Wat zijn de 4(+1) fasen van onboarding?

De meeste bedrijven denken dat hun werk gedaan is zodra zij een werknemer in dienst nemen. Maar de waarheid is dat het echte werk pas begint nadat de nieuwe werknemer de papieren heeft getekend.

Wat is dat, vraagt u? Het staat bekend als het inwerkproces en is cruciaal voor het creëren van een gezonde werkomgeving. Laten we dit proces eens in detail bekijken.

Wat is het inwerken van werknemers?

Onboarding is het proces waarbij nieuwe werknemers wennen aan het bedrijf. 

Dit houdt ook in dat ze vertrouwd moeten raken met: 

• hun verantwoordelijkheden
• voor het werk benodigde softwaretools
• bedrijfsmissie
• waarden en cultuur.

Dit proces begint op de eerste dag van de werknemer en kan een maand tot een jaar duren.

Een effectief inwerkproces moet worden afgestemd op de 5 C's.

©️ De 5 C's van onboarding

Naleving

Dit staat vaak bekend als het papieren gedeelte van onboarding en verwijst naar het gedeelte waar nieuwe werknemers worden onderwezen over beleid, veiligheidsvoorschriften, geheimhoudingsovereenkomsten en preventie van intimidatie.  

Toelichting

De volgende stap is het verduidelijken van de verantwoordelijkheden van de werknemer, de langetermijndoelen van het bedrijf en de functieverwachtingen. Zo weten ze precies hoe hun toekomst bij het bedrijf eruit zal zien. 

Dit kan het beantwoorden van vragen van werknemers inhouden zoals:

"Wat zijn mijn maandelijkse en jaarlijkse doelstellingen?"

"Hoe passen mijn individuele doelen in mijn werk? Hoe zal deze organisatie mij helpen ze te bereiken?"

Cultuur

Elke organisatie heeft een cultuur, en dit deel is erop gericht uw nieuwe werknemer daaraan bloot te stellen. Een bedrijf kan bijvoorbeeld een zeer informele cultuur hebben waarin hiërarchieën niet worden afgedwongen en iedereen samenwerkt. In deze stap zet u echt de toon voor de manier waarop mensen samenwerken.

Een cultuur vanaf het begin tot stand brengen is veel gemakkelijker dan die na jaren proberen te veranderen of op te leggen.

Laat u inspireren door 7 praktische voorbeelden van bedrijfscultuur

Verbinding

Interpersoonlijke contacten met collega's en managers zijn essentieel in elke organisatie, en deze C helpt nieuwkomers om die op te bouwen. Een goed voorbeeld hiervan is het toewijzen van een inwerkperiode buddy.

Kom terug.

Dit deel omvat het regelmatig controleren van nieuwe werknemers, het krijgen van feedback van hen, en het teruggeven van die feedback. Dit zijn de noodzakelijke gegevens die u verzamelt om het proces voor alle partijen te verbeteren.

📊 De 4 (+1) fasen van het inwerken van werknemers

De 4 fasen zijn

• Preboarding
• Oriëntatie
• Taakspecifieke training
• Lopende ontwikkeling

(Opmerking: sommigen voegen "rolwisseling" toe als 5e fase na deze fase)

Fase 1: Pre-onboarding 

Preboarding (of pre-onboarding) is de eerste fase in het onboardingproces van de werknemer. Het begint zodra de werknemer het werkaanbod aanvaardt en de papieren tekent en duurt tot de eerste werkdag. 

U kunt deze tijd gebruiken om al het papierwerk af te handelen en de toegang tot alle hulpmiddelen en kennis die ze voor de baan nodig hebben voor te bereiden. U kunt bijvoorbeeld de bedrijfscultuur stimuleren met een warm welkomstbericht, hen helpen bij hun verhuizing, hen een video sturen over wat ze op hun eerste dag kunnen verwachten en zelfs een inwerkperiode toewijzen: buddy. Het sturen van een swag-pakket is een geweldige bonus!

Maar waarom is preboarding belangrijk als ze nog niet eens voor me werken?

Iedereen heeft kriebels voor de eerste dag. Dat komt omdat er altijd onzekerheid is over wat de nieuwe baan in petto heeft. Preboarding helpt daarbij en verlicht de angst.

