A melhor lista de verificação + modelo de formação para novos contratados

Se alguma vez começou um novo emprego, provavelmente está familiarizado com o sentimento de ansiedade que precede o seu primeiro dia. Como recém-contratado, os primeiros dias, semanas e até meses de trabalho podem ser um período stressante e avassalador de informação, apresentações e formação.

Para tranquilizar os seus novos colaboradores, crie um plano de formação para novos colaboradores que defina a experiência ideal de integração de colaboradores. Este recurso ajuda-o a estruturar um plano de formação coeso para cada colaborador, de modo a começar com o pé direito.

A nossa lista de verificação da formação de recém-contratados começa assim que o empregado assina a sua carta de oferta e estende-se até à sua primeira avaliação anual de desempenho. O guia também explora a razão pela qual a formação de novos contratados é tão importante, as melhores práticas de formação e muito mais.

❗️ A forma como se dá formação aos novos contratados é importante

A integração e a formação de novos funcionários é muito mais do que garantir que preenchem a papelada e conhecem outros trabalhadores.

Quando se dá a formação correcta a um novo funcionário, este atinge rapidamente o ponto de produtividade, minimizando a carga sobre o resto da equipa. Ao mesmo tempo, fomentará uma excelente cultura de equipa e um sentimento de satisfação dos empregados - factores críticos para reter os melhores empregados. 

Então, qual é a forma correcta de formar novos funcionários? Crie uma excelente experiência de integração em vez de se limitar a uma série de tarefas.

A integração baseada na experiência faz com que os funcionários comecem a trabalhar e a sentir-se parte da cultura da empresa. A integração e a formação devem estar profundamente relacionadas com o trabalho que acabam por realizar, ao mesmo tempo que os deixam à vontade com os novos colegas de trabalho e as estruturas da empresa. 

Algumas regalias, como pacotes de boas-vindas ou um almoço de primeiro dia, também não fazem mal nenhum. 

Integração vs. formação

Algumas empresas ou gestores podem utilizar a integração e a formação como sinónimos quando se referem ao processo de novas contratações. Embora a integração e a formação se sobreponham em aspectos fundamentais, existem distinções essenciais que deve compreender antes de assinalar as caixas da lista de verificação da formação de novos contratados.

A integração dos colaboradores tem como objectivo ajudar os novos colaboradores a familiarizarem-se com a empresa, os colegas e o ambiente de trabalho. A fase de integração começa no momento em que o candidato assina a sua oferta de emprego e prolonga-se durante os primeiros meses de trabalho.

A formação dos empregados centra-se em fornecer aos empregados as aptidões e competências de que necessitam para serem bem sucedidos nas suas funções actuais e futuras. A formação começa durante a fase de integração, mas o ideal é que nunca termine. 

A nossa lista de verificação de formação para novos contratados combina tarefas de integração e formação num único recurso, para que possa criar uma experiência coesa com transições suaves para os seus funcionários. 

Lista de controlo da formação de novos contratados

A nossa lista de verificação de formação para novos contratados começa no momento em que um candidato aceita uma oferta de emprego na sua empresa. A partir daí, cabe-lhe a si criar uma primeira impressão acolhedora e estabelecer uma base sólida para cada novo contratado.

Após a preparação e a pré-admissão, esta lista de verificação orienta-o através das principais etapas do primeiro ano do seu empregado - até à sua primeira avaliação anual.

Preparação

A fase de preparação consiste em tudo o que é necessário fazer antes do primeiro dia de trabalho do novo funcionário. As tarefas de preparação são principalmente itens logísticos necessários para que um empregado possa aceder ao seu espaço de trabalho.

Ao preparar-se para a sua nova contratação, deve: 

• Preencher e enviar a documentação dos novos contratados, como um contrato, visto de trabalho ou documentos fiscais
• Solicitar hardware, logins, chaves de escritório ou qualquer outro equipamento de que o seu empregado necessite
• Notificar a equipa do novo contratado da sua data de início
• Marcar reuniões introdutórias ou de formação com quaisquer colegas relevantes
• Planear um horário para o primeiro dia e semana do novo contratado

Com um plano de formação bem concebido, a fase de preparação tornar-se-á cada vez mais fácil. A preparação é também uma excelente forma de tirar partido da automatização na integração dos seus empregados.

Pré-embarque

Alguns dias antes da data de início da nova contratação, passa-se à fase de pré-embarque. Nesta fase, pretende-se lançar as bases para um primeiro dia excitante e pouco stressante. 

