Jak stworzyć formularz oceny wyników, którego pracownicy nie znienawidzą?

Czy Twoi pracownicy wzdrygają się na myśl o ocenach wydajności?

Czas to zmienić. 

Jako profesjonalista w dziedzinie People Ops możesz stworzyć formularz oceny wydajności, który zainspiruje pracowników. 

W tym artykule przedstawimy narzędzia i wskazówki potrzebne do stworzenia formularza oceny wydajności, na który pracownicy będą czekać z niecierpliwością. 

Pokażemy, że strategicznie zaprojektowany formularz oceny może zwiększyć zaangażowanie pracowników, poprawić wyniki i wspierać rozwój kariery.

Wyobraź sobie, że Twoi pracownicy z niecierpliwością czekają na kolejną ocenę wyników! 

Ponadto podzielimy się naszymi najlepszymi wskazówkami dotyczącymi wypełniania formularza wyceny. 

Czym jest formularz oceny wydajności?

Formularz oceny wydajności to dokument służący do pomiaru wydajności pracownika w określonym okresie. Ocenia przeszłość, aby przewidzieć przyszłość. 

I to jest kluczowe - formularz oceny wydajności jest skuteczny tylko wtedy, gdy wykorzystasz informacje do wprowadzenia zmian. 

W formularzu oceny wyników menedżerowie śledzą również mocne i słabe strony każdego pracownika. 

Ponadto dane zebrane za pośrednictwem formularza oceny mogą pomóc w nakreśleniu obrazu kompetencji w zespole i tego, jak współpracownicy się uzupełniają.

Wskazówki i najlepsze praktyki dotyczące tworzenia skutecznych formularzy oceny wydajności

#1: Jeśli dołączasz pytania oceniające, opisz każdą ocenę. 

Należy upewnić się, że zarówno menedżerowie, jak i pracownicy rozumieją, co oznacza pojęcie "spełnia oczekiwania". 

Wskazówka: W Zavvy zalecamy korzystanie ze skali Likerta z pięcioma opcjami odpowiedzi. 

#2 : Dołącz pytania otwarte, aby zebrać spostrzeżenia jakościowe i komentarze pracowników. 

Wskazówka: Sugerujemy równowagę między pytaniami zamkniętymi, które są łatwiejsze do określenia ilościowego i porównania, a pytaniami otwartymi, które pozwalają respondentom na bardziej szczegółowe odpowiedzi. 

#3: Consider what style of performance review is more appropriate. 

Powinieneś wziąć pod uwagę swoich pracowników i kulturę korporacyjną. 

Możesz przeprowadzić ocenę opartą na mocnych stronach, koncentrując się na mocnych stronach i kompetencjach pracowników. 

Badania pokazują, że takie pozytywne podejście może motywować pracowników. 

Myliłbyś się sądząc, że ocena oparta na mocnych stronach nie pozwala uniknąć konstruktywnej krytyki. Zamiast tego, krytyka powinna dotyczyć obszarów rozwoju, a nie słabości czy błędów.

Tradycyjne oceny roczne obejmują głównie przeszłe wyniki i często opierają się na rankingach. 

Oceny oparte na kompetencjach są podobne do ocen opartych na mocnych stronach, ale koncentrują się na kompetencjach. Kompetencje to połączenie mocnych stron, nawyków, wiedzy i postaw, które prowadzą do określonych zachowań.

Ocena wyników 360 odnosi się do systemu oceny, w którym pracownicy oceniają siebie nawzajem, siebie i swoich menedżerów. Tradycyjna informacja zwrotna w dół (menedżer-pracownik) jest również obecna. 

# 4: Dodaj rubrykę dla osiągnięć pracowników.

Zastrzyk motywacji nigdy nikomu nie zaszkodzi 😉

#5: Dołącz odpowiedni kontekst do recenzji. 

Oto kilka przykładów, które warto rozważyć: 

• ulepszeń od ostatniego przeglądu;
• konkretne cele;
• KPI;
• projekty strategiczne.

#6: Zastanów się, co pracownik chciałby poprawić.

