Karta wyników pracownika: Najlepsze praktyki, przykłady i szablony

Wiele przestrzeni korporacyjnych zmagało się z wydajnością pracowników. Większość pracowników była niezadowolona, brakowało im motywacji lub jedno i drugie. Zmieniło się to wraz z wynalezieniem karty wyników.

Od czasu jego wprowadzenia pod koniec lat 90. wiele firm odnotowało wzrost wydajności i niższe wskaźniki rotacji pracowników. Jest to dynamiczne narzędzie, które może być stosowane na dużą skalę i dostosowane do indywidualnych potrzeb pracowników.

Nie tylko to, ale karta wyników zachęca również do samorozwoju. Dołącz do nas, aby zapoznać się z dogłębnym przeglądem kart wyników pracowników, ich zaletami i sposobem ich tworzenia. Jako bonus, dołączyliśmy również przykłady kart wyników pracowników.

Czym jest karta wyników pracownika?

Karta wyników pracownika to narzędzie zarządzania wykorzystywane do monitorowania wydajności pracownika. Jest to doskonałe narzędzie organizacyjne, ponieważ pozwala poszczególnym osobom planować, ustalać priorytety i wdrażać wymagane projekty.

Określa rolę i wkład każdej osoby w miejscu pracy.

Ponadto pozwala ludziom skupić się na swoich rolach, zwiększając tym samym ich produktywność. Karta wyników pracowników przyczynia się również do dobrego samopoczucia pracowników (poprzez jasność i afirmację) i zachęca do samorozwoju.

Kto korzysta z kart wyników pracowników?

Karty wyników pracowników są szeroko stosowane w różnych branżach, w tym:

• Instytucje szkolnictwa wyższego
• Rządy
• Produkcja 
• Telekomunikacja
• Technologia informacyjna
• Banki

🏆 Korzyści z pracowniczej karty wyników

Nadaje strukturę strategiom organizacyjnym

Różne firmy dysponują unikalnymi zestawami wskaźników do oceny postępów poszczególnych pracowników.

Karta wyników pracownika łączy te podejścia w jedną całość, z której mogą korzystać wszyscy członkowie organizacji. Zapewnia ona jasną i logiczną strukturę, do której dostosowuje się każdy pracownik.

Ułatwia komunikację

Karta wyników pracowników ułatwia komunikację, zapewniając, że wszyscy dążą do tego samego celu. Zapewnia jasną strukturę, do której pracownicy mogą się odwoływać przy podejmowaniu ważnych decyzji. Podobnie, ułatwia zarządzanie wydajnością i rozwojem firmy, centralizując wszystkie operacje na kartach wyników.

Mobilizuje działy w jedną jednostkę

Karta wyników mobilizuje wszystkie działy do wspólnej pracy na rzecz realizacji celów firmy. Zapewnia ramy podsumowujące kroki niezbędne do wdrożenia określonej strategii. W ten sposób pracownicy pracują jako jednostka, aby osiągnąć te same cele w zakresie wydajności i rozwoju.

Zachęca pracowników do skupienia się na rozwoju osobistym.

Karta wyników KPI wymaga, aby każda osoba była na szczycie swojej gry, zarówno w pracy, jak i w życiu osobistym.

Pracownicy są zachęcani do tworzenia osobistych kart wyników w celu monitorowania swoich wyników. Daje im to motywację do doskonalenia swoich umiejętności i zachęca do samodoskonalenia. 

Poza tym uzupełnia praktyki samorozwoju, takie jak zarządzanie czasem i wyznaczanie celów. 

Pozwala pracownikom rozwijać się wraz z branżą

Karta wyników pozwala pracownikom przewidywać i dostosowywać swoje praktyki do przyszłych trendów. Dzięki temu mogą wyprzedzić konkurencję. Pracownicy mogą również przewidywać przyszłe wyzwania i opracowywać rozwiązania, zanim wpłyną one na rozwój i wydajność.

