Werknemersfeedback automatiseren: Bespaar tijd en geld op functioneringsgesprekken

Heeft uw bedrijf een goed geoliede prestatiemanagementmachine? Of zit u vast in een cyclus van papiergooien, uitstelgedrag en gemiste kansen voor loopbaanontwikkeling? 

Als het dat laatste is, bent u niet de enige: slechts 8% van de bedrijven omschrijft hun aanpak van prestatiebeheer als zeer effectief om bedrijfswaarde te creëren. 

Waarom schieten bedrijven dan tekort op dit gebied? Omdat het verzamelen en documenteren van feedback van werknemers voor jaarlijkse functioneringsgesprekken veel zwaar werk met zich meebrengt, zoals bergen papierwerk en spreadsheets. 

We weten dat het tijd kost voor u, collega HR leiders en het hoger management om u te wijden aan het beoordelingsproces. Bovendien bent u daarbij verwijderd van uw gewone werk. 

Maar het hoeft niet zo te zijn! 

Er is een technische oplossing voor elk aspect van HR, inclusief prestatiebeheer. Deze gids onderzoekt hoe u feedback van werknemers kunt automatiseren, zodat uw beoordelingscycli op tijd en zonder stress verlopen en niemand er wakker van ligt. 

⚙️ Wat is werknemersfeedbackautomatisering?

Feedback van werknemers automatiseren betekent dat u op technologie leunt om elke fase van uw beoordelingsproces te stroomlijnen. 

In plaats van eindeloos papierwerk gaat alles online met een geautomatiseerde feedbackoplossing. 

U slaat alle feedbackgegevens op in een centrale database en waarschuwt managers, direct reports en HR-leiders naadloos wanneer ze actie moeten ondernemen. U kunt zelfs kiezen waar u de meldingen naartoe stuurt, bijvoorbeeld via e-mail, Slack of MS Teams. 

"Het automatiseren van feedback is een geweldige manier om ervoor te zorgen dat werknemers gehoord worden en zich veilig voelen om hun mening te geven. De sleutel is om ervoor te zorgen dat je een systeem hebt dat feedback kan ontvangen, feedback kan opslaan en bijhouden, en feedback kan beheren." Krittin Kalra, oprichter van AI content tool, Writecream.

💡 7 Voordelen van het automatiseren van feedback van werknemers

Geïntrigeerd en meer willen weten? Laten we eens kijken naar de top zeven voordelen van het automatiseren van dit essentiële onderdeel van HR.

1. Verbeterde procesefficiëntie 

Bovenaan de lijst staan de talrijke productiviteitsvoordelen van de integratie van technologie in uw feedbackproces. 

Door uw feedbackformulieren online te zetten, kunnen managers en werknemers sneller beoordelingen en beoordelingsvakken invullen. Daardoor hoeft u aanzienlijk minder uren te besteden aan administratie, zodat u meer tijd overhoudt voor strategische bedrijfstaken. 

En als u niet zoveel tijd investeert in een handmatig proces? Dat klopt - er is ook een enorme kostenbesparing. 

Het is moeilijk in te schatten hoeveel u zult besparen. Toch blijkt uit een studie dat inefficiënte processen bedrijven maar liefst 20 tot 30% van hun jaarlijkse omzet kosten . 

2. Verbeterde veiligheid 

Uit recente studies blijkt dat één op de 20 papieren documenten verloren gaat of zoekraakt, en bedrijven kunnen tot 25 uur verspillen aan het opnieuw creëren van dit werk. Laat dat niet gebeuren met uw vertrouwelijke feedbackgegevens!

In plaats daarvan zorgt automatisering voor een niveau van bescherming dat je niet krijgt van papierwerk verspreid over het bureau van een manager of opgeslagen in een archiefkast.Software voor feedback van werknemers kan worden gecodeerd en beveiligd met een wachtwoord, waardoor 100% vertrouwelijkheid wordt gegarandeerd. U kunt uitkijken naar software die is geverifieerd met het Comodo Code Signing Certificate, wat garandeert dat de software-oplossing legitiem is en veilig kan worden gedownload.

Door over te stappen van papierwerk op veilige softwareoplossingen is de kans nihil dat documenten in de trein blijven liggen of dat gevoelige gegevens in verkeerde handen vallen.

