We zijn overgestapt van een 9-5 baan naar flexibele werktijden, en van werken op kantoor naar werken vanaf elke plek. Bedrijven hebben dergelijke vooruitstrevende veranderingen ingevoerd om hun werknemers een geweldige ervaring te bezorgen.
En toch blijven velen van hen ouderwetse powerpoints, statische wiki's en stapels papier gebruiken voor hun inwerkperiode - de periode die de toon zet voor de hele toekomstige werknemerservaring.
Verouderde processen volstaan niet voor de werknemers van vandaag. Dus om ze vanaf dag 1 enthousiast te maken, hebt u een betere manier nodig om ze in te werken. Een die boeiend is, meeslepend, en gedaan via een tool waar ze het grootste deel van hun werktijd in doorbrengen - zoals Slack.
We zijn dol op Slack.
En we hebben gezien dat het begeleiden van nieuwe medewerkers via Slack een krachtige manier is om hun eerste indruk betekenisvol en impactvol te maken.
Hier leest u waarom u werknemers moet aanwerven via Slack, hoe u dat stap voor stap doet en hoe u er nog meer uit kunt halen door gebruik te maken van Zavvy's workflows voor Slack.
Onboarding via Slack garandeert een meer natuurlijke ervaring in de werkstroom. Het is een perfecte tool om één of een groep werknemers tegelijk te verwelkomen. Laten we nog enkele redenen bekijken om nieuwe medewerkers te onboarden via Slack:
Veel organisaties hebben van Slack hun officiële ruimte gemaakt om nieuwe medewerkers voor te stellen. Een speciaal kanaal voor nieuwe medewerkers creëert betrokkenheid. Zo kunnen alle nieuwe medewerkers met elkaar in contact komen, vragen stellen of de beste plekken vinden om een hapje te eten.
Omdat onboarding-inhoud doorgaans zonder structuur naar nieuwe werknemers wordt "gegooid", kan een gestroomlijnd proces helpen het overzicht te bewaren. Slack kan uw centrale hub zijn voor het onboarding-traject van een nieuwe werknemer.
Bij Zavvy hebben we ontdekt dat werknemers die taken ontvangen via Slack een 3x zo hoog voltooiingspercentage hebben als bij e-mails. Dit komt omdat Slack het makkelijker maakt voor nieuwe medewerkers om toegang te krijgen tot informatie. Het is waar we het grootste deel van onze werktijd doorbrengen. Daarom is het aantrekkelijker en handiger.
Door werken op afstand is het voor ons allemaal een uitdaging geworden om contact te houden. Slack is de plek waar teams van nature met elkaar in contact komen - dus ook de meest natuurlijke plek om mensen met elkaar in contact te brengen. Denk aan teamintroducties, inwerkmaatjes en meer.
Slack gebruikt zijn eigen Workflow Builder waarmee People Ops routineprocessen kan automatiseren binnen hun Slack werkruimte.
Om er zelf een op te zetten, moet je:
Klik op je werkruimte -> Extra -> Workflow Builder
Daar kunt u ook een workflow selecteren uit een bestaande sjabloon.
Dit is hoe je die workflow builder kunt gebruiken om nieuwe werknemers in te werken:
Verwelkom je nieuwe medewerkers met aangepaste berichten en verbind ze met de rest van je team. Je kunt een Direct Message sturen of er een schrijven in je #new-hires kanaal. Je kunt nieuwkomers vragen zichzelf voor te stellen of hun interesses te delen, terwijl je de rest van je team aanmoedigt hen te begroeten.
Daarnaast kunt u ook een knop toevoegen voor een meer interactieve ervaring. Door deze knop toe te voegen, vraagt u hen actie te ondernemen en door te gaan naar de volgende stap van uw inwerkproces.
Opmerking: De knop is meestal zinvol voor directe berichten, minder in kanalen.
Formulieren zijn een geweldige manier om aangepaste reacties van uw nieuwe werknemers te ontvangen. Dit omvat informatie over bedrijfswelkomstpakketten, feedback, functiegegevens en meer.
