Kompletny przewodnik po rozmowach kwalifikacyjnych i szczęściu pracowników

Szczęśliwy pracownik to wydajny pracownik. Ale biznes jest zajęty, a zarządzanie szczęściem każdego pracownika może wydawać się niemożliwe w miarę rozwoju firmy. 

Dobra wiadomość jest taka, że nie musisz robić tego sam. Kogo lepiej zapytać o zadowolenie i satysfakcję pracowników niż ich samych? 

Rozmowy kwalifikacyjne to skuteczna strategia zatrzymywania pracowników, która dociera bezpośrednio do źródła.

Ten artykuł: 

• Dowiedz się, jak przeprowadzać rozmowy kwalifikacyjne i jak prowadzić dalsze działania.
• Pomoc w zrozumieniu znaczenia rozmów kwalifikacyjnych.
• Wyjaśnij, w jaki sposób rozmowy kwalifikacyjne mogą poprawić retencję i zaangażowanie pracowników.

Co to jest wywiad pobytowy?

Stay interview to proaktywna rozmowa przeprowadzana przez pracodawcę z obecnym pracownikiem w celu zrozumienia czynników, które sprawiają, że pracownik pracuje w organizacji i zidentyfikowania potencjalnych kwestii, które mogą spowodować jego odejście.

Celem rozmowy kwalifikacyjnej jest ocena satysfakcji, zaangażowania i zaangażowania pracowników oraz zebranie informacji na temat tego, w jaki sposób organizacja może poprawić swoje środowisko pracy i zatrzymać talenty. Możemy więc zdecydowanie powiedzieć, że rozmowy rekrutacyjne są najlepszą praktyką w zakresie zatrzymywania pracowników.

Termin "rozmowa kwalifikacyjna" jest nieco mylący. Można założyć, że celem rozmowy kwalifikacyjnej jest skłonienie osoby rozważającej odejście z firmy do pozostania w niej. Nie jest to całkowicie niedokładne.

Rozmowy kwalifikacyjne powinny być przeprowadzane proaktywnie i strategicznie, aby można było wyprzedzić wszelkie problemy, zanim wywołają one niezadowolenie.

Rozmowy te są otwartymi, szczerymi dyskusjami na temat ich ulubionych i najmniej ulubionych części ich pracy. Celem jest poznanie ich doświadczeńi znalezienie sposobów na ich poprawę dla danej osoby ireszty firmy.

Na przykład, przeprowadzenie rozmowy kwalifikacyjnej z każdym pracownikiem po 90 dniach od rozpoczęcia pracy tworzy solidny punkt wyjścia dla doświadczenia danej osoby w firmie. 

Jak się czują po pierwszym kwartale? 

Co im się podoba? 

Czego nie lubią? 

Ten punkt odniesienia nada ton reszcie ich kariery w firmie. 

Może na przykład dać wgląd w mocne i słabe strony procesu wdrażania.

Wywiady dotyczące pozostania w firmie są podobne do ankiet dotyczących retencji pracowników pod kilkoma względami, w tym pod względem pokrywających się pytań i ogólnego celu. Jeśli znasz tę taktykę, wywiady pobytowe to tylko krótki skok.

Kiedy powinny odbywać się rozmowy kwalifikacyjne?

Nie ma sztywnej zasady. Włączenie pytań dotyczących rozmowy kwalifikacyjnej podczas regularnie zaplanowanych przeglądów wyników nie jest złym pomysłem. Wiele osób woli jednak oddzielić te dyskusje, aby skrócić czas spotkań i utrzymać pożądany ton. 

Dobrą zasadą jest co najmniej jeden wywiad w roku. Dla uproszczenia i rozłożenia w czasie często przeprowadza się je w rocznice.

Należy jednak być przygotowanym na rozpoczęcie rozmów kwalifikacyjnych w dowolnym momencie.

Załóżmy na przykład, że zauważysz niezadowolenie konkretnych pracowników. W takim przypadku lepiej jest przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną wcześniej niż później.

Mogą istnieć inne czynniki, takie jak restrukturyzacja firmy, zmiany procedur lub awanse. Celem jest trzymanie ręki na pulsie firmy, aby móc identyfikować i rozwiązywać problemy, zanim staną się one problemami. Może być za późno, jeśli będziesz czekać, aż pracownik sam odejdzie!