3. Superproductiviteit voor HR-teams

Wanneer uw HR-team niet vastzit in prestatiecycli, kunt u investeren in andere afdelingszaken. 

Wat gaat u doen met de extra uren? Misschien uw beloningsstructuren herzien, kijken naar de betrokkenheid van werknemers, L&D initiatieven onderzoeken, of voordelen herverpakken? 

Waar het op neerkomt: het automatiseren van uw feedbackproces biedt uw organisatie tal van manieren om geld te verdienen. 

4. Toegang tot real-time prestatietrends 

De feedback van uw werknemers geeft u toegang tot belangrijke prestatietrends in uw organisatie. 

Met een handmatig proces kunt u deze trends misschien niet gemakkelijk vaststellen. Wanneer u handmatige functioneringsgesprekken met werknemers gebruikt om feedback te verzamelen, zal iemand een fijne kam moeten hanteren om de kritische feiten uit uw gegevens te halen. 

Maar wanneer u gegevens automatisch verzamelt en aggregeert, zult u deze gegevens gemakkelijker kunnen analyseren. 

Je zult een goudmijn aan informatie vinden over de sterke en zwakke punten van je team. 

Als superieur alternatief biedt automatisering in één oogopslag real-time informatie over professionele ontwikkelingsthema's, voltooiingspercentages van beoordelingen en meer. U kunt deze gegevens niet alleen gebruiken om uw beoordelingsproces te verfijnen, maar ook om:

- de toewijzing van de compensatie te bepalen, 

- opvolgingsplannen op te stellen, en 

- uw opleidingsaanbod beïnvloeden. 

In wezen kunt u hiermee belangrijke besluitvormingsprocessen verbeteren. 

"In plaats van handmatig feedback te verzamelen en bij te houden, kunt u een systeem gebruiken om dat voor u te doen. Zo kunt u gemakkelijk patronen en trends zien in het gedrag en de prestaties van werknemers, waardoor potentiële problemen worden voorkomen voordat ze zich voordoen. Bovendien is het gemakkelijker te vinden als u ooit de gegevens van een specifieke werknemer of periode moet opvragen." Chris Lewandowski, President van Princess Dental Staffing, een recruitmentbedrijf dat de tandheelkundige industrie bedient.

5. Rijkere kwaliteit van de feedback

Consistentie is essentieel bij functioneringsgesprekken, omdat het voorkomt dat vooroordelen de kop opsteken.

Wanneer bedrijven een geautomatiseerd systeem gebruiken, compleet met richtlijnen voor beste praktijken, kunnen managers een vast proces volgen om individuele personeelsbeoordelingen nauwkeurig uit te voeren. Ze weten dan precies hoe ze positieve beoordelingen en constructieve feedback moeten aanpakken. En wanneer ze worden gegeven als onderdeel van een 360-graden beoordelingsstructuur, zorgt automatisering voor een betere kwaliteit van de feedback.

6. Betere organisatorische afstemming 

Stel dat uw bedrijf duidelijke organisatiedoelstellingen heeft en doelstellingen moet bijhouden om ervoor te zorgen dat elk radertje in het wiel op deze doelstellingen is afgestemd. 

In dat geval zorgen een positieve feedbackcultuur en een gestroomlijnd beoordelingssysteem ervoor dat individuele en teamprestaties perfect aansluiten bij het bedrijf. 

"Met een gestandaardiseerd systeem is het gemakkelijker voor uw personeel om hun werk te plaatsen - van kleine dagelijkse activiteiten tot algemene bedrijfsdoelstellingen - door het verband te zien tussen hun dagelijkse activiteiten en hun impact op de bedrijfsprestaties." Mark Seemann, Oprichter van Staff Circle, een succesplatform voor de wervingsindustrie.

7. Meer betrokkenheid van werknemers 

Statistieken over werknemersfeedback bevestigen dat teamleden eerder geneigd zijn beter te presteren wanneer zij het gevoel hebben dat hun bedrijf hun stem hoort. Zich gehoord voelen verbetert de arbeidstevredenheid van uw werknemers! 

Vragen om feedback van werknemers als onderdeel van een functioneringsgesprek is dus niet alleen een mooi gebaar; het kan uw resultaat beïnvloeden!

