Werknemerservaring: Strategieën, metingen en instrumenten

Een goede Employee Experience (EX) is de sleutel tot succes in elke organisatie. 92% van de HR-leiders heeft dit als een belangrijke prioriteit aangemerkt. LinkedIn's Global Talent Trends onthulde ook sterke verbanden tussen EX en zakelijke impact.

Bedrijven die hun strategie voor werknemerservaring combineerden met training en secundaire arbeidsvoorwaarden zagen hun personeelsverloop met 56% dalen. Bedrijven die investeerden in beter talentmanagement zagen hun personeelsbestand met 143% toenemen.

Als dit een indicatie is, moeten organisaties niet vertrouwen op vette salarissen om werknemers te behouden. Nu de strijd om talent elke dag heviger wordt, biedt het verbeteren van EX een concurrentievoordeel. 

In deze bijdrage wordt onderzocht wat EX is, wat het belang ervan is en wat het kader ervan is. U ontdekt ook de beste strategieën en trends voor het schalen van werknemerservaringen terwijl u verder leest.

Wat is werknemerservaring?

Employee experience verwijst naar de reis van een werknemer binnen zijn organisatie. Het is een overkoepelende term voor de levenscyclus van werknemers, van de fase vóór het instappen/onboarding tot de fase na het instappen.

De factoren die de werknemerservaring bepalen zijn onder meer:

• De in- en uitstapprocessen
• De werkomgeving en -cultuur
• Procedures en technologie
• Interacties met collega's
• Antwoorden van de werknemers
  

Werknemerservaring vs. betrokkenheid

Werknemerservaring en betrokkenheid worden vaak door elkaar gebruikt, maar ze zijn niet hetzelfde. Werknemersbetrokkenheid is een onderdeel van de werknemerservaring en verwijst naar de focus en toewijding van een werknemer aan het bedrijf en zijn doelen.

De ervaring van werknemers ontvouwt zich in verschillende stadia van de levenscyclus van een werknemer en kan leiden tot betrokkenheid. Zo vormen nieuwe werknemers al in de aanwervingsfase een beeld van uw organisatie. 

De post-onboarding-fase is de fase waarin zij interageren binnen de organisatieomgeving en zelfstandig taken uitvoeren. Zij weten wat er van hen wordt verwacht en zijn uitgerust met het nodige materiaal om hun doelstellingen te bereiken. 

Werknemerservaring vs. enablement

In tegenstelling tot employee experience voorziet employee enablement werknemers van de middelen die zij nodig hebben om hun werk te doen. Dit omvat het verstrekken van fysieke hulpmiddelen, opleiding en het creëren van een ondersteunende omgeving om optimale prestaties mogelijk te maken.

Het basisidee is de werkprocessen af te stemmen op de voorkeuren van de werknemer, in plaats van hem te geven wat u denkt dat hij nodig heeft. Door te vragen: "Wat heb je nodig om deze taak te vervullen?" in plaats van te zeggen: "Dit is wat je nodig hebt voor de taak", hebben werknemers het gevoel dat ze een stem hebben en een zekere mate van controle over de projecten. 

Net als de betrokkenheid van werknemers draagt ook het in staat stellen van werknemers bij aan de ervaring van werknemers. 

Waarom is EX belangrijk voor elk bedrijf?

Verhoogt de betrokkenheid van werknemers

Organisaties met betrokken werknemers ervaren een toename van 23% in winstgevendheid in vergelijking met werknemers die niet betrokken zijn. Volledig betrokken werknemers worden proactief en kunnen hun initiatieven gebruiken om doelen te bereiken in plaats van te wachten op aanwijzingen van de managers of supervisors. Uw SEO-adviseur zal bijvoorbeeld hard werken om inkomende links te verkrijgen om het verkeer te verhogen en oude inhoud te optimaliseren zonder hen eraan te herinneren.

Vermindert de omzetkosten

Omzet is een onvermijdelijk onderdeel van het runnen van een organisatie. In 2021 was 65% van de werknemers actief op zoek naar een nieuwe baan. Hoewel u verloop niet volledig kunt voorkomen, helpt een goede werknemerservaring de kosten van uw organisatie te verlagen.

