Een doordacht onboardingproces is essentieel om ervoor te zorgen dat nieuwe werknemers zich vertrouwd voelen in hun nieuwe rol en om het behoud en de betrokkenheid van werknemers te verbeteren.
Maar dat weet je al. Wat je wilt weten is hoe je de inwerkervaring van je werknemers kunt verbeteren. Of hoe je een goed inwerkschema maakt als je er nog geen hebt.
Het antwoord op meer sociale integratie is het houden van bijeenkomsten.
Hoe? Persoonlijke en virtuele inwerkbijeenkomsten helpen de sociale integratie te versterken en zorgen ervoor dat nieuwe werknemers zich meer op hun gemak voelen op het werk. Tijdens deze bijeenkomsten kunnen nieuwe werknemers hun papierwerk invullen, kennismaken met collega's en begrijpen wat er van hen wordt verwacht.
Je kunt veel bereiken als je dit goed aanpakt en daarom hebben we deze gids gemaakt. Lees verder om te weten te komen welke inwerkbijeenkomsten uw inwerkproces moet omvatten om uw nieuwe medewerkers te betrekken.
Het inwerken van werknemers verwijst naar strategische activiteiten die bedoeld zijn om nieuwe werknemers te integreren in het bedrijf en de bedrijfscultuur. Het houdt in dat nieuwe werknemers toegang krijgen tot hulpmiddelen en informatie die hen helpen om hun werk zelfverzekerd en productief uit te voeren.
.png)
HR-professionals zijn het erover eens dat een effectieve inwerkperiode minstens drie maanden moet duren. Bij Zavvy geloven we dat je onboardingproces moet worden afgestemd op de behoeften van je organisatie en je werknemers.
Dit proces moet verschillende inwerkbijeenkomsten omvatten om het beste in je nieuwe medewerkers naar boven te halen. Deze bijeenkomsten moeten worden gespreid over de vier hoofdfasen van inwerken: oriëntatie van de nieuwe medewerker, roltraining, rolovergang en doorlopende ontwikkeling.
Laten we met dit in gedachten eens kijken naar de inwerkbijeenkomsten die moeten plaatsvinden om een geweldige inwerkervaring te leveren.
Ideaal moment om vergadering te houden: Eerste dag
Een oriëntatiegesprek richt zich op nieuwe werknemers tijdens hun eerste dag of week op kantoor. Hiermee kun je verwachtingen managen en algemene ondersteuning en geruststelling bieden zodat ze zich op hun gemak voelen in de nieuwe omgeving.
Geef ze een rondleiding op kantoor en een realistisch functieoverzicht om miscommunicatie te voorkomen en onrealistische verwachtingen in te dammen. Geef werknemers tijdens het oriëntatiegesprek toegang tot de hardware en software die ze nodig hebben om hun werk te doen. Leg uit hoe ze de software kunnen gebruiken om ongerustheid of onzekerheid weg te nemen.
Als je een hybride werkomgeving hebt, stel dan meteen duidelijke verwachtingen op voor werknemers op afstand en werknemers in persoon. Coördinatie tussen afdelingen is ook belangrijk om administratieve verwarring weg te nemen en ervoor te zorgen dat nieuwe medewerkers hebben wat ze nodig hebben, waar ze het nodig hebben en alles wat ze nog meer nodig hebben om vanaf dag 1 productief te zijn.
Ideaal moment om vergadering te houden: Binnen de eerste drie dagen
Plan een bijeenkomst voor nieuwkomers om andere teamleden te ontmoeten en contacten te leggen. Hoewel je kunt kiezen voor een formele opzet, raden we je aan om een meer informele omgeving te creëren waar teams met elkaar in contact kunnen komen. Het organiseren van een teamlunch of een after-hour party is bijvoorbeeld een beproefde setting voor informele teamintroducties.