Dobrym pomysłem jest także przeprowadzenie wstępnej rozmowy kwalifikacyjnej, aby ustalić punkt odniesienia dla nowych pracowników. Rozmowę kwalifikacyjną można połączyć z pierwszą oceną wyników, którą wiele firm przeprowadza już po upływie 90 dni. Zapewnia to również świeże opinie na temat operacji i nowe pomysły na ulepszenia.

O czym rozmawiasz podczas rozmowy kwalifikacyjnej?

To, czego dokładnie dotyczy rozmowa kwalifikacyjna, zależy od firmy, kandydata i jego obecnej roli. 

Rozmowę kwalifik acyjną należy dostosować do każdego działu, stanowiska i osoby, zamiast zadawać listę gotowych pytań.

Jednak niektóre podstawowe pojęcia są niemal uniwersalne dla rozmów kwalifikacyjnych. Oto kilka pytań, które można uwzględnić w prawie każdym przypadku:

• Co lubisz w swojej pracy?
• Czego nie lubisz w swojej pracy?
• Co osiągnąłeś w swojej roli?
• Co chciałbyś osiągnąć? 
• Co cię motywuje?
• Czy czujesz się rozpoznawany i doceniany?
• Jak mogę cię wesprzeć, abyś był najlepszy?

Chociaż istnieje wiele innych pytań, które można omówić w oparciu o specyfikę rozmówcy, te pomysły obejmują filary dobrego HR i wzmocnienia pozycji pracowników. 

Odpowiedzi na te pytania powinny dać ci wiedzę, której potrzebujesz, aby utrzymać zadowolenie pracowników, wspierając ich, doceniając ich wkład i zwalczając niedogodności, które wpływają na ich morale. 

Kto powinien przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną? 

Ponownie, będzie to zależeć od struktury organizacji i tego, z kim przeprowadzana jest rozmowa. 

Jednym z najważniejszych obowiązków w zakresie operacji personalnych jest zapewnienie zadowolenia i motywacji pracowników. Specjaliści ds. operacji personalnych są więc oczywistą opcją.

Jednak nie wszystkie firmy mają dział HR odpowiedni do przeprowadzania rozmów kwalifikacyjnych dla wszystkich. 

Menedżerowie to kolejna dobra opcja. Ważnym obowiązkiem lidera jest dbanie o zadowolenie zespołu i wiedza, kiedy zespół nie jest zadowolony.

Wywiady bezpośrednio ujawniają, co pracownicy lubią, a czego nie lubią w swojej obecnej sytuacji, przygotowując kierownictwo do wprowadzenia ulepszeń.

Kto powinien odbyć rozmowę kwalifikacyjną?

Rozmowy kwalifikacyjne są doskonałym narzędziem do śledzenia na bieżąco zadowolenia pracowników, co czyni je dobrym pomysłem dla wszystkich.

Podczas gdy każdy powinien odbyć rozmowy kwalifikacyjne, niekoniecznie muszą się one odbywać z taką samą częstotliwością. 

Podstawowy wywiad po 90 dniach i coroczna weryfikacja tych pytań to dobre minimum. Pomoże to zwiększyć zaangażowanie pracowników i wyposaży specjalistów ds. operacji personalnych w niezbędną wiedzę. 

Pracownicy, którzy zmieniają swoją rolę lub stanowisko, powinni odbyć dodatkową rozmowę kwalifikacyjną. Podobnie, należy częściej sprawdzać bardziej wartościowych pracowników, aby upewnić się, że są zadowoleni.

Wreszcie, każdy, kto według przewidywań staje się niezadowolony lub rozważa zmianę, powinien odbyć rozmowę kwalifikacyjną, aby spróbować zmienić jego zdanie. 

Jak przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną?

Rozmowa o pobycie ma wiele wspólnego z odprawą pracowników. Wiele pytań zadawanych podczas stay interview to pytania, które można już zadać podczas innych spotkań. 

Różnica polega jednak na tym, że rozmowy kwalifikacyjne koncentrują się na szczęściu i satysfakcji pracownika, a nie na jego wynikach. 

Celem rozmowy kwalifikacyjnej jest upewnienie się, że dana osoba jest zadowolona ze swojej roli, więc nie ma powodu, by odchodzić. 

Dobrym początkiem jest stworzenie bezpiecznego i otwartego środowiska do dyskusji oraz zapewnienie poufności, co może wydawać się oczywiste dla każdego profesjonalisty HR. Niemniej jednak, budowanie zaufania podczas rozmów kwalifikacyjnych jest szczególnie ważne, aby Twoi rozmówcy otwarcie mówili o swoich pozytywnych i negatywnych odczuciach. 