Dołącz pytania otwarte z miejscem na komentarze. 

Wskazówka : W połączeniu z pytaniami dotyczącymi doskonalenia, poproś osobę ocenianą o podanie konkretnych przykładów tego, w jaki sposób może się ona poprawić.

#7 : Uwzględnienie osobistych i zawodowych celów pracownika.

Dowiedz się, jak pomóc pracownikom w wyznaczaniu celów rozwoju zawodowego. Odkryj wiele najlepszych praktyk i przykładów. 

Wskazówka: Twórz świadomość tego, w jaki sposób ich cele przyczyniają się do rozwoju firmy. 

#8: Nakreślenie obszarów wymagających poprawy. 

Wskazówka: Jeśli wybierzesz szablon formularza oceny wydajności oparty na mocnych stronach lub kompetencjach, obszary do poprawy zostaną określone inaczej niż w przypadku tradycyjnej oceny. 

Możesz to zrobić, pytając, na jakim obszarze pracownik musi się najbardziej skupić, aby osiągnąć swoje cele.

#9: Rozważ dodanie kompetencji specyficznych dla danej roli. 

W razie potrzeby dla jasności podaj odnośniki do ram kariery i opisów stanowisk.

Przykładowy formularz rocznej oceny wydajności

Imię i nazwisko pracownika:

Rola:

Dział:

Imię i nazwisko kierownika:

Okres przeglądu:

Data oceny wyników:

[Pytania zamknięte] - Skala: Zdecydowanie się zgadzam do Zdecydowanie się nie zgadzam (Pięć opcji)

Wykazuje motywację w pracy 

Regularne dotrzymywanie terminów

Komunikuje się werbalnie w jasny sposób

Jasno komunikuje się na piśmie

Działa niezależnie

Podejmuje inicjatywę

Szybko rozwiązuje problemy

Dobrze współpracuje

Jest produktywny

Jest kreatywny

Jest innowacyjny i myśli przyszłościowo

Pokazuje uczciwość 

Pokazuje uczciwość 

Pasuje do grupy pod względem społecznym

Dobrze zarządza relacjami z klientami

Pokazuje umiejętności techniczne 

Jest niezawodny

Jest punktualny

[Pytania otwarte]

Rozwiązywanie problemów 

• Czy ten pracownik szuka pomocy w przypadku problemów? Proszę o wyjaśnienie.
• Czy ten pracownik jest w stanie pracować samodzielnie z minimalnym kierownictwem? Podaj przykład.
• Jak ten pracownik rozwiązuje problemy pod presją?

Komunikacja

• Jak dobrze ta osoba komunikuje się z klientami i osobami trzecimi? 
• Czy podczas prowadzenia prezentacji lub dyskusji grupowych ten pracownik regularnie sprawdza, czy wszyscy nadążają?
• Jak dobrze ta osoba jest w stanie wyjaśnić złożone lub techniczne informacje?

Dostosowanie celów

• W jaki sposób pracownik wykazuje świadomość celów organizacji? 
• Czy wykazują ciekawość i zainteresowanie celami organizacji? Podaj przykłady.
• Podaj przykład sytuacji, w której pracownik wykazał się motywacją do osiągnięcia celów zespołu/projektu.

Podejmowanie decyzji

• Jak oceniasz zdolność tej osoby do podejmowania decyzji pod presją?
• Czy pracownik bierze pod uwagę opinie innych przed podjęciem decyzji?
• Czy są świadomi krótko- i długoterminowych skutków swoich decyzji?

Umiejętności interpersonalne

• Czy ten pracownik używa aktywnego słuchania? 
• Jak ta osoba przyjmuje konstruktywną krytykę?
• Czy okazują szacunek dla kolegów o odmiennych poglądach?

Najważniejsze osiągnięcie: 

Cele zawodowe:

Jaka jest jedna kluczowa rzecz, na której pracownik powinien się skupić, aby osiągnąć swoje cele?

