemang (första dagen, första veckan, första månaden, första kvartalet)
• Skicka e-post till nyanställda med information om företaget, inklusive arbetsscheman, information om klädkod och parkeringsinformation
• Välkomna nyanställda med onboarding välkomstpaket och ge dem en rundtur på kontoret.
• Introducera nyanställda till nuvarande anställda
• Ge nyanställda viktiga dokument och ge dem den tekniska hjälp som krävs för att installera hård- och mjukvara.
• Samla in och arkivera papper för nyanställda, inklusive sekretessavtal och kontrakt
• Se till att nya anställda har sina företagskonton konfigurerade och fungerar.
• Arrangera produkt- och företagsdemonstrationer och presentationer
• Ange de första uppgifterna för nyanställda och svara på eventuella frågor.
• Planera och övervaka möten eller utbildningstillfällen.
• Lägg till information om nya anställda i löne- eller HRM-programvaran.
• Samla in feedback från nyanställda medarbetare om deras erfarenheter 
• Övervaka bibehållandet och omsättningen av nyanställda.
• Hjälpa befintliga anställdanär de går vidare till en annan avdelning eller befattning.

Listan ovan är inte uttömmande och omfattar de mer kritiska ansvarsområdena för en onboarding -specialist. Du kan alltid ändra arbetsbeskrivningen så att den passar ditt företags behov.

⏱ När bör man anställa en onboarding-specialist?

Onboarding är utan tvekan den mest avgörande organisatoriska aktiviteten eftersom den avgör hur produktiva nya anställda kommer att vara i framtiden. Det säkerställer att din nyanställda inte blir en halvtaskig anställd som stoppar företagets tillväxt - eller ännu värre, hämmar den.

Genom att anställa en chef på onboarding ökar sannolikheten för att dina nyanställda ska förvärva de färdigheter de behöver för att bli kompetenta i sina jobb och se till att deras prestationer överensstämmer med företagets förväntningar.

Allt detta låter bra, men du undrar säkert om det är värt det för ditt team att skaffa en onboarding -manager på lång sikt. För att hjälpa dig att besvara din fråga har vi diskuterat några situationer där det är klokt att ha en dedikerad onboarding -ansvarig. 

Situation 1: När företagets personalomsättning är låg - eller om du vill förbättra den

Det är dyrt att ersätta en anställd. 

Enligt SHRM kostar det ett företag i genomsnitt 6-9 månadslöner att ersätta en anställd. Om din anställde tjänar 80 000 dollar per år kan du alltså räkna med att betala 50 000-65 000 dollar i rekryterings- och utbildningskostnader för en ersättare.

Även om en viss omsättning är normal, bör ditt främsta mål vara att maximera värdet av dina anställdas livstid.

Studier visar att du kan förbättra bibehållandet av nyanställda med 82 % om du har en stabil onboarding på plats.

Genom att anställa en dedikerad chef för onboarding kan du ge dina nyanställda en bra start i organisationen och dessutom ha någon som kan tänka ut effektiva strategier för att behålla anställda. Dessutom kan de ge ett varmt välkomnande för att bygga vidare på spänningen och säkerställa en smidig övergång från en kandidat till en nyanställd till en fullt produktiv, långsiktig anställd.

Situation 2: När du planerar att hyra i bulk

Om du planerar att anställa många personer inom kort kan du definitivt dra nytta av att ha en dedikerad onboarding -ansvarig i ditt hörn. Det kan faktiskt inte finnas någon annan utväg.

När ditt rekryteringsteam växer är det ett gott tecken på att du kanske måste börja fundera på hur du ska få in dessa personer i företaget. 

Särskilt i snabbväxande nystartade företag är rekrytering en av HR:s viktigaste uppgifter. Det är därför alla ögon är riktade mot detta.

Men vad händer när dessa människor väl har börjat? Vår tydliga rekommendation är att anställa en dedikerad person för att etablera ordentliga onboarding -processer innan det blir för rörigt.

En chef på onboarding kan hjälpa dig att ge dina anställda en bättre upplevelse och hjälpa nyanställda att snabbare nå maximal produktivitet. Detta kommer i sin tur att se till att det projekt som kräver att du anställer i stor skala genomförs och slutförs i tid, vilket leder till att ditt företag växer.