Chociaż zaplanowanie corocznych rozmów kwalifikacyjnych z wyprzedzeniem może być kuszące, lepiej nie ustalać niczego z góry. 

Wskazówka nr 1: Rozmowy o pobycie mogą odbywać się mniej więcej raz w roku, ale planowanie ich z dużym wyprzedzeniem wiąże ręce, jeśli trzeba je przeprowadzić wcześniej ze względu na zmianę statusu lub stanu pracownika. 

Po prostu prześlij prośbę o spotkanie z tygodniowym lub dwutygodniowym wyprzedzeniem i przejdź od tego momentu.

Podczas spotkania będziesz chciał omówić podstawowe pytania wymienione wcześniej i rozważyć pytania istotne dla tej konkretnej osoby. 

Oto kilka przykładów:

• Słyszałem, że niedawno się przeprowadziłeś. Jak ci się podoba nowe miejsce? Zadomowiłeś się już?
• Wiem, że termin porodu zbliża się wielkimi krokami. Czy jest coś, co musimy zaplanować?
• Jak się mają sprawy w nowym dziale? Czy jesteś zadowolony z przeprowadzki?
• Jesteś brany pod uwagę do awansu; czy to cię interesuje?
• Przejście do nowej roli może być wyzwaniem. Czy potrzebujesz pomocy?
• Powiem wprost: krążą plotki, że aplikowałeś do innych firm. Czy jest jakiś szczególny powód, dla którego chcesz dokonać zmiany? Czy jest coś, co sprawiłoby, że chciałbyś zostać?
• Jesteśmy zadowoleni z Twoich wyników i chcemy mieć pewność, że jesteś usatysfakcjonowany swoją rolą. Czy jest coś, co możemy zrobić, aby poprawić Twoją sytuację?

Wskazówka #2: Bycie konkretnym i szczerym jest kluczem do udanej rozmowy kwalifikacyjnej. 

Wskazówka #3: Istotne pytania dają rozmówcy do zrozumienia, że interesujesz się jego sytuacją i pracujesz dla jego dobra. 

Wskazówka #4: Poinformuj wszystkich, że celem spotkania jest pomoc w osiągnięciu sukcesu i że wszystko, czym się dzielą, będzie traktowane jako poufne. 

Wskazówki dla menedżerów przygotowujących się do rozmów kwalifikacyjnych

Rozpoczęcie rozmów kwalifikacyjnych wymaga pewnego planowania i taktu. 

Nie chcesz wysłać niewłaściwego komunikatu do swoich pracowników lub zacząć otwierać puszki z robakami, z którymi nie jesteś gotowy sobie poradzić. 

Oto kilka wskazówek dla menedżerów i ekspertów ds. zasobów ludzkich, którzy chcą przeprowadzić rozmowy kwalifikacyjne po raz pierwszy.

Określ oczekiwania

Zaproszenie na nowy rodzaj rozmowy z działem HR może być przerażające. Aby uniknąć niepotrzebnego stresu i zacząć od właściwej stopy, poinformuj swoich pracowników o nowym procesie i jego celu. 

Refleksja nad rolą 

Jako przełożony ważne jest, aby pamiętać o swojej roli i brać pod uwagę wszelkie uprzedzenia lub dynamikę władzy, które mogą mieć wpływ na rozmowę. Chodzi o stworzenie środowiska, w którym pracownicy czują się bezpiecznie i komfortowo dzieląc się swoimi przemyśleniami. Rozmowy kwalifikacyjne polegają na prowadzeniu otwartych, szczerych i angażujących dyskusji. 

Zaplanuj spotkania

Wraz z ustaleniem oczekiwań, zaplanuj czas na rozmowy z wyprzedzeniem. Zminimalizuje to zakłócenia w standardowym przepływie pracy i da pracownikom czas na przemyślenie tematów dyskusji. 

Wybierz jeden z wielu szablonów spotkań jeden na jeden z naszej kolekcji na następne spotkanie jeden na jeden.

Przygotuj pytania

Możesz podać kilka początkowych pytań i tematów do dyskusji podczas fazy oczekiwań i planowania. W ten sposób pracownicy będą mieli gotowe pomysły do omówienia. 

Poza tym przygotuj pytania, które chcesz omówić. 

