Como medir eficazmente a melhoria do desempenho em 5 passos simples

Estagnado, platô, estático - palavras que nunca queremos associar ao desempenho da nossa equipa. No entanto, por vezes, até as melhores pessoas precisam de um empurrãozinho para melhorar o seu desempenho.

Mas como é que se mede algo tão intangível como as melhorias de desempenho? E não estamos a falar de recolher alguns números só por recolher. Estamos a falar de obter informações accionáveis: O que está a funcionar? O que é que não está? Onde é que há espaço para crescimento?

Já tem os dados, e agora? Feedback. E não é um feedback qualquer, mas o construtivo, o que faz avançar, o que aumenta o desempenho. O tipo que acende um fogo, não o apaga.

Neste artigo, vamos orientá-lo sobre:

• Como medir a melhoria do desempenho de um indivíduo ou de uma equipa, passo a passo.
• As melhores práticas para quantificar e acompanhar eficazmente a melhoria do desempenho.
• Porque é que deve prestar mais atenção ao seu processo de avaliação do desempenho.

🪜 5 passos para medir eficazmente a melhoria do desempenho

Etapa 1: Definir a base de referência para a medição do desempenho

Comece por analisar o nível de desempenho atual do trabalhador.

Fornece uma linha de base ou ponto de referência para medir a melhoria do desempenho. Uma linha de base ajuda-o a saber se o desempenho está a melhorar, se é constante ou se está a diminuir.

Utilize estes métodos para obter a sua linha de base:

• Uma avaliação inicial: Medir o desempenho do empregado. Avaliar o seu trabalho e contribuições actuais em relação às expectativas organizacionais para a sua função.
• Avaliações de desempenho anteriores: Analisar registos históricos de feedback (360°) e escalas de classificação do desempenho.
• Avaliação e testes de competências: Avaliar os conhecimentos e competências actuais dos trabalhadores em vários aspectos do seu trabalho.

Nesta fase, os trabalhadores devem também refletir sobre o seu próprio nível de desempenho atual.

Criar uma autoavaliação onde possam identificar áreas de melhoria.

Qual é o papel da autoavaliação na medição da melhoria do desempenho?

O objetivo de qualquer organização é atingir o mais alto nível de melhoria. E uma autoavaliação pode ajudá-lo a atingir esse objetivo de duas formas.

Em primeiro lugar, proporciona uma visão mais rica do seu desempenho e das áreas que necessitam de ser melhoradas. Isto deve-se ao facto de os trabalhadores avaliarem frequentemente o seu desempenho de forma mais severa do que os seus supervisores.

Em segundo lugar, quando os trabalhadores avaliam as suas capacidades, é provável que se apropriem da melhoria do seu desempenho.

Veja mais de 10 exemplos e modelos de formulários de autoavaliação que pode utilizar imediatamente. Para uma maior personalização, consulte estas perguntas de autoavaliação. 

Etapa 2: Definir indicadores-chave de desempenho para acompanhar os progressos

A definição dos seus indicadores-chave de desempenho fornece objectivos mensuráveis aos empregados. Estabelece:

• As áreas específicas de melhoria que espera deles.
• Os níveis de melhoria desejados.

A definição de medidas de desempenho claras também facilita a avaliação comparativa do desempenho da empresa em relação a outras organizações e às normas do sector.

Isto esclarece as áreas em que deve concentrar os seus esforços de melhoria do desempenho para se manter competitivo.

Acompanhe estes indicadores-chave de desempenho para monitorizar a melhoria do desempenho.

Produtividade

Avalia a eficiência com que os funcionários criam resultados valiosos a partir dos recursos que utilizam.

Qualidade do trabalho

Monitoriza a qualidade dos resultados dos trabalhadores em relação às normas da empresa. Verifica o empenho dos empregados na exatidão e na atenção aos detalhes, utilizando medidas como as taxas de erro.

Eficiência no trabalho

Mede a eficácia dos trabalhadores na realização das tarefas. Avalia a sua capacidade de alcançar os resultados desejados com os recursos e o tempo de que dispõem.

Métricas de L&D

Avalia a aquisição pelo trabalhador de novas competências e conhecimentos relevantes para a sua função. Reflecte a sua dedicação ao desenvolvimento pessoal e profissional, o que afecta o seu desempenho.

