Bouw in 10 eenvoudige stappen een winnend proces voor continue personeelsfeedback

Probeert u te beslissen over een nieuwe stijl van functioneringsgesprekken? Bedrijven maken al lang gebruik van jaarlijkse beoordelingen om beloningen toe te kennen. Deze benadering van prestatiebeheer meet het effect van het werk uit het verleden in de hoop daar lessen uit te trekken en in de toekomst op voort te bouwen. 

Maar 80 jaar later en de werknemers willen voortdurend feedback van de werknemers in plaats van te wachten op een jaarlijkse inhaalslag. 

Neem het aan van Cargill, een voedselproducent en -distributeur uit Minneapolis die een beter prestatiebeheersysteem nodig had om zijn 160.000 medewerkers wereldwijd te motiveren. Cargill omarmt nu dagelijkse gesprekken tussen managers en werknemers op de werkplek, waarbij jaarlijkse beoordelingen worden vervangen door een systeem van "Everyday Performance Management". 

HR Daily Advisor meldt dat 70% van de werknemers van Cargill zich meer gewaardeerd voelt omdat ze nuttige begeleiding krijgen van hun superieuren. Het bedrijf heeft ook een algemene prestatieverbetering van 40% bereikt. Treed in de voetsporen van Cargill door onze gids te lezen - we laten u precies zien hoe u continue feedback aan uw werknemers implementeert en de vruchten van dit waardevolle systeem begint te plukken. 

🔄 Wat is continue feedback?

Continue feedback-lussen zijn communicatiekanalen in twee richtingen tussen een werknemer en een manager. De continue feedback kan gaan over werkgerelateerde vaardigheden, kennis, houding, gedrag, enz. De sleutel tot een succesvol continu feedbacksysteem is dat het regelmatig gebeurt, op het moment zelf, en dat het bruikbaar is. 

"Voortdurende feedback kan de communicatie tussen managers en werknemers verbeteren.

Werknemers zullen zich eerder op hun gemak voelen om regelmatig met hun managers te communiceren, en managers zullen eerder op de hoogte zijn van eventuele zorgen van werknemers. Dit kan leiden tot een open en effectieve communicatie tussen beide partijen, wat zowel voor de manager als de werknemer gunstig kan zijn." Omer Usanmaz, CEO en medeoprichter van Qooper, een platform voor mentoring en coaching.

8 Voordelen van continue feedback

Voortdurende feedback heeft duidelijke voordelen voor zowel werknemers als werkgevers.

1. Sterkere relaties opbouwen

Traditionele prestatiebeoordelingen zijn niet sterk gericht op de interactie tussen managers en individuele medewerkers. In plaats daarvan zijn ze meer gericht op de cijfers en of een werknemer zijn doelstellingen heeft gehaald. Het alternatief? 

Een model van continue feedback biedt ruimte voor een open dialoog. Het schept mogelijkheden voor managers om sterkere relaties op te bouwen met hun directieleden en hen te leren kennen als mensen en niet als radertjes in een machine.

2. Stimuleert de ontwikkeling van werknemers

Eén keer per jaar de zweep erover halen is niet motiverend en biedt werknemers geen frequente check-ins die de continue prestaties stimuleren. Wanneer managers zich ertoe verbinden voortdurend feedback te geven, laat dat de werknemers weten dat hun ontwikkeling een prioriteit is. Deze regelmatige interactie maakt ook coaching en begeleiding op de werkplek mogelijk, in plaats van te wachten tot het te laat is om te corrigeren. 

"Als een werknemer moeite heeft met een bepaalde vaardigheid, kan de manager feedback geven en een plan helpen ontwikkelen om dit te verbeteren. En als een werknemer op een bepaald gebied uitblinkt, kan de manager hem helpen manieren te vinden om op die kracht voort te bouwen.

Door de feedback te koppelen aan plannen voor loopbaanontwikkeling weten werknemers dat hun prestaties nauwlettend in de gaten worden gehouden en dat hun loopbaanontwikkeling een prioriteit is voor het bedrijf." - Michelle Hague, HR Manager van Solar Panels Network USA. 

3. Bevordert de samenwerking

Bedrijven die openstaan voor een 360-graden beoordelingscultuur verzamelen en verspreiden feedback van collega's en junior collega's, maar ook van managers. De nadruk op het delen van ideeën in een veilige ruimte creëert een omgeving waarin samenwerking de norm is. 