Możesz mieć listę uniwersalnych pytań dla wszystkich pracowników, aby mieć porównywalne dane. Niemniej jednak, powinieneś mieć również konkretne pytania dotyczące unikalnej sytuacji każdej osoby.

Pytania uzupełniające

Przygotuj się na kilka pytań uzupełniających, zachęcających pracowników do dzielenia się informacjami i pomagających w pogłębianiu ich spostrzeżeń. 

Zadając te dodatkowe pytania, możesz odkryć cenne informacje, skutecznie odpowiedzieć na obawy i zbudować silniejsze więzi z drugą osobą. 

Słuchaj uważnie

Przygotuj się psychicznie na słuchanie tego, co mają do powiedzenia Twoi współpracownicy. To, czego dowiesz się z rozmowy kwalifikacyjnej, jest ważne. Mimo to, chcesz również, aby Twoi rozmówcy czuli się wysłuchani i docenieni podczas spotkania. Możesz także rozważyć robienie notatek.

Bądź szczery

Powinieneś także mentalnie przygotować się na szczerość. Rozmowy kwalifikacyjne działają tylko wtedy, gdy wszyscy są szczerzy. 

Jeśli nie możesz wyjść poza płytkość codziennej rozmowy, nie odkryjesz nowych problemów i rozwiązań. Przygotuj się na trudne prawdy i poinformuj rozmówcę, że jest to bezpieczna przestrzeń, w której może mówić wprost.  

Zbieranie danych

Zbierz dane o pracowniku z notatek i odpowiedzi na zadane pytania. Należy śledzić wszelkie wymierne odpowiedzi , takie jak prośba rozmówcy o ocenę jego zadowolenia w skali od 1 do 10. 

Po kilku rozmowach kwalifikacyjnych można poszukać trendów, aby sprawdzić, czy pracownicy stają się bardziej lub mniej szczęśliwi. 

Dodatkowo, rejestruj wszelkie warte uwagi dyskusje do wykorzystania w przyszłości (poinformuj pracowników, że możesz ich cytować, aby pomóc w rozwiązywaniu problemów).

Pilność

W oparciu o informacje zebrane podczas wywiadów, następnym krokiem jest opracowanie planu rozwiązania najbardziej palących kwestii. 

Na przykład, jeśli pracownik powtórzył skargę z poprzednich spotkań, spróbuj zająć się nią przed następnym razem. Podobnie, jeśli wielu rozmówców skarżyło się na podobną kwestię, należy nadać jej wysoki priorytet. 

Operacje na ludziach mają na celu skuteczne i bezstronne rozwiązywanie problemów zgłaszanych podczas rozmów kwalifikacyjnych.

Plan dalszych działań

Podjęcie decyzji o dalszej procedurze. 

Czy po określonym czasie odbędzie się spotkanie podsumowujące? 

Odprawa przez e-mail czy telefon? A może powinieneś po prostu poczekać do następnej rozmowy kwalifikacyjnej? 

Posiadanie planu pomoże ci podejść do rozwiązywania problemów na czas. 

➡️ Pobierz nasz zestaw narzędzi do przeprowadzania rozmów kwalifik acyjnych, aby zapoznać się z całą strukturą, która pomoże Ci zacząć.

Co powinienem zrobić po przeprowadzeniu wywiadu pobytowego?

Rozmowy kwalifikacyjne mogą być bardzo szczegółowe. Ważne jest, aby słuchać i robić notatki, aby w pełni zrozumieć problemy i znaleźć ich rozwiązanie. Twoim celem jest przedstawienie sugestii dotyczących poprawy sytuacji rozmówcy w oparciu o informacje, którymi się podzielił, a następnie podjęcie działań zgodnie z ustalonym planem .

Zbieranie informacji zwrot nych po spotkaniu jest zawsze dobrym pomysłem. Możesz dowiedzieć się, jak ulepszyć swoje rozmowy kwalifikacyjne i upewnić się, że rozmówcy mają pozytywne doświadczenia. 

