Eén-op-één gesprekken: Gids voor managers (met praktijkvoorbeelden en gratis sjabloon)

Het werk van managers is 10 keer moeilijker dan voor de pandemie.

Wat gebeurt er als managers of leiders niet presteren?

➡️ De output van het team neemt af, wat gevolgen heeft voor de doelstellingen van de organisatie en de beoordeling van de managers.

Deze op gegevens gebaseerde gids, gemaakt op basis van inzichten van HR-experts en ervaren leiders, managers of iedereen die een team leidt, laat je het volgende zien

• wat één-op-één gesprekken zijn,
• waarom ze belangrijk zijn,
• en hoe ze te voeren. 

People Ops en HR professionals kunnen deze blog gebruiken als handleiding om te delen met managers in hun organisaties.

Wat is een één-op-één vergadering?

Een één-op-één vergadering (ook wel één-op-één vergadering, 1-op-1, of 1:1-vergadering genoemd) is een check-in tussen een werknemer en zijn supervisor of manager. Het wordt gebruikt om elkaars zorgen te begrijpen, problemen op te lossen en feedback te delen.

De bijeenkomst is ook een kans om gevoel te krijgen voor het leven van hun teamleden buiten het werk. Bovendien kunnen werknemers deze bijeenkomst gebruiken om de groei van hun carrière te bespreken. 

Het aantal één-op-één gesprekken is sinds de pandemie met 500% gestegen, wat betekent dat werknemers er meer dan ooit behoefte aan hebben. 

❗️ Waarom zijn één-op-één gesprekken belangrijk?

Mark Zuckerberg en oprichters van bedrijven als Airbnb en Shopify hebben een nettowaarde van miljarden.  

Weet je wat deze succesvolle ondernemers nog meer gemeen hebben?

Een boek dat hun managementstijl enorm beïnvloedde: "High Output Management" door Andy Grove.

"Negentig minuten van uw tijd kunnen de kwaliteit van het werk van uw ondergeschikte twee weken lang verbeteren, of voor meer dan tachtig uur, en ook uw begrip van wat hij doet verbeteren." Andy Grove in High Output Management.

Grove was Intel's CEO en voorzitter. Hij was een groot voorstander van één-op-één gesprekken en vond ze van vitaal belang om de output van werknemers te verhogen en hen tegelijkertijd het gevoel te geven dat ze gewaardeerd werden. 

Hier zijn vijf redenen waarom één-op-één gesprekken belangrijk zijn:

1. Verbetert de betrokkenheid van werknemers
2. Helpt bij het vasthouden
3. Verbetert het feedbackproces
4. Bevordert innovatie en verhoogt de output van het team 
5. Versterkt de professionele relatie

Verbetert de betrokkenheid van werknemers

De meeste managers moeten vergaderingen bijwonen met verschillende belanghebbenden - klanten, hogere leidinggevenden of interne projectteams. Werknemers voelen zich gerespecteerd als ze tijd uit hun drukke schema's nemen voor één-op-één sessies.

Volgens een onderzoek van Gallup hebben werknemers die regelmatig met hun managers vergaderen bijna drie keer zoveel kans om betrokken te zijn bij hun werk als werknemers die dat niet doen.

Ook begrijpen mensen in leidinggevende posities beter de doelstellingen en visie van een organisatie. Tijdens de bijeenkomst kunnen zij aan werknemers uitleggen waarom en hoe hun werk (hoe onbeduidend het ook lijkt) een vitale rol speelt in het succes van het bedrijf. Betrokkenheid op het werk neemt toe wanneer mensen hun werk zinvol vinden.

Helpt bij het vasthouden

Managers spelen een cruciale rol bij het waarborgen van een goede bedrijfscultuur. In een één-op-één gesprek kunnen zij zich inleven in de problemen van de werknemers en een oplossing voorstellen.

Een goed presterende werknemer kan bijvoorbeeld het gevoel hebben vast te zitten in zijn carrière en ziet geen carrièreverloop bij uw bedrijf. Het plannen van een gesprek met de manager om hun bezorgdheid te bespreken maakt hen ongemakkelijk. Bovendien heeft uw organisatie geen systemen om dergelijke problemen aan te pakken.

