Maar er is een betere manier om deze taken te vereenvoudigen - een manier die efficiëntie, kwaliteit en een vlottere ervaring bij nieuwe aanwervingen garandeert. Waar we het over hebben is: geautomatiseerde onboardingprocessen, die consistentie, tijdsefficiëntie en een verbeterde ervaring bieden voor het verwelkomen en behouden van nieuwe medewerkers, ongeacht of ze in een hybride of externe omgeving werken.
Om je op weg te helpen met het automatiseren van je onboarding, zijn hier een paar tips en strategieën om in gedachten te houden.
Automatisering van het inwerken van werknemers gaat over het creëren van een gestructureerde ervaring die je nieuwe werknemers door elke stap van je inwerkprogramma leidt - zonder enige handmatige inspanning. Processen zoals het trainen van nieuwe werknemers, het versturen van herinneringen, het in contact brengen met collega's en nog veel meer moeten eenmalig worden ingesteld.
Door over te stappen van handmatig onboarding naar geautomatiseerd onboarding bespaart uw HR-afdeling tijd, maar het heeft ook een positieve invloed op de eerste indruk die nieuwe talenten van uw organisatie hebben. Met zulke toegenomen voordelen zien veel rekruten automatisering als een meer persoonlijke, bonafide optie om hulp te krijgen bij hun problemen.
Veel organisaties volgen, zelfs vandaag de dag nog, handmatige, documentintensieve processen voor kritieke workflows. Dit vertraagt de time-to-productivity en de algehele groei van de nieuwe medewerker aanzienlijk. Hier zijn nog een aantal uitdagingen die zich voordoen bij handmatige onboarding:
Aan de andere kant zijn geautomatiseerde onboardingprocessen gewapend met intelligentie die self-serve ondersteuning bevordert. We zullen elk van deze voordelen en nog een aantal andere later in dit artikel nader bekijken. Maar hier zijn enkele van de belangrijkste voordelen in het kort:
De eerste stap om nieuwe medewerkers in je organisatie te verwelkomen, is ze de beste onboarding-ervaring te geven. Om het succes ervan te maximaliseren, introduceren organisaties vandaag de dag automatisering in hun onboarding die zorgt voor een tevreden en informatieve ervaring. Leer hoe je een krachtige onboardingworkflow ontwerpt met Zavvy.SHRM raadt organisaties aan om de vier C's van een geautomatiseerd onboardingproces te volgen:
Het digitaliseren van je onboarding is nog maar het begin. Je moet de processen automatiseren om er de vruchten van te plukken. Hier zijn enkele manieren om automatisering op te nemen in je onboarding met Zavvy:
Met een geautomatiseerd inwerkproces kun je al voor de eerste dag van je nieuwe medewerker beginnen met het documentatieproces. Zo kunnen ze meer tijd besteden aan introducties, 1:1 gesprekken en het opbouwen van een band met hun collega's. Bekijk onze checklist voor externe of hybride werknemers en onze gids voor het inwerken van customer success specialisten.
Hoe minder tijd ze kwijt zijn aan het invullen van al het papierwerk, hoe meer tijd ze hebben om zich op hun werk te concentreren. Je kunt tools zoals DocuSign, Box en andere software gebruiken om welkomstpakketten te maken met alle documenten - personeelscontracten, handleidingen, beleidsregels, enz. Ze kunnen deze ruim van tevoren bekijken en alle twijfels wegnemen voordat ze aan de slag gaan.
Met een geautomatiseerd onboardingproces kun je automatisch alle benodigde gegevens van nieuwe werknemers verzamelen. We hebben het over hun loonlijst, nog niet opgenomen en opgebouwd vakantieverlof, hun werklocatie, enz.
Door deze informatie automatisch bij te werken in een van je administratiesystemen, zoals ERP of boekhoudsoftware, elimineer je menselijke fouten. Hiermee kun je on-demand nauwkeurige personeelsrapporten genereren over hun demografische gegevens, personeelsaantallen en functiegeschiedenis.
Automatisering van de crediteurenadministratie is een aanvulling op de efficiëntie door financiële processen te automatiseren, een nauwkeurige registratie en beheer van uitgaande betalingen te garanderen en de algehele transparantie in de financiële workflows van uw organisatie te verbeteren.
