Veel HR-leiders zijn bang voor feedback: het is het monster van de werkcultuur.
Een werknemer onder vier ogen spreken kan een nachtmerrie zijn.
Toch is het creëren van een feedbackcultuur een van de beste geschenken die u uw team kunt geven. 33% van de werknemers zegt dat ze liever meer feedback krijgen van hun leidinggevenden. Het helpt hen hun sterke punten te herkennen, lacunes in hun vaardigheden aan te pakken en te groeien binnen de organisatie.
Als werknemers overgaan naar de fase van ontwikkeling en betrokkenheid, moeten ze erkenning en constructieve prestatiebeoordelingen krijgen voor een verbeterde productiviteit. Maar helaas weten niet alle managers hoe ze effectief feedback moeten geven.
Een feedbackcultuur is de gewoonte om feedback tussen werknemers en management te delen, erop te reageren en ernaar te handelen. Een feedbackcultuur zou voor iedereen moeten gelden, ongeacht de functie - of je nu manager bent of laaggeplaatst personeel.
Een gezonde feedbackcultuur heeft de volgende componenten:
Het belangrijkste doel van het geven van feedback is het verhogen van de kwaliteit van het werk en, indien mogelijk, de kwantiteit ervan. Door uw team te laten weten welk deel van hun werk voor verbetering vatbaar is en hoe ze dat moeten doen, creëert u een weg om het doel te bereiken.
Bovendien wordt van het team verwacht dat zij, zodra zij de beste methoden hebben gevonden om hun taken uit te voeren, proactief worden. Daardoor zijn managers ervan verzekerd dat het bedrijf ook zonder veel inmenging van de teamleiders soepel kan draaien.
Op dit punt wordt de communicatie naadloos en bijna "woordeloos" omdat iedereen op één lijn zit. Het team begrijpt wat aanvaardbaar is en wat niet op basis van de workflow van de organisatie.
Hoe groter uw bedrijf, hoe meer mensen u hebt - en hoe gemakkelijker het is om het geven van feedback te negeren. Bijgevolg kunnen werknemers zich ongezien, ongehoord en niet gewaardeerd voelen voor hun bijdragen.
Werknemers die regelmatig feedback krijgen, zijn 4,6 keer meer bereid het beste van zichzelf te geven bij het bereiken van doelen en het uitvoeren van taken. Bovendien zijn organisaties met betrokken werknemers 22% winstgevender en hebben zij minder kans op verliezen door afvloeiing en herplaatsing.
Het creëren van een feedbackcultuur kan voorkomen dat uw organisatie financieel verlies lijdt.
Het kost 20% van een maandsalaris om een werknemer te vervangen. Uw werknemers helpen van hun fouten te leren kan hun prestaties verbeteren en hun vaardigheden ontwikkelen.
🏆 Leer hoe u de prestaties van werknemers kunt verbeteren met 17 beproefde methoden.
Door de feedbackcultuur vanaf de eerste 30-60-90 werkdagen in te voeren, weet iedereen wat zijn rol is.
Nieuwe werknemers zullen zich meer verbonden voelen met je organisatie als ze de verwachtingen van het bedrijf zien, en ze kunnen hun werk aanpassen om aan de doelen te voldoen.
Feedback geven is niet eenvoudig. De cultuur van leren en beoordelen beoefenen gaat verder dan uw werknemers vertellen op welk gebied ze goed zijn en welk domein ze moeten verbeteren.
Toch is het geven van feedback een integraal instrument voor organisatorisch succes en moet het met de hoogste prioriteit worden behandeld.
Hier zijn acht best practices op het gebied van feedbackcultuur die u kunt gebruiken voor organisatorisch succes.
Een leider met een groeimindset ontwikkelt een passie voor leren en staat open voor verandering. Zij begrijpen dat, hoewel de medewerkers bekwaam zijn, er altijd ruimte is voor verbetering.
Wanneer je iemand vertelt dat hij zijn werk beter kan doen, kan dat gemakkelijk verkeerd geïnterpreteerd worden als een aanval.
Bijgevolg wordt feedback vaak onder het tapijt geschoven om deze gevoelige gesprekken te vermijden, en gaat iedereen door met waar hij mee bezig is.
Werknemers kunnen defensief worden en gewoon doorwerken. Ze zien niets verkeerds aan hun prestaties of voelen de noodzaak om zich te verbeteren.
Tip: Voorkom dat u de boosdoener bent door opleidingsprogramma's en cursussen aan te bieden voor iedereen, inclusief leiders.
Volg deze tips om misverstanden te voorkomen:
Slechts 14,5% van de managers geeft effectieve feedback, terwijl de rest in twee groepen valt(Leanne Renninger, oprichter van LifeLabs Learning).
De ene groep bestaat uit indirecte en zachte managers, en de andere groep beschrijft het tegenovergestelde.
Het evenwicht bewaren kan lastig zijn, vooral als je er nooit ervaring mee hebt gehad of een opleiding in hebt gevolgd.