Dessutom har chefen på onboarding ett intresse av de anställdas prestationer, och under deras ledning kan nyanställda anpassa sina prestationer till organisationens förväntningar. 

Situation 3: När du vill förbättra medarbetarnas engagemang

Att ha engagerade medarbetare i din personalstyrka är den ultimata spelförändringen - en förändring som leder till fantastiska saker som högre produktivitet och lönsamhet och lägre omsättning och sjukfrånvaro.

Det enda problemet? Endast 20 % av de anställda i världen är engagerade på jobbet.

Lyckligtvis kan en chef på onboarding utforma ett fantastiskt program för anställda onboarding som hjälper till att skapa engagemang hos de anställda från första dagen. De kan inkludera aktiviteter som att lära sig mer intressant om företaget (tänk: lunch med en chef eller VD), sätta ihop dem med en buddy eller mentor, och lyssna på och genomföra deras feedback som gör att nyanställda känner sig mer anslutna till din organisation och dess uppdrag, vision och värderingar.

Situation 4: När dina medarbetare inte är fullt produktiva

Det kan ta över ett år för nyanställda att bli fullt produktiva, och det är förståeligt. De måste förstå en helt ny arbetsmiljö, bygga relationer för att skapa tvärfunktionella team och uppfylla sina personliga mål.

En onboarding -specialist kan påskynda hela processen, minska tiden till kompetens och förbättra produktiviteten med över 70 %. Under deras ledning kommer nyanställda att acklimatiseras till företagskulturen och kan bygga upp bättre relationer med de anställda från början.

Dessutom är en onboarding -specialist inte bara värdefull när du tar in nya medarbetare till din organisation - han eller hon kan också hjälpa befintliga medarbetare att förbättra sin produktivitet.

Hur? En chef på onboarding tar hand om många ansvarsområden, bland annat att sätta upp mål, planera frekventa möten och övervaka utvecklingen av medarbetarna så att de får veta vad som förväntas av dem och var de står. De ger också de anställda tips för att hjälpa dem att förbättra sig och bli bättre på sina jobb. Vissa företag börjar med hybridroller som kombinerar onboarding och L&D.

🤹 Vilka egenskaper ska du leta efter hos din onboarding manager?

Att anställa en chef på onboarding är en seriös affär. Du vill ha en person som får jobbet gjort, är detaljerad, gillar att planera och har en empatisk inställning till anställda, bland annat.

Nedan har vi sammanställt en lista med sju egenskaper som kan hjälpa dig att hitta en onboarding -chef som är en verklig tillgång för ditt företag.

1. Tidigare erfarenhet av HR

När du anställer personal bör din framtida onboarding -chef vara väl förtrogen med personal- och regelverk compliance som gäller för ditt företag. Därför är det bra att ha en erfaren person som kan förstå de tillämpliga reglerna och som kan hålla sig uppdaterad med nya regler för att uppdatera dina processer med tiden. 

Om du redan har ett starkt HR-team kan du samarbeta med en onboarding -chef med mindre erfarenhet, förutsatt att han eller hon är medveten om de viktiga uppgifter som måste utföras när du anställer nya medarbetare.

2. Utmärkt kommunikationsförmåga

Vi kan inte nog understryka vikten av utmärkta skriftliga och muntliga kommunikationsfärdigheter för en chef på onboarding . Tänk efter: Vad är det för mening med att ha en onboarding -chef om han eller hon inte kan kommunicera effektivt med dina nyanställda medarbetare?

Exakt.

Du behöver en person som har en god förmåga att kommunicera muntligt eftersom utbildningssessioner och initieringsprocesser för anställda i hög grad bygger på effektiv muntlig kommunikation. Däremot är skrivförmåga viktigt för att kortfattat kommunicera företagets värderingar, policyer och förfaranden i officiella dokument.

3. Ett empatiskt och processinriktat förhållningssätt

En bra onboarding -chef måste ha rätt balans mellan empati och respekt för processen. 

Om de inte har tillräckligt med empati kan de skapa en alltför effektiv process som inte tar hänsyn till de anställdas rädsla och tvivel, som är typiska för personer som börjar en ny roll. Detta kan leda till att de nyanställda blir osäkra och att det tar längre tid att komma in i verksamheten.

Om kandidaten inte är processdriven kommer onboarding inte heller att vara enhetlig för alla anställda. Vissa anställda kommer att få en bra upplevelse, andra inte. Och när onboarding -processen måste återskapas från början varje gång, minskar den totala produktiviteten för hela arbetsstyrkan.

