Je hebt een nieuwe werknemer aangenomen. Gefeliciteerd.
Tijd om ze in te werken. Een cruciaal maar lastig onderdeel van elke aanwerving is het inwerkpapierwerk.
Elke nieuwe werknemer in uw bedrijf moet een reeks documenten doorlopen voordat hij een officiële werknemer wordt. Maar het documentatieproces voor nieuwe werknemers kan zowel voor u als voor uw nieuwe teamlid vermoeiend zijn.
U moet er bijvoorbeeld voor zorgen dat nieuwe werknemers alle relevante documenten ontvangen. Idealiter controleert u ook hun voortgang om ervoor te zorgen dat ze alles op tijd afronden.
Hoewel het vergemakkelijken van onboarding papierwerk voor nieuwe teamleden misschien niet spannend klinkt, heeft het een aanzienlijke impact. Uit onderzoek van Glassdoor blijkt dat een goede inwerkervaring de retentie van nieuwe werknemers met 82% en de productiviteit met 70% kan verbeteren.
Lees verder om te begrijpen welke verschillende categorieën nieuw aan te nemen papierwerk u nodig hebt en hoe u het hele proces kunt automatiseren om repetitief handmatig werk te verminderen.
Eenvoudig gezegd zorgt onboarding papierwerk ervoor dat uw nieuwe werknemers de documenten ontvangen, lezen en ondertekenen die ze nodig hebben voor een vlotte start bij uw bedrijf.
Papierwerk voor nieuwe werknemers omvat documenten die verschillende aspecten van tewerkstelling en inwerken behandelen, zoals:
Deze documenten zijn niet alleen contractueel en wettelijk verplicht. Het stelt alle betrokkenen, ook nieuwe werknemers en hun managers, in staat te begrijpen hoe zij geacht worden samen te werken.
Voordat we kijken naar de documenten die u nodig hebt, moet u bedenken dat ze noodzakelijk zijn, ongeacht of u ze vervelend of rommelig vindt.
Via deze documenten leren uw nieuwe werknemers wat u van hen verwacht, wat uw bedrijfsbeleid is en welke voordelen zij krijgen.
Het loont ook om het onboarding-papierwerk voor uw nieuwe werknemers gemakkelijk te maken, want de meeste nieuwe werknemers vinden het vermoeiend, zoals u hier en hier kunt zien.
Probeer het ondertekeningsproces voor nieuwe teamleden te vereenvoudigen:
"Ongeacht of deze nieuwe werknemer een freelancer op contract, parttime of een fulltime werknemer is, ze moeten tijdens het inwerkproces een aantal documenten invullen."
Een gemakkelijke manier om uw inwerkprocedure te structureren en te documenteren is door alle formulieren te rangschikken in de vier categorieën die we hieronder laten zien:
De arbeidswetgeving verschilt per land. Daarom is de eerste stap om de plaatselijke arbeidswetgeving van uw land te begrijpen om compliance te handhaven.
Zorg ervoor dat u voldoet aan:
Nadat u zich vertrouwd hebt gemaakt met de plaatselijke wetgeving, is de volgende stap het begrijpen van de belastingformulieren die een nieuwe werknemer in uw land moet invullen.
Dit formulier zal uw bedrijf helpen om:
Zorg ervoor dat u de naam kent van het belastingformulier in uw land dat nieuwe werknemers moeten invullen. In de Verenigde Staten heet het bijvoorbeeld het W-4 formulier.
Terwijl u voldoet aan de belastingvereisten, wilt u er ook zeker van zijn dat de nieuwe werknemer een werkvergunning heeft voor uw land. Officiële websites van de overheid kunnen u de nodige informatie verschaffen.
Het is ook essentieel dat u de formulieren voor niet-permanent personeel in uw land kent. In sommige landen is het illegaal voor aannemers om aan de slag te gaan zonder bepaalde documenten in te vullen.