Cumprimento dos objectivos

Mede a capacidade dos trabalhadores para gerir e atingir as metas e os objectivos estabelecidos num determinado período de tempo. 

Receitas por empregado

É a receita média que resulta diretamente dos esforços de um empregado na sua função durante um determinado período.

11 Exemplos de KPIs para medir a melhoria do desempenho

Eis algumas medidas de desempenho específicas. Estão relacionadas com várias funções e responsabilidades.

Utilize-os para acompanhar a melhoria do desempenho individual ao longo do tempo. 

1. Pontuação de satisfação do cliente (CSAT)

Função: Equipa de apoio ao cliente

É uma medida da satisfação dos clientes com as suas interacções de apoio.

Os agentes de apoio ao cliente que melhoram o seu desempenho terão clientes mais satisfeitos.

2. Taxas de conclusão dos projectos

Função: Membros da equipa de gestão de projectos e gestores de projectos

É a percentagem de projectos concluídos com êxito dentro do prazo:

• Os prazos pré-definidos
• Os objectivos e as especificações do projeto

Os funcionários que estão a melhorar o seu desempenho terão taxas de conclusão de projectos mais elevadas.

3. Crescimento das vendas

Função: Representantes comerciais

É o aumento da percentagem de receitas de vendas em comparação com períodos anteriores.

Um aumento indica uma melhoria do desempenho dos empregados do seu departamento de vendas.

4. Taxa de conversão de vendas

Função: Representantes comerciais

Mede a percentagem de clientes potenciais que tomam uma ação desejada depois de interagirem com uma oferta, campanha ou processo de vendas.

Uma melhoria nas taxas de conversão de vendas indica uma melhoria do desempenho.

5. Tempo do ciclo de fabrico

Função: Gestores de operações

Este é o tempo total necessário para transformar matérias-primas em produtos acabados.

A redução do tempo necessário para que um produto passe por todas as fases de produção indica um melhor desempenho.

6. Taxa de defeitos de qualidade

Função: Gestores de operações

É a percentagem de unidades de produção que são defeituosas num determinado número de unidades produzidas.

Uma diminuição da taxa de defeitos de qualidade revela uma melhoria do desempenho.

7. Rácio dívida/capital próprio

Função: Analistas financeiros

O rácio dívida/capital próprio é o nível de dívida que a organização tem em comparação com os seus activos.

O trabalho do analista financeiro é manter a dívida mínima. Assim, à medida que o seu desempenho aumenta, o rácio dívida/capital diminui.

8. Taxa de cliques (CTR)

Função: Profissionais de marketing

Mede a percentagem de pessoas que clicam num anúncio, ligação ou CTA em relação ao número total de pessoas que o vêem.

Uma taxa de cliques elevada corresponde a uma melhoria do desempenho de um comerciante.

9. Tempo de atividade do servidor  

Função: Gestores de TI

O tempo de atividade do servidor monitoriza o tempo total em que os sistemas da organização estão activos e disponíveis para utilização num determinado período.

Se o tempo de atividade do servidor se mantiver consistentemente elevado, isso indica uma forte melhoria do desempenho.

10. Entrega atempada

Função: Gestores da cadeia de abastecimento

Verifica a eficácia dos gestores da cadeia de abastecimento em garantir que os clientes recebem os produtos de acordo com os compromissos acordados.

Uma melhoria na pontualidade das entregas indica que o seu desempenho está a melhorar.

11. Trabalhos em curso (WIP)

Função: Gestores de fabrico

Manter o trabalho em curso a um nível ótimo é um sinal de melhoria do desempenho.

Níveis elevados de WIP podem sugerir ineficiências no processo de fabrico. Níveis baixos de WIP podem mostrar que há uma subutilização de recursos.

➡️ Criámos mais de 30 métricas de desempenho dos colaboradores com base nas funções. Utilize-as para acompanhar a melhoria do desempenho.

Etapa 3: Utilizar a tecnologia para acompanhar as melhorias de desempenho

A tecnologia tornou-se um fator de mudança na forma como as organizações acompanham a melhoria do desempenho.

Bailey Borzecki, Directora de Inspirações de RH da Dogfish Head Brewery, dá uma descrição precisa da tecnologia de RH. Compara-a com a forma como as pessoas mantêm diários e diários para verem a sua progressão: "Permite-nos contar a história de um colega de trabalho."

