Onboarding vs. Training: Wat is het verschil en hoe gaan ze samen?

‍

Het verwelkomen van een nieuw teamlid is een cruciaal moment voor elke werkplek. Je wilt de perfecte eerste indruk maken op de nieuwe medewerker. Het is net als een pitch, maar in plaats van een pitch voor investeerders, doe je het om werknemers te verleiden zich bij jouw organisatie aan te sluiten.

Het is ook een zeer gevoelige periode omdat één verkeerde beweging de introductie kan verstoren. Helaas begrijpen niet veel bedrijven de kracht van een geoptimaliseerd inwerkproces. Het gevolg is dat 33% van de nieuwe werknemers 6 maanden nadat ze zijn aangenomen op zoek gaat naar een nieuwe baan, en 23% van hen houdt het geen heel jaar vol.

We geven je een uitgebreid overzicht van onboarding- en trainingsprocessen, wat er in elke fase gebeurt en hoe ze elkaar aanvullen.

✈️ Wat is het inwerken van werknemers?

Onboarding van werknemers verwijst naar het verwelkomingsproces van nieuwe werknemers in hun functie binnen uw organisatie. Het bestaat uit verschillende fasen, waaronder:

• Inductie
• Oriëntatie 
• Opleiding

Onboarding begint meestal nadat nieuwe werknemers hun papieren hebben getekend. Zo kunnen ze hun collega's ontmoeten en de waarden en cultuur van het bedrijf beter begrijpen. Daarnaast helpt onboarding bij het creëren van een positieve eerste indruk bij de nieuwe medewerker. Het is als een inwijdingsproces of een ritueel dat hen voorbereidt op hun toetreding tot je organisatie.

Belangrijkste doel van onboarding

Bedrijven doen aan onboarding van werknemers omdat het de betrokkenheid verbetert. Werknemers die uitgebreide inwerkprogramma's doorlopen, zijn waarschijnlijk productiever dan werknemers die dat niet doen.

Het stelt nieuwe werknemers ook in staat om te leren en zich aan te passen aan de waarden, cultuur en strategische visie van de werkplek. Bovendien krijgen ze de kans om met hun collega's om te gaan en goede werkrelaties op te bouwen.

5 fasen van onboarding

1. Preboarding

De eerste fase van het introductieproces begint onmiddellijk nadat de rekruten het werkaanbod hebben aanvaard en het contract hebben ondertekend. In dit stadium maken veel bedrijven de fout om mensen maandenlang helemaal alleen te laten. We raden aan om hen op zijn minst een introductievideo of e-mail te sturen om de kloof te overbruggen - bijvoorbeeld een beschrijving van wat hun eerste dag zal inhouden. 

In deze periode kunnen ze zich voorbereiden - misschien verhuizen ze wel naar een nieuwe locatie. Preboarding is het beste moment om al het benodigde papierwerk te ondertekenen - een proces dat frustrerend kan zijn als het niet op tijd wordt gedaan. We raden HR aan om een checklist te maken voor alle documenten om fouten te voorkomen.

2. Oriëntatie

Dit is een teamprestatie - iedereen komt de nieuwe medewerker ontmoeten en leren kennen. Nieuwe mensen ontmoeten, vooral in een grote organisatie, kan overweldigend zijn. Het is dus het beste om het proces kort en eenvoudig te houden.

Oriëntatie is het beste moment om:

• Stel de rekruut voor aan zijn/haar afdeling en directe collega's
• Leer ze over de waarden en cultuur van het bedrijf
• Laat ze kennismaken met de voorzieningen van het bedrijf, bijv. toiletten, parkeerplaatsen, pauzeruimte
• Beleidsregels herzien, bijv. op het gebied van gezondheid, verzekering en veiligheid, en
• Geef het werknemershandboek door
  

3. Rolgerelateerde training

De derde fase van het inwerkproces bestaat uit het trainen van de nieuwe medewerker in zijn of haar nieuwe rol. De HR-afdeling of de afdeling Leren en Ontwikkelen voert dit proces meestal uit, afhankelijk van de organisatiestructuur van het bedrijf.