Usprawnia wdrażanie strategii

Plan działania jest istotnym elementem karty wyników. Zapewnia on niezbędne ramy ułatwiające realizację strategii rozwoju.

🗂️ Co powinno znaleźć się w karcie wyników pracownika?

Oprócz standardowych informacji, takich jak imię i nazwisko oraz stanowisko, typowa karta wyników pracownika powinna zawierać następujące kluczowe elementy:

• Wskaźniki wydajności (i działania)
• Wskaźniki rozwoju (i działania)
• Wartości

Cele

Są to cele, do których dana osoba dąży. 

Mapa strategiczna

Karta wyników pracowników powinna zawierać przegląd celów biznesowych. Przegląd ten znany jest jako mapa strategii. Jest to korzystne podczas planowania i realizacji polityki firmy. Mapa strategii powinna zawierać cztery kluczowe perspektywy:

Finansowy

Perspektywa finansowa powinna zawierać wskaźniki wydajności pracowników, takie jak

• Wzrost przychodów
• Zwrot z inwestycji
• Ekonomiczna wartość dodana
• Współczynnik konwersji
• Współczynnik odrzuceń

Mogą one być wykorzystywane do oceny i mierzenia wydajności pracownika w zakresie finansów. Mogą być szerokie lub szczegółowe i różnić się w zależności od ogólnych celów. 

Klient

Konsumenci są podstawą każdego przedsiębiorstwa. Dlatego też należy wziąć ich pod uwagę podczas tworzenia karty wyników pracowników. Powinna ona zawierać różne wskaźniki dotyczące klientów, takie jak:

• Zadowolenie klienta
• Świadomość marki
• Lojalność klientów
• Dokładność zamówienia
• Średni czas odpowiedzi

Środki te pomagają zrozumieć bazę klientów, umożliwiając lepsze zaspokajanie ich potrzeb.

Wewnętrzny

Wewnętrzna perspektywa karty wyników koncentruje się na organizacji firmy. Mierzy, jak wydajne są jej wewnętrzne procesy i jak skutecznie realizują swoje cele.

Poza tym, wewnętrzna perspektywa identyfikuje obszary, które nie działają z maksymalną wydajnością, umożliwiając zespołom dokonanie wymaganych korekt. Zmienne te obejmują:

• Czas przestoju maszyny
• Błędy w produktach i usługach
• Zaplanowane przestoje
• Dokładność inwentaryzacji
• Nieudane audyty

Nauka i rozwój 

Ta perspektywa koncentruje się na możliwościach organizacyjnych firmy. Uwzględnia umiejętności, technologię i wiedzę niezbędne do sprawnego funkcjonowania procesów wewnętrznych. Umiejętności te są również niezbędne do zapewnienia konsumentom wartości za ich pieniądze, zwiększając tym samym zadowolenie klientów.

Nauka i rozwój mogą się różnić w zależności od celów strategicznych. Obejmuje takie wskaźniki jak:

• Wskaźnik obrotu
• Czas poświęcony na szkolenie pracowników
• Czas spędzony na szkoleniu z obsługi klienta
• Zatrzymanie pracowników
• Godziny rozliczeniowe.

Metryki 

Metryki służą do śledzenia i mierzenia rozwoju firmy. Są one niezbędne do porównywania postępów organizacji z jej celami i eliminowania wszelkich praktyk, które mogą to uniemożliwić.

Poniżej znajdują się przykłady wskaźników karty wyników:

Wskaźniki marketingowe

1. Współczynnik konwersji
2. Ruch na stronie internetowej
3. Linki zwrotne
4. Koszt pozyskania klienta
5. Obserwujący w mediach społecznościowych.

Wskaźniki sprzedaży

1. Średni przychód klienta
2. Wskaźnik utrzymania klientów
3. Wydajność produktu
4. Przychody ze sprzedaży
5. Czas reakcji.