Zorg ervoor dat de rest van je personeel weet wanneer de nieuwe werknemers arriveren en moedig ze aan om wat quality time in te plannen. U kunt ook leuke spelletjes doen om een blijvende indruk te maken. Speel bijvoorbeeld Photo Hunt, waarbij je nieuwe werknemers foto's van hun collega's geeft samen met een lijst met namen die ze moeten matchen.
Ideaal moment om vergadering te houden: Aan het begin van de eerste week, gevolgd door terugkerende wekelijkse bijeenkomsten
Onboarding is even spannend als stressvol, maar een effectief onboarding buddy-programma kan de angst van de nieuwe medewerker grotendeels wegnemen en zorgen voor een positieve en productieve ervaring met je bedrijf.
"Buddies" zijn collega's die nieuwe werknemers gedurende een bepaalde periode helpen, zodat ze zich op hun gemak voelen binnen de gloednieuwe bedrijfscultuur. Je kunt ook mentoren toewijzen aan je nieuwe werknemers. Mentoren zijn niet-peers of senior werknemers van het bedrijf die verantwoordelijk zullen zijn voor de loopbaanontwikkeling van de nieuwe werknemers op korte en lange termijn.
Plan één-op-één gesprekken met de mentor of buddy van de nieuwe werknemer om hem of haar vertrouwd te maken met de manier waarop je bedrijf werkt en hem of haar nuttige feedback te geven om zijn of haar werk beter te doen.
Ideaal moment om vergadering te houden: Aan het begin van de eerste week, gevolgd door terugkerende maandelijkse of halfjaarlijkse bijeenkomsten
Afhankelijk van de grootte van je bedrijf kunnen nieuwe werknemers al dan niet regelmatig toegang hebben tot je CEO of directieteam.
Als je bedrijf kleiner is, organiseer dan een één-op-één sessie tussen de nieuwe werknemers en de CEO. Als dit niet mogelijk is vanwege locatie- of tijdsbeperkingen, moet je toch een bijeenkomst organiseren waarbij nieuwe werknemers in contact kunnen komen met de CEO of het directieteam. Denk aan een groepsbijeenkomst om iedereen samen te brengen.
Laat de CEO een praatje maken met de nieuwe werknemers, waarin hij verwachtingen schept en hen motiveert om hun best te doen. Dit zal uw nieuwe werknemers een gevoel van vertrouwen geven, waardoor ze proactiever en actiever zullen zijn op het werk.
Ideaal moment om vergadering te houden: Aan het begin van de eerste week, gevolgd door elke vergadering binnen de afdeling
Plan korte afdelingsoverschrijdende bijeenkomsten tussen de nieuwe medewerkers en de afdelingshoofden en teamleden waarbij de nieuwe medewerkers tijdens hun dienstverband betrokken zullen zijn.
Gebruik dit als een kans om updates en toekomstplannen te delen. Moedig de nieuwe werknemers aan om deel te nemen aan de vergaderingen en eventuele problemen en zorgen aan te kaarten. Dit helpt om de relaties tussen de afdelingen te verdiepen en de samenwerking te verbeteren, terwijl de nieuwe medewerkers zich meer op hun gemak voelen in de nieuwe werksfeer.
Naast afdelingshoofden kun je ook vergaderingen plannen met interne materiedeskundigen (KMO's) om hen op de hoogte te brengen en hun doel in het bedrijf beter te begrijpen.
Ideaal moment om vergadering te houden: Tweede of derde week
Vaak hebben werknemers uitstekende ideeën die onder de oppervlakte borrelen, maar missen ze het forum om ze te uiten. Productmeetings geven hen de structuur om effectiever te delen en samen te werken.
Door nieuwe medewerkers uit te nodigen om productbijeenkomsten bij te wonen, blijven ze op de hoogte en worden de communicatielijnen tussen de leden geopend. Het geeft ze ook een bron van inspiratie om vrijer te denken en frisse suggesties te doen.
