Wszystko, co musisz wiedzieć o cyfrowym wdrażaniu pracowników

W świecie biznesu post-COVID cyfrowy onboarding pracowników stał się decydującym doświadczeniem w procesie zatrudniania nowych pracowników.

Jednak podobnie jak w przypadku samych cyfrowych środowisk pracy, cyfrowy proces wdrażania pracowników nie jest pozbawiony przeszkód:

• Nawiązywanie autentycznych relacji międzyludzkich na odległość jest trudne, co czyni je jeszcze bardziej istotnymi.
• Co więcej, badania wykazują silną korelację między produktywnością a zdrowiem psychicznym - dwomanajważniejszymi obawami globalnej siły roboczej podczas pandemii.

Współpraca nad zadaniem, wymiana ukrytej wiedzy i nawiązywanie relacji międzyludzkich.

Wszystkie te rzeczy, które mogą wpłynąć lub zepsuć doświadczenie onboardingu, są znacznie trudniejsze w ustawieniach czysto cyfrowych.

Jak więc zrównoważyć doświadczenie onboardingu i pracy zdalnej?

Ale czym dokładnie jest cyfrowy onboarding?

Zasadniczo jest to podróż wprowadzająca, którą przechodzą nowi pracownicy, aby zapoznać się z firmą - ale odbywa się ona za pośrednictwem kanałów cyfrowych . Im bardziej ugruntowana jest pozycja pracy zdalnej w firmie, tym bardziej opiera się ona na procesach cyfrowych.

Podobnie jak w przypadku standardowego onboardingu, nowi pracownicy dowiadują się o procesach istotnych zarówno dla ich działu, jak i całej firmy. Zazwyczaj otrzymują również mentora lub "kumpla", który zapewnia wsparcie i odpowiada na wszelkie pytania, jakie mogą mieć podczas całej podróży.

Cyfrowy vs zdalny vs wirtualny onboarding

Nie przedłużajmy: 

Zasadniczo można używać wszystkich 3 terminów jako synonimów.

Cyfrowy onboarding oznacza tworzenie doświadczeń dla nowych pracowników głównie z wykorzystaniem kanałów/narzędzi cyfrowych. Podobnie jak wszystkie inne procesy w biznesie i życiu publicznym, technologie cyfrowe pomagają

1. Automatyzacja żmudnych zadań
2. stały dostęp do informacji
3. Tworzenie spersonalizowanych doświadczeń
4. ...i więcej

Cyfrowy onboarding wykorzystuje nowoczesne technologie, aby szybciej zwiększać produktywność pracowników i tworzyć wyjątkowe doświadczenia od pierwszego dnia pracy.

Zdalny (lub hybrydowy) onboarding ma inne oblicze: Ludzie coraz częściej przenoszą się do miejsc zdalnych - a to sprawia, że kontakty międzyludzkie i nieformalna wymiana są trudniejsze niż kiedykolwiek. W związku z tym prawidłowy zdalny onboarding wykorzystuje te same technologie w celu przezwyciężenia wyzwań związanych ze zdalnym onboardingiem.

W ostatecznym rozrachunku chodzi o to samo, tylko z wyraźniejszym celem.

Wirtualnego onboardingu będziemy używać całkowicie synonimicznie do poprzedniego.

Wyzwania związane z cyfrowym onboardingiem

Praca w domu: Miecz obosieczny

To, co sprawia, że model pracy z domu (WFH) jest tak skuteczny (tj. zwiększona autonomia, elastyczność i przestoje), może być dokładnie tym samym, co negatywnie wpływa na pracowników.

79% pracowników, którzy zgłosili utrzymanie lub zwiększenie produktywności podczas pandemii, było zadowolonych z

• Łączność społeczna w miejscu pracy
• zdrowie psychiczne
• zdrowie fizyczne,
• i dostępność narzędzi w miejscu pracy.

Z kolei tylko 16% pracowników , którzy zgłosili zmniejszoną produktywność, czuło się usatysfakcjonowanych w tych czterech obszarach.

Jak więc w to wszystko wpisuje się cyfrowy onboarding?

Po pierwsze, usprawnione cyfrowe wdrażanie pracowników może znacznie przyczynić się do nadania tonu dobrze połączonemu środowisku pracy zdalnej. Oznacza to skupienie się na pułapkach typowych dla pracy zdalnej: rzadkiej komunikacji, ograniczonej wymianie wiedzy, niechlujnych procesach i izolacji społecznej.

Po drugie, cyfrowy onboarding może zapewnić bardzo potrzebną strukturę i łatwo dostępne centra zasobów dla nowych pracowników. Wszystko to prowadzi do zwiększenia poczucia przynależności i wsparcia, pozytywnie wpływając na produktywność i zdrowie pracowników.