Men om du får en chef på onboarding som kan hitta rätt balans mellan empati och process, kommer du troligen att få bättre resultat för ditt företag snabbare.

4. Accepterar och anammar konsekvens och rutin

När onboarding väl är utformat och implementerat handlar det om optimering. 

onboarding -chefen kommer att ägna den mesta av sin tid åt att kontrollera tidigare kohorter, påminna dem, upprätthålla onboarding -programmet och ta hand om nya anställda. Detta kan bli repetitivt om du inte har ett smart verktyg som gör deras liv enklare.

Om du vill ha en specialist som kan bygga upp en robust onboarding -process, ja. Men du vill också ha någon som kan leta efter små iterationer i programmet och hålla programmet igång på lång sikt för att säkerställa konsekvent goda resultat.

Det enda undantaget från detta är när du befinner dig i en hypertillväxtfas, där varje process måste byggas om helt och hållet efter 6-12 månader för att tillgodose företagets förändrade krav. I det här fallet måste du hitta en onboarding -chef som är motiverad att återuppfinna onboarding -processen och börja om från början regelbundet.

5. Dokumenterad erfarenhet av samarbete över teamgränserna

Typiskt sett har alla avdelningschefer och chefer en bestämd åsikt om onboarding. Vissa anser att de inte behöver vara involverade, andra har strikt strukturerade processer som överväldigar och ibland till och med skrämmer bort de nyanställda.

En chef på onboarding bör kunna få feedback från varje gruppmedlem och sedan bygga upp en enhetlig process. 

Du kan hitta kandidater som har färdigheter och uthållighet för att arbeta i flera team, men många kommer inte att göra det. Det bästa är att leta efter personer som har genomfört liknande initiativ tidigare. Det behöver inte handla om onboarding, det kan vara vilket projekt som helst så länge det handlar om att hantera flera team med olika åsikter för att komma fram till en idealisk lösning.

Om du hittar en chef på onboarding som har tagit sig an liknande projekt tidigare är oddsen goda att han eller hon kan bygga upp en framgångsrik onboarding -process som uppfyller varje avdelnings krav och som hela personalen följer.

6. Huvudplanerare

Att utveckla och upprätthålla onboarding -processen i hela företaget är den mest kritiska delen av en onboarding -chefs arbete. onboarding -processen har stor inverkan på varje avdelning inom företaget, där specialisten hjälper till att etablera företagets värderingar och övervakar en snabb och effektiv onboarding för nyanställda.

Dessutom utför specialisten många andra detaljerade uppgifter:

• Dubbelkontroll för att se till att nyanställda har lämnat in sina papper på rätt sätt.
• Genomförande av orientering för nya anställda
• Uppföljning av gruppmedlemmar för att se till att deras prestationer överensstämmer med företagets förväntningar.
• Upprepa orienteringen för nyanställda vid behov.
  

Allt detta är uppgifter med stor påverkan, och därför har onboarding -chefen inte obegränsat utrymme för misstag, särskilt inte när du vill göra ett bra första intryck på nya medarbetare för att få dem att stanna kvar i företaget längre.

7. Förmåga att anpassa sig

I den mycket dynamiska och teknikorienterade värld vi lever i i dag förändras onboarding metoder och principer i takt med den tekniska utvecklingen. 

Med detta i åtanke behöver du en onboarding -chef som snabbt kan anpassa sig till förändringar - någon som kan se till att dina nya medarbetare får adekvat utbildning oavsett tekniska förändringar och även under perioder av ekonomisk och politisk osäkerhet. Kandidaten bör också hjälpa dina "gamla" anställda att effektivt använda de nya tillgängliga resurserna.

Om du vill utveckla en blomstrande kultur av lärande och excellens kan du inte kompromissa med din onboarding. En bra onboarding -chef, helst en som uppfyller ovanstående kriterier, kan se till att varje nyanställd får en polerad och enhetlig onboarding upplevelse, vilket ger dig mycket engagerade och lojala medarbetare.

💰 Lön för onboardingchef: Hur mycket tjänar en onboardingspecialist?

