Come padroneggiare la prossima presentazione della strategia per le persone: Una guida per i responsabili delle risorse umane

"Qual è la nostra strategia per le persone per il primo semestre di quest'anno?", chiede il vostro CEO.

"Non posso dirvelo in una frase", rispondete,"ma sarei felice di mostrarvelo un pomeriggio della prossima settimana".Perché non portare con sé il team esecutivo?".

Anche se sarebbe bello ridurre tutto a poche parole, la vostra strategia People può avere diversi elementi complessi. 

Probabilmente vorrete suddividere i diversi aspetti delle risorse umane, del reclutamento e della cultura aziendale.

Avrete idee di ampio respiro e piani concreti. Ma se volete che i vostri progetti diano frutti, avrete bisogno del loro consenso esecutivo.

Qual è il modo migliore per esercitare la vostra influenza strategica? Una presentazione di grande impatto.

Una presentazione della strategia per le persone è uno degli strumenti più efficaci per comunicare la vostra visione e i vostri piani. 

Di seguito vi spieghiamo come funzionano e come potete rendere il vostro assolutamente di prima classe.

🕵️‍♀️ Cos'è la presentazione di una strategia per le persone?

Una presentazione della strategia per le persone è un supporto visivo utilizzato per comunicare gli obiettivi e i piani dell'organizzazione per le persone.

È uno strumento prezioso per convincere tutti che i vostri piani sono validi e per istruirli sui principi fondamentali del funzionamento.

Le slide decks hanno la reputazione di essere un po' secche. 

Ma i partecipanti dovrebbero uscire dalla vostra sessione sentendosi ispirati e desiderosi di contribuire.

Devono avere chiaro cosa succede dopo e perché.

E anche voi dovreste essere entusiasti! 

Invece di distribuire documenti ed e-mail che le persone potrebbero non leggere mai, otterrete 20 minuti o poco più di attenzione.

Le operazioni con le persone possono essere complicate e le informazioni da trasmettere a tutti gli stakeholder possono essere molte, quindi è essenziale essere concisi.

Per ottenere il massimo impatto, la presentazione della strategia per le persone dovrebbe cercare di affrontare alcune aree principali:

• Le sfide e le opportunità HR che l'organizzazione deve affrontare: Cosa sta accadendo all'interno della vostra forza lavoro? Ci sono forze economiche o di mercato esterne che hanno un impatto su di essa?
• I vostri piani strategici principali: In pochi punti concisi, qual è il vostro piano per le operazioni con le persone?
• Come la strategia si allinea agli obiettivi aziendali più ampi: Le risorse umane non esistono nel vuoto: sono alla base dell'intera organizzazione. Nessuno dovrebbe chiedersi: "Cosa c'entra questo con me?".
• Chi guiderà l'esecuzione strategica: Quali sono le persone e i dipartimenti che devono portare avanti le cose e come si dividono le responsabilità?
• Come misurerete il successo: Delineate gli obiettivi e le metriche proposte per determinare se le cose hanno funzionato (includendo anche le tempistiche specifiche).
• Quali sono i rischi potenziali: Quali sfide vi aspettate di incontrare durante l'implementazione? Qual è il vostro piano di emergenza se si verifica un imprevisto lungo il percorso?
• Come si evolverà il piano: Nulla rimane fermo nelle aziende, nei mercati e nelle società. È probabile che si verifichino sconvolgimenti economici o tecnologici e che la vostra azienda cresca (si spera): come si evolverà il piano per adattarsi a queste condizioni?
• Esempi di idee che funzionano altrove: Potreste includere casi di studio di strategie di successo implementate in altre organizzazioni.
• I vostri piani per l'attuazione del piano: Condividete le modalità di comunicazione della strategia ai dipendenti e agli altri stakeholder. In questo modo, chiarirete le aspettative e le responsabilità.

