Oriëntatie van nieuwe werknemers: 10 ideeën om uw werknemers te verwelkomen
Na meerdere sollicitatiegesprekken is iemand enthousiast over zijn nieuwe baan. Ze worden opgewonden en bezorgd wakker op de dag van indiensttreding en komen op tijd op kantoor aan. Maar al snel beseffen ze dat ze geen idee hebben waar ze heen moeten, met wie ze moeten praten en hoe hun dag eruit zal zien. Niets is voorbereid, niemand weet zelfs maar dat ze beginnen.
En daar gaat het: De eerste twijfels komen binnen - meteen op dag 1.
"Als dit is hoe mijn eerste dag is, vraag ik me af hoe deze organisatie me in de toekomst behandelt," mompelen ze tegen zichzelf.
Stel dat uw nieuwe werknemers in uw bedrijf iets soortgelijks meemaken. In dat geval moet u uw oriëntatie- en inwerkproces voor nieuwe werknemers aanzienlijk verbeteren. Volgens onderzoek is 93% van de werkgevers het erover eens dat een goede onboarding-ervaring cruciaal is voor de beslissing van een werknemer om langer te blijven.
Maar wie moet ervoor zorgen dat het oriëntatieproces van een bedrijf uitstekend is?
Veel bedrijven hebben een monotoon en saai oriëntatieproces, omdat People Ops teams het druk hebben - en overspoeld worden met andere taken.
In dit artikel bespreken we oriëntatie-ideeën voor nieuwe werknemers die het werk voor HR gemakkelijker maken en een boeiende ervaring creëren voor nieuwe werknemers.
Wat is oriëntatie voor nieuwe werknemers?
Oriëntatie van nieuwe werknemers is het proces waarbij nieuwe werknemers in een organisatie worden verwelkomd. Het is de formele introductie van nieuwe werknemers aan
- het bedrijf,
- zijn beleid,
- en zijn cultuur.
Het is een kans voor werknemers om hun nieuwe omgeving en collega's te leren kennen, hun taken en verantwoordelijkheden te begrijpen en vertrouwd te raken met de beschikbare voordelen.
Het doel is ervoor te zorgen dat werknemers zich op hun gemak voelen, beschikken over wat zij nodig hebben om hun werk goed te doen, en weten wie en hoe zij om hulp kunnen vragen.
De oriëntatie maakt deel uit van het inwerkproces en vindt plaats tijdens de eerste of eerste dagen van de indiensttreding.
Waarom is oriëntatie bij nieuwe werknemers belangrijk?
Volgens een onderzoek van Digitate hebben nieuwe werknemers die een negatieve onboarding hebben meegemaakt twee keer zoveel kans om een andere baan te zoeken. Aangezien een oriëntatie voor nieuwe werknemers een integraal onderdeel is van het inwerkproces, speelt het een enorme rol in het behoud en de betrokkenheid van uw nieuwe werknemers.
Een succesvol onboardingproces kan hun beeld van hun nieuwe bedrijf maken of breken en is een kans voor HR om een goede indruk te maken.
Bovendien zorgt een goed uitgevoerde en geplande oriëntatie ervoor dat een werknemer zich een integraal onderdeel van het team voelt en vice versa. Zodra ze een essentieel onderdeel van het team worden, wordt het voor hen gemakkelijker om hun taken en doelstellingen bij te houden, waardoor ze productiever worden en minder snel fouten maken.
10 ideeën voor de oriëntatie van nieuwe werknemers
Hoewel een plan voor uw oriëntatieproces van vitaal belang is, hoeft het niet ingewikkeld of duur te zijn. Er zijn veel manieren om uw oriëntatieproces leuk en informatief te maken voor nieuwe werknemers.
Hier zijn ideeën voor de oriëntatie van nieuwe werknemers die HR kan gebruiken om een boeiend programma uit te voeren:
- Welkom met stijl
- Leg de missie, structuur en cultuur van het bedrijf uit.
- 📝 Beschrijf het bedrijfsbeleid
- Geef een rondleiding op kantoor
- 👩 Nieuwe medewerkers voorstellen aan het team
- 📦 Maak een welkomstgeschenk
- 📅 Plan een 1:1 gesprek met de manager
- 🗺️ Geef een routekaart voor de komende weken
- Neem nieuwe werknemers mee voor de lunch
- 👬 Geef ze een kantoor buddy
Welkom met stijl
Verwelkom elke nieuwe medewerker met een welkomstdrankje of snacks zoals muffins of donuts.
