Como implementar com sucesso acordos de trabalho flexíveis na sua empresa

Os acordos de trabalho flexíveis já não são uma regalia. São uma necessidade. 

Desde o início da pandemia da COVID-19, os modelos de trabalho remoto e híbrido tornaram-se o novo normal em muitas empresas. Com um foco cada vez maior na satisfação dos funcionários, um acordo de trabalho flexível é agora uma prioridade para uma empresa - seja ela uma startup ou uma corporação multinacional.

Mas como podemos garantir que a flexibilidade não compromete a produtividade ou a coesão da equipa? Afinal de contas, uma transição bem sucedida para regimes de trabalho flexíveis exige mudanças estruturais e uma mudança de mentalidade.

Este artigo irá:

• Explore o processo passo-a-passo para implementar com êxito acordos de trabalho flexíveis na sua empresa.
• Ajudá-lo a compreender a dinâmica e as vantagens do trabalho flexível.
• Explicar por que razão se pode criar uma força de trabalho adaptável e de elevado desempenho adoptando as estratégias correctas. 

Como implementar com sucesso regimes de trabalho flexíveis na sua empresa em 7 passos

Agora que já conhece as vantagens dos regimes de trabalho flexíveis, vamos ver como incorporá-los na sua empresa. 

Determinar as melhores modalidades de trabalho flexível para a sua empresa

Existem vários modelos de regimes de trabalho flexíveis, tais como:

• Trabalho remoto: Permitir que os empregados trabalhem a partir de onde quiserem.
• Partilha de trabalho: Ter mais do que uma pessoa a executar as mesmas responsabilidades. Torna a pressão do trabalho mais fácil de gerir e melhora a resolução de problemas. 
• Trabalho a tempo parcial: Ajuda a atrair e reter talentos qualificados que podem não estar interessados num cargo a tempo inteiro. 
• Horário flexível: Permitir que os trabalhadores escolham o seu horário de trabalho. Esta abordagem ajuda os trabalhadores a cumprirem os seus compromissos e a manterem a produtividade. Com o horário flexível, pode combinar opções que se adequam às suas necessidades e aos seus empregados. 
• Horário reduzido: Ajuda os empregados a equilibrar cargas de trabalho elevadas e a ter um dia extra para descansar (pense em semanas de trabalho de 4 dias). 

A sua tarefa é escolher um modelo que se adeqúe à sua força de trabalho e aos seus objectivos comerciais para garantir os melhores resultados. 

Pergunte aos seus empregados e descubra o que pretendem em termos de regimes de trabalho flexíveis. Realize inquéritos e conceba acordos personalizados para diferentes equipas para fazer a melhor escolha. 

Mas atenção, um único modelo de trabalho pode não se adequar a toda a força de trabalho, especialmente se tiver um grupo de talentos diversificado. 

Por exemplo, embora seja perfeito para funções criativas, o trabalho à distância pode não ser adequado para trabalhadores com funções estratégicas. 

No entanto, tente encontrar o equilíbrio certo sem comprometer os objectivos comerciais.

Definir políticas e directrizes claras

Os regimes de trabalho flexíveis oferecem autonomia aos trabalhadores. No entanto, sem directrizes claras, esta autonomia pode ser mal utilizada ou subutilizada. 

Políticas claras podem reduzir a confusão, manter a produtividade e melhorar os resultados da empresa a longo prazo.

Ao decidir sobre as apólices, eis alguns pontos a considerar:

• disponibilidade dos empregados para uma comunicação frequente;
• tempo necessário para responder;
• presença na reunião;
• equilíbrio inter-serviços;
• modalidades alternativas de acolhimento de crianças. 

💡 Dica: Elabore e partilhe a documentação adequada para evitar confusões mais tarde. 

Investir em tecnologia

Apesar das suas vantagens, os acordos de trabalho flexíveis colocam vários desafios a uma organização. Um deles é a gestão dos empregados que trabalham em locais e horários diferentes.

Por isso, as empresas devem investir na tecnologia certa para simplificar o fluxo de trabalho e equipar os funcionários com o que precisam. 

Fornecer computadores portáteis, auscultadores e outros dispositivos para os empregados que trabalham à distância. 

Além disso, disponha de um sistema interno seguro para a partilha e comunicação de dados. 

E não se esqueça das diversas ofertas de formação e desenvolvimento.

Incentivar a comunicação e a colaboração

Com os empregados a trabalhar em locais e horários diferentes, manter uma comunicação clara faz toda a diferença. 

Para além de disponibilizar um canal de comunicação dedicado, assegure-se de que os seus empregados se sentem à vontade para contactar os colegas virtualmente. Inicie iniciativas interdepartamentais para criar sinergias. 