Wskaźniki finansowe

1. Przepływy pieniężne
2. Kapitał obrotowy
3. Zysk brutto
4. Dochód netto
5. Wskaźnik zadłużenia do kapitału własnego

Wskaźniki HR

1. Wskaźnik rotacji pracowników
2. Zadowolenie pracowników
3. Przychód na pracownika
4. Koszt wynajmu
5. Wskaźnik absencji

Jak stworzyć kartę wyników KPI?

Przygotowanie wywiadów i wybór uczestników

Pierwszym krokiem do stworzenia karty wyników KPI jest rozmowa z pracownikami, aby poznać ich zdanie na temat celów firmy. Następnie należy uzyskać ich sugestie dotyczące tego, jaki plan działania jest zgodny z wartościami miejsca pracy.

Wyznaczanie celów strategicznych

Cele strategiczne określają, co firma chce osiągnąć. Każdy w organizacji powinien również mieć na uwadze te cele. Ponadto cele powinny być zgodne z wartościami firmy.

Włączenie mapy strategicznej 

Żadna karta wyników nie jest kompletna bez uwzględnienia mapy strategicznej. Mapa składa się z czterech perspektyw wspomnianych powyżej: finansowej, wewnętrznej, klienta oraz uczenia się i rozwoju.

Utwórz listę metryk karty wyników

Metryki służą do pomiaru produktywności firmy. Istnieją one w różnych kategoriach, z których każda jest dostosowana do różnych działów organizacji. Działy te obejmują:

• Finansowy
• Sprzedaż
• Marketing
• Wydajność

Zapewniają jasną projekcję tego, jak skutecznie ich strategie działają z ich celami. Podkreślają również wady procesów organizacyjnych, umożliwiając członkom zespołu dokonanie niezbędnych korekt.

Wybierz odpowiedni format

Karty wyników pracowników są dostępne w różnych formatach, od cyfrowych po drukowane. Niektóre firmy preferują wersje cyfrowe, takie jak PDF i Excel, ponieważ nie zajmują one zbyt wiele miejsca i umożliwiają zdalny dostęp. Jednak format drukowany może stanowić wyzwanie w przechowywaniu, ponieważ papierowa dokumentacja staje się nieporęczna w miarę jej gromadzenia. 

Podczas przeprowadzania wywiadów łatwiej będzie mieć fizyczną lub cyfrową kopię karty wyników KPI. W ten sposób można wprowadzać informacje i natychmiast je przechowywać.

Opracowanie systemu rankingowego (opcjonalnie)

Ocenianie ludzi na podstawie ich wyników nie dla wszystkich jest przyjemne. Czasami ranking może powodować frustrację. Z drugiej strony, w rzeczywistości często mamy do czynienia ze wskaźnikami biznesowymi i zawsze kryją się za nimi wyniki.

Niektórzy sugerują wypełnienie karty wyników jedynie opisem, a nie wartością liczbową. Chociaż posiadanie obu może zdecydowanie mieć sens, prosimy przynajmniej o podjęcie świadomej decyzji.

System rankingowy powinien uwzględniać następujące kwestie:

• Wydajność
• Rozwój
• Wartości

Najczęściej są to wartości z zakresu 1-3 lub 1-5.

Można użyć skali numerycznej lub zależnej od różnych zmiennych. Ponadto należy uzgodnić system oceny podczas rozmów z pracownikami.

Dane zebrane podczas sesji można wykorzystać do opracowania znaczącej skali pomiarowej. System punktacji utrzymuje motywację pracowników, dając im cel. Zapewnia również równość i promuje odpowiedzialność.

Opracowanie planu działania

Plan działania na karcie wyników zapewnia jasną strukturę i deleguje role pracownikom zgodnie z ich mocnymi stronami. Pozwala również na ciągłe monitorowanie i ocenę. Wreszcie, plan działania umożliwia liderom zespołów identyfikację i rozwiązywanie możliwych wyzwań.

Realizacja planów

Ten etap obejmuje realizację strategii i działań na wcześniejszych etapach. Każdy pracownik powinien wykonywać swoje zadania zgodnie z celami strategicznymi i rozwojowymi. 