Harvard Business Review meldt dat Google een interessante aanpak voor de selectie van collega's heeft. Elke werknemer stuurt een lijst van collega's naar zijn manager, die vervolgens bepaalt of elke genomineerde inhoudelijke en onbevooroordeelde feedback zou geven.

Het is een systeem dat werkt: nadat Google is overgestapt op dit beoordelingssysteem op basis van gelijken, is het aantal werknemers dat het feedbacksysteem nuttig vond met 26% gestegen.

4. Geeft een nauwkeurig verslag van de prestaties van de werknemer

Wanneer managers wachten om slechts eenmaal per jaar feedback te geven, is de kans groter dat zij zich concentreren op extremen die hun vermogen om een accuraat beeld te geven van de gemiddelde prestaties beperken. Voorbeelden van problematische feedback zijn: 

• Recency bias - wanneer de meest recente gebeurtenis meer gewicht in de schaal legt dan alles wat daarvoor is gebeurd.
• Halo-effect - wanneer één sterke eigenschap alles overschaduwt.
• Primacy effect - wanneer het eerste wat je opvalt aan iemand een onevenredige invloed heeft op je mening over die persoon.

Tip: Overwin deze natuurlijke vooroordelen met frequente check-ins die eerder accuraat en objectief zijn. 

5. Vereenvoudigd doelbeheer en erkenning van werknemers 

Het is gemakkelijker om individuele doelen te volgen wanneer managers regelmatig langskomen om suggesties te doen, opleidingsmiddelen aan te bieden of werknemers te helpen hun doelen af te stemmen op de bedrijfsstrategie. Dit proces stelt managers ook in staat krediet te geven waar het hoort, zodra een werknemer een mijlpaal bereikt. 

Dit is precies waar Gen Y werknemers naar op zoek zijn. LinkedIn meldt dat maar liefst 80% directe feedback en lof verk iest boven het ontvangen van feedback in een beoordelingssetting.

➡️ Bekijk 42 zinvolle ideeën voor werknemerserkenning om de betrokkenheid te vergroten

6. Levert real-time inzichten

Het traditionele jaarlijkse functioneringsgesprek kan soms aanvoelen als een post-mortem waarbij managers alle prestaties van een werknemer van de afgelopen 12 maanden op een rijtje zetten. 

Continue feedback is een efficiënt alternatief. Het biedt managers real-time inzichten in de prestaties van hun werknemers. Bijvoorbeeld, als een verkoopmedewerker deze week zijn targets niet haalde, hoe kan hij dan samenwerken met zijn manager om volgende week betere cijfers te halen? 

7. Vermindert het verloop

MIT Sloan Management Review legt uit dat het niet erkennen van prestaties een van de belangrijkste oorzaken is van het verloop tijdens de Grote Ontslagperiode. Meer specifiek: "werknemers verlaten vaker bedrijven die er niet in slagen een onderscheid te maken tussen goed presterende en achterblijvende werknemers".

Werknemers zoeken erkenning in de vorm van informele lof en financiële prikkels. Bovendien nemen goed presterende werknemers het gebrek aan erkenning voor hun harde werk kwalijk. 

8. Verbetert de productiviteit 

Het verband tussen prestatiebeoordelingen en productiviteit is interessant. In 1927 voerde de psycholoog Elton Mayo een sociaal-economisch experiment uit met vrouwelijke werknemers van de Hawthorne Works fabriek van de Western Electric Company in Illinois. Mayo paste hun werkomstandigheden, rusttijden, verlichting, toezicht en werktijden aan om te zoeken naar trends die verband hielden met prestaties en productiviteit. 

De Hawthorne-studies concludeerden dat het observeren van de werknemers de productiviteit meer verhoogde dan het aanpassen van hun loon of andere voorwaarden. Met andere woorden, werknemers zijn eerder geneigd beter te presteren als ze weten dat toezichthouders hun inspanningen in de gaten houden.

Waarom is continue feedback een betere aanpak dan jaarlijkse prestatiebeoordelingen?

