Bij het inwerken van nieuwe medewerkers moet u nadenken over de oriëntatie van een nieuwe medewerker in het bedrijf en de rolgebaseerde training die hij of zij nodig heeft om snel productief te worden.
Met zoveel eisen die afdelingen, teams en rollen omspannen, is het gemakkelijk om onboarding-taken door de vingers te zien. Dat is waar een onboarding workflow om de hoek komt kijken.
Als je een inwerkworkflow ontwikkelt, creëer je een samenhangend overzicht van elke taak die een nieuwe medewerker in de eerste zes maanden tot een jaar moet uitvoeren. Van het papierwerk voorafgaand aan het inwerken tot de eerste jaarlijkse evaluatie, je hebt een gestructureerd en consistent inwerkproces voor al je nieuwe medewerkers.
Lees verder voor meer informatie over hoe een onboarding workflow de productiviteit van uw organisatie kan verbeteren en hoe u zelf een onboarding workflow kunt opzetten.
Onboarding is het vertrouwd maken van nieuwe werknemers met het bedrijf en hun rol.
Een effectieve inwerkperiode duurt ten minste drie maanden en maximaal een jaar. Gedurende deze periode ondergaan nieuwkomers bedrijfsoriëntatie, rolgebaseerde training en meer, voordat ze overgaan naar voortdurende ontwikkeling.
Het inwerkproces verwijst naar alles wat uw nieuwe werknemer in zijn eerste zes tot twaalf maanden bij uw bedrijf doormaakt.
De meeste organisaties verdelen hun inwerkproces in verschillende fasen, met specifieke doelstellingen voor elke fase. Naarmate uw nieuwe medewerker het inwerkproces doorloopt, zal hij de noodzakelijke mijlpalen voor elke fase bereiken.
U kunt de fasen van het inwerkproces aanpassen aan de behoeften van uw bedrijf. Veel organisaties verdelen hun inwerkproces volgens de periode na indiensttreding. De onderstaande lijst biedt een kort overzicht van de belangrijkste fasen van onboarding en de doelstellingen voor elk onderdeel.
Pas uw inwerkproces aan de behoeften van uw bedrijf en zijn afdelingen aan. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen de nadruk te leggen op rolgebaseerde training in het begin van het onboardingproces, terwijl vertegenwoordigers van de klantenservice meer tijd kunnen besteden aan het ontwikkelen van hun productkennis.
Een proces en een workflow lijken erg op elkaar omdat ze complexe behoeften ordenen in verteerbare taken, maar de twee termen zijn niet uitwisselbaar.
Een inwerkproces brengt alle puzzelstukjes van uw inwerkproces samen. Het omvat alles, van het papierwerk voorafgaand aan het inwerken tot de sociale integratie van uw nieuwe werknemer.
Een onboardingworkflow distilleert uw onboardingproces in een reeks concrete taken die elke nieuwe werknemer moet uitvoeren. Het is meer een checklist van actiepunten, terwijl het inwerkproces een overzicht op hoger niveau biedt.
Anders gezegd, een onboarding-workflow is ontworpen om specifieke acties of taken te voltooien. Het onboardingproces schetst de grotere doelen van onboarding in het algemeen.
Een processtroom is een gedetailleerde visualisatie van alles wat bij het betreffende proces komt kijken. Het gaat verder dan actiepunten en omvat onder meer belanghebbenden, lijsten met hulpmiddelen en materialen.
Bekijk dit voorbeeld van een onboardingproces op basis van de checklist voor nieuwe werknemers van Zavvy:
Het ontwikkelen van uw onboardingprocesflow kan in het begin een groot project zijn. U moet nadenken over alles wat een nieuwe werknemer nodig heeft om bij uw bedrijf te slagen.
Laat u echter niet intimideren. Het creëren van een inwerkproces voor uw organisatie is de moeite waard. Als u eenmaal de basis voor uw proces hebt gelegd, kunt u het bijwerken en uitbreiden naarmate uw bedrijf groeit.
Uw onboarding-workflow opbouwen wordt een koud kunstje met een grondige onboarding-procesflow in de hand. Het is in wezen één enkele bron van waarheid voor uw onboarding-workflow.
Klaar om uw onboarding workflow te bouwen? Volg deze stappen en tips om uw onboarding proces te schetsen en om te zetten in een krachtige onboarding workflow voor uw bedrijf.
Eerst en vooral: zoek of maak een lijst van alles wat een nieuwe werknemer moet doen of ervaren als onderdeel van de inwerkperiode.
Je kunt Zavvy's onboarding checklist voor nieuwe werknemers gebruiken om je eigen proces te brainstormen.
Zorg ervoor dat u rekening houdt met inwerktaken die u moet uitvoeren vóór de eerste dag van de nieuwe werknemer, evenals sociale taken zoals introducties.
Op dit punt hoeft uw checklist niet bijzonder georganiseerd te zijn. Hoe meer details u echter aan elk item kunt toevoegen, hoe gemakkelijker u een eenvoudige checklist kunt omvormen tot een volwaardig onboardingproces en -workflow.
Vergeet niet dat uw voorlopige onboarding-checklist slechts een uitgangspunt is. De volgende stappen zullen u helpen uw checklist in een workflow te organiseren.