In de Verenigde Staten heet een aannemersformulier bijvoorbeeld het W-9 formulier. Het zal u helpen om
Om u op weg te helpen hebben wij enkele tips voor het invullen van de W9.
Een sollicitatiebrief vat de functie in het bedrijf samen. Hij zorgt er dus voor dat u en de nieuwe werknemer het eens zijn over de basisgegevens van de functie. Daarnaast bevat een officiële aanbiedingsbrief essentiële informatie zoals:
Als het klikt, aanvaardt de kandidaat het aanbod, ondertekent het en stuurt het document naar u terug.
Na aanvaarding van uw baanaanbod moeten nieuwe werknemers mogelijk een contract bekijken en ondertekenen waarin hun verplichtingen en verantwoordelijkheden worden uitgelegd.
De arbeidsovereenkomst bevat gewoonlijk informatie zoals
Mocht er ooit een meningsverschil of geschil ontstaan over de arbeidsvoorwaarden, dan kunnen u en uw werknemer zich beroepen op het contract.
Alle extra informatie over de verwachtingen of verantwoordelijkheden van uw nieuwe werknemers die u niet in de aanbiedingsbrief hebt vermeld, moet ook in een schriftelijk document worden opgenomen.
Het kan bijvoorbeeld gaan om de specifieke verwachtingen van de manager ten aanzien van de nieuwe werknemer, hoe hij bepaalde taken moet uitvoeren, wanneer er functioneringsgesprekken zijn, enz.
Duidelijke verwachtingen nemen de verwarring weg bij uw nieuwe teamleden over wat u van hen verwacht, zoals de bezorgde werknemer hieronder.
Organisaties verstrekken vaak geen specifieke functiedocumenten aan hun contractanten, zoals freelancers, tijdens het onboardingproces. Maar afhankelijk van de wetgeving in uw land kunt u wettelijk verplicht zijn dit wel te doen.
Een slecht inwerkproces kan uw nieuwe freelancers ook de indruk geven dat u hen niet waardeert.
Doe dit om een goede relatie met uw aannemers op te bouwen:
Het opbouwen van een goede relatie met niet-permanente werknemers, bijvoorbeeld door een uitstekende onboarding van contractanten, zorgt ervoor dat u altijd toegang hebt tot getalenteerde freelancers.
Interne bedrijfsdocumenten helpen nieuwe werknemers om uw organisatie goed te begrijpen en te begrijpen hoe zij zich moeten gedragen. Ze gebruiken de documenten dus als referenties om hun werk gedaan te krijgen.
Afhankelijk van uw bedrijf zijn hier enkele veelvoorkomende interne documenten die uw nieuwe werknemers zouden moeten ontvangen:
Een business playbook herbergt alle processen, beleidslijnen en procedures van uw bedrijf. Dit document kan uw nieuwe medewerkers helpen om zelfstandig te werken en tijd te besparen:
Uw bedrijfsdraaiboek kan zoveel beleidslijnen bevatten als u wilt, zoals hybride werkbeleid, ethisch beleid en milieubeleid.
Met een hybride werkbeleid kunt u richtlijnen opstellen, verwarring voorkomen en uw werknemers in staat stellen hun eigen werkschema's te bepalen.
Pro tip: Gebruik onze kant-en-klare sjabloon om in enkele minuten een flexibel werkbeleid op te stellen.
Bedrijfsethiek is een leidraad voor alle werknemers om zich te gedragen tegenover klanten, overheidsinstellingen en leveranciers.
Het is goed om beleid te hebben dat laat zien hoe uw bedrijf voldoet aan de bescherming van het milieu. U kunt bijvoorbeeld strategieën opnemen die uw bedrijf de komende vijf jaar zal uitvoeren.
Afhankelijk van de omvang en de werkwijze van uw bedrijf kunt u besluiten zowel een business playbook als een werknemershandboek te hebben, of slechts één van de twee.