Hier zijn enkele vragen die u tijdens het inwerken kunt stellen:
Slack kunt u apps als Loom, Notion en Zapier integreren voor een boeiend onboardingproces. Organisaties gebruiken ze om inleidende video tutorials te maken, hun workflow te beheren en nog veel meer.
Het verbinden van apps is een mooie manier om verschillende tools op één plaats samen te brengen. Het kan helpen bij het maken van eenvoudige automatiseringen of het insluiten van inhoud van plaatsen als Loom binnen Slack.
Of u nu op afstand of in een hybride omgeving werkt, Slack maakt het voor teams gemakkelijk om samen te werken. Hier zijn een paar beproefde manieren om Slack's workflow builder te gebruiken voor uw onboarding proces:
Slack gelooft dat de meest effectieve onboarding doorlopend is. En daar zijn we het roerend mee eens. Het is essentieel om uw nieuwe werknemers bij elke stap van het proces op te volgen. Bied hen hulp en zorg ervoor dat ze hun opleiding kunnen volgen en met succes afronden. Op die manier zullen uw nieuwe medewerkers een positieve invloed hebben op uw werkplek.
De workflow builder heeft een ingebouwde functie waarmee u te allen tijde de voortgang kunt volgen. Zo ziet u altijd wie zich momenteel in uw workflows bevindt.
Het kleine Zavvy logo dat u hier ziet - samen met de naam "Welcome Bot", kunt u aanpassen in het paneel "Instellingen" van de workflow.
Zo kunt u een meer merkgebonden werknemerservaring creëren.
Dit is een voorbeeld van een onboarding-workflow die we hebben ingesteld om
Best cool, toch?
Maar: Hoewel deze reeks zeker een mooie aanvulling is op uw algemene inwerkproces, zal ze zeker niet volstaan voor een volledig proces.
We kunnen het belang van een grondig inwerkprogramma niet genoeg benadrukken. Hoewel Slack een goede start is om nieuwe werknemers te verwelkomen, is het genoeg om een end-to-end proces te leveren?
Hoewel de workflow builder een geweldige plek is om te beginnen, loopt het snel uit de hand zodra je kijkt naar holistische processen die mensen langer dan een dag begeleiden.
Enkele beperkingen van het gebruik van Slack voor onboarding zijn:
Helaas heeft Slack geen optie om "vertragingen" toe te voegen tussen afzonderlijke stappen. Dit betekent dat mensen alleen door afzonderlijke stappen kunnen worden geleid door op knoppen te klikken. Hoewel een interactieve aanpak over het algemeen gunstig is, mist dit volledig de kans om een begeleide ervaring te creëren die langer dan een dag duurt.
Bij Zavvy raden we aan om onboardingprocessen minstens 90 dagen te laten duren om de voltooiing en de ervaring zelf te optimaliseren. Je zou vertragingen kunnen toevoegen via tools zoals Zapier, maar dat zou ons naar het volgende probleem leiden:
Een degelijk onboardingproces van 30-90 dagen (of zelfs meer) omvat vele stappen. Dit omvat het leren kennen van de organisatie, het volgen van opleidingsprogramma's en het afstemmen met managers en teamleden. Het is een uitdaging om alle taken tegelijk te beheren.
Zeker als je meerdere tools moet gebruiken om één workflow te creëren - laat staan deze aan te passen op basis van afzonderlijke rollen of people managers.
Dit heeft grote gevolgen voor de schaalbaarheid van de hele oplossing.
Slack kunt u externe tools koppelen via tools als Zapier om slimme automatiseringen te bouwen. Dit betekent echter ook dat er niet die ene plek is waar mensen altijd terecht kunnen. Maar nieuwe medewerkers hebben structuur nodig. Ze moeten weten wat hen te wachten staat - en ze hebben een plaats nodig waar ze diepgaande informatie kunnen vinden.
Uw onboarding is uw kans om een eerste indruk te maken - hoe beter de ervaring op maat, hoe beter. Maar helaas is er geen gemakkelijke manier om rollen toe te wijzen zoals "People Manager" of "Onboarding Buddy" met alleen Slack . Dit betekent dat u niet in staat zult zijn om meerdere mensen gedurende een periode te betrekken.
