Como conduzir avaliações de desempenho que preparam os funcionários para o sucesso

Os locais de trabalho e os trabalhadores estão a mudar.

As avaliações de desempenho já não são um acontecimento temido pelos trabalhadores. Pelo contrário, a Geração Z e os Millennials querem mais feedback no trabalho. 

Por conseguinte, os sistemas tradicionais, que: 

Avaliar o desempenho num ciclo anual.

Não manter um ciclo de feedback contínuo. 

Ter check-ins apenas como uma tarefa anual na lista de verificação, deixará de ser relevante .

De facto, 81% dos líderes de RH já estão a considerar alterar o sistema de gestão do desempenho, de acordo com a pwc (mais informações do seu estudo abaixo).

Já reviu o seu sistema de gestão do desempenho? 

Se não, aqui está a sua cábula.

Apresentamos-lhe um guia pormenorizado sobre como conduzir uma avaliação de desempenho de acordo com as novas expectativas dos trabalhadores.

🕵️‍♀️ Porquê dar tanta importância às avaliações de desempenho? 

1. Alinhar as expectativas dos trabalhadores com os gestores (e os objectivos da empresa)

Com um sistema de avaliação do desempenho, os gestores e os trabalhadores têm uma tarefa específica para discutir os objectivos. 

Em primeiro lugar, coloca-os na mesma página.

Em segundo lugar, os gestores também verificam se os planos dos trabalhadores estão em conformidade com os objectivos da organização.

Por exemplo, no processo de gestão do desempenho da Cisco, os gestores recebem uma lista de verificação para analisar os objectivos dos colaboradores.

Uma das questões críticas da lista de controlo é: Os objectivos são relevantes para o negócio?

Assim, um sistema de avaliação do desempenho garante que os empregados estão a crescer juntamente com a empresa. 

2. Aumentar o empenhamento dos trabalhadores

Os objectivos definidos e o feedback orientado para o futuro dão aos empregados uma direcção clara para avançar, aumentando o empenho. 

Caso em questão: A Gallup identificou 12 factores que determinam o empenho dos trabalhadores:

1.  Sei o que se espera de mim no trabalho.
2. Tenho os materiais e o equipamento de que necessito para fazer o meu trabalho correctamente.
3. No trabalho, tenho a oportunidade de fazer o que faço melhor todos os dias.
4. Nos últimos sete dias, recebi reconhecimento ou elogios por ter feito um bom trabalho.
5. O meu supervisor, ou alguém no trabalho, parece preocupar-se comigo como pessoa.
6. Há alguém no trabalho que incentiva o meu desenvolvimento.
7. No trabalho, as minhas opiniões parecem contar.
8. A missão ou o objectivo da minha empresa faz-me sentir que o meu trabalho é importante.
9. Os meus colaboradores ou colegas de trabalho estão empenhados em fazer um trabalho de qualidade.
10. Tenho um melhor amigo no trabalho.
11.  Nos últimos seis meses, alguém no trabalho falou-me dos meus progressos.
12. No último ano, tive oportunidades de aprender e crescer no meu trabalho.

Pode abordar directamente 6 destes 12 factores no seu sistema de avaliação do desempenho .

3. Resolver os problemas dos trabalhadores 

Avaliações de desempenho bem equilibradas oferecem uma oportunidade de comunicação bidireccional, em que os trabalhadores também têm uma plataforma para apresentar as suas queixas. Desta forma, os directores podem descobrir os seus problemas e ajudar a encontrar soluções.

As empresas de topo, como a Adobe, incentivam a realização de controlos periódicos entre funcionários e gestores para a gestão do desempenho. Como resultado, os funcionários têm o apoio dos gestores que oferecem feedback construtivo e respondem às suas questões. 

Saiba como combinar o feedback contínuo com as avaliações de desempenho.

4. Ajudar o crescimento dos trabalhadores 

O feedback frequente cria um ciclo contínuo de crescimento. Por conseguinte, os gestores não precisam de se limitar a dar feedback sobre o desempenho actual. 

Também orientam os empregados em áreas a melhorar e como crescer mais. 

