Er is altijd ruimte voor verbetering, vooral als het gaat om het inwerken van werknemers.
In een bedrijfsomgeving waar een hoog verloop steeds gebruikelijker wordt, is het aan organisaties om de manier waarop ze elkaar ontmoeten, samenwerken en professionele ontwikkeling cultiveren te herzien.
Denkers in de bedrijfswereld zijn het er ook mee eens.
Vraag het gewoon Chatelle Lynch, Senior Vice President en Chief People Officer van McAfee:
"Uw bedrijf is voortdurend in ontwikkeling en dat geldt ook voor de inwerkperiode van nieuwe medewerkers. Herzie uw operationele praktijken om ervoor te zorgen dat er stappen worden genomen voor het tijdig vernieuwen van materiaal. Je beste beentje voorzetten is cruciaal om verwachtingen te scheppen voor de nieuwe medewerker."
Maar als je geen ideeën hebt voor het inwerken van nieuwe werknemers, vrees dan niet: je bent hier aan het juiste adres voor hulp.
Ontdek 29 bewezen methodes die je onboarding-ervaring zullen verbeteren. Lees verder voor meer informatie over onze favoriete tips en suggesties.
Er zijn veel voordelen verbonden aan het inwerken van werknemers, waardoor het des te belangrijker is om het goed te doen.
Je wilt immers niet dat alle investeringen in je wervingsproces voor niets zijn geweest.
Bovendien kan elke werknemer (zowel nieuwe als ervaren) profiteren van een solide inwerkproces.
Maar als je nog steeds niet overtuigd bent, laat dan deze cijfers spreken:
Er is veel te zeggen voor een duidelijk, gestructureerd en responsief inwerkprogramma.
Maar wat zijn enkele gemeenschappelijke kenmerken van elk inwerkprogramma?
De inwerkervaring van elk bedrijf zal er een beetje anders uitzien, maar er zijn zes fundamentele kenmerken die elk bedrijf zou moeten hebben.
De beste inwerkprogramma's bevorderen de sociale banden tussen nieuwe werknemers en huidige werknemers.
Tip: Kies voor een ervaringsgericht onboardingproces dat niet alleen gericht is op het proces. Zo worden de interacties tussen werknemers boeiender, zinvoller en gedenkwaardiger.
Het belangrijkste doel van onboarding is dat nieuwe werknemers alles leren wat ze nodig hebben om te slagen in hun nieuwe rol.
Er valt veel te leren als je aan een nieuwe baan begint:
Een goed inwerkprogramma helpt nieuwe werknemers ook om hun professionele doelen op lange termijn te bedenken en te ontwikkelen. Je moet verder gaan dan de technische vaardigheden die ze nodig hebben om te slagen in hun nieuwe rol.
Elk succesvol inwerkprogramma omvat cruciale administratieve en trainingsprocessen die een duidelijk gevoel van structuur geven.
Maar een procesmatige aanpak is tegenwoordig iets om te vermijden bij onboarding.
Het overladen van de programma's van nieuwe medewerkers met onhandige processen kan overweldigend en eentonig aanvoelen.
Tip: Zorg ervoor dat onboarding intuïtief en toegankelijk is voor nieuwe werknemers.
Elk goed inwerkprogramma gaat gepaard met doelstellingen en verwachtingen voor nieuwe werknemers.
Een manier om het succes van je inwerkprogramma te meten is het bijhouden van de prestaties van alle betrokken werknemers, inclusief nieuwe werknemers en huidige werknemers.
Inspiratie nodig om de juiste werknemersdoelen testellen? Bekijk 35 rolgebaseerde voorbeelden van SMART-doelen voor werknemers.
Tip: Voer routinematige check-ins uit om de voortgang van je nieuwe werknemers tijdens het hele traject bij te houden.
Een even belangrijk doel bij onboarding is het introduceren van de waarden en missie van de organisatie bij nieuwe werknemers. Je wilt dat nieuwe medewerkers zich welkom en op hun gemak voelen in hun nieuwe rol en in de organisatie.
Tip: Kun je de waarden van je bedrijf vertellen en het team introduceren als een verhaal in een leuke reeks inwerkvideo's?
