Beleid voor hybride werk: Hoe het op te stellen (sjabloon en voorbeelden)

Veel bedrijven vinden flexibele werkregelingen om talent aan te trekken en te behouden. 

Deze regelingen kunnen bestaan uit work-life praktijken die werknemers in staat stellen om op een locatie buiten het kantoor en parttime te werken, job sharing, enz. Een flexibel werkbeleid kan effectief talent aantrekken, een bedrijf concurrerend onderscheiden van anderen en de betrokkenheid op de werkplek vergroten. Maar daarbij komt de uitdaging om hybride regels te handhaven en een hybride beleid op te stellen zodat werknemers en management efficiënt en soepel kunnen werken. 

In dit artikel bespreken we hoe u een beleid voor hybride en telewerken kunt opstellen, en geven we u een gratis sjabloon dat u kunt aanpassen aan de regels, processen en voordelen van uw bedrijf. 

📝 Wat is een hybride, remote of flexibel werkbeleid?

Een hybride, externe of flexibele bedrijfscultuur bepaalt de mate van vrijheid die uw mensen hebben als het gaat om

• Werklocatie
• Werkuren
• ...en alles wat met hybride werk te maken heeft.

Beleid voor werken op afstand: Het beleid vermeldt de verwachtingen van het management voor werknemers op afstand. Het omvat de verwachte werktijden, wettelijke arbeidsvoorwaarden, cyberbeveiligingsvereisten, enz. Bovendien bevat het de wettelijke rechten van werknemers en bedrijfsvoordelen, enz.

Hybride werkbeleid: Is in principe hetzelfde, maar omvat ook alle info met betrekking tot kantoorgebruik - denk aan desk-booking, een minimum aantal dagen dat mensen op kantoor moeten zijn, enzovoort.

Flexibel werkbeleid: Hetzelfde als hierboven. Flexibel verwijst naar 1) de mate van vrijheid die werknemers hebben bij het vaststellen van hun werktijden - en 2) de vrijheid om een locatie te kiezen.

In de praktijk kunt u al deze termen door elkaar gebruiken.

Het idee van een werk-van-alles-beleid is voor velen een droom en voor anderen een realiteit. Maar sinds de pandemie is het een onvermijdelijke praktijk die een duidelijk stempel drukt op de toekomstige arbeidsomstandigheden.

Waarom uw bedrijf een hybride (of op afstand) werkbeleid nodig heeft

Het work-anywhere/work-at-home model is opgekomen als een manier om werknemers mondiger te maken en als een sleutel om veeleisende werklasten beter te beheren. In een recent onderzoek van Accenture onder 9.326 werknemers koos 83% voor hybride.

Uit een rapport van Forbes blijkt dat 63% van de goed presterende bedrijven al modellen in staat heeft gesteld om altijd en overal te werken.

Daarentegen vragen de meeste niet-groeiende bedrijven (69%) mensen om fysiek te komen werken.

Er is geen ontkomen aan een soort flexibele regeling voor concurrerende organisaties om de beste kandidaten te krijgen en hun werknemers te behouden.

Er zijn echter een paar dingen waar u op moet letten bij de invoering van flexibele werkmodellen, zodat u zeker weet dat iedereen op één lijn zit en de veiligheidsrisico's tot een minimum worden beperkt.

📋 Wat u in uw polis moet opnemen (te gebruiken sjabloon)

Hier zijn enkele secties die uw sjabloon moet bevatten:

Beleidsnota en doel

In dit deel worden de bedoeling, de functie en de werking van het beleid samengevat. 

Voorbeeld: Het flexwerkbeleid van [Bedrijfsnaam] schetst de werk-, veiligheids- en compliance verwachtingen van werknemers op afstand. Het doel van dit beleid voor werken op afstand is de belangen van zowel de werknemers als de organisatie te waarborgen door de werkomstandigheden en verwachtingen te schetsen.

Toepassingsgebied

Antwoord: Wie komt in aanmerking voor deze polis?