🏆 7 Best practice per una presentazione convincente

1. Mantenere l'attenzione sulla presentazione

Iniziare con l'ovvio: stabilire un programma chiaro prima di iniziare. 

Definite i punti chiave e copriteli nel tempo a disposizione. 

Suggerimento n. 1: non siate tentati di partire per la tangente o di passare troppo tempo a presentarvi.

Suggerimento n. 2: anche lasciare un timer visibile durante la presentazione è una buona idea.

Suggerimento n. 3: suddividete la presentazione in blocchi di 10 minuti per mantenere il ritmo.

Suggerimento n. 4: per non perdere il filo del discorso, dovete anche assicurarvi che i vostri contenuti siano rilevanti per il pubblico a cui vi rivolgerete. 

Sebbene una strategia per le persone riguardi praticamente tutti i membri dell'azienda, potrebbe essere necessario personalizzare alcune diapositive per evitare fraintendimenti. 

Max Benz, fondatore e CEO di BankingGeek, suggerisce che i diversi ruoli comportano prospettive diverse che è necessario tenere a mente:

"Quando si presenta una strategia per le persone, è importante avere un piano d'azione chiaro che sia adattato alle esigenze del pubblico. Assicuratevi di di capire chi parteciperà alla presentazione - sono decisori o consulenti? Sono tecnici o non tecnici? - perché questo aiuterà a definire il contenuto e lo stile della presentazione".

2. Rendere la presentazione basata sui dati

Quando si argomenta un cambiamento organizzativo, è molto utile avere una giustificazione alla base dei propri piani. I dati sono il modo migliore per farlo, soprattutto se sono facilmente comprensibili.

Karolina Kijowska, responsabile delle persone di PhotoAiDsuggerisce che le vostre argomentazioni siano supportate non solo visivamente ma anche logicamente:

"Le vostre diapositive dovrebbero essere piuttosto semplici e facili da leggere, ma questo non significa che non dobbiate includere alcun dato. Al contrario, consiglierei di includere rappresentazioni visive dei benefici delle diverse parti della vostra strategia, in modo che non sembri che si tratti solo di parole vuote..

Dovreste anche assicurarvi che la vostra strategia sia presentata in modo tale da illustrare le cause e gli effetti di ogni idea, perché questo è il modo più efficace per spiegare perché è fondamentale per una strategia efficace".

Spiegare cosa farà la funzione "persone" della vostra organizzazione è un'ovvietà. Ma se volete che il messaggio venga recepito, spiegate perché e come avrà un impatto.

Suggerimento: se le vostre affermazioni sono supportate da dati, avranno un impatto molto maggiore.

3. Utilizzare saggiamente gli elementi visivi

Quali dati utilizzerete per sostenere le vostre tesi? 

Comunicare in modo efficace è la strada da seguire se si vuole che i punti specifici vengano recepiti. 

Il modo migliore per farlo è rendere la presentazione visiva.

È possibile farlo tramite:

• grafici;
• grafici;
• diagrammi;
• meme;
• video.

Ma fate attenzione anche al design complessivo. Un modello predefinito con un semplice sfondo bianco manderà tutti a dormire. Sicuramente non è l'ideale. 

Anche se non siete designer, ci sono molti modi per ravvivare un po' le cose. Siamo ormai lontani dall'epoca in cui si assemblavano manualmente le presentazioni di PowerPoint con noiosi font predefiniti.

Ad esempio, se utilizzate immagini nelle vostre diapositive, potete utilizzare uno strumento gratuito per la rimozione dello sfondo per migliorare l'aspetto delle immagini e rendere le vostre diapositive più accattivanti.

Potreste anche utilizzare Tome, un creatore di narrazioni assistito dall'intelligenza artificiale per le vostre presentazioni.

Oppure, se volete un modello pronto all'uso, vi copriamo le spalle. 

4. Esercitarsi nella consegna

Per garantire una buona fluidità della presentazione, è necessario esercitarsi almeno una volta.