Mantenha um calendário virtual para que os seus funcionários saibam quando devem contactar uns com os outros. Manter regularmente canais de comunicação áudio e vídeo para evitar fricções na colaboração dos empregados. Fornecer as ferramentas de trabalho à distância adequadas e garantir que todos sabem como as utilizar. 

Formar gestores e trabalhadores

A formação de gestores e trabalhadores é crucial para a implementação bem sucedida de regimes de trabalho flexíveis. 

Criar ou selecionar materiais de formação que dêem aos gestores e ao pessoal as competências, os conhecimentos e as ferramentas necessárias para se adaptarem a este novo método de trabalho.

Para os gestores, a formação deve centrar-se na gestão de uma equipa remota ou híbrida. 

Incluir tópicos de formação como: 

• desenvolver competências para liderar equipas virtuais; 
• comunicação à distância;
• fornecer feedback eficaz à distância; 
• criação de confiança; 
• manter o empenhamento dos trabalhadores à distância.

No que respeita à formação dos trabalhadores, forneça-lhes as competências necessárias para se manterem produtivos e eficientes enquanto trabalham de forma flexível.

Incluir tópicos como: 

• gestão do tempo; 
• auto-motivação; 
• literacia digital; 
• dominar as ferramentas e tecnologias de trabalho à distância; 
• como manter um equilíbrio saudável entre a vida profissional e a vida privada enquanto se trabalha à distância;
• gerir o isolamento potencial.

Dica n.º 1: Ofereça apoio e recursos contínuos, para além da formação formal. O objetivo é ajudar os gestores e os trabalhadores a navegar na transição para regimes de trabalho flexíveis. 

Dica n.º 2: Lembre-se de que as linhas de comunicação abertas são fundamentais durante este período de mudança e que a formação deve ser um processo contínuo, adaptando-se às necessidades e desafios emergentes à medida que estes surgem.

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Assegurar uma experiência coesa para toda a sua força de trabalho

Garantir uma experiência coerente para toda a sua força de trabalho, independentemente do seu regime de trabalho, é crucial para implementar com sucesso regimes de trabalho flexíveis. 

A sua tarefa é promover uma cultura de trabalho inclusiva em que todos os colaboradores se sintam igualmente valorizados e empenhados, quer trabalhem no escritório, em casa ou noutro local remoto.

A utilização da tecnologia e das ferramentas digitais pode ajudar a colmatar as divisões geográficas, permitindo uma interação e colaboração contínuas. 

Algumas soluções para garantir que todos os funcionários estão alinhados com os objectivos da equipa e os objectivos organizacionais são:

• controlos regulares; 
• reuniões de equipa virtuais;  
• plataformas de colaboração. 

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Além disso, é fundamental manter a coerência na gestão do desempenho e no desenvolvimento dos trabalhadores nos diferentes regimes de trabalho.

É necessário garantir que os trabalhadores remotos têm o mesmo acesso a oportunidades de crescimento, programas de formação e recursos de desenvolvimento de carreira que os seus colegas de trabalho.

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Avaliar e ajustar a sua política de trabalho flexível

Todas as estratégias necessitam de uma avaliação regular para manterem resultados decentes, e as políticas de trabalho flexível recentemente implementadas não são exceção. 

Estabeleça sempre um período experimental ao incorporar modelos de trabalho flexíveis. Avalie o empenho dos trabalhadores, a taxa de conclusão das tarefas, a satisfação, a qualidade do trabalho, etc. 

✍️ Utilize um inquérito de feedback aos empregados para recolher dados quantitativos e qualitativos.

O novo regime de trabalho implementado provocou algum declínio? Descubra os motivos e actue de acordo com eles. 

5 Benefícios da implementação de regimes de trabalho flexíveis

Aumento da satisfação e da moral dos empregados

Os regimes de trabalho flexíveis oferecem autonomia aos seus trabalhadores. Demonstram que o empregador confia nas suas capacidades e sentido de responsabilidade. 

Permitir que os colaboradores façam a gestão do seu trabalho aumenta a sua confiança. Sentem-se mais motivados para dar o seu melhor. Isto aumenta a moral e, em última análise, a satisfação no trabalho. 

Até os inquéritos confirmam este facto. De acordo com o inquérito de 2022 da McKinsey & Company, um acordo de trabalho flexível foi uma das 3 principais motivações para os trabalhadores que procuram um novo emprego. Os outros principais factores de motivação são melhores salários e oportunidades.

Melhoria do equilíbrio entre vida profissional e pessoal

De acordo com a ComPsych, 61% dos empregados experimentam níveis elevados de stress e fadiga extrema; 14% referem um fraco equilíbrio entre a vida profissional e pessoal. Assim, os trabalhadores desejam e dão prioridade a um equilíbrio saudável entre a vida profissional e pessoal. 