Een werknemershandboek is speciaal gemaakt om uw werknemers te begeleiden. Idealiter bevat het document alle informatie die uw werknemers moeten weten, zoals kledingvoorschriften, gedragsregels en noodprocedures.
Opmerking: U kunt de rest van de onderwerpen uit dit hoofdstuk opnemen in uw werknemershandboek, maar we zullen toch elk document afzonderlijk behandelen.
De missie van uw bedrijf is de reden van uw bestaan. Bovendien noemt volgens onderzoek van LinkedIn 53% van de nieuwe werknemers een kennismaking met de bedrijfscultuur en -waarden tijdens hun inwerktraject belangrijk.
Bovendien concludeert onderzoek van Gallup dat een grotere verbondenheid tussen werknemers en hun werkplekmissie leidt tot een grotere winstgevendheid.
Deze twee documenten zijn essentieel om te voorkomen dat belangrijke bedrijfsinformatie, processen en intellectuele eigendom uitlekken.
Deze overeenkomst voorkomt dat uw werknemers of onafhankelijke contractanten gevoelige informatie openbaar maken die zij tijdens hun werk voor uw organisatie hebben verkregen.
Pas echter op dat u geen NDA's opstelt die een giftige werkcultuur in de hand werken. Een giftige cultuur kan er zelfs toe leiden dat mensen ontslag nemen.
Het niet-concurrentiebeding moet voorkomen dat werknemers tijdens of na hun werk bij u een concurrerend bedrijf beginnen of daarin investeren. Postcontractuele niet-concurrentieovereenkomsten zijn doorgaans beperkt tot een bepaalde duur.
Een organisatie kan bijvoorbeeld een werknemer gedurende twee jaar verbieden een bedrijf te beginnen binnen 24 mijl van haar locatie.
Een organigram is een schema dat de structuur van een organisatie weergeeft. Het bevat de leiderschapsniveaus in een bedrijf en de relaties tussen de verschillende functies. Uw nieuwe werknemers moeten bijvoorbeeld weten aan wie zij voor specifieke taken moeten rapporteren.
Prestatiemanagementprocessen verschillen van bedrijf tot bedrijf. Om nieuwe medewerkers op succes voor te bereiden, moeten zij vertrouwd raken met uw specifieke opzet.
Enkele prestatiebeoordelingsdocumenten die u aan nieuwe werknemers zou kunnen geven zijn:
Bovendien, als je een vaste procedure hebt voor loopbaanontwikkeling in je organisatie, is dit een geschikte plek om daar ook informatie over toe te voegen.
Als een promotie in uw verkoopteam bijvoorbeeld gebaseerd is op het aantal verkopen dat een werknemer per jaar heeft gedaan, dan kunt u dit vooraf communiceren, zodat uw nieuwe medewerkers weten wat ze moeten doen om verder te komen.
Nieuwe teamleden moeten de gedragscode begrijpen. Het voorkomt niet alleen drastische gebeurtenissen zoals onrechtmatige beëindiging, discriminatie en intimidatie. Het helpt nieuwe teamleden ook om zich in te werken en aansluiting te vinden bij de rest van het team.
Zorg ervoor dat u vermeldt hoe uw leiders optreden tegen onethisch gedrag, want volgens een nieuw onderzoeksrapport van Gallup uit 2022 melden slechts 4 op de 10 werknemers onethisch gedrag.
Bij het inwerken van nieuwe werknemers moet u vragen naar hun persoonlijke gegevens, zoals persoonlijke contacten, financiële en medische informatie. Nieuwe werknemers moeten weten hoe u hun persoonlijke gegevens opslaat en gebruikt.
Afhankelijk van uw locatie verschillen de wetten inzake het verzamelen, opslaan en gebruiken van de persoonlijke gegevens van uw werknemers.
Zo kent de GDPR-wetgeving in de Europese Unie strenge maatregelen over hoe werkgevers moeten omgaan met werknemersgegevens.