Porozmawiajmy trochę więcej o tworzeniu płynnego cyfrowego wdrażania pracowników.

Korzyści: Jak pomaga prawidłowy cyfrowy onboarding

Markus Schwarz, People Experience Manager w Storyblok, wie, że rozpoczęcie nowej pracy nie jest łatwe. A bycie w pełni zdalnym nie do końca pomaga:

Oczywiście, ludzie będą siedzieć w domu z laptopem, nie spotykając się z nikim osobiście.

Powoduje to, że pracownicy zdalni czują się

• utracony
• izolowany
• nieistotny
• i wykluczone.

"Jeśli tego nie rozwiążesz, po prostu nie będziesz w stanie zatrzymać ludzi na dłużej w pracy zdalnej".
- Markus Schwarz, People Experience Manager w Storyblok

Piękno ustrukturyzowanego cyfrowego onboardingu polega na tym, że pomaga on zarówno nowym pracownikom, jak i obecnym. Prawidłowo przeprowadzony, płynny cyfrowy onboarding pracowników sprawia, że nowi pracownicy czują się poinformowani, połączeni, mile widziani i pewni swojej roli w firmie. Dla samej firmy najważniejsza korzyść jest nie do przecenienia: zmniejszenie kosztów ogólnych i kosztów wdrożenia.

Istnieją jednak inne korzyści płynące z cyfryzacji wdrażania pracowników, takie jak

• zwiększona spójność
• Krótszy czas osiągnięcia produktywności
• większa retencja pracowników
• i możliwość łączenia się z nowymi pracownikami na całym świecie.

W miarę rozwoju świata pracy zdalnej, cyfrowe wdrażanie pracowników jest tutaj na stałe.

Jak wygląda cyfrowy proces wdrażania?

Cyfrowy onboarding nie różni się zbytnio od standardowego onboardingu pod względem treści. Każde cyfrowe doświadczenie onboardingowe powinno zawierać:

• Procesy poprzedzające wejście na pokład
• Przejrzysty i ustrukturyzowany plan wdrożenia
• Odpowiednie zadania zorientowane na działanie
• Systemy koleżeńskie
• Interaktywna nauka
• Wydarzenia wirtualnej kohorty
• Metoda zbierania informacji zwrotnych na każdym etapie podróży.
  

Jednak czas i cel tych komponentów będą decydować o sukcesie cyfrowego wdrażania pracowników.

Jak konkretnie stworzyć cyfrowy proces onboardingu?

Wiedza o tym, co należy uwzględnić w cyfrowym procesie wdrażania pracowników to jedno, ale wiedza o tym, jak go przeprowadzić, jest nieskończenie cenniejsza. W tej sekcji omówimy każdy etap procesu bardziej szczegółowo, abyś mógł stworzyć solidniejszy i prostszy plan gry.

1. Proces wstępny

Preboarding to szansa na wywarcie dobrego pierwszego wrażenia na nowych pracownikach. Choć w pewnym sensie wydaje się to zbędne, solidny proces preboardingu przekłada się na wyższą retencję pracowników.

Firmy z solidnym procesem preboardingu mają o 81% większe szanse na zatrzymanie swoich pracowników po pierwszym roku, jak odkryła Aberdeen Group.

Na tym początkowym etapie nowi pracownicy powinni czuć się mile widziani, bezpieczni i związani z firmą. Przekłada się to na działania takie jak:

• Konfiguracja notebooka
• 📅 Blokowanie kalendarzy na onboarding i inne spotkania szkoleniowe
• Wysyłanie paczek z życzeniami "Witamy w zespole! do nowych pracowników
• Zapętlenie obecnych pracowników w zatrudnianiu nowych pracowników.
  

Koordynowanie tych zadań z wyprzedzeniem może pomóc pozostawić pozytywne wrażenie firmy na nowych pracownikach. Ostatnie zadanie na tej liście może być jednak najważniejsze:

Przejrzysta komunikacja między obecnymi pracownikami usprawni obsługę kandydatów.

 2) Struktura cyfrowego planu wdrażania pracowników

Jasny plan = struktura

Skonstruowanie cyfrowego planu wdrożenia w przystępny, intuicyjny sposób może pomóc wzmocnić zaufanie nowych pracowników do firmy.

W końcu rozpoczęcie nowej pracy w dowolnym miejscu może być przytłaczające.

Upewnij się, że masz jasną strukturę przed rozpoczęciem preboardingu.

Oznacza to zapewnienie nowym pracownikom platformy, która odpowiada na ich krytyczne pytania i wątpliwości oraz zawiera inne istotne informacje, które pracownicy mogą proaktywnie (i szybko!) znaleźć.