Oceniaj w sposób ciągły

Regularnie przeglądaj karty wyników pracowników, aby upewnić się, że są one zgodne z ich celami strategicznymi. Pozwalają one również liderom zespołów na ciągłe doskonalenie swoich praktyk w celu osiągnięcia jeszcze lepszych wyników.

Częstotliwość ocen zależy od procesu organizacyjnego firmy, ale zazwyczaj powinna być cotygodniowa lub comiesięczna. Organizuj sesje, podczas których pracownicy mogą dzielić się i oferować informacje zwrotne na temat tego, jak poprawić swoje bolączki.

🗃️ Szablony, których możesz użyć 

‍

Jak wd rożyć kartę wyników?

Określenie cyklu przeglądu (jak często)

Karta wyników pracowników wymaga ciągłej oceny, aby działała skutecznie. Zaangażuj swoich pracowników podczas opracowywania cyklu przeglądu. Zachęcaj ich do dzielenia się swoimi wynikami za pośrednictwem otwartych forów w celu dalszego pozyskiwania pomysłów i rozwiązań mających na celu poprawę ich wydajności.

Angażuj i przypominaj pracownikom o ich celach na każdym etapie.

Menedżerowie i liderzy zespołów powinni często przypominać pracownikom o ich celach. Ciągłe wizyty kontrolne utrzymują ich motywację i rozwiązują wszelkie potencjalne wyzwania.

Możesz łatwo angażować i przypominać pracownikom o ich celach za pomocą naszego szablonu Goal Companion na Zavvy.

Opracowanie planu działania

Jest to lista kontrolna wyszczególniająca kroki niezbędne do osiągnięcia strategicznych celów firmy. Jest to istotny element w tworzeniu karty wyników pracowników, ponieważ ułatwia śledzenie postępów. Poprawia również współpracę, podkreślając rolę każdej osoby.

Plan działania powinien zawierać:

• Jasno określony cel
• Zwięzła lista kroków do wykonania
• Terminy i ramy czasowe ukończenia
• Liderzy zespołów projektowych zapewniający sprawne działanie
• Kamienie milowe motywujące zespoły
• Zasoby do realizacji zadań
• Regularna ocena

Co to jest element działania?

Akcja to konkretne zadanie, które wymaga ukończenia w określonym czasie. Zazwyczaj jest ono przypisane do jednej osoby. Element działania odpowiada na trzy pytania:

• Kto?
• Co?
• Kiedy?
  

Pomaga to poprawić ogólną wydajność, ponieważ każda osoba jasno określa swoje zadanie. Menedżerowie przypisują elementy działań podczas spotkań pracowników.

Jak definiować elementy działań

1. Miej na uwadze jasny cel. Jasno określony cel działania minimalizuje liczbę błędów.
2. Wyznacz termin realizacji. Termin pomaga pracownikom odpowiednio rozdzielić czas i zasoby.
3. Przydziel pracownika. Osoba ta powinna posiadać umiejętności wymagane do wykonania zadania.
4. Zapewnienie niezbędnych zasobów. Przykłady obejmują materiały biurowe lub finanse. 

Jak motywować pracowników do osiągania lepszych wyników?

Chociaż wydajność nie jest jedynym wskaźnikiem KPI, któremu należy się przyjrzeć, jest ona kluczowym elementem kart wyników. Oto kilka sposobów na jej zwiększenie poprzez motywację.

Oferuj zachęty

Rozważ wprowadzenie nagród, takich jak premie za każdym razem, gdy pracownik osiągnie swoje cele na karcie wyników. Takie okazanie uznania z pewnością sprawi, że pracownicy będą pełni energii i skupieni na swoich celach.

Oto kilka pomysłów na program motywacyjny:

• Zniżki dla pracowników
• Płatne wyjazdy wakacyjne
• Dodatkowa prowizja
• Udział w zyskach.
  