A tecnologia mantém os dados de desempenho dos trabalhadores num local central, o que facilita o acompanhamento do progresso.

A tecnologia de gestão do desempenho correcta ajudá-lo-á de 5 formas.

1. Acompanhamento do desempenho em tempo real

O software de desenvolvimento do desempenho integra-se com ferramentas como o software de gestão de projectos e de serviço ao cliente.

Fornece uma fonte única de dados de desempenho precisos e em tempo real para o acompanhamento de métricas e KPIs.

2. Acompanhamento dos objectivos

A tecnologia certa fornecerá ferramentas de controlo de objectivos para:

• Definir e acompanhar os KPIs para cada objetivo de desempenho.
• Dividir o objetivo em sub-objectivos para facilitar a gestão.
• Avaliar em tempo real os progressos realizados em relação aos objectivos de desempenho.
• Analisar representações visuais do progresso dos objectivos.

3. Acompanhamento das melhorias nos resultados da avaliação do desempenho

Pode ver os dados históricos como uma base de referência fiável para acompanhar a melhoria do desempenho dos colaboradores. Isto inclui:

• avaliações de desempenho;
• registos das conversas de avaliação do desempenho;
• feedback de vários avaliadores.

4. Antecipação do desempenho futuro

A IA nas ferramentas de gestão do desempenho ajuda a prever o desempenho futuro através da análise preditiva.

Fornece informações sobre o potencial de um colaborador através da análise dos seus dados de desempenho actuais.

5. Melhor alinhamento da melhoria do desempenho com os objectivos mais amplos

A gestão automatizada do desempenho permite-lhe acompanhar as métricas que correspondem aos objectivos estratégicos da organização.

Assegura que as prioridades da sua organização são o foco do seu capital humano. Isto facilita o sucesso empresarial a longo prazo.

A vantagem competitiva das ferramentas de gestão do desempenho em relação aos processos manuais

Os processos manuais de avaliação do desempenho baseiam-se frequentemente em dados quantitativos. Não captam dados qualitativos, como por exemplo, as informações obtidas em conversas anteriores sobre o desempenho.  

As ferramentas de gestão do desempenho apoiam uma visão holística da melhoria do desempenho do trabalhador.

Apoiam a análise de:

• Percepções subjectivas: Obtidas a partir do feedback 360° e das notas dos gestores das ferramentas de reuniões individuais. 
• Percepções objectivas: Derivados de dados recolhidos através de indicadores-chave de desempenho.

Além disso, os sistemas de avaliação do desempenho não se limitam a fornecer números. Ajudam-no também a compreender a narrativa por detrás dos números.

Pode analisar os dados de desempenho dos colaboradores utilizando ferramentas como painéis de controlo visuais, quadros e gráficos para detetar padrões.

➡️ Criámos uma lista das melhores ferramentas de gestão do desempenho para recolher e avaliar os dados de desempenho dos trabalhadores. Consulte-a.

Passo 4: Oferecer apoio contínuo

Criar planos de melhoria do desempenho com objectivos e depois ignorar os empregados durante todo o ano não é a abordagem correcta.

Verificar continuamente. E adapte o apoio que presta às necessidades específicas de cada indivíduo.

O apoio contínuo eficaz tem o seguinte aspeto:

• Controlos regulares: Realizar semanalmente conversas individuais entre gestores e empregados. É uma oportunidade para acompanhar os progressos, eliminar obstáculos e dar feedback pessoal.
• Treino regular do desempenho: Conduza o treino do desempenho dos empregados para os ajudar a atingir o seu potencial máximo. Para além de melhorar o desempenho, o coaching tem benefícios adicionais, como o aumento da auto-consciência e da resiliência dos empregados.
• Programas de formação para funcionários: Fornecer os recursos de aprendizagem necessários para melhorar as suas competências e melhorar o desempenho.
• Reconhecimento e recompensas: Reconhecer as melhorias incrementais no desempenho dos trabalhadores. Inspira-os e motiva-os na sua busca da excelência.

➡️Are Está a pensar em como ter estas conversas de verificação? Criámos 17 modelos poderosos de reuniões individuais para o ajudar.

Passo 5: Ter em atenção os picos temporários de desempenho versus a melhoria consistente

No passado, uma melhoria de desempenho era uma melhoria de desempenho. Independentemente do contexto em que ocorria.