Annie's, een biologisch voedingsbedrijf, heeft een van de beste missievideo's, waarin het verhaal van het merk wordt verteld en tegelijkertijd de gezichten achter het werk worden getoond. Je wordt meteen meegezogen in Annie's wereld en je wilt weten hoe je er deel van uit kunt maken.
Een effectieve onboardingstrategie omvat het verzamelen van feedback in elke fase van het traject.
Deze feedback is van cruciaal belang om te weten wat werkt, wat niet werkt en hoe uitdagingen die werknemers tijdens het proces tegenkomen, kunnen worden aangepakt.
Tip: Overweeg om tegen het einde van het inwerkproces extra beoordelaars toe te voegen, met name collega's. Uw nieuwe medewerker leert dan hoe uw systeem werkt en krijgt waardevolle inzichten van zijn collega's. Uw nieuwe medewerker zal leren hoe uw 360-beoordelingssysteem werkt terwijl hij waardevolle inzichten krijgt van zijn collega's.
Als onboarding goed wordt uitgevoerd, is het een continu, evoluerend proces. In de praktijk betekent dit dat onboarding al voor de eerste dag begint en nog lang na de proefperiode doorgaat.
Maar om het proces succesvol uit te voeren, moet je onboardingstrategie worden onderverdeeld in vijf afzonderlijke fasen, elk met specifieke taken, doelstellingen en best practices.
Aangezien een derde van de werknemers binnen de eerste maand beslist of ze bij een bedrijf blijven, is het van cruciaal belang om snel van start te gaan. Door het werk voor uw inwerkproces vooraf te doen, zorgt u ervoor dat uw nieuwe medewerkers een soepele, samenhangende reis doorlopen. Dat betekent echter wel dat je op voorhand al veel administratieve taken moet uitvoeren. Enkele van de taken waarmee je tijdens het inwerken te maken krijgt, zijn onder andere:
Door deze administratieve taken voor de eerste dag af te handelen, kun je meer doen en dieper gaan in de latere fasen van je inwerktraject. Het kan ook helpen om de zenuwen en angsten van nieuwe werknemers op de eerste dag te verlichten.
Preboarding is echter een vaak over het hoofd gezien onderdeel van de onboarding-puzzel, hoewel het opnemen ervan in je strategie kan helpen om een geweldige eerste indruk achter te laten. Voor de meeste organisaties is het een mix van papierwerk en een korte oriëntatie op de bedrijfscultuur.
Het mooie van preboarding is dat je je strategie kunt afstemmen op de waarden en missie van je bedrijf.
Hier zijn enkele tips om je preboardingstrategie een boost te geven.
Of het nu gaat om een bedrijfsverzorgingspakket boordevol spullen of een informele Zoom-bijeenkomst voor de eerste dag, er zijn tal van innovatieve manieren om je nieuwe medewerkers te verwelkomen.
Het marketingvideoplatform Wistia is een uitstekend voorbeeld van een organisatie die dit goed doet. Huidige werknemers sturen hun toekomstige collega's introductievideo's op maat. Deze video's zijn bedoeld om de eentonigheid te doorbreken die ontstaat door herhaalde gesprekken tijdens de eerste weken van het inwerken.
Maar zelfs als je werknemers een beetje cameraschuw zijn, kun je andere manieren vinden om je welkomstpakketten te personaliseren. Het belangrijkste is om rekening te houden met kleine details die nieuwe werknemers duidelijk maken dat je hen veel meer waardeert dan wat ze voor het bedrijf kunnen doen.
De combinatie van een aangepaste introvideo of een zorgpakket met routinewerkupdates en herinneringen zorgt voor een degelijke preboarding. Deze herinneringen bevatten meestal informatie en schema's voor de eerste week en een mogelijkheid voor vragen, opmerkingen en zorgen voordat je begint.
Vraag je je af wanneer je deze regelmatige herinneringen moet versturen?
We raden aan om één tot twee weken voor de startdatum te beginnen.
Tip: Vergeet niet om ten minste drie dagen voor de startdatum aanvullende informatie te sturen.
Als je zoveel mogelijk papierwerk vóór de eerste dag hebt afgehandeld, komt er veel tijd en ruimte vrij voor de rest van het programma. Tussen belastingformulieren, formulieren voor directe storting en ander belangrijk papierwerk, is er veel inwerkdocumentatie die ingevuld en ingediend moet worden.