Continue feedback aan werknemers is de moderne benadering van prestatiebeheer. Een permanente 360 graden feedbackcultuur maakt onpartijdige, volledig aangepaste feedback mogelijk om prestaties, betrokkenheid en groei te stimuleren. Jaarlijkse beoordelingen zijn uit de gratie omdat vooringenomenheid, vergeetachtigheid en gebrek aan context de waarde van een jaarlijkse beoordeling kunnen beïnvloeden.

We spraken met Jo Taylor, Head of Talent van TalkTalk, Head of Learning bij Channel 4, en nu MD van Let's Talk Talent, om haar te vragen waarom een continu feedbackproces de traditionele jaarlijkse beoordelingen overtroeft. Zij vertelde ons:

"Continue feedback is belangrijk bij het motiveren en waarderen van de bijdrage van onze mensen. Hoe kunnen we anders leren als we niet regelmatig feedback geven? Deze meer informele en regelmatige aanpak van feedback aan werknemers maakt ontwikkelingsgesprekken in twee richtingen mogelijk. Het schept vertrouwen, zorg en psychologisch veilige werkplekken, waar mensen goed gedijen.

Managers die echt naar hun team luisteren, en acties regelmatiger opvolgen, nemen de angst weg die mensen hebben rond het dreigende onheil van een jaarlijks functioneringsgesprek. Er is een kans om gesprekken over prestaties op de kop te zetten wanneer mensen praten over minimumvereisten om echt hun passie en potentieel te ontsluiten."

💡 10 stappen om een cultuur van continue feedback op prestaties te creëren 

U bent helemaal klaar om uw eigen feedbackcultuur te creëren met behulp van de volgende bouwstenen. 

1. Communiceer de voordelen van continue feedback 

Begin met uw team mee te krijgen, te beginnen bij de top. Het hogere management moet de waarde van een continu feedbacksysteem inzien om in het idee te geloven. Forbes geeft twee statistieken die uw stakeholders zeker zullen overtuigen: 

• 43% van de werknemers die zichzelf als zeer betrokken beschouwen, ontvangt ten minste wekelijks feedback. 
• 89% van de HR-leiders gelooft dat voortdurende feedback van collega's succesvolle resultaten oplevert.

Enthousiasme en buy-in van de top zullen doorsijpelen naar de rest van de organisatie. Houd presentaties en informatiesessies om de voordelen van een continu feedbacksysteem onder de aandacht te brengen, zodat uw personeel zich enthousiast voelt over het bevorderen van hun groei. 

2. Selecteer de juiste technologie 

Het verhogen van je feedbackfrequentie hoeft niet tijd- of arbeidsintensief te zijn, zolang je de juiste tools gebruikt. Automatisering zorgt voor de repetitieve elementen van uw feedbackproces, zodat u zich kunt richten op creatievere taken.

Wanneer feedback goed werkt, zullen uw werknemers niet alleen feedback aannemen, maar er ook actief naar zoeken. 

Door dit te integreren in de door u gekozen prestatiebeheersoftware kan uw team gemakkelijk feedback vragen aan collega's en managers. 

➡️ De 360 feedback tool van Zavvy biedt een holistisch overzicht van de activiteiten van je werknemers en hoe deze het team, de prestaties en de cultuur beïnvloeden.

3. Managers opleiden om constructieve feedback te geven

Uw managers zijn de drijvende kracht achter een succesvolle feedbackcultuur, dus moeten zij over de vaardigheden beschikken om effectief feedback te geven. 

Het laatste wat u wilt is uw personeel demotiveren door steeds meer negatieve feedback zonder enig doel. 

Het onderzoek van Gallup over feedbackstijlen vertelt ons dat 80% van de werknemers een nieuwe externe rol zoekt als ze zich negatief voelen na feedback van een manager. En slechts 10,4% van de werknemers meldt een gevoel van betrokkenheid na het ontvangen van negatieve feedback. 

4. Collegiale feedback aanmoedigen 

Feedback van collega's zou een vast onderdeel moeten zijn van uw 360-graden beoordelingsproces. Maar uit het O.C Tanner Global Culture Report blijkt dat slechts 32% van de werknemers regelmatig feedback van hun collega's krijgt. 

Geef prioriteit aan deze belangrijke groeibron door rondetafelgesprekken aan te bieden, waarbij werknemers in groepsverband feedback kunnen geven en ontvangen. Dit werkt goed voor op vaardigheden gebaseerde training, bijvoorbeeld als u probeert de vaardigheden op het gebied van klantenservice in het hele bedrijf te verbeteren. 