Um modelo de trabalho flexível dá aos empregados tempo suficiente para investirem nos seus compromissos pessoais. Ajuda-o a ajudá-los a lidar com questões de equilíbrio entre a vida profissional e pessoal e a prosperar em ambas.

Aumento da produtividade e da eficiência

De acordo com a Organização Internacional do Trabalho, os horários de trabalho flexíveis podem afetar positivamente o desempenho dos trabalhadores e o equilíbrio entre a vida profissional e familiar. 

Um regime de trabalho flexível permite que os trabalhadores concluam as tarefas nas suas horas mais produtivas, em vez de o fazerem das 9 às 5. Passam mais tempo nas suas tarefas e menos tempo a verificar o relógio de dois em dois minutos. A qualidade do trabalho aumenta, facilitando o cumprimento dos prazos de forma mais eficiente. Além disso, reduz o esgotamento e melhora o envolvimento dos empregados.

Os modelos de trabalho flexíveis também reduzem o longo e dispendioso tempo de deslocação com uma opção de trabalho a partir de casa. Os empregados podem trabalhar no seu espaço sem as distracções dos espaços de escritório partilhados. 

As empresas que implementam horários flexíveis também oferecem uma hora de entrada mais tardia, o que ajuda os empregados a evitar as horas de ponta. Desta forma, não têm de se preocupar com o atraso e dedicam toda a sua atenção às tarefas.

Acesso a um conjunto mais vasto de talentos

Uma equipa diversificada traz ideias únicas e permite-lhe aproveitar o conjunto de competências de cada funcionário para expandir o negócio. Mas contratar os melhores talentos num modelo de trabalho das 9 às 5 tem os seus desafios. A localização do candidato torna-se um enorme obstáculo e impede as empresas de contratarem talentos globais. 

Com as opções de trabalho à distância, as empresas podem procurar talentos sem se preocuparem com o local onde vivem. Além disso, os empregadores que oferecem regimes de trabalho flexíveis demonstram a sua dedicação ao bem-estar dos empregados.

Uma marca de empregador positiva pode atrair os melhores profissionais do seu sector. Isto dá-lhe acesso a um conjunto mais vasto e diversificado de talentos.

Tudo o que precisa de fazer é analisar as lacunas de competências e identificar os talentos em conformidade. 

Além disso, 88% dos trabalhadores dizem que dão prioridade à flexibilidade do horário de trabalho e da localização quando procuram um novo emprego. 

Economia de custos para a empresa

Uma das principais vantagens dos acordos de trabalho flexíveis é a relação custo-eficácia, especialmente para as grandes organizações. Há um investimento significativo envolvido na manutenção de um empregado na sua secretária. 

Ao oferecerem regimes de trabalho flexíveis, as empresas podem reduzir as despesas de escritório, como artigos de papelaria, facturas de serviços públicos, etc. Um modelo de trabalho remoto ou híbrido reduz a necessidade de espaços de escritório individuais, ajudando-o a poupar dinheiro em imobiliário. 

Darshan Somashekar, o fundador da Hearts.land, explica: "Agora poupamos milhares de dólares por mês por não termos um espaço de escritório permanente. Quando precisamos de nos reunir, alugamos um escritório por um dia, o que é uma fração do custo de um contrato de arrendamento a longo prazo. Com as poupanças, reinvestimos mais no nosso negócio de jogos."

➡️ Abrace o futuro: Desenvolva os seus colaboradores, independentemente da sua localização

Sair do extenuante ciclo das 9 às 5 pode fazer maravilhas pela sua empresa. Crie políticas claras e escolha as ferramentas certas.

Realize inquéritos regulares para garantir que os empregados estão de acordo com a sua estratégia. 

Por último, embora os acordos de trabalho flexíveis tenham muitas vantagens, uma abordagem padronizada nem sempre é a ideal.

Por isso, deve trabalhar no sentido de personalizar uma solução para a sua organização e os seus colaboradores.

Entre em contacto para saber como Zavvy pode ajudá-lo a desenvolver o seu pessoal, independentemente da sua localização e do seu regime de trabalho.

Biografia do autor: Mehdi Hussen é um consultor de marketing SaaS e crescimento orgânico. Ele ajuda as empresas de SaaS a impulsionar o crescimento orgânico e a aquisição de clientes por meio de SEO e estratégias de marketing de conteúdo baseadas em dados. Mehdi passa seu tempo livre refletindo sobre estratégias de crescimento de startups, produtividade pessoal e trabalho remoto. Contacte com ele através do LinkedIn.