Hoe schrijf je een welkomstbericht voor een nieuwe werknemer om goed te beginnen?

Het is al vele malen bewezen dat de inwerkervaring van een werknemer bepalend is voor het succes in zijn functie.

Het kan het geheime ingrediënt zijn dat 

• houdt ze langer in de organisatie...
• ...met een hogere kwaliteit van het werk.

Een van de eerste contactpunten van een hoogwaardige inwerkervaring is het welkomstbericht - een stukje communicatie dat de toon zet van de relatie van de werknemer met het bedrijf.

Een paar vriendelijke en enthousiaste woorden kunnen veel betekenen voor de manier waarop iemand aan zijn baan begint. Een bericht voor een nieuwe werknemer is veel te belangrijk om lukraak te worden opgesteld; er moet een bedoeling achter zitten.

Een grote welkomstboodschap moet zijn 

• welkom
• informatief,
• attent
• behulpzaam

Maar hoe maak je het?

Hoe schrijft en brengt u uw boodschap op een manier die deze nieuwe werknemersrelatie op de juiste manier begint?

We nemen je mee naar voorbeelden van enkele van de beste welkomstboodschappen waar we allemaal van kunnen leren. We voegen daarbij de reden waarom ze zo effectief zijn om iemand het vertrouwen, de aanmoediging en de motivatie te geven om sterk te beginnen.

❗️ Waarom berichten voor nieuwe medewerkers belangrijk zijn

Een personeelsbericht is de eerste echte interactie van een werknemer met uw bedrijf.

Het sollicitatiegesprek is hun ervaring als kandidaat, maar zodra ze de baan krijgen, moet je de manier waarop je met hen omgaat veranderen en laten zien dat ze nu deel uitmaken van je team.

1. Het zet de toon van hun relatie met het bedrijf - als ze zich niet welkom voelen, kan dat hun vermogen om in de functie te passen in gevaar brengen.
2. Het biedt een positieve start van een nieuw deel van hun carrière door emotionele steun te bieden bij deze levensverandering.
3. Het luidt een nieuw hoofdstuk voor hen in, waardoor ze de eerste stap kunnen zetten om hun oude baan vaarwel te zeggen.
4. Het bereidt hen voor op uw bedrijf. Zelfs als iemand technisch gezien geschikt is voor de functie, zult u hem toch moeten trainen in uw bedrijfscultuur, perspectief en activiteiten.
5. Het geeft hen een kijkje in uw cultuur en de sfeer die zij als werknemer kunnen verwachten.
6. Zo kunt u uw kernwaarden herhalen om te weten waar ze deel van gaan uitmaken.
7. Het maakt ze enthousiast voor het werk dat ze gaan doen en zorgt ervoor dat ze gaan bijdragen aan het bereiken van uw missie.
8. Het geeft hen een beeld van het bedrijf en hoe het functioneert.
9. Het zorgt vanaf het begin voor een meer betrokken werknemer.
10. Het beantwoordt de vragen die een nieuwe werknemer in de eerste uren en dagen onmiddellijk zal hebben en bereidt hem voor op succes.
11. Het is cruciaal in een wereld op afstand. Nu veel functies volledig virtueel worden, zullen werknemers hun nieuwe team niet meteen persoonlijk ontmoeten.

Wanneer het eerste bericht verzenden

Voordat u uw boodschap begint uit te schrijven, is er één belangrijke vraag die u moet laten beantwoorden: 

Wanneer stuur je het precies naar de werknemer?

Dit bepaalt wat je moet zeggen en hoeveel berichten je stuurt (daarover later meer).

Hoezo?

We zullen het je laten zien.

Zodra ze zijn ingehuurd

Zelfs als de baan pas over een paar weken of maanden begint, zal het sturen van de boodschap op dit moment de werknemer echt bij u in de smaak vallen en een relatie beginnen op te bouwen.

Bovendien, hoe eerder u nieuwe werknemers in dienst neemt, hoe kleiner de kans dat ze op zoek gaan naar alternatieven nog voor ze beginnen.

Het nadeel is dat je ze meer berichten moet sturen dichter bij hun startdatum.

Een week voordat ze beginnen

In de aanloop naar hun indiensttreding kunt u hen een welkomstbericht sturen om hen enthousiast te maken en hen te laten weten dat het team ernaar uitkijkt hen aan boord te hebben.

Dit is absoluut cruciaal, omdat het de enige communicatie is die mensen helpt te begrijpen wat ze op hun eerste dag kunnen verwachten, wanneer ze moeten beginnen, enz.