40% van de nieuwe medewerkers zegt dat het te lang duurt voordat ze antwoord krijgen van HR. Dit gebeurt wanneer HR-teams het te druk hebben met het beheren van papierwerk en overbodige administratieve taken die langzaam worden uitgevoerd en je team kwetsbaar maken voor het maken van grote fouten.
Door deze processen te automatiseren, maken ze tijd vrij zodat ze zich kunnen concentreren op wat echt belangrijk is: outreach en een nuttige bron zijn voor nieuwe talenten.
Dankzij automatisering kunnen uw HR-managers meer tijd besteden aan belangrijke taken zoals het beantwoorden van vragen van nieuwe talenten, het coördineren van meer uitgaande communicatie en het opzetten van een FAQ-bibliotheek.
Werkgevers ontwerpen tegenwoordig welkomstpakketten op maat om nieuwe talenten te behouden. En automatisering speelt een belangrijke rol bij het creëren van de perfecte bedrijfspakketten. Dit is hoe: met behulp van geautomatiseerde systemen zoals webformulieren kun je informatie over werknemers verzamelen, zoals kledingmaat, voorkeursstijlen, aanpassingen aan kantoorapparatuur en nog veel meer.
Zo ben je van tevoren goed voorbereid op de eerste dag van je nieuwe werknemer. Alle cadeaus en pakketten kunnen naadloos worden bezorgd om een blijvende eerste indruk te maken.
Er is een reden waarom 72% van de werknemers zegt dat het voeren van 1:1 gesprekken met hun managers een belangrijk onderdeel is van het inwerkproces. Het helpt hen om rolspecifieke duidelijkheid te scheppen, zinvolle relaties op te bouwen en verwachtingen vast te stellen.
Automatisering bij het inwerken vergemakkelijkt dit door het automatisch plannen van kantoorrondleidingen, oriëntatie- en trainingssessies, een professionele headshotsessie en andere taken voor nieuwe werknemers.
Het aanbieden van een royaal pakket secundaire arbeidsvoorwaarden is essentieel geworden voor het aantrekken en behouden van nieuw talent. Volgens de Employment Confidence Survey 2015 van Glassdoor geeft ongeveer 60% van de mensen aan dat secundaire arbeidsvoorwaarden een belangrijke factor zijn bij de beslissing om een baan aan te nemen.
Dit wetende, is het belangrijk dat je automatische e-mails stuurt naar nieuwe werknemers op hun eerste dag, waarin je je secundaire arbeidsvoorwaardenpakket uitlegt. Dit omvat instructies over hoe ze gebruik kunnen maken van bedrijfskortingen, voordelen voor woon-werkverkeer, gezondheids- en tandheelkundige plannen, lidmaatschapsprivileges - alles wat je bedrijf aanbiedt.
Ook al hebben deze programma's verschillende beheersystemen, een geautomatiseerd proces kan ze allemaal onder één platform brengen om het inwerken van werknemers te vergemakkelijken.
Het op tijd ontvangen van feedback van werknemers geeft je onschatbare inzichten in je bestaande inwerkprogramma. Automatiseer dit proces door enquêtes naar nieuwe werknemers te sturen na hun eerste dag, 30e dag of 90e dag van je inwerkprogramma.
Dit helpt je niet alleen om een naadloze ervaring te leveren, maar stelt je ook in staat om eventuele fouten van je werknemers te identificeren. Veel bedrijven maken tegenwoordig gebruik van AI-software die uitblinkt in het voorspellen, identificeren en aanpakken van problemen, zelfs voordat ze zich voordoen.
Automatisering is geen nieuw concept, maar met Zavvy kun je het inwerken van werknemers automatiseren. We hebben allemaal onze ervaring met geautomatiseerde herinneringen en chatbots. Maar voor een intuïtieve inwerkervaring is meer nodig. Je moet met je mensen communiceren om te leren wat er ontbreekt, wat kan worden geïmproviseerd of vereenvoudigd om een gezonde inwerkervaring te bieden.
Bij Zavvy's software voor het onboarding van werknemers zijn onze sjablonen speciaal ontworpen om aan je onboarding-doelstellingen te voldoen. Je kunt binnen enkele minuten je eigen sjabloon maken of kiezen uit onze zorgvuldig samengestelde reeks sjablonen. Ze zijn gebruiksvriendelijk, aanpasbaar en stellen je in staat om sneller oplossingen te bieden aan je werknemers - zonder dat dit ten koste gaat van een geweldige ervaring.