Zenefits onthult dat het ruwweg 20% van een salaris kost om werknemers te vervangen die hun baan opzeggen. Dergelijke verliezen kunnen de winstgevendheid belemmeren wanneer u een grote organisatie leidt.

Verhoogt de reputatie

Positieve werknemerservaringen kunnen uw verwijzingen zelfs na de offboardingfase stimuleren en ervoor zorgen dat de relatie tussen uw organisatie en de ex-werknemers in der minne eindigt. Op die manier is de kans groter dat uw ex-werknemers positieve beoordelingen over uw organisatie achterlaten en deze aanbevelen aan potentiële werknemers.

Bevordert de klantervaring (CX)

Medewerkers zijn de bruggen tussen klanten en de organisatie. Het is dus essentieel om een cultuur op te bouwen waarin de werknemer centraal staat om aankoopbeslissingen te beïnvloeden en de klantenbinding positief te beïnvloeden.

54% van de klanten die een uitstekende service ervaren, zijn het meest geneigd om meer producten van uw bedrijf te proberen. Omgekeerd zullen opgebrande werknemers een vreselijke service leveren en het opzeggingspercentage verhogen.

📶 Werknemerservaringskader: De stadia van EX

Ervaring van de kandidaat

Kandidaatervaring richt zich op het aanwervingsproces van een werknemer. Het kan worden gedefinieerd als de perceptie die werkzoekenden ontwikkelen over een organisatie tijdens de aanwerving.

Het kan de screening van cv's van kandidaten, het sollicitatieproces en de communicatie met potentiële werkgevers omvatten. Afhankelijk van de kwaliteit en de duur kunnen sollicitanten een positieve of negatieve indruk krijgen van de organisatie, wat van invloed kan zijn op het aantal sollicitaties dat wordt afgebroken.

Zo zal 60% van de kandidaten hun sollicitatie intrekken als het proces te lang duurt. Daarentegen vermindert een positieve kandidaatervaring de wrijving en stimuleert het wervingsproces.

Ervaring met onboarding

De Society for Human Resources Development (SHRM) definieert onboarding als het "proces om nieuwe werknemers te helpen zich snel en soepel aan te passen aan de sociale en prestatieaspecten van hun nieuwe baan, en de houding, kennis, vaardigheden en gedragingen te leren die nodig zijn om effectief te functioneren binnen een organisatie".

De inwerkperiode is de periode waarin nieuwe werknemers de organisatorische zaken doorlopen en geïnformeerd worden over organisatiestructuren, cultuur, waarden en visies/missies. De meeste organisaties behandelen al deze onderwerpen in het pre-boardingprogramma vóór het onboardingproces, dat een week of langer duurt. 

Experience-driven onboardingprocessen duren vaak 90 dagen, maar de ideale aanpak moet worden afgestemd op de behoeften van uw organisatie.

Ervaring met ontwikkeling en retentie

Ontwikkeling en retentie komen voor wanneer werknemers twee of meer jaar bij een organisatie zijn gebleven. Tegen die tijd hebben de werknemers genoeg vaardigheden om een van de beste medewerkers te worden. Ze blijven on the job leren en ontdekken nieuwe manieren om hun ervaring te verbeteren.

Uw plicht als werkgever is ervoor te zorgen dat zij tevreden zijn en alles hebben wat zij nodig hebben om te slagen door een gezonde bedrijfscultuur te bevorderen. Daarom is het ook essentieel om hun geluksniveau te meten en reactieve strategieën te bedenken om problemen op te lossen. Vervolgens laten we u zien hoe u de ervaring van werknemers in uw organisatie kunt meten.

Scheiding

In de scheidingsfase verlaten werknemers het bedrijf. Deze beslissing kan verschillende redenen hebben. Sommige werknemers willen bijvoorbeeld met pensioen gaan of betere arbeidsmogelijkheden vinden. 

Gewoonlijk geven uw werknemers twee weken van tevoren hun ontslag door. Daarna kan het offboardingproces beginnen, dat twee tot drie maanden in beslag kan nemen. Offboarding omvat meestal een interview en een enquête om u te helpen begrijpen waarom uw werknemers vertrekken. 

Zij moeten ook wat papierwerk en andere procedures afhandelen, zoals het teruggeven van bedrijfsmiddelen (laptops, identiteitskaarten, enz.) om ervoor te zorgen dat zij de veiligheid en integriteit van de organisatie niet in gevaar brengen.