Het is essentieel om nieuwe medewerkers op de hoogte te houden van alles wat ze op hun eerste werkdag nodig hebben. Het is net zo belangrijk om huidige werknemers te laten weten dat ze binnenkort nieuwe collega's krijgen.
Zorg er bovendien voor dat de belanghebbenden van het bedrijf ook op de hoogte zijn van de laatste aanwervingsrondes.
Effectieve onderlinge communicatie vóór de eerste dag zorgt voor een soepeler en sterker onboardingtraject.
Tip: Een geautomatiseerde onboarding-workflow bevat specifieke stappen voor nieuwe werknemers en andere onboarding-betrokkenen.
Het doel van week één is om een geweldige eerste indruk te maken en ervoor te zorgen dat nieuwe werknemers zich welkom voelen.
Je kunt voortbouwen op je inwerkstrategie met een dynamische eerste week vol activiteiten.
Het goede nieuws is dat je je nieuwe werknemers op veel leuke en verfrissende manieren kunt verwelkomen.
Wat is een betere manier om van start te gaan dan de eerste dag te vullen met leuke activiteiten en gelegenheden om met elkaar in contact te komen? Aangezien een van de belangrijkste doelen van de eerste week het opbouwen van een goede verstandhouding is, wil je nieuwe werknemers vanaf het begin betrekken.
Onboarding is niet alleen maar leuk en aardig, of wel?
Er is veel te zeggen voor gamification in training. En daar is een goede reden voor: het houdt werknemers betrokken, versnelt het leerproces en stimuleert interactie.
Voor het gamificeren van je onboarding heb je een paar opties.
De inwerksoftware van Zavvy bevat bijvoorbeeld geautomatiseerde herinneringen en berichten om mijlpalen te vieren, die een emotionele band creëren tussen de nieuwe medewerker en het trainingsresultaat.
Een andere optie is om prestaties te stimuleren door badges toe te kennen aan nieuwe werknemers die hun taken snel of nauwkeurig uitvoeren.
BazaarVoice neemt speurtochten op in het inwerkproces. Deze speurtochten omvatten taken zoals introgesprekken met huidige werknemers, het volgen van gesprekken met klanten en het beantwoorden van triviavragen over het bedrijf. Dit zijn activiteiten die werknemers zullen uitvoeren als onderdeel van hun dagelijkse routines.
Tip: Houd er wel rekening mee dat alle werknemers verliefd zullen worden op een gamified onboarding-ervaring. Nieuwe werknemers alternatieven bieden die toch dezelfde essentiële informatie geven, is een geweldige manier om je inwerkstrategie meer inclusief te maken.
Buddysystemen behoren tot de meest waardevolle toevoegingen aan een effectieve inwerkstrategie.
Je kunt niet alleen kosten besparen door gebruik te maken van huidig bedrijfstalent, maar je kunt er ook voor zorgen dat nieuwe werknemers zich meer welkom voelen.
Buddy's en mentoren kunnen de vragen en problemen van uw nieuwe medewerkers tijdens en na de inwerkperiode behandelen.
Buddyrollen zijn echter anders dan bedrijfsmentoren. Terwijl de meeste werknemers van alle niveaus een goede buddy kunnen zijn voor nieuwe werknemers, zijn mentorrollen meestal beter geschikt voor werknemers op senior niveau.
Tegen het einde van week één moeten je nieuwe medewerkers de doelstellingen en verwachtingen van je inwerkprogramma begrijpen.
Nog belangrijker is dat ze ook duidelijk zijn over de verwachtingen van hun nieuwe rol. In de praktijk ziet dit er meestal uit als een lijst met unieke doelen die gehaald moeten worden binnen 30, 60 en 90 dagen.
Tip: Hoe vroeger u de parameters van uw inwerkprogramma communiceert en verduidelijkt, hoe gunstiger de reis voor uw nieuwe medewerkers zal zijn.
Door nieuwe medewerkers toegang te geven tot inwerkprogramma's krijgen ze een groter gevoel van autonomie en kunnen ze hulp inroepen wanneer dat nodig is. Dit is cruciaal voor de eerste week wanneer nieuwe werknemers veel nieuwe informatie krijgen.