Uiteindelijk accepteert de werknemer een aanbod van een concurrerend bedrijf. 

Klinkt dat bekend?

Een geplande één-op-één afspraak kan een manager in zulke gevallen helpen. Het stelt u als manager in staat de zorgen van uw teamgenoten weg te nemen en kan ervoor zorgen dat ze blijven.

Onderzoek van Hypercontext wijst op hetzelfde; managers die 1:1's hadden, hadden 1,5X meer kans om hun hele team te behouden dan degenen die dat niet hadden. 

Verbetert het feedbackproces

Bij veel organisaties krijgen werknemers pas feedback aan het einde van de beoordelingscyclus.

Wat is het addertje onder het gras?

Een slecht presterende werknemer weet pas aan het eind van het beoordelingsproces dat zijn werk niet goed genoeg was. 

Resultaat?

Ondermaats werk en resultaten. 

Regelmatige één-op-één gesprekken kunnen deze cyclus doorbreken en stellen een manager in staat regelmatig feedback te delen, waardoor snellere besluitvorming mogelijk wordt en de effectiviteit wordt verbeterd. Werknemers staan open voor feedback in dergelijke sessies omdat er geen risico is om door andere werknemers belachelijk te worden gemaakt.

Bevordert innovatie en verhoogt de output van het team 

Veel werknemers aarzelen om vragen te stellen of hun mening te delen in een groepsvergadering. En als het grootste deel van het team op afstand werkt, wordt het nog ingewikkelder; ideeën voorstellen aan een collega of manager die in het naastgelegen hokje zit, is veel gemakkelijker.

Tijdens een een-op-eengesprek kunnen managers werknemers vragen om de uitdagingen te bespreken die de output van het team belemmeren. Mensen voelen zich zekerder bij het delen van hun ideeën omdat ze niet bang zijn voor oordelen van hun collega's. 

Ook wanneer u regelmatig specifieke feedback geeft en uitvoerbare stappen voorstelt om de prestaties te verbeteren, neemt de productiviteit van uw werknemers toe. 

Versterkt de professionele relatie

Kennis over het dagelijkse werk van elk projectlid kan moeilijk worden voor een grote teammanager. Dankzij één-op-één vergaderingen kunnen zij individuele aandacht geven aan een projectlid en inzicht krijgen in eventuele wegversperringen.

De werknemer voelt zich meer op zijn gemak bij het bespreken van zaken als:

• Kantoorpolitiek 
• Gebrek aan ondersteuning door senioren
• Kenniskloof
  

De manager kan dan suggesties doen of dergelijke kwesties rechtstreeks aanpakken. 

De bijeenkomst geeft werknemers en managers ook de kans om hun leven buiten het werk te bespreken. Door dit te doen verstevig je je professionele band omdat je beter met een ander omgaat. Het stelt je in staat je in te leven in de levensproblemen van een werknemer en hoe dat zijn prestaties beïnvloedt. 

💬 O nderwerpen voor een één-op-één gesprek

Het komt vaak voor dat mensen aanvankelijk enthousiast zijn voor één-op-één gesprekken, maar uiteindelijk het momentum verliezen om ze bij te wonen. Als manager is het uw grootste uitdaging om deze sessies boeiend te houden zodat de werknemers blijven.

Door flexibel om te gaan met de gespreksonderwerpen is een vrije stroom van ideeën mogelijk, aldusJulie Zhuo, auteur van The Making of a Manager en voormalig VP van Design bij Facebook, zegt dat voorbereiding de sleutel is tot uitstekende één-op-één gesprekken.

"1:1's moeten gericht zijn op je rapport en wat hem zou helpen succesvoller te zijn, niet op jou en wat jij nodig hebt. Als je op zoek bent naar een statusupdate, gebruik dan een ander kanaal. Zeldzame één-op-één face time is beter besteed aan onderwerpen die moeilijker te bespreken zijn in een groep of via e-mail." Julie Zhuo.

