De Ultieme Checklist + Sjabloon voor Nieuwe Aanwerving

Als u ooit aan een nieuwe baan bent begonnen, kent u waarschijnlijk het angstige gevoel dat aan uw eerste dag voorafgaat. Als nieuwe werknemer kunnen de eerste dagen, weken en zelfs maanden een stressvolle en overweldigende tijd van informatie, kennismaking en opleiding zijn.

Om uw nieuwe werknemers gerust te stellen, stelt u een opleidingsplan voor nieuwe werknemers op, waarin de ideale onboarding-ervaring voor werknemers wordt beschreven. Dit hulpmiddel helpt u een samenhangend opleidingsplan op te stellen voor elke werknemer, zodat deze een goede start kan maken.

Onze opleidingschecklist voor nieuwe werknemers begint al bij de ondertekening van de aanbiedingsbrief en loopt door tot het eerste jaarlijkse functioneringsgesprek. De gids onderzoekt ook waarom training van nieuwe werknemers zo belangrijk is, de beste praktijken voor training en meer.

❗️ Hoe u nieuwe werknemers opleidt is belangrijk

Nieuwe werknemers inwerken en opleiden is zoveel meer dan ervoor zorgen dat ze papierwerk invullen en andere werknemers ontmoeten.

Als u een nieuwe medewerker op de juiste manier opleidt, bereikt hij snel het punt van productiviteit en wordt de last voor de rest van het team geminimaliseerd. Tegelijkertijd bevordert u een geweldige teamcultuur en een gevoel van werknemerstevredenheid - kritieke factoren voor het behouden van topwerknemers. 

Dus wat is de juiste manier om nieuwe werknemers op te leiden? Zorg voor een goede inwerkervaring in plaats van een reeks taken af te werken.

Onboarding op basis van ervaring zorgt ervoor dat werknemers meteen aan de slag gaan en zich deel gaan voelen van de cultuur. Onboarding en opleiding moeten diep verbonden zijn met het werk dat zij uiteindelijk doen en hen tegelijkertijd vertrouwd maken met nieuwe medewerkers en bedrijfsstructuren. 

Een paar extraatjes zoals een welkomstpakket of een eerste-dag-lunch kunnen ook geen kwaad. 

Onboarding vs. training

Sommige bedrijven of managers gebruiken onboarding en opleiding door elkaar wanneer ze het aanwervingsproces bedoelen. Hoewel onboarding en opleiding elkaar op belangrijke punten overlappen, zijn er essentiële verschillen die u moet begrijpen voordat u de vakjes op de checklist voor de opleiding van nieuwe werknemers aanvinkt.

Onboarding is erop gericht nieuwe werknemers te helpen zich vertrouwd te maken met het bedrijf, hun collega's en de kantooromgeving. De inwerkfase begint op het moment dat een kandidaat zijn of haar baan aanbiedt en duurt de eerste maanden van het dienstverband.

Opleiding van werknemers is erop gericht werknemers de vaardigheden en competenties bij te brengen die zij nodig hebben om te slagen in hun huidige en toekomstige functie. Opleiding begint tijdens de inwerkfase, maar houdt idealiter nooit op. 

Onze trainingschecklist voor nieuwe werknemers combineert onboarding- en opleidingstaken in één bron, zodat u een samenhangende ervaring met soepele overgangen voor uw werknemers kunt creëren. 

Checklist opleiding nieuwe medewerkers

Onze trainingschecklist voor nieuwe werknemers begint op het moment dat een kandidaat een baan bij uw bedrijf accepteert. Vanaf dat moment is het aan u om een gastvrije eerste indruk te creëren en een solide basis te leggen voor elke nieuwe werknemer.

Na de voorbereiding en pre-boarding leidt deze checklist u door de belangrijkste mijlpalen in het eerste jaar van uw werknemer - tot aan de eerste jaarlijkse beoordeling.