Jasne zadania = działanie

W cyfrowym planie wdrażania pracowników należy również uwzględnić elementy działań dla obecnych pracowników i menedżerów.

Zadania zorientowane na działanie mogą być następujące

• Wysyłanie przypomnień do nowych pracowników i menedżerów
• Przypominanie o złożeniu wniosku o identyfikator firmy
• Przedstawianie nowych pracowników ich współpracownikom i zapraszanie ich na spotkania
• i wiele więcej

Postaraj się również rozłożyć te działania na mniejsze etapy.

Zadowolenie pracowników z cyfrowego procesu onboardingu gwałtownie wzrasta, gdy jest on realizowany w mniejszych częściach.

Jasna rola = wydajność

Możesz znacznie szybciej zorientować nowych pracowników, zapewniając jasność ról na początku cyfrowego procesu wdrażania.

Zalecamy dostarczenie nowym pracownikom dokładnego i szczegółowego przewodnika określającego ich obowiązki na danym stanowisku. Pomaga to rozwiać wszelkie wątpliwości związane z tym, co nowi pracownicy mają zrobić dla firmy. Powinien on również zalecać listę działań, które pracownicy mogą podjąć, aby odnieść sukces w tej roli, wraz z oczekiwaniami na pierwsze 30, 60 lub 90 dni.

3. System kumpelski

Cyfrowe wdrażanie pracowników staje się nieskończenie bardziej ludzkie, gdy nowi pracownicy mają obecnego pracownika, który pomaga im wprowadzić się do nowego środowiska pracy.

Znana również jako system kumpelski, ta relacja mentor-podopieczny może pomóc odpowiedzieć na wszelkie pytania związane z kulturą firmy, równowagą między życiem zawodowym a prywatnym oraz rolami w firmie.

System kumpelski również działa. Harvard Business Review odkrył, że kumple pomagali zwiększyć satysfakcję nowo zatrudnionych pracowników o 36% po pierwszych 90 dniach pracy. Co więcej, kumple , którzy spotkali się z przydzielonymi im nowymi pracownikami co najmniej osiem razy w ciągu tych pierwszych 90 dni, pomogli zwiększyć produktywność nowych pracowników o 96%.

Kluczowym wnioskiem jest to, że system buddy działa najlepiej, gdy ma czas na organiczny rozwój relacji mentor-podopieczny. Zachęcaj mentorów do planowania regularnych odpraw, zadawania pytań przewodnich i wysyłania automatycznych przypomnień o szkoleniach do nowych pracowników. Razem te działania tworzą nieocenione poczucie koleżeństwa za pośrednictwem ekranu komputera.

4. Dobra zabawa

Zdrowa dawka zabawy sprawia, że każde cyfrowe wdrożenie pracownika staje się niezapomnianym przeżyciem. Pomiędzy interaktywną nauką a wirtualnymi wydarzeniami kohortowymi po godzinach pracy, istnieje wiele sposobów na ożywienie cyfrowego wdrażania pracowników, zapewniając jednocześnie, że nowi pracownicy otrzymają potrzebną pomoc i informacje.

Spójrzmy prawdzie w oczy: czas skupienia uwagi jest coraz krótszy.

W tym miejscu interaktywne uczenie się może pomóc w ponownym zaangażowaniu nowych pracowników w środowisku zdalnego uczenia się; quizy, ćwiczenia z odgrywaniem ról i dyskusje na żywo mogą przełamać monotonię prezentacji szkoleniowych. Mogą one również zapewnić, że nowi pracownicy prawidłowo przyswoją i zastosują nowe informacje.

Wirtualne sesje kohortowe po godzinach mogą również sprzyjać poczuciu community wśród nowych pracowników - zwłaszcza jeśli są nieformalne. Niezależnie od tego, czy jest to szybka sesja lodołamacza rano przed rozpoczęciem szkolenia, czy piątkowa popołudniowa happy hour, możliwości tworzenia prawdziwych więzi międzyludzkich w środowisku pracy zdalnej są nieograniczone.

Oto 17 sposobów na to, jak sprawić, by wdrażanie nowych pracowników było przyjemnością

5. Uzyskanie informacji zwrotnej

Kluczem do sukcesu jest nie tylko sprawne przeprowadzenie fazy wstępnej, ale także zbieranie informacji zwrotnych od nowych pracowników i menedżerów w trakcie całego procesu cyfrowego wdrażania pracowników.

Nie tylko będziesz w stanie zebrać dane na temat tego, co robisz dobrze, ale uzyskane spostrzeżenia mogą pomóc ci zająć się obszarami, które wymagają poprawy.