Het voorziet de nieuwe medewerker van de vaardigheden en het vertrouwen om zijn verantwoordelijkheden uit te voeren. Er zijn verschillende manieren om training te geven, waaronder

• Job shadowing - waarbij de rekruut een werknemer observeert terwijl die aan het werk is. Zie het als een stage
• Webinars en videocolleges
• Audio-opnamen

4. Overgang

De nieuwe werknemer is meer gewend geraakt aan de routine en stapt over naar een meer permanente rol. Deze periode duurt drie tot zes maanden. Regelmatige check-ins zijn cruciaal omdat ze de supervisor in staat stellen te meten hoe effectief het inwerkproces is.

5. Voortdurende ontwikkeling

Hier is de rekruut volledig geacclimatiseerd en kan nu beginnen met het maken van langetermijnplannen, zoals:

• Professionele en persoonlijke doelen stellen
• Carrièregrafieken
• Leer- en ontwikkelingsplannen.

Spoiler: Deze komt dicht in de buurt van onze definitie van "training".

Wie is verantwoordelijk voor onboarding?

Kleine bedrijven laten het inwerkproces liever over aan de HR-afdeling. De rollen verschillen echter per bedrijf. Het hangt vooral af van de structuur van de organisatie, de werknemers en de werkcultuur.

Andere bedrijven vertrouwen op de wervingsmanager om het inwerkproces te leiden. Meestal neemt de leer- en ontwikkelingsafdeling deze rol over. Daarnaast geven sommige bedrijven er de voorkeur aan om een professionele onboarding manager in te huren om de nieuwe medewerker door het introductieproces te loodsen.

Wat is personeelstraining?

Training van werknemers verwijst naar het proces waarbij een werknemer de innerlijke werking van het bedrijf leert kennen - en vooral de functie. Het is een onderdeel van het algemene inwerkproces, hoewel het in een veel later stadium komt.

De training van werknemers begint een paar weken nadat de nieuwe werknemer is gewend aan de nieuwe omgeving en alles onder de knie heeft gekregen. Meestal duurt het een paar weken tot zes maanden.

Natuurlijk kan de rekruut wat moeite hebben om te wennen aan de nieuwe systemen; daarom gebruiken bedrijven onboarding training. Dit stroomlijnt niet alleen het proces, maar zorgt er ook voor dat de nieuwe medewerker sneller went.

Belangrijkste doel van personeelstraining

Een trainingsprogramma is essentieel voor de productiviteit. Een rekruut die training volgt, zal eerder productief zijn dan een rekruut die dat niet doet. Dat komt omdat ze dankzij training meteen aan de slag kunnen.

Waarom zou je prioriteit geven aan inwerktraining voor nieuwe werknemers? Ten eerste leert de training hen de vaardigheden en kennis die ze nodig hebben voor hun functie, waardoor de productiviteit en de betrokkenheid van de werknemer toenemen. De nieuwe medewerker kan dan zijn vaardigheden volledig benutten om zijn potentieel te maximaliseren.

Een andere reden waarom bedrijven werknemers trainen is om ontevredenheid over hun baan te minimaliseren. Aan een nieuwe baan beginnen kan zenuwslopend zijn, vooral als je niet helemaal begrijpt wat er van je wordt verwacht.

Training minimaliseert dus de angst en frustratie door rekruten alles te leren wat nodig is om 100% te functioneren. Andere redenen zijn onder andere:

• Het behoud van werknemers verbeteren. Werknemers die geen training krijgen, lopen een grotere kans om binnen het eerste jaar ontslag te nemen.
• Het helpt bij het acclimatiseren.

Wie is verantwoordelijk voor onboarding en training?

De rol van trainingsprogramma's voor werknemers hangt grotendeels af van de grootte van de organisatie. In kleinere bedrijven is het meestal het HR-team - en wordt het gecoördineerd met het people management. 

Met de toenemende bedrijfsgrootte en extra subafdelingen binnen people ops, valt onboarding meestal onder learning en development. Soms voelen recruiters zich er echter in het bijzonder verantwoordelijk voor als cruciaal onderdeel van de candidate experience. 

En soms zie je ops, toegewijde onboarding- of employee experience-teams die zich het sterkst richten op deze cruciale periode.

Onboarding vs. training

Onboarding verwijst naar de introductie van een nieuwe werknemer bij een bedrijf. Het proces bestaat meestal uit vijf fasen en begint direct nadat de nieuwe medewerker zijn contract heeft getekend.