Wat dat betreft, je moet doen wat je zegt.
Tip: Kijk in de spiegel. Als je dingen doet die in strijd zijn met de groeimindset die je als leider hebt opgebouwd, stop er dan mee en begin grenzen te stellen.
Van de top van de hiërarchie tot de bodem moet iedereen de waarde van de feedbackcultuur inzien. Word een rolmodel in het geven van feedback met de volgende stappen:
Een richtsnoer zal helpen de hoofdlijnen, de structuur en de beste strategieën te bepalen om de ontvangers de resultaten van hun prestaties te laten weten.
De richtlijn moet deze vier vragen beantwoorden:
Ondersteun de richtlijn met materiaal of video's over goede en slechte feedbackinteracties. Vervolgens kunt u het naar een hoger niveau tillen door een live demonstratie met een medewerker te geven. Zij kunnen de handeling van intervisie oefenen en laten zien dat feedback niet altijd van boven naar beneden moet komen.
Medewerkers aanmoedigen om naar u toe te komen voor hulp schept vertrouwen en verbetert de communicatie. U kunt pijnpunten ontdekken waarvan u het bestaan niet eens wist door hun zorgen, vragen of suggesties buiten de reguliere hiërarchie aan te pakken.
Hoewel een opendeurbeleid leuk klinkt, is het cruciaal om de toon te zetten. Het is bedoeld om te voorkomen dat werknemers de hun geboden mogelijkheid misbruiken - bijvoorbeeld door van een functioneringsgesprek een roddelsessie te maken.
Een opendeurbeleid werkt alleen als u de volgende stappen volgt:
Maak van feedback een systematisch proces. Stel het niet uit tot het einde van het jaar. Werknemers zullen waarschijnlijk alles vergeten wat ze hebben meegemaakt en hun werkstijl hervatten.
Voor individuele projecten is 1-op-1 interactie de beste strategie. Neem de tijd om de hindernissen te bespreken en samen oplossingen te vinden.
Zet voor feedback over groepsprojecten een cohortvergadering op. Maak een groepsgewijze vergaderagenda waarin iedereen een bijdrage kan leveren. Moedig het team aan om de uitdagingen en winsten van het werken aan het project te delen. Zo voorkom je dat de vergaderingen ontsporen en verhoog je de samenwerking binnen het team.
Hoewel feedback niet elke dag hoeft te gebeuren, kunt u het opnemen in uw dagelijkse communicatie. Je kunt bijvoorbeeld korte en snelle vragen stellen als: "Sarah, hoe gaat het met de social media-campagne?" of "Heb je problemen met het project?".
Andere manieren waarop u subtiele feedback kunt geven zijn de volgende:
Wees niet langer een robotachtige baas en wees je bewust van de emoties van de mensen om je heen. Kruip in hun huid en toon oprechte empathie voor hun prestaties. Dit punt is essentieel om ongewenste neveneffecten van het uitwisselen van feedback te voorkomen.
Daarom is het evenwicht tussen empathie en opbouwende kritiek essentieel voor het geven van effectieve feedback. Je kunt detecteren hoe je feedback moet geven en welke aanpak bij die persoon of situatie past. Het ontwikkelen van je emotionele intelligentie begint met de volgende stap:
Sommige werknemers reageren beter op feedback in één-op-één gesprekken, terwijl anderen het liever anoniem doen. Daarom stellen wij een flexibel feedbacksysteem voor.
Alle werknemers zijn niet hetzelfde, dus moet u de feedback afstemmen op ieders comfortniveau. Het bespaart ook tijd in een snelle en dynamische omgeving waar de rollen van werknemers voortdurend veranderen.
Wij hebben enkele feedbackkanalen verzameld die u in uw organisatie zou moeten gebruiken om ervoor te zorgen dat feedback eerlijk wordt gecommuniceerd:
Vervang papieren enquêtes en vul persoonlijke interacties aan met feedbacksoftware. Stel dynamische en unieke enquêtes op om effectieve antwoorden te krijgen en gebruik vervolgens feedbacksoftware om de gegevens automatisch te analyseren. Dit vermindert het aantal menselijke fouten als gevolg van handmatige processen en helpt je weloverwogen beslissingen te nemen.
Bovendien zijn sommige tools open-source en kunnen ze worden aangepast aan de grootte en het feedbacksysteem van uw organisatie.
Overweeg de onderstaande factoren voordat u een feedbacksoftware kiest:
Vermijd dat feedback een sandwich wordt - Begin het gesprek met een positieve uitspraak. Complimenteer de ontvanger met iets wat hij onlangs heeft bereikt. Geef vervolgens opbouwende kritiek. Ga in detail in op de punten waarop ze uitblonken en waar ze moeten verbeteren.
Blijf objectief - Breng geen persoonlijk rundvlees in het gesprek. Feedback gaat niet over jullie meningsverschillen maar over feiten. Het belangrijkste is dat u direct ter zake komt, zodat u hen niet in verwarring brengt.