Zij stelt voor dat één-op-één gesprekken zich in grote lijnen richten op deze vier pijlers: 

• Kalibreren hoe "geweldig" eruit ziet
• Topprioriteiten bespreken
• Nadenken over hoe het gaat
• Feedback delen

In de volgende punten zullen wij de agenda van de een-op-een bijeenkomst en de vragen bespreken. 

⚙️ Hoe voer je 1:1-gesprekken met je mensen (+ tips uit de praktijk)?

1. Stel een schema in
2. 🗒️ Maak een vergaderagenda
3. 💺 Laat de werknemer zich op zijn gemak voelen
4. Luister meer dan je praat
5. ❓ Stel relevante vragen
6. 🔄 Deel en vraag om feedback

1. Stel een schema in

"Regelmatig geplande één-op-één gesprekken stellen u in staat om uit te vinden hoe uw directe medewerkers het doen, waar ze slagen of worstelen, en wat ze van u nodig hebben," zegt Marla Cormier, een L&D professional met meer dan twee decennia ervaring en de oprichter van Emerging Leader Training.

Maar hoe kom je consequent opdagen als honderden dingen je aandacht opeisen?

Vraag de werknemer om een terugkerende vergadering te plannen. 

Als u een uitnodiging voor een één-op-ééngesprek in uw agenda ziet staan, behandelt u het als andere belangrijke bijeenkomsten. Met een agenda kunt u ook uw andere verplichtingen plannen.

Hoewel u de werknemer kunt vragen om de terugkerende vergadering te plannen, is het de verantwoordelijkheid van de manager om dat te doen:

• Plan de eerste één-op-één
• Een cultuur van regelmatig vergaderen bevorderen
• De vergaderfrequentie verhogen of verlagen op basis van de behoeften van de werknemer

Hoe vaak moet een manager één-op-één gesprekken voeren?

De meeste ervaren leiders raden u aan wekelijks één-op-één te vergaderen met uw directe chefs, maar de vergaderfrequentie moet gebaseerd zijn op de behoeften.

Cormier zegt: "De frequentie van deze vergaderingen is afhankelijk van uw teamstructuur en het werk dat u doet. In sommige gevallen zijn wekelijkse vergaderingen het meest zinvol, terwijl maandelijks in andere gevallen redelijker is."

Begin met wekelijkse vergaderingen

Stel tijdens de eerste een-op-eengesprek vast op welke gebieden de werknemer hulp nodig heeft. Bepaal vervolgens de vergaderfrequentie om die behoeften aan te pakken. 

"Ik heb ontdekt dat het in het begin goed is om met een frequentere frequentie te beginnen, zoals een wekelijks gesprek. Je kunt het tijdstip wijzigen in tweewekelijks of maandelijks naarmate de werknemers meer vertrouwd raken met hun nieuwe rol, team, project en belanghebbenden," zegt Gerrid Smith, Chief Marketing Officer bij Joy Organics.

Maar hoe druk uw agenda ook is, voer minstens eenmaal per maand 30 tot 60 minuten één-op-één gesprekken met uw werknemers. U kunt deze vergaderingen houden in uw kantoor, in een restaurant, of virtueel als uw team op afstand werkt.

2. 🗒️ Maak een vergaderagenda

Als je eenmaal een schema hebt afgesproken, is het tijd voor wat voorbereidend werk. 

Een één-op-één agenda helpt u op koers te blijven en zorgt ervoor dat de deelnemers uit de discussie halen wat ze nodig hebben - of het nu gaat om feedback over prestaties of de oplossing voor hun uitdagingen.  

Wie is verantwoordelijk voor het opstellen van een agenda voor één-op-één vergaderingen?

Werknemers zijn primair verantwoordelijk voor het opstellen van de agenda, omdat de vergadering geacht wordt hun problemen op te lossen. Dat betekent echter niet dat je geen inspraak mag hebben in het bepalen van het vergaderthema. ‍

Een gedeeld document onderhouden 

Beide partijen kunnen een gedeeld document bijhouden waarin zij de discussiepunten kunnen toevoegen. 