Voorbereiding

De voorbereidingsfase bestaat uit alles wat u moet doen vóór de eerste dag van uw nieuwe werknemer. Voorbereidingstaken zijn voornamelijk logistieke zaken die een werknemer nodig heeft om toegang te krijgen tot zijn werkplek.

Als u zich voorbereidt op uw nieuwe aanwinst, moet u: 

• Papierwerk voor nieuwe werknemers, zoals een contract, werkvisum of belastingdocumenten, vooraf invullen en versturen
• Vraag hardware, logins, kantoorsleutels of andere apparatuur aan die uw werknemer nodig heeft.
• Het team van de nieuwe werknemer op de hoogte brengen van de startdatum.
• Kennismakings- of opleidingsbijeenkomsten boeken met relevante collega's
• Plan een schema voor de eerste dag en week van de nieuwe werknemer.

Met een goed doordacht opleidingsplan wordt de voorbereidingsfase telkens gemakkelijker. Voorbereiding is ook een geweldige manier om automatisering in te zetten bij het inwerken van uw werknemers.

Pre-boarding

Een paar dagen voor de startdatum van de nieuwe werknemer komt hij in de pre-boardingfase. In deze fase wilt u de basis leggen voor een spannende en stressvrije eerste dag. 

• Ga na hoe de nieuwe werknemer zich voelt op zijn eerste dag // Vind hier tips voor uw welkomstbericht
• Informatie verstrekken over hoe ze zich bij hun manager kunnen melden, in persoon of online
• Bevestigen dat alle nieuwe aanwervingspapieren en aanvragen voor apparatuur zijn ingevuld.
• Bied achtergrondinformatie over uw bedrijfscultuur, voordelen en werkbeleid, en meer
• Stuur een welkomstpakket met een persoonlijk briefje en kleine geschenken of hapjes
• Wijs een onboarding buddy toe en bereid hem voor op zijn taak.
  

Door een beetje ondersteuning te bieden, maakt u een goede eerste indruk op uw nieuwe werknemer. Ze kunnen op de eerste dag verschijnen in het vertrouwen dat ze hebben wat ze nodig hebben om hun werk te doen. 

Eerste dag

De meeste mensen denken dat onboarding en training van nieuwe werknemers op de eerste dag begint. Maar tegen de tijd dat een nieuwe werknemer een voet in uw kantoor zet, moet hij of zij zich al enigszins kunnen oriënteren en klaar zijn om het kantoor te leren kennen. 

Dat is het voordeel van pre-boarding. 

De eerste werkdag van een nieuwe werknemer moet een feestelijk tintje hebben. Om dat te bevorderen, leest u hier wat u kunt doen op de eerste dag van uw werknemer: 

• Stel ze voor aan hun team en kondig hun komst naar het bedrijf aan via e-mail of beter: een IM zoals Slack
• Maak tijd vrij voor een eerste-dag-lunch of koffiepauze met het team
• Zorg voor al hun werkmateriaal en geef ze de tijd om het op te stellen.
• Stel hen voor aan hun mentor of onboarding buddy om vragen te stellen.

U hoeft uw nieuwe werknemers niet alles te vertellen op hun eerste dag. Richt u in plaats daarvan op het creëren van een gastvrije omgeving en help de werknemer op zijn gemak te stellen.

Strategieën zoals het toewijzen van onboarding buddies zorgen ervoor dat mensen zich meer welkom voelen en versnellen tevens de time-to-productivity: Microsoft ontdekte dat 56% van de nieuwe werknemers die in de eerste 90 dagen slechts één keer een onboarding buddy hadden ontmoet, het gevoel hadden dat ze sneller productief werden.

Die respons piekte op 97% voor nieuwe werknemers die in de eerste 90 dagen meer dan acht keer een onboarding-gesprek hadden met buddy - dat is minder dan één keer per week. 

Eerste week

Het is gemakkelijk om uw nieuwe werknemers op hun eerste dag te overladen met informatie. Voel u niet onder druk gezet om op de eerste dag voor 17.00 uur elk bedrijfsbeleid door te nemen, alleen maar om te zeggen dat u het gedaan hebt. 