Voorbeeld: Dit beleid geldt voor elke werknemer wiens functie het toelaat. Functies die direct fysiek contact met klanten vereisen (zoals de verkoopvloer) komen echter niet in aanmerking voor thuiswerken. Bovendien kunnen er in sommige verzachtende omstandigheden uitzonderingen worden gemaakt.

Werkschema

Hier worden de werktijden of de tijd van de werknemer vastgesteld voor alle officiële communicatie.

Voorbeeld: De werknemer moet van maandag tot vrijdag van 9 tot 15 uur beschikbaar zijn op alle communicatiekanalen op kantoor.

Thuiswerken (of waar dan ook)

In deze rubriek wordt uiteengezet welke arbeidsomstandigheden worden verwacht bij het werken op afstand van de werknemer.

Voorbeeld:

Teamleden kunnen van thuis uit werken:

• Voltijds
• Deeltijds (dagelijkse tijd verdelen tussen kantoor en thuis)
• Op vooraf bepaalde dagen van de week

Wij willen u de kans geven om op uw best te presteren - ongeacht waar u werkt.

Werken op afstand brengt echter een paar verantwoordelijkheden met zich mee. Dus zorg ervoor dat je beschikbaar blijft.

Wij behouden ons het recht voor om bij herhaalde problemen het recht op werken op afstand in te trekken.

Rechten van werknemers

Dit deel gaat over de werknemersvoordelen of rechten van de kandidaat die op afstand werkt.

Voorbeeld: De werknemer die in aanmerking komt voor deze polis en overal werkt, krijgt dezelfde voordelen als een werknemer die op kantoor komt, samen met een vergoeding voor internetkosten die hij kan aanvragen bij de personeelsdienst.

Communicatie

In dit gedeelte staan alle communicatiekanalen van de organisatie om in contact te komen met teamleden, kandidaten en leveranciers.

Voorbeeld: Alle werknemers moeten de volgende kanalen gebruiken voor alle officiële afspraken waarvoor zij toegang krijgen:

• Slack
• Google mail
• WhatsApp
• Google Ontmoeten

Apparatuur

De hardware en software die het bedrijf levert worden in deze sectie opgesomd.

Voorbeeld: [Bedrijfsnaam] stelt xx laptop, een modem, toetsenbord, muis en internet ter beschikking waarvoor de in het beleid genoemde werknemer verantwoordelijk is voor de beveiliging. De apparatuur moet te allen tijde beveiligd zijn met een wachtwoord.

Beveiliging

Praat over de regels en voorschriften voor de beveiliging van de bedrijfsgegevens.

Voorbeeld: Apparatuur van werknemers moet te allen tijde beveiligd zijn met een wachtwoord. En alle in aanmerking komende kandidaten moeten de bij dit beleid gevoegde NDA-overeenkomst ondertekenen.

Vergoedingen en voordelen

In dit deel worden de stimulansen en andere vergoedingen voor de werknemer op afstand uiteengezet.

Voorbeeld: De vergoeding van de werknemer wordt bepaald door zijn rol en KPI. Daarnaast komen alle werknemers in aanmerking voor leer- en reisvergoedingen van het bedrijf.

Tips om effectief thuis te werken

Handhaaf uw ochtendroutine

Het is niet omdat je niet naar een kantoor gaat dat je de dingen moet overslaan die je normaal gesproken voorbereiden op succes. Word dus op dezelfde tijd wakker en ga door met de routine die voor u werkt.

Gebruik reistijd voor zelfzorg

Het gemiddelde Amerikaanse woon-werkverkeer duurt bijna 27 minuten. Laat deze herwonnen tijd niet verloren gaan. Als lezen, mediteren, dagboeken bijhouden of yoga beoefenen nog geen deel uitmaken van uw routine, dan is dit een goed moment om ze uit te proberen.

Klaar voor succes

Het is niet omdat u uw pyjama kunt dragen dat u dat ook moet doen. U kunt nog steeds communiceren met collega's, partners of klanten via video. Bovendien helpt comfortabel maar professioneel kleden u in de juiste mindset om productief te blijven.