Tegen het einde van de eerste maand moeten nieuwe werknemers zich in hun rol hebben ingewerkt en vertrouwen hebben gekregen in de nieuwe vaardigheden die ze aan het ontwikkelen zijn.
In wezen gaat het er in deze fase om de vaart erin te houden en eventuele problemen aan te pakken.
Voor een succesvolle eerste maand zijn er echter nog een paar dingen waar je op moet letten.
Ook al zullen nieuwe medewerkers regelmatig contact opnemen met programmacoördinatoren, buddy's of mentoren, toch is het de moeite waard om aan het einde van de eerste maand een voortgangsgesprek te voeren.
Deze evaluatie is de perfecte gelegenheid om te bepalen of je nieuwe werknemers hun inwerkdoelen halen of dat er ruimte is voor verbetering.
Een van de beste momenten om feedback te verzamelen over je inwerkprogramma is aan het einde van de eerste maand.
Zodra de inzichten van werknemers binnenkomen, kun je eventuele problemen in een vroeg stadium aanpakken en heb je nog voldoende tijd om latere fasen van het programma aan te passen.
Het belangrijkste is echter om de juiste vragen te stellen bij het vragen om feedback, die je kunt opnemen in een inwerk-enquête.
Als je hulp nodig hebt om te beginnen met een lijst met enquêtevragen, bekijk dan onze enquête over het inwerken van werknemers voor ideeën.
Het is een goede gewoonte om te controleren of alle nieuwe werknemers toegang hebben tot de verschillende bedrijfssystemen, zoals salarisadministratie en secundaire arbeidsvoorwaarden. Zorg er ook voor dat er PTO wordt opgebouwd zoals verwacht.
Naast het beoordelen van de voortgang van nieuwe werknemers tot nu toe, is het essentieel om doelen te stellen voor maand twee en daarna.
Als nieuwe medewerkers eenmaal in hun rol beginnen te werken, gaat onboarding minder over het onder de knie krijgen van de dagelijkse taken en meer over professionele ontwikkeling.
Hoewel deze ontwikkeling van persoon tot persoon verschilt, kunnen professionele doelen in deze fase eruitzien als het aanscherpen van specifieke zachte vaardigheden of het aanpakken van bepaalde zwakke punten. Wat de doelen ook zijn, zorg ervoor dat ze niet te veel toevoegen aan waar de nieuwe medewerkers op dit moment mee bezig zijn.
Er is geen beter moment om de waarden en missie van je bedrijf uit te dragen dan tijdens de inwerkperiode.
Naarmate het traject vordert, kun je nieuwe werknemers verder in de bedrijfscultuur brengen door parallellen te vinden met hun professionele doelen en hen te laten zien waar ze een bijdrage kunnen leveren.
Tip: Je kunt ook regelmatig informele ontmoetingen hebben met andere werknemers om nog meer te laten zien waar je organisatie voor staat.
Op deze manieren kunnen uw nieuwe medewerkers hun kameraadschap verder ontwikkelen op een manier die de waarden van uw organisatie ten volle uitdraagt.
Alle werknemers moeten op de hoogte blijven van interne processen, afdelings-KPI's en dergelijke, en nieuwe werknemers vormen hierop geen uitzondering. Deze middelen zullen nieuwe werknemers ook een beter inzicht geven in het primaire product of de service van de organisatie.
Houd de vaart in uw programma door de communicatielijnen met uw nieuwe medewerkers open te houden. Studies tonen aan dat teams die een hoog gevoel van psychologische veiligheid ervaren, efficiënter en productiever zijn op de werkplek.
Een andere manier om dat gevoel van psychologische veiligheid te versterken is door de mijlpalen van je nieuwe werknemers te vieren.
Tip: Zowel grote als kleine prestaties zijn het waard om gevierd te worden.
Je kunt zelfs nog verder gaan door kleine prijzen en beloningen aan te bieden aan nieuwe werknemers die hun doelen halen en succesvol integreren in het bedrijf. Je kunt dit gebruiken als een kans om de bedrijfswaarden en -cultuur te versterken.
Bij de meeste organisaties eindigt de formele training van nieuwe medewerkers rond maand twee of drie. Nu is echter het moment voor aanvullende training om ervoor te zorgen dat nieuwe medewerkers op schema blijven.