Tomemos a Zappos como exemplo. 50% da avaliação de desempenho na Zappos centra-se nas contribuições actuais dos colaboradores. Os restantes 50% da conversa centram-se nos pontos fortes do funcionário e nas oportunidades de crescimento profissional.

5. Aumentar a retenção dos empregados

A avaliação do desempenho recorda aos trabalhadores que o seu trabalho é apreciado e indica-lhes o que podem fazer para subir na hierarquia. Este ciclo de feedback constante aumenta o empenhamento e a satisfação profissional dos trabalhadores e reduz a rotatividade.  

✍️ O que fazer antes da sua próxima avaliação de desempenho

1. Reveja a sua visão da gestão do desempenho 

O relatório da Pwc sobre o futuro da gestão do desempenho, recompensas e reconhecimento mostra o estado actual do sistema de avaliação do desempenho e como será o futuro. Eis um breve resumo. 

O normal actual é:

• Revisão anual dos objectivos estáticos.
• Não sou fã de feedback. 
• Ter check-ins como um item de lista de verificação e não para conversas.
• Concentrar-se nos objectivos cumpridos e não no valor criado.

Mas espera-se que o futuro e o novo normal da gestão do desempenho:

• Ter ciclos de revisão mais curtos. 
• Manter a definição de objectivos ágil.
• Permitir que os funcionários atinjam uma produtividade sustentável.
• Capacitar os gestores para estabelecerem um diálogo significativo.
• Acelerar o crescimento dos empregados.

As avaliações de desempenho ligadas às avaliações salariais anuais e preenchidas com feedback genérico são coisas do passado. 

De acordo com o relatório, a gestão do desempenho é agora mais uma oportunidade para treinar os funcionários e investir no seu crescimento profissional (o que ajuda a empresa a longo prazo).

O que é que isto significa para si?

Isto significa que o primeiro passo é rever a sua visão da gestão do desempenho para estar a par da evolução do panorama dos trabalhadores.  

2. Explicar a sua nova visão aos empregados

O passo seguinte consiste em fazer com que todos os empregados aceitem a ideia. Depois, explique-lhes a mudança de visão.

Algumas boas perguntas para responder são:

• O que podem esperar das avaliações de desempenho e como é que estas se relacionam com os objectivos da empresa?
• Com que frequência serão efectuadas as revisões? 
• As reuniões de controlo irão complementar ou substituir as avaliações formais do desempenho?
• Qual será o papel dos gestores no desenvolvimento dos trabalhadores?
• Quais as ferramentas que a empresa irá implementar para conduzir estes processos?
• Que tipo de objectivos devem ser definidos: desempenho, melhoria de competências, objectivos de equipa?

🎯 Descubra como capacitar a sua força de trabalho com objectivos de desempenho vs. desenvolvimento.

3. Desenvolver competências de treino

Há um ponto importante em toda a discussão sobre a mudança de expectativas e o novo normal das avaliações de desempenho até agora: Espera-se agora que os gestores se envolvam regularmente num diálogo significativo e apoiem os trabalhadores. Isto tem as suas vantagens. 

Um estudo recente da Gallup mostra que os empregados que receberam feedback significativo na semana passada têm quase quatro vezes mais probabilidades de estarem empenhados do que os outros empregados.

Isto significa que o seu papel passa de líder tradicional para gestor como treinador. Está na altura de aperfeiçoar as suas competências de coaching para poder orientar os empregados na direcção certa, capacitá-los para encontrar soluções e dar feedback atempado. 

Plano de acção em 7 etapas para realizar as suas próximas avaliações de desempenho

1. Definir o ciclo de revisão

Um ciclo de avaliação do desempenho é o processo em 3 etapas de: 

• objectivos de planeamento;
• acompanhamento dos progressos;
• e avaliação do desempenho dos trabalhadores no final. 

Os objectivos são diferentes para diferentes empresas e funções. 

Na maior parte das vezes, é uma mistura de colaboração entre projectos, pessoal e de equipa. 