Laat elke nieuwe medewerker bijvoorbeeld 1-3 ideeën delen waarvan ze denken dat ze nuttig en productief zullen zijn voor de vergadering. Hierdoor voelen ze zich niet alleen meer op hun gemak, maar krijgen managers ook handige en innovatieve ideeën.
Ideaal moment om vergadering te houden: Aan het begin van de eerste week, gevolgd door terugkerende bijeenkomsten
Aangezien een inwerk- en trainingsprogramma helpt om nieuwe werknemers vertrouwd te maken met het bedrijf en hun verantwoordelijkheden, is het houden van trainingsbijeenkomsten een cruciale stap.
Deze bijeenkomsten kunnen betrekking hebben op onboarding, compliance training, procestraining, rolspecifieke training en keuzeopleidingen waar nieuwe werknemers gedurende hun hele dienstverband profijt van zullen hebben. Door rolspecifieke training en procestraining raken ze bijvoorbeeld gewend aan hun individuele baan, terwijl ze door middel van keuzetraining competenties en vaardigheden kunnen ontwikkelen waarin ze het meest geïnteresseerd zijn.
Ideaal moment om vergadering te houden: Tweewekelijks
Dankzij verbindingsbijeenkomsten kunnen werknemers zinvolle contacten leggen, ongeacht hun geografische locatie en rang binnen de organisatie.
Zavvy biedt bijvoorbeeld verbindingsprogramma's die automatisch collega's met elkaar in contact brengen via Slack of andere tools voor informele ontmoetingen, wandelbijeenkomsten en zinvolle gesprekken om de teamgeest, mentale gezondheid en productiviteit te verbeteren. Dit soort inwerkbijeenkomsten zijn vooral nuttig voor telewerkers, omdat ze zich dan minder gestrest, opgebrand en eenzaam voelen.
Ideaal moment om vergadering te houden: Elke drie of zes maanden
Het uitvoeren van prestatiebeoordelingen van nieuwe werknemers zorgt ervoor dat uw nieuwe werknemers succes hebben in hun respectieve functies, wat ook het verloop vermindert.
Deze gesprekken zijn vroege evaluaties om werknemers te laten weten dat u er belang bij hebt om hen te helpen hun professionele doelen te realiseren en hun vaardigheden te verbeteren. Het stelt je ook in staat om tekortkomingen in de prestaties op te sporen en te corrigeren, zodat ze geen afbreuk doen aan hun groei en baan.
Een ander voordeel van het houden van feedbackvergaderingen is het controleren van de voortgang en het welzijn van werknemers. Het geeft hen ook een platform om hun suggesties te uiten en feedback te geven.
Gebruik de volgende oriëntatieagenda voor nieuwe medewerkers als sjabloon voor een oriëntatiegesprek op de eerste dag.
Geef werknemers bij de registratietafel alle benodigde papieren en swag, gevolgd door een verzorgd ontbijt waar nieuwe werknemers elkaar en bestaande werknemers kunnen ontmoeten om een gastvrije eerste indruk te creëren.
Verzamel je nieuwe medewerkers voor een inwerkpresentatie en geef ze een overzicht van wat ze kunnen verwachten van de oriëntatie en hoe ze de informatie kunnen gebruiken om hun verantwoordelijkheden met succes uit te voeren.
Bespreek in deze fase de geschiedenis van je organisatie, je bedrijfsmissie en kernwaarden en duik diep in je bedrijfscultuur. Maak nieuwe medewerkers enthousiast om met uw team samen te werken.
Verdeel je nieuwe medewerkers in divisie-specifieke groepen om ze beter bekend te maken met hun teamleden. Dit creëert ook een minder intimiderende omgeving om hun directe managers te ontmoeten.
Geef de nieuwe werknemers een mentale pauze en voorzie ze van een verzorgde lunch, zodat ze klaar zijn voor de volgende fase van de oriëntatie.
Laat leden van het directieteam met nieuwe werknemers spreken en hen welkom heten in het bedrijf. Je kunt ook een welkomstvideo van het executive team afspelen om tijdens deze tijd af te spelen.