In het ideale geval duurt de inwerkperiode een paar maanden nadat de werknemer volledig aan het werk is gegaan.

Onboarding is van vitaal belang voor de naadloze integratie van een nieuw lid in een organisatie. Het voorziet hen van de nodige kennis en vaardigheden om hen te helpen in hun nieuwe rol te passen. Het is ook essentieel voor de productiviteit en verhoogt het behoud van werknemers.

Aan de andere kant verwijst training naar het opleiden van nieuwe werknemers. Het is een continu proces dat doorgaat lang nadat ze aan hun nieuwe baan zijn begonnen. Door training blijven werknemers op de hoogte van de nieuwste trends en vaardigheden voor hun specifieke functie.

Zie het zo: onboarding is een proces dat één keer wordt gestart, met een duidelijk begin en een duidelijk einde (meestal ergens rond het einde van de proeftijd).

Training is het voortdurende proces van het ontwikkelen van iemands vaardigheden.

Er is een raakvlak tussen de twee: het aanscherpen van rolgerelateerde vaardigheden binnen onboarding kan ook worden gezien als training.

9 Beste praktijken om onboarding en training te combineren

📊 1. Maak training continu

Maak van training een continu proces door een leercultuur in je organisatie te introduceren. De afdeling Leren en Ontwikkelen kan mogelijkheden ontwikkelen voor werknemers zoals

• Workshops
• Korte cursussen en
• Conferenties.

⏱ 2. Stel trainingsrituelen op in een vroeg stadium tijdens het inwerken

Het beste moment om met training te beginnen is direct na de oriëntatie. De werknemers hebben namelijk meer kans om gewoonten vast te houden als ze die vanaf het begin aanleren.

❓ 3. Regel regelmatige check-ins en verzamel feedback

Feedback is van vitaal belang voor zowel onboarding als training. Je wilt dat de nieuwe medewerker zonder problemen acclimatiseert. Maak wekelijks of tweewekelijks een schema waarin de nieuwe medewerker verslag uitbrengt aan de supervisor. 

Met de Zavvy Slack integratie kun je het feedbackproces automatiseren door herinneringen en pulsenquêtes op de automatische piloot te versturen.

Door regelmatige check-ins kun je eventuele problemen aanpakken voor een soepelere ervaring. 

✅ 4. Maak een onboarding checklist

Zie een onboarding checklist als een to-do lijst. Maak een Google Doc met selectievakjes met alle stappen en processen die nodig zijn voor de hele operatie. Zorg er vervolgens voor dat je het deelt met de aanwerver en supervisor voor maximale transparantie. 

Zo zorg je ervoor dat je niets vergeet en creëer je een gestructureerde en consistente ervaring. 

👩👩👨 5. Betrek het hele team erbij

Introductie en inwerken zijn meestal een teamaangelegenheid. Je wilt dat de nieuwe medewerkers zich op hun gemak voelen bij hun collega's en de organisatie. (Virtuele) bedrijfsevenementen zijn een geweldige manier om de rekruut te socialiseren met de rest van het personeel. 

Als je hongerig bent naar meer innovatieve ideeën, hebben we 17 spannende manieren verzameld om onboarding leuk te maken. Neem een kijkje om vanaf dag 1 een geweldige teamcultuur op te bouwen.

Je kunt ook onboardingtradities creëren om nieuwe werknemers te verwelkomen. Door bijvoorbeeld onze Meetup Ritual-automatisering te integreren, overbrug je de kloof tussen je aanwerving en de rest van je team door koffiedates of door het bedrijf gesponsorde lunches te organiseren. 

🔀 6. Diversifieer je trainingstechnieken

Er zijn talloze verschillende methoden die je kunt gebruiken voor training. Online leren is een goed voorbeeld. Het is handig, gemakkelijk toegankelijk en geschikt voor iedereen, zelfs voor werknemers op afstand.

We hebben een aantal nogal innovatieve methoden voor de ontwikkeling van werknemers verzameld om wat inspiratie op te doen.

📝 7. Zorg voor structuur tijdens de beginfase

Het idee is om de nieuwe werknemer zoveel mogelijk structuur te bieden tijdens de eerste fases. Op die manier schept het een precedent voor wat er van hem of haar wordt verwacht. Het zal hen ook helpen om zich sneller aan te passen aan de nieuwe omgeving. 