Emma Williams, responsabile della ricerca di HIGH5suggerisce che esercitarsi nella presentazione completerà la capacità di parlare, che è altrettanto importante:

"Esercitatevi nella presentazione un paio di volte prima del grande giorno per prendere confidenza con il materiale. Siate sicuri, appassionati e articolati quando parlate. Parlate con voce chiara e assicuratevi di mantenere il contatto visivo con il pubblico, usando le pause per enfatizzare".

Anche se avete esperienza nel parlare di fronte a un pubblico di alto livello, vale sempre la pena di ricordare le basi.

5. Coinvolgere il pubblico

Le vostre idee devono essere in grado di stare in piedi da sole. 

Il merito strategico della vostra presentazione è la cosa più importante. Se è all'altezza, le persone non avranno problemi a prestare attenzione.

Detto questo, è importante mantenere l'interesse anche con alcuni accorgimenti pratici.

Lisa Dietrich, Partner di girokonto.io, suggerisce che la struttura della presentazione è fondamentale per mantenere l'interesse degli ascoltatori:

"Per condividere efficacemente la mia strategia per le persone in una stanza piena di gente, mi assicuro sempre che la mia presentazione sia ben strutturata e organizzata, concentrandomi su un'idea principale per ogni diapositiva o sezione della presentazione. Questo aiuta a mantenere il pubblico coinvolto concetti complessi in pezzi di informazioni gestibili, evidenziando i punti più importanti. i punti più importanti.

Inoltre, mi assicuro di incorporare elementi come attività interattive o sondaggi nelle mie presentazioni ogni volta che è possibile, per incoraggiare la partecipazione dei partecipanti".

Suggerimento n. 1: se la presentazione è rivolta a più persone, è consigliabile includere una sessione di domande e risposte alla fine e una discussione più aperta.

Suggerimento n. 2: l'inclusione di un elemento di discussione manterrà le persone impegnate e fornirà un feedback prezioso che potrà informare le vostre decisioni aziendali e il formato delle presentazioni future.

6. Utilizzare un linguaggio chiaro e conciso

Le parole ricercate possono farvi sentire al comando, ma spesso non aiutano a comunicare il vostro messaggio.

Un semplice controllo del vostro slide deck può servire a questo scopo. Verificate che non vi siano gerghi di settore con cui i vostri dirigenti potrebbero non avere familiarità. Potete sempre tenerlo tra parentesi (come in questo caso) o con un asterisco e una nota esplicativa. Oppure potete cambiarlo con una spiegazione più semplice.

Suggerimento: espungete gli acronimi la prima volta che li menzionate (a meno che non siano ovvi per tutti, come nel caso delle risorse umane).

Un aneddoto tratto dal libro del cofondatore di Netflix Reed Hastings Senza regole: Netflix and the Culture of Reinvention evidenzia la necessità di parlare con un linguaggio chiaro. 

Ricordando il suo colloquio con Patty McCord (che sarebbe diventata un pilastro delle moderne prassi di Netflix in materia di personale), Reed era totalmente confuso dall'uso di termini come "quoziente di intelligenza emotiva": "La mia testa cominciò a girare. Ero giovane e non avevo le idee chiare e dopo che lei smise, dissi: "È così che parlano tutte le persone che si occupano di risorse umane? Non riuscivo a capire una parola. Se vogliamo lavorare insieme, devi smetterla di parlare così"". 

7. Anticipare le possibili domande

Sarete in grado di prevedere alcune domande, di solito riguardanti le specifiche dell'esecuzione della strategia. 

Alcuni potrebbero non essere sicuri delle loro responsabilità o di come una nuova direzione potrebbe influenzare il loro ruolo attuale.

Siate preparati con le risposte e avvertite i colleghi che potrebbero essere chiamati a rispondere se dovete passare la parola a loro per argomenti specifici.