• Verifique como é que o novo empregado se está a sentir no seu primeiro dia // Encontre dicas para a sua mensagem de boas-vindas aqui
• Fornecer informações sobre como comunicar com o seu gestor, quer pessoalmente quer em linha
• Confirmar o preenchimento de toda a documentação relativa aos novos contratados e os pedidos de equipamento
• Ofereça conteúdo de fundo sobre a cultura da sua empresa, benefícios e políticas de trabalho, e muito mais
• Enviar um pacote de boas-vindas com uma nota pessoal e pequenos presentes ou snacks
• Atribuir um responsável pela integração buddy e prepará-lo para a tarefa
  

Oferecer um pouco de apoio é muito importante para causar uma óptima primeira impressão no seu novo empregado. Ele pode aparecer no primeiro dia confiante de que terá o que precisa para fazer o seu trabalho. 

Primeiro dia

A maioria das pessoas pensa que a integração e a formação dos novos funcionários começa no primeiro dia. No entanto, quando um novo funcionário entra no seu escritório, já deve ter alguma orientação e estar pronto para começar a conhecer o escritório. 

É essa a vantagem do pré-embarque. 

O primeiro dia de trabalho de um novo funcionário deve ser um dia de festa. Para o promover, eis o que fazer no primeiro dia do seu empregado: 

• Apresente-o à equipa e anuncie a sua chegada à empresa por correio electrónico ou, melhor ainda, por uma mensagem instantânea como Slack
• Reservar tempo para um almoço de primeiro dia ou uma pausa para café com a equipa
• Fornecer todo o equipamento de trabalho e dar-lhes tempo para o montarem
• Apresentá-los ao seu mentor ou ao serviço de integração buddy para colocarem questões

Não tem de contar tudo aos seus novos empregados no primeiro dia. Em vez disso, concentre-se em criar um ambiente acolhedor e em ajudar o empregado a sentir-se confortável.

Estratégias como a atribuição de um serviço de integração buddies fazem com que as pessoas se sintam mais bem-vindas, ao mesmo tempo que aceleram o tempo de produtividade: A Microsoft descobriu que 56% dos novos contratados que se reuniram com um funcionário de integração buddy apenas uma vez nos primeiros 90 dias sentiram que se tornaram produtivos mais rapidamente.

Essa resposta atingiu um pico de 97% para os novos contratados que se reuniram com um funcionário de integração buddy mais de oito vezes nos primeiros 90 dias - ou seja, menos de uma vez por semana. 

Primeira semana

É fácil sobrecarregar os novos funcionários com informações no seu primeiro dia. Não se sinta pressionado a passar rapidamente por todas as políticas da empresa até às 17:00 do primeiro dia, só para dizer que o fez. 

Em vez disso,utilize uma semana de trabalho completa para que o empregado se adapte à empresa, à sua equipa e ao seu papel .

O objectivo é completar estes itens até ao final da primeira semana: 

• Criar um plano de 30-60-90 dias em colaboração com o seu director 
• Atribuir a sua primeira tarefa ou projecto
• Rever a legislação compliance, as políticas da empresa e a logística de RH, como o tempo de doença
• Encaminhá-los para materiais de formação relacionados com a ferramenta
• Organizar reuniões de trabalho em rede ou conversas individuais com homólogos
  

Mais de metade das empresas terminam o seu processo de integração após a primeira semana, mas neste plano de formação para novos contratados, ainda há um longo caminho a percorrer. (Isso é uma coisa boa.)

A primeira semana de um novo contratado deve ser uma mistura de orientação para o ambiente de trabalho e formação em competências relacionadas com a função. Ao oferecer oportunidades iniciais para experimentar a função e receber feedback, os seus novos contratados podem ficar a par das suas responsabilidades mais rapidamente do que antes.

À medida que a integração e a formação progridem, as tarefas do empregado começam a centrar-se mais na sua função e menos na empresa em geral. Esta transição lenta prepara os trabalhadores para o sucesso a longo prazo. 

30-60-90 dias

Durante os primeiros 90 dias em que um colaborador está na sua empresa, faça controlos regulares para avaliar os progressos no plano de 30-60-90 dias criado na primeira semana. 

Um plano de 30-60-90 dias é um mini-plano de desenvolvimento do trabalhador, centrado na rápida obtenção de produtividade para o novo contratado. Fornecerá formação específica para a empresa e para a função, abordará quaisquer lacunas de competências e determinará o primeiro projecto do novo funcionário. 