Sterker nog, uit gegevens van Bonusly blijkt dat 94,7% van de zeer betrokken werknemers gelooft dat hun werkgever hun feedback serieus neemt. 

Wanneer bedrijven de temperatuur van hun werknemers opnemen en hun prestaties meten, zien we een toename van de tevredenheid en betrokkenheid van werknemers. 

Tip: Houd de betrokkenheid hoog door te laten zien dat u bereid bent feedback te geven.

Hoewel deze maatstaven los lijken te staan van de prestaties van de werknemers, hebben ze wel degelijk een domino-effect. 

68% van de werknemers die accurate en consistente feedback krijgen, voelen zich voldaan op het werk. 

Automatiseer het proces om ervoor te zorgen dat functioneringsgesprekken:

1. goed gestructureerd, 
2. ingebed in uw bedrijfscultuur,
3. regelmatig voorkomen,
4. een duidelijk verband met de groei en ontwikkeling van uw personeel.

🖐 Handmatige vs. geautomatiseerde feedback van werknemers

Wat gebeurt er als we handmatige en geautomatiseerde feedbacksystemen tegenover elkaar zetten? 

Wij kunnen enkele belangrijke criteria voor de vergelijking in aanmerking nemen: tijdsverbruik, kosten, tijdigheid, kwaliteit van de inzichten, mogelijkheid tot verbetering.

Bekijk de vergelijkingen hieronder - wij wedden dat u bij uw volgende feedbackcyclus voor de rechterkolom zult kiezen.

⚒️ Je feedbackprocessen automatiseren in 5 stappen

Het automatiseren van de feedback van uw medewerkers is een eenvoudig proces. Stel het één keer in, en corrigeer indien nodig. 

1. Maak en publiceer uw feedbackbeleid

Een feedbackbeleid is een essentiële bouwsteen van uw feedbacksysteem. Maak een duidelijke set richtlijnen voor het geven en ontvangen van feedback, zodat uw personeel op één lijn zit wat betreft het proces. 

Uw feedbackbeleid kan informatie bevatten over beoordelingen, richtlijnen voor scores en hoe u feedback gebruikt om individuele ontwikkelingsstrategieën op te stellen. 

2. Stel de feedbackfrequentie in 

Bepaal hoe regelmatig u uw werknemers zult vragen feedback te geven en hoe vaak zij die verwachten te ontvangen. 

De zekerheid van een geautomatiseerde planning geeft de zekerheid dat het bedrijf in zijn werknemers investeert en zich aan zijn woord houdt. 

3. Stel automatische herinneringen in

Geautomatiseerde herinneringen houden je op koers als je het superdruk hebt en een taak in verband met prestatiebeheer over het hoofd dreigt te zien. 

Uw software geeft een melding als u een cruciale deadline hebt gemist of aanpassingen moet plannen. Het zal ook de volgende persoon in de feedbackketen waarschuwen om het proces gaande te houden. 

Het grootste voordeel hier? HR-teams hoeven niet te jagen en feedback te volgen - het gebeurt naadloos op de achtergrond zonder dat u een tel overslaat. 

4. Goedkeuringen van managers automatiseren

Goedkeuringen van managers maken integraal deel uit van het prestatiebeheersysteem, of het nu gaat om het goedkeuren van zelfbeoordelingen of het goedkeuren van de toewijzing van relevante opleidingsmiddelen. 

Deze goedkeuringen zijn een makkie met automatisering. 

5. Sjablonen voor feedback-enquêtes

U kunt sjablonen voor personeelsfeedback gebruiken of kiezen uit verschillende vooraf geladen competenties en vragen, meestal opgeslagen in een softwaredatabase.

Sjablonen geven u een snelkoppeling naar het maken van uw aangepaste geautomatiseerde enquête voor personeelsfeedback.

➡️ Bekijk ons speciale artikel voor extra tips voor het maken van uw 360 graden feedback enquête.

➡️ Automatiseer de feedback van je werknemers met Zavvy

Klaar om uw prestatiemanagement naar een hoger plan te tillen? Met de 360-graden feedbacksoftware van Zavvy win je kostbare tijd en geld terug en verhoog je de betrokkenheid van je werknemers. 