Hoewel het geweldig is om deze traditionele snacks aan te bieden, geven niet alle werknemers de voorkeur aan muffins of donuts. Sommigen zullen gezondere opties op prijs stellen. Overweeg dus om ook een aantal proteïnerijke maaltijden aan te bieden, zoals sandwiches met mager vlees, vegetarische wraps of smoothies met een proteïneboost. Door een breder scala aan voedingskeuzes aan te bieden, laat je je werknemers zien dat je hun verschillende dieetwensen en -voorkeuren waardeert.
Als de bedrijfscultuur het toelaat, kun je een nieuwe werknemer misschien begroeten met een glas champagne.
Stuur een snack of cadeauverpakking voor werknemers op afstand met een cadeauservice zoals SnackNation of Snackmagic.
Door dit te doen zal de werknemer zich speciaal en blij voelen om bij uw bedrijf te komen werken.
Voordat we het beleid en de procedures doornemen:
- Stel open vragen over onderwerpen als hoe hun woon-werkverkeer was en of ze problemen hadden om het kantoor te vinden.
- Gebruik deze tijd om uzelf voor te stellen en uw positieve ervaring binnen het bedrijf te delen.
- Geef de werknemers een overzicht van de komende dagen (idealiter stuurt u het oriëntatieschema vóór de toetredingsdatum).
Het zal de nieuwe werknemer op zijn gemak stellen.
Leg de missie, structuur en cultuur van het bedrijf uit.
Maak de nieuwe medewerker vertrouwd met de missie van het bedrijf, de waarden waar het voor staat en de organisatiestructuur. Leg hem uit hoe de verschillende afdelingen en functies met elkaar verbonden zijn en hoe zijn loopbaan binnen het bedrijf zou kunnen verlopen.
Laat hen kort kennismaken met de cultuur van het bedrijf en vertel hen hoe die verschilt van of lijkt op die van andere organisaties.
Als uw organisatie bijvoorbeeld een cultuur heeft waarin iedereen bij de voornaam wordt aangesproken, vertel de nieuwe werknemer dan dat hij niemand "meneer/mevrouw" mag noemen. Door hen van dergelijke zaken op de hoogte te stellen, zullen zij de nieuwe omgeving beter begrijpen en zich inclusief voelen.
U kunt de video van het Amazon Logistics Onboarding Program hieronder bekijken om inspiratie op te doen voor uw oriëntatieprogramma.
Zin in een handig sjabloon voor je oriëntatiepresentatie? Wij hebben het voor je.
📝 Beschrijf het bedrijfsbeleid
Elke organisatie functioneert anders en sommige organisaties hebben een uniek beleid op basis van het type sector. Zo kan een adviesbureau als McKinsey & Company, dat werknemers toegang geeft tot vertrouwelijke klantgegevens, een strenger beleid hebben met betrekking tot vertrouwelijkheid van gegevens dan een speelgoedfabrikant als Lego.
Het verlofbeleid en de voordelen verschillen ook van bedrijf tot bedrijf. En nieuwe werknemers zullen misschien aarzelen om je op de eerste dag vragen te stellen over verlof.
Leg tijdens de oriëntatie voor nieuwe werknemers het beleid uit dat hierom draait:
- Gedragscode
- Vergoeding en loonstructuur
- Aanwezigheids- en verlofbeleid
- Voordelen zoals ziektekostenverzekering
- Nieuwe aanwerving en scheidingsbeleid
- Veiligheid op de werkplek
Beschrijf alle nuances per categorie en houd een vraag- en antwoordsessie om eventuele vragen te beantwoorden. De oriëntatiefacilitator moet ervoor zorgen dat de nieuwe werknemers zich op hun gemak voelen om vrijelijk vragen te stellen.
Geef een rondleiding op kantoor
We hebben allemaal toegang nodig tot kantoorruimtes zoals de pantry of het kopieerapparaat. Maar als u een nieuwe medewerker geen rondleiding geeft, wordt het navigeren door de werkplekfaciliteiten vervelend.
Leid uw nieuwe medewerkers rond, zodat ze weten hoe het kantoor eruitziet, waar alles is en waar ze de meeste dagen zullen werken. Het kan ervoor zorgen dat ze zich vanaf de eerste dag meer verbonden voelen met de organisatie.
Verwelkom je nieuwe medewerkers door ze te laten inchecken met een QR-code, zodat ze een positieve eerste indruk maken en de wachttijden tot een minimum beperken.
Bezoek indien mogelijk ook andere relevante locaties zoals nabijgelegen cafés of restaurants waar werknemers vaak lunchen. Toon nieuwkomers de parkeerplaatsen, hoe het parkeerbeheersysteem werkt, en bij wie ze terecht kunnen met vragen over loon en voordelen, enz.