Naast het afronden van de formele trainingsfase van het programma, komen de professionele doelen op de langere termijn hier beter in beeld.
Aangezien de trainingsperiode hier waarschijnlijk eindigt, zullen nieuwe werknemers nu in de "onderhoudsmodus" terechtkomen. Dat gezegd hebbende, is het vasthouden van dat momentum net zo belangrijk.
Helaas houden veel bedrijven er geen rekening mee dat het einde van de opleiding het begin is van de loopbaanontwikkeling van nieuwe werknemers op de lange termijn.
Tip: Gesprekken over loopbaanontwikkeling kunnen al vroeg beginnen, zelfs nog voordat het onboardingproces is afgerond.
Nieuwe werknemers zijn niet de enige werknemers die je tijdens de inwerkperiode in de gaten wilt houden. Buddy's, mentoren en relevante senior medewerkers zijn ook de moeite waard.
Als u bijvoorbeeld merkt dat sommige van uw nieuwe medewerkers aarzelen om hun ware gevoelens te delen over hoe het met hen gaat, kunnen de andere medewerkers die betrokken zijn bij het programma een ander perspectief bieden.
Zo'n holistische kijk kan je helpen om de zwakke punten in je onboarding-traject op te sporen, zodat je waar nodig actie kunt ondernemen om ze te verhelpen.
Het beoordelen van de voortgang van je nieuwe medewerkers zou een wekelijkse taak moeten zijn. Naarmate de training afneemt, kan de structuur van je programma echter gemakkelijk verzwakken.
Tip #1: We raden regelmatige 1:1-gesprekken aan om nieuwe werknemers op het juiste spoor te houden.
➡️ Bekijk onze sjablonen voor 1:1-vergaderingen om meer gestructureerde 1:1-vergaderingen te houden, actiepunten te definiëren en zinvollere gesprekken te voeren.
Het einde van de eerste maand is ook een goed moment om het algemene welzijn van je nieuwe werknemers te controleren. Een manier om dit te doen is door middel van een werknemersenquête, waarin nieuwe werknemers om feedback wordt gevraagd over hun welzijn op de werkplek.
Tip #2: Het einde van deze periode is een goed moment om meer feedback te verzamelen over de algemene doeltreffendheid van je inwerkprogramma.
Tijdens de maanden drie tot zes moeten nieuwe werknemers enkele van de kortetermijndoelen halen die ze voor hun professionele ontwikkeling hebben gesteld. Ze moeten zich ook op hun gemak voelen bij het uitvoeren van de dagelijkse taken in hun functie en collega's om hulp vragen.
Net als in maand twee moet je alle problemen met betrekking tot de prestaties op het werk zo snel mogelijk aanpakken.
Tip #1: Leren en ontwikkelen staan centraal in elk uitstekend inwerkprogramma, en het gaat veel verder dan het einde van de proefperiode.
Maar nu het einde van het inwerkprogramma in zicht begint te komen, is het tijd om uit te werken hoe het traject van nieuwe werknemers na de inwerkperiode eruit zal zien.
Tip #2: Als de onboarding zijn laatste fase ingaat, kun je nieuwe werknemers aanmoedigen om hun eerste groeiplannen te maken.
Veel bedrijven hebben een proefperiode voor hun nieuwe werknemers.
Aan het einde van deze periode, variërend van 60 dagen tot een jaar, vindt meestal een functioneringsgesprek plaats.
Tijdens de proeftijdbeoordeling beoordelen de relevante bedrijfsmanagers de prestaties van een nieuwe medewerker.
Tip: U kunt de voorbereiding voor de proeftijdbeoordeling beginnen door nieuwe werknemers uit te nodigen om een zelfevaluatie van hun prestaties uit te voeren. Hier is een lijst met voorgestelde vragen:
De lijst is eindeloos, maar als je een aantal van de bovenstaande vragen in je beoordeling opneemt, krijg je waardevolle feedback. Je zult ook begrijpen hoe je nieuwe medewerkers zichzelf zien passen in het grotere geheel van het bedrijf.
We willen niet klinken als een gebroken record, maar het verzamelen van periodieke feedback is de meest waardevolle en efficiënte manier om te zien wat werkt (en wat niet werkt) voor je programma.