Działania podjęte od czasu poprzedniego przeglądu:

Uwagi pracownika:

Prosty formularz oceny pracownika

Imię i nazwisko pracownika:

Rola:

Dział:

Imię i nazwisko kierownika:

Okres przeglądu:

Data oceny wyników:

[Pytania zamknięte] - Skala: Zdecydowanie się zgadzam do Zdecydowanie się nie zgadzam (Pięć opcji)

[Cel 1]: [ocena]

[Cel 2]: [ocena]

[Cel 3]: [ocena]

[Cel 4]: [ocena]

[Cel 5]: [ocena]

Osiągnięcia:

Obszary wymagające poprawy:

Działania podjęte od czasu poprzedniego przeglądu:

Trzy najważniejsze cele na nadchodzący okres oceny:

Uwagi pracownika:

Formularz oceny wyników dla kierownictwa wyższego szczebla

Nazwa menedżera:

Rola:

Dział:

Imię i nazwisko przełożonego:

Okres przeglądu:

Data oceny wyników:

‍

1. Nie spełnia oczekiwań: Nie spełnia większości głównych oczekiwań związanych ze stanowiskiem, pozostawiając znaczne pole do poprawy.

2. Spełnia niektóre oczekiwania: Spełnia niektóre oczekiwania, ale nie wszystkie, pozostawiając miejsce na poprawę. 

3. Spełnia oczekiwania: Spełnia oczekiwania bez znaczących wyjątków.

4. Spełnia wszystkie, przekracza niektóre: Spełnia wszystkie i przekracza niektóre oczekiwania, co stanowi ponadprzeciętną wydajność.

5. Przekracza oczekiwania: Przekracza standardowe oczekiwania dla swojej pracy i wykazał się wyjątkową wydajnością w kilku kluczowych obszarach.

Ogólne

• Menedżer zachowuje profesjonalne podejście do swojej pracy i współpracowników. 
• Menedżer szanuje prywatne lub wrażliwe informacje. 
• Menedżer przedkłada potrzeby organizacyjne nad własne.
• Menedżer przyjmuje na siebie odpowiedzialność.
• Menedżer bierze odpowiedzialność za swoje wyniki.
• Kierownik nawiązuje i utrzymuje efektywne relacje robocze z innymi działami i pracownikami.
• Menedżer efektywnie zarządza czasem, aby osiągnąć swoje cele. 
• Kierownik terminowo przeprowadza oceny wydajności pracowników.

Umiejętności techniczne

• Menedżer wykazuje się wiedzą specjalistyczną w zakresie umiejętności i kompetencji potrzebnych do pełnienia swojej roli.
• Menedżer opanował odpowiednie oprogramowanie i narzędzia.
• Menedżer wykazuje pozytywne nastawienie do zmian w technologii/systemach.

Różnorodność i integracja

• Menedżer promuje wartość różnorodności wśród wszystkich pracowników.
• Menedżer podejmuje inicjatywę organizowania szkoleń z zakresu różnorodności, równości i integracji.
• Menedżer podejmuje działania mające na celu zwiększenie różnorodności w miejscu pracy i zakwestionowanie przestarzałych tradycyjnych praktyk. 
• Menedżer zastanawia się nad swoimi uprzedzeniami i zachowaniami, aby uniknąć stereotypowych działań lub reakcji.
• Menedżer jest wzorem do naśladowania w zakresie zachowań integracyjnych.

Inspirujące zaangażowanie

• Menedżer podejmuje działania, decyzje i priorytetyzuje wysiłki zespołu, aby odzwierciedlić wizję i wartości organizacji.
• Menedżer opracowuje inspirujące i wymagające cele, które zachęcają pracowników do osiągania lepszych wyników.
• Menedżer kultywuje kulturę otwartości, innowacji i zmian. 

Uczciwe przywództwo

• Menedżer może podejmować trudne decyzje, jeśli są one słuszne.
• Menedżer wykazuje się otwartością i przejrzystością oraz natychmiast rozwiązuje konflikty, aby utrzymać dobrą atmosferę.
• Menedżer buduje zaufanie poprzez autentyczne odnoszenie się do innych i umożliwianie im wykonywania ich pracy.

