Does your business have a clear plan for its operational processes? A well-drafted program that tells your employees how to get things done helps them stay focused, productive, accountable, and organized?
How do you service clients or talk about your organization to customers? How do you onboard or offboard employees in your organization? In short, what framework do you use for ensuring your business' success?
De oplossing is eenvoudig: Maak de kennis van uw mensen te allen tijde toegankelijk.
Een business playbook helpt organisaties als de uwe te documenteren hoe dingen gedaan worden en biedt alle medewerkers houvast.
In dit artikel wordt besproken wat een zakelijk draaiboek is en hoe u er zelf een kunt opstellen.
Een business playbook beschrijft het beleid, de workflows en de procedures van een bedrijf. Een goed opgestelde handleiding beantwoordt vragen variërend van wat een bedrijf doet tot hoe, waarom, wie wat doet en wanneer.
Ook bekend als SOP (Standard Operating Procedure), helpt een business playbook organisaties efficiënt en effectief te werken.
Bedrijven kunnen business playbooks gebruiken om verschillende redenen, zoals onboarding en offboarding, het verkopen van de USP van een bedrijf aan organisaties, het maken van handleidingen voor verkoop- en klantenserviceafdelingen, het trainen van werknemers, of zelfs hoe een nieuw product te lanceren en te verkopen.
In het hele bedrijf:
Verkoopteams:
Stel je voor dat je een organisatie leidt waar klantervaringsteams geen idee hebben hoe te reageren op klachten van klanten, boze klanten, of klachten van klanten door te geven aan de benodigde afdeling.
Het resultaat?
Complete en totale chaos.
Hieronder hebben we 6 redenen verzameld waarom uw bedrijf een playbook nodig heeft.
Duidelijke, zorgvuldig opgestelde instructies maken het voor iedereen gemakkelijk om kwaliteitswerk te produceren of taken uit te voeren die aansluiten bij de missie van uw bedrijf.
Zo kunt u zonder angst opschalen en meer mensen aannemen. Met business playbooks kan iedereen die je aanneemt meteen aan de slag.
Zodra uw draaiboek is vastgesteld, bespaart u uren die u voorheen besteedde aan het steeds opnieuw doorlopen van dezelfde zaken. In plaats daarvan kunnen u en uw collega's de extra tijd besteden aan activiteiten die echt waarde toevoegen.
Door duidelijk bepaalde normen en richtlijnen vast te stellen, legt u de basis voor kwaliteitswerk. Als gevolg daarvan wordt de werkoutput beter en consistenter.
Een business playbook bevat alle informatie die uw organisatie en medewerkers nodig hebben om succesvol te opereren - allemaal gedocumenteerd op één georganiseerde en toegankelijke locatie. Dit is vooral waardevol als mensen (en kennis) verspreid zijn over meerdere (afgelegen) locaties.
In plaats van hun managers voortdurend om hulp te vragen, kunnen werknemers gemakkelijk en snel het bedrijfsdraaiboek raadplegen. Bovendien kunnen leidinggevenden erop vertrouwen dat hun werknemers de klus zullen klaren.
Met een business playbook kunnen organisaties gemakkelijk verbeterpunten identificeren en ze regelmatig bijwerken om die veranderingen te weerspiegelen. Als uw klantenserviceteam bijvoorbeeld een gemeenschappelijk pijnpunt of uitdagingen van uw klanten identificeert, kunnen ze snel een SOP opstellen voor het oplossen of aanpakken ervan. Dit maakt het gemakkelijk voor nieuwe medewerkers om te weten wat ze moeten doen als ze in de toekomst met dergelijke problemen te maken krijgen.
Wat er in een business playbook staat, verschilt afhankelijk van het type playbook dat u maakt (operations playbook, sales playbook, hybride beleid playbook, enz.)
Als u bijvoorbeeld een verkoopdraaiboek zou maken, zou u secties willen toevoegen om antwoorden te geven op vragen als
Op dezelfde manier kan een operationeel draaiboek voor mensen antwoorden hebben op verschillende secties, zoals
Opmerking: Een draaiboek hoeft niet "alles wat mensen ops managers moeten weten" te omvatten. In plaats daarvan kan het veel zin hebben om het op te splitsen in verschillende kleinere SOP's. Zo verwijdert u overbodige zaken en beperkt u het tot datgene wat de mensen op dat moment willen leren.