Terá de personalizar estes planos para cada empresa, equipa e empregado. Ainda assim, pode utilizar estes itens como um guia geral para a formação dos novos funcionários nos primeiros 90 dias. 

• Atribuir sessões de microaprendizagem relacionadas com a função para introduzir e reforçar competências
• Continuar a oferecer oportunidades de trabalho em rede e de colaboração
• Criar um plano de desenvolvimento profissional a longo prazo
  

Algumas organizações optam por terminar formalmente o processo de integração após 90 dias, enquanto outras podem continuar a integração durante mais algumas semanas ou meses. Isto dependerá da complexidade da função e da sua organização. 

Consulte o modelo de lista de verificação de integração de colaboradores de Zavvy, actualizado para trabalho remoto e híbrido, para começar a criar o seu próprio plano de formação para novos colaboradores. Oferece uma visão geral completa dos primeiros 90 dias de uma nova contratação e recursos para continuar a desenvolver os funcionários depois disso. 

Check-in semestral

Embora possa optar por terminar a integração após 90 dias, a formação dos funcionários nunca pára. Consulte os novos contratados após os primeiros seis meses para ver como se estão a adaptar ao escritório e ao seu cargo. 

Se a sua empresa tiver um período de estágio para novas contratações, é comum que este termine ao fim de seis meses. Mesmo que não tenha um período probatório formal, é aconselhável efectuar um controlo semestral para manter a formação dos novos contratados no bom caminho. 

Eis algumas coisas a fazer por volta do sexto mês de trabalho do seu novo funcionário: 

• Analisar o progresso do seu plano de desenvolvimento personalizado para colaboradores
• Ajustar o plano com base em objectivos ou lacunas de competências recentemente identificados
• Atribuir acções de formação complementar ou percursos de desenvolvimento, se necessário
• Continuar a incentivar a criação de redes e a oferecer recursos aos trabalhadores
• Recolher comentários dos empregados sobre o processo de integração
  

Neste check-in, preste muita atenção ao facto de o novo contratado estar a atingir a produtividade total. Os sistemas de integração manuais e baseados em papel podem atrasar a produtividade total das novas contratações em até oito meses, mas com esta lista de verificação de formação de novas contratações, o tempo até à produtividade deverá ser muito mais curto. 

Medir o tempo até à produtividade é uma excelente forma de avaliar a eficácia do seu plano de formação para novos contratados.  

Revisão anual

Quando um empregado se aproxima do seu aniversário de um ano na empresa, provavelmente já não o considera uma nova contratação. A primeira avaliação anual avaliação anual de desempenho ou desenvolvimento pode servir como o fim da formação do novo empregado e o início do desenvolvimento contínuo do empregado.

É essencial desenvolver um processo que satisfaça as necessidades da sua empresa e da sua força de trabalho. Para se preparar para uma futura rotatividade ou outras mudanças na empresa, é necessário ter uma lista bem desenvolvida de empregados prontos para preencher quaisquer lacunas que possam existir. 

Eis como pode incorporar estes objectivos na parte final do seu modelo de formação para novos contratados: 

• Comparar as competências de um colaborador com o modelo de competências da sua função
• Pensar em soluções de desenvolvimento para quaisquer lacunas de competências novas ou actuais
• Continuar a reforçar a formação anterior através da microaprendizagem
• Pergunte ao empregado sobre a sua experiência até à data e os seus objectivos para o futuro

Lembre-se de que a retenção de funcionários depende cada vez mais da oferta de oportunidades de crescimento na carreira e de desenvolvimento contínuo. Considere que 94% dos empregados disseram que ficariam mais tempo numa empresa se lhes fossem dadas mais oportunidades de aprendizagem. 

Para o efeito, mantenha linhas de comunicação abertas com todos os seus empregados, independentemente da sua posição. Saberá quais as oportunidades que eles procuram e como estas se podem alinhar com as necessidades actuais ou futuras da organização. 

Melhores práticas para a formação de novos funcionários

Ao redigir a lista de verificação da formação de novos contratados, convém ter em mente algumas práticas recomendadas. Estes conceitos podem ajudá-lo a estabelecer uma base sólida para a sua integração e formação que servirá bem a sua organização à medida que esta cresce. 

Tirar partido das ferramentas de automatização

Em primeiro lugar: tudo o que diz respeito à formação e integração de novos funcionários é mais fácil quando se pode utilizar a automatização. 

Desde o pré-preenchimento da papelada até ao acompanhamento do progresso da formação, a automatização pode poupar-lhe muito tempo a si e aos seus novos contratados, criando uma excelente experiência de integração.