Strategieën om je EX te verbeteren

Traditionele HR-strategieën zijn reactief. Ze informeren HR eerst wanneer een werknemer een probleem heeft, en vervolgens pakt HR het probleem aan. Helaas houdt deze strategie geen rekening met de herhaling van dat probleem op lange termijn en het effect ervan op de organisatie. 

Een goede EX-managementstrategie houdt rekening met problemen, zelfs voordat werknemers ze hebben geuit. Hier volgen drie strategieën om uw EX-managementprocessen te verbeteren:

Een ondersteunende en collaboratieve werkruimte bevorderen

Door de werknemers op de hoogte te houden van het laatste bedrijfsnieuws zullen ze zich minder vervreemd voelen en een gevoel van community opbouwen. Gebruik hiervoor slimme communicatietools die ontworpen zijn voor grote teams om speciale aankondigingen te doen. Enkele andere manieren waarop u de werkomstandigheden voor werknemers kunt verbeteren zijn:

• Regelmatige controle van werknemers
• Ergonomische werkplekken invoeren, bijvoorbeeld efficiënte verlichting en comfortabele stoelen.
• Het delen van ideeën en innovatie aanmoedigen
• Beloningen aanbieden voor individuele of teambijdragen
• Organiseer lunchafspraken of 1-op-1 informele ontmoetingen
• Houd het werk interessant door samenwerking tussen afdelingen te bevorderen 
• Geef positieve feedback aan medewerkers en reageer op klachten met oplossingen

Gebruik maken van een Employee Experience Management (EEM) platform

Het gebruik van Employee Experience Management (EEM) platforms levert kritische inzichten en statistieken op die u helpen de beste aanpak te bepalen om de ervaringen van werknemers te verbeteren. EEM-platforms zijn er in verschillende soorten en met talrijke voordelen, maar de meest essentiële kenmerken van EEM-software zijn onder meer:

• API-integratie: Om verbinding te maken met toepassingen van derden zoals Slack en Microsoft Teams voor gezamenlijke en verbeterde prestaties(API-bewaking zorgt voor hun correcte functionaliteit).
• Analytische tools: Voor het verzamelen van informatie over werknemers en het visualiseren van gegevens om HR-managers te helpen weloverwogen beslissingen en strategieën te nemen.
• Beheer van werkstromen: Creëert ruimte voor het aanpassen van werknemersprofielen en het ontwerpen van organigrammen om overlappende verantwoordelijkheden te voorkomen.
• Beoordelings- en feedbackmodules: Voor het uitwisselen van feedback en het analyseren van enquêtereacties.
• Gebruiksvriendelijke interface: Een eenvoudige en responsieve interface is gemakkelijker te leren en zorgt ervoor dat het werk sneller gedaan wordt.

➡️ Ons employee enablement platform is zo'n tool en wij kunnen u alleen maar aanraden onze oplossingen te bekijken.

Ontwikkel uw managementvaardigheden

Managers zijn zelf ook werknemers. Zij moeten dus de diversiteit van de persona's van werknemers begrijpen en hen anders benaderen. Dit is vooral nuttig voor bedrijven waarvan de werknemers afkomstig zijn uit verschillende afdelingen, leeftijdsgroepen, culturen, rassen en anciënniteitsniveaus. 

Hier zijn enkele tips om de beste manager te worden:

• Ontwikkel zachte vaardigheden zoals empathie, conflictoplossing en één-op-één coaching
• Mentorschapsprogramma's organiseren of bijwonen
• Organiseer een "manager hangout" of ondersteuningsgroepen
• SMART-doelen stellen

Hoe de ervaring van werknemers meten

Bepaal uw parameters

U kunt in de verleiding komen om alle aspecten van werknemerservaringen tegelijk te meten, maar een holistische aanpak is tijdrovend en zou verwarrend zijn. Neem dus in plaats daarvan de tijd om het doel van uw onderzoek te verduidelijken. 

Beslis welk deel van de werkcyclus u wilt meten - bijvoorbeeld aanlooppunten, werkcultuur en technologie. Bepaal vervolgens uw verwachtingen en kies welke mogelijke uitkomst voor u relevant is. 