Het opstellen van een playbook kan aanvoelen als raketwetenschap, maar het is eenvoudiger dan u denkt. Eén ding is echter zeker: zelfs als uw bedrijf momenteel geen vastomlijnde playbooks heeft, bestaan ze wel degelijk.
Hoe is dat mogelijk?
Het enige wat u nu moet doen is het beleid en de processen die uw teams volgen vastleggen en goed structureren in uw SOP. Hier leest u hoe u in zeven eenvoudige stappen het draaiboek van uw bedrijf opstelt:
Een nieuw bedrijfsdraaiboek vanaf nul opbouwen, vooral voor bedrijven die er nog niet eerder een hebben gemaakt, kan ontmoedigend lijken. Gelukkig biedt een snelle zoektocht op internet u bestaande sjablonen die u kunt aanpassen of gebruiken als inspiratie om uw eigen sjabloon voor het bedrijfsdraaiboek te maken.
Vergeet niet dat het doel is om een duidelijk geschetste en georganiseerde handleiding te hebben die ervoor zorgt dat uw medewerkers zich concentreren op het schrijven, ontwikkelen en bijwerken van de inhoud van het draaiboek.
De elementen in uw business playbook worden in hoge mate bepaald door de doelstellingen van uw bedrijf en het enige doel van het opstellen ervan. Enkele secties die u zou willen overwegen toe te voegen zijn:
Tip: Explain what success looks like for each section or element and define how the company measures that success.
Verzamel de informatie die u wilt toevoegen aan uw business playbook en organiseer ze op een plek. Dit maakt het gemakkelijk om (binnenkomende) onvolledige of verouderde informatie te herzien.
Een manager kan bijvoorbeeld een lijst maken van zijn taken, inclusief stappen en maatregelen voor het voltooien van taken, en iedereen in zijn team hetzelfde laten doen.
Vul elke ruimte die je kunt bedenken in in een eenvoudige, spreektaal, maar wees niet bang om herhalende woorden of dubbele stappen te schrappen. Het doel is beknopt en duidelijk te zijn.
Vuistregel: Gewoonlijk kunt u gemakkelijk 20% van uw geschreven ontwerp-inhoud schrappen zonder enige waarde te verliezen.
Een goed zakelijk draaiboek moet respect afdwingen zonder autoritair of dictatoriaal over te komen. Hoe bereikt u deze evenwichtige toon? Maak uw verwachtingen duidelijk, maar laat uw managers de ruimte om in sommige situaties hun intuïtie of oordeel te gebruiken en de werknemers om hun creativiteit te gebruiken.
Vergeet niet dat een business playbook een richtlijn is die de beste praktijken voor het succesvol runnen van een bedrijf belicht. Het zijn geen wetten en moeten niet als zodanig worden behandeld.
Begin het te delegeren aan kritische belanghebbenden terwijl u de laatste hand legt aan het opstellen van uw business playbook. De vuistregel is om ze uit te sturen naar mensen die onbekend zijn met het proces. Zo kunt u nagaan of zij akkoord gaan met de huidige procedures die in uw draaiboek worden beschreven of dat zij aanvullende vragen of informatie willen delen.
Tip: Assign your company's playbook to your team with a few clicks with Zavvy. You can also set deadlines to review it before a specific date. This ensures your team knows what to check and when to do so it. Learn more about creating your SOPs with Zavvy here.
Vergeet niet dat uw team waarschijnlijk een aantal vragen zal hebben als ze het business playbook voor het eerst doornemen. Let daarom goed op hun suggesties, want dit is een uitstekende manier om mogelijke hiaten in uw SOP op te sporen en uw documentatie te verbeteren.
Het beste draaiboek kan snel nutteloos worden als niemand het gebruikt of regelmatig bijwerkt. Zorg voor een proces om uw Standard Operating Procedures goed te communiceren en periodiek te herzien.
U kunt ze bijvoorbeeld onderdeel maken van rolspecifieke inwerkprocessen - of ze eens per jaar laten overdoen.
