De eerste indruk is zo belangrijk dat een goede inwerkervaring de retentiegraad van nieuwe werknemers met 82% kan verhogen. In een tijd waarin carrièreveranderingen als gevolg van lage werktevredenheid de norm zijn geworden, zijn deze cijfers het vermelden waard. Dit werpt echter een andere, belangrijkere vraag op: wat komt er kijken bij een goede inwerkervaring?
Om te beginnen moeten nieuwe werknemers zich alleen zorgen maken over hoe zij hun nieuwe taken het beste kunnen vervullen, niet over mogelijke administratieve valkuilen. Toch is onboarding-documentatie een onvermijdelijk onderdeel van het onboarding-proces van werknemers, zodat geen enkel onboarding-proces zonder kan. Dus hoe kunnen we ervoor zorgen dat nieuwe werknemers alle informatie krijgen die ze nodig hebben om te slagen in hun nieuwe rol?
We zijn hier vandaag om deze vraag nader te onderzoeken.
Wat onderscheidt het papierwerk voor nieuwe werknemers van de inwerkdocumentatie?
Het belangrijkste verschil is dat het papierwerk voor nieuwe werknemers betrekking heeft op het papierwerk dat nieuwe werknemers bij hun aanwerving invullen.
Ondertussen vertegenwoordigt de inwerkdocumentatie de bedrijfsinstrumenten, processen, beleidslijnen, procedures en andere intellectuele eigendom die de algemene cultuur en de taken van de afdeling vormgeven.
Daarom is het vrij gebruikelijk dat de twee elkaar op de een of andere manier overlappen.
Hieronder vindt u een lijst met vier soorten inwerkdocumenten die u waarschijnlijk zult tegenkomen wanneer u in uw nieuwe functie begint. En het maakt niet uit of ze gedigitaliseerd of op papier zijn.
Het doel van inwerkdocumenten is dat nieuwe werknemers de voorwaarden en verantwoordelijkheden van hun nieuwe rol binnen het bedrijf kunnen lezen en begrijpen. Meestal zijn ze zowel wettelijk als contractueel verplicht.
Houd er rekening mee dat de vier soorten inwerkdocumenten die hieronder worden opgesomd, algemeen zijn bedoeld als voorbeeld. Vergeet niet bij uw HR-afdeling na te gaan of u geen andere essentiële inwerkdocumenten mist die uw nieuwe werknemers nodig hebben.
Het zal niemand verbazen dat verschillende landen verschillende juridische documenten hebben die hun werknemers bij hun aanwerving moeten invullen.
Werknemers in loondienst in de Verenigde Staten moeten bijvoorbeeld W-4 belastingformulieren invullen voor federale en staatsbelastingdoeleinden, terwijl Canadezen een ingevuld TD1-belastingformulier moeten indienen. Het is ook vermeldenswaard dat u ergens in uw inwerkdocumentatie informatie moet opnemen voor wettelijke formulieren voor contractanten en andere niet-permanente of niet in loondienst werkende werknemers.
Hoewel deze documenten per land verschillen, hebben ze meestal betrekking op essentiële aspecten van de werkgelegenheid, zoals:
Wanneer u een nieuwe baan begint, zijn er drie essentiële arbeidsdocumenten die uw nieuwe werknemers nodig hebben:
Beschouw een sollicitatiebrief als een kort overzicht van de nieuwe functie. Niet alleen wordt het werkaanbod formeel op schrift gesteld, maar meestal bevatten ze ook een welkomstbericht, de begindatum en de volgende stappen voor nieuwe werknemers.
De administratieve details van de nieuwe functie vind je in een arbeidscontract. Arbeidscontracten geven een overzicht van werktijden, salaris, vakantiedagen, taken, bedrijfsbeleid en richtlijnen voor verlenging en beëindiging van het contract. Als werknemers een probleem hebben op een van deze gebieden, kunnen ze altijd teruggrijpen op hun arbeidscontract.
Ten slotte kunt u alle informatie die niet in de aanbiedingsbrief of de arbeidsovereenkomst is opgenomen, meedelen in een schriftelijk document met aanvullende beleidsmaatregelen, procedures en verwachtingen van het bedrijf.
Tip: U kunt uw nieuwe medewerkers effectiever integreren door vanaf het begin van het inwerkproces zoveel mogelijk duidelijkheid te verschaffen over beleid, procedures en verwachtingen.