Smith laat zijn directe medewerkers bijvoorbeeld de agenda bepalen omdat hij vindt dat "de bijeenkomst voor hen is". Maar hij houdt ook een gedeeld OneNote-notitieblok bij voor elke deelnemer aan de vergadering en verwacht dat zij dat ook doen: 

1. Rangschik werktevredenheid (op een schaal van 1-5)
2. Rangschik de huidige werklast (1-5)
3. deelt de top drie werkprioriteiten: Hij vraagt medewerkers naar mogelijke hindernissen en of hij kan helpen deze te overwinnen.
4. Open plek: Om diverse onderwerpen te bespreken. 
   

Wat moet er op de agenda staan van een één-op-één vergadering?

Hier zijn enkele punten die u kunt behandelen in een agenda voor een één-op-één vergadering:

• Duur van de vergadering
• Doel
• Vragen
• Uitdagingen of problemen op de werkplek
• Vooruitgang op de doelstellingen
• Nieuwe ideeën/feedback

Relevante één-op-één vragen toevoegen

Cormier gelooft dat het vooraf delen van vragen ervoor zorgt dat zelfs de meest timide werknemer klaar staat om te delen. 

Ze zegt vragen toe te voegen die werknemers in staat stellen hun gevoelens te delen over:

• Werklast
• Uitdagingen op de werkplek
• Successen of overwinningen
• Nieuwe ideeën of meningen 
  

Zo wordt de bijeenkomst voor beiden waardevol.

Nimisha Kunnath Chatterjee, een ervaren HR-professional, gelooft ook dat één-op-één gesprekken even cruciaal zijn voor managers. Volgens haar kunnen managers de agenda structureren door middel van deze open vragen:

• Waar denk je aan deze week?
• Hoe gelukkig was je de afgelopen week?
• Hoe productief was je de afgelopen week?
• Welke feedback heb je voor me?
  

In de volgende hoofdstukken leest u meer over de vergadervragen.

💺 3. Zorg dat de werknemer zich op zijn gemak voelt

Eén-op-één gesprekken hoeven niet intimiderend te zijn, en het is een kans om een goede verstandhouding op te bouwen met uw teamleden. Overhaast de vergadering niet en richt u niet alleen op negatieve feedback. 

Begin de vergadering met een positieve noot

Begin elke vergadering met het delen van een overwinning of het stellen van open vragen over het leven van de werknemer buiten het werk. Creëer een omgeving waarin werknemers zich op hun gemak voelen om hun mening te delen zonder angst voor een oordeel of vergelding.

"Gebruik ijsbrekers om werknemers aan het praten te krijgen over hun leven buiten het werk.
‍
Hierdoor krijgt u een beter inzicht in hen als persoon en zal er een sterkere band ontstaan tussen u en uw werknemers." Gergo Vari, CEO van Lensa.

Wat zijn enkele goede een-op-een vragen om de vergadering te beginnen?

• Hoe gaat het met je op kantoor en thuis?

Opmerking: Gewoon vragen "Hoe gaat het?" kan vage antwoorden opleveren zoals "Prima", "Alles goed", die al dan niet kunnen helpen het gesprek verder te leiden.

• Ik herinner me dat je je liefde voor [hobby van de werknemer] deelde. Heb je er de laatste tijd nog tijd voor gehad? 
• Bij een ontmoeting rond een feestdag: Hoe bent u van plan uw vrije tijd tijdens [de feestdag] door te brengen? Bent u van plan uw ouders te bezoeken?
• Als ze net terug zijn van een familie reis of vakantie: Hoe was [Naam van de plaats]? Vonden uw kinderen het leuk?
  

Als u eenmaal de eerste momenten hebt doorgebracht met het uitwisselen van levensupdates, kunt u langzaam in de kernagenda van de sessie duiken.

Opmerking: Wees oprecht geïnteresseerd in het leven van uw directe medewerkers. Oppervlakkig zijn of vragen stellen als een to-do item is tijdverspilling. 

👂 4. Luisteren om problemen op te lossen 

"Luisteren is een essentiële vaardigheid die managers moeten leren. Let goed op wat er wordt gezegd en op het antwoord dat wordt ontvangen," zegt Jamie Opalchuk, CEO & Oprichter van HostPapa.