Met Zavvy kunt u dit hele proces volledig automatiseren:
Houd uw business playbook relevant en effectief door nieuwe processen, instructies, checklists en oplossingen voor problemen toe te voegen wanneer deze zich voordoen. Heeft u bijvoorbeeld een nieuw product gelanceerd of uw software bijgewerkt?
Vraag uw medewerkers om deze wijzigingen toe te voegen wanneer ze zich voordoen. Afhankelijk van het aantal wijzigingen en de omvang van uw organisatie kan het bijwerken van uw draaiboek elk kwartaal of elk jaar worden gepland, vooral als u de feedback van de teams wilt toevoegen.
Tip: Stel jezelf (of anderen) een herhalende herinnering in, zodat deze stap niet verloren gaat.
Ter inspiratie voor uw eigen bibliotheek hebben we hieronder enkele van de meest voorkomende SOP-voorbeelden verzameld.
This playbook provides a detailed overview of your company and its history, vision, mission, value statements, purpose, who is your target audience, what you do for your customers, and how you engage with them, plus operations.
Think of it as an intro to your company and a well-documented guide of what your company does.
Ter inspiratie kun je ook onze gratis sjabloon voor een welkomstpresentatie voor werknemers bekijken.
Of, als je een Zavvy account hebt, kun je de Onboarding sjabloon op het platform gebruiken om binnen enkele minuten aan de slag te gaan.
De Aberdeen Group ontdekte dat 56% van de verkopers die een sales playbook gebruiken hun verkoopdoelstellingen halen, vergeleken met slechts 44% van de verkopers die geen playbook in hun organisatie hebben.
Een sales playbook is een spiekbriefje voor je bedrijf en de producten of diensten.
Het is een gids die iedereen of uw verkoopteam die uw product of dienst verkoopt, informeert over de uitdagingen waarmee uw potentiële klanten worden geconfronteerd, de positionering van uw product en de afstemming ervan op de pijnpunten van de klant, en het omgaan met veelvoorkomende bezwaren.
Nogmaals, afhankelijk van de grootte van uw organisatie, zou u ofwel een playbook kunnen hebben voor elk product dat u verkoopt of slechts één Sales playbook. Deze voorbeelden van HubSpot en Pipedrive sales playbooks zijn een mooie inspiratiebron.
Een Operations playbook legt uit hoe diensten worden geleverd aan de klanten van een bedrijf.
Stel bijvoorbeeld dat u een e-commerce bedrijf runt. In dat geval zou uw Operations playbook de stappen van uw medewerkers bij het volgen en uitvoeren van bestellingen van klanten kunnen uitleggen.
Het is eigenlijk een draaiboek voor hoe uw organisatie werkt!
Sweet process heeft 25 downloadbare sjablonen waaruit u kunt kiezen, terwijl ProProfs een sjabloon voor een Operations manual heeft dat u meteen kunt aanpassen.
Een hybride werkbeleid schetst uw flexibele werkbeleid.
Het bevat informatie zoals
Stel dat uw bedrijf samenwerkt met derden om producten te verkopen of te leveren. In dat geval moet u een playbook voor kanalen of wederverkopers opstellen om ervoor te zorgen dat die partijen over de informatie beschikken die zij nodig hebben om efficiënt en succesvol te verkopen.
We kunnen dit antwoord kort houden:
Het zouden uw materiedeskundigen of materiedeskundigen moeten zijn.
Maar wij raden u ook sterk aan om het opstellen van uw bedrijfsdraaiboek te zien als een teamsport - een activiteit die werknemers aanmoedigt om "samen te komen" om de delen van het bedrijf te documenteren waarvoor zij ALLEEN verantwoordelijk zijn.
Degene die de leiding heeft over uw People Operations-team zal bijvoorbeeld het proces voor de betrokkenheid en inzet van werknemers documenteren. Ondertussen zal uw directeur Learning & Development of degene die aan het hoofd staat van de L&D-afdeling van uw bedrijf vaststellen hoe interactieve en leuke opleidingsinhoud voor werknemers kan worden gecreëerd.
Zodra uw bedrijf wat groter is, kan het zinvol zijn om op elke afdeling speciale opleidingsspecialisten te hebben: Iemand die de essentie van elke rol en elk proces verzamelt - en er krachtige SOP's van maakt.