Como primeiro passo, defina a frequência com que pretende efectuar estes ciclos de revisão: Duas vezes por ano, trimestralmente, ou até mais frequentemente. 

A grande questão que se coloca é: Qual será a melhor frequência?

E a resposta é: É subjectiva.

Muitos factores desempenham um papel importante na decisão de um período de avaliação do desempenho. Alguns dos principais são:

• A sua organização está a crescer rapidamente e as prioridades estão a mudar? A que distância podem os empregados planear os objectivos: um ano, seis meses ou três meses?
• Existe uma cultura de feedback na empresa? Os trabalhadores consideram que as revisões semestrais são demasiado longas ou recebem regularmente feedback sem esperar por uma revisão formal?
• Qual é a sobrecarga de tarefas envolvidas em cada ciclo de revisão? 

Considere todos estes factores e descubra qual a duração mais adequada para a sua organização.

2. Pedir aos empregados que definam objectivos

O passo seguinte é discutir os objectivos com os empregados. Há duas formas comuns de contornar esta situação:

1. Adoptar uma via de avaliação do desempenho com base nos pontos fortes e definir objectivos com base nos pontos fortes, para que os empregados se concentrem nos seus pontos fortes.
2. Escolha uma via de avaliação do desempenho baseada em competências e especifique as competências necessárias para se destacar em cada função. Em seguida, finalize os objectivos dos colaboradores para melhorar ou aperfeiçoar estas competências.

Sugerimos que opte pela via da avaliação de desempenho baseada em competências. Para o ajudar a começar, criámos um modelo de avaliação baseado em competências gratuito para si. 

3. Acompanhar os progressos e apoiar os trabalhadores

Depois de definir os objectivos, não deixe que os empregados descubram tudo sozinhos. Em vez disso, marque reuniões individuais regulares para: 

• Ofereça apoio se os empregados estiverem presos em qualquer sítio.
• Ajude-os a identificar soluções.
• Permitir que os trabalhadores identifiquem os seus pontos fortes.
• Fornecer feedback construtivo.
• Verificar se estão a avançar na direcção certa.

Outra vantagem significativa das reuniões individuais frequentes é o facto de permitirem a correcção do rumo mais cedo do que mais tarde. 

Amy Spurling, CEO e fundadora da Comptdiz que discutem os problemas de desempenho numa fase inicial destas reuniões. Não esperam para colocar alguém de repente num plano de melhoria do desempenho (PIP) e depois revelar o seu desempenho inesperado.

Dica: Tome regularmente notas nas reuniões individuais, para que possa voltar a consultar os dados quando o ciclo de revisão terminar. 

4. Iniciar a revisão no final do ciclo

Pode iniciar a auto-avaliação e as revisões à medida que o ciclo de avaliação do desempenho se aproxima do fim. Shaunak Amin, co-fundador e director executivo da SwagMagic, sugere a implementação de um feedback de 360 graus para que os empregados obtenham uma visão mais profunda do seu desempenho. 

O feedback a 360 graus é um método de avaliação em que os trabalhadores não se limitam a obter feedback apenas das chefias. Em vez disso, pedem também feedback aos colegas, aos subordinados directos e, por vezes, até aos clientes. Os empregados também fazem auto-avaliações como parte do feedback de 360 graus.

➡️ Está a pensar como criar estes formulários de avaliação de 360 graus? Consulte o nosso guia detalhado sobre a criação de formulários de avaliação do desempenho e o nosso recurso complementar com as 59 melhores perguntas de avaliação do desempenho para se inspirar.  

Quando os formulários de avaliação estiverem disponíveis, também se dirigirão a si, enquanto gestor. É aqui que as notas que recolheu nas reuniões individuais o ajudarão. Assegurará que analisa todo o ciclo e não apenas as realizações (ou escaladas) da sua memória recente.

5. Reservar tempo para a reunião de avaliação do desempenho

Depois de todas as partes interessadas concluírem a avaliação, é altura de divulgar os resultados aos trabalhadores através da realização de uma reunião de avaliação do desempenho. É diferente da reunião individual habitual. Esta reunião é mais um reflexo de todo o ciclo de avaliação.