Dit geeft u de tijd om meerdere berichten te spreiden, maar aan de andere kant kan het ook overweldigend zijn voor hen terwijl ze de losse eindjes aan elkaar knopen bij hun vorige baan.

Ook als uw bericht gevoelige bedrijfsinformatie bevat, kunt u beter wachten tot ze beginnen.

Op hun eerste dag

Dit is een manier om nieuwe werknemers in te wijden zodra ze beginnen.

Het stelt hen in staat mentaal meer betrokken te zijn bij het inwerken, omdat zij zich niet bezighouden met hun vroegere rol.

Het betekent ook dat u alles via de interne communicatiekanalen van het bedrijf kunt laten lopen .

🧠 De mentaliteit achter de boodschap

Plaats jezelf in de schoenen van de nieuwe werknemer

Wanneer een nieuwe werknemer bij uw organisatie in dienst treedt, betreedt hij in veel opzichten onbekend terrein.

Zij willen graag een goede indruk maken, bewijzen dat zij de juiste persoon zijn en zijn nerveus over de sprong naar iets totaal anders.

Zelfs als de baan waarvoor u ze net hebt aangenomen dezelfde is als hun vorige functie, zullen ze uw bedrijf, uw systemen en uw cultuur moeten leren kennen.

Ze weten het niet. 

• met wie ze zullen samenwerken
• hoe goed ze kunnen opschieten met hun nieuwe collega's
• hoe gemakkelijk ze de rol kunnen leren,
• en of ze zullen slagen in de baan.

Dit alles gaat gepaard met veel druk en zelftwijfel.

Een welkomstbericht beantwoordt misschien niet al deze vragen, maar het kan er zeker voor zorgen dat zij zich meer welkom en minder alleen voelen in deze ervaring.

Bepaal je doel

De sleutel tot het opstellen van een overtuigende welkomstboodschap voor een nieuwe werknemer is een duidelijk doel en intentie bepalen en goed nadenken over het gevoel dat de nieuwe werknemer moet hebben als hij de boodschap heeft gelezen.

Dit moet aansluiten bij uw kernwaarden en wat u belangrijk vindt als organisatie.

Denk na over 3 dingen die je met de boodschap wilt bereiken.

Misschien wil je 

• hen inspireren
• de warmte van uw organisatie weerspiegelen
• angst wegnemen
• bereid ze voor op dag 1
• Laat zien dat je vertrouwen hebt in hun capaciteiten en in de impact die ze zullen hebben in de organisatie.

Wat uw bedoeling ook is, het zal precies aangeven wat de boodschap moet zeggen.

Begin met het einde in gedachten

Bij het inwerken van een werknemer denk je vaak na over hoe je wilt dat hij of zij uit het proces komt.

U wilt niet alleen dat zij weten hoe zij het werk moeten doen; u wilt dat zij zo op één lijn zitten en goed opgeleid zijn dat zij in staat zijn de volgende persoon op te leiden om in de organisatie te slagen.

Uw welkomstbericht is vergelijkbaar - het moet zo effectief zijn dat als u hen zou belasten met het schrijven van een welkomstbericht voor een toekomstige nieuwe werknemer, zij dat moeiteloos zouden kunnen doen.

Wat op te nemen

Hier zijn de dingen die je zeker niet mag missen in het bericht.

• Een warme, gastvrije opening, waaruit blijkt dat u blij bent hen aan boord te hebben (bv. "we zijn blij dat u hier bent!").
• Hun begindatum
• Met wie ze zullen samenwerken en aan wie ze zullen rapporteren
• Inloggen en een inleiding tot projectbeheer en communicatiemiddelen
• Informatie over het e-mailadres van hun bedrijf en hoe het wordt ingesteld
• Een overzicht van hoe hun eerste week eruit zal zien en wat er van hen wordt verwacht.

Enkele andere dingen die je kunt opnemen;

• Organogram van het bedrijf
• Links naar een blog over het verhaal van het bedrijf
• Kennismaking met een buddy die hen in hun eerste weken zal ondersteunen
• Foto's van de interactie tussen het team en screenshots van virtuele vergaderingen
• Een krachtig citaat
• Een lijst van hun teamleden en leuke feiten over elk van hen
• De mentaliteit die u wilt dat zij in hun functie koesteren - bijv.[Ogilvy en Mather] die moed, idealisme, nieuwsgierigheid, speelsheid, openhartigheid, vrijmoedigheid en doorzettingsvermogen opsomde.

Waarom één bericht niet genoeg is

Een nieuwe werknemer moet veel nieuwe informatie tot zich nemen, en als we eerlijk zijn, zou het overweldigend zijn om die in één bericht te verstrekken, en het zal ook niet effectief zijn.