Dit zorgt ervoor dat het bouwen van het business playbook niet alleen verantwoordelijk is, maar verdeeld is over alle afdelingen.
Pro Tip: Met Zavvy's eenvoudige instelling per drag-and-drop, kunt u gemakkelijk inhoud toewijzen aan de mensen die verantwoordelijk zijn voor elke procedure in uw business playbook. Dit garandeert hun verantwoordelijkheid en garandeert dat uw draaiboek gevuld is met de beste en actuele inhoud.
Hier zijn enkele best practices om uw business playbooks beter te maken:
Upload uw business playbook op een centrale locatie die op elk moment gemakkelijk toegankelijk is voor uw werknemers. Dit is vooral belangrijk voor werknemers op afstand die overal en altijd middelen of tools moeten kunnen raadplegen en bewerken.
De kans is groot dat u enkele presentaties op Sharepoint of Google Drive hebt staan, andere documentatie op een plaats als Notion, uw beeldvideo's op Youtube, enzovoort.
Als u al deze documentaties op weer een andere plaats gaat maken, moet u ze allemaal apart bijhouden.
In plaats van alles te kopiëren naar uw SOP/trainingstool, is het vaak zinvoller om inhoud van de tools die u dagelijks gebruikt direct in te sluiten.
Zavvykunt u bijvoorbeeld inhoud van plaatsen als Typeform, Loom, de Google Suite, of Microsoft Sharepoint rechtstreeks in uw playbook journey insluiten. Zo staat alles op één plek zonder dat u meerdere versies hoeft te onderhouden.
Goede playbooks moeten gebruiksvriendelijk en aanpasbaar zijn in elke organisatie. Het wordt nog beter wanneer uw playbook is geïntegreerd met al uw favoriete tools om de productiviteit te verhogen en naadloos te kunnen volgen en rapporteren.
Wie zegt dat spelboeken saai moeten zijn? Gebruik visuals, websites, digitale flipboeken en andere interactieve hulpmiddelen om de betrokkenheid van het team te vergroten en het gebruik van het draaiboek aan te moedigen.
Mensen overladen met te veel informatie betekent ze volledig afschrikken - zodat ze helemaal niets meer meemaken.
In plaats van alle details die u tegenkomt op te nemen, filtert u ze tot de meest relevante essentie. Dan kunt u nog steeds een "geavanceerde" track bovenaan aanbieden voor iedereen die het moet weten, indien nodig.
Hoewel het goed is om online business playbook voorbeelden of PowerPoint business playbook templates van een andere organisatie te gebruiken ter inspiratie, is kopiëren en plakken een no-no.
Uw draaiboek moet worden geschreven met de unieke stem van uw bedrijf en specifiek voor uw mensen.
Of u nu een nieuwe werknemer of klant in dienst neemt, gebruik uw business playbook om essentiële statistieken van uw bedrijfsproces bij te houden, instructie te geven over de volgende stappen in elk scenario en risico's te beperken.
Vooral wanneer uw bedrijf schaalt of meerdere projecten beheert. Met playbooks kunt u nieuwe medewerkers op een gestroomlijnde manier aannemen, opleiden en inwerken.
Heb je er genoeg van om naar een lege pagina te staren? Gebruik AI om binnen een paar seconden je eerste concept voor een willekeurig draaiboek te maken.
Zavvy's AI playbook software zal je uren besparen - beloofd!
ZavvyDankzij de eenvoudige installatie per drag-and-drop kunt u in enkele minuten boeiende playbooks maken.
Ga aan de slag met onze sjabloonbibliotheek, inclusief SOP's voor onboarding, preboarding, hybride werk, merkrichtlijnen, en meer - of stel uw eigen sjabloon samen.
Een paar hoogtepunten:
Als u het beu bent om voortdurend brandjes te blussen of ingewikkelde en overbodige vragen in uw bedrijf te beantwoorden, dan hebt u business playbooks nodig om uw gezond verstand te bewaren en uw bedrijf te helpen stroomlijnen.
Ontdek hoe u met Zavvy krachtige playbooks kunt maken in minuten, niet in dagen.
.png)
.png)