Neem in plaats daarvaneen volledige werkweek om de werknemer te laten wennen aan het bedrijf, zijn team en zijn rol.

Streef ernaar deze punten tegen het einde van de eerste week af te ronden: 

• Een 30-60-90 dagen plan opstellen in samenwerking met hun manager 
• Hun eerste taak of project toewijzen
• De wettelijke compliance, het bedrijfsbeleid en HR-logistiek zoals ziekteverlof doornemen.
• Verwijs hen naar opleidingsmateriaal over het gereedschap
• Netwerkbijeenkomsten of 1:1 gesprekken met collega's organiseren.
  

Meer dan de helft van alle bedrijven beëindigen hun inwerkproces na week één, maar in dit trainingsplan voor nieuwe werknemers is er nog een lange weg te gaan. (Dat is een goede zaak.)

De eerste week van een nieuwe medewerker zou een mix moeten zijn van oriëntatie op de kantooromgeving en rolgerelateerde vaardigheidstraining. Door in een vroeg stadium de gelegenheid te bieden om de functie te ervaren en feedback te ontvangen, kunnen uw nieuwe medewerkers sneller dan voorheen hun verantwoordelijkheden oppakken.

Naarmate het inwerken en de opleiding vorderen, zullen de taken van de werknemer meer op hun rol en minder op het bedrijf als geheel gericht zijn. Deze langzame overgang bereidt werknemers voor op succes op lange termijn. 

30-60-90 dagen

Houd gedurende de eerste 90 dagen dat een werknemer bij uw bedrijf werkt regelmatige check-ins om de voortgang te meten van het 30-60-90 dagenplan dat in de eerste week is opgesteld. 

Een 30-60-90 dagenplan is een mini-werknemersontwikkelingsplan dat erop gericht is uw nieuwe werknemer snel productief te maken. U biedt bedrijfs- en rolspecifieke training, pakt eventuele competentielacunes aan en bepaalt het eerste project van de nieuwe werknemer. 

U moet deze plannen aanpassen voor elk bedrijf, team en werknemer. Toch kunt u deze punten gebruiken als algemene leidraad voor de opleiding van nieuwe werknemers in de eerste 90 dagen. 

• Rolgerelateerde micro-learningsessies toewijzen om vaardigheden te introduceren en te versterken
• Netwerk- en samenwerkingsmogelijkheden blijven aanbieden
• Een plan voor professionele ontwikkeling op lange termijn opstellen
  

Sommige organisaties kiezen ervoor om het onboardingproces na 90 dagen formeel te beëindigen, terwijl andere nog een paar weken of maanden doorgaan met onboarding. Dit hangt af van de complexiteit van de functie en uw organisatie. 

Bekijk Zavvy's sjabloon voor het inwerken van werknemers, bijgewerkt voor extern en hybride werk, om te beginnen met het opstellen van uw eigen opleidingsplan voor nieuwe werknemers. Het biedt een compleet overzicht van de eerste 90 dagen van een nieuwe werknemer en middelen om werknemers ook daarna te blijven ontwikkelen. 

Zes maanden check-in

Hoewel u ervoor kunt kiezen om de inwerkperiode na 90 dagen te beëindigen, stopt de opleiding van werknemers nooit. Neem na de eerste zes maanden contact op met nieuwe werknemers om te zien hoe ze zich in het kantoor en hun functie integreren. 

Als uw bedrijf een proefperiode heeft voor nieuwe werknemers, is het gebruikelijk dat die na zes maanden afloopt. Ook als u geen formele proeftijd hebt, is een halfjaarlijkse controle verstandig om de opleiding van nieuwe werknemers op schema te houden. 