Het bevordert ook de loyaliteit doordat uw werknemers weten dat u er alles aan doet om hen zo welkom mogelijk te laten voelen, waardoor het personeelsverloop afneemt.

Bovendien neemt uw werklast als HR-manager ook af omdat het meeste papierwerk al gedaan is.

Fase 2: Nieuwe werknemers verwelkomen: Oriëntatie 

Fase 2 begint op de eerste dag van de werknemer en kan tot een week duren. De oriëntatie- of inwerkfase is essentieel om uw nieuwe werknemer te laten wennen aan de organisatie en hem op zijn gemak te stellen.

De oriëntatie kan omvatten:

• Uw nieuwe medewerker verwelkomen en introduceren bij belangrijke leden van uw organisatie (inclusief hun team)
• Hen laten zien waar alles is, zoals hun werkplek, de pauzeruimte, het toilet, voorraadkasten, cafetaria en medische voorzieningen.
• Het bespreken van belangrijke onderwerpen zoals ziektekostenverzekering, vakantiedagen en ander bedrijfsbeleid. 
• Hen introduceren in uw kantoorcultuur 
• Alle andere informatie die niet is behandeld tijdens het preboarding proces
• Veiligheidstraining
  

In deze fase kunnen uw werknemers zien hoe alles werkt en eventuele vragen verduidelijken.

Hoe uitgebreider uw preboarding werk was, hoe soepeler (en korter) uw oriëntatie zal zijn.

Pro Tip: Laat de nieuwe medewerker niet wachten op de eerste dag! Sta klaar om ze te verwelkomen zodra ze het kantoor/virtuele gesprek binnenkomen. Niets is erger dan zich verloren en onzeker voelen op dag 1.

Fase 3: Rolspecifieke opleiding 

Deze fase begint na de oriëntatie en is de meest kritieke fase voor de verdere prestaties van een nieuwe werknemer in het bedrijf. Zonder formele training kan uw werknemer zich verloren voelen over wat precies zijn verantwoordelijkheden zijn, wat leidt tot gevoelens van ontevredenheid en een lagere productiviteit. 

Formuleer een betrokken opleidingsplan voor uw nieuwe werknemers om deze lose-lose situatie te voorkomen. Ook hier kan een ervaren onboarding buddy van pas komen, omdat die 1-1 training kan geven en de nieuwe medewerker kan helpen tot hij of zij er vertrouwen in heeft zelfstandig te kunnen werken.

Deze fase moet omvatten:

• Hun rol en verwachtingen duidelijk omschrijven
• Herziening van de prestatiedoelstellingen
• Product-/dienstintroductie
• Hen taken toewijzen om hen in hun nieuwe rol te laten wennen
• Rolgerelateerde training (hier is een handige checklist) 
• Een baan volgen
• Uw medewerkers vertrouwd maken met het Learning Management System
  

Houd doelen voor 30, 60 en 90 dagen, en evalueer de prestaties van de werknemers na elk controlepunt. 

Fase 3.5: De overgang naar hun nieuwe rol vergemakkelijken 

Zodra de opleidingsperiode voorbij is, is het tijd voor uw nieuwe medewerker om over te gaan naar een volwaardige vaste medewerker. Vanaf deze fase is uw werknemer klaar om meer kritische projecten aan te pakken en rechtstreeks aan zijn directe leidinggevende te rapporteren.

Aangezien hun proefperiode nu voorbij is, zullen de verantwoordelijkheden van de nieuwe werknemer na dit punt waarschijnlijk toenemen. Vraag hun managers dus om eventuele veranderingen door te geven en hen opnieuw vertrouwd te maken met hun doelstellingen. Help hen te visualiseren hoe succes eruit ziet. 

Gefeliciteerd! U hebt met succes een nieuwe werknemer in uw organisatie opgenomen! Wat nu?

Fase 4: Voortdurende ontwikkeling 

Het doel is dat uw werknemer op lange termijn bij u blijft en naarmate hij meer ervaring opdoet, hoger op de bedrijfsladder komt. Voortdurende ontwikkeling zorgt ervoor dat dit gebeurt door een uitgebreid loopbaangroei- en persoonlijk ontwikkelingsplan voor uw werknemer op te stellen.

Iemand die bijvoorbeeld als assistent-redacteur is begonnen, kan uiteindelijk hoofdredacteur worden. Voortdurende ontwikkeling zal hem/haar helpen dat te bereiken en er tegelijkertijd voor zorgen dat hij/zij is toegerust voor de senior rol. 