Focus op voeding

Behoud je focus en energie door suikers, kunstmatige ingrediënten of lege calorieën te vermijden. SnackNation's Work-From-Home Wellness Boxen bevatten een samengestelde mix van gezondere repen, chips, jerky, granola, trail mix, en snoepgoed om u voldoende van brandstof te voorzien tijdens uw externe werkdagen.

Wijs een speciale werkruimte aan 

Zoek een omgeving die de productiviteit bevordert. Het moet rustig, comfortabel en vrij van afleiding zijn - en anders dan waar u gewoonlijk eet of ontspant.

Neem de tijd om naar buiten te gaan

Pauzes nemen is goed voor uw concentratie en welzijn. Laad je op door een blokje om te lopen of naar buiten te gaan op een terras of balkon.

Voer een behoorlijk aantal vergaderingen uit

Face-to-face interactie hoeft geen slachtoffer te zijn van werken op afstand. Houd dagelijks stand-ups of virtuele teamvergaderingen via videoconferentiesoftware om die persoonlijke band te behouden.

Regelmatige werktijden instellen

Het kan bijzonder gemakkelijk zijn om uw workday 's morgens en 's avonds te laten sluipen wanneer u op afstand werkt. Vermijd dit door werktijden vast te stellen en je daaraan te houden. Kijk geen tv. Werken in de buurt van een televisie belemmert ons concentratievermogen. Weersta de drang om de tv aan te hebben, al is het maar voor het achtergrondgeluid.

Geen tv kijken

Werken in de buurt van een televisie belemmert ons concentratievermogen. Weersta dus de drang om de tv aan te hebben, al is het maar als achtergrondgeluid.

🏢 5 Voorbeelden van beleid voor werken op afstand en hybride werken

Omdat de definitie van normaliteit door de pandemie veranderde, werden de werkomstandigheden en normen opnieuw gedefinieerd. Maar het bedrijf moet doorgaan. 

En als het bedrijf moet doorgaan, moet het regelmatig nieuwe talenten aanwerven om nieuwe omstandigheden het hoofd te bieden. En om het inhuren en werken op afstand te ondersteunen, moeten beleid, regels en voorschriften worden vastgesteld om optimale efficiëntie en werkomstandigheden te garanderen.

Maar wat nog spannender was, waren de innovatieve voorbeelden van beleid voor werken op afstand en hybride werken die naar voren kwamen om het algehele welzijn van werknemers te ondersteunen terwijl ze thuis vastzitten of, met andere woorden, uitdagingen die het flexibele werkmodel met zich meebrengt.

Laten we eens kijken.

1. Belofte om mijn mede IBMer's te steunen

Misschien heb je de campagne van IBM een tijdje geleden op je social media feeds gezien. IBMers hebben hem gemaakt.

Dit grassroots initiatief kwam tot stand als reactie op de uitdagingen waarmee werknemers thuis worden geconfronteerd wanneer zij proberen hun werk bij te houden en een extra hand nodig hebben om op kantoor of thuis iets gedaan te krijgen. 

Het doel van de campagne #ISupport Fellow IBMer is juist deze mensen de hulp te bieden die zij nodig hebben en die anders op de achtergrond zou raken bij het omgaan met de nieuwe realiteit die de pandemie met zich meebrengt.

2. GitLab's all-remote beleid

GitLab is een van de grootste bedrijven met een model voor werk op afstand en flexibele werktijden, met meer dan 1500 werknemers wereldwijd.

Hier zijn enkele hoogtepunten van GitLab's alle op afstand beleid:

1. Het inhuren en werken gebeurt niet centraal, maar vanuit de hele wereld.
2. Flexibele werktijden, wat betekent dat u zelf uw werktijden kunt bepalen.
3. Alle gegevens moeten worden opgeschreven, geregistreerd en gedeeld voor verslaglegging.
4. Alle opleidingen en werkzaamheden omvatten schriftelijke processen. 
5. Toegang verlenen tot informatie die publiekelijk gedeeld moet worden.

3. Google 

Google heeft gekozen voor een hybride werkbeleid.