Nesta reunião, pode

• Discutir os objectivos estabelecidos no início do ciclo e como é que o trabalhador se saiu em relação a esses objectivos
• Reflectir sobre quaisquer debates/questões importantes 
• Reconhecer as principais realizações 
• Destacar áreas a melhorar
• Dar sugestões concretas para o futuro
• Planear objectivos para o próximo ciclo de avaliação do desempenho

Dica: Escolha cuidadosamente as suas palavras. O baixo desempenho pode ser sensível e um feedback mal dado pode prejudicar a motivação e o desempenho dos colaboradores. A última coisa que pretende é enviar os seus colaboradores para uma espiral descendente. 

➡️ Consulte 45 exemplos de feedback sobre o desempenho para todos os níveis de desempenho dos trabalhadores, desde o não cumprimento das expectativas até ao desempenho de alto nível.

6. Medir a eficácia

Em vez de atirar dardos para o escuro, pode fazer uma lista restrita de indicadores-chave de desempenho (KPI) para determinar se o seu sistema de gestão do desempenho está a trazer uma mudança positiva. Alguns KPIs comuns a medir são as receitas, a taxa de conversão, a rentabilidade, a taxa de conclusão atempada dos projectos e a produtividade.

➡️ Procura uma lista mais específica? Obtenha uma lista elaborada de 45 métricas de desempenho dos colaboradores que abrange várias métricas de desempenho específicas da função.

7. Realizar um inquérito rápido no final do ciclo

Mitch Chailland, Presidente da Canal HR, afirma: "A minha principal dica para tornar a gestão do desempenho benéfica para os funcionários e para a organização é não ficar preso a uma única forma de fazer as coisas. Se a sua equipa achar que outro método seria melhor, experimente-o e melhore e optimize continuamente."

Este passo é um bónus, mas não deixa de ser bastante útil. 

Terminar o ciclo de avaliação com um breve inquérito de pulso dá-lhe feedback sobre se os funcionários consideram a gestão do desempenho benéfica e colaborativa. 

Algumas questões a verificar seriam:

• A duração do ciclo é demasiado curta ou demasiado longa?
• As perguntas dos formulários de feedback de 360 graus são pertinentes?
• A frequência das reuniões individuais é satisfatória?
• Está a receber feedback atempadamente?
• Há alguma coisa que gostaria que fosse diferente no próximo ciclo de revisão?

Dá-lhe informação suficiente para melhorar e experimentar para o ciclo seguinte. 

3 empresas que reformularam o seu processo de avaliação do desempenho

Está à procura de inspiração antes de actualizar o seu processo de gestão do desempenho? Eis como 3 empresas de topo introduziram uma mudança no seu sistema. 

A Zappos adoptou a holocracia

A Zappos passou das avaliações anuais de desempenho orientadas para os RH para a adopção da holocracia. A holocracia é um sistema de auto-gestão em que não existem líderes. Significa que os funcionários são divididos em grupos auto-organizados onde recebem avaliações frequentes dos colegas. A Zappos incentiva o feedback em tempo real através de reuniões semanais de equipa. A marca, conhecida pela sua cultura única, também utiliza uma ferramenta interna de feedback 360 para controlos formais. 

➡️ Consulte o nosso guia pormenorizado sobre o sistema de gestão do desempenho da Zappos para obter uma explicação detalhada da mudança.

A Adobe substituiu a avaliação tradicional por check-ins frequentes

A Adobe abandonou o sistema tradicional de avaliação anual em 2012. Em vez disso, introduziu um sistema de gestão de desempenho menos formal chamado "Check-ins", que ocorre pelo menos uma vez por trimestre. 

Cada check-in tem três partes: definição de objectivos, partilha de feedback e exploração de oportunidades para o desenvolvimento dos colaboradores. 

➡️ Procura mais pormenores sobre a abordagem de check-in? Encontre-os no nosso estudo de caso detalhado sobre o mecanismo de avaliação de desempenho da Adobe.