Zarządzaj automatycznymi ankietami na początku i na końcu każdej fazy, aby ocenić oczekiwania i doświadczenia wszystkich osób zaangażowanych w proces. Inną sugestią jest zaplanowanie cotygodniowych spotkań z menedżerami i mentorami systemu buddy, aby monitorować postępy nowych pracowników. Bez względu na to, w jaki sposób zdecydujesz się gromadzić te dane, stale zbieraj je przez cały proces cyfrowego wdrażania pracowników.

Lista kontrolna dotycząca cyfryzacji wdrażania pracowników

Więc zdecydowałeś się zrobić krok naprzód i zdigitalizować proces wdrażania pracowników. Co dalej?

Podsumuj swój obecny proces wdrażania pracowników i zobacz, co możesz zintegrować z wersją cyfrową. Jeśli masz trudności z wyobrażeniem sobie wszystkiego, co musisz uwzględnić, skorzystaj z naszej podręcznej listy kontrolnej wdrażania pracowników, aby lepiej zrozumieć, które zadania można zdigitalizować.

Pamiętaj, że przez "cyfryzację" niekoniecznie rozumiemy "automatyzację". Podczas gdy niektóre zadania w cyfrowym procesie wdrażania pracowników mogą być zautomatyzowane - przypomnienia, planowanie i ankiety zwrotne - prawdziwi ludzie powinni wykonywać więcej zadań opartych na współpracy.

Pełna lista kontrolna znajduje się tutaj:

Automatyzując określone zadania, zyskasz również więcej czasu i energii psychicznej, które będziesz mógł poświęcić osobom, które mają w tym wszystkim największe znaczenie: nowym pracownikom.

Studium przypadku: Skalowanie onboardingu podczas wzrostu z 33 do 140 pracowników

W firmie w pełni zdalnej onboarding jest jednym z głównych wyzwań dla zespołów ludzkich.

Zespół People Experience na stronie Storyblok poradził sobie z tym wyzwaniem w czasach, gdy efektywne wdrażanie miało kluczowe znaczenie.

Kluczowe fakty

• ⭐️ Średnia ocena 9/10 od nowych użytkowników
• ⏱ ... oszczędzając przy tym ponad 68 godzin (>2.448 €) powtarzalnej pracy każdego miesiąca.
• 💻 Ogólnie spójne i angażujące doświadczenie zdalnego wdrażania.

Dokonali tego poprzez digitalizację

1. Wstępne wejście na pokład
2. Zagospodarowanie terenu przedsiębiorstwa
3. Onboarding związany z rolą

Szczegółowy opis tego, jak to zrobili, można znaleźć tutaj:

➡️ Storyblok oszczędza ponad 15 godzin tygodniowo, jednocześnie przenosząc zdalne wdrażanie na wyższy poziom.

➡️ Cyfrowe oprogramowanie do wdrażania pracowników: Wszystko, czego potrzebujesz, aby odnieść sukces

Dobrą wiadomością jest to, że istnieje cyfrowe oprogramowanie onboardingowe, które pomoże ci w tym wszystkim. Jednak jeszcze lepszą wiadomością jest to, że oferujemy to oprogramowanie w Zavvy. Oprogramowanie do wdrażania pracowników Zavvy ułatwia życie, zapewniając pomoc na każdym etapie cyfrowego wdrażania pracowników. Dzięki naszemu oprogramowaniu do cyfrowego wdrażania możesz:

• 🎉 Podekscytowanie przed dniem 1 poprzez wstępne wejście na pokład z przewodnikiem
• Stwórz ustrukturyzowaną cyfrową podróż onboardingową dla nowych pracowników.
• ⚙️ Automatyzacja określonych zadań w celu usprawnienia obsługi
• Zbieranie informacji zwrotnych, śledzenie postępów i sprawdzanie, czy osiągasz swoje cele.
• Integracja platform komunikacyjnych dla pracowników, takich jak Slack i Microsoft Teams.
• Wspieranie autentycznych i organicznych relacji międzyludzkich

W Zavvy rozumiemy wartość, jaką płynne cyfrowe wdrażanie może stworzyć dla nowych pracowników. Dlatego też jesteśmy zaangażowani w pomaganie firmom w rozwijaniu ich cyfrowych podróży onboardingowych za pomocą naszego oprogramowania. Wspierając Cię, możesz wzmocnić swoich nowych pracowników i kultywować zdalną siłę roboczą, która sprawia, że wszyscy czują się połączeni, mile widziani i podekscytowani przychodzeniem do pracy każdego dnia.

➡️ Ciekawi Cię, jak to działa? Dowiedz się więcej o naszym oprogramowaniu onboardingowym tutaj!