"Vergeet niet dat je niet alleen luistert om beleefd te zijn; je luistert ook om ervoor te zorgen dat je directe verslaggever de best mogelijke ondersteuning krijgt."

Effectief luisteren in actie

Hier is een kleine casestudy van hoe effectief luisteren tijdens een-op-een gesprekken managers kan helpen. 

Roselin Minj, programmahoofd bij het World Resources Institute, vertelt hoe een directielid zich voor haar openstelde tijdens de wekelijkse één-op-één bijeenkomst.

Minj noemt de medewerkster "erg slim en meestal helder van geest". Toch vond de teamgenoot haar werk niet zinvol omdat ze alleen maar PPT's maakte. "Dit is niet wat ik dacht dat ik zou doen toen ik in de sociale impact wilde werken," vertelde ze Minj.

Het hoofd van het programma ging in op de bezorgdheid van de werknemer door zich in te leven en uit te leggen hoe haar werk een prominentere rol speelde.

Als dergelijke problemen niet worden aangepakt, daalt de output van werknemers, of gaan mensen op zoek naar banen waar ze "denken" dat ze een impact zullen hebben. 

❓ 5. Vragen stellen en belangrijke punten bespreken

Hoewel het van vitaal belang is dat de werknemer zich op zijn gemak voelt en gehoord wordt, moeten managers in staat zijn vragen te stellen die hun werknemers aan het praten krijgen.

"Hoewel het niet de taak van de manager is om de agenda te bepalen of het woord te voeren, moet de manager proberen de belangrijkste punten uit de werknemer te halen.

Hoe introverter de werknemer, hoe belangrijker dit wordt. Als u leiding geeft aan ingenieurs, is het een belangrijke vaardigheid om kwesties naar boven te halen." Ben Horowitz.

Stel open vragen 

Stel tijdens het gesprek vragen die meer vragen dan een ja of nee antwoord. Het zal u helpen de visie van de werknemer beter te begrijpen en hem doen nadenken over wat hij van zijn carrièrepad verwacht. Duidelijkheid is op de lange termijn gunstig voor beide partijen.

Juiste vragen leiden tot betere oplossingen

Gergo Vari stelt voor dat managers elke werknemer vragen om hun mening over een onderwerp te delen.

"Dit geeft hen de kans om hun stem te laten horen en leidt ertoe dat mogelijke oplossingen worden voorgesteld," voegt hij eraan toe.

Vari had bijvoorbeeld eens een extreem verlegen verkoper die erg stil was tijdens een-op-een gesprekken. Tijdens de volgende vergadering vroeg hij de medewerkers om hun mening over een onderwerp. 

Raad eens wat er gebeurde? 

De verlegen verkoper stelde zoiets geweldigs voor dat de klanttevredenheid van Vari's bedrijf volledig verbeterde.

Als u voor elk teamlid doelen hebt gesteld, is het essentieel om van tijd tot tijd te controleren hoe ze het doen. Als iemand achterop raakt of moeite heeft met een taak, is het beter het probleem aan te pakken voordat het een groot probleem wordt voor het hele team.

Wat zijn goede vragen om werknemers in een-op-een gesprekken te stellen?

Volgens Ben Horowitz, durfkapitalist en auteur van de bestseller The Hard Thing About Hard Things, zijn dit de effectieve één-op-één vragen:

• Als we iets zouden kunnen verbeteren, hoe zouden we dat dan doen?
• Wat is het grootste probleem van onze organisatie? Waarom?
• Wat is er niet leuk aan werken hier?
• Wie is er echt goed in het bedrijf? Wie bewonder je?
• Als jij mij was, wat zou je dan veranderen?
• Wat bevalt je niet aan het product?
• Wat is de grootste kans die we missen?
• Wat doen we niet dat we zouden moeten doen?
• Ben je blij dat je hier werkt?
  