Hier zijn een paar dingen om te doen rond de zes maanden van uw nieuwe werknemer: 

• De voortgang van hun persoonlijke ontwikkelingsplan bekijken
• Pas het plan aan op basis van nieuw geïdentificeerde doelen of lacunes in vaardigheden
• Zo nodig verdere opleiding of ontwikkelingstrajecten toewijzen
• Netwerken blijven aanmoedigen en werknemers middelen aanbieden
• verzamelen feedback van werknemers over het inwerkproces
  

Let er bij deze check-in goed op of uw nieuwe werknemer zijn volledige productiviteit bereikt. Handmatige, op papier gebaseerde inwerksystemen kunnen de volledige productiviteit van nieuwe werknemers tot acht maanden vertragen, maar met deze checklist voor de opleiding van nieuwe werknemers zou de tijd die nodig is om productief te worden veel korter moeten zijn. 

Het meten van de time-to-productivity is een goede manier om de doeltreffendheid van uw opleidingsplan voor nieuwe werknemers te meten.  

Jaarlijks overzicht

Tegen de tijd dat een werknemer één jaar in dienst is, beschouw je hem waarschijnlijk niet meer als een nieuwe werknemer. Het eerste jaarlijkse functionerings- of ontwikkelingsgesprek kan dienen als het einde van de training van een nieuwe werknemer en het begin van de voortdurende ontwikkeling van de werknemer.

Het is essentieel om een proces te ontwikkelen dat voldoet aan de bedrijfs- en personeelsbehoeften van uw bedrijf. Om voorbereid te zijn op toekomstig verloop of andere bedrijfsveranderingen, wilt u een goed ontwikkeld rooster van werknemers, klaar om eventuele gaten op te vullen. 

Hier leest u hoe u deze doelstellingen kunt opnemen in het laatste deel van uw sjabloon voor nieuwe aanwervingen: 

• De vaardigheden van een werknemer vergelijken met het competentiemodel voor zijn rol
• Brainstormen over ontwikkelingsoplossingen voor nieuwe of lopende vaardigheidstekorten
• Eerdere training blijven versterken via microlearning
• Vraag de werknemer naar zijn ervaring tot nu toe en zijn doelstellingen voor de toekomst.

Vergeet niet dat het behoud van werknemers steeds meer afhangt van het bieden van mogelijkheden voor loopbaangroei en voortdurende ontwikkeling. Bedenk dat 94% van de werknemers zei dat ze langer bij een bedrijf zouden blijven als ze meer leermogelijkheden kregen. 

Houd daarom de communicatielijnen met al uw medewerkers open, ongeacht hun dienstverband. U weet dan welke mogelijkheden zij zoeken en hoe die kunnen aansluiten bij de huidige of toekomstige behoeften van de organisatie. 

Beste praktijken voor het opleiden van nieuwe medewerkers

Als u een checklist voor de opleiding van nieuwe medewerkers opstelt, wilt u een aantal best practices in gedachten houden. Deze concepten kunnen u helpen een solide basis te leggen voor uw onboarding en training die uw organisatie goed van pas zal komen tijdens de groei. 

Gebruik maken van automatiseringstools

Eerst en vooral: alles wat te maken heeft met het opleiden en inwerken van nieuwe werknemers is gemakkelijker wanneer u gebruik kunt maken van automatisering. 

Van het vooraf invullen van papierwerk tot het bijhouden van de opleidingsvoortgang, automatisering kan u en uw nieuwe werknemers veel tijd besparen en tegelijkertijd een uitstekende inwerkervaring opleveren.

Dit zijn een paar manieren waarop u automatisering kunt gebruiken bij de opleiding van nieuwe werknemers: 

ZavvyDe onboarding oplossing bevat deze automatiseringstools en andere functies ter ondersteuning van de trainingschecklist voor nieuwe werknemers. 

Een consistent opleidingskader ontwikkelen

Automatisering maakt het gemakkelijker om de opleiding van nieuwe werknemers in uw bedrijf te standaardiseren. Het People Ops-team kan een breed trainingskader voor de organisatie opstellen, waarin de belangrijkste doelen, resultaten en hulpmiddelen van elke fase worden beschreven. 

Hoewel enige mate van maatwerk zeker noodzakelijk is (waarover later meer), is een standaardkader op lange termijn enorm gunstig voor uw bedrijf. 