Gebruik van enquêtes en vragenlijsten

Enquêtes en vragenlijsten zijn de snelste manier om de ervaringen van werknemers te meten zonder rechtstreeks met uw werknemers te spreken. Het is vooral nuttig in situaties waarin zij liever anoniem blijven.

U kunt beginnen met het definiëren van Key Performance Indicators (KPI's) en daar vervolgens uw vragen omheen bouwen. Hieronder vindt u voorbeelden van KPI's die u kunt gebruiken bij het meten van EX:

Op een schaal van 1 tot 5...

• Tevredenheid van werknemers: Hoe zinvol is uw werk? 
• Productiviteit van de werknemer: Hoe meegaand zijn de middelen en instrumenten die u ter beschikking worden gesteld om uw dagelijkse taken uit te voeren? 
• Betrokkenheid van werknemers: Als u dezelfde baan bij een andere organisatie aangeboden zou krijgen, hoe waarschijnlijk is het dan dat u bij ons zou blijven?
• Welzijn van werknemers: Hoe vaak moet je overwerken?

Analyseer uw resultaten

Vermijd het gebruik van handmatige oplossingen zoals excel-spreadsheets om de ervaringsgegevens van werknemers te verwerken, als dat mogelijk is. Die kunnen het risico van menselijke fouten vergroten, waardoor uw statistische resultaten worden verpest. 

Gebruik in plaats daarvan een visualisatietool zoals Data Studio, ChartExpo of Employee Experience Management (EEM) platforms. Deze zijn uitgerust met onderzoeks- en analysetools en geven nauwkeurige/actiegerichte inzichten om veranderingen in uw organisatie door te voeren.

Tip: U kunt dergelijke inzichten gebruiken om actieplannen voor werknemersbetrokkenheid op te stellen die de werknemerservaring van uw mensen naar een hoger niveau tillen.

Kwalitatieve methoden gebruiken

Voeg kwalitatief onderzoek toe, zoals het interviewen van specifieke werknemers of het voeren van één-op-één gesprekken om uw enquête te verrijken en te verifiëren.

Om uw vragen minder intimiderend te maken, moet u regelmatig bij werknemers langsgaan. Hier zijn enkele tips om met succes EX-informatie van werknemers te krijgen:

• Gebruik gespreksstarters, bijvoorbeeld, complimenteer hen met hun laatste prestaties of verwijs naar een belangrijke gebeurtenis binnen de organisatie.
• Gebruik open vragen om een vrije communicatie te bevorderen.
• Moedig hen aan met vragen, bv. "vertel me meer...", "kun je me een voorbeeld geven?".
• De status, vooruitgang en uitdagingen van lopende projecten bespreken.
• Oplossingen en aanpassingen aanbieden voor doelen of projecten.
• Vraag werknemers om ideeën, suggesties en feedback over uw managementstijl.
  

Een routekaart ontwerpen

Een stappenplan schetst uw doel en de belangrijke mijlpalen om het te bereiken. De drie basisstappen voor het opstellen van een EX-roadmap zijn opstellen, handelen en communiceren.

Begin met het opstellen van uw doelstellingen om ontdekte knelpunten of pijnpunten in de organisatie weg te nemen. 

U kunt software zoals Productboard en Tara gebruiken en vervolgens beslissingen nemen om elk doel te bereiken. Communiceer ten slotte de voortgang van uw inspanningen met de werknemers. 

EX voor telewerkers - Hoe aanpassen aan de nieuwe manier van werken

De COVID-19 pandemie brengt een revolutie teweeg in de relatie tussen werkgever en werknemer. Als gevolg daarvan passen meer bedrijven zich aan de thuiswerkstijl aan.

Owl Labs meldde dat 22% van de werkgevers in 2021 hun kantoorvoetafdruk hadden verkleind. De verwachting is dat in 2028 78% van alle afdelingen telewerkers zal hebben.

Zich aanpassen aan een leven op afstand kan overweldigend zijn voor nieuwkomers. Met het juiste spelplan en de juiste technologie kunt u er echter voor zorgen dat thuiswerken voor uw team een koud kunstje wordt. Hier zijn drie manieren om een positieve werknemerservaring te creëren:

Investeren in automatisering

Bepaalde delen van de inwerk- en oriëntatieprocessen kunnen worden geautomatiseerd. U kunt bijvoorbeeld videogesprekken gebruiken om oude werknemers kennis te laten maken met nieuwe werknemers. 

