Onboarding vs. Formação: Qual é a diferença e como é que se conjugam?

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Dar as boas-vindas a um novo membro da equipa é um momento crucial para qualquer local de trabalho. O objetivo é causar a primeira impressão perfeita no recruta. É como fazer um discurso, mas em vez de o fazer para investidores, está a fazê-lo para atrair empregados que queiram juntar-se à sua organização.

É também um período muito sensível porque um movimento errado pode interferir com a indução. Infelizmente, poucas empresas compreendem o poder de um processo de integração optimizado. Como resultado, 33% dos novos contratados começam a procurar um novo emprego 6 meses depois de serem contratados, e 23% deles não duram um ano inteiro.

Junte-se a nós e faça uma análise abrangente dos processos de integração e formação, o que acontece em cada fase e como se complementam.

✈️ O que é a integração dos trabalhadores?

A integração de colaboradores refere-se ao processo de acolhimento de novos colaboradores na sua organização. Compreende várias fases, incluindo:

• Indução
• Orientação 
• Formação

A integração começa normalmente depois de os novos contratados assinarem a sua documentação. Permite-lhes conhecer os seus colegas e compreender melhor os valores e a cultura da empresa. Além disso, o onboarding ajuda a criar uma primeira impressão positiva no novo contratado. É como um processo de iniciação ou um rito de passagem que o prepara antes de se juntar à sua organização.

Principal objetivo do onboarding

As empresas realizam o onboarding dos funcionários porque melhora o envolvimento. Os funcionários que passam por programas de integração abrangentes têm mais probabilidades de serem produtivos do que aqueles que não o fazem.

Também permite que os novos funcionários aprendam e se adaptem aos valores, à cultura e à visão estratégica do local de trabalho. Além disso, têm a oportunidade de interagir com os seus colegas e desenvolver boas relações de trabalho.

5 fases da integração

1. Pré-embarque

A fase inicial do processo de indução começa imediatamente após a aceitação da oferta de emprego e a assinatura do contrato. Nesta fase, muitas empresas cometem o erro de deixar as pessoas completamente sozinhas durante meses. Recomendamos que, pelo menos, lhes seja enviado um vídeo ou um e-mail de apresentação para colmatar a lacuna - por exemplo, detalhando o que será o seu primeiro dia. 

Este período permite a preparação - talvez se esteja a mudar para um novo local. O pré-embarque é a melhor altura para assinar toda a documentação necessária - um processo que pode ser frustrante se não for feito a tempo. Recomendamos aos RH que criem uma lista de verificação para todos os documentos, de modo a evitar erros.

2. Orientação

Trata-se de um trabalho de equipa - todos vêm para conhecer e familiarizar-se com o novo funcionário. Conhecer novas pessoas, especialmente numa grande organização, pode ser avassalador. Por isso, o melhor é manter o processo curto e simples.

A orientação é a melhor altura para o fazer:

• Apresentar o recruta ao seu departamento e aos colegas mais próximos
• Educá-los sobre os valores e a cultura da empresa
• Apresentar-lhes as comodidades da empresa, por exemplo, casas de banho, lugares de estacionamento, sala de descanso
• Rever as políticas, por exemplo, de saúde, seguros e segurança, e
• Transmitir o manual do trabalhador
  

3. Formação relacionada com a função

A terceira fase do processo de integração envolve a formação do recruta na sua nova função. Este processo é normalmente conduzido pelo departamento de RH ou pelo departamento de aprendizagem e desenvolvimento, consoante a estrutura organizacional da empresa.

A formação permite que o novo trabalhador adquira as competências e a confiança necessárias para desempenhar as suas funções. Existem várias formas de realizar a formação, nomeadamente

• Acompanhamento do trabalho - quando o recruta observa o trabalho de um empregado. Pense nisto como uma aprendizagem
• Webinars e conferências em vídeo
• Gravações áudio

4. Transição

O novo empregado já se habituou à rotina e está a fazer a transição para uma função mais permanente. Este período pode durar entre três e seis meses. Os controlos frequentes são cruciais, pois permitem ao supervisor avaliar a eficácia do processo de integração.

5. Desenvolvimento em curso

Aqui, o recruta está totalmente aclimatado e pode agora começar a fazer planos a longo prazo, tais como:

• Definição de objectivos profissionais e pessoais
• Gráficos de progressão na carreira
• Planos de aprendizagem e desenvolvimento.

Spoiler: Este aproxima-se bastante da nossa definição de "formação".

Quem é responsável pela integração?

As pequenas empresas preferem deixar o processo de integração para o departamento de RH. No entanto, as funções tendem a variar consoante as empresas. Depende principalmente da estrutura da organização, dos empregados e da cultura de trabalho.

Outras empresas confiam no diretor de recrutamento para liderar o processo de integração. Normalmente, o departamento de aprendizagem e desenvolvimento assume essa função. Para além disso, algumas empresas preferem contratar um gestor profissional de onboarding para acompanhar o recruta durante o processo de indução.

O que é a formação dos trabalhadores?