👩 Nieuwe medewerkers voorstellen aan het team
De kameraadschap tussen teamgenoten is van vitaal belang voor een effectief en productief team. Maar het kan tijd kosten voor een werknemer om met elk lid een relatie op te bouwen. U kunt de nieuwe medewerkers helpen sneller te socialiseren door introducties te maken.
Probeer enkele ijsbrekers toe te voegen om de kennismaking aangenaam te maken. Hier zijn enkele ideeën voor ijsbrekers bij de oriëntatie van nieuwe werknemers:
- Neem een foto: Laat iedereen in het team een foto kiezen in hun galerij en een verhaal delen.
- Jenga met een twist: Pak de Jenga-blokken en gebruik een stift om er leuke vragen op te schrijven. Zet de blokken in elkaar tot een Jenga-toren en vraag elk teamlid om een blok te trekken. Als de medewerker de toren wegslaat, moeten ze de vraag beantwoorden.
- Wat is jouw levenslied: Vraag hen een lied te kiezen dat resoneerde met hun leven tot nu toe. Muziek is een geweldige manier om je te binden met leeftijdsgenoten.
Dit zijn slechts een paar leuke manieren om ervoor te zorgen dat je nieuwe medewerkers zich meer op hun gemak voelen in hun nieuwe team.
Hier zijn nog 17 ideeën om het inwerken van werknemers leuk te maken.
📦 Maak een welkomstgeschenk
Berichten over welkomstgeschenken van nieuwe werknemers op LinkedIn zijn moeilijk te missen. Sinds het begin van de pandemie is het bijna een traditie geworden om werknemers in te werken met geschenken. Werkgevers gebruiken deze pakketten om nieuwe (en toekomstige) werknemers te laten zien dat het bedrijf om zijn werknemers geeft.
Het geven van geschenken zoals koffiemokken, briefpapier en stickers - allemaal met het bedrijfslogo - is heel gewoon geworden. Er is niets mis met het inwerken van werknemers met geschenken van het bedrijf, maar hoe onderscheidt u zich?
Je past de geschenken aan.
Stuur alle nieuwkomers vóór de dag van indiensttreding een vragenlijst waarin u vraagt naar hun favoriet:
- TV shows en films
- Snacks en keuken
- Romans
- Sport
- Interesses en hobby's
Nadat u gegevens hebt verzameld over de favorieten van uw nieuwe werknemers, verwelkomt u hen met aangepaste geschenken zoals:
- Een snack box
- Een accessoire van hun favoriete TV show
- Een boek
- Of iets dat aansluit bij de hobby's van een werknemer.
U kunt gebruik maken van de diensten van bedrijven als Caroo en Swagup om het geven van geschenken gemakkelijker te maken.
Lees voor meer ideeën over welkomstdozen voor nieuwe werknemers:
➡️ Welkomstpakket voor werknemers - 10 ideeën
📅 Plan een 1:1 gesprek met de manager
Een één-op-één of 1:1-gesprek met de projectmanager of teamleider geeft nieuwkomers de kans om vrijuit vragen te stellen zonder angst voor een oordeel van andere werknemers.
Het stelt de manager ook in staat om onverdeelde aandacht te geven aan een nieuw teamlid, waardoor de aanwinst zich gerespecteerd voelt. Managers kunnen deze tijd ook gebruiken om de technische aspecten van de baan te delen en eventuele twijfels gelijktijdig op te lossen.
Een 1:1-gesprek is bij grote bedrijven misschien niet mogelijk op de eerste dag, omdat ze meestal meerdere mensen op dezelfde dag inwerken. Maar de voordelen van zo'n bijeenkomst zijn enorm. Bovendien kan een gesprek met de manager werknemers helpen hun rol op de juiste manier te beginnen.
🗺️ Geef een routekaart voor de komende weken
Een stappenplan geeft de nieuwe werknemer een actieplan voor de komende weken.
Maar waarom zou je er een delen?
Een stappenplan kan pas toegetreden werknemers helpen om verwarring over hun verantwoordelijkheden te voorkomen en zo de productiviteit te verbeteren. Het geeft de nieuwe werknemers richting om met enthousiasme te werken aan hun doelstellingen en die van de organisatie. Als werknemers geen advies krijgen, kan dat ertoe leiden dat zij hun geest en energie niet in het werk kunnen steken.
Netflix deelt het stappenplan voor de eerste week van hun nieuwe werknemers. Het stappenplan is duidelijk, breed en specifiek, waardoor het de perfecte start is voor elke werknemer. Hun nieuwe hires voelen zich gemotiveerd om de volgende dag terug te keren en goed te presteren.