Interne bedrijfsdocumenten verwijzen doorgaans naar bedrijfsspecifiek materiaal dat nieuwe werknemers helpt om de structuur, de cultuur en de verwachtingen binnen de organisatie beter te begrijpen.
Deze documenten kunnen materialen bevatten zoals:
Tip: Net als bij arbeidsovereenkomsten is het niet onverstandig om nieuwe werknemers sommige van deze documenten te laten ondertekenen om er zeker van te zijn dat zij de details hebben gelezen en begrepen.
De meeste arbeidsovereenkomsten bevatten informatie over vergoedingen. Sommige bedrijven kiezen er echter voor om deze informatie elders op te nemen. Enkele van de meest voorkomende documenten die u tegenkomt over de beloning van werknemers zijn:
Het is mogelijk dat sommige documenten in meer dan één van de bovenstaande categorieën vallen. Hoe dan ook, het is goed om het bovenstaande te bekijken en te zien of u iets mist. Maar al uw inwerkdocumentatie op orde brengen is slechts één stukje van de puzzel om een inwerkproces op te zetten.
Voor wie niet veel ervaring heeft, kan de vraag hoe de onboarding-documentatie kan worden geoptimaliseerd, ontmoedigend aanvoelen. Om te beginnen kan een business playbook (ook bekend als een bedrijfsplaybook) u helpen uw onboarding-documentatie te structureren op een manier die aansluit bij de missie en waarden van uw organisatie.
Tip: Wie het meest geschikt is om deze bedrijfsplaybooks samen te stellen, kan alleen jij beantwoorden. Hoewel we u aanmoedigen om uw draaiboeken als team samen te stellen, zijn de materiedeskundigen binnen uw bedrijf de beste mensen om hierover te raadplegen.
Door te bepalen welke informatie uw nieuwe medewerkers over uw organisatie moeten weten - en omgekeerd, welke informatie uw organisatie van hen nodig heeft - kunt u intuïtieve en goed gestructureerde bedrijfsplannen opstellen.
Zoals we hierboven al aanstipten, varieert deze informatie per bedrijf en land (vooral informatie over de gezondheidszorg voor werknemers). U kunt echter het volgende als uitgangspunt nemen wanneer u beslist welke informatie u in uw draaiboek opneemt. Namelijk, nieuwe werknemers zullen moeten:
Zodra u in staat bent om deze informatie te organiseren en te bewerken in een verteerbaar formaat voor nieuwe medewerkers, kunt u het delen met andere mensen die zich bezighouden met bedrijfsvoering en belanghebbenden om te zien of u op de goede weg bent. Nadat u van hen groen licht hebt gekregen, deelt u het draaiboek met uw nieuwe medewerkers en moedigt u hen aan het te raadplegen wanneer zij vragen hebben. Als u van meerdere nieuwe medewerkers dezelfde vraag krijgt, kunt u uw draaiboek opnieuw bekijken op gebieden die onduidelijk zijn.
Afhankelijk van de cultuur, missie en waarden van uw organisatie zijn er meer dan één manier om bedrijfsdraaiboeken op te stellen en te structureren. Verschillende soorten draaiboeken gaan dieper in op specifiek bedrijfsbeleid en procedures.
Aangezien het primaire doel van een bedrijfsdraaiboek is om de basis te dekken op het gebied van bedrijfswaarden, beleid, procedures en beste praktijken, zul je deze informatie altijd ergens moeten opnemen. Er zijn echter andere soorten draaiboeken die meer specifieke informatie in meer detail behandelen:
Bedrijven weten hoe belangrijk het is om het inwerken goed te regelen, zoals blijkt uit de 92 miljard dollar die de afgelopen twee jaar is uitgegeven aan opleidingen voor nieuwe werknemers. Maar het volstaat niet om nieuwe werknemers al deze documentatie voor te schotelen. Vaak hebben ze begeleiding, een gebruikerservaring van wereldklasse en een authentieke menselijke band nodig om het proces tot een goed einde te brengen. Hieronder volgen enkele van onze favoriete aanbevelingen om dit te realiseren.
Het is misschien geen verrassing dat meer dan driekwart van de werknemers denkt dat socialisatie de belangrijkste factor van een baan is - een cijfer dat waarschijnlijk nog hoger zal liggen naarmate we verder uit de pandemie komen. Maar aan de andere kant is de betrokkenheid van werknemers in de post-COVID bedrijfswereld een topzorg voor werkgevers. Het kan immers een uitdaging zijn om werknemers die acht uur per dag alleen in hun thuiskantoor zitten te betrekken.