De trigger die u gebruikt om uw onboarding-workflow te starten is meestal "Begint wanneer iemand zich aansluit bij een kanaal". Er zijn echter verschillende redenen waarom u een medewerker handmatig aan uw workflow zou moeten toevoegen - van het samenwerken aan projecten tot het samen starten van een trainingsprogramma. In Slack kunt u dat niet doen zonder uw mensen toe te voegen aan bestaande kanalen.
Zelfs als je een 'kopie' maakt van die workflow, moet je nog steeds dezelfde trigger gebruiken (natuurlijk 'nieuw kanaallid'). De enige uitweg is dus je workflow helemaal opnieuw opbouwen.
Slack beperkt mensen tot het versturen van korte berichten, formulieren of links. Maar om deze taken leuker en boeiender te maken, moet u ze ondersteunen met rijke inhoud. Dit omvat het insluiten van trainingsvideo's, gedetailleerde informatie over het bedrijf, de opdracht - waar het over gaat, waarom het essentieel is, enzovoort. Dit betekent dat u uiteindelijk toch een plaats nodig hebt om de (rijke) inhoud te hosten.
Slack is het belangrijkste leveringskanaal voor uw inhoud - maar het is niet de plaats om het te hosten.
Als uw bedrijf vrij snel groeit, hebt u meestal meer dan één nieuw teamlid per maand. En dat betekent dat u wellicht automatisch alle nieuwe aanwinsten met elkaar in contact wilt brengen.
De beste manier om dat te doen is door ze samen te brengen in een speciaal kanaal. Dit is echter niet iets wat u kunt automatiseren via Slack's native tool.
Een naadloze werknemerservaring ligt aan de basis van Zavvy's onboarding platform. Elke stap, reis of template is ontworpen om uw werknemers het best mogelijke onboardingproces te bieden. Niet alleen dat, maar we automatiseren ook handmatige taken om u te ontlasten!
Hier zijn enkele manieren waarop u Slack kunt integreren met Zavvy voor een meer begeleid en holistisch onboardingprogramma dat u onnodig werk uit handen neemt:
Er schuilt een reëel gevaar in het in één keer aanbieden van alle inwerkinhoud. Het wordt niet alleen te overweldigend voor je nieuwe medewerker, maar het leidt ook tot een negatieve ervaring. Maak daarom een gestructureerd, stapsgewijs inwerkprogramma met de geleide reizen van Zavvy.
Dit zorgt ervoor dat informatie wordt verstrekt wanneer dat van belang is, stelt nieuwe medewerkers in staat om bij elke stap kennis te verwerken en helpt hen gefocust te blijven. Ondertussen kunnen People Ops en Managers gemakkelijk de voortgang volgen of nieuwe medewerkers door het proces begeleiden.
Van het toewijzen van buddies tot het aanstellen van managers: met Zavvy kunt u nieuwe medewerkers automatisch aan de juiste mensen koppelen. Dit creëert een ruimte voor werknemers om persoonlijke connecties te ontwikkelen, informatie uit te wisselen, vragen te stellen en een comfortabele start bij uw bedrijf te hebben.
U kunt ook gespreide herinneringen sturen naar een speciale buddy of manager die aan uw nieuwe werknemer is toegewezen. Dit zorgt ervoor dat zij voorbereid zijn met alle informatie, klaar zijn om vergaderingen te plannen en een lijst hebben met taken die moeten worden uitgevoerd.
Lees ons stapsgewijze proces voor het ontwerpen van een onboarding buddy-programma op Zavvy.
Bonus: Bekijk deze gratis sjablonen voor Buddy-programma's!
Onboarding van een groep medewerkers is een continu proces in grote organisaties. Wij maken dit proces eenvoudig door automatisch journeys toe te wijzen aan nieuwe medewerkers en speciaal voor hen een groep aan te maken. Dit is een uitstekende manier voor rekruten om met elkaar in contact te komen, terwijl het gedoe om nieuwe workflows aan te maken op Slack wordt weggenomen.
Plus: als u uw HRMS-systeem hebt aangesloten en een automatische trigger hebt ingesteld, hoeft u zelfs niets handmatig toe te wijzen.