Hoe meer uw werknemers betrokken zijn tijdens het inwerkproces, hoe productiever ze zullen zijn. Door ze een gevoel van structuur te geven, groeit hun zelfvertrouwen en worden eventuele "nieuwkomerskriebels" verzacht.

Manieren om een gestructureerd onboardingproces te leveren:

• Hun uitdagingen begrijpen
• Hun leren stimuleren
• Voeg groepsprojecten toe
• Geef ze richting
• Automatiseren waar nodig

⚙️ 8. Automatiseer het proces

Het uitvoeren van volwaardige, uitgebreide en gastvrije onboarding- en trainingsinitiatieven kan behoorlijk wat handmatige inspanning met zich meebrengen. Hier zijn een paar tips om delen van het inwerkproces te automatiseren vanaf het moment dat een werknemer bij je bedrijf komt werken. Zo kan je nieuwe medewerker zich richten op het opbouwen van een band met zijn collega's in plaats van te worden opgezadeld met onnodig papierwerk. Met onboardingsoftware zoals die van Zavvy kun je zelfs alles automatiseren - van gebruikersuitnodigingen tot buddyprogramma's.

📜 9. Begin met papierwerk

Hoe sneller je al het nodige papierwerk indient, hoe sneller je nieuwe werknemer kan beginnen. Deze fase is cruciaal omdat er nu eenmaal fouten kunnen worden gemaakt. 

Het kan van alles zijn, van onjuiste PIN-codes tot verkeerd gespelde namen. We raden aan dit proces onmiddellijk te starten nadat de recrpuit zijn formele contract heeft ondertekend.

➡️ Zavvy: Uw snelkoppeling naar uitstekende onboarding- en trainingservaringen

Hoewel onboarding een overkoepelend proces is om nieuwe werknemers in je organisatie te integreren, is training er een essentieel onderdeel van. De training van werknemers wordt aangepast aan de rol van elke werknemer en voorziet hen van de vaardigheden die ze nodig hebbenom optimaal te presteren.

Je kunt bijvoorbeeld exclusieve coderingslessen aanbieden aan een junior softwareontwikkelaar. Of schrijf je productmanager in voor een bootcamp-cursus om wat technische basiskennis op te doen. 

Het doel is niet alleen om je mensen te trainen en ze met rust te laten. In plaats daarvan moet je ze een reden geven om in je bedrijf en het aanbod te geloven en - nog belangrijker - ze te motiveren. Dit doe je tijdens het onboardingproces door gestructureerde informatie te verstrekken, de groei van je werknemers te ondersteunen en hun ervaringen te verbeteren. 

Onze alles-in-één platform voor talentontwikkeling is uw eerste stap om uw mensen in staat te stellen te slagen in hun functie en hen diepgaand te betrekken bij uw organisatieprocessen.

Neem contact op met onze experts voor een gratis demo of een consultatie!

Bonus: Verwante termen die u moet weten

Hieronder hebben we een aantal belangrijke termen met betrekking tot beide verzameld, zodat je altijd in staat bent om deel te nemen aan het gesprek.

Inductie

Inductie verwijst naar het proces waarbij een nieuwe medewerker vertrouwd wordt gemaakt met zijn rol en organisatie.

Upskilling

Dit is het proces waarbij een werknemer extra vaardigheden krijgt om zijn prestaties te verbeteren.

Reboarding

Het staat ook bekend als re-onboarding en verwijst naar het proces van het introduceren, oriënteren en opleiden van een werknemer na een lange afwezigheid.

Na de pandemie is reboarding ook een probleem geworden voor bedrijven die terugkeren naar kantoorwerk.

Waarom?

• Voor nieuwe medewerkers die in deze periode bij het bedrijf kwamen en die nooit persoonlijk waren ingewerkt
• Alle werknemers informeren over (het vaak nieuwe) beleid voor hybride werken

Offboarding

Het is het proces waarbij de professionele banden tussen een bedrijf en zijn werknemer worden verbroken zodra ze de organisatie verlaten. 

Preboarding

Voordat een werknemer aan het werk gaat - direct na ondertekening van het arbeidscontract.