A Cisco utilizou a tecnologia para dizer adeus às avaliações anuais

A Cisco utiliza uma plataforma interna para se despedir das avaliações anuais de desempenho. As três partes principais do sistema são:

• Os colaboradores podem adicionar as suas aspirações, áreas de aprendizagem e conhecimentos ao portal. Assim, as conversas tornam-se bidireccionais.
• Os gestores definem objectivos em reuniões de controlo individuais e partilham feedback em tempo real na plataforma.
• Os gestores podem obter relatórios rápidos utilizando a funcionalidade de relatório incorporada. Ajuda a analisar factores críticos como a satisfação dos empregados, o progresso e muito mais.

➡️ Saiba mais sobre a sua adaptação tecnológica no nosso relatório sobre avaliações de desempenho na Cisco. 

➡️ Reimagine as avaliações de desempenho com Zavvy

Eis a descrição passo a passo de como actualizar todo o seu sistema de gestão do desempenho com Zavvy. 

1. Criar ciclos de avaliação do desempenho

É possível programar ciclos de avaliação do desempenho recorrentes. 

Por exemplo, define-se o ciclo de revisão para uma recorrência trimestral. Nesse caso, um novo ciclo de revisão será iniciado automaticamente a cada três meses.

2. Atribuir percursos e níveis de carreira

É possível definir carreiras para diferentes funções. Cada trajectória de carreira pode ter competências gerais relevantes para a função. Além disso, pode acrescentar competências específicas (se forem necessárias para o projecto ou se os empregados as quiserem desenvolver). 

3. Marcar reuniões individuais regulares

O Zavvy também ajuda a agendar reuniões periódicas individuais para que possa acompanhar o progresso dos funcionários e responder às suas questões.

4. Conduzir um feedback 360

No final do ciclo, pode dar início a um feedback 360º para que os empregados se possam auto-avaliar e também obter feedback dos seus pares, supervisores e subordinados directos. 

5. Analisar a análise de feedback e os relatórios de competências

Zavvy oferece relatórios de competências individuais e de equipa que pode configurar facilmente. Os vários relatórios ajudá-lo-ão a identificar os pontos fortes e as áreas de melhoria dos membros da sua equipa. Utilize-os para preparar as suas discussões finais no final do ciclo.

6. Reservar tempo para as reuniões de avaliação do desempenho

Ao iniciar o feedback 360, o Zavvy permite-lhe definir uma janela para a discussão da avaliação do desempenho. Receberá notificações para marcar reuniões nessa janela.

7. Realizar inquéritos de pulso

Por último, pode realizar inquéritos rápidos para fazer evoluir os seus sistemas de avaliação do desempenho ao longo do tempo. 

➡️ Solicite uma demonstração agora e um dos seus especialistas ajudá-lo-á a actualizar o seu sistema de gestão do desempenho antes do início do próximo ciclo de avaliação.

❓ FAQs

Como é que se faz uma boa avaliação do desempenho?

Cinco dicas para realizar avaliações de desempenho eficazes:

1. Discutir os objectivos com antecedência.

2. Ter objectivos mutuamente benéficos para o sucesso do trabalhador e da empresa.

3. Realizar reuniões individuais frequentes para avaliar os progressos registados e responder a questões.

4. Manter as conversas nos dois sentidos.

5. Dar feedback construtivo.

Quais são as 4 fases envolvidas na realização de uma avaliação do desempenho?

As quatro fases principais são:

1. Definição de objectivos para um ciclo de avaliação do desempenho

2. Acompanhamento dos progressos através de discussões individuais 

3. Iniciar o feedback no final de um ciclo de avaliação do desempenho

4. Realizar uma reunião de avaliação do desempenho para analisar os resultados e os planos de melhoria

Quais são os 5 elementos-chave de uma avaliação do desempenho?

Os cinco elementos-chave da avaliação do desempenho são:

1. Objectivos claros e acordados

2. Objectivos mutuamente benéficos para o sucesso do trabalhador e da empresa

3. Diálogo contínuo para acompanhar os progressos e apoiar os trabalhadores

4. Feedback construtivo

5. Conversas nos dois sentidos