Hier zijn enkele veelvoorkomende toepassingen van Zavvy's onboarding tools:
Pre-boarding begint een paar dagen/weken voordat de nieuwe kandidaat in dienst treedt.
Zodra je werknemer de baan accepteert, kun je ons platform gebruiken om het onboardingproces voor werknemers te automatiseren:
Lees hier meer over onze preboarding software.
Communicatie-apps zoals SlackTeams, Notionenz. hebben het mogelijk gemaakt om op afstand te werken. Automatiseer en stroomlijn je communicatieproces door mensen met elkaar te verbinden, waar ze ook zijn.
Door apps zoals Microsoft Teams of Slack te koppelen, kun je eenvoudig:
Aan de andere kant is er de inhoud die je misschien al hebt. We hebben het over bedrijfsvideo's, documenten en nog veel meer.
Automatisering betekent ook het integreren van content uit verschillende bronnen op één centrale plaats.
En ja, je kunt ook je leuke GIF's, afbeeldingen en emoji's integreren.
Verlicht de ongerustheid van je nieuwe werknemer tijdens de eerste weken door tijd met hem door te brengen tijdens een lunch of een kop koffie. Dit kan persoonlijk of virtueel via Microsoft Teams/Zoom.
Breng collega's automatisch met elkaar in contact voor informele ontmoetingen of wandelbijeenkomsten om sterkere relaties op de werkplek te onderhouden en even afstand te nemen van het scherm. De sessies leiden tot zinvolle gesprekken die de teamgeest, productiviteit en mentale gezondheid kunnen verbeteren.
Gebruik onze sjablonen om dit proces voor je hele team te automatiseren. Zo werkt het:
Kijk voor meer informatie over deze programma's bij onze verbindingsprogramma's.
Quizzen zijn een geweldige manier om leren gemakkelijk en leuk te maken.
Enquêtes zijn een krachtige strategie om je inwerkprogramma te verbeteren. Ze stellen je in staat om te begrijpen hoe je werknemers de onboardingprocessen zien en hoe ze presteren. U kunt via enquêtes ook andere informatie over werknemers te weten komen om een op maat gemaakt bedrijfsdrankje voor te bereiden.
Een buddyprogramma is precies waar het op lijkt: een bestaande medewerker aanstellen om nieuwe medewerkers te begroeten en wegwijs te maken in je organisatie.
Buddies helpen nieuwe werknemers om vertrouwd te raken met alle essentiële informatie, terwijl ze ongestructureerde kennis delen over onderwerpen als werkcultuur, bedrijfsbeleid, voordelen en meer.
Met Zavvy kun je van onboarding buddy-programma's een centraal onderdeel van je inwerkproces maken.
Als je aan automatisering denkt, is je natuurlijke vervolggedachte of het ons isoleert van andere mensen. In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, isoleert automatisering ons niet van menselijke interacties. Sterker nog, het creëert meer mogelijkheden voor mensen om met elkaar in contact te komen en relaties op te bouwen.
In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, creëert automatisering juist meer kansen voor mensen om contact te leggen en relaties op te bouwen. Als je het inwerkproces automatiseert, worden de meeste eenvoudige vragen en taken automatisch afgehandeld, ongeacht of ze in een hybride of externe omgeving werken.
Automatisering maakt de tijd van je team vrij van overbodige administratieve taken, zodat je je kostbare tijd kunt besteden aan echte gesprekken in plaats van aan repetitieve presentaties of handmatige uitnodigingen. Zo kun je je concentreren op wat het belangrijkst is: de mensen.
Wanneer je een HR-manager van een groeiende organisatie bent, beginnen terugkerende onboarding-activiteiten zoals documentatie, herinneringen sturen en veelvoorkomende vragen behandelen te lijken op een toename van verantwoordelijkheden. In de race om tijd te besparen, komen inconsistenties naar boven en krijgt de ervaring van je nieuwe medewerker een klap.
Wanneer u uw onboarding automatiseert met Zavvy, zullen uw nieuwe werknemers productiever zijn tijdens hun eerste werkweken. Ze zullen minder tijd besteden aan het invullen van papierwerk en meer tijd besteden aan het ontmoeten van collega's bij de koffie, rondleidingen op kantoor of tussen vergaderingen door.
Plan een demo met een van onze experts en zie onze geautomatiseerde onboarding workflow tool in actie!
.png)
.png)