Werkopdrachten en partners kunnen worden verspreid binnen een Learning Management System (LMS) of een EEMP. Bespaar de persoonlijke ontmoeting om complexe processen uit te leggen die moeilijk virtueel uit te leggen zijn.

Een flexibel evenwicht tussen werk en privéleven creëren

Een hybride werkmodel zorgt voor een balans tussen werk en privéleven voor werknemers. Uit het rapport van Owl Labs blijkt dat 70% van de werknemers in hybride modellen wil werken omdat het geschikt is voor hun mentale gezondheid en verantwoordelijkheden. 

Voordat u uw bedrijfscultuur verandert in het hybride werkmodel, zijn hier enkele factoren om te overwegen: 

• Budget: Eén werknemer kost gemiddeld 510 dollar per maand om het hybride werkmodel in stand te houden.
• Werkverdeling: Zorg voor een evenwicht tussen werknemers op afstand en werknemers op locatie. Verdeel de taken gelijkmatig, zodat beide partijen harmonieus naast elkaar kunnen bestaan.
• Bijscholing: Trainingen op maat maken en aanbieden die de vaardigheden van telewerkers uitbreiden.
  

Richtsnoeren en beleid vaststellen 

Werknemers op afstand brengen langere tijd voor hun scherm door. Dit kan aanzienlijke gevolgen hebben voor hun gezondheid en bijdragen tot een burn-out. 

Het opstellen van richtlijnen zorgt ervoor dat u hen niet overstelpt met taken en voorkomt tegelijkertijd dat zij hun werk laten verslappen. 

Hier volgen enkele voorbeelden van beleidsmaatregelen die u kunt nemen om het model van werken op afstand in uw organisatie te regelen:

• Beperk oproepen en e-mails tot bepaalde uren per dag
• Plan virtuele vergaderingen met werknemers ter plaatse en op afstand
• Voordelen en vergoedingen voor telewerkers definiëren
• Hun rechten en aanspraken uiteenzetten
• Specificeer de duur waarvoor werknemers op afstand moeten werken, bijvoorbeeld tot het einde van de COVID-19 pandemie.
  

🏢 Voorbeelden van werknemerservaringen

Facebook/Meta

Facebook staat op de eerste plaats op de Employee Experience Index van 252 organisaties. Het krijgt ook 4,6 sterren van de 5 door Glassdoor's Employee Choice Awards.

De relatie tussen CEO Zuckerberg en zijn werknemers is transparant. Het bedrijf heeft een wekelijkse routine aangenomen waarbij de leiders een Q&A organiseren en Zuckerberg de werknemers bedrijfsgeheimen toevertrouwt, zoals nog uit te brengen producten en nieuwe doelen. Hierdoor ontwikkelt Facebook een gevoel van openheid community. 

Microsoft

Microsoft is een bedrijf waarin de werknemer centraal staat en dat signalen gebruikt om de ervaringen van zijn werknemers te verbeteren. Die signalen omvatten personeelsenquêtes, rechtstreekse interviews en gegevens over productgebruik. Nadat het bedrijf deze gegevens heeft verzameld, garandeert het de geldigheid ervan door te vergelijken wat werknemers zeggen en hoe ze handelen. 

Het was een uitdaging om elk signaal tegelijk te volgen, aangezien Microsoft een complexe organisatiestructuur en 180.000 werknemers heeft. Ze ontwikkelen echter een prioriteringsmodel om te bepalen welke werknemersuitdagingen ze het eerst moeten aanpakken. Deze methode helpt het bedrijf tijd en middelen te besparen.

Bovendien wordt elke uitdaging anders gewogen door de impact ervan op het bedrijf te meten. Zodra de meest urgente uitdaging is ontdekt, worden middelen uitgetrokken om deze op te lossen.

Appel

Apple is een samenwerkingsbedrijf waar werknemers bestaan als onafhankelijke groepen of functies. Zij kunnen expertise, innovatie en ontwikkeling van projecten uitwisselen om de concurrentie te verminderen en de productiviteit tussen de groepen te verhogen.