Lönen för en chef på onboarding varierar beroende på erfarenhet, expertis, typ av företag och bransch. Men för att ge dig en rättvis uppfattning är den genomsnittliga lönen för onboarding -specialister i USA 43 875 dollar per år, vilket motsvarar 22,50 dollar i timmen.

Ingångsjobben börjar på 35 100 dollar per år, medan de mer erfarna cheferna tjänar så mycket som 63 132 dollar per år.

Den genomsnittliga lönen för onboarding manager är 30 225 pund per år eller 15,50 pund per timme i Storbritannien. Ingångsjobb börjar på 23 000 pund per år, medan de mer erfarna arbetstagarna kan tjäna upp till 50 000 pund per år.

Som alltid är lönerna beroende på hur många anställda du har och varierar från plats till plats. Generellt sett bör ersättningen ligga i linje med andra roller inom People Ops, särskilt L&D.

➡️ Tankar att ta med sig

Att anställa en särskild chef för onboarding kan avsevärt förbättra de anställdas upplevelse, vilket i sin tur förbättrar de anställdas prestationer och minskar personalomsättningen. Med sin erfarenhet och expertis kan specialisten utforma en fantastisk onboarding -process som hjälper nyanställda att bli mer engagerade och acklimatiserade till företagskulturen och gör dem bekanta med företagets förväntningar för att öka produktiviteten snabbare.

Vill du hjälpa din onboarding manager att bli ännu mer effektiv? Med Zavvy kan din onboardingspecialist automatisera repetitiva manuella HR-uppgifter i sin arbetsbeskrivning, vilket frigör värdefull tid så att de kan fokusera på att leverera en oöverträffad onboardingupplevelse.

De kan göra allt med Zavvy för att främja medarbetarnas prestationer, kultur och välbefinnande, från att skicka ut välkomstmejl till nyanställda till att bjuda in dem att umgås med befintliga medarbetare och schemalägga uppföljningsmöten.

Vi har redan samarbetat med några fantastiska tillväxtföretag, här är några av de viktigaste vinsterna som vi är stolta över:

• Första företaget med distansarbetare Awesomic uppnår nu en genomsnittlig slutförandegrad på 95,5 % tack vare vårt introduktionsprogram för designer.
• Storyblok har sparat 15 timmar per vecka under introduktionen, plus 1,5-2 timmar under preboarding.
• Alasco har minskat tiden till produktivitet med 50 % tack vare en rolig och strukturerad introduktionsplan.
• Taktiles HR-team sparar 8 timmar varje vecka genom att automatisera feedback- och prestationsgranskningscyklerna.

Ge din chef på onboarding möjlighet att arbeta med en plattform i världsklass som Zavvy. Registrera dig för en live-demo nu.

❓FAQs

Vad är skillnaden mellan en specialist på onboarding av medarbetare och en specialist på onboarding av kunder?

I alla företag har en onboarding -specialist två vägar: anställda onboarding och kunder onboarding. Även om dessa två termer låter likadana är de tyvärr ganska olika.

En specialist på onboarding är en del av personalavdelningen som hjälper nya medarbetare att utföra sina uppgifter på rätt sätt. De gör det möjligt för de nyanställda att anpassa sig till företagskulturen, förstå dess verktyg och system och bli produktiva - så snabbt som möjligt.

Den andra aspekten av jobbet är att hantera tekniska förfaranden. En onboarding -specialist är också ansvarig för att arkivera anställningshandlingar och kommunicera företagets policy till de nyanställda.

Å andra sidan fokuserar en kundspecialist på onboarding på att effektivt onboarding och vägleda nya användare eller kunder så att de för första gången lyckas med företagets produkt eller tjänst. 

Kunderna går till dina konkurrenter när de: 

• känner att din produkt eller tjänst inte har något värde för dem,
• inte är bekväma med den branta inlärningskurvan, eller 
• finna en obalans mellan kostnad och effektivitet.
  

Tack vare en kundspecialist på onboarding minimeras dessa problem. Som ett resultat av detta får kunderna en smidigare start på företaget, där de lär sig att använda produkten eller tjänsterna på ett enkelt och effektivt sätt, vilket gör det mindre troligt att de byter leverantör. 

För att sätta saker och ting i perspektiv kan man säga att onboarding -chefen som hjälper den anställde att bli en del av företaget från att vara nybörjare är specialisten för anställda onboarding - och chefen som tar kunden från den första registreringen till den första framgången är specialisten för kunder onboarding .