5. Wekelijkse feedbacksessies plannen

Werknemers en managers moeten een duidelijk tijdschema hebben voor regelmatige controles. De sleutel is ervoor te zorgen dat deze tijd wordt gereserveerd in beide agenda's, zodat er geen kans is dat feedback verloren gaat. 

Dat kan een wekelijkse 1:1 vergadering zijn of gewoon even langsgaan bij een werknemer om bij te praten.

Tip: De sessie hoeft niet lang te duren.

Inc.com meldt dat 67% van de Gen Z-werknemers feedback van hun manager wil ontvangen in hapklare brokken van 5 minuten of minder. 

6. Feedback verzamelen van teams op afstand 

Het is gemakkelijk voor werknemers op afstand om zich buitengesloten te voelen, dus het is essentieel dat ook zij bij uw feedbackproces worden betrokken. Misschien moet u uw feedbackvragen en -doelstellingen aanpassen zodat ze relevant zijn voor uw gedistribueerde team, bijvoorbeeld door de nadruk te leggen op de communicatiestijlen van het team. 

7. Feedback koppelen aan ontwikkelingsplannen 

Deel feedback niet zomaar uit - gebruik het om groei en ontwikkeling te stimuleren. Zippia meldt dat 69% van de werknemers harder zou werken als ze het gevoel hadden dat hun managers hun inspanningen erkenden door middel van feedback. 

Tip: Maak gebruik van deze inspanning door een duidelijke link te leggen tussen de carrièrekaders, groeiplannen en feedback van werknemers, zodat elke werknemer weet hoe hij zijn ontwikkelingsdoelen kan bereiken.

8. Een raad voor voortdurende verbetering instellen 

Gebruik een fysiek bord of een gedeelde online ruimte om de vooruitgang van uw bedrijf ten opzichte van de feedbackdoelstellingen bij te houden. Dit laat werknemers zien welke impact ze hebben op het resultaat en moedigt hen aan om door te gaan met het goede werk. 

Vergeet niet ook successen onderweg te vieren. Employee Appreciation Day valt op de eerste vrijdag van maart, maar we moeten successen het hele jaar door erkennen. 

O.C Tanner meldt een toename van 289% in succes en een verbetering van 166% in leiderschap wanneer bedrijven erkenning van dagelijkse inspanningen opnemen in hun beloningsprogramma's. 

9. Geïnformeerde beslissingen nemen op basis van feedback van werknemers 

Stap terug van de focus op individuele groei en gebruik de inzichten van werknemersfeedback om uw bredere strategische beslissingen te ondersteunen. 

Voorbeeld 1: als er veel communicatieproblemen zijn tussen de afdelingen, is het misschien tijd voor een opleiding tussen de afdelingen.

Voorbeeld 2: als u rond een bepaalde tijd van het jaar een trend van laag moreel waarneemt, probeer dan voor het hele bedrijf sociale evenementen te plannen om de stemming te verhogen.

10. Herhaal het terugkoppelingsproces 

Denk eraan: feedback van werknemers is een reis, geen eenmalige gebeurtenis. Spoel en herhaal uw proces dus zo vaak als nodig is. Dit zal ervoor zorgen dat uw team zich voortdurend ontwikkelt en groeit in lijn met uw bedrijfsdoelstellingen. Neem het volgende op (indien nodig): 

• peer reviews om collega's de kans te geven elkaar te beoordelen. 
• zelfevaluaties, zodat werknemers de kans krijgen na te denken over hun prestaties. 
• opwaartse feedback van directe rapporten aan hun supervisors. 
• neerwaartse feedback van managers aan hun directieleden. 

➡️ Zavvy maakt een cultuur van continue prestatiefeedback mogelijk

Het creëren van een cultuur van voortdurende prestaties zou niet ontmoedigend moeten zijn.

ZavvyDe employee enablement software neemt u mee door de stappen die nodig zijn om een continu feedbacksysteem te bouwen dat naadloos op de achtergrond kan draaien.

Als u uw bedrijfsresultaten de hoogte in wilt jagen en tegelijkertijd prioriteit wilt geven aan de ervaring van uw medewerkers, regel dan vandaag nog een gratis demo van Zavvy's 360 feedback tool.