Verdeel de taken op je checklist per tijdsbestek. Als u de downloadbare checklist hierboven hebt gebruikt, hebt u al een idee van wanneer elk onderdeel tijdens de inwerkperiode moet plaatsvinden.
Bekijk elke taak op uw lijst en overweeg het volgende:
Gebruik vervolgens een visualisatie-instrument om een samenhangend beeld te krijgen van uw hele inwerkproces. Uw processtroom moet visueel het tijdsbestek voor elke taak aangeven en wie verantwoordelijk is voor de voltooiing ervan.
Een processtroomtool als Miro is hierbij ongelooflijk nuttig. Daarmee kunt u gemakkelijker relaties en afhankelijkheden tussen taken tekenen. Gebruik pijlen om de volgorde van taken aan te geven, vooral als ze van de ene afdeling naar de andere gaan.
Zelfs als u tot nu toe geen formeel inwerkproces hebt gehad, hebt u waarschijnlijk belangrijke informatie voor nieuwe werknemers op een paar verschillende plaatsen op uw werkplek staan.
Nu uw inwerkproces is uitgewerkt in uw visualisatie-instrument, is het tijd om deze materialen te verzamelen en ze te koppelen aan het juiste onderdeel van uw inwerkproces.
Hier zijn enkele soorten inwerkmateriaal waarnaar u moet zoeken:
Het is gemakkelijk te begrijpen waarom inwerkmateriaal verloren gaat tussen verschillende afdelingen of supervisors. Het inwerkproces is veelzijdig en vereist vaak meerdere mensen om de nieuwe werknemer volledig in te werken.
Door deze middelen te bundelen, krijgt u één beeld van uw hele onboardingproces. Zodra u deze materialen hebt georganiseerd in uw procesflow, bent u zo goed als klaar om uw onboarding-workflow te bouwen.
Uw onboardingsoftware zal tal van functies hebben om uw workflow te verbeteren, maar misschien kunt u ook aanvullende tools integreren om uw onboarding te verbeteren.
Zavvy biedt bijvoorbeeld integraties met messaging tools zoals Slack en people ops platforms zoals BambooHR. Met de Zapier API kunt u nog meer verbindingen leggen met de tools die u al gebruikt.
Kies integraties die de inwerkervaring voor nieuwe werknemers echt verbeteren. Anders voegt u gewoon nog een tool toe die iedereen zonder echte reden moet instellen.
Messaging tools zoals Slack zijn bijzonder krachtig. Zij brengen de onboarding-workflow naar het platform waar uw team de meeste tijd doorbrengt. Andere tools kunnen u helpen automatiseringen te bouwen of tijd te besparen door gegevens te importeren.
Gebruik uw onboardingprocesstroom als referentiepunt voor het creëren van de workflow in uw software. Als u een grondige procesflow hebt ontwikkeld, kunt u uw onboarding-workflow snel en gemakkelijk creëren door dat plan te volgen.
Begin met de preboardingfase en bouw de workflow chronologisch op. Vergeet niet om niet alleen taken op te nemen voor de nieuwe werknemer, maar ook voor zijn directe supervisor en medewerkers.
Elke stap van de onboarding-workflow moet omvatten:
U kunt stappen afhankelijk maken van een vorige, of ze uitsturen op basis van de dag waarop de nieuwe werknemer in dienst treedt (d.w.z. Dag 1, Dag 30).
Zodra een nieuwe medewerker het inwerktraject heeft doorlopen, kunt u automatisch ook lopende opleidings- en ontwikkelingstrajecten toewijzen.
Wanneer u uw onboarding-workflow in een speciale software bouwt, creëert u een samenhangend beeld van alles in het proces. Omdat alles zich in één platform bevindt, kunt u gemakkelijk verbanden leggen tussen de ooit afzonderlijke onderdelen van het onboardingproces.
Met workflow automatiseringsfuncties in een platform als Zavvy kunt u een onboarding workflow creëren die praktisch vanzelf loopt. Dit zijn slechts een paar dingen die je kunt doen met onboarding-automatisering:
Bekijk deze weergave van enkele automatiseringsopties in de onboarding workflow software van Zavvy:
Automatisering van de onboarding-workflow helpt u het proces op te schalen naarmate uw bedrijf groeit. U krijgt ook nuttige gegevens en inzichten over hoe het nieuwe werknemers vergaat in het onboardingproces.
Het inwerken van nieuwe werknemers kan een complex proces zijn, maar het kan een van de soepelste onderdelen van uw organisatie worden met een inwerkworkflow.
Met een systematische aanpak van onboarding door een procesflow op te zetten, krijgt u een overzicht van alle aspecten van onboarding. Met alles op één plek is het gemakkelijker om de uitgebreide onboarding-workflow te creëren die daadwerkelijk resultaten oplevert.
Onboarding workflow software zoals Zavvy voegt nog meer voordelen toe. U kunt het onboardingproces automatiseren om de zaken in beweging te houden, zelfs wanneer u schaalt. Integraties van tools versnellen je werk nog meer, zodat je het juiste deel van het onboarding-traject op het juiste moment op het juiste medium aanlevert.
➡️ Kijk vandaag nog naar Zavvy om krachtige onboarding workflows op de automatische piloot uit te voeren.
.png)
.png)