Stuur tegen het einde van elke inwerkfase gepersonaliseerde enquêtes. Meer inzicht krijgen in de ervaring van uw werknemers is de belangrijkste voorwaarde om het proces te verbeteren.
Daarnaast kunt u hen ook vragen stellen die u helpen bij de voorbereiding van hun preboarding. Vraag hen bijvoorbeeld wat is hun keuze van snacks/T-shirt maat/type van vereiste uitrusting, enz.
Met Zavvy kunt u een enquête maken - of gewoon uw favoriete tools zoals Typeform of Google Forms insluiten om het aantrekkelijker te maken.
Integreer inhoud van verschillende formaten in elk nieuw traject. We hebben het over het opnemen van welkomst- en trainingsvideo's, links naar cursussen, podcasts, enz. Dit is uw ruimte om het leren zo aangenaam mogelijk te maken - zonder enige beperking!
Door dit te doen kunnen uw werknemers de taak voltooien en de kennis beter vasthouden.
Maak optimaal gebruik van onze app-integraties zoals Loom, YouTube, Typeform, en nog veel meer!
Een inwerkprogramma is waardevol als het is afgestemd op de behoeften van uw nieuwe medewerkers. Dit omvat het sturen van specifieke taken naar Marketing Managers of het delen van details met een onboarding Buddy.
Bij Zavvy kunt u snel specifieke taken, herinneringen en berichten bezorgen zonder de chaos van het aanmaken van verschillende Slack kanalen. Dit zorgt voor een vlotte, persoonlijke ervaring - ongeacht de afdeling en de rol van uw nieuwe medewerker.
Automatisch taken toewijzen:
Een kleine daad van waardering of begeleiding gaat een lange weg in het motiveren van uw werknemer tijdens de onboarding. Stuur attente aanmoedigingswoorden en bied begeleiding bij elke stap van het proces.
Gebruik deze functie op Zavvy om:
Bij Zavvy geloven we dat onboarding niet beperkt moet blijven tot nieuwe aanwervingen. Onze zorgvuldig geplande trajecten helpen bij het herintreden van medewerkers in een externe omgeving. Of wanneer ze gepromoveerd worden naar een leidinggevende functie. Dit laat hen wennen aan nieuwe vaardigheden en verantwoordelijkheden die nodig zijn om hun volledige potentieel te bereiken.
U kunt het tijdstip en de duur van uw re-onboardingproces kiezen, specifieke taken sturen en de voortgang bij elke stap gemakkelijk bijhouden.
Tijdens het inwerkproces leren nieuwe medewerkers hun collega's, buddy's of managers kennen. Laat elk gesprek of een doordachte actie tellen door Slack te integreren in onze Verbindingsprogramma's.
Bouw diepere banden op met onze templates zoals Meetup Rituals, Coffee Dates, Walk and Talk, en nog veel meer.
Kunt u de sjabloon die u zoekt niet vinden? Maak gewoon je eigen, volledig geautomatiseerde verbindingsroutine.
Praat met onze experts om te leren hoe u uw team op afstand dichter bij elkaar kunt brengen.
Er is nog veel meer mogelijk met de onboarding workflows van Zavvy. Lees verder om erachter te komen.
Met Zavvy kunt u uw hele onboardingproces inrichten - van preboarding tot zelfs offboarding. Zo kun je mensen door de hele ervaring heen begeleiden, in plaats van het bij een paar praktische automatiseringen te laten.
Vraag uzelf bij het ontwerpen van uw inwerkprogramma af: Hoe zal een werknemer hiervan profiteren? Is er een manier om dit proces te vereenvoudigen? Of hoe kan ik het boeiender maken?
De integratie van Slack in ons platform zorgt voor een naadloos, goed verbonden, gemakkelijk te volgen proces. Met een beetje vooruitziendheid en planning hebben we de manier waarop bedrijven hun hybride of externe werknemers aan boord nemen opnieuw uitgevonden.
Storyblok's gebruikt Slack om nieuwe werknemers in te werken en bespaart zo elke week 15 uur.
Nieuwsgierig? Lees hier meer over onze onboarding oplossing.
.png)
.png)