C'è sempre la possibilità di una richiesta di dati sorprendente che non avete in mente. Ricordatevi solo di fare un follow-up dopo la riunione. 

📝 Esempio di presentazione della strategia per le persone che potete utilizzare

Se avete intenzione di fare una presentazione per dirigenti sulla strategia di sviluppo delle persone, potreste non volerla fare da zero. Per fortuna, abbiamo pensato a voi.

Ecco gli elementi che riteniamo debbano essere affrontati. 

Parte 1 - Stato attuale

1. Strategia aziendale

• Panoramica dell'azienda e della sua missione
• Importanza delle persone nel raggiungimento degli obiettivi aziendali

2. Lo stato delle operazioni HR & People

• Chi è responsabile della strategia per le persone
• Gerarchia o diagramma del dipartimento HR

3. La forza lavoro attuale: Dove siamo ora?

• Dimensione e composizione dell'attuale organico (ad esempio, numero di dipendenti, suddivisione per reparto)
• Tendenze, sfide e opportunità chiave che l'organizzazione deve affrontare (ad esempio, elevato turnover dei dipendenti in determinati reparti, difficoltà ad attrarre i migliori talenti in determinate aree).

Parte 2 - Visione

1. Esigenze di talento: Dove vorremmo essere?

Descrivete lo stato futuro desiderato della vostra organizzazione e gli obiettivi chiave della vostra strategia per le persone. Spiegate come la strategia per le persone si allinea agli obiettivi aziendali generali.

• Competenze e capacità necessarie per la crescita futura (ad esempio, analisi dei dati, apprendimento automatico, servizio clienti).
• Lacune nell'attuale forza lavoro (ad esempio, mancanza di dipendenti con competenze tecniche specifiche, scarsa diversità in alcuni reparti).

2. Diversità e inclusione

Se siete impegnati nella diversità e nell'inclusione, come viene affrontata (ad esempio, come l'azienda affronta questo tema e come si riflette nelle decisioni di assunzione)?

• Obiettivi e iniziative in quest'area (ad esempio, creazione di gruppi di risorse per i dipendenti, organizzazione di sessioni di formazione sulla diversità e l'inclusione).

3. Aree di interesse

Quali sono i pilastri principali della vostra strategia per le persone? Includete 3 o 4 aree di interesse che la spieghino in termini semplici. 

Parte 3 - Iniziative

1. Attrazione e reclutamento

• Strategie per attrarre i migliori talenti (ad esempio, annunci di lavoro su siti web pertinenti, eventi di networking, programma di segnalazione dei dipendenti).
• Iniziative per migliorare il marchio del datore di lavoro (ad esempio, aggiornamento del sito web dell'azienda e dei profili sui social media per evidenziare la cultura e i valori aziendali, creazione di video di testimonianze dei dipendenti).

2. Ritenzione e impegno

• Strategie per mantenere i dipendenti motivati e impegnati (ad esempio, controlli regolari con i manager, opportunità di sviluppo della carriera, programma di riconoscimento dei dipendenti).
• Iniziative per ridurre il turnover (ad esempio, offerta di stipendi e benefit competitivi, colloqui di uscita per identificare le aree di miglioramento).
• 3. Sviluppo e formazione
• Investimento nello sviluppo e nella formazione dei dipendenti (ad esempio, budget per programmi di formazione e workshop, sessioni di formazione interne).
• Programmi e iniziative in atto (ad esempio, programma di mentorship, programma di sviluppo della leadership)

Parte 4 - Valutazione

• 1. Misurazione e valutazione (illustrare come si misurerà il successo della strategia e come si terrà traccia dei progressi compiuti).

DOMANDE E RISPOSTE: Lasciate spazio alle domande del pubblico.

Qui di seguito potete anche scaricare un modello di presentazione per le persone pronto all'uso. 

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Una solida strategia per le persone è il fondamento di un'azienda ad alte prestazioni.

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