Eis algumas das formas de utilizar a automatização na formação dos novos contratados: 

Zavvyinclui estas ferramentas de automatização, bem como outras funcionalidades para apoiar a sua lista de verificação de formação de novos contratados. 

Desenvolver um quadro de formação coerente

A automatização facilita a normalização da formação de novos contratados em toda a empresa. A equipa de People Ops pode criar uma estrutura de formação abrangente para a organização, definindo os principais objectivos, resultados e ferramentas de cada fase. 

Embora seja certamente necessário algum nível de personalização (falaremos disso mais tarde), uma estrutura padrão é extremamente benéfica para a sua empresa a longo prazo. 

Essencialmente, está a prever a experiência do novo funcionário do início ao fim. Esta é a base da cultura da sua empresa e do sucesso das suas novas contratações. 

Acompanhar o progresso da formação dos novos contratados

Depois de investir tanto tempo no desenvolvimento de um processo de formação para novos funcionários, quer ter a certeza de que está a funcionar. Para ver que tipo de resultados está a obter, acompanhe o progresso na sua plataforma de integração de colaboradores. 

Este tipo de acompanhamento ajuda-o a ver o progresso a nível individual, de departamento ou de toda a empresa. Pode ver quais os empregados que podem precisar de um pouco mais de incentivo para participarem plenamente na formação e desenvolvimento. Ou pode medir as suas taxas de envolvimento, resultados de produtividade e outras métricas de sucesso da formação. 

📈 Como a Alasco reduziu o tempo de produtividade para metade com a Zavvy

Vejamos o plano de formação para novos contratados em acção. Alasco A empresa de software para o sector imobiliário, a BMS, teve de automatizar o seu processo de integração depois de ter aumentado a sua base de empregados em 67% num único ano.

Anteriormente, as novas contratações passavam por um processo de integração manual pormenorizado que durava cerca de quatro semanas. As reuniões introdutórias intensivas ofereciam uma visão geral completa da empresa e os e-mails de acompanhamento e as listas de verificação tratavam de muitos aspectos logísticos. 

No entanto, à medida que a Alasco se expandia, tornou-se claro que muitas tarefas de integração estavam a ser esquecidas. Por isso, recorreram à plataforma de capacitação de funcionários da Zavvy para automatizar o processo e criar uma experiência de integração coesa para todos os funcionários. 

A mudança do processo de formação dos novos contratados para Zavvy permitiu a criação de uma estrutura única para todas as funções, ao mesmo tempo que possibilitou apresentações e formação específicas para cada equipa e função.

O melhor de tudo? 

Alasco reduzir para metade o tempo até à produtividade dos novos contratados, com uma média de duas semanas até que estes se sintam confortáveis na sua função. 

➡️ Leia o estudo de caso completo aqui

❓ FAQs

Posso automatizar a lista de verificação da formação dos novos contratados? 

Uma lista de verificação exaustiva da formação dos novos contratados pode dar muito trabalho, se for feita manualmente. Mas pode acelerar o processo através da automatização com uma plataforma de capacitação dos trabalhadores como Zavvy.

Automatizar a sua lista de verificação de integração acelera todo o processo. O recém-contratado torna-se produtivo mais rapidamente e alivia o fardo da integração manual dos gestores e da sua equipa de operações de pessoal.

Qual é o aspecto de um processo de integração ideal? 

Um processo de integração ideal assemelha-se mais a uma experiência de boas-vindas do que a um longo trabalho de papelada e apresentações. Com soluções personalizadas e automatizadas de integração de colaboradores, pode criar uma estrutura de integração que seja consistente em toda a sua empresa, ao mesmo tempo que fornece as informações e o apoio exclusivos de que cada pessoa necessita. 

O que devo incluir numa lista de verificação da formação de novos contratados? 

Uma lista de verificação de formação para novos contratados deve fornecer uma visão completa do percurso de um empregado desde o momento em que aceita a sua oferta até aos seus primeiros 90+ dias na empresa.

Pense nos elementos logísticos, como a papelada e a configuração informática, e na experiência mais alargada, como conhecer novos colegas e a cultura do escritório. 

Em que é que a integração é diferente da formação de novos contratados? 

A integração ajuda os colaboradores a adaptarem-se ao seu novo ambiente de trabalho nos primeiros meses da sua função. A formação ensina ou reforça as competências relacionadas com a função ao longo do tempo que o colaborador passa na sua organização.