Noelle Pittock, directeur Onboarding Operations bij Remote, zegt dat de volgende een-op-een vragen haar favoriet zijn:

• Wat was dat ene ding dat je onlangs hebt gedaan, waarbij je jezelf hebt verrast? Wat heb je van dat moment geleerd?
• Wat is het engste of het ding waar je het meest zenuwachtig voor bent om aan te pakken in de komende week? Laten we het afbreken en het nu voor zijn!
• Wat werd u deze week duidelijk (of duidelijker) in uw rol, en aan de andere kant van dat.... wat blijft het meest verwarrend?
• Voel je je wel eens nerveus om met mij over bepaalde dingen te praten? Hoe kan ik een omgeving creëren waarin jij je openstelt om met mij te delen? Hoe ziet dat er voor ons uit?

🔄 6. Delen en feedback vragen

"Neem feedback op in elk gesprek. Zorg ervoor dat erkenning deel uitmaakt van het gesprek, door te wijzen op het specifieke gedrag van het rapport en de impact op klanten, het team of de doelstellingen van uw afdeling", zegt Cormier.

Bespreek verbeterpunten en brainstorm over alternatieven voor taken die niet volgens plan verlopen. Maar de feedback moet altijd van twee kanten komen. Deel uw observaties met de werknemers en vraag hun input over de processen, systemen en projecten. 

Het geeft je een idee van waar jullie beiden beter moeten samenwerken of dat een van jullie ergens tekortschiet. Bewaar dit deel aan het eind om de bijeenkomst af te sluiten met een uitvoerbare stap.

Wees transparant tijdens het gesprek door alle informatie te delen die uw werknemer kan helpen zijn werk beter te doen (zoals nieuw beleid/procedures op het werk). Hierdoor zullen zij uw beslissingen beter begrijpen en hun prestaties verbeteren. 

Veelvoorkomende fouten die je moet vermijden tijdens één-op-één gesprekken

Eén-op-één gesprekken zijn een belangrijk onderdeel van de gereedschapskist van een manager. Maar ze kunnen een verspilling van tijd en stress zijn als je ze niet op de juiste manier aanpakt.

Dit zijn veel voorkomende fouten die managers maken tijdens één-op-één gesprekken:

Frequente herschikking of annulering

Een één-op-één gesprek is een gelegenheid om werknemers te laten zien dat u om hen geeft. 

Het vaak verzetten of, erger nog, annuleren van de vergadering zal het tegenovergestelde op uw werknemers overbrengen. Zeg de vergadering alleen af als u op vakantie bent of bezig bent met andere ongeplande dringende werkzaamheden op kantoor.

Geen duidelijk doel of agenda hebben

Het is essentieel om een duidelijk doel voor ogen te hebben voordat je een vergadering begint. Als je niet weet waarom je iemand ontmoet, kan het onproductief en ongemakkelijk aanvoelen. 

Stel dat je de hele dag door meerdere één-op-één gesprekken hebt met verschillende mensen. In dat geval raak je gemakkelijk in de war over wat er wordt besproken en hoe het zich verhoudt tot andere gesprekken zonder structuur of agenda.

Niet opvolgen

Wacht niet tot de volgende vergadering om de tijdens de sessie besproken kritieke taken op te volgen. Het heeft misschien niet veel invloed als je wekelijkse check-ins hebt, maar het zou problematisch zijn als je maandelijkse one-on-ones hebt. 

Zo kunt u opnieuw bevestigen wat tijdens de vergadering is besproken en ervoor zorgen dat beide partijen duidelijk begrijpen wat er nu moet gebeuren.

Te autoritair zijn

Hoewel het belangrijk is om positieve feedback en opbouwende kritiek te geven, zijn de vergaderingen niet bedoeld als dicteersessies. Luister empathisch naar de mening van uw werknemers en stel waar mogelijk meerdere oplossingen voor. Het volgen van dergelijke praktijken maakt de aanwezigen meer op hun gemak. 

Geen aantekeningen maken

"Er kan veel gebeuren tussen 1:1 vergaderingen, dus maak aantekeningen om het gesprek te documenteren. Zo kun je ze voor de volgende vergadering doornemen en follow-up geven aan doelen of verzoeken. Notities maken laat ook zien dat je luistert en dat wat medewerkers delen belangrijk genoeg is om op te schrijven," zegt Cormier.

De vergadering strikt professioneel houden

Hoewel het belangrijk is om tijdens de vergadering respectvol te zijn, kan het delen van uw kennis en ervaringen de werknemer een groter gevoel van verbondenheid geven. 