Neem nieuwe werknemers mee voor de lunch
Weet je wat erger is dan totale verwarring op de eerste dag?
Het is het gevoel het nieuwe kind te zijn tijdens de lunch. En het is niemands schuld.
De meeste mensen blijven graag bij de mensen die ze kennen. Maar dat betekent dat de nieuwkomer zich buitengesloten kan voelen. Als veel mensen op dezelfde dag in dienst treden, kunt u de nieuwkomers meenemen voor een lunch en de bedrijfsleiding vragen hen te vergezellen.
Het idee is om de socialisatie te vergemakkelijken en het gevoel van eenzaamheid te vermijden. En net als de ijsbrekers kunnen groepslunches ook de vriendelijkheid bevorderen, wat gunstig is voor uw bedrijf en de nieuwe werknemer.
En voor doorlopende lunchafspraken in de hele organisatie kun je lunchroulettes opzetten.
👬 Geef ze een kantoor buddy
Wie is een buddy?
Een buddy is een bestaande werknemer die de bedrijfscultuur begrijpt, een vergelijkbare of identieke functie heeft als de nieuwe werknemer, en de nieuwe werknemer kan helpen met ad-hoc taken. Hij kan de nieuwe werknemer op zijn eerste dag ontmoeten, hem het kantoor laten zien en hem helpen met zijn twijfels over het werk en het bedrijf.
Een buddy programma is een geweldige manier om de nieuwe werknemers op hun gemak te stellen en de angst te verminderen die gepaard gaat met het betreden van een nieuwe werkplek.
Bedrijven als Microsoft beschouwen een "buddy -programma" als een belangrijk onderdeel van een positieve onboarding-ervaring.
Wil je weten hoe je een onboarding buddy-programma maakt?
Lees: Hoe en waarom je een onboarding buddy-programma maakt (gratis sjabloon + checklist)
6 fouten die je moet vermijden tijdens de oriëntatie van nieuwe medewerkers
Bij een oriëntatie van nieuwe werknemers gaat het niet alleen om wat u moet doen, maar ook om wat u moet vermijden. Al uw inspanningen zullen verloren gaan als u deze fouten maakt in het oriëntatieprogramma voor uw nieuwe werknemers.
Desorganisatie
Niemand houdt van chaos, zeker niet in een nieuw bedrijf. Als de processen en planningen altijd een rommeltje zijn, zal de werknemer het gevoel hebben dat het bedrijf zo functioneert. En niemand werkt graag in een chaotische omgeving.
Nieuwe werknemers zullen zich gewaardeerd en op hun taak voorbereid voelen als de bedrijfsoriëntatie goed is voorbereid. Maak een plan voor de oriëntatie van nieuwe werknemers, houd u aan een schema en stuur de werknemers het oriëntatieschema vóór de toetredingsdatum.
Slechte eerste indrukken
Eerste indrukken zijn belangrijk.
Als de HR-manager te laat is, zal hij communiceren dat het bedrijf stiptheid niet benadrukt. Of stel dat het team en de HR-managers zich onbeleefd of druk gedragen in de eerste interactie; in dat geval zullen de nieuwe werknemers zich niet gewaardeerd voelen. En dat kan hun enthousiasme voor hun werk aantasten en hun productiviteit verminderen.
Streven naar de beste oriëntatie-ervaringen voor nieuwe werknemers.
Aannames maken
Ook al gaat u ervan uit dat ervaren professionals wel weten hoe alles in uw kantoor werkt, toch is het van vitaal belang om elke oriëntatie te beginnen met uit te leggen hoe uw bedrijf werkt. Beschrijf uw activiteiten in detail, zodat nieuwe werknemers weten wat er van hen wordt verwacht.
Gebrek aan duidelijkheid over de verwachtingen
Oriëntatie is een goede manier om de basis te leggen en eerlijk te zijn over de volledige reikwijdte van de baan. Als u niet in staat bent duidelijke doelen te stellen, kunnen de nieuwe werknemers in verwarring raken, en dat is niet de beste manier om hun enthousiasme te kanaliseren.
En duidelijkheid is niet de enige cruciale factor. Onderschat of overdrijf de verantwoordelijkheden van een werknemer niet in tegenstelling tot wat het bedrijf tijdens de aanwervingsrondes heeft gecommuniceerd. Miscommunicatie staat erom bekend dat het de productiviteit en binding van het team belemmert.
Overvloed aan informatie
Het is verleidelijk om de oriëntatie te versnellen zodat nieuwe werknemers zo snel mogelijk aan de slag kunnen. Maar een overdaad aan informatie kan ertoe leiden dat nieuwe werknemers zich overweldigd en verward voelen.