Maak uw geautomatiseerde proces met behulp van sjablonen voor werknemersfeedback of door uw eigen formulieren te maken met behulp van een verscheidenheid aan vooraf geladen competenties en enquêtevragen. 

Uw teams zullen profiteren van een superieure samenwerking, erkenning door collega's en juweeltjes als real-time feedback en coachingmogelijkheden. 

Vraag vandaag nog een demo aan van onze 360 graden feedback software!

FAQ

Hebt u nog vragen? Bekijk onze antwoorden op de meest gestelde vragen over het automatiseren van personeelsfeedback. 

Zou u een handmatig of geautomatiseerd proces aanbevelen om de feedback van werknemers te beheren? 

Voor kleine startende bedrijven met minder dan 20 werknemers kan een handmatig feedbacksysteem werken als het aantal werknemers klein blijft. Maar als uw bedrijf groeit, zullen de meeste bedrijven baat hebben bij een geautomatiseerde feedbackoplossing. 

Onthoud: het is nooit te laat om over te stappen, maar hoe eerder u dat doet, hoe sneller u de vruchten ervan plukt.

Wat is werknemer feedback software? 

Employee feedback software is een technologie die uw gehele feedback proces automatiseert. De functies omvatten:

• Enquêtes en formulieren toevoegen aan een database.
• Toevoegen van beveiligingsprivileges.
• Deel ze indien nodig met uw teamleden.

U stelt ook aanpassingen in, zodat uw feedbacksysteem voldoet aan de behoeften van uw bedrijf. Bovendien kunt u e-mailmeldingen inschakelen om collega's te waarschuwen voor eventuele actiepunten. Bijvoorbeeld als ze voor een deadline een beoordelingsvak moeten invullen. 

Hoe geeft u voortdurend feedback? 

HBR meldt dat bedrijven ten minste sinds de jaren veertig een of andere vorm van prestatiebeoordeling gebruiken. 

Maar traditioneel is dit een jaarlijkse gebeurtenis waarbij een manager zijn directe medewerkers feedback geeft over hun prestaties in het voorgaande jaar. 

Dit systeem zit vol gebreken, zoals vooringenomenheid bij de feedback en werknemers die een jaar moeten wachten op 1:1 over hun vorderingen. 

In plaats daarvan vindt continue feedback plaats als onderdeel van een 360-beoordelingsproces. Werknemers krijgen real-time begeleiding via regelmatige check-ins, uitwisseling van groepsfeedback, peer reviews en meer. 

Hoe creëer je een feedbacksysteem voor werknemers?

We gebruiken feedbacksystemen voor werknemers om feedback van werknemers te verzamelen en te delen binnen een organisatie. Eerst kiest u uw feedbacktool, zoals Zavvy's 360 feedback software, om een geautomatiseerd feedbacksysteem te creëren. Vervolgens moet u het volgende doen:

1. Kies hoe vaak u feedback vraagt. 

2. Kies het juiste type feedback (bijvoorbeeld neerwaartse, opwaartse, peerfeedback en zelfbeoordelingen). 

➡️ Hulp nodig bij het bepalen welk type feedback het beste bij uw teams past? Bekijk onze speciale hulpmiddelen. 

3. Kies hoe u feedbackverzoeken wilt delen (bijvoorbeeld door enquêteverzoeken te versturen via Slack, e-mail of iets dergelijks). 

4. Maak uw medewerkers feedback enquête. U kunt beginnen met een aanpasbare enquêtesjabloon. 

5. Met de basis, automatiseer uw werknemer feedback systeem met behulp van Zavvy te draaien zonder een hapering. 

Hoe krijgt u feedback van werknemers?

Tenzij u een archaïsche top-down benadering van prestatiebeheer hanteert, wilt u essentiële feedback van werknemers verzamelen. 

Deze waardevolle inzichten kunnen voortkomen uit zelfevaluaties (waarbij werknemers hun individuele prestaties beoordelen), peer feedback (waarbij collega's elkaar beoordelen) en opwaartse feedback (waarbij werknemers feedback geven over leiderschapsteams). 

Gebruik geautomatiseerde formulieren om de feedback vast te leggen, te analyseren en ernaar te handelen!