Odmień swoje miejsce pracy

Dobre środowisko pracy może znacząco poprawić samopoczucie pracowników i klientów. Upewnij się, że biura są czyste i dobrze oświetlone, z wystarczającą wentylacją. Zainwestuj w klimatyzację lub duże okna, jeśli Twój budżet nie jest na to wystarczający.

Ponadto zapewnij swoim pracownikom wygodne biurka i krzesła, najlepiej ortopedyczne. Długie godziny spędzone przy komputerze mogą powodować bóle pleców i inne dolegliwości związane z kręgosłupem. Wreszcie, upewnij się, że sprzęt działa wydajnie. Regularna konserwacja zwiększa ich wydajność i żywotność. 

Doceniaj ich wysiłki

Może to być zwykła wiadomość z gratulacjami lub wyróżnienie na następnym spotkaniu ogólnym. Uznanie, gdy pracownik dobrze sobie radzi, zwiększa jego wydajność i poczucie własnej wartości. 

Sprawia, że czują się zauważeni i doceniani, co czyni miejsce pracy zdrowym i przyjemnym. Pozytywne informacje zwrotne zwiększają również satysfakcję z pracy i zmniejszają rotację pracowników.

Autonomia pracowników

 Autonomia pracowników jest niezbędna dla poprawy wydajności. Nikt nie chce szefa, który nieustannie nim zarządza. Ponadto badania pokazują, że niezależność w miejscu pracy zwiększa satysfakcję z pracy i zachęca do kreatywności.

Możesz zachęcać pracowników do autonomii, dając im przestrzeń do odkrywania nowych pomysłów. Na przykład, zachęcaj do otwartych forów podczas spotkań, gdzie wszyscy członkowie mogą wnieść swój wkład.

Zachęcanie do współpracy

"W pojedynkę możemy zrobić tak niewiele; razem możemy zrobić tak wiele". Helen Keller.

Współpraca jest niezbędna w każdym miejscu pracy. Pracownicy pracujący w zespole szybciej realizują projekty. Są również w stanie szybciej rozwiązywać problemy niż osoby pracujące indywidualnie.

Zaplanuj częste przerwy

Badania dowiodły, że częste krótkie przerwy w godzinach pracy zwiększają produktywność i motywację pracowników. Ponadto, przerwy te zmniejszają zmęczenie i wypalenie, czynniki, które negatywnie wpływają na wydajność.

Przerywają one również monotonię pracy, dając pracownikom czas na dekompresję. W ten sam sposób częste przerwy zwiększają kreatywność pracowników.

➡️ Ostatnie słowa

Karta wyników pracownika jest idealna do poprawy wydajności w miejscu pracy. Jest to wieloaspektowe narzędzie, które nie tylko zwiększa produktywność, ale także zachęca do samorozwoju.

Stworzenie karty wyników KPI nie musi być trudne:

1. Umów się na wywiady, aby dowiedzieć się, co należy uwzględnić.
2. Sporządź listę celów strategicznych i wskaźników, które chcesz osiągnąć. Uwzględnij wydajność, rozwój i wartości.
3. Karta wyników może mieć różne formaty, w tym PDF i Excel. Trzymaj się jednak jednego.
   

Będziesz także potrzebował planu działania do śledzenia celów. Wreszcie, często oceniaj swoje postępy, aby upewnić się, że pozostajesz na dobrej drodze. Zalecam skonfigurowanie kart wyników w miejscu pracy już dziś, aby poprawić wydajność.

Najczęściej zadawane pytania

Jaka jest różnica między kartami wyników a pulpitami nawigacyjnymi?

Pulpit nawigacyjny to zbiór informacji wizualnych, takich jak wykresy i diagramy używane do śledzenia wydajności firmy. Zapewnia szybkie i dokładne wyniki działań operacyjnych organizacji.

Z drugiej strony, karty wyników są narzędziami zaprojektowanymi do zarządzania wydajnością organizacji w odniesieniu do jej celów. Służą one do śledzenia wskaźników KPI i są okresowo aktualizowane, zazwyczaj raz w miesiącu.