A formação de colaboradores refere-se ao processo de ensinar a um colaborador o funcionamento interno da empresa - e especialmente a sua função. É uma parte do processo geral de integração, embora ocorra numa fase muito posterior.

A formação dos trabalhadores começa algumas semanas depois de o novo trabalhador se ter aclimatado ao novo ambiente e ter apanhado o jeito para as coisas. Normalmente, demora entre algumas semanas e seis meses.

Naturalmente, o recruta pode ter alguma dificuldade em habituar-se aos novos sistemas; é por isso que as empresas recorrem à formação de integração. Não só simplifica o processo, como também acelera o ritmo de adaptação do recruta.

Principal objetivo da formação dos trabalhadores

Um programa de formação é essencial para a produtividade. Um recruta que recebe formação tem mais probabilidades de ser produtivo do que um que não a recebe. Isto porque a formação permite-lhes começar a trabalhar com o pé direito.

Porque é que deve dar prioridade à formação de integração dos novos funcionários? Em primeiro lugar, a formação ensina-lhes as competências e os conhecimentos necessários para a sua função, garantindo um aumento da produtividade e do envolvimento dos empregados. O novo contratado pode então utilizar plenamente as suas competências para maximizar o seu potencial.

Outra razão pela qual as empresas efectuam formação aos trabalhadores é para minimizar a insatisfação no trabalho. Começar um novo emprego pode ser muito stressante, especialmente quando não se compreende bem o que é exigido.

Assim, a formação minimiza a ansiedade e a frustração, ensinando aos recrutas tudo o que é necessário para funcionarem a 100%. Outras razões incluem:

• Para melhorar a retenção dos empregados. Os empregados que não recebem formação têm mais probabilidades de se despedirem no primeiro ano.
• Ajuda na aclimatação.

Quem é responsável pela integração e formação?

O papel dos programas de formação dos colaboradores depende em grande medida da dimensão da organização. Nas empresas mais pequenas, são normalmente da responsabilidade da equipa de RH - e coordenados com a gestão de pessoas. 

Com o aumento da dimensão das empresas e a existência de mais subdepartamentos no seio das operações de pessoal, o onboarding está maioritariamente integrado na aprendizagem e desenvolvimento. No entanto, por vezes, os recrutadores sentem-se particularmente responsáveis por ela, uma vez que é uma parte crucial da experiência do candidato. 

E, por vezes, são as equipas de operações, de integração dedicada ou de experiência dos trabalhadores que mais se concentram neste período crucial.

Integração vs. formação

Onboarding é o processo de integração de um novo colaborador numa empresa. O processo contém normalmente cinco fases e começa imediatamente após o recruta assinar o seu contrato.

Idealmente, a integração dura alguns meses depois de o empregado começar a trabalhar na sua capacidade total.

O onboarding é vital para a integração perfeita de um novo membro numa organização. Fornece-lhes os conhecimentos e competências necessários para os ajudar a adaptarem-se à sua nova função. É também essencial para a produtividade e aumenta as taxas de retenção de funcionários.

Por outro lado, a formação refere-se à educação dos novos contratados. Trata-se de um processo contínuo que se prolonga muito para além do início do novo emprego. A formação mantém os empregados actualizados sobre as tendências e competências emergentes para a sua função específica.

Pense da seguinte forma: a integração é um processo que é iniciado uma vez, com um início e um fim claros (normalmente por volta do fim do período de experiência).

A formação é o processo contínuo de desenvolvimento das competências de uma pessoa.

Há uma intersecção entre os dois: o aperfeiçoamento das competências relacionadas com a função no âmbito da integração também pode ser visto como formação.

9 Melhores práticas para combinar a integração e a formação

📊 1. Tornar a formação contínua

Faça da formação um processo contínuo, introduzindo uma cultura de aprendizagem na sua organização. O departamento de aprendizagem e desenvolvimento pode desenvolver oportunidades para os empregados, tais como

• Workshops
• Cursos de curta duração, e
• Conferências.

⏱ 2. Estabelecer rituais de formação desde o início da integração

A melhor altura para começar a formação é imediatamente após a orientação. Isto porque os empregados têm mais probabilidades de reter hábitos quando os estabelecem desde o início.

❓ 3. Estabelecer controlos frequentes e recolher feedback

O feedback é vital tanto para a integração como para a formação. Pretende que o novo funcionário se aclimate sem quaisquer desafios. Estabeleça um horário semanal ou quinzenal para que o novo funcionário apresente um relatório ao supervisor. 

A integração Slack da Zavvy permite-lhe automatizar o processo de feedback, enviando lembretes e inquéritos por impulso em piloto automático.

Os controlos frequentes permitem-lhe abordar quaisquer preocupações potenciais para uma experiência mais tranquila. 

✅ 4. Criar uma lista de controlo de integração

Pense numa lista de verificação de integração como uma lista de tarefas. Crie um Google Doc com caixas de verificação com todos os passos e processos necessários para toda a operação. Depois, certifique-se de que a partilha com o recruta e o supervisor para obter a máxima transparência. 