Deze fase moet omvatten:

• Persoonlijke en professionele doelen stellen
• Hun competenties beoordelen
• Vaardigheidstraining in lijn met de toekomstige doelen van de werknemer
  

Dit helpt zowel de werknemer als de organisatie hun doelen te bereiken. Voortdurende ontwikkeling is ook een goed hulpmiddel bij de planning van de opvolging.

Geweldig! Maar er is een klein probleempje. Onze werkplek is volledig op afstand, dus hoe past onboarding daarin? 

Hoe vertaalt dit zich naar virtueel onboarding?

Hier zijn enkele tips om uw virtuele inwerkproces leuk en succesvol te maken!

1. Aangezien het hele onboarding proces online zal gebeuren, gebruik je tools en software om het leven gemakkelijker te maken - vooral het gedeelte preboarding en oriëntatie. U kunt bijvoorbeeld Calendly gebruiken om vergaderingen te plannen, DocuSign of PandaDoc om papierwerk te ondertekenen, en communiceren via . Slack.
2. Stuur hen een door het bedrijf verstrekte laptop met alle software voorgeïnstalleerd. U kunt ook instructievideo's toevoegen over het gebruik ervan om het werk gemakkelijker te maken.
3. Stel duidelijke verwachtingen en informeer hen over hun functieverantwoordelijkheden. Maak indien mogelijk boeiende videovoorbeelden, zodat uw nieuwe medewerker de concepten perfect begrijpt. U kunt ook checklists maken om het voor hen gemakkelijker te maken alles bij te houden wat ze moeten doen.
4. Leer je nieuwe aanwinst kennen en plan ontmoetingen met hun teamleden en managers. Houd het leuk zodat ze zich welkom voelen! Laat iedereen zich voorstellen en moedig de nieuwe medewerker aan om zijn collega's te leren kennen.
5. Wijs hen een onboarding buddy toe en organiseer verschillende ontmoetingen tussen beiden. 
6. Controleer tijdens het hele proces of ze zich goed aanpassen. Vraag hen of ze iets nodig hebben en pas het proces dienovereenkomstig aan, en je bent klaar!
   

💪 Gebruik deze checklist voor het inwerken van werknemers op afstand om ervoor te zorgen dat je alles in orde hebt.

Bovendien hebben we 15 extra onboarding-sjablonen verzameld voor elementen als de onboarding-presentatie, buddy onboarding en nog veel meer.

Om de virtuele onboarding nog gemakkelijker te maken, kunt u het hele proces automatiseren door onboarding-softwareprogramma's te gebruiken.

Veelgestelde vragen 

Waarom is onboarding belangrijk? 

Het helpt uw nieuwe medewerkers zich te vestigen op hun nieuwe werkplek en geeft hen alle instrumenten en training die nodig zijn om succesvol te zijn in hun functie. Het helpt uw nieuwe medewerkers ook te weten dat u zich inzet voor hun groei binnen het bedrijf, waardoor hun werktevredenheid toeneemt.

Wat is het doel van onboarding? 

Het doel van Onboarding is uw nieuwe werknemers te helpen wennen aan de nieuwe werkomgeving en hen te informeren over hun functieverantwoordelijkheden. 

Is er een verschil tussen onboarding en oriëntatie? 

Ja, die is er! Onboarding is een proces met verschillende fasen. Het begint met preboarding direct nadat de nieuwe aanwinst de papieren heeft getekend, en kan 3 maanden tot een jaar duren. Oriëntatie is een onderdeel van het inwerkproces. Het begint op de eerste dag van de werknemer en duurt maximaal een week.

Hoe lang moet een goede onboarding duren? 

De ideale tijd voor een goed inwerkproces is 6 maanden. Maar het hangt allemaal af van je bedrijf en de verantwoordelijkheden van je nieuwe medewerker. Gebruik deze factoren en pas je onboardingtijdlijn aan je behoeften aan.

Hoe kun je onboarding versnellen? 

U kunt Onboarding versnellen met behulp van geautomatiseerde onboarding software en het ontwerpen van een geweldig preboarding proces. Maar zorg ervoor dat u geen belangrijke zaken overslaat, alleen omdat u het hele proces wilt versnellen.