Apple heeft ook een 175 hectare grote bedrijfscampus gebouwd voor meer dan 12.000 werknemers. Het is uitgerust met een fitnesscentrum, recreatie- en ontwikkelingsfaciliteiten, die het welzijn en de creativiteit van de werknemers bevorderen. De campus is bedoeld om de kantoorachtige omgeving te elimineren en een open werkruimte aan te moedigen. 

🛠 Tools om de ervaring van werknemers te bevorderen

Zavvyhet inwerkprogramma

Zavvyonboarding software is een robuust hulpmiddel voor het stroomlijnen van de onboarding ervaring. HR-leiders hebben toegang tot kant-en-klare sjablonen voor verschillende werknemers en gelegenheden. Bovendien garanderen onze integraties compatibiliteit met toepassingen zoals Slack, Personio, E-mail en BambooHR.

Zavvyhet ontwikkelingsprogramma voor werknemers

‍Zavvy's Employee Development functie is ontworpen om de talent management processen te automatiseren, personaliseren en optimaliseren. Maak uw eigen sjabloon of kies uit de bestaande. Stel doelen met deadlines en maak een checklist om er zeker van te zijn dat u op schema ligt. U kunt ook materiaal van YouTube of Google Drive insluiten, zodat uw teams een dynamische leerervaring krijgen.

Zavvyde verbindingsprogramma's

Alleen maar werk en geen plezier is iets wat elk bedrijf zou moeten vermijden. Zavvy's Connection-programma' s hebben vooraf ontworpen sjablonen om gesprekken te leiden van vervelend kantoorwerk naar interessantere gesprekspunten. Bijvoorbeeld: "Wie is iemand in je leven tegen wie je opkijkt? Hoe zijn ze?"

Engagement apps

Organisaties kunnen onder andere Google Forms, Slack en Qualtrics gebruiken om de betrokkenheid van werknemers te monitoren en hun Net Promoter Score te meten.  

Apps voor welzijn en veerkracht

Enkele wellness-apps om het aantal burn-outs en stress bij werknemers te verminderen zijn Calm, Wellable en Headspace.

Werknemerservaringstrends in 2024

We hebben uit verschillende bronnen inzichten verzameld in de nieuwste trends op het gebied van werknemerservaringen.

1. Welzijn wordt een belangrijke maatstaf voor het meten van EX

Bedrijven die investeren in het welzijn van hun werknemers zullen naar verwachting 21% beter presteren. 

Werkgevers die op zoek zijn naar goed presterende werknemers moeten de levenskwaliteit van hun werknemers verbeteren door persoonlijke en professionele ondersteuning te bieden. Bijvoorbeeld door het sponsoren van atletiekprogramma's en het opzetten van medische faciliteiten op locatie.

2. Flexibele werkweken gaan vooraf aan hogere lonen

56% van de werknemers noemt flexibiliteit als de belangrijkste factor om hun ervaring te verbeteren. Uit de statistieken blijkt ook dat een vierdaagse werkweek de beste oplossing is: 64% van de bedrijven meldt een hogere productiviteit.

3. Bedrijfscultuur is essentieel voor succes

81% van de werknemers zegt dat de bedrijfscultuur van invloed is op hun sollicitatiebeslissingen. Voortdurende feedback geven, functionele opleidingsprogramma's creëren en naadloze toepassingen gebruiken om werknemers met elkaar in contact te brengen, behoren tot de beste manieren om een goede bedrijfscultuur op te bouwen.

➡️ Verbeter de EX in alle stadia met één druk op de knop.

Bedrijfsleiders spelen een essentiële rol in de ervaringen van werknemers. U moet streven naar een omgeving die transparantie, ondersteuning en groei bevordert. Maak vooral gebruik van geautomatiseerde oplossingen om handmatige processen te vervangen en knelpunten weg te nemen. Zo kunt u zich weer richten op het versterken van persoonlijke relaties met werknemers in plaats van u te verliezen in drukke werkzaamheden.

Als je responsieve tools nodig hebt voor het schalen van werknemerservaringen in je bedrijf, kun je bij ons terecht.

Probeer onze alles-in-één oplossing om betrokkenheid, ontwikkeling en prestaties te stimuleren.