Desta forma, não se esquecerá de nada e criará uma experiência estruturada e coerente. 

👩👩👨 5. Envolver toda a equipa

A indução e a integração são normalmente um assunto de equipa. Pretende-se que os novos contratados se sintam à vontade com os seus colegas e com a organização. Os eventos (virtuais) da empresa são uma óptima forma de socializar o recruta com o resto do pessoal. 

Se procura mais ideias inovadoras, reunimos 17 formas interessantes de tornar a integração divertida. Dê uma vista de olhos para criar uma excelente cultura de equipa desde o primeiro dia.

Em alternativa, pode criar tradições de integração para dar as boas-vindas aos novos funcionários. Por exemplo, a integração da nossa automatização Meetup Ritual preenche a lacuna entre o seu recruta e o resto da sua equipa, organizando encontros para café ou almoços patrocinados pela empresa. 

🔀 6. Diversifique as suas técnicas de treino

Existem inúmeros métodos diferentes que podem ser utilizados para a formação. A aprendizagem em linha é um bom exemplo. É cómodo, de fácil acesso e destina-se a todos - até mesmo aos trabalhadores remotos.

Reunimos alguns métodos de desenvolvimento dos trabalhadores bastante inovadores para servir de inspiração.

📝 7. Fornecer estrutura durante as fases iniciais

A ideia é fornecer o máximo de estrutura possível ao novo empregado durante as fases iniciais. Desta forma, cria-se um precedente para o que se espera dele. Também o ajudará a adaptar-se mais rapidamente ao novo ambiente. 

Quanto mais empenhados estiverem os seus empregados durante o processo de integração, mais produtivos serão. Dar-lhes um sentido de estrutura aumenta a sua confiança e ajuda a acalmar qualquer "nervosismo de novato".

Formas de realizar um processo de integração estruturado:

• Compreender os seus desafios
• Impulsionar a sua aprendizagem
• Incluir projectos de grupo
• Dar-lhes uma orientação
• Automatizar quando necessário

⚙️ 8. Automatizar o processo

Executar iniciativas de integração e formação completas, ricas e acolhedoras pode implicar algum esforço manual. Eis algumas sugestões para automatizar partes do processo de integração a partir do momento em que um empregado entra na sua empresa. Assim, o recém-contratado pode concentrar-se em estabelecer contactos com os colegas, em vez de ficar atolado em papelada desnecessária. Um software de integração como o da Zavvy permite automatizar tudo, desde convites de utilizadores a programas de amigos.

📜 9. Começar com a papelada

Quanto mais depressa apresentar toda a documentação necessária, mais depressa poderá começar a trabalhar. Esta fase é fundamental, porque é provável que aconteçam erros. 

Pode ser qualquer coisa, desde PINs incorrectos ou nomes mal escritos. Recomendamos que este processo seja iniciado imediatamente após a assinatura do contrato formal pelo utilizador.

➡️ Zavvy: o seu atalho para experiências de integração e formação de excelência

Embora o onboarding seja um processo abrangente de integração de novas contratações na sua organização, a formação é uma parte essencial do mesmo. A formação dos colaboradores é personalizada de acordo com a função de cada colaborador - equipando-os com as competências de que necessitampara darem o seu melhor.

Por exemplo, pode oferecer aulas de programação exclusivas a um programador de software júnior. Ou inscrever o seu gestor de produto num curso de campo de treino para obter alguns conhecimentos técnicos básicos. 

O objetivo não é apenas formar os seus colaboradores e deixá-los estar. Em vez disso, é necessário dar-lhes uma razão para acreditarem na sua empresa, na oferta e, mais importante, motivá-los. Isto é feito durante o processo de integração, fornecendo informações estruturadas, apoiando o crescimento dos seus funcionários e melhorando as suas experiências. 

A nossa plataforma de desenvolvimento de talentos tudo-em-um é o seu primeiro passo para permitir que os seus colaboradores sejam bem sucedidos nas suas funções e para os envolver profundamente nos seus processos organizacionais.

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📖 Bónus: Termos relacionados que deve conhecer

Abaixo, reunimos alguns termos-chave relacionados com ambos, para que possa sempre participar na conversa.

Indução

A indução refere-se ao processo de familiarização de um novo funcionário com a sua função e a organização.

Formação contínua

Trata-se do processo de dotar um trabalhador de competências adicionais para melhorar o seu desempenho.

Reembarque

É também conhecido como reintegração e refere-se ao processo de introdução, orientação e formação de um trabalhador após uma ausência prolongada.

Após a pandemia, o reboarding também se tornou um problema para as empresas que regressam ao trabalho presencial.

Porquê?

• Para as novas contratações que entraram na empresa durante estes períodos e que nunca tinham sido integradas pessoalmente
• Informar todos os trabalhadores sobre a (frequentemente nova) política de trabalho híbrido

Desembarque

É o processo que implica o corte dos laços profissionais entre uma empresa e o seu empregado quando este deixa a organização. 

Pré-embarque

Antes de um trabalhador começar a trabalhar - logo após a assinatura do contrato de trabalho.