Dit maakt een echte menselijke band zinvol en noodzakelijk, vooral in een afgelegen omgeving. Gelukkig zijn er een paar manieren om nabijheid en integratie bij nieuwe werknemers te bevorderen, zoals:
Afhankelijk van de structuur en cultuur van uw organisatie kunt u meer geneigd zijn om bepaalde oriëntatie-evenementen te houden dan andere (bv. product deep-dives versus introductiebijeenkomsten met hogere bedrijfsfunctionarissen). Het belangrijkste is dat u bijeenkomsten en oriëntatie-evenementen organiseert die voor uw organisatie het meest zinvol zijn. Zoals u ziet, zijn er tal van manieren om een onvergetelijke onboarding-ervaring te creëren, en geen enkele opzet past bij twee organisaties hetzelfde.
Een buddy systeem kan nieuwe werknemers binnen een organisatie aanzienlijk helpen. Studies tonen aan dat een buddy systeem op lange termijn het behoud van werknemers en de algemene arbeidstevredenheid bevordert. Bovendien kan het hebben van een aangewezen werknemer om vragen te stellen en problemen aan te pakken een broodnodig gevoel van psychologische veiligheid bieden. Dit is een belangrijke factor die van invloed is op de beslissing van een werknemer om bij een bedrijf te blijven of het te verlaten, zoals Google heeft ontdekt.
Denk eraan: een van de belangrijkste algemene doelstellingen van onboarding is dat uw nieuwe werknemers zich verbonden en geïntegreerd voelen in het bedrijf. Kleine stappen zoals het koppelen van nieuwe hires met een onboarding buddy kunnen een lange weg gaan om dit te realiseren. Aangezien het ongeveer een derde van het salaris van een nieuwe werknemer kost om hem te vervangen, lopen hoge verloopcijfers door een gebrek aan deze psychologische veiligheid snel op.
Onboarding kan overweldigend zijn voor nieuwe werknemers (en anderen).
Daarom is het stroomlijnen van workflows zodat informatie stukje bij beetje wordt verstrekt van vitaal belang: het laat nieuwe werknemers zien dat hun psychologisch welzijn en het begrijpen van de taken van hun nieuwe rol de twee belangrijkste prioriteiten van het hele proces zijn.
Het geeft ook aan dat onboarding geen one-and-done deal is. In plaats daarvan is het een begeleid traject dat werknemers helpt bij de overgang naar de functie, waarbij ze zich zelfverzekerd en volledig voorbereid voelen op hun nieuwe taken.
Neem Storyblokbijvoorbeeld. Het stroomlijnen van hun workflows bespaart elke maand 68 uur op hun inwerkproces. Daardoor hebben ze meer tijd om zich te concentreren op wat belangrijk is: nieuwe werknemers op snelheid brengen zodat ze kunnen slagen in hun nieuwe functie.
Storyblok kunnen dit bereiken door elke fase van hun onboardingproces, de doelstellingen van elke fase en de noodzakelijke input voor het bereiken van de gewenste output duidelijk te definiëren. ZavvyDe digitale onboarding software helpt hen om bepaalde aspecten van hun onboardingproces te automatiseren. Automatisering leidt niet alleen tot tijdwinst, maar uiteindelijk ook tot een hogere productiviteit. Kortom, het stroomlijnen van workflows bespaart iedereen tijd, zowel medewerkers van people operations als nieuwe medewerkers.
Het samenstellen van uw onboarding documentatieproces hoeft niet duur of tijdrovend te zijn.
Met de juiste onboarding documentatiesoftware kunt u gemakkelijk automatiseren, organiseren en 24/7 toegang bieden aan werknemers.
Met de oplossingen voor inwerkdocumentatie van Zavvy kun je het papierwerk bij nieuwe aanwervingen, inwerkdocumentatie en het broodnodige sociale element dat werknemers betrekt, samenbrengen op één samenhangend platform.
Elke werknemer, van beginnend tot C-suite, kan profiteren van de intuïtieve aanpak om u te helpen personeelszaken te beheren.
➡️ Nieuwsgierig? Vraag nu een gratis demo aan!
.png)
.png)