Brainstorm samen uitvoerbare oplossingen - Sluit het gesprek af met realistische oplossingen over hoe uw luisteraar kan verbeteren. Vertel hem niet wat hij moet doen. Stel in plaats daarvan opties voor. Indien mogelijk, noem case studies van hoe die suggesties eerder hebben gewerkt.
Follow-up - Maak plannen voor een nieuwe ontmoeting. Bepaal een datum die beide partijen goed uitkomt. Vervolgvergaderingen moeten gericht zijn op het vergelijken van jullie vooruitgang sinds de laatste sessie. Stel SMART doelen die jullie beiden voor elke bijeenkomst kunnen bereiken.
Niet onderbreken - Luister naar de spreker tot hij klaar is met praten. Zelfs als de feedback niet goed is, wees geduldig. Maak aantekeningen terwijl u luistert en bespreek de gemiste informatie die de spreker heeft.
Wees ontvankelijk - Uw spreker zal tijdens de feedback waarschijnlijk suggesties doen. Wees niet defensief. In plaats daarvan verwelkom je hun ideeën en stel je vragen om hun standpunt beter te begrijpen. Zorg voor een uitnodigende lichaamstaal en maak oogcontact. Leun niet weg van de spreker of rol niet met uw ogen als hij iets zegt waar u het niet mee eens bent.
Reflecteren - Gebruik maximaal vijf minuten om de discussie te herzien en ervoor te zorgen dat beide partijen op één lijn zitten. Als er details zijn die je gemist hebt, gebruik dan deze tijd om ze aan te stippen. Vraag jezelf dan intern af: Wat heb ik hiervan geleerd? Zijn de suggesties haalbaar of niet?
Vraag een second opinion - Vraag eventueel een andere persoon om feedback over dezelfde zaak. De input is immers één mening in een zee van velen. U kunt dan plannen gaan maken om uw gedrag aan te passen op basis van de meerdere evaluaties.
Door Kudos-kaarten uit te wisselen, regelmatig prestatiebeoordelingen te geven en een samenwerkingsomgeving te bevorderen, onderscheiden Henkel, Zoom en Google zich van de concurrentie. U kunt hun werkcultuurvoorbeelden gebruiken als inspiratie voor uw feedbackstrategie.
Taktile is een B2B saas bedrijf dat extreem snel groeide.
Afhankelijk van hun startdatum krijgen werknemers automatisch feedback bij bepaalde mijlpalen (tijdens het inwerken, daarna elke 6 maanden).
Op deze manier is feedback vanaf het begin een natuurlijk onderdeel van ieders reis.
➡️ Lees de volledige casestudy hier.
De nieuwe feedbackcultuur van Henkel is anders dan de conventionele methoden. Het bedrijf creëerde een systeem dat feedback horizontaal verdeelt in plaats van de top-to-down benadering. Met een groot team van 53.000 werknemers garandeerde deze strategie zichtbaarheid voor iedereen.
Managers zijn niet langer de enige bron van feedback. Medewerkers kunnen Kudos-kaarten en beoordelingen van collega's ontvangen. Henkel versterkt dit systeem door goed presterende medewerkers te belonen.
Zoom werd vermeld bij de Glassdoor Employees Choice Awards winnaars in 2021. Uit werknemersbeoordelingen op Comparably.com blijkt dat Zoom-medewerkers wekelijks constructieve feedback krijgen. Tegelijkertijd wordt elk kwartaal een all-hands-on-deck meeting opgezet.
Nieuwe teamleden worden toegewezen aan coaches of mentoren die hen inwijden in de cultuur en hen de kneepjes van het bedrijf bijbrengen. Daarnaast wordt een Happy Crew gevormd die ervaringen creëert om werknemers te helpen productief te blijven en het moreel te stimuleren om deze cultuur aan te vullen.
Google heeft een platte organisatiestructuur, wat een omgeving van samenwerking mogelijk maakt. Laaggeplaatste werknemers kunnen rechtstreeks met de CEO van gedachten wisselen en zorgen uiten, en peer review wordt zeer belangrijk gevonden.
Het bedrijf organiseert ook peptalksessies waar werknemers worden aangemoedigd om hun innovatieve ideeën te delen. Ze krijgen ook de nodige middelen om die ideeën om te zetten in realiteit.
Feedback geven kan net zo ongemakkelijk zijn als "het gesprek" met tieners. Maar door niet te praten over de sterke en zwakke punten, mis je de kans om incrementele verbeteringen aan te brengen voor je team. Het biedt enorme voordelen voor organisaties, zoals behoud van werknemers, moreel en productiviteitsverhoging.
Maar feedback is slechts één onderdeel van de ontwikkelingspuzzel van mensen.
Met Zavvy kun je ze allemaal effectief combineren - voor effectievere, gestructureerde feedback dan ooit.
➡️ Leer hoe het werkt
.png)
.png)