Budowanie relacji

• Menedżer rozwija i pielęgnuje silne relacje robocze z innymi, aby osiągać cele.
• Menedżer inicjuje okazje i wydarzenia służące budowaniu relacji.
• Menedżer wykazuje się samoświadomością i świadomością relacji w zespole.
• Menedżer podejmuje niezbędne działania w celu poprawy relacji w zespole. 

Działania związane z nauką i rozwojem:

Działania związane z nauką i rozwojem na następny okres:

Obszary poprawy w stosunku do poprzedniego okresu:

Uwagi nadzorcy:

Przykładowy formularz oceny wyników dla kierownika działu HR ( formularz ocenyoparty na cechach )

Poniżej znajduje się przykład formularza oceny opartego na cechach, stosowanego dla kierownika działu HR. 

Oprócz ogólnych pytań z rocznych lub prostych formularzy, warto rozważyć dodanie następujących pytań dostosowanych do danej roli:

[Pytania zamknięte] - Skala: Zdecydowanie się zgadzam do Zdecydowanie się nie zgadzam (Pięć opcji)

• Osoba ta jest etyczna i dyskretna w podejściu do wyzwań związanych z zasobami ludzkimi.
• Ten dyrektor HR pokazuje, że ceni kluczowy kapitał każdej organizacji: jej ludzi.
• Pasja tego menedżera do HR i ludzi przejawia się w jego pracy.
• Osoba ta umożliwia i zwiększa nasze możliwości w zakresie zasobów ludzkich.
• Budują zaufanie i zwiększają wiarygodność działu zasobów ludzkich.
• Pracownik ten wykazuje doskonałą zdolność do coachingu i zachęcania pracowników do osiągania lepszych wyników.
• Ten dyrektor HR jest kompetentny w znalezieniu odpowiedniego kandydata na określone stanowisko.
• Osoba ta wykazuje pasję do rozwijania zawodu HR.
• Dobrze radzą sobie z koordynacją i komunikacją między kandydatami a menedżerami.
• Kierownik ten jest wykwalifikowany w prowadzeniu rozmów kwalifikacyjnych, które dokładnie reprezentują organizację.
• Ten dyrektor HR zawsze dba o dobre samopoczucie pracowników.
• Osoba ta dostrzega to, co najlepsze w każdym pracowniku i zachęca go do doskonalenia się w swoich rolach.

✍️ Co należy wpisać w formularzu oceny?

Masz już składniki na idealne pytania. 

Ale to tylko połowa równania. Druga, równie ważna część: jak znaleźć najlepsze odpowiedzi? 

Prawidłowo przekazana informacja zwrotna pomaga zwiększyć wydajność pracowników, podkreśla obszary poprawy bez zniechęcania i motywuje osoby osiągające wysokie wyniki. 

Zachowaj obiektywizm

Nie pozwól, aby osobiste preferencje lub konflikty z przeszłości wpłynęły na Twoją opinię. 

Przekazywanie jasnych i zwięzłych informacji zwrotnych

Formularze oceny to doskonała okazja, aby pochwalić się swoimi umiejętnościami komunikacji pisemnej, dzieląc się sednem swojej wiadomości bez zbędnego nadęcia.

W razie potrzeby poproś o więcej szczegółów

Załóżmy, że nie jesteś pewien czegoś związanego z pracownikiem. W takim przypadku lepiej jest zapytać lub szczerze powiedzieć, że się czegoś nie wie, niż zakładać i udzielać niedokładnych informacji zwrotnych.

Poszukaj informacji

Przeczytaj, co zostało omówione podczas ostatniego spotkania 1 na 1 z pracownikiem.

Bądź szczery - ale zachęcający

Jeśli to możliwe, przedstawiaj niedociągnięcia jako możliwości rozwoju.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat, zapoznaj się z naszym przewodnikiem po najlepszych praktykach dotyczących oceny wyników.

➡️ Rozwijaj potencjał i wydajność swoich pracowników dzięki Zavvy

Tworzenie formularzy ocen pracowniczych i śledzenie postępów każdego pracownika może być nie lada zadaniem. Zwłaszcza, gdy firma szybko się rozwija. 