Spreek af met senior medewerkers om hun mening te horen. Moedig uw nieuwe medewerkers bovendien aan om feedback te geven. Deze inzichten kunnen uw onboarding voor toekomstige aanwervingen versterken.
Als sommige van je nieuwe medewerkers het goed doen in hun functie en graag vooruit willen in hun carrière, overweeg dan om hen extra taken toe te wijzen.
Je kunt bijvoorbeeld meer uitdagende dagelijkse taken delegeren of ze aanstellen als buddy van een nieuwe medewerker die na hen aan boord komt.
Je moet begrijpen welke vaardigheden of kennis de specifieke werknemer wil ontwikkelen.
Hoewel nieuwe werknemers het gesprek moeten leiden over wat ze het beste kunnen, is het goed om hen aan te moedigen om iets nieuws te proberen.
Mentoren of senior medewerkers van het bedrijf kunnen ook een evenwichtig perspectief bieden op hoeveel extra werk een nieuwe medewerker aankan.
Tip: Om te bepalen of nieuwe werknemers extra training nodig hebben voor deze nieuwe taken, moet u een beoordeling van de trainingsbehoeften uitvoeren om verbeterpunten vast te stellen.
Aangezien HR-managers waarschijnlijk een groot deel van de inwerkervaring voor hun rekening nemen, is het belangrijk om verschillende manieren te bespreken waarop zij het hele proces kunnen verbeteren.
Het starten van een nieuwe functie is op zich al overweldigend, dus houd de tools voor het inwerken van werknemers zoveel mogelijk op één plek.
Gelukkig kun je, als je onboardingsoftware gebruikt, relevante informatie en documentatie op één plek bewaren die gemakkelijk toegankelijk is.
Automatisering is de manier om je inwerkproces te stroomlijnen. Sommige activiteiten op een hoger niveau zouden altijd persoonlijk moeten gebeuren, bijvoorbeeld 1:1-gesprekken met senior-level werknemers of mentoren.
Maar je kunt administratieve taken automatiseren, zoals het indienen van papierwerk en het plannen van vergaderingen.
Laat je nieuwe medewerkers vanaf het begin weten over de mogelijkheden voor professionele ontwikkeling binnen je organisatie. Zo laat je hen zien dat je hen ook na hun nieuwe functie wilt zien groeien en dat je de middelen hebt om hen te helpen hun langetermijndoelen te bereiken.
Het is geen gemakkelijke taak om je nieuwe medewerkers betrokken te houden tijdens het inwerkproces. Maar het werk is het waard.
Uit een enquête van Gallup blijkt dat 43% van de bedrijven met een hoge werknemersbetrokkenheid een laag verloop heeft.
Het komt neer op het consequent bieden van rolduidelijkheid, balans tussen werk en privé, mogelijkheden om contact te leggen met andere werknemers en psychologische veiligheid op de werkplek.
Het aanwijzen van verbeterpunten voor werknemers kan aanvoelen als een ontmoedigende taak en daarom is het altijd het beste om het constructief aan te pakken. Wij zijn zelf fan van de "sandwichmethode": zet een verbeterpunt op een rij met twee dingen die ze al positief doen.
Bijvoorbeeld: "Hé (naam), ik wil graag wat suggesties doen voor je organisatie. Hoewel je uitstekend bent in het ter plekke bedenken van ideeën, zijn ze soms moeilijk te volgen als je ze niet ergens opschrijft. Je blinkt echter uit in het maken van samenvattingen van vergaderingen, dus probeer je ideeën voortaan op te nemen in je notulen."
Als een van uw werknemers tijdens het hele traject specifieke zorgen heeft, ga er dan achteraan. Dit is niet alleen een signaal aan uw werknemers dat hun inbreng waardevol is, maar het zorgt ook voor een betere inwerkervaring.
Er is geen betere tool om je te helpen unieke inwerkervaringen te creëren dan de inwerksoftware voor werknemers van Zavvy.
Zavvy heeft meerdere functies, waaronder:
Zavvy is uw one-stop-shop voor alles wat met werknemers te maken heeft.
Neem contact met ons op om te zien hoe u uitzonderlijke inwerkervaringen kunt creëren en uw meest waardevolle bezit, uw mensen, kunt laten groeien. Boek een gratis demo van 30 minuten.
.png)
.png)