Marc Stitt, Chief Marketing Officer (CMO) van FMX, zegt dat het nuttig kan zijn om anekdotes te delen in een een-op-eengesprek.

"Door uw persoonlijke ervaring te delen, kunt u het individu begeleiden en ondersteunen om hen effectiever te helpen.

Word persoonlijk met uw directe medewerkers, en u zult hen aanmoedigen om zich open te stellen en problemen te delen waarvan ze niet zeker weten hoe ze die moeten oplossen."

📩 E-mailsjabloon voor uw eerste één-op-één gesprek met een werknemer

—----------------------------------------------------------------

Onderwerp: Eerste persoonlijke ontmoeting

Hey [naam werknemer], 

Ik ben blij je in mijn team te hebben en ik ben benieuwd naar de carrièredoelen en ambities van alle projectleden. 

Als onderdeel van dit proces heb ik regelmatig één-op-één gesprekken met al mijn directe chefs, en dit is de uitnodiging voor onze eerste. We zullen de vergaderfrequentie bepalen nadat we weten op welke gebieden we ons moeten richten. 

Om u meer context te geven, hier is hoe ik denk over en leiding geef aan één-op-één vergaderingen:

Jij bent de focus van de sessie: De vergadering is gepland om uw zorgen, carrière aspiraties, of alles wat uw prestaties belemmert te begrijpen. Ik zal het niet behandelen als een status update meeting.

Agenda: U bent primair verantwoordelijk voor het opstellen van de vergaderagenda, omdat ik me wil concentreren op het oplossen van uw problemen. We zullen een gezamenlijk agendadocument bijhouden waarin ik van tevoren de onderwerpen toevoeg die ik tijdens de vergadering zal bespreken.

Het gezamenlijke document zal het hoofdthema/doel van de bijeenkomst, de vragen en de kwesties die we moeten behandelen, bevatten. 

Feedback: Ik zal feedback geven na het vaststellen van de prestatienormen en verwacht dat je me corrigeert als ik het mis heb. Het doel is je te helpen je werk beter te doen.

Laten we een uur afspreken voor de eerste één-op-één, en dan kunnen we de frequentie en duur van de volgende bijeenkomsten bepalen. 

Plan de vergadering ergens in de komende week. Hier is de URL van mijn [meeting booking app].

Ik kijk uit naar ons gesprek. Laat het me weten als je vragen hebt. 

Bedankt, 

[Naam van de manager]

—----------------------------------------------------------------------

Veelgestelde vragen over één-op-één vergaderingen

Wat is het doel van één-op-één gesprekken met werknemers?

Eén-op-één gesprekken helpen managers om hun werknemers beter te begrijpen, feedback te geven over prestaties en problemen te bespreken die van invloed kunnen zijn op het werk. De sessies maken de relatie tussen werknemer en manager sterker en vergroten de betrokkenheid van de werknemer.  

Wat moet u bespreken tijdens de eerste één-op-één met uw werknemer?

Vraag tijdens dit eerste gesprek aan de werknemer wat hij of zij wil met zijn of haar carrière en wat hij of zij wil met zijn of haar huidige functie. Dit zal u helpen begrijpen wat werknemers momenteel het meest waarderen in hun baan en wat ze hopen te bereiken in hun carrièrepad. U kunt tijdens dit gesprek ook eventuele zorgen bespreken; zo kunt u beter begrijpen wat hen motiveert of ontmoedigt om het goed te doen op het werk.

Maak na dit eerste gesprek een actieplan met specifieke doelen waar u en uw directe chef in de loop van de tijd naartoe kunnen werken (bv. verbetering van de communicatievaardigheden).

Hoe bereidt een manager zich voor op een één-op-één gesprek?

Managers kunnen zich voorbereiden op één-op-één vergaderingen door hun beschikbaarheid voor terugkerende vergaderingen te bevestigen en samen te werken aan de agenda. Ze kunnen ook een-op-een vragen bedenken op basis van de vorige check-in en de prestaties van de werknemer sinds de laatste vergadering.