Onder dit nieuwe beleid

• 60% van de werknemers zal vanaf de campus werken,
• 20% van de nieuwe kantoren,
• en 20% vanuit huis.

Om hieraan tegemoet te komen, heeft Google gekozen voor de kampvuurmethode - waarbij werknemers in de vergaderzaal zitten voor vergaderingen in een cirkelvormige setting of kampvuursetting waarbij zowel fysiek aanwezige deelnemers als deelnemers op afstand via verschillende schermen in gelijke mate deelnemen.

4. Facebook

Voordat de pandemie toesloeg, had Facebook plannen om de meeste werknemers thuis te laten werken. En met het uitbreken van de pandemie lijken ze het beleid van werken op afstand steeds verder uit te breiden. Na de pandemie heeft Facebook echter - net als Google - besloten te kiezen voor een hybride werkmodel voor zijn werknemers.

5. Microsoft's datagedreven thuiswerkbeleid

Microsoft is van plan voor een hybride model te gaan. Maar om de hoogste productiviteit te garanderen terwijl de werknemers thuis werken, zal een datagedreven beleid worden opgesteld; back-to-back vergaderingen kunnen bijvoorbeeld erg vermoeiend zijn. Daarom verbiedt het hybride werkbeleid van Microsoft het plannen van back-to-back vergaderingen.

Klinkt goed, toch?

Hoe communiceert u uw beleid inzake flexibel werk?

Het opstellen en laten ondertekenen van het hybride werkbeleid door werknemers en management is niet voldoende.

Zorg ervoor dat mensen het onthouden. Zorg dat ze het beleven, zodat ze zich niet onzeker hoeven te voelen om die welverdiende tijd over te nemen nadat het notitieboekje is gesloten.

Volg daarvoor deze checklist:

• Communiceer het beleid niet slechts één keer. Geef regelmatig intervaltrainingen of stel herinneringen op over voordelen of specifieke regels in het beleid.
• Neem contact op met werknemers als ze problemen hebben en vraag hen regelmatig om feedback.
• Houd het algemene remote en hybride beleid voor iedereen beschikbaar op een centrale kennisbank of op het werknemersportaal, zodat iedereen 24/7 toegang heeft.
• Houd de gegevens van alle overeenkomsten bij de hand voor eventuele vragen van werknemers.
• Leef het. Help managers het te leven.
• Maak aparte kanalen voor vragen en antwoorden, zodat elke werknemer die een vraag heeft deze via het kanaal kan stellen of u rechtstreeks kan DM'en.

Wij bevelen aan het beleid inzake hybride werken te publiceren op een plaats die te allen tijde toegankelijk is.

Werken op afstand is er om ervoor te zorgen dat mensen een zekere flexibiliteit hebben. Dat betekent dat het oké is om op bepaalde tijden niet beschikbaar te zijn om de kinderen van school te halen. En het is helemaal prima om tijdens een videogesprek de deur open te doen als er gebeld wordt.

Hoe uw collega's het hybride werkbeleid beleven, zal een sterke invloed hebben op het algemene welzijn.

➡️ Waarom uw hybride werkbeleid opzetten op Zavvy?

Met onze journey builder - inclusief een kant-en-klaar sjabloon voor flexibel werkbeleid - kun je in enkele minuten een aantrekkelijk hybride werkbeleid opstellen.

Waarom is dit beter dan het invullen van een word doc?

• Boeiender: Door grappige gifs te combineren met dynamische elementen zoals quizzen of loom video's, geeft u uw mensen een ervaring die niet aanvoelt als een straf om te voltooien.
• Eén plaats voor alle opleidingen: Zo worden al uw interne cursussen en SOP's op één plek verzameld. Van preboarding tot compliance, weerbaarheidstraining en meer. Geen tijdverlies meer door het zoeken naar iets.
• Automatisch toewijzen, communiceren en herhalen: Dingen raken altijd zoek in de inbox - en soms halen ze niet eens ieders inbox omdat het moeilijk is om ze bij te houden. Wijs het automatisch toe aan elke nieuwe medewerker, promoot het via plaatsen als Slack of Microsoft Teams en stuur regelmatig herinneringen.