Het plannen van een evenement dat de hele dag duurt, kan ertoe leiden dat uw nieuwkomers tegen lunchtijd in slaap vallen. En wie kan hen dat kwalijk nemen? Niemand wil op zijn eerste dag een hele dag presentaties bijwonen.
Verdeel de dag dus in verschillende kortere sessies, verspreid over meerdere dagen.
Doe het rustig aan en geef ze de tijd om zich te vestigen. Neem een paar dagen de tijd om het oriëntatieproces te voltooien in plaats van het in één dag te versnellen.
Verzuimen om feedback te verzamelen
Niet voor niets benadrukken veel mensen de noodzaak van feedback. Het helpt je te itereren en het proces te verbeteren. Of het nu gaat om de ervaring van kandidaten of de oriëntatie voor nieuwe werknemers, het is cruciaal om te weten of het effectief is of niet.
Hoe weet u of uw proces verouderd is?
Door gedetailleerde feedback te vragen.
Vraag de nieuwe werknemers aan het eind van de oriëntatie naar hun inbreng en wat er beter had gekund. Vraag de facilitator om kort met elke nieuwe werknemer te spreken om hun mening over het oriëntatieproces te kennen.
⏱ Hoe vaak moet u de oriëntatie voor nieuwe werknemers veranderen?
Als de feedback consequent veranderingen suggereert, moet u uw processen grondig onder de loep nemen. Als de input goed is, hoeft u het oriëntatieproces niet ingrijpend te veranderen.
Veel professionals zijn misschien bij uw bedrijf komen werken nadat ze bij een concurrent hadden gewerkt. Gebruik deze gelegenheid om te begrijpen hoe personeelsoriëntatie en onboarding bij andere succesvolle organisaties worden gedaan en verbeter dienovereenkomstig.
Blijf uw oriëntatieproces bijwerken op basis van de laatste trends en gegevens. Als iets veelbelovends u opvalt, voer het dan uit.
Aangezien u feedback in uw proces hebt geïntegreerd, kunt u zien hoe effectief elke activiteit is voor de betrokkenheid van uw nieuwe werknemers.
❤️ Creëer een inwerkervaring waar uw mensen dol op zullen zijn
Verspil je ook uren aan het uitnodigen van elke nieuwe medewerker voor hun eigen oriëntatie-evenementen - afhankelijk van hun locatie, startdatum, afdeling, enzovoort?
Met Zavvy kunt u uw oriëntatie-evenementen eenmalig instellen en nieuwe medewerkers automatisch uitnodigen.
- Gebaseerd op de exacte criteria die je instelt
- En met gegevens uit uw HRIS-systeem
- Samen met aantrekkelijke trajecten voor preboarding en onboarding.
Ontdek hoe de software voor het plannen van oriëntatie-evenementen van Zavvy werkt
Met Zavvy kun je ook unieke inwerkervaringen op de automatische piloot leveren. Met de tijdbesparende functies voor HR-professionals kunt u uw nieuwe medewerkers op de automatische piloot onboarden, trainen en met hen in contact brengen.
Boost en kanaliseer het enthousiasme, de gretigheid en de productiviteit van uw nieuwe medewerkers met behulp van onze beproefde software.
Veelgestelde vragen
Hoe verschilt werknemersoriëntatie van onboarding?
Werknemersoriëntatie is een onderdeel van het inwerken van werknemers en wordt gebruikt om een werknemer officieel welkom te heten in de organisatie. Het doel van de oriëntatie is om de missie, de cultuur en het beleid van de organisatie aan de nieuwe werknemer mee te delen. Het is ook een gelegenheid voor een werkgever om eventuele twijfels over salarisadministratie, voordelen en de algemene gedragscode op te helderen.
Oriëntatie is de eerste fase van het inwerken en vindt gewoonlijk plaats op de dag van indiensttreding en eindigt binnen de eerste week.
Onboarding van werknemers is een lang proces in vergelijking met oriëntatie en omvat opleiding en het op gang brengen van de werknemer. Onboarding begint met de aanvaarding van het werkaanbod en duurt vele weken of soms zelfs maanden.
Wie is verantwoordelijk voor de oriëntatie van nieuwe werknemers?
Het bedenken en coördineren van een oriëntatie voor nieuwe werknemers is in de eerste plaats de verantwoordelijkheid van de HR-afdeling. Maar elke betrokkene (van projectmanager tot een buddy) moet er verantwoordelijkheid voor nemen door samen te werken aan een gastvrije ervaring voor elke nieuwe werknemer.