Eén inwerkbericht zou gewoonweg niet genoeg zijn, en dit geeft u informatie om hen echt een pad op maat te laten leren en klaar te stomen voor succes.

Een moderne ervaring lijkt meer op een e-mailreeks waarin u langzaam informatie in hapklare brokken verspreidt, waarbij u de lezer helpt elk concept te begrijpen voordat u naar het volgende overgaat.

Onboarding is een reis, geen eenmalige boodschap.

Op Zavvy adviseren wij onboarding te zien als een proces dat minstens 90 dagen duurt.

Een aanzienlijke periode vol berichten, vieringen, sociale bijeenkomsten en informatieve inhoud.

Hier is een voorbeeld van een workflow voor de eerste 3 dagen op ons platform.

✉️ Het kiezen van de kanalen voor uw werknemersberichten

Het soort welkomstboodschap dat u uiteindelijk krijgt, heeft veel te maken met het kanaal of platform waarlangs de boodschap wordt verspreid.

E-mail

Als het bericht in een e-mail staat, heb je meer woorden om te gebruiken, dus kan het langer zijn en meer onderdelen bevatten.

Samenwerkingstools zoals Slack of MS Teams

Aan de andere kant kan een Slack bericht ook vriendelijker en toegankelijker aanvoelen, waardoor de interactie zeker menselijker wordt.

Het schept ook ruimte voor betrokkenheid en een gesprek in twee richtingen, wat vanaf het begin een gevoel van community kan opleveren.

➡️ Lees onze stap-voor-stap handleiding voor het maken van onboarding workflows via Slack

Vergeet niet dat u niet beperkt bent tot één kanaal.

Het is mogelijk om zowel een langere welkomstmail als een Slack bericht te hebben om meer touchpoints te creëren. Met Slack kunt u iemand ook voorstellen aan een groep, waar iedereen bemoedigende berichten kan plaatsen, wat ook een grote bijdrage levert aan een positieve ervaring.

Sociale media

De sociale media van uw bedrijf zijn ook een uitstekend kanaal om een welkomstbericht aan een werknemer te posten, naast e-mail en Slack. Het is publieksgericht en toont het enthousiasme en optimisme van het hele bedrijf.

U kunt LinkedIn gebruiken om een eenvoudig welkomstbericht te plaatsen dat formeel maar toch vriendelijk is. 

Als je merk op kanalen op Instagram post, kun je meer plezier beleven aan het bericht. In dit voorbeeld van everyone social kun je je nieuwe aanwinst aankondigen en je volgers details over hen vertellen, zoals hun hobby's en interesses.

De opkomst van het welkomstpakket

Sommige bedrijven gaan verder.

Zij stellen een welkomstpakket samen met nuttige informatie en leuke artikelen die de ervaring van de toetreding tot het bedrijf gedenkwaardiger maken.

Ogilvy and Mather gaf nieuwe werknemers een doos met een kaart met 

• ✉️ een gepersonaliseerde welkomstbrief
• 📓 een merkboek
• Dagboek
• 🖊️ pen
• ✏️ potlood
• 💾 USB-stick

Andere op maat gemaakte welkomstpakketten omvatten 

• ☕ mokken
• 🍾 flessen
• 🎧 hoofdtelefoons
• zakken

...en andere zaken die hen voorbereiden op succes. 

Een kit is een aangename verrassing waardoor uw mensen zich vanaf de eerste dag meer gewaardeerd voelen.

🏢 Beste praktijken en voorbeelden

Feliciteer ze

Te horen krijgen dat je bent aangenomen is een geweldig gevoel.

Opwinding, optimisme en motivatie zitten in de kamer.

Maar hoe dichter je bij de startdatum komt, hoe meer zenuwen je krijgt.

Nieuwe werknemers feliciteren met hun succes brengt het gevoel van vertrouwen en opwinding terug dat ze hadden toen ze dat bericht "je bent aangenomen" kregen.

Het herinnert hen eraan dat ze waardevol zijn.

Het is zo simpel als zeggen

"We hoorden via via dat een superster ons team komt versterken!"

Weinig woorden, maar ze gaan ver.

Breng ze in de kudde

Werken bij een nieuw bedrijf is spannend, maar kan ook isolerend werken.

Het kan voelen als de eerste schooldag helemaal opnieuw.

De werknemer laat een organisatie achter waar hij jarenlang heeft gewerkt.

 Een plek waar ze vrienden maakten.

En nu is het terug naar nul.

Uw welkomstbericht moet hen met open armen ontvangen en laten zien dat er een team van mensen klaarstaat om hen thuis te laten voelen.