In wezen ziet u de ervaring van de nieuwe werknemer van begin tot eind. Dit is de basis van uw bedrijfscultuur en het succes van uw nieuwe werknemers. 

De voortgang van de opleiding van nieuwe werknemers volgen

Nadat u zoveel tijd hebt geïnvesteerd in de ontwikkeling van een opleidingsproces voor nieuwe werknemers, wilt u er zeker van zijn dat het werkt. Om te zien wat voor resultaten u boekt, houdt u de voortgang bij in uw onboarding-platform voor werknemers. 

Dit soort tracking helpt u de vooruitgang te bekijken op individueel, afdelings- of bedrijfsniveau. U kunt zien welke werknemers een beetje extra aanmoediging nodig hebben om volledig deel te nemen aan opleiding en ontwikkeling. Of u kunt uw betrokkenheid, productiviteit en andere maatstaven voor trainingssucces meten. 

Hoe Alasco de time-to-productivity halveerde met Zavvy

Laten we eens kijken naar het opleidingsplan voor nieuwe medewerkers in actie. Alasco Een vastgoedsoftwarebedrijf moest zijn inwerkproces automatiseren toen zijn personeelsbestand in één jaar tijd met 67% groeide.

Voorheen doorliepen nieuwe medewerkers een gedetailleerd handmatig inwerkproces dat ongeveer vier weken duurde. Intensieve introductiebijeenkomsten boden een grondig overzicht van het bedrijf, en follow-up e-mails en checklists zorgden voor veel logistiek. 

Naarmate Alasco groeide, werd het echter duidelijk dat veel onboarding-taken door de mazen van het net vielen. Dus wendden ze zich tot Zavvy om het proces te automatiseren en een samenhangende onboarding-ervaring te creëren voor alle werknemers. 

Door het opleidingsproces voor nieuwe werknemers te verplaatsen naar Zavvy werd één structuur voor elke rol mogelijk, terwijl team- en rolspecifieke introducties en opleiding mogelijk werden.

Het beste van alles? 

Alasco detime-to-productivity van nieuwe medewerkers gehalveerd, met een gemiddelde van twee weken voordat nieuwe medewerkers zich op hun gemak voelen in hun rol. 

➡️ Lees de volledige casestudy hier

Veelgestelde vragen

Kan ik de opleidingschecklist voor nieuwe werknemers automatiseren? 

Een grondige trainingschecklist voor nieuwe werknemers kan veel werk zijn - als u het handmatig doet. Maar u kunt het proces versnellen door automatisering met een employee enablement platform zoals Zavvy.

Het automatiseren van uw onboarding checklist versnelt het hele proces. Uw nieuwe medewerker wordt sneller productief en u verlicht de last van het handmatig inwerken van managers en uw People Ops team.

Hoe ziet een ideaal inwerkproces eruit? 

Een ideaal onboardingproces voelt meer als een gastvrije ervaring dan als een lange reeks papierwerk en introducties. Met gepersonaliseerde, geautomatiseerde oplossingen voor onboarding van werknemers kunt u een onboardingkader ontwikkelen dat consistent is in uw bedrijf en tegelijkertijd de unieke informatie en ondersteuning biedt die elke persoon nodig heeft. 

Wat moet ik opnemen in een checklist voor de opleiding van nieuwe werknemers? 

Een opleidingschecklist voor nieuwe werknemers moet een volledig overzicht geven van het traject van de werknemer vanaf het moment dat hij zijn aanbod aanvaardt tot en met de eerste 90+ dagen bij het bedrijf.

Denk aan logistieke elementen zoals papierwerk en IT-inrichting en de grotere ervaring, zoals het ontmoeten van nieuwe collega's en het leren kennen van de kantoorcultuur. 

Wat is het verschil tussen onboarding en opleiding van nieuwe werknemers? 

Onboarding helpt werknemers te wennen aan hun nieuwe werkomgeving in de eerste maanden van hun functie. Training leert of versterkt rolgerelateerde vaardigheden gedurende de tijd dat een werknemer bij uw organisatie werkt.