Afhankelijk van de bedrijfscultuur en de branche kan er een bepaalde dresscode zijn. Leg de dresscode duidelijk vast om de onzekerheid bij nieuwe werknemers te verminderen.
Tekeningen en foto's kunnen nuttig zijn, evenals gedetailleerde lijsten van geschikte kleding.
Zorg er ten slotte voor dat nieuwe werknemers het personeelshandboek ondertekenen om aan te tonen dat zij uw interne beleid en procedures erkennen en aanvaarden.
Het spreekt vanzelf dat nieuwe werknemers op de hoogte moeten zijn van hun vergoeding en voordelen. De volgende formulieren kunnen nuttig zijn.
Volgens een recente enquête van LinkedIn wil 60% van de werknemers compensatievoordelen bij het kiezen van een nieuwe baan.
Dus als uw organisatie werknemersvoordelen biedt, wilt u nieuwe werknemers misschien inwerkpapier geven waarin de voorwaarden voor het ontvangen van voordelen worden uitgelegd.
Nieuwe werknemers moeten in veel gevallen specifieke documenten ondertekenen om de voordelen formeel te aanvaarden. De meest voorkomende werknemersvoordelen zijn ziekte- en levensverzekering, aandelenopties, een pensioenplan en betaald verlof.
Alle nieuwe werknemers moeten hun verzekering en gezondheidsvoordelen kennen - ze moeten weten of u een uitgebreid verzekeringspakket aanbiedt of dat u een deel ervan betaalt.
Stel dat uw bedrijf aandelenopties aanbiedt als compensatie. In dat geval is het van vitaal belang om in duidelijk Engels uit te leggen hoe ze werken, zodat zelfs nieuwe teamleden die geen kennis hebben van aandelenopties volledig begrijpen wat ze ontvangen.
In many cases, your new employees will also want to know the retirement planning options you offer them. Ideally, provide all the information and resources they need to make the right choices.
In uw personeelshandboek staat misschien al enige informatie over betaald verlof. Het is cruciaal om duidelijk te maken hoe nieuwe werknemers PTO, vrije dagen en ziektedagen moeten bijhouden.
Er is meestal veel verwarring over hoe het PTO-beleid werkt.
Vooral als het betaald verlof mettertijd toeneemt of als er beperkingen zijn ten aanzien van het tijdstip waarop betaald verlof kan worden opgenomen.
Het is het beste om alle extra voordelen voor werknemers en extralegale voordelen schriftelijk vast te leggen.
Ze kunnen voordelen omvatten zoals:
Het verstrekken van nauwkeurige informatie over deze aanvullende voordelen neemt toekomstige misverstanden weg.
Met directe storting kunnen werkgevers het loon van hun werknemers rechtstreeks naar hun bankrekening overmaken, zodat er geen papieren cheques meer nodig zijn.
Het belangrijkste is dat u gedetailleerde informatie verstrekt over hoe werknemers die rekeningen kunnen aanmaken en duidelijk aangeeft op welke dag van de week zij hun betaling zullen ontvangen.
Wanneer nieuwe werknemers alle documenten krijgen die zij nodig hebben, volgt vaak een heen en weer geloop met meerdere e-mails en telefoontjes om te weten of zij alles hebben ondertekend en begrepen.
Dit heen en weer geschuif wordt al snel overweldigend voor zowel u als uw nieuwe teamleden.
U kunt het bijhouden van takenautomatiseren, automatische herinneringen plannen en de voortgang van uw nieuwe werknemers volgen met behulp van onze tool voor het inwerken van werknemers om dit proces te vereenvoudigen.
Zorg er ook voor dat alles is geregeld en gecommuniceerd voor de startdatum met behulp van onze Zavvy Workflow Builder, waarmee u een gemakkelijk te volgen proces krijgt om ervoor te zorgen dat u uw nieuwe medewerkers effectief inwerkt en met hen communiceert.
We horen graag van u!
Neem gerust contact met ons op om Zavvy in actie te zien.
.png)
.png)