Geef ze de middelen die ze nodig hebben

Wat de eerste paar weken voor een nieuwe werknemer zo overweldigend maakt, is het worstelen met alle hulpmiddelen, bronnen en dingen waar ze geen weet van hebben.

 Daarbovenop komt nog

• niet wetende wie te vragen
• hoe te vragen,

Waarom doet u dat dan niet in uw welkomstberichten?

Dit voorbeeld van Sinc positioneert het hele team als een bron die te allen tijde beschikbaar is voor vragen.

Enkele vragen die een nieuwe werknemer zou hebben;

• Met wie werk ik dagelijks samen?
• Wat moet ik weten aan het eind van week 1, 2, 3 of 4?
• Bij wie kan ik terecht als ik een probleem heb?
• Welke vergaderingen moet ik bijwonen?
• Waar krijg ik toegang tot mijn e-mail en andere vitale toepassingen?

Consistente toon

De toon is een essentieel onderdeel van een overtuigende welkomstboodschap.

• Moet je formeel zijn of meer casual en ontspannen?

• Wilt u de taal van de jongere leden van uw personeel spreken?

Het antwoord op deze vraag komt in feite neer op uw employer brand.

Vraag jezelf af: Wie wil uw bedrijf zijn voor zijn mensen?

En dan, ga verder en laat dat de manier waarop je schrijft leiden. Wat je zegt moet authentiek aanvoelen voor de organisatie en het soort stem.

Vermeld uw kernwaarden

Een welkomstbericht is een gelegenheid om uw kernwaarden te vermelden, hen de grotere visie te vertellen, en vooral hoe zij daarin passen.

In dit voorbeeld van Apple is de boodschap niet alleen verwelkomend, maar ook inspirerend en opwekkend - het laat de nieuwe werknemer weten dat hij of zij een belangrijke bijdrage levert aan het verbeteren van de wereld.

Dit is niet zomaar werk; het gaat erom deel uit te maken van iets groters, de kans om deel uit te maken van een team van vernieuwers van wereldklasse en werk te doen dat ertoe doet.

U kunt uw welkomstbericht gebruiken om het grotere doel van uw organisatie te delen en iemand enthousiast te maken over wat hij dagelijks zal doen.

Hier is een voorbeeld van ons eigen welkomstbericht.

• Tijdens preboarding krijgen nieuwe werknemers een uitnodiging voor onze preboarding software.
• Dit bericht is de allereerste stap die ze daar zien.
• En het gaat natuurlijk gepaard met boeiende reizen die nieuwe werknemers wekenlang begeleiden.
  

Gebruik citaten

Waarom leunt u niet op een stukje wijsheid door uw welkomstbericht te beginnen met een mooi citaat?

Van Simon Sinek tot Martin Luther King en T.S Eliot, u kunt putten uit enkele van de knapste koppen om iemand in uw organisatie te verwelkomen en hem of haar te motiveren om aan de slag te gaan.

Een paar ideeën;

De visionair begint met een schone lei en stelt de wereld opnieuw voor. Malcolm Gladwell

Neem de eerste stap in geloof. Je hoeft niet de hele trap te zien, zet gewoon de eerste stap. Martin Luther King, Jr.

Wees bereid om elke ochtend een beginner te zijn. Meister Eckhart

Een reis van duizend mijl begint met één enkele stap. Lao Tzu

Vertel niet alleen, laat zien

U kunt dit bereiken door snapshots en screengrabs van teambijeenkomsten en evenementen te delen, te laten zien hoe de teamleden communiceren en hen mee te nemen in een inside joke.

Vergeet niet dat cultuur niet is wat je ze vertelt; het is wat het team laat zien, zelfs als ze niet proberen.

Video's opnemen

Als het gaat om tonen, niet vertellen, kunt u video in uw boodschap opnemen om een menselijk element toe te voegen.

Al is het maar een video van 60 seconden waarin ze in het team worden verwelkomd, het zien van een vriendelijk gezicht kan een werknemer vanaf het begin van zijn loopbaan boeien.

U kunt een video maken van verschillende teamleden die hen verwelkomen en aanmoedigen.

➡️ Creëer uitstekende onboarrding-ervaringen met Zavvy

Een bericht aan een nieuwe werknemer lijkt misschien een klein detail

Maar als u nadenkt over de enorme rol die het speelt in uw inwerkproces, zult u beseffen dat het meer aandacht en intentie nodig heeft.

Wilt u uw mensen de echt gastvrije onboarding ervaring geven die ze verdienen - en die hen sneller tot productiviteit brengt?
‍
Meer informatie over onze HR onboarding software.