Behandel de belangrijkste informatie over uw bedrijf, zoals uw belangrijkste beleidsregels en procedures. Overhandig handboeken aan nieuwe werknemers en laat ze na de oriëntatie een ontvangstbevestiging ondertekenen.
Geef werknemers de kans om hun benen te strekken door ze een rondleiding door het kantoor te geven. Je kunt deze tijd ook gebruiken om meer informatie te geven over de bedrijfscultuur en werkomgeving.
Rond de oriëntatie voor nieuwe werknemers af door de belangrijkste procedures te bespreken en werknemers het vereiste papierwerk te laten invullen. Neem veelgestelde vragen door en beantwoord eventuele onbeantwoorde vragen. Laat ze ook weten wat de komende weken te doen staat op het gebied van inwerken.
De tijd dat de oriëntatie van nieuwe medewerkers bestond uit het handmatig bijhouden van taken in Excel en het tonen van verouderde inwerk slides is al lang voorbij - taken die vaak leidden tot een inconsistente inwerkkwaliteit.
Gelukkig zijn de dingen ten goede veranderd.
Hier volgt een kort overzicht van hoe je je eerste gesprek met je werknemer kunt voeren om een gezonde relatie tussen manager en werknemer op te bouwen:
Informeer je nieuwe werknemers over de eerste oriëntatiebijeenkomst, inclusief de datum en tijd.
Stuur een uitnodiging per e-mail waarin je het doel uitlegt en deel de agenda van de vergadering met een overzicht van wat je tijdens de vergadering gaat bespreken. Zo weten werknemers wat ze kunnen verwachten en kunnen ze goed voorbereid komen.
Stel een centraal, gedeeld document op waarin alle gesprekken vanaf dag 1 worden vastgelegd. Maak notities, deel agenda's, wijs opdrachten toe, leg feedback vast en documenteer beslissingen.
Hierdoor hebben nieuwe medewerkers altijd en overal toegang tot belangrijke informatie, zodat iedereen op dezelfde lijn zit om verantwoording af te leggen en miscommunicatie te voorkomen. Bovendien dient een archief van gesprekken uit het verleden als referentiepunt, waardoor het gemakkelijker wordt om kwesties op te volgen.
Je kunt ook software voor werknemersvergaderingen zoals Zavvy gebruiken om dit proces te automatiseren.
In de oriëntatieagenda voor nieuwe werknemers moeten de volgende belangrijke punten aan bod komen:
Zorg ervoor dat de onderwerpen en prioriteiten waar u zich op richt relevant zijn voor uw nieuwe personeelsbestand. Stel van tevoren een flexibele agenda op zodat u niets over het hoofd ziet.
U moet verschillende eenmalige en terugkerende vergaderingen houden om uw werknemers een soepele inwerkervaring te bieden. Het probleem is dat het plannen van deze vergaderingen veel tijd in beslag neemt.
Een fulltime onboarding manager vertelde het Zavvy team dat ze 50% van haar tijd besteedde aan het plannen van vergaderingen - endan hebben we het bijwonen en beheren van die vergaderingen nog niet eens meegerekend. Stel je eens voor hoeveel tijd ze overhoudt om zich te concentreren op de belangrijkere onderdelen van haar werk als ze het plannen van vergaderingen zou automatiseren.
Gebruik Zavvy's automatiseringsfunctie voor onboarding-evenementen om terugkerende evenementen in te stellen - oriëntatie, ontmoetingen, lunch en rondleidingen op kantoor - die automatisch worden ingepland in de agenda's van de nieuwe medewerkers. Geef gewoon een voorkeursdag en -tijd aan, waarna ons platform de beschikbaarheid van je nieuwe medewerkers controleert voordat het automatisch een afspraak voor je inplant.
➡️ Vraag een demo aan en we laten je zien hoe het werkt.
.png)
.png)