Po spotkaniu:

• Wdrażaj swoje taktyki w celu rozwiązania omawianych problemów. Poinformuj rozmówcę, że wdrożenie rozwiązań może zająć trochę czasu, ale będziesz w kontakcie.
• Po opracowaniu rozwiązania sprawdź , czy sytuacja się poprawiła. Jeśli udało ci się rozwiązać ich problemy, to bardzo dobrze. Jeśli nie, wykorzystaj dodatkowe informacje zwrotne, aby poprawić swoją strategię i spróbować ponownie. 
• Zaplanuj regularne działania następcze. Nie musisz czekać do następnej corocznej rozmowy kwalifikacyjnej lub oficjalnego spotkania. Często wystarczy szybki kontakt mailowy lub telefoniczny. Może to być tak proste, jak: "Hej, chciałem tylko sprawdzić, jak się sprawy mają. Czy miałeś jakieś dalsze problemy z X od czasu naszej ostatniej rozmowy?". Najczęściej wsparcie w rozwiązaniu problemu będzie miało pozytywny wpływ. 

W jaki sposób rozmowy kwalifikacyjne mogą poprawić retencję i zaangażowanie pracowników?

Spośród ponad 500 uczestników, którzy wzięli udział w ankiecie przeprowadzonej przez Nonprofit HR, tylko 28% przeprowadziło rozmowy kwalifikacyjne jako taktykę zatrzymywania pracowników. 

Rozmowy kwalifikacyjne były jednymi z najmniej popularnych strategii zatrzymywania pracowników, wyprzedzając jedynie programy lojalnościowe i płatne premie. 

Jak to się dzieje, że firmy boją się zwykłej rozmowy prawie tak samo, jak utraty pieniędzy?

Jednak 72% organizacji przeprowadziło rozmowy z pracownikami. 

Próba wykorzystania exit interview jako strategii retencyjnej jest jak próba złapania pociągu po tym, jak odjechał ze stacji. Możesz dowiedzieć się, jak zapobiegać przyszłej rotacji, lepiej jest przeprowadzać więcej wywiadów pobytowych i mniej wywiadów wyjściowych.

"Rozmowy kwalifikacyjne nie doprowadzą do doskonałych wyników, ale z pewnością poprawią zaangażowanie i zatrzymanie pracowników w firmie". Richard P. Finnegan, The Power of Stay Interviews for Engagement and Retention.

Rozmowy kwalifikacyjne są cennym narzędziem budowania zaufania i nawiązywania otwartej komunikacji między pracownikami a kierownictwem. 

Ponadto analiza Gallupa z 2021 r. wykazała, że około połowa pracowników szukała nowej pracy w szczytowym momencie Wielkiej Rezygnacji. 

Ponad połowa pracowników, którzy odeszli, stwierdziła, że ich organizacja mogła podjąć działania, aby zapobiec ich odejściu .

Dowody są przytłaczające, że sprawianie, by pracownicy czuli się wysłuchani i reagowanie na ich opinie ma kluczowe znaczenie dla utrzymania ich zadowolenia. 

➡️ Zbieraj opinie pracowników i działaj na ich podstawie z Zavvy

Zavvy sprawia, że rozmowy kwalifikacyjne to pestka. Nasz zestaw narzędzi do przeprowadzania rozmów kwalifikacyjnych jest idealnym towarzyszem, który zapewnia wszystko, czego potrzebujesz do prowadzenia skutecznych i angażujących rozmów z członkami zespołu. Ten zestaw narzędzi zmienia zasady gry!

Rozmowy kwalifikacyjne to tylko wierzchołek góry lodowej.

Nasza platforma może pomóc w stworzeniu miejsca pracy, w którym ludzie chcą pozostać i rozwijać się. Możesz wybrać funkcje, z których chcesz korzystać i wdrożyć więcej, gdy będziesz gotowy.

Platforma Zavvy wspiera pracowników i menedżerów w zakresie: 

• Oprogramowanie do angażowania pracowników umożliwia zbieranie informacji zwrotnych, uzyskiwanie wglądu i podejmowanie ukierunkowanych działań zamiast strzelania w ciemno oraz zwiększanie zaangażowania z laserową ostrością.  
• Ponad 10 000 kursów szkoleniowych, aby zaoferować swoim pracownikom więcej możliwości rozwoju (wiemy, jak bardzo ludzie chcą rozwijać swoje umiejętności, więc ta lista stale rośnie).
• Oprogramowanie do rozwoju pracowników, które zmienia pracowników w trenerów - umieść swoich pracowników na miejscu kierowcy i zwiększ wydajność firmy.
• Ścieżki kariery zwiększające przejrzystość - pracownicy będą wiedzieć, na czym stoją i dokąd mogą się udać.

Zarezerwuj wersję demonstracyjną już dziś, aby poznać jej zaawansowane funkcje!