Personalizacja formularzy dla każdego pracownika i utrzymanie porządku może być trudne. 

Istnieje jednak sposób na ułatwienie tego procesu. 

Możesz ulepszyć i usprawnić swój system zarządzania wydajnością i zapewnić satysfakcjonujące doświadczenia dzięki oprogramowaniu do oceny wydajności Zavvy:

• Nasze gotowe do użycia szablony sprawiają, że rozpoczęcie pracy jest niezwykle łatwe. 
• Nasi naukowcy będą wspierać Cię sprawdzonymi najlepszymi praktykami pochodzącymi z badań akademickich i odnoszących sukcesy firm.
• Dzięki naszej automatyzacji informacji zwrotnych możesz automatycznie wykorzystywać dane pracowników do uruchamiania cykli przeglądu. 
• Możesz skorzystać z naszych funkcji szkoleniowych, aby nauczyć swoich pracowników i menedżerów, jak przekazywać konstruktywne i przydatne funkcje. 

Nawiążmy współpracę, aby rozwijać pracowników i przenieść firmę na wyższy poziom - sprawdź nasze demo, aby rozpocząć!

Najczęściej zadawane pytania

Czy pracodawcy powinni otrzymywać formularze oceny?

Tak, powszechną praktyką stosowaną przez pracodawców jest korzystanie z formularzy oceny wydajności w celu oceny pracy swoich pracowników. 

Oceny wyników mogą pomóc pracodawcom ocenić mocne i słabe strony pracowników, wyznaczyć cele na przyszłość, zidentyfikować obszary wymagające szkoleń i rozwoju oraz podzielić się z pracownikami informacjami zwrotnymi. Informacje zwrotne mogą pomóc pracownikom rozwijać się zawodowo i wnosić wkład w organizację.

Pracodawcy muszą jednak wykorzystywać oceny wyników jako część bardziej rozbudowanego, ciągłego procesu zarządzania wynikami. 

Oceny wyników nie powinny być jedynym sposobem, w jaki pracodawcy komunikują się z pracownikami na temat ich wyników. 

Podobnie, formularze te nie powinny być jedyną podstawą do podejmowania ważnych decyzji dotyczących zatrudnienia.

Co powinien zawierać formularz oceny? 

Ogólnie rzecz biorąc, niezbędne jest uwzględnienie pytań oceniających umiejętności twarde i miękkie. 

Zalecamy również zadawanie pytań otwartych i zamkniętych oraz analizowanie dotychczasowych wyników i przyszłych celów.

Jakiego formatu formularza oceny wydajności powinienem użyć? 

1) Formularz 360 opinii

Korzyści: Daje dobrze zaokrąglony i potencjalnie bardziej sprawiedliwy obraz, ponieważ każdy pracownik jest oceniany w różnych wymiarach: wymieniane są informacje zwrotne między pracownikami, w górę i w dół. 

Potencjalne wyzwania: Organizacja oceny 360 może być czasochłonna. Może to być bardziej istotne w większych organizacjach - zwłaszcza jeśli wzajemne oceny są anonimowe.

2) Zarządzanie przez cele (MBO)

 Ten rodzaj informacji zwrotnej ocenia cele związane z wydajnością i rozwojem osobistym. 

Korzyści: MBO zaszczepia zaangażowanie i daje jasność poprzez posiadanie namacalnych celów.

Potencjalne wyzwania: Ponieważ MBO koncentruje się na indywidualnych wynikach, pracownicy mogą odczuwać presję osiągania celów. Cele mogą stać się ważniejsze niż zdrowa kultura miejsca pracy.

3) Ocena narracji/eseju

Rodzaj oceny dla wysoce indywidualnych lub kreatywnych ról, w których cele ilościowe nie są tak istotne. Jest to ocena typu freestyle. 

Korzyści: Uczestnicy mogą wyrzucić z siebie wszystko i swobodnie dzielić się opiniami bez ograniczeń w postaci pytań.

Potencjalne wyzwania: Informacje zwrotne mogą być skomplikowane, stronnicze i trudne do oceny.