Agora, as coisas são um pouco diferentes e melhores.

Comodiz Blakeley Hartfelder, Diretor da Gartner:

"No futuro, os líderes e os gestores não se limitarão a medir os resultados dos trabalhadores e terão em conta o contexto em que estes são alcançados: os seus objectivos pessoais, as circunstâncias em que trabalham, as equipas a que pertencem e o tipo de trabalho que realizam."

Prestar atenção ao contexto em que ocorre uma melhoria de desempenho ajuda-o a seguir melhorias consistentes. Não picos temporários.

Uma competição interna, como um concurso de vendas, por exemplo, pode causar um pico temporário.

Para evitar esta armadilha, analise os padrões de desempenho durante períodos prolongados.

Uma análise a longo prazo pode revelar comportamentos consistentes do trabalhador. Pode dizer se ele está a cumprir ou a falhar as expectativas de desempenho.

Com que frequência se deve medir a melhoria do desempenho?

Muitas organizações avaliam as melhorias de desempenho uma ou duas vezes por ano. Mas, se puder, faça-o trimestralmente.

Uma avaliação trimestral revela as tendências de desempenho numa fase suficientemente precoce. Cria um ciclo de feedback regular que ajuda os empregados a fazer ajustes atempados.

🕵️‍♀️ Porque é que éimportante medir a melhoria do desempenho?

Medir a melhoria do desempenho identifica áreas para o desenvolvimento específico dos funcionários. Também permite fazer muito mais.

1. Ajuda a reconhecer e a recompensar as melhorias genuínas

Medir a melhoria do desempenho permite-lhe associar o seu sistema de recompensas ao desempenho.

Um sistema de recompensas tão transparente promove uma concorrência saudável entre os pares. Estimula um pouco mais a melhoria do desempenho.

2. É uma ferramenta motivacional que incentiva o crescimento

Quando os empregados sabem que está a acompanhar a melhoria do seu desempenho, é provável que se esforcem mais. Sabem que, se slack se afastarem, isso será visível.

Além disso, a quantificação dos seus progressos ao longo do tempo incentiva-os a esforçarem-se por obter um melhor desempenho.

3. Impulsiona o sucesso organizacional

A medição das melhorias de desempenho cultiva uma cultura de melhoria contínua. Constrói uma equipa de alto desempenho.

Uma equipa forte de profissionais de alto desempenho faz da sua organização uma força dominante na indústria.

4. Facilita a tomada de decisões por parte dos RH e dos quadros superiores

A medição da melhoria do desempenho apoia as decisões baseadas em dados.

Os RH e os quadros superiores podem obter informações que os ajudem a tomar decisões como ajustamentos salariais e planeamento da sucessão. 

➡️ Melhorar o desempenho dos empregados com Zavvy

O poeta escocês Robert Burns disse:"Os planos mais bem planeados dos ratos e dos homens correm muitas vezes mal".

Mas com a ajuda do software de gestão do desempenho tudo-em-um da Zavvy, pode garantir o sucesso no acompanhamento da melhoria do desempenho.

Veja como a Zavvy pode potenciar os seus esforços:

• Um software de avaliação de desempenho totalmente personalizável permite-lhe recolher dados de feedback de 360°. Tem acesso a análises de feedback poderosas para acompanhar a melhoria do desempenho.
• Pode utilizar o nosso software de desenvolvimento do desempenho para criar percursos de desenvolvimento bem definidos. Ele orienta os funcionários na melhoria de seu desempenho. Além disso, o Zavvy AI está disponível para o ajudar a criar planos de desenvolvimento detalhados e direccionados.
• Com o nosso prático software de gestão de objectivos, pode gerir os objectivos de todos os seus empregados. Uma barra de progresso facilita a identificação e o controlo dos funcionários que estão a perder tempo no seu progresso.
• Pode fornecer aos funcionários recursos de aprendizagem a partir da nossa plataforma de experiência de aprendizagem. Ou crie os seus próprios cursos de formação utilizando um criador de cursos alimentado por IA.
• Um software de reuniões individuais de última geração facilita a prestação de apoio personalizado e contínuo. Pode organizar uma série consistente de reuniões individuais, definindo regras de recorrência personalizadas.

Marque uma demonstração para ver como estas ferramentas podem funcionar em conjunto para facilitar a medição da melhoria do desempenho.